LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
(AMI)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN IKIFA
2020
i | P a g e
Program Studi : Diploma Tiga Farmasi
Ketua STIKes IKIFA : Indri Astuti H, S.Si., M.Farm.,Apt.
Ketua Tim Auditor : Umul Angga B.,S.Farm.,Apt.
Anggota : Fitri Safitri,S.Pd.,M.Pd.
Siklus / Tahun : Tahunan / 2020
ii | P a g e
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga Laporan Audit Mutu Internal (AMI) Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan IKIFA Tahun Akademik 2019/2020 ini dapat terselesaikan dengan baik. Laporan Pertanggungjawaban AMI ini merupakan laporan hasil audit terhadap Program Studi, yang dilaksanakan oleh Auditor dan Unit Penjaminan Mutu Internal STIKes IKIFA.
Dalam laporan ini terdapat beberapa temuan yang secara keseluruhan telah mendapat tanggapan dari pihak teraudit dan rekomendasi untuk mengoreksi beberapa temuan selama pelaksanaan audit. Sehingga dari temuan – temuan tersebut dapat segera dikoreksi dan diperbaiki oleh pihak teraudit yang nantinya akan membantu dan memudahkan pihak teraudit untuk meningkatkan mutu layanan pendidikan tinggi STIKes IKIFA.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam pelaksanaan kegiatan ini.
Jakarta, 03 September 2020 Ka. Unit Penjamin Mutu Internal
Alifa Sabrina,S.Pd.,M.Pd.
iii | P a g e
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..………. ii
DAFTAR ISI..……… iii
PENDAHULUAN..………... 1
TUJUAN AUDIT..……… 1
LINGKUP AUDIT..………...………... 1
JADWAL AUDIT...………... 2
TEMUAN AUDIT..………... 4
KESIMPULAN AUDIT..……….. 17
LAMPIRAN AUDIT………... 18
LAMPIRAN………... 19
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL PROGRAM STUDI
I. PENDAHULUAN
Fakultas Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan IKIFA Program Studi D3 Farmasi
Alamat Jalan Buaran II No. 30 A, I Gusti Ngurah Rai, Klender, Jakarta Timur 13470.
Ketua STIKes Indri Astuti H, S.Si.,M.Farm.,Apt. Telp. : 02186615593 Kepala Program
Studi Rahmat Widiyanto,S.Si.,M.Farm.,Apt.
Tanggal Audit 13 – 19 Agustus 2020
Ketua Auditor Umul Angga B.,S.Farm.,Apt. STIKes IKIFA
Telp. : 021 - 86615593 Anggota Auditor Nama : Fitri Savitri, S.Pd., M.Pd.
Telp. : 021 - 86615593 Tanda Tangan
Ketua Auditor
Tanda Tangan Ketua STIKes :
II. TUJUAN AUDIT :
1. Memastikan bahwa standar, manual, prosedur, dan instruksi kerja STIKes IKIFA telah sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku
2. Memastikan bahwa implementasi standar dikti telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dilaksanakan sesuai dengan manual, prosedur dan instruksi kerja yang telah ditetapkan.
3. Memetakan kesiapan Program Studi dalam melaksanakan program Akreditasi.
4. Memetakan peluang peningkatan mutu Program Studi.
III. LINGKUP AUDIT :
1. UPPS (Wakil Ketua I, II dan PIK) 2. Program Studi Diploma III Farmasi
2 | P a g e
IV. JADWAL AUDIT :
Hari/Tanggal audit : 13 - 19 Agustus 2021
WAKIL KETUA I & PROGRAM STUDI DIPLOMA III FARMASI
No Hari / Tgl Jam Kegiatan Audit
1 Kamis, 13 Agustus
2020 09.00 – selesai Serah Terima Dokumen 2 Jumat, 14 Agustus
2020 09.00 – selesai Audit dokumen/assessment kecukupan 3
Sabtu, 15 Agustus 2020
08.00 – 08.15 WIB
Pembukaan dan Pertemuan dengan Waket I
& Tim PS Diploma III Farmasi
4 08.15 – 09.00
WIB
Penyampaian temuan hasil audit dokumen ke Waket I & Tim PS Diploma III Farmasi dan konfirmasi.
5 09.00 – 10.00
WIB
Peninjauan hasil audit mutu internal sebelumnya.
6 10.00 – 12.00
WIB
Pelaksanaan audit kepatuhan dengan mengajukan pertanyaan kepada Waket I &
Tim PS Diploma III Farmasi.
7 12.00 – 13.00
WIB
ISHOMA
8 13.00 – 14.30
WIB
Pengumpulan bukti audit yang disampaikan oleh Waket I & Tim PS Diploma III Farmasi.
9 14.30 – 15.30
WIB
Rapat Auditor dari hasil konfirmasi dengan Waket I & Tim PS Diploma III Farmasi.
10 15.30 – 16.30
WIB
Rapat penutupan dengan Waket I & Tim PS Diploma III Farmasi, menyepakati hasil temuan dan penyerahan lembar PTK
3 | P a g e
PUSAT INOVASI DAN KERJASAMA (PIK)
No Hari / Tgl Jam Kegiatan Audit
3
Selasa, 18 Agustus 2020
08.00 – 08.15 WIB
Pembukaan dan Pertemuan dengan Tim PIK
4 08.15 – 09.00
WIB
Penyampaian temuan hasil audit dokumen ke Tim PIK dan konfirmasi.
5 09.00 – 10.00
WIB
Peninjauan hasil audit mutu internal sebelumnya.
6 10.00 – 11.00
WIB
Pelaksanaan audit kepatuhan dengan mengajukan pertanyaan kepada tim PIK.
7 11.00 – 13.00
WIB
ISHOMA
8 13.00 – 14.30
WIB
Pengumpulan bukti audit yang disampaikan oleh Tim PIK.
9 14.30 – 15.30
WIB
Rapat Auditor dari hasil konfirmasi dengan Tim PIK.
10 15.30 – 16.30
WIB
Rapat penutupan dengan Tim PIK, menyepakati hasil temuan dan penyerahan lembar PTK
WAKIL KETUA II
No Hari / Tgl Jam Kegiatan Audit
3
Rabu, 19 Agustus 2020
08.00 – 08.15 WIB
Pembukaan dan Pertemuan dengan Waket II
& Tim PS Diploma III Farmasi
4 08.15 – 09.00
WIB
Penyampaian temuan hasil audit dokumen ke Waket II & Tim PS Diploma III Farmasi dan konfirmasi.
5 09.00 – 10.00
WIB
Peninjauan hasil audit mutu internal sebelumnya.
6 10.00 – 11.00
WIB
Pelaksanaan audit kepatuhan dengan mengajukan pertanyaan kepada Waket II &
Tim PS Diploma III Farmasi.
7 11.00 – 13.00 ISHOMA
4 | P a g e
WAKIL KETUA II
No Hari / Tgl Jam Kegiatan Audit
WIB
8 13.00 – 14.30
WIB
Pengumpulan bukti audit yang disampaikan oleh Waket II & Tim PS Diploma III Farmasi.
9 14.30 – 15.30
WIB
Rapat Auditor dari hasil konfirmasi dengan Waket II & Tim PS Diploma III Farmasi.
10 15.30 – 16.30
WIB
Rapat penutupan dengan Waket II & Tim PS Diploma III Farmasi, menyepakati hasil temuan dan penyerahan lembar PTK
V. TEMUAN AUDIT:
A. Auditee : Wakil Ketua I dan Program Studi Diploma III Farmasi Lingkup Audit :
- Visi Misi Tujuan dan Sasaran Program Studi - Kemahasiswaan
- Pendidikan/Pengajaran - Luaran Pendidikan
Daftar Dokumen Audit Kepatuhan
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
Visi Misi Tujuan dan Sasaran Program Studi 1. Dokumen
penyusunan/peninjauan VMTS Program studi
√
2. Rencana Strategis Program Studi (RENSTRA)
√
3. Rencana Operasional (RENOP) √ 4. Rencana Kerja Anggaran
Tahunan (RKAT)
√
5. Laporan Monev sasaran mutu program studi
√
5 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
6. Laporan Kinerja Tahunan Program Studi
√
Kemahasiswaan
1. Buku Pedoman PMB √
2. SK penyelenggaraan PMB √ 3. Bukti pelaksanaan kegiatan
PMB
√
4. Bukti pelaksanaan kegiatan PKKMB
√
5. SK penetapan mahasiswa baru √ 6. Laporan monev Kegiatan PMB √ 7. Pedoman kegiatan
kemahasiswaan
√
8. Bukti pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan
√
9. Laporan monev kegiatan kemahasiswaan
√
Pendidikan/Pengajaran
1. Buku pedoman akademik √ 2. Pedoman penyusunan
/peninjauan kurikulum
√
3. Bukti penyusunan /peninjauan kurikulum
√
4. Kurikulum yang digunakan √
5. Kalender akademik √
6. SK pelaksanaan perkuliahan √ 7. SK penugasan mengajar dosen √ 8. Jadwal registrasi
mahasiswa/pengisian KRS
√
9. Bukti kegiatan registrasi √ Dibuktikan
6 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
mahasiswa/pengisian KRS melalui SIA
10. Laporan monev registrasi
mahasiswa/pengisian KRS √ Belum lengkap
11. Jadwal perkuliahan √
12. Silabus/RPKPS tiap angkatan √
13. RPS tiap angkatan √
14. Kontrak perkuliahan tiap angkatan
√
15. Hand Out tiap mata kuliah √ 16. Modul mata kuliah praktikum √ 17. Presensi perkuliahan √ 18. Berita Acara Perkuliahan
(BAP)
√
19. Soal ujian tiap mata kuliah √ 20. Bukti verifikasi dan validasi
soal ujian
√
21. Bukti penginputan nilai tiap mata kuliah
√
22. Bukti pemantauan hasil studi mahasiswa
√
23. Jadwal perkuliahan semester pendek (SP)
√
24. Bukti pelakasanaan kegiatan SP
√
25. Bukti penginputan penilaian SP √ 26. Bukti pelaporan nilai
mahasiswa ke PDDikti.
√
27. Jadwal kegiatan PKL √
28. Bukti pelaksanaan kegiatan PKL
√
7 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
29. Bukti pelaksanaan ujian komprehensif.
√
30. Jadwal pemilihan dosen pembimbing tugas akhir
√
31. Bukti pelaksanaan kegiatan bimbingan tugas akhir
√
32. Bukti pelaksanaan kegiatan seminar proposal tugas akhir
√
33. Bukti pelaksanaan sidang tugas akhir
√
34. Laporan monev pembelajaran √ Luaran Pendidikan
1. Data pencapaian prestasi mahasiswa/penghargaan
√
2. SK yudisium √
3. Data lulusan berdasarkan IPK √ 4. Data lulusan tepat waktu/
keberhasilan PS
√
5. Data first taker UKTTK √ 6. Data waktu tunggu lulusan √
7. Data tracer study √
8 | P a g e
B. Auditee : Pusat Inovasi dan Kerjasama (PIK) Lingkup Audit :
- Penelitian
- Pengabdian kepada Masyarakat (PkM) - Kerjasama
- Luaran Penelitian, PkM dan Kerjasama
Daftar Dokumen Audit Kepatuhan
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
Penelitian
1. Pedoman penelitian dosen √ 2. Road map penelitian √ 3. Bukti pelaksanaan penelitian
dosen
√
4. Laporan monev penelitian dosen
√
Pengabdian kepada Masyarakat (PkM)
1. Pedoman PkM dosen √
2. Road map PkM √
3. Bukti pelaksanaan PkM dosen √ 4. Laporan monev PkM dosen √ Kerjasama
1. Pedoman kerjasama √
2. MoU √
3. MoA √
4. Bukti keberlanjutan/
kebermanfaatan kerjasama
√
5. Laporan monev kerjasama √ Luaran Penelitian, PkM dan Kerjasama
1. Data jumlah publikasi ilmiah dosen dari hasil penelitian
√
2. Data perolehan Hak √
9 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
Kekayaan Intelektual (HaKI) 3. Data penghargaan/rekognisi
dosen
√
C. Auditee : Wakil Ketua II Lingkup Audit :
- Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) - Pengelolaan Keuangan
- Pengelolaan Sarana dan Pra Sarana
Daftar Dokumen Audit Kepatuhan
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) 1. Buku pedoman pengelolaan
SDM √
Ada pada buku peraturan kepegawaian
2. Bukti pengelolaan SDM √
3. Laporan pengelolaan SDM √
4. SK penetapan beban kerja
dosen √ Belum lengkap
5. Laporan perhitungan beban
kerja dosen √
6. Rancangan Analisis jabatan
akademik dosen √
7. Pemetaan pengembangan kompetensi/studi lanjut dosen dan tendik
√
8. Bukti pengembangan
kompetensi dosen dan tendik.
(seminar, pelatihan, lokakarya, dll)
√ Belum lengkap
10 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
9. Bukti penilaian prestasi
kinerja dosen √
10. Bukti penilaian prestasi
kinerja tenaga kependidikan √
11. Laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pengelolaan SDM
√
12. Laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan administrasi
√
13. Laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan sistem informasi
√
14. Laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan perpustakaan
√
15. Laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan laboratorium
√
Pengelolaan Keuangan 1. Pedoman pengelolaan
keuangan √
2. Laporan perhitungan dana operasional mahasiswa (DOM)
√
3. Laporan perhitungan
perolehan dana internal yang bersumber dari investasi yayasan dan mahasiswa
√
4. Laporan perhitungan
perolehan dana eksternal √
11 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
5. Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) dari tiap unit kerja
√
6. Laporan pertanggung jawaban penggunaan dana dari tiap unit kerja
√
7. Laporan realisasi penggunaan
dana untuk pendidikan √ 8. Laporan realisasi penggunaan
dana untuk penelitian √ 9. Laporan realisasi penggunaan
dana untuk PkM √
10. Laporan realisasi penggunaan dana untuk pengembangan institusi
√
11. Laporan realisasi penggunaan dana untuk pengembangan kompetensi dosen dan tendik
√
12. Laporan realisasi penggunaan dana untuk pengembangan bahan pustaka
√
13. Laporan realisasi penggunaan dana untuk pengembangan sistem informasi
√
14. Laporan realisasi penggunaan dana untuk perawatan sarana dan pra sarana
√
Pengelolaan Sarana dan Pra Sarana 1. Pedoman pengelolaan sarana
dan pra sarana √
2. Bukti penggunaan sarana dan √
12 | P a g e
No. Nama Dokumen Keterangan
Catatan Ada Tidak ada
pra sarana untuk kegiatan pendidikan
3. Bukti penggunaan sarana dan pra sarana untuk kegiatan penelitian
√
4. Bukti penggunaan sarana dan pra sarana untuk kegiatan PkM.
√
5. Bukti perawatan sarana dan
pra sarana √
6. Laporan monev pengelolaan
sarana dan pra sarana √
13 | P a g e
Tabel Ringkasan Temuan Hasil Audit Mutu Internal
Hasil Observasi Temuan (KTS)
Minor Mayor
PS melakukan peninjauan VMTS
Ada bukti peninjauan VMTS PS memiliki dokumen RENSTRA, RENOP dan RKAT
Ada laporan kinerja PS Ada buku pedoman PMB Ada bukti penyelenggaran kegiatan PMB hingga penetapan mahasiswa baru
Belum ada bukti
tindaklanjut hasil monev PMB
Ada buku pedoman kegiatan kemahasiswaan
Ada bukti penyelenggaran kegiatan kemahasiswaan Belum ada program khusus memaksimalkan pelaksanaan misi
Belum ada bukti
tindaklanjut hasil monev kegiatan kemahasiswaan Ada buku pedoman akademik
Ada peninjauan kurikulum Ada kalender akademik Ada bukti penyelenggaran kegiatan perkuliahan
Belum ada laporan monev terhadap kegiatan perkuliahan
Belum ada bukti
tindaklanjut hasil monev kegiatan perkuliahan Ada bukti hasil penilaian
mahasiswa
Belum ada analisis capaian pembelajaran berdasarkan laporan nilai mahasiswa Ada bukti pelaporan nilai
mahasiswa ke PDDikti Ada buku pedoman PKL Ada bukti penyelenggaran
14 | P a g e
Hasil Observasi Temuan (KTS)
Minor Mayor
kegiatan PKL
Hanya ada LPJ kegiatan PKL Belum ada laporan monev terhadap kegiatan PKL
Belum ada bukti
tindaklanjut hasil monev kegiatan PKL
Ada buku pedoman KTI Ada bukti penyelenggaran kegiatan seminar
proposal/sidang KTI
Belum ada laporan monev terhadap kegiatan penyusunan tugas akhir mahasiswa (KTI) Belum ada bukti
tindaklanjut hasil monev kegiatan penyusunan tugas akhir mahasiswa (KTI)
Ada bukti kegiatan mahasiswa dalam mengikuti lomba Ada data lulusan berdasarkan IPK
Ada data lulusan berdasarkan lulusan tepat waktu
Ada data waktu tunggu lulusan
Ada data tracer study
Hasil Observasi Temuan (KTS)
Minor Mayor
Ada pedoman penelitian dosen
Ada Road map penelitian Ada bukti pelaksanaan penelitian dosen
Ada pedoman PkM dosen Ada Road map PkM
Ada bukti pelaksanaan PkM dosen
Ada pedoman kerjasama Ada MoU dengan Mitra Ada MoU yang belum dilanjuti dengan MoA
Ada bukti keberlanjutan/ Belum semua MoU
15 | P a g e
kebermanfaatan kerjasama memiliki bukti keberlanjutan/
kebermanfaatan kerjasama Memaksimalkan peran mitra/
pemangku kepentingan eksternal dalam
penyelenggaraan tridharma
Hasil Observasi Temuan
Minor Mayor
Pengelolaan SDM mengacu pada peraturan kepegawaian
Ada bukti pengelolaan SDM Pengelolaan SDM belum dilakukan secara berkala Ada laporan pengelolaan SDM Laporan pengelolaan
SDM belum lengkap
Laporan perhitungan BKD Belum ada Laporan BKD Belum memiliki asesor BKD Belum ada Dosen yang
memiliki jabatan
fungsional Lektor Kepala dan NIRA
Dosen yang memiliki sertifikat pendidik profesional
Belum ada dosen yang memiliki sertifikasi dosen
6 Asisten ahli
3 proses pengajuan Asisten Ahli
Belum semua dosen memiliki jabatan akademik
Belum ada dosen yang memiliki jabatan akademik Lektor Kepala/Guru Besar
Belum ada dosen yang memiliki jabatan akademik Lektor Kepala/Guru Besar Rancangan analisis jabatan Hanya ada pedoman
analisis jabatan Belum ada rencana pengembangan
kompetensi/studi lanjut dosen dan tendik Ada bukti pengembangan
kompetensi dosen dan tendik.
(seminar, pelatihan, lokakarya, dll)
Ada bukti penilaian prestasi
kinerja dosen Belum dilaksanakan secara berkala Ada bukti penilaian prestasi
kinerja tenaga kependidikan Belum dilaksanakan secara berkala Ada laporan monev kepuasan
16 | P a g e
Hasil Observasi Temuan
Minor Mayor
dosen dan tendik terhadap pengelolaan SDM
Ada laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan administrasi Ada laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan sistem informasi Ada laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan perpustakaan Ada laporan monev kepuasan dosen dan tendik terhadap pelayanan laboratorium Ada pedoman pengelolaan keuangan
Ada perhitungan DOM Ada perolehan dana yang bersumber dari investasi yayasan dan mahasiswa Ada perolehan dana eksternal (hibah penelitian)
Ada RKAT dari tiap unit Ada LPJ penggunaan dana dari tiap unit
Ada penggunaan dana terkait pengembangan institusi Ada penggunaan dana terkait pengembangan kompetensi dosen dan tendik
Ada penggunaan dana terkait pengembangan bahan pustaka Ada penggunaan dana terkait pengembangan sistem
informasi
Ada penggunaan dana terkait perawatan sarana dan pra sarana
Ada pedoman pengelolaan sarana dan pra sarana
Ada bukti penggunaan sarana
dan pra sarana Belum dijadikan laporan Ada bukti penggunaan sarana
dan pra sarana Belum dijadikan laporan Ada bukti penggunaan sarana
dan pra sarana Belum dijadikan laporan Ada bukti perawatan sarana Belum dijadikan laporan
17 | P a g e
Hasil Observasi Temuan
Minor Mayor
dan pra sarana Ada laporan monev pengelolaan sarana dan prasarana
D. KESIMPULAN AUDIT
1. Dokumen yang diberikan pada unit Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Pusat Inovasi dan Kerjasama (PIK) dan Program Studi Diploma III Farmasi sudah lengkap sesuai kebutuhan dalam rangka pemenuhan kriteria akreditasi.
2. Jumlah temuan hasil audit dokumen maupun lapangan yaitu : a. Wakil Ketua I dan Program Studi Diploma III Farmasi :
Hasil temuan kategori observasi (OB) sebanyak 25 temuan dan kategori Ketidaksesuaian (KTS) minor sebanyak 10 temuan dan tidak ada KTS mayor.
b. Pusat Inovasi dan Kerjasama (PIK) :
Hasil temuan kategori observasi (OB) sebanyak 11 temuan dan kategori Ketidaksesuaian (KTS) minor sebanyak 1 temuan dan tidak ada KTS mayor.
c. Wakil Ketua II :
Hasil temuan kategori observasi (OB) sebanyak 33 temuan dan kategori Ketidaksesuaian (KTS) minor sebanyak 16 temuan dan tidak ada KTS mayor.
3. Hasil temuan dari audit ini dapat ditindaklanjuti sebagai upaya perbaikan dan peningkatan kualitas pada area W Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Pusat Inovasi dan Kerjasama (PIK) dan Program Studi Diploma III Farmasi di lingkungan STIKes IKIFA.
18 | P a g e
E. LAMPIRAN AUDIT:
1. Daftar Tilik Audit Mutu Internal (AMI) 2. Lembar Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) 3. Daftar Hadir
a. Sosialisasi tentang Audit Mutu Internal (AMI)
b. Audit Mutu Internal, area audit Wakil Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Pusat inovasi dan kerjasama dan Program Studi Diploma III Farmasi.
3. Foto Kegiatan Audit Mutu Internal per area audit Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Pusat inovasi dan kerjasama dan Program Studi Diploma III Farmasi.
19 | P a g e
