PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN SLEMAN
STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS
KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Pengesahan
Pengesahan Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
H Supardi, S.H Pembina Utama Muda, IV/c NIP, 19570829 198603 1 003
Nama SOP : Pencatatan Perubahan Nama, Tanggal, Bulan,
dan Tahun Lahir
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1 Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
1 Memahami peraturan Perundang-undangan tentang Administrasi Kependudukan, terutama masalah pengangkatan anak
2
Peraturan Pemerintahan Nomor 37 tahun 2007 tentang Pelaksanaan UU No. 23 tahun 2006 tetang Administrasi Kependudukan
2 Berlatarbelakang pendidikan S1 Hukum
3 Peratuan Daerah Kabupaten Sleman No. 7 tahun 2009 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
3 Memahami pelaksanaan tata kelola kearsipan dan dokumen
4 Peraturan Daerah Kabupaten Sleman No. 14 Tahun 2011 tentang Restribusi Penggantian Biaya Cetak KTP dan Akta Pencatatan Sipil
4 Mampu mengoperasikan komputer dan mengaplikasikan data SIAK
Keterkaitan
Peralatan/Perlengkapan
yang terkait cukup banyak keterkaitannya terutama perihal rekomendasi dan surat-surat keterangan dari dusun, desa, kecamatan, pengadilan negeri atau pengadilan agama sebagai kelengkapan berkas permohonan
perubahan atau pembetulan akta
2 Perangkat komputer / mesin ketik 3 Sarsns Komunikasi
4 Stempel 5 Laminating
Peringatan
Pencatatan dan pendataan
1 Apabila SOP ini tidak dilaksanakan, maka proses pelayanan tidak akan berjalan sesuai dengan harapan, yang pada akhirnya menimbulkan komplain atau masyarakat tidak puas
1 Petugas pelayanan selalu memberi cacatan apabila ada kekurangan dalam berkas permohonan dan diberikan kepada pemohon untuk segera
dilengkapi.
2 Permaslahan pokok yang dihadapi adalah belum tertatanya arsip dokumen pencatatan sipil secara teratur, sehingga menyulitkan petugas dalam mencari berkas akta data yang akan diubah
2 Petugas juga memberikan tanda bukti pengambilan, kapan kutipan akta tersebut akan jadi atau bisa diambil.
3 Dari data-data dokumen kependudukan yang belum tertata dengan rapi atau benar mengakibatkan petugas akan lebih lama dalam pelayanan ( pelayanan kurang memuaskan )
4 Untuk mengatasi permasalahan tersebut telah dilakukan penataan arsip arasip Dokumen Kependudukan, dengan tambahan tenaga dari luar.
No. Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku
Pemohon
Staf seksi Pengelola Dokumen
Operator Pencetakan
Akta
Kasi Kabis Pengelola Dokumen / Kabid
PPK
Kepala
Dinas Kelengkapan Waktu Output Ket
1 Pengajuan berkas permohonan Berkas permohonan 10 mnt Bukti penerimaan
2 a Meneliti kelengkapan berkas
permohonan
1 Berkas Permohonan 15 mnt 1 Berkas permohonan
lengkap
b Mengecek / mencari berkas akta yang lama
2 Buku / berkas akta 2 Ada bukti pengambilan
c Memberikan formulir
pengisian dan tanda bukti kwitansi pengambilan akta
3 Kwitansi, blangko
pengisian, kutipan akta
3 Pengecekan akta disesuaikan
dengan putusan pengadilan
1 Berkas permohonan 1 hari Formulir terisi dengan
benar
2 Putusan Pengadilan
4 Pengetikan dan pencetakan
kutipan akta
1 Blanko kutipan akta 5 mnt Konsep kutipan akta
2 Perangkat komputer
5 cek terakhir kutipan akta /
membubuhkan paraf
1 Konsep kutipan akta 2
menit
Konsep kutipan akta yang
2 Buku Register sudah jadi
6 Penandatanganan kutipan akta
kelahiran dan buku register oleh kepala dinas
1 Konsep kutipan akta 5
menit
Kutipan akta yang sudah Pengajuan
tanda tangan
2 Buku register ditandatangani dilakukan
secara kolektif
7 Pemberian stempel dinas pada
kutipan akta
1 Kutipan akta yang sudah
ditanda tangani
1
8 Penyerahan kutipan akta
kepada pemohon
1 Kutipan akta 1
menit
