AUDIT SML
SML-2.454.00-00
Disiapkan oleh Nama:
Jabatan: Sekretaris ISO
Tanggal: Tanda-Tangan
Diperiksa oleh Nama:
Jabatan: Manajer Mutu
Tanggal: Tanda-Tangan
Disetujui oleh Nama:
Jabatan: Wakil Manajemen
Tanggal: Tanda-Tangan
STATUS DOKUMEN (beri tanda 3)
TERKENDALI
TIDAK TERKENDALI
OBSOLETE
KEGUNAAN
Prosedur ini digunakan untuk menyusun perencanaan audit, melaksanakan audit, dan menyusun pelaporan audit dalam rangka memastikan kesesuaian Sistem Manajemen Lingkungan yang berjalan terhadap persyaratan yang ditetapkan perusahaan dan mengkomunikasikan hasil audit kepada manajemen.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk seluruh Departemen atau Bagian di PT.ABC.
DEFINISI
Audit Internal adalah suatu proses pengujian yang sistematik dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti-bukti yang objektif dalam rangka untuk menetapkan apakah sistem manajemen lingkungan perusahaan memenuhi kriteria audit sistem manajemen lingkungan yang ditetapkan oleh perusahaan, dan menyampaikan hasil proses tersebut kepada manajemen.
Ketua Tim Auditor adalah karyawan yang ditugaskan menjadi ketua tim auditor.
Auditor adalah karyawan yang ditugaskan melaksanakan audit.
Auditee adalah pejabat dari unit kerja yang diaudit.
ACUAN
ISO-14001 / SNI 19-14001-1997 Elemen 4.5.4.
ISO-19011: 2002
PROSEDUR
PROGRAM AUDIT
1. Audit sistem manajemen lingkungan dilakukan minimal satu tahun sekali (± 1 bulan).
2. Manajer Lingkungan bertanggungjawab menyusun jadual program audit tahunan (SML-4.455.00-07) untuk menjamin bahwa seluruh elemen sistem manajemen lingkungan diaudit secara periodik paling sedikit satu tahun sekali.
3. Audit yang tidak terjadual dapat ditambahkan pada jadual jika ditemukan kejadian atau kondisi yang cenderung akan mengganggu berjalannya sistem manajemen lingkungan atau sebagai hasil kaji ulang manajemen.
4. Jadual audit dikaji-ulang secara periodik oleh Manajer Lingkungan dan diperbaharui jika diperlukan.
TIM AUDIT
1. Tim audit berasal dari personil unit-unit kerja yang ditunjuk dan mendapat surat tugas oleh Wakil Manajemen.
2. Untuk memelihara dan memastikan mutu audit, Ketua Tim Auditor dan Auditor yang ditunjuk harus independen, terlatih, dan memiliki kompetensi, antara lain harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan di bidang:
(a) Peraturan perundang-undangan lingkungan;
(b) Aspek teknis pengelolaan dan pengendalian lingkungan;
(c) Aspek operasional produksi;
(d) Metode dan teknik audit;
(e) Sistem manajemen lingkungan.
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN AUDIT (PRE-AUDIT)
1. Manajer Lingkungan memilih dan menetapkan seorang Ketua Tim Auditor dan Auditor yang berkualifikasi, kompeten, dan independen dari daerah kerja yang diaudit.
2. Ketua Tim Auditor menyusun rencana kerja audit, yang minimun mencakup: (a) lingkup audit; (b) tujuan audit; (c) kriteria audit; (d) susunan dan tanggungjawab tim auditor; (e) daerah kerja yang akan di-audit; (f) jadual audit; dan (g) dokumentasi yang diperlukan.
3. Rencana kerja audit mempertimbangkan tingkat kepentingan lingkungan dari kegiatan dan hasil audit sebelumnya.
4. Manajer Lingkungan dan Wakil Manajemen mengevaluasi, memberikan komentar, dan menyetujui rencana audit. Ketua Tim Auditor dan Tim Auditor menyiapkan panduan kerja audit (protokol)
yang mencakup panduan pertanyaan wawancara, inspeksi fasilitas, dan evaluasi dokumen.
5. Rencana audit yang telah disetujui didistribusikan kepada Penanggungjawab unit kerja yang diaudit, Wakil Manajemen, Manajer Lingkungan, dan Tim Auditor.
6. Bila dipandang perlu Wakil Manajemen dapat meminta dilakukan audit diluar jadual yang telah ditentukan.
7. Sebelum pelaksanaan audit, Wakil Manajemen memberikan pengarahan kepada Ketua Tim Auditor dan Auditor tentang audit yang akan dilaksanakan dan auditor mempelajari pedoman serta prosedur yang berhubungan dengan audit.
8. Auditor membuat dan atau dibekali check-list yang dibuat berdasarkan prosedur yang diaudit, laporan penyimpangan pelaksanaan audit yang lalu, dan dokumen lainnya.
PELAKSANAAN AUDIT (SITE AUDIT)
1. Audit dimulai dengan rapat pembukaan yang dipimpin oleh Wakil Manajemen Lingkungan (Klien), dihadiri oleh Ketua Tim Auditor, Tim Auditor, dan Manager Departemen/Bagian (Auditee).
2. Ketua Tim Auditor menjelaskan rencana audit, jadual kerja audit, dan usulan waktu rapat penutupan.
3. Ketua Tim Auditor dan Tim Auditor melaksanakan audit sesuai rencana kerja audit yang telah disepakati.
4. Auditor dengan menggunakan panduan audit (protokol) atau check list audit mengumpulkan bukti-bukti audit dengan cara: (a) pengamatan lapangan; (b) wawancara kepada Auditee; dan (c) evaluasi dokumen.
Auditor diperkenankan menggunakan teknik penarikan contoh untuk mendapatkan bukti-bukti audit.
5. Bukti audit yang telah dievaluasi keabsahannya dapat dijadikan temuan audit. Temuan ketidaksesuaian persyaratan sistem manajemen lingkungan dicatat dalam form ketidaksesuaian dan tindakan koreksi (NCR & CAR) dan temuan yang sifatnya bukan suatu ketidaksesuaian tetapi perlu dipertimbangkan untuk peningkatan implementasi sistem dicatat dalam lembar observasi.
6. Sesuai jadual yang disepakati dilaksanakan rapat penutupan yang dipimpin oleh Wakil Manajemen Lingkungan (Klien), dan dihadiri oleh Tim Auditor, dan Manager Departemen / Bagian (Auditee).
7. Pada rapat penutupan Ketua Tim Auditor menyajikan ringkasan hasil audit.
8. Bila sampai akhir rapat penutupan tetap terjadi ketidaksepakatan antara Tim Auditor dan Auditee perihal temuan audit, maka Ketua Tim Auditor memiliki kewenangan untuk tetap menyatakan temuan audit dalam Ringkasan Audit.
9. Formulir ketidaksesuaian dan tindakan koreksi (NCR & CAR) dan lembar observasi diisi selengkap mungkin. Auditor menuliskan temuan ketidaksesuaian, kemudian Auditee melakukan investigasi terhadap temuan ketidaksesuaian, dan menuliskan tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan.
10. Salinan ketidaksesuaian dan tindakan koreksi (NCR & CAR) diberikan kepada Manager Departemen/Bagian yang diaudit (Auditee) untuk ditindak-lanjuti. Dokumen asli disimpan oleh Manager Lingkungan sebagai rekaman audit.
TINDAK LANJUT DAN PELAPORAN AUDIT (POST-AUDIT)
1. Manager Departemen/Bagian yang diaudit (Auditee) melaksanakan tindakan perbaikan sesuai yang terisi pada laporan ketidaksesuaian dan tindakankoreksi.
2. Ketua Tim Auditor menyusun laporan audit yang berisi ringkasan audit, temuan ketidak-sesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan, dan target waktu penyelesaian perbaikan.
3. Laporan audit harus diserahkan oleh Pemimpun Auditor kepada Manager Lingkungan dan Wakil Manajemen Lingkungan paling lambat 21 hari setelah rapat penutupan dan Manajer Departemen /Bagian yang diaudit harus mendapatkan salinan laporan audit.
4. Berdasarkan laporan audit, Manager Lingkungan mencatat seluruh temuan ketidak-sesuaian dalam Internal Audit Status Log.
5. Auditee harus memperbaiki ketidaksesuaian yang menjadi tanggung jawabnya pada tanggal yang telah disepakati.
6. Pada tanggal perbaikan yang telah disepakati, Auditor melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan perbaikan ketidak-sesuaian.
Apabila seluruh tindakan perbaikan telah dilakukan dengan memuaskan, maka Auditor menutup laporan ketidaksesuaian dan tindakan koreksi (NCR & CAR) dan melaporkannya kepada Manager Lingkungan atau Wakil Manajemen Lingkungan untuk menutup Internal Audit Status Log.
7. Apabila Auditee belum menyelesaikan tindakan perbaikan dengan memuaskan sesuai jadual waktu yang telah disepakati, maka Auditor melaporkan kepada Manager Lingkungan atau Wakil Manajemen LIngkungan untuk selanjutnya dibawa ke Rapat Kaji Ulang Manajemen.
8. Saat proses audit berakhir, Ketua Tim Auditor menyerahkan seluruh rekaman dan dokumen audit kepada Manager Lingkungan untuk disimpan sesuai prosedur rekaman lingkungan.
9. Dokumen dan rekaman-rekaman audit disimpan selama 3 tahun.
TINDAKAN KOREKSI
1. Tindakan koreksi yang tidak dapat ditepati oleh Auditee akan dikenakan teguran tertulis dari Wakil Manajemen Lingkungan.
2. Audit dianggap selesai berdasarkan penyelesaian tindakan koreksi/perbaikan yang terdokumentasi pada laporan ketidaksesuaian dan telah di verifikasi oleh Wakil Manajemen Lingkungan.
3. Tindakan koreksi yang tidak dapat dilaksanakan, akan disampaikan dalam rapat Kaji Ulang Manajemen oleh Wakil Manajemen Lingkungan untuk dicarikan tindak penyelesaian.
JAMINAN MUTU AUDIT
1. Untuk memelihara dan memastikan mutu audit, Ketua Tim Auditor dan Auditor harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan di bidang:
(a) Peraturan perundang-undangan lingkungan
(b) Aspek teknis pengelolaan dan pengendalian lingkungan (c) Aspek operasional produksi
(d) Metode dan Teknik Audit
(e) Sistem Manajemen Lingkungan
2. Ketua Tim Auditor dan Auditor dalam melaksanakan audit menggunakan instrumen-instrumen:
(a) Protokol audit/check-list (b) Catatan/Kertas kerja auditor
DOKUMEN TERKAIT
SML-4.454.00-02: Rencana Pelaksanaan Audit SML (Audit Plan) SML-4.454.01-02: Laporan Audit SML Internal
REKAMAN
SML-4.454.00-07: Program/Jadual Audit SML
SML-4.454.01-07: Formulir Laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi SML-4.454.02-07: Laporan Hasil Pemantauan Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan SML-4.454.03-07: Checklist Audit SML
SML-4.454-04-07: Formulir Status Temuan Ketidaksesuaian (Audit Status Log)
