Petunjuk e-SPM Untuk Satker

(1)

MENGENAL

SPM

Penggunaan Aplikasi eSPM untuk Satker

(2)

APA YANG AKAN KITA KETAHUI

TENTANG ESPM?

▪

Deskripsi dan Prinsip Aplikasi eSPM

▪

Pengguna Aplikasi eSPM

▪

Fitur dalam Aplikasi eSPM

▪

Penggunaan DS dalam Aplikasi eSPM

▪

Aplikasi-aplik

asi yang

terlibat dalam Aplikasi eSPM

▪

(3)

APA YANG AKAN KITA KETAHUI

TENTANG ESPM?

▪

Deskripsi dan Prinsip Aplikasi eSPM

▪

Pengguna Aplikasi eSPM

▪

Fitur dalam Aplikasi eSPM

▪

Penggunaan DS dalam Aplikasi eSPM

▪

Aplikasi-aplik

asi yang

terlibat dalam Aplikasi eSPM

▪

(4)

DESKRIPSI DAN PRINSIP

Aplikasi eSPM adalah aplikasi berbasis

web

yang digunakan

sebagai sarana

penyampaian ADK SPM, data kontrak, RPD Harian,

data gaji, dan LPJ Bendahara ke KPPN

.

Dokumen yang dikirim

berupa dokumen berupa dokumen elektronik elektronik Dokumen elektronik Dokumen elektronik

dienkripsi oleh sertifikat

digital dari Lemsaneg

Dokumen elektronik

dikirim dan diterima

secara online

(5)

PENGGUNA

Sisi Satker

KPA (Pemegang DS) 1. Menandatangani LPJ Bendahara 2. Menandatangani RPD Harian 3. Menandatangani pengujianan gaji PPSPM (Pemegang DS) 1. Menandatangani SPM dan SPM Koreksi PPK (Pemegang DS) 1. Menandatangani LPJ Bendahara 2. Menandatangani Kontrak Bendahara (Pemegang DS dan user eSPM) 1. Menandatangani LPJ

Bendahara 2. Mengunggah dan monitoring ADK dan Lampiran PDF LPJ Bendahara ke KPPN

Pengantar SPM (user eSPM)

1. Mengirimkan dan monitoring ADK dan Lampiran PDF SPM, SPM

Koreksi, Kontrak, RPD Harian, dan Gaji

(6)

FITUR ESPM DAN ESPM SIGNER

Registrasi user dan DS (terkoneksi dengan sistem Lemsaneg) Manajemen user (penambahan data, penonaktifan data, dan reset

password)

Unduh ADK dan Lampiran untuk • SPM • SPM Koreksi • RPD Harian • Kontrak • Gaji • LPJ Bendahara Pengeluaran/ Penerimaan Verifikasi DS (terkoneksi dengan sistem Lemsaneg) Integrasi dengan Aplikasi Konversi, Silabun, dan Gaji Pembubuhan DS oleh eSPM Signer

(7)

PENGGUNAAN DS

Keamanan adalah isu utama dalam penggunaan dokumen elektronik. Untuk mengatasi hal tersebut, aplikasi eSPM menggunakan teknologi Digital Signature (DS) dalam

mengamankan dokumen elektronik.

Sesuai dengan amanah UU no 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, DS harus diterbitkan oleh lembaga resmi yang sudah ditunjuk oleh

pemerintah. Untuk aplikasi eSPM sendiri, DS diterbitkan oleh Lembaga Sandi Negara (Lemsaneg).

Digital Signature(DS) adalah salah satu tipe tanda tangan elektronik yang prosesnya adalah melakukan enkripsi kepada dokumen elektronik (ADK, PDF, RAR, dsb) menggunakan kode digital tertentu yang tidak bisa diduplikasi.

(8)

APLIKASI PENDUKUNG

A MS

LOC K

Aplikasi SAS untuk melakukan pembuatan ADK SPM, SPM Koreksi, RPD Harian, Kontrak, dan LPJ

Aplikasi GPP/DPP/BPP untuk melakukan pembuatan ADK Gaji

Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) yaitu Aplikasi Web yang dikembangkan oleh Lemsaneg untuk melakukan manajemen sertifikat yang sudah dikeluarkan

Aplikasi LOCK yaitu Aplikasi Desktop yang dikembangkan oleh Lemsaneg untuk melakukan pembangkitan CSR (Certificate Signing Request) dan pembuatan passphrase sebagai private key

Aplikasi eSPM Signer untuk melakukan injeksi DS dan membuat PDF bertanda tangan digital pada ADK

Aplikasi Gaji KPPN untuk melakukan rekonsiliasi Gaji

Aplikasi Konversi untuk melakukan konversi ADK yang diterima dari satker menjadi ADK yang bisa diolah oleh SPAN

S ILAB UN

Aplikasi SILABUN untuk melakukan verifikasi ADK LPJ Bendahara

(9)

ALUR KERJA

Registrasi User eSPM

▪ Registrasi user eSPM diperuntukkan untuk petugas satker yang menjabat sebagai:

▪ Pengantar SPM (maksimal 3 orang)

▪ Bendahara Pengeluaran dan/atau Bendahara Penerimaan

▪ Calon user eSPM diwajibkan menyiapkan softcopy dokumen berupa:

▪ Surat Keputusan pengangkatan yang bersangkutan sebagai pengantar SPM dan/atau Bendahara ▪ Fotokopi KTP terbaru

▪ Pas foto berwarna terbaru

▪ Persetujuan surat dispensasi untuk non PNS/POLRI/TNI

▪ Cetakan-cetakan dokumen tersebut disampaikan secara langsung oleh bersangkutan ke KPPN

beserta cetakan formulir hasil pendaftaran user eSPM untuk diteliti dan disetujui sebagai user eSPM. (dilakukan oleh satker)

▪ User eSPM dipergunakan untuk mengirimkan dan monitoring ADK dan Lampiran yang sudah

(10)

KPPN

(lingkup aplikasi eSPM)

Satker

Registrasi User eSPM

User Pengantar SPM/ Bendahara Registrasi eSPM Dokumen Persyaratan 1. Registrasi 2. Membawa langsung User Admin KPPN (CSO) ke Verifikasi dokumen Dengan data Verified? NO Setujui user YES

(11)

ALUR KERJA

Registrasi DS

▪ Registrasi DS diperuntukkan untuk pejabat perbendaharaan,

diantaranya:

▪ KPA ▪ PPK ▪ PPSPM

▪ Bendahara Pengeluaran dan/atau Bendahara Penerimaan ▪ Calon pemegang DS diwajibkan menyiapkan softcopy dokumen

berupa:

▪ Surat Keputusan pengangkatan yang bersangkutan sebagai

pejabat perbendaharaan

▪ Fotokopi KTP terbaru

▪ Surat rekomendasi yang menunjuk yang bersangkutan

sebagai pemegang DS dari atasan langsung

▪ Cetakan-cetakan dokumen tersebut disampaikan secara

langsung oleh bersangkutan ke KPPN beserta cetakan formulir hasil pendaftaran DS untuk diteliti dan direkomendasikan ke Lemsaneg untuk mendapatkan DS.

▪ Registrasi DS dilakukan di 3 (tiga) Aplikasi, diantaranya: ▪ eSPM untuk melakukan permintaan akses ke AMS ▪ AMS untuk melakukan permintaan token CSR

▪ LOCK untuk melakukan permintaan DS berdasarkan token

CSR

▪ Email yang didaftarkan ketika registrasi harus email kedinasan

dan kata sandi awal untuk AMS harus segera dirubah (dilakukan oleh satker)

▪ Untuk faktor keamanan, DS sebaiknya diunduh melalui Aplikasi

LOCK dengan menggunakan passphrase yang sudah dibuat ketika registrasi DS

▪ Data pejabat perbendaharaan tidak bisa dilakukan perubahan

apabila DS sudah diterbitkan untuk pejabat tersebut. Jika terpaksa dilakukan perubahan, user pejabat di eSPM dilakukan penonaktifan, DS pejabat tersebut dilakukan revoke, dan pejabat

(12)

Pejabat registrasi via Aplikasi eSPM

Pejabat datang ke KPPN dengan membawa berkas dokumen persyaratan KPPN melakukan verifikasi dokumen persyaratan dengan data registrasi pada eSPM KPPN melakukan approval user pejabat pada Aplikasi eSPM Setelah sistem Lemsaneg menerima approval, KPPN meneruskan pengiriman softcopy KTP user ke Lemsaneg via eSPM KPPN menyetujui akses AMS kepada user tersebut via AMS level user RA

Sistem di Lemsaneg melakukan pengiriman user dan pass AMS ke email kedinasan user pejabat User pejabat mengakses AMS dan melakukan pilihan layanan pengguna User pejabat mendapatkan token pada AMS

untuk generate CSR (Certificate Sending Request) pada Aplikasi LOCK

User generate CSR dan melakukan input passphrase sebagai private key pada Aplikasi LOCK

User unggah surat rekomendasi dan

menyetujui perjanjian pemilik sertifikat elektronik

yang dicantumkan pada Aplikasi AMS

KPPN melakukan verifikasi atas

dokumen pelengkap yang sudah diunggah oleh user melalui

AMS

KPPN meneruskan permohonan DS

melalui AMS

User unduh DS lewat AMS atau Aplikasi LOCK KPPN melakukan unduh DS di e SPM untuk mengunci data pejabat perbendaharaan

Registrasi DS

Catatan:

Unduh DS yang dilakukan KPPN hanya sebatas melakukan pengecekan ke server Lemsaneg tentang status unduh DS pejabat perbendaharaan, tidak menyimpan DS user pejabat bersangkutan

(13)

ALUR KERJA

Penambahan Data User

▪ Penambahan data user dilakukan apabila pejabat perbendaharaan dan/atau user

eSPM menjabat di lebih dari satu satker

▪ Penambahan data user dilakukan oleh user administrator KPPN Aplikasi eSPM

▪ Penambahan data user dilakukan berdasarkan SK pejabat/petugas satker

(14)

ALUR KERJA

Penonaktifan Data User

▪ Penonaktifan data user dilakukan apabila pejabat perbendaharaan dan/atau user

eSPM sudah tidak menjabat secara sementara atau permanen sebagai pejabat perbendaharaan dan/atau pengantar SPM di satker tersebut.

▪ Penonaktifan data user maupun DS dilakukan oleh user level administrator KPPN

aplikasi eSPM dan user RA AMS (CSO)

▪ Penonaktifan data user dilakukan berdasarkan SK penunjukan pengganti pejabat

perbendaharan dan/atau user tersebut.

▪ Khusus penonaktifan data user pemegang DS, oleh KPPN dilakukanpermintaan

revoke(pencabutan DS) pejabat tersebut melalui sistem Lemsaneg dengan user RA AMS (CSO)

(15)

ALUR KERJA

Perpanjangan DS

▪ Perpanjangan DS dilakukan apabila DS pejabat perbendaharaan tersebut kadaluarsa

(sudah 2 tahun berlaku semenjak pertama kali dibuat )

▪ Perpanjangan DS dilakukan oleh user level Pejabat pemegang DS di Aplikasi AMS

dan disetujui oleh administrator KPPN user RA di Aplikasi AMS

▪ Perpanjangan DS dilakukan berdasarkansurat permintaan perpanjangan yang

dilakukan oleh Pejabat Perbendaharaan yang bersangkutan

▪ Pemberitahuan tenggat kadaluarsa akan diberitahukan secara sistem ke email

kedinasan terdaftar milik pejabat perbendaharaan yang bersangkutan, satu bulan sebelum tanggal kadaluarsa

(16)

ALUR KERJA

Reset Password

▪ Reset Password dilakukan apabila user eSPM lalai atas passwordnya sendiri

▪ Reset Password tidak berlaku apabila pejabat perbendaharaan lalai atas password

AMS atau passphrase DS. Apabila terjadi hal demikian, pejabat mengajukan

penonaktifan user eSPM danrevoke (pencabutan) DS, kemudian registrasi DS ulang

▪ Reset password dilakukan oleh user level administrator KPPN Aplikasi eSPM

▪ Reset Password dilakukan berdasarkansurat permintaan pengaturan ulang kata

kunci dari satker bersangkutan

▪ Password baru akan dibangkitkan secara acak oleh sistem dan dikirim ke email yang

(17)

ALUR KERJA

Pengajuan SPM dan/atau SPM Koreksi

▪ SPM dan/atau SPM Koreksi dibuat menggunakan Aplikasi SAS dengan menghasilkan ADK d an

cetakan

▪ Oleh PPSPM, ADK diteliti beserta cetakan dengan memasukkan barcode lewat aplikasi eSPM Signer. ▪ PDF (di dalam ZIP) akan dibentuk secara otomatis oleh eSPM Signer setelah dilakukan pembubuhan

DS

▪ Apabila ada lampiran lain atas SPM tersebut, akan dikompres ZIP menjadi s atu kesatuan dengan PDF

hasil eSPM Signer

▪ Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK dan ZIP dari SPM tersebut

▪ Untuk memastikan bahwa yang mengunggah SPM adalah pengantar SPM yang berhak, sistem eSPM

akan membangkitkan token dan dikirim ke emai l pengantar SPM setiap kali pengantar SPM mengunggah ADK dan ZIP. Token tersebut akan digunakan sebagai kunci pengiriman SPM

▪ KPPN mengunduh SPM melalui Aplikasi Konversi dengan user pass Konversi dan Operator KPPN ▪ SPM tersebut akan diproses seperti biasa

(18)

Pengajuan SPM dan/atau SPM Koreksi

Satker Sistem eSPM KPPN

Catatan:

• Softcopy dokumen yang dikirim ke KPPN adalah file .zip yg berisi dokumen PDF bertandatangan digital yang dihasilkan dari

aplikasi eSPM Signer

• Cetakan Dokumen yg ditandatangani disimpan di satker sebagai arsip

ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS eSPM Signer 1. Import PPSPM 2. Masukkan Barcode Dan injeksi DS ADK + DS dan PDF + DS Pengantar SPM 3. Unggah eSPM Server DS Lemsaneg 4. Verifikasi DS Konversi _SPAN 6. Kirim Petugas Konversi 5. Validasi FTP Server Verified? YES NO

(19)

ALUR KERJA

Pengajuan Kontrak

▪ ADK Kontrak dibuat menggunakan Aplikasi SAS dengan menghasilkan ADK dan

cetakan

▪ Oleh PPK, ADK diteliti beserta cetakan. Setelah itu, ADK dibubuhi dengan DS PPK

▪ Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK Kontrak.

▪ KPPN mengunduh ADK Kontrak melalui Aplikasi Konversi dengan user pass Konversi

dan Operator KPPN

(20)

Pengajuan Kontrak

ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS eSPM Signer 1. Import PPK 2. Injeksi DS ADK + DS Pengantar SPM 3. Unggah eSPM Server DS Lemsaneg 4. Verifikasi DS Konversi _SPAN 6. Kirim Petugas Konversi 5. Validasi FTP Server Verified? YES NO

(21)

ALUR KERJA

Pengajuan RPD Harian

▪ ADK RPD Harian dibuat menggunakan Aplikasi SAS dengan menghasilkan ADK dan

cetakan

▪ Oleh KPA, ADK diteliti beserta cetakan. Setelah itu, ADK dibubuhi dengan DS KPA

▪ Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK RPD Harian.

▪ KPPN mengunduh ADK RPD Harian melalui Aplikasi Konversi dengan user pass

Konversi dan Operator KPPN

(22)

Pengajuan RPD

ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS eSPM Signer 1. Import KPA 2. Injeksi DS ADK + DS Pengantar SPM 3. Unggah eSPM Server DS Lemsaneg 4. Verifikasi DS Konversi _SPAN 6. Kirim Petugas Konversi 5. Validasi FTP Server Verified? YES NO

(23)

ALUR KERJA

Pengajuan Gaji

▪ ADK Gaji dibuat menggunakan Aplikasi GPP/BPP/DPP dengan menghasilkan ADK dan

cetakan

▪ Oleh PPSPM, ADK diteliti beserta cetakan. Setelah itu, ADK dibubuhi dengan DS

PPSPM dan DS KPA

▪ Oleh pengantar SPM, yang diunggah ke eSPM adalah ADK Gaji.

▪ KPPN mengunduh ADK Gaji melalui Aplikasi Gaji Terpusat KPPN

(24)

Satker Sistem eSPM

ADK + cetakan

Dari GPP/DPP/BPP eSPM Signer 1. Import ADK + DS _eSPM Server DS Lemsaneg 5. Verifikasi DS Gaji Terpusat Front Office 7. Validasi PPSPM 2. Injek DS 4. Mengunggah KPA 3. Injek DS Verified? YES NO Pengantar SPM

Pengajuan Gaji

KPPN

(25)

ALUR KERJA

Pengajuan LPJ Bendahara

▪ ADK LPJ Bendahara dibuat menggunakan Aplikasi Silabun dengan menghasilkan ADK

dan PDF

▪ Oleh Bendahara, ADK dibubuhi dengan DS Bendahara dan DS KPA

▪ Bendahara mengunggah ADK beserta PDF ke Aplikasi eSPM user Bendahara.

▪ KPPN mengunduh ADK dan PDF melalui Aplikasi SILABUN

(26)

Pengajuan LPJ Bendahara

ADK + cetakan Dari Aplikasi SAS

Modul SILABI eSPM Signer 1. Import ADK + DS dan PDF + DS eSPM Server DS Lemsaneg 5. Verifikasi DS SILABUN Petugas Vera 7. Validasi Bendahara 2. Injek DS 4. Mengunggah 3. Injek DS Verified? YES NO Catatan:

• Softcopy dokumen yang dikirim ke KPPN adalah file .zip yg berisi dokumen PDF

bertandatangan digital yang dihasilkan dari aplikasi eSPM Signer Cetakan Dokumen yg ditandatangani disimpan di satker sebagai arsip

(27)

CARA MENJALANKAN ESPM SIGNER

▪

Instal ESPM Signer

▪

Import Data Referensi SAS dari menu Utility dengan

menggunakan user dan password Level Admin

▪

Apabila file Lampiran terdiri atas beberapa dokumen

Pdf, pastikan file tersebut telah dimerge menjadi satu

file Pdf

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)