75
A. Prosedur Penjualan Premi Asuransi Pada PT Asuransi Rama Satria Wibawa
Setelah penulis melakukan melakukan wawancara dengan beberapa karyawan terkait dengan prosedur penjualan premi asuransi yaitu karyawan di divisi marketing, maka penulis membahas bagaimana prosedur penjualan premi asuransi pada PT Asuransi Rama Satria Wibawa sebagai berikut:
1. Proses penawaran terkait benda yang akan dipertanggungkan bisa datang dari calon tertanggung atau usaha dari marketing perusahaan untuk menjalin hubungan dengan calon tertanggung. Setelah marketing menerima penawaran atas benda yang akan dipertanggungkan, selanjutnya bagian marketing menyiapkan form SPPA (Surat Penutupan Polis Asuransi). SPPA merupakan form yang berisi mengenai informasi benda yang akan dipertanggungkan dan SPPA ini diisi oleh calon tertanggung. Setelah SPPA selesai diisi maka dikirimkan ke perusahaan untuk diproses selanjutnya.
2. Dari SPPA yang telah diisi oleh calon tertanggung, bagian marketing melakukan perhitungan berapa TSI (Total Sum Insured) atas benda tersebut. Dari TSI itu maka akan didapatkan berapa pertanggungan yang akan diberikan jika terjadi klaim, sehingga untuk klaim yang melebihi batas kemampuan perusahaan maka harus berbagi resiko
dengan perusahaan Reasuransi yang terdaftar di perusahaan. Dari TSI itu juga akan didapatkan berapa premi yang harus dibayarkan oleh calon tertanggung.
3. Jika diperlukan, marketing membuat form perintah survey yang ditujukan ke bagian surveyor. Setelah dilakukan survey, surveyor akan membuat laporan hasil survey yang nantinya akan diberikan kepada bagian marketing sebagai dokumen pendukung dalam penerbitan polis.
4. Quotation yang telah di isi lengkap, kemudian dikirimkan kepada calon tertanggung untuk dikonfirmasi persetujuan atas premi yang telah diperhitungkan oleh perusahaan. Quotation merupakan penawaran dari perusahaan hasil dari SPPA yang telah diisi oleh calon tertanggung.
Maka terjadi tawar menawar antara calon tertanggung dengan perusahaan, setelah keduanya sepakat atas penawaran tersebut kemudian dibuatkan Placing Slip (penawaran akhir untuk penerbitan polis). Placing Slip diinput oleh bagian marketing ke system sebagai dasar untuk data penerbitan polis oleh bagian prosesing.
5. Bagian prosesing menerima Placing Slip dari marketing, kemudian menarik data dari system sesuai dengan nomor Placing Slip tersebut.
Dari data yang telah diinput, bagian prosesing memeriksa kesesuaian data dan kelengkapannya serta memeriksa kesesuaian data dengan peraturan perusahaan. Setelah diperiksa dan semuanya sesuai, kemudian dilakukan Inforce (input ke system yang merupakan persetujuan dari prosessing terkait data calon tertanggung untk
diterbitkan polis asuransi dan penerbitan nomor polis) dan polis asuransi dicetak.
6. Pada saat inforce oleh bagian prosesing, maka secara otomatis terbentuk penjurnalan piutang premi pada pendapatan premi di system.
7. Setelah polis dicetak kemudian diperiksa oleh manajer bagian prosessing, jika sudah sesuai polis ditandatangani dan selesai, polis siap dikirimkan ke tertanggung dan kontrak asuransi mulai berlaku sesuai tanggal yang tercantum di polis.
Dari uraian diatas maka dapat dijelaskan terdapat beberapa orang yang terlibat untuk mencapai suatu tujuan dalam prosedur penjualan premi asuransi pada PT Asuransi Rama Satria Wibawa. Bebearapa bagian yang terkait bekerjasama dari mulai penerimaan bisnis, kemudian bisnis tersebut diproses dan dianalisa. Setelah bisnis bisa diterima kemudian diproduksi sampai akhirnya terbentuk polis asuransi sebagai tanda perikatan pengalihan risiko antara tertanggung dan perusahaan. Sesuai dengan teori mengenai prosedur yang telah dikemukakan dalam Bab sebelumnya menurut Mulyadi (2008:5) dan menurut Cole (2003:3).
B. Analisa Atas Pembayaran Premi Yang Tidak Bisa dibukukan
Dalam membahas analisa ini, penulis melakukan wawancara dengan beberapa karyawan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Sehingga didapatkan beberapa informasi yaitu bahwa premi harus dibayarkan tertanggung dalam periode waktu 30 hari sejak polis
diterbitkan. Pembayaran premi asuransi biasanya dilakukan oleh tertanggung melalui Bank, meskipun memang ada yang membayar secara kas. Tertanggung yang melakukan pembayaran secara kas sangat jarang terjadi, karena memang lebih mudah dan cepat dilakukan melalui Bank.
Bagian finance (keuangan) terkait atas pembayaran premi yaitu:
1. Bagian Collection / Penagihan
Bagian penagihan menerima informasi atas pembayaran yang telah dilakukan oleh tertanggung, kemudian pembayaran tersebut akan diproses melalui beberapa tahap. Informasi atas pembayaran premi didapatkan dari tertanggung setelah melakukan pembayaran, biasanya diinformasikan kepada bagian penagihan melalui:
a. Telepon
b. Email, atau
c. Fax
Data yang diterima oleh bagian penagihan biasanya berupa slip setoran atas pembayaran premi. Kemudian slip setoran tersebut dijadikan dokumen pendukung pada form penerbitan voucher penerimaan. Dalam form tersebut dituliskan juga nomor polis atas tertanggung yang telah melakukan pembayaran.
2. Bagian Pengecekan atas Pembayaran
Data atas pembayaran diterima dari bagian penagihan, kemudian dilakukan secara online pada transaksi Bank atas pembayaran tersebut. Setelah dilakukan pengecekan dan dipastikan uang atas pembayaran tersebut sudah masuk pada Bank perusahaan, maka dokumen atas form penerbitan voucher diteruskan ke bagian pembuatan voucher penerimaan.
i. Bagian Pembuatan Voucher Penerimaan
Setelah data atas permintaan pembuatan voucher penerimaan diterima, kemudian bagian ini menarik data dari sistem atas nomor polis yang telah dituliskan dalam form. Kemudian dicek jumlah yang tercatat disistem dengan jumlah yang telah dibayarkan, setelah keduanya sama maka penerimaan pembayaran tersebut diinput ke system. Setelah diinput, maka akan terbentuk RV (Received Voucher) secara otomatis di system. RV tersebut kemudian dicetak dan dibuatkan kwitansi penerimaan untuk disimpan sebagai dokumentasi perusahaan atas pembayaran tersebut.
Yang menjadi kendala adalah adanya beberapa pembayaran premi yang diterima oleh perusahaan dan tidak bisa dibukukan. Premi tidak bisa dibukukan dikarenakan beberapa hal:
a. Tertanggung tidak memberikan nomor polis
Saat melakukan pembayaran premi, tertanggung tidak menuliskan nomor polis pada slip setoran. Pada saat bagian finance cek pembayaran
pada penerimaan di RK, tidak bisa membukukan penerimaan tersebut karena data atas pembayar premi tidak bisa ditarik di system.
b. Polis belum dibukukan
Bagian prosessing belum inforce polis karena data belum bisa ditarik dari sistem terkait penawaran penerbitan polis calon tertanggung. Hal ini biasanya disebabkan oleh bisnis yang didapatkan dari broker asuransi, dimana broker tersebut belum memberikan data yang lengkap tertanggung sehingga marketing belum bisa input data tertanggung ke sistem. Karena polis belum di input ke system, bagian finance tidak bisa menarik data polis tertanggung.
c. Perbedaan Persentase Premi Dengan Broker Asuransi
Adanya perbedaan perhitungan premi asuransi antara perusahaan dengan broker asuransi. Hal ini menyebabkan perbedaan nilai premi yang harus dibayarkan, biasanya tertanggung ini didapatkan dari bisnis broker perusahaan.
Tindak lanjut perusahaan terkait permasalahan yang diuraikan diatas adalah sebagai berikut:
Perusahaan saat ini melakukan beberapa tindakan untuk menindaklanjuti beberapa permasalah yang dibahas sebelumnya. Tindak lanjut perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Pembagian bagian penagihan pada divisi finance.
Perusahaan melakukan rekap atas outstanding premi, setelah semua outstanding premi didapat maka melakukan pemisahaan berdasarkan umur piutang premi. Untuk piutang yang masih dibawah satu bulan atau 30 hari dilakukan penagihan oleh staff collection, karena dianggap piutang premi masih dalam jangka waktu yang wajar. Untuk piutang premi antara 30 sampai dengan 60 hari ditindak lanjuti penagihannya oleh asmen dan manajer finance, karena piutang ini dianggap harus ditangani dengan lebih serius. Sedangkan piutang yang sudah lewat 60 hari langsung ditangani oleh bagian marketing karena dianggap marketing yang berhubungan langsung dengan tertanggung dan diharapkan bisa menyelesaikan masalah tersebut.
b. Dilakukan rekonsiliasi secara rutin seminggu 2 kali dengan Broker asuransi perusahaan. Rekonsiliasi dilakukan oleh manajer finace untuk mencocokan data premi yang masih outstanding menurut perusahaan dengan catatan menurut Broker. Selain itu rekonsiliasi dilakukan untuk menindak lanjuti data – data polis asuransi yang masih belum bisa diinput oleh perusahaan karena data tertanggung belum lengkap.
Dengan beberapa tindakan yang telah dibahas diatas, diharapkan bisa meminimalisasi outstanding piutang premi.
C. Apakah Analisa Umur Piutang Premi Telah Efektip Sehubungan dengan RBC
RBC (Risk Based Capital) adalah rasio yang ditetapkan oleh Departemen
Keuangan dan harus dipertahankan rasionya oleh setiap perusahaan asuransi. Saat ini RBC minimal yang diteteapkan oleh departemen keuangan sebesar 120%. Perusahaan benar-benar mengawasi atas umur piutang premi karena sangat berpengaruh terhadap perhitungan RBC ini. Piutang premi yang bisa dimasukan dalam perhitungan RBC adalah piutang premi yang umurnya masih dibawah 60 hari, karena merupakan kekayaan yang diperkenankan. Sedangkan piutang premi yang umurnya sudah diatas 60 hari tidak bisa diikutkan dalam perhitungan RBC meskipun memiliki nilai yang besar.
Dengan analisa umur piutang premi, perusahaan mengetahui laporan piutang premi sesuai dengan umurnya. Sehingga analisa umur piutang premi ini dijadikan sumber untuk beberapa hal, yaitu:
1. Bagian finance / collection
Dengan analisa umur piutang premi, bagian collection bisa mengontrol piutang premi berdasarkan umurnya. Bagian ini melakukan konfirmasi / penagihan kepada tertanggung yang belum melakukan pembayaran premi asuransi dengan umur piutang diatas 30 hari. Setelah dikonfirmasi, ada beberapa kasus yang timbul diantaranya memang belum dilakukan pembayaran atau tertanggung sudah melakukan
pembayaran tapi belum dibukukan oleh perusahaan. Kasus ini biasanya terjadi pada bisnis yang diterima dari broker asuransi, karena tertanggung melakukan pembayaran melalui broker asuransi perusahaan.
Broker asuransi biasanya melakukan pembayaran ke perusahaan satu kali pembayaran dengan ribuan polis didalamnya. Masalahnya beberapa broker asuransi tidak memberikan rincian polis atas pembayaran yang diterima perusahaan. Sehingga perusahaan kesulitan untuk membukukan penerimaan pembayaran tersebut. Pengaruhnya adalah beberapa piutang premi sebenarnya sudah dibayar tetapi masih muncul sebagai piutang karena perusahaan belum melakukan pembukuan.
2. Bagian Accounting
Bagian accounting menggunakan laporan analisa umur piutang premi ini untuk keperluan perhitungan Risk Based Capital (RBC). Umur piutang premi yang sudah diatas 60 hari diserahkan ke bagian Finance supaya bisa dibukukan, sehingga kecukupan RBC untuk dilaporkan ke Departemen Keuangan bisa tercukupi. Supaya piutang premi ini bisa dibukukan, maka perusahaan menganggap penerimaan yang belum ada rincian polis sebagai hutang uang muka. Setelah rincian polis diterima dari broker asuransi maka hutang uang muka tersebut di debet dan piutang premi dikreditkan dan habis dalam pembukuan perusahaan.
Disatu sisi pengakuan penerimaan ini adalah cara untuk menambah kekayaan yang diperkenankan dalam perhitungan rasio RBC. Namun
pengakuan penerimaan ini sebisa mungkin dihindari oleh perusahaan, karena hutang dalam pembukuan menjadi tinggi.
Setelah melihat umur piutang premi yang sudah diatas 60 hari (terlampir) pada bulan Desember 2011, mengalami penurunan diatas 100% bila dibandingkan dengan bulan November 2011. Menurunya jumlah piutang premi yang sudah berumur diatas 60 hari ternyata berpengaruh pada hasil rasio RBC perusahaan diakhir tahun, dimana berkurangnya piutang premi yang sudah berumur diatas 60 hari, meningkatkan RBC perusahaan, dan ini terbukti bahwa RBC perusahaan pada akhir tahun 2011 mempunyai rasio yang bagus yaitu sebesar 221,71%.
RBC perusahaan pada tahun 2011 merupakan pencapaian yang bagus sebesar 221,71 % karena diatas RBC minimal sebesar 120 % yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan Republik Indonesia NOMOR 53/PMK.010/2012 yang telah dibahas dalam Bab sebelumnya di landasan teori.
