1
LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tempat : Ruang Sidang Jurusan Teknik Sipil (Gedung A lt 2) Waktu : Selasa, 19 Juli 2011
Acara : Rapat pimpinan jurusan dengan KKDK dan Ka Lab Peserta :
1. Ketua Jurusan (Ir. Sugeng PB, MS) 2. Sekretaris Jurusan (Ir. Siti Nurlina, MT) 3. KKDK Struktur (Ir. Ristinah S, MT)
4. KKDK Geoteknik (Ir. Suroso, Dipl.HE,M.Eng) 5. KKDK Keairan (Ir. Prastumi, MT)
6. KKDK Transportasi (Ir. A Wicaksono, M.Eng, Ph.D) 7. KKDK Dasar (Ir. M Taufik Hidayat, MT)
8. KKDK Manajemen Konstruksi (Ir. Widodo S, M.Eng) 9. Ka Lab Mekanika Tanah (Dr.Eng. Yulvi Zaika, MT)
10.Ka Lab Jalan Raya dan Transportasi (Hendi Bowoputro, ST.MT) 11.Ka Lab Komputasi dan Informatika (Dr.Eng. Alwafi P, ST.MT) 12.Ka Lab Survei dan Penginderaan Jauh (Ir. Pudyono, MT) 13.Ka Lab Studio Perancangan (Ir. Indra Cahya)
Bahan/masukan untuk tinjauan manajemen
a. Hasil audit internal/cross audit yang lalu. Audit internal yang telah dilakukan adalah AIM UKPA siklus 8 yang dilakukan oleh Bpk Ir. Tri Wahono dan Bpk Prof. Dr. Sanggar Kanto - Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya tanggal 17 Juni 2011 dengan hasil temuan :
• Audit Internal antar lab/bagian belum pernah dilakukan
• Laporan tinjauan manajemen belum ada, walaupun substansi tinjauan manajemen sudah dilakukan
• Rumusan sasaran mutu belum sesuai format
2
• Pengelolaan SDM sudah diawali dengan gap analisis, namun belum belum dirumuskan dalam bentuk/ format rencana pelatihan
• Rumusan penetapan pelanggan persyaratan pelanggan belum merujuk pada item produknya
• Rumusan apa yang dicegah dan diperbaiki belum jelas
• Rumusan substansi ketidaksesuaian belum dinyatakan secara jelas
• Uraian bisnis proses belum memasukkan unsur penelitian dan pengabdian. b. Umpan balik dari pelanggan
• Umpan balik dari mahasiswa kepada jurusan, yaitu dengan diadakan cangkrukan pada tanggal 6 Juni 2011. Pada cangkrukan tersebut, mahasiswa mengusulkan tentang : mekanisme entry KRS, jadwal kuliah supaya dilengkapi nama dosen pengampu agar mahasiswa bisa mengambil kelas sesuai dengan dosen yang dipilih, dibuka kelas untuk mata kuliah semester ganjil dan genap bersama-sama supaya mahasiswa bisa lulus lebih cepat. • Umpan balik dari mahasiswa kepada dosen, dengan mengisi evaluasi kinerja
dosen di SINERGI pada akhir semester genap 2010/2011. Data evaluasi bisa dilihat di SINERGI, karena mahasiswa baru bisa entry KRS setelah mengisi evaluasi kinerja dosen semester sebelumnya.
c. Kinerja proses dan kesesuaian produk
• Permasalahan dalam memperpendek masa studi mahasiswa.
• Jumlah dosen yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD
• Ada target kinerja yang belum terpenuhi (lihat program kerja) d. Status tindakan pencegahan dan perbaikan
• Upaya jurusan pada semester genap 2010/2011 untuk memperpendek masa studi mahasiswa. antara lain :
3
2010/2011, yang diminati mahasiswa adalah mata kuliah Kapita Selekta Kewirausahaan dan Pendidikan Kewarganegaraan..
b. Intensifikasi pembimbingan skripsi, dengan menerbitkan aturan penyelesaian skripsi, yaitu adanya batas waktu penyelesaian proposal dan skripsi, serta adanya penalti bagi mahasiswa yang melanggar.
c. Dibuka semester pendek 2011, untuk memberi kesempatan mahasiswa memperbaiki nilai sehingga dapat memperbaiki IP. Pada semester pendek 2011 dibuka 24 mata kuliah dengan 2084 sks.
d. Pada penyusunan kurikulum 2011/2012 – 2014/2015 dilakukan beberapa perubahan distribusi mata kuliah dengan tujuan agar bisa mendorong mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun.
• Dalam upaya memenuhi jumlah dosen agar sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan agar setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD, maka upaya yang dilakukan jurusan adalah
a. Dilakukan rekrutmen dosen kontrak. Untuk tahun 2011 ada 3 dosen kontrak dengan keahlian bidang struktur. Sementara ada rencana kepindahan Dr. Ir. Bambang Susantono bidang transport masih harus dipertimbangkan, disesuaikan terhadap analisis kebutuhan dosen.
b. Mata kuliah yang diasuh lebih dari 1 dosen, materi kuliah, tugas, dan soal ujian dibuat sama sesuai dengan kompetensi mata kuliah tersebut. Disamping itu sudah ada buku ajar untuk beberapa mata kuliah, dan diusahakan jumlahnya terus bertambah pada semester yang akan datang. c. Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat untuk tahun
2011 telah diusulkan 4 judul penelitian untuk bidang Struktur, 2 judul untuk bidang Geoteknik, 1 judul untuk bidang Transportasi, dan 4 judul untuk Pengabdian Kepada Masyarakat. Dari Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat tersebut, hampir seluruh dosen jurusan Teknik Sipil terlibat dalam kegiatan tersebut, sehingga diharapkan EWMP/EKD dosen terpenuhi.
• Beberapa upaya yang dilakukan jurusan agar mempunyai kinerja yang baik antara lain :
4
Upaya tersebut dilakukan agar dapat menjadi pedoman bagi dosen dan mahasiswa dalam menjalankan tugasnya masing-masing, sehingga pelayanan prima dan kepuasan pelanggan dapat terwujud.
b. Dibuat kalender jurusan Teknik Sipil tahun 2011, yang bertujuan untuk promosi. Kalender tersebut dikirimkan ke sekolah-sekolah unggulan di seluruh Indonesia.
e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Merupakan tinjauan manajemen yang pertama sehingga belum ada hasil tinjauan manajemen sebelumnya
f. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
Berdasarkan hasil temuan AIM UKPA siklus 8 maka dilakukan perubahan terutama pada Dokumen Manual Mutu oleh Tim Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknik Sipil yakni :
• Audit silang (cross audit) perlu segera dilakukan, dan perlu dibuat jadwal audit selama satu tahun
• Laporan resmi tinjauan manajemen perlu segera dibuat, perlu dibuat rencana jadwal tinjauan manajemen.
• Format sasaran mutu di Manual Mutu perlu disempurnakan • Perbaikan rumusan ruang lingkup di Manual Mutu
• Pengelolaan SDM perlu dirumuskan dalam bentuk rencana pelatihan (training plan) di Manual Mutu
• Menetapkan produk dan persyaratannya di Manual Mutu
• Perbaikan rumusan Manual Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang lebih substantif
5 g. Rekomendasi untuk peningkatan
• Dengan adanya perubahan jumlah dosen, perubahan distribusi mata kuliah pada kurikulum baru, maka disarankan untuk kemungkinan membuka kelas kecil dengan kuota 24 mhs, dengan tujuan agar proses pembelajaran lebih efektif. Bila proses pembelajaran lebih efektif, harapannya bisa meningkatkan mutu mahasiswa (IP naik), dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun.
• Dengan adanya aturan penyusunan skripsi, diharapkan lamanya proses penyusunan skripsi lebih pendek, sehingga berdampak pada percepatan masa studi.
• Dilakukan evaluasi kinerja antar dosen, antar karyawan, dan evaluasi terhadap pimpinan jurusan, sehingga ada peningkatan mutu kinerja jurusan dalam bidang sumber daya manusia.
• Jumlah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat diperbanyak, sehingga seluruh dosen terlibat dalam kegiatan tersebut, yang tentunya akan berdampak pada pemenuhan EWMP/EKD.
Hasil/keluaran tinjauan manajemen
a. peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan prosesnya • Perbaikan dokumen Manual Mutu dan Manual Prosedur
• Pengendalian dokumen di unit-unit kegiatan Jurusan Teknik Sipil
b. peningkatan produk yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan
• IP mahasiswa naik dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun (percepatan kelulusan)
• Peningkatan mutu kinerja jurusan dalam bidang sumber daya manusia. c. kebutuhan sumber daya.
• Sistem Penjaminan Mutu dikonsep oleh Tim Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Teknik Sipil dan dilaksanakan oleh seluruh civitas akademika di Jurusan Teknik Sipil
6
• Pimpinan jurusan, dosen, karyawan dan mahasiswa harus berpartisipasi dalam setiap audit silang/evaluasi kinerja antar unit kegiatan di Jurusan Teknik Sipil
Malang, 19 Juli 2011
Management Representative Jurusan Teknik Sipil Sekretaris Jurusan
