DOKUMEN TATA KELOLA PROSES TI

(1)

Degananda Ferdian – 5212100046 Asa Pramudya K. -5212100051 Andy Novian R. – 5212100052 Wildan Radista W. - 5212100059

DOKUMEN TATA KELOLA PROSES TI

EDM04-ENSURE RESOURCE OPTIMISATION

BERDASARKAN COBIT 5

(2)

Daftar Isi

Introduction ... 2

Mapping Control ... 0

Mapping Document ... 0

PANDUAN ... 0

1. Deskripsi Proses ... 2

2. Maksud Proses ... 2

3. Tujuan & Indikator Kinerja ... 2

4. Praktek Manajemen Kunci ... 3

PEDOMAN ... 4

KEBIJAKAN ... 24

PROSEDUR ... 49

FORMULIR ... 110

Appendix ... 240

(3)

Introduction

Tata Kelola Perusahaan atau Corporate Governance (selanjutnya disebut sebagai CG) merupakan suatu sistem yang dirancang untuk mengarahkan pengelolaan perusahaan secara profesional berdasarkan prinsip- prinsip transparansi, akuntabilitas, tanggung jawab, independen, kewajaran dan kesetaraan. Tata kelola perusahaan sangat dibutuhan untuk mengatur proses bisnis agar dapat memberikan nilai tambah ke perusahaan, mencapai tujuan perusahaan. Tata kelola perusahaan dapat digunakan sehingga dapat menyelaraskan tujuan perusahaan dengan tujuan Teknologi Informasi perusahaan.

COBIT (Control Objective for Information and related Technology) adalah suatu panduan standar praktek manajemen teknologi informasi dan sekumpulan dokumentasi best practices untuk tata kelola TI yang dapat membantu auditor, manajemen, dan pengguna untuk menghubungkan antara risiko bisnis , kebutuhan pengendalian, dan permasalahan teknis.

COBIT 5 adalah sebuah versi pembaharuan yang menyatukan cara berpikir yang paling canggih di dalam teknik dan tata kelola TI perusahaan. Menyediakan prinsip, praktek , alat analisa yang telah diterima secara umum untuk meningkatkan kepercayaan dan nilai dari sistem informasi. COBIT 5 dikembangkan dari COBIT 4.1 dengan mengintegrasikan Risiko TI dan Nilai TI yang berdasarkan ISACA, ITIL , dan standar relevan seperti ISO.

Dokumen kali ini adalah sebuah dokumen tatakelola TI yang membahas berbagai hal yang ada dalam tata kelola TI , berdasarkan standar dari COBIT 5. Dalam dokumen ini akan ada berbagai control yang mengatur jalannya proses bisnis dari perusahaan. Kemudian dalam dokumen ini ada dokumen-dokumen pengisian KEBIJAKAN yang akan diterapkan dalam perusahaan, PROSEDUR yang akan diterapkan , serta FORMULIR control terhadap kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan

(4)

Mapping Control

Sub Proses

Key Manage

ment Practices

Aktivitas Control Kebijakan Sub Kebijakan

Prosedur Alur Prosedur

Perincian Alur Prosedur

Formulir / Dokumen

EDM 04.01

Mengeval uasi Manajem en Sumber Daya

Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang

Corrective Evaluasi Perencanaan Sumber Daya

Mengidentifik asi

kebutuhan, tujuan, dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang

Identifikasi Kebutuhan, Tujuan dan Target Perusahaan

Mengidentifi kasi kondisi kekinian perusahaan

Membentuk tim khusus dari unsur dalam perusahaan yang bertujuan untuk melakukan investigasi kondisi kekinian perusahaan

FM-EDM_04- 01-01

Pembentukan Tim

Identifikasi kondisi kekinian perusahaan

Mengumpulka n data dari segala penjuru aspek di perusahaan

Melakukan identifikasi kondisi kekinian perusahaan berdasarkan data yang diperoleh

FM-EDM_04- 01-02 Hasil identifikasi kondisi kekinian perusahaan

(5)

terhadap kebutuhan, tujuan dan target perusahaan Melakukan analisa terhadap hasil identifikasi kondisi kekinian perusahaan

Mendokument asikan hasil analisis kondisi kekinian perusahaan

FM-EDM_04- 01-03 Hasil analisis kondisi kekinian perusahaan Menetapkan

kebutuhan, tujuan dan target perusahaan yang akan datang

Menggelar rapat perusahaan dengan keseluruhan peserta dari top-level- management perusahaan

Melakukan diskusi terhadap hasil analisa kondisi kekinian perusahaan

FM-EDM_04- 01-03 Hasil analisis kondisi kekinian perusahaan Mengidentifik

asi kebutuhan, target dan tujuan

FM-EDM_04- 01-04 Hasil identifikasi kebutuhan,

(6)

perusahaan yang sesuai dengan kondisi yang akan datang

tujuan dan target perusahaan yang akan datang Menetapkan

kebutuhan, target dan tujuan perusahaan yang sesuai dengan kondisi yang akan datang

FM-EDM_04- 01-05 Daftar kebutuhan, tujuan dan target perusahaan yang akan datang Memeriksa dan

membuat penilaian

terhadap strategi, pilihan-pilihan kebutuhan, serta pengembangan kapabilitas dalam perancangan sumber daya untuk memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan yang akan datang

Corrective Melakukan

evaluasi terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya perusahaan

Evaluasi Perencanaa n Sumber Daya

Melakukan evaluasi perencanaan kebutuhan sumber daya perusahaan

Mengklasifikas ikan semua jenis

perencanaan kebutuhan sumber daya yang telah dilakukan oleh perusahaan

FM-EDM_04- 02-01

Klasifikasi jenis perencanaan kebutuhan

Melakukan analisis untuk setiap

perencanaan sumber daya, untuk

mengetahui lebih detail tentang penerapan setiap perencanaan

FM-EDM_04- 02-02 Hasil analisis perencanaan kebutuhan

(7)

yang telah dilakukan

Melakukan evaluasi mengenai perencanaan sumber daya, dengan merelevansika n setiap perencanaan dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang

FM-EDM_04- 02-03 Hasil evaluasi perencanaan kebutuhan

Mengidentifik asi dampak dan risiko dari perencanaan sumber daya yang telah dilakukan oleh perusahaan

FM-EDM_04- 02-04 Dampak dan risiko

perencanaan kebutuhan

Mendata semua perencanaan sumber daya berdasarkan kebutuhan, tujuan dan

FM-EDM_04- 02-05 Data usulan perencanaan kebutuhan sumber daya

(8)

target perusahaan saat ini dan yang akan datang Melakukan

evaluasi perencanaan metode pengembang an sumber daya

Mengklasifikas ikan semua jenis

perencanaan pengembanga n sumber daya yang telah dilakukan oleh perusahaan

FM-EDM_04- 02-06

Klasifikasi jenis perencanaan metode pengembanga n

Melakukan analisis untuk setiap

perencanaan sumber daya, untuk

mengetahui lebih detail tentang penerapan setiap perencanaan metode pengembanga n yang telah dilakukan

FM-EDM_04- 02-07 Hasil analisis perencanaan metode pengembanga n

Melakukan evaluasi mengenai perencanaan metode pengembanga

FM-EDM_04- 02-08 Hasil evaluasi perencanaan metode

(9)

n sumber daya, dengan merelevansika n setiap perencanaan dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang

pengembanga n

Mendata semua perencanaan metode pengembanga n sumber daya berdasarkan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang

FM-EDM_04- 02-09 Data usulan perencanaan metode pengembanga n

Membuat perencanaan strategi, pilihan- pilihan

kebutuhan, serta pengembangan kapabilitas sumber daya, baik berupa baru

Corrective Menentukan

dan

menetapkan perencanaan sumber daya perusahaan yang telah sesuai dengan

Perancanga n dan Persetujua n

Perencanaa n Sumber Daya

Mendaftar dan

melaporkan semua perencanaan yang terkait dengan sumber daya

Mengklasifikas i semua jenis perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang yang telah sesuai dengan

FM-EDM_04- 03-01

Klasifikasi jenis perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah sesuai

(10)

maupun lama dari hasil evaluasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan yang akan datang

kebutuhan, tujuan dan target perusahaan

yang telah sesuai

kebutuhan, tujuan dan target perusahaan Membuat daftar perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui

FM-EDM_04- 03-02 Daftar perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui Membuat

laporan mengenai perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui

FM-EDM_04- 03-03 Laporan perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui Membuat

prosedur persetujuan dan

menetapkan perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah sesuai

Membuat standart mengenai perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang dapat disetujui

FM-EDM_04- 03-04 Standart perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang dapat disetujui Melakukan

pengecekan dan validasi terhadap daftar dan laporan

FM-EDM_04- 03-05 Validasi daftar

perencanaan yang terkait dengan

(11)

perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui

sumber daya yang akan disetujui

Memberikan persetujuan terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang disetujui

Membuat daftar beserta laporan perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah disetujui

FM-EDM_04- 03-06 Daftar perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah disetujui Mendefinisikan

prinsip untuk memberikan panduan

terhadap alokasi, manajemen dan kapabilitas dari sumber daya yang terkait dengan Teknologi Informasi (TI), sehingga TI dapat memenuhi

Corrective Evaluasi Optimasi Alokasi Sumber Daya

Menentukan prinsip alokasi sumber daya

Evaluasi Alokasi Sumber Daya

Mendaftar semua alokasi sumber daya yang telah digunakan dan yang akan digunakan

Mengklasifikas ikan

semua sumber daya yang telah dialokasikan

FM-EDM_04- 04-01 Formulir Klasifikasi Alokasi Sumber Daya

(12)

kebutuhan perusahaan, dengan memiliki kapabilitas yang dibutuhkan dan sesuai

berdasarkan prioritas dan keterbatasan anggaran yang telah disepakati

Melakukan peninjauan kembali terhadap rencana

pengadaan kebutuhan sumber daya dan strategi arsitektur perusahaan

analisis apakah semua alokasi yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana sumber daya yang disetujui

FM-EDM_04- 04-02 Formulir Analisis Alokasi Sumber Daya

Melakukan penyetujuan terhadap rencana pengadaan kebutuhan sumber daya dan strategi arsitektur perusahaan untuk menyampaikan nilai tujuan dan mitigasi risiko dengan sumber

evaluasi mengenai alokasi sumber daya yang telah digunakan

FM-EDM_04- 04-03 Formulir Evaluasi Alokasi Sumber Daya

(13)

daya yang dialokasikan

Memahami kebutuhan untuk menyelaraskan manajemen sumber daya dengan anggaran keuangan perusahaan dan perencanaan sumber daya manusia (SDM)

pengecekan secara langsung mengenai sumber daya yang telah di evaluasi

Mencocokan

hasil evaluasi dengan hasil tinjauan langsung

Menyimpulkan

hasil evaluasi dengan hasil tinjauan langsung

Membuat

laporan evaluasi mengenai sumber daya yang

FM-EDM_04- 04-04 Formulir Laporan Hasil Evaluasi Alokasi Sumber Daya

(14)

dialokasikan berdasarkan data evaluasi dan tinjauan langsung

Pengawasa

n

Perencanaa n Alokasi Sumber Daya

Melakukan pengawasan perencanaan semua alokasi sumber daya yang telah digunakan dan yang akan digunakan

Mengklasifikas ikan semua sumber daya yang telah dialokasikan

Melakukan

analisis apakah semua alokasi yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana sumber daya yang disetujui

FM-EDM_04- 04-02 Formulir Analisis Alokasi Sumber Daya

Melakukan

pengawasan perencanaan alokasi sumber daya yang telah digunakan

FM-EDM_04- 05-01 Formulir Pengawasan Perencanaan Alokasi Sumber Daya

Melakukan

pengawasan secara langsung terhadap perencanaan sumber daya yang telah di evaluasi

(15)

Melakukan pengecekan perencanaan dengan tahapan pengawasan perencanaan sumber daya

Membuat

laporan pengawasan perencanaan semua alokasi sumber daya berdasarkan data

pengawasan dan tinjauan langsung

FM-EDM_04- 05-02 Formulir Laporan Hasil Pengawasan Perencanaan Alokasi Sumber Daya

Mendefinisikan prinsip-prinsip untuk manajemen dan kontrol dari arsitektur perusahaan

Corrective Menentukan

prinsip manajemen dan kontrol arsitektur

Panduan Manajeme n dan Kontrol Arsitektur

Melakukan penyusunan panduan manajemen dan control arsitektur perusahaan

Mengidentifik asi tujuan dari pergerakan organisasi

Meninjau

prinsip arsitektur termasuk prinsip organisasi

Mendefinisika

n apa yang ada di dalam dan di luar ruang lingkup

(16)

organisasi saat ini

Mendefinisika

n batasan- batasan sumber daya

FM-EDM_04- 06-01 Formulir Batasan Sumber Daya

Mengindentifi

kasikan stakeholder, kebutuhan bisnis dan visi arsitektur

Mengembangk

an Statement of

Architecture Work

Menyusun

panduan dan disepakati

FM-EDM_04- 06-02 Fomulir Panduan Manajemen dan Kontrol Arsitektur EDM

04.02

Mengarah kan Manajem en Sumber Daya

Mengkomunikasik an dan

mengarahkan penerapan strategi manajemen sumber daya, prinsip dan kesepakatan perencanaan sumber daya dan

Preventive Komunikasi Strategi Sumber Daya

Prinsip Komunikasi Strategi Sumber Daya

Prosedur Komunikasi Strategi Sumber Daya

a. Membuat rencana komunikasi startegi sumber daya yang sesuai dengan keadaan perusahaan

1.

Menentukan rancangan komunikasi yang benar dan sesuai dengan tujuan

FM-EDM 04.07.01 Rancangan komunikasi yang benar dan sesuai

(17)

strategi arsitektur perusahaan

Komunikasi

dan

pengarahan yang dilakukan oleh top level management

2.

Menentukan prinsip dan kesepakatan dalam strategi komunikasi

Evaluasi

terhadap strategi komunikasi dalam jangka waktu yang sudah ditentukan

3. Melakukan

analisis untuk memilih rancangan komunikasi yang sesuai

4. Mendaftar

semua kemungkinan pilihan yang sesuai dengan tujuan

perusahaan

FM-EDM 04.07.02 Daftar kemungkinan pilihan cara komunikasi

5.

Menentukan metode yang paling sesuai

(18)

6. Membuat aturan pengimpleme ntasian cara komunikasi startegi sumber daya

FM-EDM 04.07.03 Daftar aturan implementasi cara

komunikasi strategi sumber daya

Menentukan

berbagai macam tanggung jawab yang ada dalam melaksanakan manajemen sumber daya

Preventive Pemberian Tanggung- jawab Pengelolaan Sumber Daya

Membagi kewenangan serta

tanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya pada pihak - pihak terkait oleh top management

Prosedur Penentuan Tanggung Jawab Sumber Daya

Membuat rencana pembagian dan

pengolaan sumber daya

1. Membentuk tim beserta pimpinan masing-masing divisi pada struktural membahasa mengenai strategi pembagian tanggung jawab pengelolaan sumber daya

1. FM-

EDM_04.08.01 Formulir pembentukan tim

untukmengkaji pembagian tanggung jawab pengelolaan sumber daya

Mendefinisikan

tujuan utama, ukuran, langkah- langkah dan metrics pada manajemen sumber daya

Detective, Corrective

Membuat

strategi, alur serta

prosedur komunikasi dalam pembagian tanggung jawab pengelolaan sumber daya yang

disesuaikan dengan

2. Penentuan

goal atau tujuan dari proses pembagian pengelolaan tanggung jawab serta perumusan dari hak dan kewajiban pengelola sumber daya

2. FM-

EDM_04.08.02 Formulir daftar sumber daya vital bagi perusahaan

(19)

struktur organisasi

Menerapkan

sistem reward dan punishment terkait pengelolaan sumber daya

3. Melakukan

identifikasi terhadap sumber daya yang penting dan vital ada pada

organisasi

3. FM-

EDM_04.08.03 Formulir tujuan atau goal dari sumber daya vital yang dikaitkan dengan divisi yang ada pada organisasi serta visi dan misi organisasi

Merumuskan

hak dan kewajiban bagi pihak pengelola sumber daya yang

dilakukan oleh top management

4. Melakukan

diskusi dan pembahasan mengenai relevansi sumber daya vital terhadap divisinya dari dan

keterkaitan dengan misi organisasi

4. FM-

EDM_04.08.04 Formulir perumusan hak dan tanggung jawab secara spesifik atas pengelolaan masing-masing sumber daya

5. Menarik

kesepakatan bersama terkait dengan relevansi sumber daya

5.FM-

EDM_04.08.05 Formulir pembagian tanggung jawab

(20)

dan ranah kerja divisi yang ada pada organisasi

pengelolaan sumber daya

6.

Merumuskan kewajiban dan hak bagi pengelola sumber daya yang terpilih untuk mengelola sumber daya tersebut

7. Membuat

alur kontrol terkait dengan operasional pengelolaan sumber daya guna

memastikan berlangsungny a kewajiban- kewajiban yang harus dijalankan oleh pihak terkait serta relevansinya dengan goal yang telah didefinisikan

(21)

8.

Memutuskan pihak - pihak terkait yang berhak dan berkewajiban dalam mengelola sumber daya tertentu berdasarkan keputusan- keputusan sebelumnya (alur 1-7)

Prosedur

Pendefinisi an Metrics Sumber Daya

1.

Menentukan strategi, prinsip serta tujuan dalam mendefinisik an metrics sumber daya

1.

Mendefinisika n metrics masing - masing pengelolaan sumber daya berdasarkan formulir mengenai tujuan dan goal sumber daya tiap divisi organisasi

1. FM-

EDM_04.09.01 Formulir daftar metrics yang disusun sesuai dengan tujuan atau goal, dan tanggung jawab masing- masing sumber daya

2.Melakukan

koordinasi mengenai penyusunan Tujuan Utama, Ukuran , Langkah-

2. FM- EDM_04-09- 02 Formulri daftar KPI tiap metrics yang terdefinisi

(22)

Langkah dan Metrics dalam melaksanakan Manajemen Sumber Daya dengan mengadakan rapat

penyusunan

3. Mengaitkan

tujuan dan langkah-kah metrics terhadap goal atau tujuan dari

pengelolaan sumber daya untuk mengetahui relevansinnya

3.FM- EDM_04-09- 03 Formulir Penilaian Metrics

4.Mengkaji

relevansi KPI yang telah dibuat dialur sebelumnya dengan goal atau

tujuannya

5.Melakukan

jaring aspirasi pada level operasional terkait dengan rancangan KPI yang dibuat

(23)

6. Melakukan revisi terhadap metrics dan kpi yang telah didefnisikan

7. Melakukan

fiksasi metrics dan KPI spesifik terhadap masing-masing pengelola sumber daya yang telah terdefinisi pada prosedur

"Penentuan Tanggung Jawab Sumber Daya" yang juga dihadiri oleh board executive

8. Melakukan

diskusi untuk membuat peraturan tentang control metrics yang akan

dijalankan

(24)

EDM 04.02

Mengarah kan Manajem en Sumer Daya

mengkomunikasik an dan

mengarahkan penerapan strategi pengamanan sumber daya, prinsip dan kesepakatan pengamanan sumber daya dan strategi arsitektur perusahaan

Preventif,D etective, Corrective

Kebijakan Pengamanan terhadap sumber daya

Merumuskan kriteria perlindungan masing- masing sumber daya kritis yang ada

diorganisasi

Prosedur Perlindung an

Sumberday a

a. Penentuan metode- metode pengamanan sumber daya

1.Mengadakan rapat untuk membahas urgensitas sumber daya vital yang telah

dihasilkanpada kebijakan sebelumnya

9. FM- EDM_04-10- 01 Formulir urgensitas sumber daya vital organisasi

Mendefinisika

n resiko- resiko yang dapat terdalam pengelolaan sumber daya

2. Hasil diskusi

akan di verifikasi oleh board

executive disesuaikan dengan kondisi organisasi saat ini

10. FM- EDM_04-10- 02 Formulir daftar metode pengamanan sumber daya

Merumuskan

aturan terhadap pihak yang melakukan ancaman terhadap sumber daya yang ada

3.

Menentukan goal atau tujuan

keamanan tiap jenis sumber daya yang ada yang

digolongkan berdasarkan divisnnya

11. FM- EDM_04-10- 03 Formulir penentuan metode pengamanan berdasarkan jenis sumber daya

(25)

4.

Menentukan daftar metode yang tepat untuk penanganan sumber daya berdasarkan ketersediaan sumber daya.

12. FM- EDM_04-10- 04 Formulir daftar resiko pada metode pengamanan sumber daya

5.Menentukan

metode pengamanan yang sesuai dengan tiap sumber daya pada

organisasi

6.

Menentukan aturan-aturan yang harus dipatuhi dalam proses pengamanan

7.

Menentukan resiko-resiko yang

memungkinan terjadi saat pengamanan sumber daya

(26)

Prosedur Panduan Kriteria Keamanan Sumber Daya

b. penentuan kriteria dalam evaluasi keberlangsu ngan metode

1.

Mengidentifik asi ancaman- ancaman yang mampu membahayaka n sumber daya

13. FM- EDM_04-11- 01 Formulir daftar

ancaman pada sumber daya organisasi

2.Melakukan

evaluasi setiap metode pengamanan yang telah dijalankan pada prosedur sebelumnya

14. FM- EDM_04-11- 02 Formulir hasil evaluasi metode pengamanan

3.Melakukan

diskusi terkait hasil evaluasi

15. FM- EDM_04-11- 03 Formulir daftar kriteria sumber daya

4.Menentukan

strategi, prinsip dalam menentukan kriteria keamanan

5.

Menentukan kriteria- kriteria keamanan pada masing- masing sumber daya untuk controling

(27)

EDM 04.03

Mengarah kan Manajem en Sumber Daya

Memantau alokasi dan optimasi sumber daya dalam penyesuaian dengan tujuan perusahaan dan prioritas

menggunakan goals dan metrics yang telah disetujui

Detective Pengawasan Pelaksanaan Alokasi Sumber Daya

Memantau pengawasan alokasi dan optimasi sumber daya

Prosedur Penilaian Alokasi Sumber Daya

Melakukan penilaian terhadap alokasi sumber daya yang

digunakan

Mengidentifik asi alokasi sumber daya yang

digunakan dengan tinjauan langsung maupun berdasarkan data alokasi sumber daya

Melakukan kategorisasi alokasi sumber daya

Melakukan penilaian alokasi sumber daya yang digunakan

FM-

EDM_04.12.01 Formulir Penilaian Sumber Daya Menyusun

hasil penilaian alokasi sumber daya yang digunakan

Membuat hasil laporan penilaian alokasi sumber daya

FM-

EDM_04.12.02 Formulir Laporan Hasil Penilaian Alokasi Sumber Daya Memantau

strategi penyediaan TI,

Detective Memantau

pengawasan

Prosedur Pengawasa n Strategi

Membuat rancangan pengawasan

Mengidentifik asi sumber

FM-EDM_04- 04-01 Formulir

(28)

strategi arsitektur perusahaan, manajemen sumber daya TI dan

kapabilitas/kema mpuan untuk memastikan bahwa kebutuhan perusahaan saat ini dan

kedepannya dapat dipenuhi dan sesuai dengan prinsip

strategi sumber daya

Sumber Daya

strategi sumber daya

daya yang digunakan

Klasifikasi Alokasi Sumber Daya Melakukan

penyusunan strategi sumber daya yang akan diawasi

FM-EDM_04- 13-01 Formulir Pengawasan Strategi Sumber Daya Melakukan

pengecekan apakah terjadi pelanggaran dalam melakukan pengawasan

Mendaftar pelanggaran yang terjadi dalam mengawasi strategi sumber daya

Membuat rancangan pengawasan berdasarkan pelanggaran yang sering terjadi

Memutuskan jenis dan metode pengawasan strategi sumber daya

FM-EDM_04- 13-02 Formulir Laporan Hasil Pengawasan

(29)

Strategi Sumber Daya

Memantau performa sumber daya terhadap target

Detective Memantau

pengawasan performa sumber daya

Prosedur Pengawasa n Strategi Sumber Daya

Membuat rancangan pengawasan performa sumber daya

Melakukan analisa performa sumber daya berdasarkan hasil penilaian alokasi sumber daya

FM-EDM_04- 12-02 Formulir Laporan Hasil Penilaian Alokasi Sumber Daya Menyusun

pemetaan pengawasan performa sumber daya yang

digunakan

FM-EDM_04- 14-01 Formulir Pengawasan Performa Sumber Daya Melakukan

pengecekan apakah terjadi pelanggaran dalam melakukan pengawasan

Mendaftar pelanggaran yang terjadi dalam mengawasi performa sumber daya

Membuat rancangan pengawasan

(30)

berdasarkan pelanggaran yang sering terjadi Memutuskan jenis dan metode pengawasan performa sumber daya

FM-EDM_04- 14-02 Formulir Laporan Hasil Pengawasan Performa Sumber Daya Menganalisa

penyebab

terjadinya deviasi

Detective Menganalisa

terjadinya deviasi dan memberikan penilaian terhadap setiap deviasi

Analisa dan Penilaian Deviasi

Menentukan deviasi dan penyebab terjadinya deviasi

Menentukan metode kriteria penentuan deviasi pada setiap sumber daya

FM-

EDM_04.15.01 Metode kriteria penentuan deviasi Menganalisa

laporan hasil pengawasan performa sumber daya

FM-

EDM_04.14.02 Laporan hasil pengawasan performa sumber daya Menentukan

deviasi dan penyebab terjadinya deviasi

FM-

EDM_04.15.02 Daftar deviasi dan penyebab terjadinya deviasi Menentukan

penilaian pada setiap deviasi yang terdeteksi

Menentukan parameter penilaian pada setiap deviasi di setiap sumber daya

FM-

EDM_04.15.03 Parameter penilaian deviasi

(31)

yang terdeteksi Memberikan penilaian pada setiap deviasi di setiap sumber daya yang

terdeteksi

FM-

EDM_04.15.04 Hasil penilaian deviasi

Memulai tindakan perbaikan untuk mengatasi penyebab yang mendasari terjadinya deviasi tersebut

Corrective Menyusun

tindakan perbaikan terhadap deviasi yang telah dilakukan penilaian sebelumnya

Penyusuna n dan Penerapan Tindakan Perbaikan Deviasi

Menentukan dan

menerapkan tindakan perbaikan terhadap tiap deviasi berdasarkan hasil

penilaian deviasi

Menganalisa hasil penilaian deviasi

FM-

EDM_04.16.01 Rancangan tindakan perbaikan deviasi Menentukan

rancangan tindakan perbaikan yang perlu dilakukan dalam mengatasi deviasi tersebut berdasarkan penilaian deviasi

FM-

EDM_04.16.02 Daftar

kebutuhan dalam tindakan perbaikan deviasi

Menentukan kebutuhan yang diperlukan pada tindakan perbaikan deviasi

FM-

EDM_04.16.03 Daftar

tindakan perbaikan deviasi

(32)

Menetapkan tindakan perbaikan pada setiap deviasi

FM-

EDM_04.16.04 Alur

penerapan tindakan perbaikan deviasi Menentukan

proses penerapan tindakan perbaikan terhadap tiap deviasi

FM-

EDM_04.16.05 Laporan penerapan tindakan perbaikan deviasi

(33)

Mapping Document

MAPPING DOCUMENT EDM-04

Kebijakan Keterangan Prosedur Keterangan Formulir Keterangan

KE- EDM_04- 01

EVALUASI PERENCANAAN SUMBER DAYA

PS- EDM_04- 01

Prosedur Identifikasi

Kebutuhan, Tujuan dan Target

Perusahaan

FM- EDM_04- 01-01

Formulir Pembentukan Tim Identifikasi kondisi kekinian perusahaan

FM- EDM_04- 01-02

Formulir Hasil identifikasi kondisi kekinian perusahaan FM-

EDM_04- 01-03

Formulir Hasil analisis kondisi kekinian perusahaan FM-

EDM_04- 01-04

Formulir Hasil identifikasi kebutuhan, tujuan dan target perusahaan yang akan datang

FM- EDM_04- 01-05

Formulir Daftar kebutuhan, tujuan dan target

perusahaan yang akan datang

PS- EDM_04- 02

Prosedur Evaluasi Perencanaan Sumber Daya

FM- EDM_04- 02-01

Formulir Klasifikasi jenis perencanaan kebutuhan FM-

EDM_04- 02-02

Formulir Hasil analisis perencanaan kebutuhan FM-

EDM_04- 02-03

Formulir Hasil evaluasi perencanaan kebutuhan FM-

EDM_04- 02-04

Formulir Dampak dan risiko perencanaan kebutuhan FM-

EDM_04- 02-05

Formulir Data usulan perencanaan kebutuhan sumber daya

FM- EDM_04- 02-06

Formulir Klasifikasi jenis perencanaan metode pengembangan FM-

EDM_04- 02-07

Formulir Hasil analisis perencanaan metode pengembangan

(34)

FM- EDM_04- 02-08

Formulir Hasil evaluasi perencanaan metode pengembangan FM-

EDM_04- 02-09

Formulir Data usulan perencanaan metode pengembangan

PS- EDM_04- 03

Prosedur

Perancangan dan Persetujuan Perencanaan Sumber Daya

FM- EDM_04- 03-01

Formulir Klasifikasi jenis perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah sesuai

FM- EDM_04- 03-02

Formulir Daftar perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui FM-

EDM_04- 03-03

Formulir Laporan

perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui

FM- EDM_04- 03-04

Formulir Standart

perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang dapat disetujui

FM- EDM_04- 03-05

Formulir Validasi daftar perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang akan disetujui

KE- EDM_04- 02

EVALUASI OPTIMASI ALOKASI SUMBER DAYA

PS- EDM_04- 04

Prosedur Evaluasi Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 04-01

Formulir Klasifikasi Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 04-02

Formulir Analisis Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 04-03

Formulir Evaluasi Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 04-04

Formulir Laporan Hasil Evaluasi Alokasi Sumber Daya

PS- EDM_04- 05

Prosedur Pengawasan Perencanaan Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 05-01

Formulir Pengawasan Perencanaan Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 05-02

Formulir Laporan Hasil Pengawasan Perencanaan Alokasi Sumber Daya

(35)

PS- EDM_04- 06

Prosedur Panduan manajemen dan kontrol arsitektur

FM- EDM_04- 06-01

Formulir Batasan Sumber Daya

FM- EDM_04- 06-02

Fomulir Panduan Manajemen dan Kontrol Arsitektur

KE- EDM_04- 03

KEBIJAKAN KOMUNIKASI SUMBER DAYA

PS- EDM_04- 07

Prosedur Komunikasi

Penerapan Sumber Daya

FM- EDM_04- 07-01

Formulir Rancangan komunikasi yang benar dan sesuai

FM- EDM_04- 07-02

Formulir Daftar

kemungkinan pilihan cara komunikasi

FM- EDM_04- 07-03

Formulir Daftar aturan implementasi cara

komunikasi strategi sumber daya

KE- EDM_04- 04

KEBIJAKAN PEMBERIAN

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN SUMBER DAYA

PS- EDM_04- 08

Prosedur Penentuan Tanggung Jawab Sumber Daya

FM- EDM_04- 08-01

Formulir pembentukan tim untuk mengkaji pembagian tanggung jawab pengelolaan sumber daya

FM- EDM_04- 08-02

Formulir daftar sumber daya vital bagi perusahaan

FM- EDM_04- 08-03

Formulir tujuan atau goal dari sumber daya vital yang dikaitkan dengan divisi yang ada pada organisasi serta visi dan misi organisasi

FM- EDM_04- 08-04

Formulir perumusan hak dan tanggung jawab secara spesifik atas pengelolaan masing-masing sumber daya FM-

EDM_04- 08-05

Formulir pembagian

tanggung jawab pengelolaan sumber daya

KE- EDM_04- 05

KEBIJAKAN PENGAMANAN TERHADAP SUMBER DAYA

PS- EDM_04- 09

Prosedur Pendefinisian Metrics Sumber Daya

FM- EDM_04- 09-01

Formulir daftar metrics yang disusun sesuai dengan tujuan atau goal, dan tanggung jawab masing- masing sumber daya FM-

EDM_04- 09-02

Formulri daftar KPI tiap metrics yang terdefinisi

(36)

FM- EDM_04- 09-03

Formulir Penilaian Metrics

PS- EDM_04- 10

Prosedur Perlindungan Sumber Daya

FM- EDM_04- 10-01

Formulir urgensitas sumber daya vital organisasi FM-

EDM_04- 10-02

Formulir daftar metode pengamanan sumber daya FM-

EDM_04- 10-03

Formulir penentuan metode pengamanan berdasarkan jenis sumber daya

FM- EDM_04- 10-04

Formulir daftar resiko pada metode pengamanan sumber daya

PS- EDM_04- 11

Prosedur Panduan Kriteria Sumber Daya

FM- EDM_04- 11-01

Formulir daftar ancaman pada sumber daya organisasi FM-

EDM_04- 11-02

Formulir hasil evaluasi metode pengamanan sumber daya

FM- EDM_04- 11-03

Formulir daftar kriteria sumber daya

KE- EDM_04- 06

KEBIJAKAN PENGAWASAN SUMBER DAYA

PS- EDM_04- 12

Prosedur Penilaian Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 12-01

Formulir Penilaian Alokasi Sumber Daya

FM- EDM_04- 12-02

Formulir Laporan Hasil Penilaian Alokasi Sumber Daya

PS- EDM_04- 13

Prosedur Pengawasan Strategi Sumber Daya

FM- EDM_04- 13-01

Formulir Pengawasan Strategi Sumber Daya FM-

EDM_04- 13-02

Formulir Laporan Hasil Pengawasan Strategi Sumber Daya

PS- EDM_04- 14

Prosedur Pengawasan Performa Sumber Daya

FM- EDM_04- 14-01

Formulir Pengawasan Performa Sumber Daya FM-

EDM_04- 14-02

Formulir Laporan Hasil Pengawasan Performa Sumber Daya

(37)

PS- EDM_04- 15

Prosedur Analisa Deviasi

FM- EDM_04- 15-01

Formulir Metode kriteria penentuan deviasi FM-

EDM_04- 15-02

Formulir Daftar deviasi dan penyebab terjadinya deviasi FM-

EDM_04- 15-03

Formulir Parameter penilaian deviasi FM-

EDM_04- 15-04

Formulir Hasil penilaian deviasi

PS- EDM_04- 16

Prosedur Penyusunan Perbaikan

FM- EDM_04- 16-01

Formulir Rancangan tindakan perbaikan deviasi

FM- EDM_04- 16-02

Formulir Daftar kebutuhan dalam tindakan perbaikan deviasi

FM- EDM_04- 16-03

Formulir Daftar tindakan perbaikan deviasi FM-

EDM_04- 16-04

Formulir Alur penerapan tindakan perbaikan deviasi FM-

EDM_04- 16-05

Formulir Laporan penerapan tindakan perbaikan deviasi

(38)

No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan CIO Jabatan BE Jabatan BOARD

Tanggal : ... Tanggal : ... Tanggal : ...

PANDUAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul : Memastikan Optimalisasi Sumber Daya No. Dokumen : PA-EDM_04

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(39)

No.

Rilis

No.

Revisi

Halaman T, M, X* Deskripsi Perubahan

Keterangan :

* T : Penambahan –M : Modifikasi – X: Penghapusan

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(40)

1. Deskripsi Proses

Memastikan kebutuhan sumber daya perusahaan dapat dipenuhi dengan cara yang optimal, biaya TI dioptimasi, dan mengurangi kemungkinan dari benefit realization dan kesiapan untuk menghadapi perubahan.

2. Maksud Proses

Memastikan pemenuhan syarat dan kapabilitas TI (manusia, proses dan teknologi) tersedia untuk mendukung tujuan perusahaan secara efektif dalam optimal cost.

3. Tujuan & Indikator Kinerja

Tujuan Indikator Kerja

Kebutuhan sumber daya perusahaan terpenuhi dengan kemampuan secara optimal

 Level stakeholder feedback terhadap optimalisasi sumber daya

 Jumlah keuntungan yang didapat (Contoh : Penghematan biaya) dari adanya pemanfaatan sumber daya secara optimal

 Jumlah penyimpangan dari rencana sumber daya dan strategi arsitektur perusahaan

Sumber daya yang dialokasikan untuk memenuhi prioritas terbaik perusahaan dalam keterbatasan anggaran

 Jumlah penyimpangan dari dan pengecualian untuk prinsip-prinsip manajemen sumber daya

 Persentase proyek dengan alokasi sumber daya yang tepat

Penggunaan sumber daya secara optimal yang dicapai sepanjang siklus ekonomi total

 Persentase penggunaan kembali komponen arsitektur

 Persentase proyek dan program dengan status risiko tinggi maupun sedang karena masalah pada manajemen sumber daya

 Jumlah sasaran kinerja pengelolaan sumber daya yang terealisasi

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(41)

4. Praktek Manajemen Kunci

Dalam RACI CHART, ditunjukkan kewenangan dan tanggung jawab dari masing-masing peran yang ada di perusahaan mengenai EDM04 Ensure Resource Optimisation :

RACI CHART

Praktik Tata Kelola Kunci

Board CEO CFO COO BE BPO SEC SC PM VM CRO CISO AB ERC HR COM AU CIO HA HD HO HM SM ISM BC PO

Mengevaluasi Manajemen Sumber Daya

A R C C R R I C C C C C C C R C C C

Mengarahkan manajemen sumber daya

A R C C R I R I I I I I I I I I I R C I I I I I I I

Memantau manajemen sumber daya

A R C C R I R I I I C C C C C C C R C C C I I I I I

(42)

PEDOMAN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

Judul : PENDAHULUAN

No. Dokumen : PE-EDM_04-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(43)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(44)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen / Bidang ……….

PE- EDM_04-01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00

PENDAHULUAN

TANGGAL TERBIT : HALAMAN : PEDOMAN

1. Pendahuluan

Tata Kelola Perusahaan atau Corporate Governance (selanjutnya disebut sebagai CG) merupakan suatu sistem yang dirancang untuk mengarahkan pengelolaan perusahaan secara profesional berdasarkan prinsip- prinsip transparansi, akuntabilitas, tanggung jawab, independen, kewajaran dan kesetaraan. Tata kelola perusahaan sangat dibutuhan untuk mengatur proses bisnis agar dapat memberikan nilai tambah ke perusahaan, mencapai tujuan perusahaan. Tata kelola perusahaan dapat digunakan sehingga dapat menyelaraskan tujuan perusahaan dengan tujuan Teknologi Informasi perusahaan.

Insiden dan permintaan layanan merupakan hal yang sering terjadi dalam aktivitas harian perusahaan, khususnya mengenai TI. Ada banyak insiden yang terjadi dalam waktu yang tidak terduga.

Tidak banyak karyawan mengetahui bagaimana penanganan insiden tersebut. Selain itu, permintaan layanan tertentu khususnya mengenai TI wajar terjadi seiring dengan meningkatnya kebutuhan layanan karyawan. Maka dari itu, tata kelola TI perusahaan khususnya yang menyangkut pengelolaan permintaan layanan dan insiden menjadi hal penting untuk menjamin bahwa pengelolaan tersebut sudah sesuai dengan standar atau best practice yang menjadi pedoman pelaksanaan.

Dalam penyusunan dokumen Tata Kelola ini, digunakan acuan hasil dokumen tahun 2014 yang dikerjakan oleh Mahasiswa Sistem Informasi ITS Angkatan 2011 yang beranggotakan :

1. Edwina F Anandita (5211100146) 2. Kinantya Wastu W (5211100150) 3. Alif Akbar (5211100153) 4. Erico Prabuzan (5211100165)

Sehingga penyusunan dokumen Tata Kelola ini melakukan improvement dari dokumen Tata Kelola tahun 2014. Dalam penyusunan dokumen ini yang berwarna merah merupakan hasil dokumen tahun 2014, sedangkan yang berwarna hitam merupakan hasil improvement dari dokumen tahun 2014.

LOGO

(45)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : DASAR DAN ACUAN

No. Dokumen : PE-EDM_04-02

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(46)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(47)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

DASAR DAN ACUAN

1. Dasar

Pedoman ini dibuat berdasar/mengacu pada:

a. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan b. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang informasi dan Transaksi Elektronik

c. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

d. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Pengembangan E- Government

e. Surat Edaran Menteri BUMN Nomor SE-08/MBU/2014 tentang Efisiensi dan Penghematan Biaya Operasional BUMN

2. Acuan

Adapun pembuatan tata kelola ini mengacu pada:

1. COBIT 5 Enabling Processes 2. ISO OEC 38500

3. The Open Group Architecture Forum (TOGAF) 9 4. King III

5. Dokumen tata kelola tahun 2014 yang dikerjakan oleh Mahasiswa Sistem Informasi ITS angkatan 2011

LOGO

(48)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : TUJUAN

No. Dokumen : PE-EDM_04-03

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(49)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(50)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

TUJUAN

1. Tujuan dan Indikator

Tujuan Indikator Kerja

Ketangkasan perangkat TI  Level kepuasan pelaksana bisnis dengan responsive TI pada kebutuhan baru

 Jumlah proses bisnis kritikal yang didukung dengan up-to-date infrastruktur dan aplikasi

 Rata-rata waktu untuk mengalihkan tujuan strategi TI menjadi persetujuan dan inisiatif yang disetujui

Optimisasi asset TI, sumber daya, dan kapabilitas

 Frekuensi dari kapabilitas kematangan dan optimasi biaya asset

 Trend hasil perhitungan

 Level kepuasan bisnis dan pelaku TI dengan biaya IT-related dan kapabilitas

 Persentase peningkatan kapabilitas kematangan asset

 Presentase peningkatan optimasi biaya asset

Kompetensi dan mendorong bisnid dan personel TI

 Presentasi staff yang kemampuannya memadai

 Persentase kepuasan staff dengan perannya dengan TI

 Angka jam belajar/training per staff

 Jumlah staff yang memiliki pengetahuan terhadap TI

LOGO

(51)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : RUANG LINGKUP

No. Dokumen : PE-EDM_04-04

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(52)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(53)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RUANG LINGKUP

1. Ruang Lingkup

Pembuatan tata kelola ini mencakup proses-proses yang memastikan kebutuhan sumber daya perusahaan dapat dipenuhi dengan cara yang optimal, biaya TI dioptimasi, dan mengurangi kemungkinan dari benefit realization dan kesiapan untuk menghadapi perubahan.

a. Mengevaluasi Manajemen Sumber Daya

1. Memeriksa dan membuat keputusan pada strategi terakhir yang dibuat, pilihan dalam menyediakan sumber daya TI, dan mengembangkan kapabilitas untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan yang akan datang.

2. Melakukan analisa pilihan dalam menyediakan sumber daya TI

3. Mengembangkan kapabilitas untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan yang akan datang 4. Mendefinisikan prinsip untuk memberikan panduan pada alokasi dan manajemen sumber

daya dan kapabilitas sehingga TI tersebut dapat memenuhi kebutuhan perusahaan, dengan kapabilitas yang dibutuhkan dan kapasitas berdasarkan prioritas dan batasan budget.

5. Mereview dan menyetujui rencana sumber daya dan strategi enterprise architecture untuk menyampaikan nilai dan mitigasi risiko dengan mengalokasikan sumber daya

6. Memahami kebutuhan untuk menyelaraskan manajemen sumber daya dengan finansial perusahaan dan perencanaan sumber daya manusia

7. Mendefinisikan prinsip untuk manajemen dan kontrol dari enterprise architecture.

b. Mengarahkan Manajemen Sumber Daya

1. Mengkomunikasikan dan mengarahkan penerapan strategi manajemen sumber daya, prinsip, dan kesepakatan perencanaan sumber daya dan strategi enterprise architecture.

2. Menentukan tanggung jawab untuk mengeksekusi manajemen sumber daya 3. Mendefinisikan key goals, ukuran dan metrics dari manajemen sumber daya 4. Menetapkan prinsip yang berhubungan dengan perlindungan sumber daya

5. Menyelaraskan manajemen sumber daya dengan finansial perusahaan dan perencanaan sumber daya manusia.

c. Memantau Manajemen Sumber Daya

1. Memantau alokasi dan optimasi sumber daya dalam penyesuaian dengan tujuan perusahaan dan prioritas menggunakan persetujuan goals dan metrics

LOGO

(54)

2. Memantau strategi sumber daya TI, strategi enterprise architecture, sumber daya TI dan kapabilitas untuk memastikan bahwa kebutuhan terakhir dan masa datang dari perusahaan dapat dipenuhi.

3. Memantau strategi sumber daya TI, strategi enterprise architecture untuk memastikan bahwa strategi yang digunakan sesuai dengan prinsip

4. Memantau sumber daya TI dan kapabilitas untuk memastikan bahwa kebutuhan terakhir dan masa datang dari perusahaan dapat dipenuhi

5. Memantau performa sumber daya terhadap target, analisa penyebab deviasi, dan inisiasi aksi remedial untuk menentukan penyebab mendasar.

(55)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : PROSES BISNIS

No. Dokumen : PE-EDM_04-05

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(56)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(57)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

PROSES BISNIS

1. Proses Bisnis

Top-level-management telah menetapkan proses bisnis untuk memastikan optimalisasi sumber daya sebagaimana Gambar 1.

LOGO

Panduan dan

Kebijakan Mengevaluasi MSD

Mengarahkan MSD

Memonitor MSD Audit

Pedoman & target pencapaian

Perancangan dan tindakan perbaikan

(58)

2. Struktur Organisasi Pengelolaan Aset

Dalam melakukan pengelolaan aset, Top-level-management telah menetapkan struktur organisasi pengelolaan aset sebagaimana Bagan 1.

3. Penanggung Jawab

Adapun untuk melakukan tata kelola, departemen ……. Telah menetapkan penanggung jawab seperti Tabel x berikut:

Jabatan Penanggungjawab

Board

Chief Operating Officer Strategy Executive Officer Business Executives Business Process Owners Chief Risk Officer

Head Human Resources Compliance

Audit

Chief Information Officer Head Architect

Head Development Head IT Ooperations Head IT Administration Service Manager

Business Continuity Manager

Board

Chief Excecutive Officer

Strategy Excecutive Commitee

Project Management

Office

Steering Commitee

Chief Information Officer

Head IT operations

Head IT Administration

Head Architect

Chief Financial Officer

Value Management

Office

Chief Operating Officer

Business Process Owner

Head Human Resource

Business Continuity

Manager

Chief Risk Officer

Enterprise Risk Commitee

Audit

Compliance

Chief Information Security Officer

Information Security Manager Business

Excecutive

(59)

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN

Judul : ISTILAH DAN DEFINISI No. Dokumen : PE-EDM_04-06

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(60)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(61)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

ISTILAH DAN DEFINISI

1. Istilah dan Definisi

Berikut adalah daftar istilah dan definisi yang digunakan pada dokumen tata kelola ini:

B : Board

CEO : Chief Executive Officer CFO : Chief Financial Officer COO : Chief Operating Officer BE : Business Executives BPO : Business Process Owners SEC : Srategy Executive Committee SC : Steering Committe

PMO : Project Management Office VMO : Value Management Office CRO : Chief Risk Officer

CISO : Chief Information Security Officer AB : Architecture Board

ERC : Enterprise Risk Committee HHR : Head Human Resources C : Compliance

A : Audit

CIO : Chief Information Officer HA : Head Architect

HD : Head Development HO : Head IT Operations HIA : Head IT Administration SM : Service Manager

ISM : Information Security Manager BCM : Business Continuity Manager PO : Privacy Officer

LOGO

(62)

KEBIJAKAN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

LEMBAR PENGESAHAN

Judul : EVALUASI PERENCANAAN SUMBER DAYA No. Dokumen : KE-EDM_04-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

(63)

No.

Rilis

No.

Revisi

Keterangan :

HISTORI PERUBAHAN DOKUMEN

LOGO

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen . . .

(64)

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

KE- EDM_04-01 NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00

EVALUASI PERENCANAAN

SUMBER DAYA

TANGGAL TERBIT : HALAMAN : KEBIJAKAN

A. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat dengan maksud sebagai acuan perusahaan dalam melakukan evaluasi terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya, diantaranya seperti kebutuhan sumber daya dan metode pengembangan sumber daya.

B. RUANG LINGKUP

Kebijakan ini mengatur seluruh proses evaluasi terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya, diantaranya seperti kebutuhan sumber daya dan metode pengembangan sumber daya.

C. SUB-KEBIJAKAN

Berikut ini adalah beberapa sub-kebijakan dari kebijakan “Evaluasi Perencanaan Sumber Daya”:

1. Mengidentifikasi kebutuhan, tujuan, dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang.

Dalam melakukan identifikasi terhadap kebutuhan, tujuan, dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya:

a. Kebutuhan, tujuan dan target perusahaan harus sesuai dengan tantangan bisnis perusahaan untuk beberapa tahun ke depan sesuai dengan analisa pasar yang ada.

b. Kebutuhan, tujuan dan target perusahaan harus sesuai dengan keinginan pelanggan untuk harapan inovasi produk dari perusahaan.

c. Kebutuhan, tujuan dan target perusahaan harus sesuai dengan Visi dan Misi perusahaan.

d. Kebutuhan, tujuan dan target perusahaan harus sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.

e. Kebutuhan, tujuan dan target perusahaan harus sesuai dengan kondisi kekinian dari perusahaan.

LOGO

(65)

- Perusahaan harus mengidentifikasi kondisi finansial saat ini untuk menentukan tujuan dan target perusahaan.

- Perusahaan harus mengidentifikasi kondisi sumber daya manusia saat ini untuk menentukan tujuan dan target perusahaan.

- Perusahaan harus mengidentifikasi kondisi aset saat ini untuk menentukan tujuan dan target perusahaan.

- Perusahaan harus mengidentifikasi proses bisnis saat ini untuk menentukan tujuan dan target perusahaan.

f. Kebutuhan, tujuan dan target perusahaan harus sesuai dengan risiko bisnis perusahaan.

- Menentukan metode penilaian risiko yang cocok untuk diterapkan di perusahaan.

- Melakukan penilaian risiko sesuai dengan metode yang sudah ditetapkan.

- Membuat prioritasi risiko sesuai dengan skor yang didapat dari penilaian risiko yang telah dilakukan.

g. Semua hal diatas didokumentasikan dalam bentuk dokumen hasil identifikasi kondisi kekinian perusahaan.

2. Melakukan evaluasi terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya perusahaan

Dalam melakukan evaluasi terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya perusahaan, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya:

a. Evaluasi hanya mengacu pada perencanaan kebutuhan sumber daya dan perencanaan metode pengembangan sumber daya.

b. Mengetahui terlebih dahulu beberapa jenis perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah dilakukan oleh perusahaan.

c. Evaluasi perencanaan yang terkait dengan sumber daya yang telah dilakukan oleh perusahaan mengacu pada kondisi kekinian perusahaan dan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan yang telah diidentifikasikan sebelumnya.

d. Setiap proses dalam evaluasi yang perlu didokumentasikan harus didokumentasikan.

(66)

e. Hasil dari proses evaluasi menentukan kebutuhan sumber daya dan metode pengembangan sumber daya yang digunakan dalam pembentukan perencanaan yang terkait dengan sumber daya berdasarkan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang.

3. Menentukan dan menetapkan perencanaan sumber daya perusahaan yang telah sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan

Dalam menentukan dan menetapkan perencanaan sumber daya perusahaan yang telah sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya:

a. Memastikan bahwa semua usulan perencanaan yang terkait dengan sumber daya telah sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang.

b. Terdapat persetujuan terhadap perencanaan yang terkait dengan sumber daya perusahaan oleh pimpinan perusahaan atau manajemen terkait apabila telah sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang.

c. Apabila perencanaan yang terkait dengan sumber daya perusahaan masih tidak dapat diterima oleh pimpinan perusahaan atau manajemen terkait oleh belum sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang, maka perencanaan tersebut akan dihapus atau dilakukan revisi agar sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan target perusahaan saat ini dan yang akan datang.