KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas tersusunnya Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016. LKjIP merupakan dokumen yang menjadi salah satu komponen dari siklus akuntabilitas yang dimulai dari perencanaan strategis dan diakhiri dengan penyusunan LKjIP.
LKjIP yang disusun berdasarkan Rencana Strategis Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 – 2021 serta dokumen Renja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 ini, adalah perwujudan akuntabilitas kinerja yang tercermin dari hasil pencapaian kinerja sesuai Tujuan dan Sasaran yang ditetapkan.
Sebagai salah satu dokumen evaluasi kinerja, melalui LKjIP ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang komprehensif tentang kebijakan dan program, sehingga dalam perumusan kebijakan dan program ke depannya dapat lebih tepat sasaran dan implementatif. Selain itu, melalui LKjIP ini akan dapat dicermati kendala yang ada dalam mengimplementasikan program dan kegiatan, mengetahui penyebab kegagalan sekaligus merumuskan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Demikian LKjIP Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 ini, diharapkan semua pihak yang mendukungnya mampu melakukan evaluasi guna meningkatkan capaian kinerja yang lebih baik melalui upaya peningkatan pelaksanaan tugas dengan penuh tanggung jawab. Semoga LKjIP ini bermanfaat dan dapat dijadikan pedoman serta ditindaklanjuti oleh semua pihak.
Blitar, 30 Desember 2016 KEPALA KANTOR
KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR
MUH. HADI MASKUN, SE.
Pembina Tingkat I NIP. 19640617 199003 1 010
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR ii
RINGKASAN EKSEKUTIF
A. Latar Belakang
Laporan kinerja adalah ikhtisar yang menjelaskan secara ringkas dan lengkap tentang capaian kinerja yang disusun berdasarkan rencana kerja yang ditetapkan dalam rangka pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Sedangkan pedoman penyusunan pelaporan kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar didasarkan pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Review atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016, mengacu Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Blitar Tahun 2016-2021 yang merupakan dokumen perencanaan 5 (lima) tahunan, Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Blitar Tahun 2016, Kebijakan Umum Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (KUAPBD) Kota Blitar Tahun 2016, Rencana Strategis (Renstra) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016-2021 serta Rencana Kinerja (Renja) Tahun 2016 yang merupakan dokumen perencanaan pembangunan tahunan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar.
B. Perencanaan dan Perjanjian Kinerja
Untuk memenuhi tahapan manajemen kinerja SKPD, Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar telah merumuskan kerangka perencanaan pembangunan lima tahunan dalam perencanaan jangka menengah yang dituangkan dalam dokumen Rencana Strategis (Renstra) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016-2021.
Untuk mendukung mewujudkan visi Walikota/Wakil Walikota terpilih periode 2016-2021 yaitu “Masyarakat Kota Blitar Semakin Sejahtera Melalui APBD Pro Rakyat Pada Tahun 2021” tersebut, maka dirumuskan dalam 6 misi pembangunan yang dijabarkan dalam RPJMD yang selanjutnya
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR iii dijadikan pedoman dalam penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar 2016-2021.
Adapun urusan yang dilaksanakan oleh Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar tercantum dalam misi yang berbeda sebagai berikut : 1. Urusan perpustakaan tercantum dalam misi 2 yaitu Meningkatkan Kualitas
Sumber Daya Manusia (SDM) yang Cerdas dan Berdaya Saing Tinggi.
2. Urusan kearsipan tercantum dalam misi 6 yaitu Meningkatkan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik, Bersih, dan Profesional.
Guna menjawab isu-isu strategis, serta tantangan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar lima tahun kedepan, maka perlu ditetapkan kinerja utama dan indikator kinerja utama yang kemudian diperjanjikan dalam perjanjian kinerja tahun 2016 sebagai berikut :
No Sasaran/Kinerja Utama Indikator Kinerja Target 1. Meningkatnya tata kearsipan
pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan penyelamatan
28,29%
2. Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
30%
C. Pengukuran Capaian Kinerja Tujuan/Sasaran/Kinerja Utama
Pengukuran capaian kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan oleh instansi pemerintah.
Pengukuran capaian kinerja tersebut dilakukan dengan cara membandingkan antara target dengan realisasi masing-masing indikator kinerja tujuan dan/atau sasaran yang merupakan Indikator Kinerja Utama.
Capaian kinerja tiap-tiap kinerja utama pada tahun 2016, dapat digambarkan sebagai berikut :
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR iv
KINERJA UTAMA URAIAN CAPAIAN
Kinerja Utama 1 Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
100%
Kinerja Utama 2 Meningkatnya minat baca masyarakat 124,83%
D. Akuntabilitas Keuangan
Pada tahun 2016, dalam rangka pencapaian kinerja utama Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar didukung oleh Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD) dengan Belanja Langsung sejumlah Rp. 1.004.367.696,00 dengan realisasi sejumlah Rp. 933.528.980,00 atau 92,95% dengan rincian Anggaran Belanja langsung per Kinerja Utama sebagai berikut :
NO SASARAN / KINERJA
UTAMA CAPAIAN ANGGARAN REALISASI
ANGGARAN CAPAIAN
TINGKAT EFISIENSI 1. Meningkatnya tata
kearsipan pemerintah daerah
100% 433.211.041,00 413.378.350,00 95,42% 104,80%
2. Meningkatnya minat baca masyarakat
124,83% 571.156.655,00 520.150.630,00 91,07% 137,07%
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR v
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
EXCECUTIVE SUMMARY (IKHTISAR EKSEKUTIF) ………... ii
DAFTAR ISI... v
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang... 1
B. Gambaran Umum Organisasi... 3
C. Maksud dan Tujuan ... 6
D. Dasar Hukum……….. 6
E. Aspek-aspek Strategis ... 8
F. Isu-isu Strategis ……….. 10
BAB II PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KINERJA………... 12
A. Rencana Strategis ……... 12
B. Perjanjian Kinerja Tahun 2016………... 14
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA... 18
A. Pengukuran Capaian Kinerja/Sasaran... 18
B. Analisis Capaian Kinerja Berdasarkan Target dan Ralisasi Tahun 2016... 20
C. Perbandingan Realisasi Kinerja Tahun 2015-2016 dengan Target Nasional (Target SPM) serta Target Akhir Renstra……… 26
D. Akuntabilitas Keuangan/Cost Per Outcome ……….. 27
E. Prestasi/Penghargaan……… 36
BAB IV PENUTUP………... 37
A. Kesimpulan……… 37
B. Langkah Perbaikan ……….. 38 LAMPIRAN
a. Rencana Strategis SKPD Tahun 2016 – 2021 b. Rencana Kinerja Tahunan 2016
c. Perjanjian Kinerja Tahun 2016 d. Pengukuran Kinerja Tahun 2016
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR vi
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 1 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pemerintahan yang akuntabel merupakan sebuah keharusan yang perlu dilaksanakan dalam usaha mewujudkan aspirasi serta cita-cita masyarakat dalam mencapai masa depan yang baik. Berkaitan dengan hal itu, diperlukan pengembangan dan penerapan sistem pertanggungjawaban yang tepat, jelas dan terukur sehingga penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dapat berlangsung secara berdaya guna, berhasil guna, serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah yang telah memberikan kewenangan utuh dan bulat kepada daerah untuk merencanakan, melaksanakan, mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebijakan- kebijakan daerah, semangat reformasi di bidang politik, pemerintahan dan pembangunan juga mewarnai upaya pendayagunaan aparatur negara dengan tuntutan mewujudkan administrasi negara yang mendukung kelancaran tugas dan fungsi pemerintahan dengan menerapkan prinsip-prinsip good governance, sehingga diperlukan sistem pertanggungjawaban atas segala kegiatan yang dibuat. Inilah bagian terpenting untuk ditata yang pada akhirnya menjadi instrumen good governance. Maka telah dikembangkan media pertanggungjawaban melalui Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP).
Lebih lanjut, tatacara penyusunannya diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tata Cara Review atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah. Penyusunan Laporan Kinerja
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 2 Instansi Pemerintah (LKjIP) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016, mengacu pada Rencana Strategis (Renstra) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016-2021 yang merupakan dokumen perencanaan 5 (lima) tahunan, Rencana Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar (Renja) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 serta merupakan bentuk pertanggungjawaban konkrit atas penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 ini merupakan tahap awal pelaporan kinerja periode Renstra baru 2016-2021 yang menyajikan informasi kinerja yang terukur atas pencapaian tujuan dan sasaran serta realisasi pencapaian indikator tujuan dan sasaran Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar 2016-2021, disertai dengan penjelasan yang memadai atas pencapaian kinerja dan pembandingan capaian indikator kinerja. Laporan Kinerja Intansi Pemerintah (LKjIP) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar merupakan laporan atas kemajuan penyelenggaraan pemerintahan urusan kearsipan dan perpustakaan oleh Kepala Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar yang telah dicapai serta sebagai evaluasi untuk peningkatan kinerja yang berkesinambungan periode selanjutnya.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 3 B. GAMBARAN UMUM ORGANISASI
1. SUSUNAN ORGANISASI
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2013 dan Peraturan Walikota Blitar Nomor 43 Tahun 2014 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar, susunan organisasi berupa Kantor yang merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang Kearsipan dan Perpustakaan. Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah dengan tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang Kearsipan dan Perpustakaan.
Susunan organisasi Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar terdiri dari Kepala Kantor, Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Kearsipan dan Seksi Perpustakaan serta terdapat 2 (dua) jabatan fungsional yaitu 1 (satu) orang Arsiparis dan 1 (satu) orang Pustakawan yang dijabarkan dalam struktur organisasi sebagai berikut :
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 4 Struktur Organisasi dan Tata Kerja
Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar
Namun seiring dengan pelaksanaan Undang-undang 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah maka di akhir tahun 2016 dilakukan penyesuaian kembali terhadapzsfgdgytwdr susunan Perangkat Daerah berdasarkan pembagian kewenangan dan urusan pemerintahan, yang kemudian ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2016 yang efektif berjalan di awal tahun 2017 sehingga susunan Perangkat Daerah Kota Blitar berubah dari Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tipe B yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
KEPALA KANTOR
Sub Bagian Tata Usaha JABATAN FUNGSIONAL :
1. ARSIPARIS 2. PUSTAKAWAN
Seksi Perpustakaan Seksi Kearsipan
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 5 2. SUMBER DAYA APARATUR
Sumber daya aparatur merupakan salah satu unsur terpenting dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi organisasi. Kualitas tenaga kerja atau SDM dilingkungan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar dari tahun ke tahun terus diupayakan semakin meningkat. Meskipun secara kuantitas pada tahun 2016 jumlah PNS dilingkungan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar mengalami kenaikan dibanding dengan tahun 2015 terdiri dari :
a. 1 (satu) orang eselon III;
b. 3 (tiga) orang eselon IV;
c. 10 (sepuluh) orang staf;
d. 2 (dua) orang funsgional khusus yaitu Arsiparis dan Pustakawan.
0 2 4 6 8
2015 2016
SLTP 1 1
SLTA 4 5
D3 3 3
S1 7 7
Sumber : Data Sub Bagian Tata Usaha Kantor Kearsipan & Perpustakaan Tahun 2016
Berdasarkan diagram diatas, dapat diketahui bahwa pada tahun 2016 Pegawai Negeri Sipil (PNS) dengan kualifikasi pendidikan S1 menempati urutan pertama dengan jumlah 7 PNS dari total 16 PNS. Kemudian diikuti oleh PNS dengan pendidikan SLTA berjumlah 5 yang mengalami kenaikan 1 bila
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 6 dibandingkan tahun 2015. Selanjutnya untuk PNS dengan ijasah D3 berjumlah 3 PNS dengan kualifikasi pendidikan perpustakaan. Sedangkan jumlah terendah yakni PNS dengan kualifikasi pendidikan SLTP sebesar 1 PNS.
C. MAKSUD DAN TUJUAN
Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 disusun dengan maksud sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar selama satu Tahun 2016, dengan tujuan :
1. Bahan evaluasi akuntabilitas kinerja oleh pemerintah daerah;
2. Memberikan informasi capaian tujuan dan sasaran urusan kearsipan dan perpustakaan periode awal Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitartahun 2016 – 2021;
3. Sebagai bahan penyempurnaan pelaksanaan program dan kegiatan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar yang akan datang.
D. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme;
2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 7 4. Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 08 Tahun 2006 tentang Laporan Keuangan dan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah;
7. Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi;
8. Instruksi Presiden Nomor 07 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;
9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah kedua kalinya dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/09/M.PAN/05/2007 tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah;
11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 53 tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja Dan Tata Cara Reviu Atas Laporan Kinerja Instansi Pemerintah.
12. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 2 Tahun 2010 tentang RPJPD Kota Blitar tahun 2005 – 2025;
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 8 13. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2013 tentang Organisasi
Perangkat Daerah Kota Blitar;
14. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 7 Tahun 2015 tentang APBD Kota Blitar Tahun Anggaran 2016;
15. Peraturan Walikota Blitar Nomor 53 Tahun 2015 tentang Penjabaran APBD Tahun 2016;
16. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 2 Tahun 2016 tentang RPJMD Kota Blitar tahun 2016 - 2021;
17. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 3 Tahun 2016 tentang P-APBD Kota Blitar Tahun Anggaran 2016;
18. Peraturan Daerah Kota Blitar Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota Blitar.
19. Peraturan Walikota Blitar Nomor 43 Tahun 2014 tentang Tata Kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar;
20. Peraturan Walikota Blitar Nomor 46 Tahun 2016 tentang Penjabaran P-APBD Tahun 2016.
E. ASPEK-ASPEK STRATEGIS
Dalam rangka penyelenggaraan urusan wajib non pelayanan, Kantor Kearsipan dan Perpustakan Kota Blitar berdasarkan Undang-Undang 23 Tahun 2014 berkewajiban melaksanakan urusan kearsipan dan perpustakaan yang ditujukan demi meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik melalui sadar tertib arsip dan meningkatkan Indeks Pembangunan Manusia melalui gemar membaca.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 9 Dalam pemenuhan harapan-harapan tersebut, Kantor Kearsipan dan Perpustakan Kota Blitar memiliki aspek-aspek strategis yang dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan kendala-kendala dalam pelaksanaan urusan kearsipan dan perpustakaan antara lain :
1. Dalam rangka mendukung dan menyukseskan penyelenggaraan Pemerintahan berbasis Teknologi Informasi (e-Government) terbuka peluang sekaligus tantangan bagi Kantor Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Blitar untuk menyediakan pelayanan Perpustakaan berbasis Teknologi Informasi (e-Library/e-book) dan pelayanan Kearsipan berbasis Teknologi Kearsipan seperti Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD/e-Archive)
2. Kantor Kearsipan Dan Perpustakaan dapat menjadi simpul pemersatu bangsa dan sumber naskah arsip bagi SKPD di Lingkungan Pemerintah Kota Blitar sebagaimana moto Arsip Nasional RI (ANRI), melalui akuisisi arsip-arsip penting (asli/salinan/fotocopy) SKPD yang direncanakan akan disimpan di Depo Arsip Kota Blitar.
3. Rekam jejak (track record) berbagai kebijakan dalam Penyelenggaraan Pemerintah Kota Blitar, dapat ditelusuri melalui pendokumentasian Kegiatan- Kegiatan Penting Pemerintah Kota Blitar.
4. Dukungan anggaran dana untuk mewujudkan sarana dan prasarana Kantor Kearsipan Dan Perpustakaan sesuai tuntutan yang diharapkan organisasi Pemerintah dan masyarakat kedepan.
5. Peran serta seluruh lapisan masyarakat akan pentingnya membaca. Menurut data UNESCO, indeks minat baca di Indoensia pada tahun 2016 hanya
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 10 berkisar pada 0,001 yang artinya tiap seribu penduduk, hanya 1 yang gemar membaca.
F. ISU-ISU STRATEGIS
Berdasarkan hasil analisis permasalahan untuk masing-masing urusan sesuai dengan kondisi objektif pada Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar dan berdasarkan analisis lingkungan strategis periode sebelumnya, maka dirumuskan isu-isu strategis urusan kearsipan dan urusan perpustakaan yang harus diselesaikan pada Rencana Strategis (Renstra) 2016-2021 sebagai berikut : 1. Urusan Kearsipan :
a. Kurang tertibnya penanganan arsip di Pemerintah Daerah;
b. Masih terbatasnya SDM yang ahli dan terampil di bidang kearsipan;
c. Kurangnya sarana prasarana kearsipan. Depo Arsip yang masih berpindah tempat, pada akhir tahun 2016 pindah dari Hall Stadion Supriyadi ke Jl. Ciliwung (eks Balai Latihan Kerja). Selain hal tersebut, juga belum adanya ruang arsip inaktif di semua SKPD dan belum adanya teknologi otomasi kearsipan;
d. Belum adanya Perda Kearsipan Daerah dan Perwali Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif sebagai pedoman SKPD melakukan penyusutan arsip;
e. Kesalahan persepsi mengenai arsip dan tanggung jawab kearsipan.
2. Urusan Perpustakaan :
a. Rendahnya minat baca masyarakat;
b. Kurangnya SDM bidang IT dan perpustakaan;
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 11 c. Kurangnya anggaran untuk operasional perpustakaan;
d. Kurangnya sarana prasarana perpustakan sesuai standar perpustakaan (ruang layanan, komputer, scanner, ruang pengolahan, ruang deposit dan preservasi). Kondisi saat ini ruang layanan hanya satu dan dipakai untuk semua kegiatan layanan yang luasnya sangat terbatas (ruang sirkulasi, ruang anak, referensi, deposit);
e. Perlunya sarana publikasi yang lebih masif agar perpustakaan milik daerah menjadi rujukan bagi masyarakat Kota Blitar;
f. Perlunya penambahan jam buka layanan perpustakaan di hari libur (Sabtu-Minggu). Selama ini masih terbatas buka pada jam kerja dan perpustakaan keliling ke sekolah pada hari Sabtu.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 12 BAB II
PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KINERJA
A. Rencana Strategis
Penyusunan Rencana Strategis Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 – 2021 pada dasarnya dimaksudkan agar Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar mampu menjawab tuntutan lingkungan strategis lokal, regional, nasional dan global, sehingga disamping tetap berada dalam tatanan Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia, juga mampu eksis dan berkembang dalam rangka meningkatkan kinerja profesionalnya. Maksud penyusunan Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016-2021 ini dijabarkan sebagai berikut :
1. Merupakan penjabaran secara operasional visi, misi dan program Kepala Daerah terpilih yang digambarkan dalam bentuk Tujuan, Sasaran, Program
dan Kegiatan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar selama 5 (lima) tahun sesuai masa periode kepemimpinan Kepala Daerah;
2. Memberikan arah dan pedoman bagi Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar dalam melaksanakan tugasnya untuk menentukan prioritas- prioritas di bidang pelayanan, sehingga sasaran, tujuan, program dan kegiatan yang telah ditetapkan dalam kurun waktu tersebut dapat tercapai.
2. Dipergunakan sebagai tolok ukur kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar, melalui perencanaan, pengukuran dan evaluasi kinerja terhadap kebijaksanaan, program dan kegiatan yang dilaksanakan.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 13 3. Memberikan informasi kepada pemangku kepentingan (stakeholders)
tentang rencana kegiatan tahunan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar.
Sedangkan tujuan penyusunan Rencana Strategis Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 - 2021 ini antara lain adalah :
1. Menjabarkan dan menyusun dasar perencanaan yang memuat tujuan, sasaran, strategi, kebijakan, program dan kegiatan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016-2021;
2. Untuk pedoman tata kerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar terhadap pencapaian hasil yang diinginkan;
3. Untuk menyediakan dokumen rencana pembangunan jangka menengah sebagai acuan penyusunan rencana kerja atau rencana kinerja tahunan;
4. Bahan evaluasi perencanaan tugas-tugas Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar berikutnya.
Menentukan strategi untuk pengelolaan keberhasilan, penguatan komitmen yang berorientasi pada masa depan, adaptif terhadap perubahan lingkungan strategis, peningkatan komunikasi vertikal dan horisontal, peningkatan produktivitas dan menjamin efektivitas penggunaan sumber daya organisasi.
Untuk mendukung mewujudkan visi Walikota/Wakil Walikota terpilih periode 2016-2021 yaitu “Masyarakat Kota Blitar Semakin Sejahtera Melalui APBD Pro Rakyat Pada Tahun 2021” tersebut, maka dirumuskan dalam 6 misi pembangunan yang dijabarkan dalam RPJMD yang selanjutnya dijadikan pedoman dalam penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar 2016-2021.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 14 Adapun urusan yang dilaksanakan oleh Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar tercantum dalam misi yang berbeda sebagai berikut : 1. Urusan perpustakaan tercantum dalam misi 2 yaitu Meningkatkan Kualitas
Sumber Daya Manusia (SDM) yang Cerdas dan Berdaya Saing Tinggi.
2. Urusan kearsipan tercantum dalam misi 6 yaitu Meningkatkan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik, Bersih, dan Profesional.
B. Perjanjian Kinerja 2016
Perjanjian kinerja pegawai aparatur sipil negara (ASN) dalam suatu organisasi pemerintahan bukan hanya bersifat administratif, tetapi diharapkan dapat mengarah pada manajerial yang memiliki efek ke bawah dan ke samping dalam organisasi tersebut. Dengan begitu, penandatanganan perjanjian kinerja dapat mendorong perbaikan struktur organisasi yang kurang rapi dan meminimalisir intervensi-intervensi dari pihak yang tidak bertanggungjawab.
Penyusunan Perjanjian Kinerja merupakan salah satu tahapan dalam Sistem Akuntabilitas Kinerja Intansi Pemerintah yang termuat dalam Peraturan Presiden Nomor 29 tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Menurut petunjuk teknis perjanjian kinerja, pelaporan kinerja dan tata cara reviu instansi pemerintah yang termuat dalam PERMENPAN No. 53 Tahun 2014, Perjanjian kinerja merupakan lembar/dokumen yang berisikan penugasan dari Bupati/Walikota sebagai pemberi amanah kepada Pimpinan SKPD sebagai penerima amanah untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja. Melalui perjanjian ini maka terwujudlah komitmen dan kesepakatan antara Bupati/Walikota sebagai pemberi amanah
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 15 dan Pimpinan SKPD sebagai penerima amanah atas kinerja terukur tertentu berdasarkan tugas, fungsi dan wewenang serta sumber daya yang tersedia.
Kinerja yang disepakati tidak dibatasi pada kinerja yang dihasilkan atas kegiatan tahun bersangkutan, tetapi termasuk kinerja (outcome) yang seharusnya terwujud akibat kegiatan tahun-tahun sebelumnya. Dengan demikian target kinerja yang diperjanjikan juga mencakup outcome yang dihasilkan dari kegiatan tahun-tahun sebelumnya, sehingga terwujud kesinambungan kinerja setiap tahunnya. Adapun Tujuan dibuatnya Perjanjian Kinerja adalah sebagai berikut :
a. Sebagai wujud nyata komitmen antara Walikota dan pimpinan SKPD untuk meningkatkan integritas, akuntabilitas, transparansi, dan kinerja aparatur;
b. Menciptakan tolok ukur kinerja sebagai dasar evaluasi kinerja aparatur;
c. Sebagai dasar penilaian keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi dan sebagai dasar pemberian penghargaan dan sanksi;
d. Sebagai dasar bagi Walikota untuk melakukan monitoring, evaluasi dan supervisi atas perkembangan/kemajuan kinerja pimpinan SKPD;
e. Sebagai dasar dalam penetapan sasaran kinerja pegawai.
Perjanjian Kinerja Tahun 2016 Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar adalah pernyataan komitmen pimpinan sebagai penerima amanah untuk mewujudkan janji mencapai kinerja tertentu yang telah disepakati bersama. Perjanjian kinerja tahun 2016 juga merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran dan program tahun pertama yang telah ditetapkan dalam Renstra Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 - 2021. Perjanjian kinerja Tahun 2016 tersebut juga merupakan rencana capaian kinerja tahunan untuk
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 16 indikator kinerja yang ada pada tingkat tujuan dan/atau sasaran yang telah ditetapkan sebagai indikator kinerja utama, yang dijabarkan sebagai berikut :
PERJANJIAN KINERJA
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPPUSTAKAAN KOTA BLITAR TAHUN 2016
No. Sasaran Strategis / Kinerja Utama
Indikator Kinerja Utama
Target 2016
1. Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan
penyelamatan
28,29%
2 Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
30%
NO PROGRAM ANGGARAN (Rp.) KETERANGAN
1 PROGRAM PELAYANAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
288.707.215,00 DAU
2 PROGRAM P
ENINGKATAN SARANA DAN PRASANA APARATUR
363.271.535,00 DAU
3 PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA APARATUR
121.665.000,00 DAU
4 PROGRAM PENINGKATAN PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN KEUANGAN
26.443.000,00 DAU
X 100%
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 17
NO PROGRAM ANGGARAN (Rp.) KETERANGAN
5 PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN
94.889.100,00 DAU
6 PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN BARANG/ARSIP DAERAH
242.980.741,00 DAU
7 PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN
48.257.500,00 DAU
8 PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI
47.083.700,00 DAU
9 PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN
571.156.655,00 DAU
JUMLAH 1.804.454.446,00
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 18 BAB III
AKUNTABILITAS KINERJA
A. PENGUKURAN CAPAIAN KINERJA SASARAN
Dalam implementasi Sistem AKIP, Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar berkomitmen memberikan pernyataan keberhasilan atas komitmen kinerja yang ingin diwujudkan pada tahun yang bersangkutan. Hal tersebut dimaksudkan sebagai salah satu sarana untuk meningkatkan akuntabilitas, transparansi, dan kinerja aparatur serta penilaian keberhasilan/kegagalan pencapaian tujuan dan/atau sasaran.
Pengukuran kinerja dimaksudkan untuk menilai keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan dalam Rencana Strategis dan Rencana Kerja. Pengukuran capaian kinerja yang mencakup penetapan indikator dan capaian kinerjanya digunakan untuk menilai keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan dan program yang telah ditetapkan dalam Perencanaan Strategis. Penilaian tersebut tidak terlepas dari proses yang merupakan kegiatan mengolah masukan menjadi keluaran atau penilaian dalam proses penyusunan kebijakan/program/kegiatan yang dianggap penting dan berpengaruh terhadap pencapaian sasaran dan tujuan. Pengukuran kinerja mencakup penilaian indikator kinerja sasaran dan didasarkan pada target dan realisasi dengan satuan pengukuran dalam bentuk prosentase, indeks, rata-rata, angka dan jumlah.
Pengukuran Capaian Kinerja/Sasaran Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar seperti pada tabel berikut :
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 19 No. Sasaran
Strategis / Kinerja Utama
Indikator Kinerja
Utama
Formulasi Perhitungan Capaian Target IKU
Target 2016
1. Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang
dilakukan penyela- matan
28,29%
2 Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
30%
Selanjutnya atas hasil pengukuran kinerja, dilakukan evaluasi dan analisis kinerja untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan dan pencapaian sasaran strategi Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar dan sebab-sebab tercapai dan tidaknya kinerja yang diharapkan untuk mempermudah interpretasi atas pencapaian kinerja sasaran serta indikator sasaran.
Pernyataan keberhasilan atas komitmen kinerja tersebut diberikan dengan memberikan atribut pada capaian masing-masing indikator kinerja, dengan kriteria yaitu :
NO
NILAI CAPAIAN KINERJA
PEMBERIAN ATRIBUT
% KETERANGAN PRESENTASE
1 85% s/d < 100% Delapan puluh lima persen sampai dengan seratus persen
Sangat Berhasil
X 100% Jumlah arsip yang telah
dilakukan penyelamatan &
pelestarian tahun n+(n-1)
Jumlah arsip yang dilakukan penyelamatan &
pelestarian s.d. tahun 2021 X 100%
Jumlah pemustaka tahun n-(n-1)
Jumlah pemustaka tahun (n-1) X 100%
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 20 NO
NILAI CAPAIAN KINERJA
PEMBERIAN ATRIBUT
% KETERANGAN PRESENTASE
2 70% s/d < 85% Tujuh puluh persen sampai kurang dari delapan puluh lima persen
Berhasil
3 55% s/d < 70 % Lima puluh lima persen sampai kurang dari tujuh puluh persen
Cukup berhasil
4 X < 55% Dibawah lima puluh lima persen
Tidak berhasil
B. ANALISIS CAPAIAN KINERJA BERDASARKAN TARGET DAN REALISASI TAHUN 2016
Analisis dan evaluasi telah dilakukan guna penyempurnaan/perbaikan perencanaan dan penanganan atau peningkatan kinerja di masa mendatang.
Analisis atas pencapaian kinerja pelaksanaan program dan kegiatan pada tahun 2016 merupakan analisis terhadap komitmen Kepala Kantor Kearsipan dan Perpustakaan guna mencapai target kinerja sesuai tujuan dan sasaran strategis yang telah ditetapkan dalam dokumen Indikator Kinerja Utama dan Perjanjian Kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar. Penjabaran analisis dan evaluasi capaian kinerja Pemerintah Kota Blitar pada Tahun 2016.
Pengukuran capaian kinerja tersebut dilakukan dengan cara membandingkan antara target dengan realisasi kinerja tahun 2016, realisasi
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 21 kinerja tahun 2016 dengan realisasi kinerja tahun sebelumnya (tahun 2015), serta realisasi kinerja tahun 2016 dengan target akhir Renstra 2016 – 2021.
Hasil pengukuran kinerja berdasarkan target dan realisasi tahun 2016 Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar Tahun 2016 dapat diuraikan sebagai berikut :
Sasaran Indikator Kinerja Utama
Target Realisasi %
Capaian
(1) (2) (3) (4) (5)
1.Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan penyelamatan
28,29 % 28,29 % 100
2.Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
30 % 37,45 % 124,83
RATA-RATA CAPAIAN INDIKATOR KINERJA UTAMA 112,41
Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar telah menetapkan 2 Sasaran Strategis dengan 2 Indikator Kinerja Utama (IKU) beserta targetnya untuk dicapai pada Tahun 2016. Penjabaran analisis dan evaluasi capaian kinerja Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar pada Tahun 2016 adalah sebagai berikut :
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 22 1. Sasaran 1: Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Sasaran Indikator Kinerja Utama
Target Realisasi %
Capaian Meningkatnya
tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan penyelamatan
28,29 % 28,29 % 100
Keterangan :
a. Sasaran meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah dicapai dengan Indikator Kinerja Utama (IKU) urusan kearsipan yaitu persentase arsip daerah yang dilakukan penyelamatan dengan formulasi penghitungan indikator sebagai berikut :
e. Dari formula tersebut tercapai 100% termasuk kategori Sangat Berhasil, yang berasal dari perhitungan target 28,29% dengan realisasi 28,29%.
Formula ini berasal dari :
- Jumlah arsip yang dilakukan penyelamatan tahun 2015 : 11.373 - Jumlah arsip yang dilakukan penyelamatan tahun 2016 : 42.327 Dari formulasi penghitungan, terdapat peningkatan arsip yang telah dilakukan penyelamatan sebesar 30.954 arsip atau 42,34% yang digambarkan sebagai berikut :
Jumlah arsip yang telah dilakukan penyelamatan &
pelestarian tahun n+(n-1)
X 100%
Jumlah arsip yang dilakukan penyelamatan &
pelestarian s.d. tahun 2021
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 23 f. Namun demikian masih terdapat hal yang perlu mendapat perhatian
terkait penyelamatan dan pelestarian arsip/dokumen pemerintah daerah yaitu tersedianya Depo Arsip representatif, sesuai standar dan lokasinya menetap dan tidak berpindah-pindah tempat. Depo Arsip juga harus jauh dari gudang barang mengingat arsip/dokumen yang diselamatkan di Depo Arsip juga terdapat arsip /dokumen yang bersifat abadi/bersejarah/statis.
g. Sedangkan jumlah arsip daerah yang harus diselamatkan selama kurun waktu 2016-2021 ditargetkan sebanyak 80.000 lembar dan pada tahun 2016 telah tercapai sebanyak 42.327 lembar (52,90%).
2. Sasaran 2 : Meningkatnya minat baca masyarakat.
Sasaran Indikator Kinerja Utama
Target Realisasi %
Capaian Meningkatnya
minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
30 % 37,45 % 124,83
Keterangan :
a. Sasaran meningkatnya minat baca masyarakat menjadi Indikator Kinerja Utama (IKU) urusan perpustakaan yaitu persentase peningkatan pemustaka dengan formulasi penghitungan indikator sebagai berikut :
42.327 – 11.373
X 100% = 42,34%
11.373
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 24 3.
4.
b. Dari formula tersebut tercapai 100% termasuk kategori Sangat Berhasil, yang berasal dari perhitungan target 30% dengan realisasi 37,45%.
Formula ini berasal dari :
- Jumlah pemustaka tahun 2015 : 10.467 - Jumlah pemustaka tahun 2016 : 14.387
Dari formulasi penghitungan, terdapat peningkatan pemustaka sebesar 3.920 pemustaka atau 37,45% yang digambarkan sebagai berikut :
c. Namun demikian masih terdapat hal yang perlu mendapat perhatian terkait peningkatan pemustaka yaitu kurangnya sarana prasarana perpustakan sesuai standar perpustakaan (ruang layanan, komputer, scanner, ruang pengolahan, ruang deposit dan preservasi) dan . Kondisi saat ini ruang layanan hanya satu dan dipakai untuk semua kegiatan layanan yang luasnya sangat terbatas (ruang sirkulasi, ruang anak, referensi, deposit).
d. Langkah/upaya perbaikan yang dilakukan untuk meningkatkan pemustaka sebagai berikut :
1. Merintis pelayanan berbasis IT yang terintegrasi : - Katalog online
- Sirkulasi menggunakan IT
Jumlah peningkatan pemustaka tahun n-(n-1)
X 100%
Jumlah pemustaka tahun (n-1)
14.387 – 10.467
X 100% = 37,45%
10.467
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 25 2. Menambah armada layanan mobil perpuatakaan keliling.
3. Menambah layanan bulkloan.
4. Promosi layanan perpustakaan melalui web dan facebook serta media sosial lainnya.
Grafik Perkembangan Jumlah Pemustaka Tahun 2014-2016
Sumber : Seksi Perpustakaan (Kantor Kearsipan & Perpustakaan dibentuk pada akhir tahun 2014)
Grafik Perkembangan Koleksi Buku Tahun 2012-2016 0
5000 10000 15000
2014 2015 2016 0
10.467
14.387 Jumlah Pemustaka
- 5.000 10.000 15.000
2012 2013 2014 2015 2016
12.360 12.908
10.367 12.574 14.059 Jumlah Koleksi Buku Perpustakaan Daerah
(buku/tahun)
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 26 Keberhasilan / kegagalan pencapaian target pada Perjanjian Kinerja tahun 2016 ditunjukkan dalam tabel di bawah ini :
Sasaran Strategis Indikator Kinerja Capaian
2016 Sangat
Berhasil Berhasil Cukup
Berhasil Tidak Berhasil
Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang
dilakukan penyelamatan
100 % √
Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
124,83% √
Rata – rata Keberhasilan Pencapaian Sasaran Strategis
112,42%
SANGAT BERHASIL
Berdasarkan akumulasi capaian indikator kinerja dari masing-masing kebijakan yang telah dijabarkan sampai pada program dan kegiatan tersebut, menunjukkan bahwa untuk pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar selama tahun 2016 termasuk kategori 1 (satu) dengan nilai capaian kinerja 112,42 % (seratus dua belas koma empat puluh dua persen).
C. PERBANDINGAN REALISASI KINERJA TAHUN 2015-2016 DENGAN TARGET NASIONAL (TARGET SPM) SERTA TARGET AKHIR RENSTRA
Hingga saat ini Pemerintah belum menetapkan target Standart Pelayanan Minimal (SPM) untuk urusan kearsipan dan perpustakaan.
Adapun perbandingan realisasi kinerja tahun 2015-2016 dengan target akhir Renstra dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel Analisis Capaian Kinerja Berdasarkan Target dan Realisasi Tahun 2016
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 27 TUJUAN
DAN/ATAU SASARAN
INDIKATOR KINERJA UTAMA
TARGET 2021
REALISASI 2016
CAPAIAN TAHUN 2016 DENGAN
TARGET 5 TAHUNAN Meningkatnya
tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan penyelamatan
100% 28,29% 28,29%
Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
55% 37,45% 68,09%
D. AKUNTABILITAS KEUANGAN / COST PER OUTCOME
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar didukung dengan dana yang cukup memadai. Pada tahun 2016 jumlah anggaran adalah sebagai berikut :
1. Belanja Tidak Langsung : Rp. 1.076.422.696,00
2. Belanja Langsung : Rp. 1.804.454.446,00
J u m l a h : Rp. 2.880.877.142,00
Dari anggaran tersebut sampai dengan bulan Desember 2016 telah terealisasi sebesar Rp. 2.743.334.795,00 atau 95,23% . Adapun khusus untuk anggaran dan realisasi belanja langsung program/kegiatan tahun 2016 tersebut adalah sebagai berikut :
No. Uraian Anggaran
( Rp) Realisasi
( Rp ) %
I. Program Pelayanan
Administrasi Perkantoran 288.707.215 278.179.001 96,35 1. Penyediaan Jasa Surat
Menyurat 1.670.000 1.425.000 85,33
TABEL ANGGARAN DAN REALISASI BELANJA LANGSUNG TAHUN ANGGARAN 2016
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 28
No. Uraian Anggaran
( Rp) Realisasi
( Rp ) %
2. Penyediaan Jasa Komunikasi,
Sumber Daya Air dan Listrik 84.205.700 79.870.579 94,85 3. Penyediaan Alat Tulis Kantor 32.231.500 28.841.400 89,48 4. Penyediaan Barang Cetakan
dan Penggandaan 14.802.140 14.797.500 99,97
5. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik / Penerangan Bangunan Kantor
1.414.300 1.237.500 87,50
6. Penyediaan Peralatan Rumah
Tangga 24.391.875 23.363.850 95,79
7. Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang – undangan
5.064.000 4.932.000 97,39 8. Penyediaan Makanan dan
Minuman 2.915.000 1.737.500 59,61
9. Rapat – rapat Koordinasi dan Konsultasi Dalam dan Luar Daerah
122.012.700 121.973.672 99,97 II. Program Peningkatan
Sarana dan Prasarana Aparatur
363.271.535 337.723.454 92,97 1. Pemeliharaan Rutin /
Berkala Gedung Kantor 77.559.335 76.474.600 98,60 2. Pemeliharaan Rutin /
Berkala Kendaraan Dinas / Operasional
58.199.000 43.104.854 74,06
3. Pemeliharaan Rutin / Berkala Perlengkapan Gedung Kantor
6.008.600 5.146.000 85,64
4. Pemeliharaan Rutin / Berkala Peralatan Gedung Kantor
19.919.600 13.745.000 69,00 5. Rehabilitasi Sedang/Berat
Gedung Kantor 201.585.000 199.253.000 98,84
III. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
121.665.000 112.695.000 92,63 1. Fasilitasi Keperansertaan
Pada Event Daerah dan Hari Besar Nasional
80.840.000 72.195.000 89,31 2. Penyebarluasan Informasi
Program / Kegiatan SKPD 40.825.000 40.500.000 99,20
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 29
No. Uraian Anggaran
( Rp) Realisasi
( Rp ) %
IV. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
26.443.000 12.885.700 48,73
1. Penyusunan Laporan
Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD
7.106.200 3.197.200 44,99
2. Penyusunan Perencanaan
Kegiatan dan Anggaran 19.336.800 9.688.500 50,10 V. Program Perbaikan Sistem
Administrasi Kearsipan 94.889.100 84.488.900 89,04 1. Kajian sistem administrasi
kearsipan 94.889.100 84.488.900 89,04
VI. Program Penyelamatan &
Pelestarian Dokumen/
Arsip Daerah
242.980.741 235.895.950 97,08
1. Pendataan dan penataan
dokumen/arsip daerah 240.735.741 235.895.950 97,99 2. Penduplikasian
dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika
2.245.000 0 0
VII. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
48.257.500 48.257.500 100
1. Pemeliharaan rutin/berkala
arsip daerah 48.257.500 48.257.500 100
VIII. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
47.083.700 47.083.700 100
1. Sosialisasi/ penyusunan kearsipan dilingkungan instansi pemerintah/ swasta
47.083.700 47.083.700 100 IX. Program Pengembangan
Budaya Baca dan
Pembinaan Perpustakaan
571.156.655 520.150.630 91,07
1. Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar
254.232.100 239.643.000 94,26
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 30
No. Uraian Anggaran
( Rp) Realisasi
( Rp ) %
2. Pengembangan minat dan
budaya baca 90.047.555 84.095.505 93,39
3. Supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dan perpustakaan masyarakat
18.345.800 17.263.800 94,10
4. Pelaksanaan Koordinasi pengembangan
perpustakaan
5.743.100 4.988.100 86,85 5. Publikasi dan sosialisasi
minat dan budaya baca 53.899.600 33.240.825 61,67 6. Penyediaan bahan pustaka
perpustakaan 99.545.800 98.933.600 99,39
7. Monitoring, evaluasi dan
pelaporan 22.128.800 15.593.000 70,46
8. Penyelenggaraan koordinasi
pengembangan budaya baca 27.213.900 26.392.800 96,98 JUMLAH 1.804.454.446 1.678.434.770 93,02
Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa anggaran belanja langsung terealisasi sebesar Rp 1.678.434.770,00 dari total anggaran sebesar 1.804.454.446,00 atau sebesar 93,02%. Hal ini menunjukkan bahwa realisasi anggaran dari Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar tahun 2016 termasuk tinggi.
Dalam mengukur penilaian kinerja capaian keuangan, dalam Laporan ini dilakukan pengukuran kinerja keuangan terhadap Belanja Langsung yang berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah untuk kedua kalinya dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011, merupakan anggaran yang digunakan secara langsung untuk program
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 31 pembangunan. Pengukuran kinerja keuangan per tujuan dan/atau sasaran yang menjadi kinerja utama (cost per outcome), dihitung dengan cara sebagai berikut : 1. MENGHITUNG ALOKASI PER TUJUAN DAN/ATAU SASARAN PEMBANGUNAN
NO SASARAN/
KINERJA UTAMA
INDIKATOR KINERJA
UTAMA ANGGARAN (Rp) %
ANGGARAN 1. Meningkatnya
tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan
penyelamatan
433.211.041,00 43,13%
2. Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
571.156.655,00 56,87%
TOTAL ANGGARAN 1.004.367.696,00 100%
2. MENGHITUNG PENCAPAIAN KINERJA DAN ANGGARAN
Sasaran/
Kinerja Utama Indikator
Kinerja Anggaran
Target Reali sasi
Capai
an Alokasi Realisasi Capaian
Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang
dilakukan penyelamatan
28,29
%
28,29
%
100% 433.211.041,00 413.378.350,00 95,42%
Program Penyelamatan
& Pelestarian Dokumen/
Arsip Daerah
Persentase arsip daerah yang telah dilakukan penyelamatan
61,91
%
61,91
%
100% 242.980.741 235.895.950 97,08%
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 32
Sasaran/
Kinerja Utama Indikator
Kinerja Anggaran
Target Reali sasi
Capai
an Alokasi Realisasi Capaian
Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Persentase rumusan kebijakan kearsipan yang menjadi kebijakan
25% 25% 100% 94.889.100 84.488.900 89,04%
Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan
Persentase sarana prasarana kearsipan dalam kondisi baik
70% 70% 100% 48.257.500 48.257.500 100%
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Persentase peningkatan SDM pengelola kearsipan
28,57
%
28,57
%
100% 47.083.700 44.736.500 95,01%
Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
30% 37,45
%
124,8 3%
571.156.655,00 520.150.630,00 91,07%
Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
Persentase pemustaka yang puas terhadap layanan perpustakaan
70% 76% 108,57
%
571.156.655,00 520.150.630,00 91,07%
Rata-rata capaian kinerja dan anggaran 112,41
% 1.004.367.696,00 933.528.980,00 92,95%
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 33 Keterangan :
# Untuk sasaran strategis pertama dengan indikator Persentase arsip daerah yang dilakukan penyelamatan, capaian anggaran terserap sebesar 95,42% dan capaian kinerja 100%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja sasaran strategis pertama sangat berhasil.
# Untuk sasaran strategis kedua dengan indikator persentase peningkatan pemustaka, capaian anggaran terserap sebesar 91,07% dan capaian kinerja 124,83%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja sasaran strategis kedua sangat berhasil.
# Untuk Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan dengan indikator Persentase Rumusan Kebijakan Kearsipan yang Menjadi Kebijakan, capaian anggaran terserap sebesar 89,048% dan capaian kinerja 100%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja program sangat tinggi. Program ini terdiri dari 1 Kegiatan yaitu Kegiatan Kajian Sistem Administrasi Kearsipan yang merupakan awal pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD). Pada tahun 2016 kegiatan ini masih dalam proses koordinasi lintas OPD & antar Lembaga Kearsipan Daerah yang telah menyusun produk hukum kearsipan dan direncanakan pada tahun 2017 segera menyusun draft produk hukum kearsipan.
# Untuk Program Penyelamatan & Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah dengan indikator Persentase Arsip Daerah yang Telah Dilakukan Penyelamatan, capaian anggaran terserap sebesar 97,08% dan capaian kinerja 100%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja program sangat tinggi. Program ini terdiri dari 2 Kegiatan yaitu Kegiatan Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah dan Kegiatan Penduplikasian dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika.
Pada tahun 2016 terdapat peningkatan arsip yang telah dilakukan penyelamatan sebesar 30.954 arsip atau 42,34%.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 34 Meskipun demikian, untuk Kegiatan Penduplikasian dokumen/arsip daerah
dalam bentuk informatika 0% (tidak dicairkan) karena pagu tidak mencukupi untuk jasa kerja penduplikasian dokumen/arsip daerah dan sebagai solusinya adalah diusulkan kembali penganggarannya pada tahun anggaran 2017.
# Untuk Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Prasarana Kearsipan dengan indikator Persentase Peningkatan Sarana Prasarana Kearsipan, capaian anggaran terserap sebesar 100% dan capaian kinerja 100%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja program sangat berhasil. Program ini terdiri dari 1 Kegiatan yaitu Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah yang harus terus ditingkatkan, salah satunya dengan mengusulkan Depo Arsip yang menetap dan representatif.
# Untuk Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi dengan indikator Persentase Peningkatan Kapasitas SDM Pengelola Kearsipan, capaian anggaran terserap sebesar 95,01% dan capaian kinerja 100%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja program sangat berhasil. Program ini terdiri dari 1 Kegiatan yaitu Kegiatan Sosialisasi/Penyusunan Kearsipan Dilingkungan Instansi Pemerintah/Swasta, dimana sosialisasi kearsipan harus terus ditingkatkan karena masih kurang tertibnya penataan arsip di SKPD. Kegiatan Sosialisasi/penyusunan Kearsipan Dilingkungan Instansi Pemerintah tetap perlu dilaksanakan setiap tahun untuk meng-upgrade petugas kearsipan SKPD.
# Untuk Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan dengan indikator Persentase Peningkatan Pemustaka, capaian anggaran terserap sebesar 86,43% dan capaian kinerja 124,83%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja program sangat berhasil. Program ini terdiri dari 5 Kegiatan, dimana Kegiatan Penyediaan Bahan Pustaka masih sangat kurang karena
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 35 tahun 2016 terdapat penambahan armada mobil perpustakaan keliling dari dana APBD dan mengusulkan penambahan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka pada tahun 2017 untuk menambah koleksi bahan pustaka penunjang mobil perpustakaan keliling yang melayani pemustaka di sekolah-sekolah terutama Taman Kanak-Kanak (TK) se Kota Blitar.
3. MENGHITUNG EFISIENSI PENGGUNAAN SUMBER DAYA
No Sasaran/ Kinerja
Utama Indikator % Capaian Kinerja
% Penyerapan
Anggaran
Tingkat Efisiensi
1. Meningkatnya tata kearsipan pemerintah daerah
Persentase arsip daerah yang dilakukan
penyelamatan
100% 95,42% 104,80%
2. Meningkatnya minat baca masyarakat
Persentase peningkatan pemustaka
124,83% 91,07% 137,07%
Keterangan :
# Untuk sasaran strategis pertama dengan indikator Persentase Arsip Daerah yang Dilakukan Penyelamatan, dengan capaian anggaran sebesar 95,42% dan capaian kinerja 100%, maka tingkat efisiensi mencapai 104,80%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja sasaran strategis pertama sangat efisien.
# Untuk sasaran strategis kedua dengan indikator Persentase Peningkatan Pemustaka, capaian anggaran terserap sebesar 91,07% dan capaian kinerja 124,83%, maka tingkat efisiensi mencapai 137,07%. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja sasaran strategis kedua sangat efisien.
KANTOR KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA BLITAR 36 E. PRESTASI/PENGHARGAAN
1. Penghargaan Arsiparis Berprestasi Peringkat III (tiga) Lomba Karya Tulis Bidang Kearsipan Tahun 2016 Kategori Sumber Daya Manusia Kearsipan uang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), judul naskah “ Tertib Arsip, Menjaga Memori Bangsa”, atas nama Arsiparis Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Blitar, RANGGA TIDARWANTO, S.ST, Ars.
Diserahkan pada tanggal 17 Agustus 2016 oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Jakarta.
