BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Manajemen Kantor
Dalam sebuah perusahaan tentunya mempunyai sistem yang mengatur tata kerja sebuah pekerjaan, salah satunya bagian yang mengatur tata kerja terutama yang berhubungan dengan pekerjaan kantor yaitu manajemen kantor. Menurut George Terry (dalam Sedarmayanti, 2009), manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan- tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Sedangkan menurut Wiliam Leffingwell & Edwin Robinson (dalam The, 2007), manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan. Menurut Evans (dalam The, 2007) manajemen perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dengan demikian penulis menyimpulkan pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
2.2 Faktor-faktor Lingkungan Fisik Kantor
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer kantor. Menurut Moekijat (2002) lingkungan fisik kantor adalah sesuatu yang berada di sekitar
para pekerja yang meliputi penerangan, warna, musik, udara serta suara yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009) lingkungan fisik adalah semua keadaan yang terdapat di tempat kerja yang mempengaruhi pegawai secara langsung maupun tidak langsung. Menurut The (2007) terdapat empat faktor penting yang mempengaruhi kerja para pegawai seperti cahaya, udara, warna, dan suara.
Faktor lingkungan kantor yang baik dapat mengurangi salah satu penyebab menurunnya produktivitas kerja pegawai dan sekaligus meningkatkan kenyamanan dalam bekerja. Setiap kantor mempunyai faktor-faktor maupun persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik- baiknya oleh setiap manajer perkantoran modern. Menurut Basuki (2007) syarat- syarat tersebut adalah kebersihan, luas ruangan sebaiknya diperuntukkan untuk sejumlah karyawan, suhu udara, ventilasi, penerangan dari cahaya matahari maupun lampu, fasilitas kesehatan, penyediaan air minum, tempat pakaian, lantai, gang, tangga, mesin, kotak P3K, perlindungan dari bahaya kebakaran, pemberitahuan kecelakaan. Sedangkan menurut Nuraida (2008) faktor-faktor yang termasuk dalam lingkungan kerja diantaranya cahaya/penerangan, warna, udara, bunyi/suara, dan musik.
Untuk itu dapat disimpulkan dari pendapat Basuki (2007), Nuraida (2008) Moekijat (2002), Sedarmayanti (2009), dan The (2007) bahwa lingkungan fisik merupakan suatu keadaan di sekitar kantor seperti cahaya, tata warna, pengaturan udara, musik dan pengendalian suara yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga tujuan organisasi tersebut dapat dicapai secara efektif.
2.2.1 Cahaya/Penerangan
Penerangan atau cahaya merupakan faktor penting dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena akan berpengaruh terhadap kesehatan, keselamatan, dan kelancaran kerja pegawai. Selain itu, penerangan atau cahaya yang baik adalah hal vital yang dibutuhkan oleh panca indera, dalam hal ini indra
penglihatan atau mata dalam proses pelaksanaan pekerjaan kantor (Nuraida, 2008).
Menurut Karlen (2008) sinar ultraviolet di pagi hari memberikan vitamin D yang baik untuk tulang. Oleh karena itu, gedung kantor tidak boleh ditutupi oleh bayangan gedung lain agar sinar matahari dapat masuk ke dalam ruangan.
Namun, penerangan alami tidak dapat diatur sesuai keinginan manusia, menurut Sukoco (2007) cahaya matahari juga tidak mampu menjangkau lebih dalam ke area kerja. Sehingga harus didukung oleh penerangan buatan.
Sementara itu, Quible (2001) dalam Sukoco (2006) menjelaskan bahwa ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor, yaitu:
1. Cahaya alami, yang berasal dari sinar matahari.
2. Cahaya Fluorescent, jenis cahaya yang lazim digunakan pada ruang perkantoran dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya alami. Cahaya ini mempunyai beberapa kelebihan:
Memproduksi lebih sedikit panas dan silau.
Tabung florescent tahan sepuluh kali lebih lama disbanding incandescent.
Mengkonsumsi lebih sedikit listrik.
Keterangan yang diberikan lebih tersebar.
Cahaya fluorescent kira-kira lima kali lebih efisien dibanding cahaya incandescent.
3. Cahaya Incandescent, cahaya ini kadangkala digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area.
Cahaya ini paling tidak efektif jika dibandingkan dengan energy yang dikonsumsi, meskipun biaya pemasangannya lebih murah disbanding cahaya fluorescent.
4. High Intensity Discharge Lamps, penggunaan cahaya pada perkantoran adalah sesuatu yang baru. Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olahraga, yang memberikan sistem pencahayaan yang sangat efisien.
Kekurangannya adalah efeknya yang menyulitkan untuk membedakan beberapa warna.
Menurut The (2007) cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan dalam 4 macam yakni, cahaya langsung, cahaya setengah langsung, cahaya setengah tak langsung, dan cahaya tak langsung. Berikut ini dijelaskan macam- macam penerangan/cahaya buatan, antara lain:
1. Cahaya Langsung
Cahaya ini memancarkan langsung ke permukaan meja yang berada tepat 180 derajat dari sumber cahaya. Apabila menggunakan lampu biasa (pijar), tipe cahaya ini bersifat sangat tajam dan bayangan yang ditimbulkannya pun sangat tegas. Cahaya ini akan mengakibatkan kelelahan pada mata penggunanya. Selain itu, akan menyilaukan mata apabila diletakkan pada sudut 45 derajat dari penglihatan mata. Kesimpulannya, penerangan lampu yang memberikan cahaya langsung seperti yang pada umumnya digunakan di Indonesia sebetulnya tidak baik (The, 2007). Cahaya Langsung dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini.
Gambar 2.1 Cahaya Langsung Sumber: The, 2007
2. Cahaya Setengah Langsung
Cahaya setengah langsung memancar dari sumbernya dengan menggunakan perantara tudung lampu, yang biasanya terbuat dari gelas berwarna putih susu. Perantara tersebut menyebarkan cahaya ke berbagai jurusan dan bayangan yang ditimbulkannya pun tidak begitu tajam. Namun, sebagian besar cahaya, tetap langsung jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata penggunanya. Tipe cahaya ini memang masih kurang
memuaskan, walaupun sudah lebih baik dari cahaya langsung (The, 2007).
Cahaya Setengah Langsung dapat dilihat pada gambar 2.2 di bawah ini.
Gambar 2.2 Cahaya Setengah Langsung Sumber: The, 2007
3. Cahaya Setengah Tak Langsung
Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melaui tudung kaca. Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahayanya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam. (The, 2007). Cahaya Setengah Tak Langsung dapat dilihat pada gambar 2.3 di bawah ini.
Gambar 2.3 Cahaya Setengah tak Langsung Sumber: The, 2007
4. Cahaya Tak Langsung
Dari ketiga cahaya buatan yang telah dibahas sebelumnya, penerangan yang terbaik adalah penerangan dengan menggunakan cahaya tak langsung. Tipe cahaya ini dari sumbernya memancar sepenuhnya ke arah langit-langit ruangan, kemudian dipantulkan ke arah permukaan meja. Sifat cahaya ini sudah benar-benar lunak, sehingga tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata penggunanya. Dan karena cahaya ini tersebar dengan sangat merata ke seluruh penjuru ruangan, maka tidak menimbulkan efek bayangan (The, 2007). Cahaya Tak Langsung dapat dilihat pada gambar 2.4 di bawah ini.
Gambar 2.4 Cahaya tak Langsung Sumber: The, 2007
Pelaksanaan pekerjaan tatausaha yang sukses memerlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang. Menurut Moekijat (2002), keuntungan penerangan yang baik adalah:
a. Perpindahan pegawai berkurang.
b. Prestise lebih besar.
c. Semangat kerja lebih tinggi.
d. Hasil pekerjaan lebih banyak.
e. Ketidakhadiran berkurang.
f. Kesalahan berkurang.
g. Keletihan berkurang.
Sedangkan menurut Nuraida (2008) penerangan kantor yang optimal berguna untuk:
a. Meningkatkan produktivitas kerja.
b. Meningkatkan mutu kerja.
c. Mengurangi terjadinya kesalahan.
d. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata.
e. Mengurangi rasa lelah.
f. Meningkatkan semangat kerja pegawai.
g. Memberikan citra yang baik bagi perusahaan.
Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “foot candle”. Foot candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh di suatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa (Sedarmayanti, 2009). Menurut Mukaram dan Nuraida (2004) standar yang disarankan oleh Illuminating Engineering Socierym dapat dilihat dalam tabel 2.1 berikut:
Tabel 2.1
Kuantitas Penerangan
Sifat Pekerjaan Cahaya
Minimal (Foot Candle) 1. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan tajam
(menggambar dan desain).
200
2. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan selit (akunting, tabulasi, tata buku).
150
3. Pekerjaan yang memerlukan penglihatan biasa (surat menyurat, ruang konferensi, ruangan file)
100
4. Pekerjaan yang memerlukan pekerjaan sederhana (ruang tamu, tangga, lorong)
30
Sumber: Mukaram dan Nuraida, 2004
Sesuai dengan tabel 2.1 tingkat pencahayaan yang baik untuk ruang kantor adalah sebesar 500 lux dan yang sangat baik adalah sebesar 1000 lux dan
menurut Nuraida dan Mukaram (2004) tingkat cahaya yang baik adalah 200 footcandle atau sekitar 2000 lux.
Dari pendapat para ahli yaitu Moekijat (2002), Nuraida (2008), dan The (2007) dapat disimpulkan bahwa penerangan/pencahayaan ini menjadi sangat penting karena akan mempengaruhi tingkat konsentrasi karyawan dalam bekerja.
Pencahayaan akan mengganggu apabila terlalu gelap ataupun terlalu terang, sehingga tingkat pencahayaan dalam bekerja harus benar-benar disesuaikan dengan jenis pekerjaannya.
2.2.2 Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negatif pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku, dan ketegangan dalam bekerja. Warna pada perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi (Sukoco, 2006).
Moekijat (2002) berpendapat warna tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi dimana pekerjaan kantor dilakukan.
Keuntungan penggunaan warna yang tetap adalah bersifat keindahan psikologi.
Sedangkan menurut Basuki (2007) selain mempengaruhi seseorang, warna juga dapat digunakan untuk meredam cahaya. Misalnya warna merah dapat meningkatkan kegembiraan dan menjadikan pekerja lebih giat bekerja; warna kuning merangsang mata; dan warna biru menimbulkan kesan sejuk, luas dan damai. Pada tabel 2.2 dapat dilihat pengaruh warna-warna terhadap psikologis penggunanya, antara lain:
Tabel 2.2 Pengaruh Warna
Warna Jarak Temperatur Efek Psikis
1. Putih Netral Dingin Ketenangan
2. Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan, ketentraman
3. Hijau Jauh Sangat dingin/netral
Menyenangkan
4. Merah Dekat Panas Merangsang
kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi bisa juga mengganggu 5. Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang
6. Kuning Dekat Hangat Merangsang riang
gembira, melenyapkan perasaan tertekan 7. Coklat Sangat dekat Netral Merangsang
8. Ungu Sangat dekat Dingin Agresif
9. Hitam Sangat dekat Panas (menyerap cahaya besar)
Agresif, menakutkan, mengganggu, menolak Sumber: Nuraida, 2008
Setiap warna apabila disoroti oleh cahaya akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan suatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul warna. Banyaknya cahaya yang dipantulkan itu dinyatakan dengan persentasi. Jadi, apabila suatu warna disoroti oleh sejumlah cahaya dan cahaya itu dipantulkan kembali semuanya, maka daya pantul warna tersebut ialah 100% (The, 2007).
Salah satu tabel yang menunjukkan daya pantul sesuatu warna adalah seperti di bawah ini. Persentasi-persentasi ini diperhitungkan berdasarkan pemantulan terhadap cahaya dari lampu neon putih dalam tabel 2.3.
Tabel 2.3
Persentasi Daya Pantul Warna Terhadap Cahaya
No. Warna Persentasi (%)
1. Putih 88
2. Warna yang sangat Muda:
Hijau kebiru-biruan Gading
Biru
Kuning kecoklat-coklatan Abu-abu
76 81 65 76 83 3. Warna sedang (medium):
Hijau kebiru-biruan Kuning
Kuning kecoklat-coklatan Abu-abu
54 65 63 61 4. Warna tua (gelap):
Biru Kuning Coklat Abu-abu Hijau
8 50 10 25 7 5. Perabotan kayu:
Kayu “maple” (sejenis pohon yang tumbuh dibelahan bumi Utara)
Kayu semacam pohon kenari Kayu mahoni
42
16 12 Sumber: The Liang Gie, 2007
Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan menerima sinar yang telah terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien. Cahaya yang hampir semuanya dipantulkan kembali oleh warna putih itu akan menyilaukan para
pekerja. Oleh karena itu, kalau hendak menciptakan tata ruang kantor yang baik, hendaknya dipakai bermacam-macam warna. Menurut The (2007) sebagai pedoman dapatlah daya pantul warna dipakai untuk memilih sesuatu warna agar tidak dipakai warna yang terlampau terang atau terlampau gelap. Tabel 2.4 di bawah ini merupakan sekedar petunjuk mengenai kemungkinan warna untuk satu kantor agar tercapai daya pantul yang tepat.
Tabel 2.4
Daya Pantul Warna untuk Satu Kantor
No. Macam Benda Daya Pantul Warna
yang sesuai (%)
1. Langit-langit kamar 80-92
2. Bagian atas dinding (kalau dinding itu direncanakan mempunyai 2 warna)
80-92
3. Dinding 40-60
4. Jendela 40-60
5. Permukaan meja, alat-alat mesin, dan perabotan kantor lainnya
26-44
6. Lantai 21-39
Sumber: The, 2007
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih, dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia (Sedarmayanti, 2009).
Dalam tabel 2.5 terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.
Tabel 2.5
Warna yang Mempengaruhi Peranan Manusia
Warna Sifat Pengaruh Untuk
Ruangan 1. Merah Dinamis, merangsang
dan panas.
Menimbulkan semangat kerja.
Pekerjaan sepintas lalu (singkat).
2. Kuning Keanggunan, bebas, hangat.
Menimbulkan rasa gembira dan merangsang urat syaraf mata.
Gang-gang jalan lorong.
3. Biru Tenang, tentram dan sejuk.
Mengurangi
tekanan atau ketegangan.
Berpikir konsentrasi.
Sumber: Sedarmayanti, 2009
Selain warna merangsang emosi atau perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya. Menurut Quible (2001) dalam Sukoco (2006) beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor antara lain:
1. Kombinasi warna.
Kombinasi warna dari warna primer kuning, merah, dan biru menghasilkan warna sekunder. Contohnya, dengan mencampur warna merah dan kuning akan dihasilkan warna jingga, mencampur warna kuning dan biru menghasilkan warna hijau, dan mencampur merah dan biru menghasilkan violet. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna sekunder dengan warna primer.
Warna tersier adalah kuning-orange, kuning-hijau, biru-violet, dan selanjutnya.
Dua belas warna tersebut memberikan dasar koordinasi warna karena pilihan
warna dipilih berdasarkan posisinya pada bagan warna. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan adalah:
Warna komplementer-warna yang saling berlawanan pada bagan warna.
Contohnya, merah-hijau, kuning-violet, dan biru-oranye.
Warna split-komplementer-warna pada sisi dari warna komplementer.
Contohnya, biru-violet dan biru hijau adalah warna split-komplementer dari oranye.
Warna triad-tiga warna yang berjarak sama satu sama lain pada bagan warna. Warna triad adalah oranye, hijau, violet, atau kuning-oranye, biru- hijau, dan merah-violet.
2. Efek Cahaya Pada Warna.
Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spekrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya. Sebagai ilustrasi, cahaya fluorescent biasanya tidak dapat memberikan warna sebgaimana mestinya bagi warna merah dan oranye, karena kebanyakan tabung fluorescent tidak terdiri dari dua warna ini. Sebaliknya cahaya incandescent tidak akan meningkatkan warna ungu-biru, meskipun cahaya fluorescent memantulkannya. Jika dibandingkan dengan fluorescent atau incandescent, high intensity mempunyai dampak yang kurang signifikan terhadap peningkatan warna dibandingkan kedua cahaya tersebut.
3. Nilai Pemantulan Warna.
Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Contohnya, warna yang lebih terang memantulkan presentase cahaya yang lebih besar daripada warna yang gelap. Beberapa area pada perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibanding yang lain. Atap, misalnya, membutuhkan warna dengan tingkat pemantulan yang lebih tinggi dibandingkan pada lantai. Atap dengan warna terang membantu memantulkan cahaya ke bawah, yang mengurangi silau dan bayangan pada area pekerjaan.
Pada area dengan cahaya alami yang kurang, atap dengan warna terang
membantu mengurangi cahaya buatan (lampu) yang harus disediakan untuk mendapatkan cahaya yang sesuai, sehingga membantu penghematan konsumsi energi.
4. Dampak dari Warna
Warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau, dan violet menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat-merah, oranye, dan kuning sebaliknya menghasilkan kehangatan dan keceriaan.
Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan warna ungu gelap dan violet yang pucat seringkali menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki rasa kantuk.
Berdasarkan penjelasan para ahli yaitu Quible (2001) dalam Sukoco (2006) dan Sedarmayanti (2009) penggunaan warna untuk penataan ruangan sebuah bangunan tidak terlepas dari fungsi bangunan serta ruangan di dalamnya.
Tujuan dari pewarnaan ruangan tidak hanya sebatas untuk menyenangkan mata saja, tetapi mempunyai tujuan lain, misalnya untuk menghilangkan kelelahan bekerja, kebosanan sehari-hari serta munculnya semangat dan motivasi dalam bekerja. Penataan warna harus dirancang dengan baik, sehingga baik dari keindahan maupun dari segala fungsi dapat tercapai. Dengan penggunaan warna yang baik mungkin dapat diatasi sehingga akhirnya muncul perasaan senang dalam bekerja karena badan, mata, maupun emosi tidak merasa tertekan oleh keadaan.
2.2.3 Udara
Udara sangat penting sekali untuk diperhatikan karena dapat mempengaruhi semangat kerja dan emosi kayawan. Soetarman (dalam The, 2007) mengemukakan beberapa hal sebagai usaha yang dapat mengatasi udara yang panas yaitu mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat Air Conditioner, mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruangan kerja dengan membuat lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding kamar
dan membuka jendela-jendela sewaktu bekerja. Selain itu, mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.
Menurut The (2007) jika pegawai ditempatkan pada ruangan kerja yang panas dan pengap karena kurang sirkulasi udara. Hal ini tentu akan mengganggu pekerjaan. Pengaturan udara untuk temperatur dan kebersihan mempunyai kaitan langsung dengan produktivitas, kualitas kerja, serta kesehatan karyawan, di samping meningkatkan kebahagiaan kerja, dan kesan yang baik dari pihak luar.
Sebuah perhimpunan para insinyur dalam bidang pemanasan dan peredaran udara di Amerika Serikat (American Society of Heating and Ventilating Engineering) menyatakan bahwa syarat yang paling mendekati untuk bekerja dengan enak bagi sebagian pekerja ialah u a a e ngan suhu dan nilai kelembaban sebesar 45%. Udara yang terlalu panas dapat mempengaruhi fungsi tubuh sehingga akan menimbulkan rasa capek, malas, kurang bersemangat, dan mengantuk. Sedangkan udara yang terlalu dingin akan mempengaruhi kerja mental tubuh sehingga dapat menimbulkan ketegangan, kegelisahan, menekan perasaan, serta mengurangi daya respon tubuh terhadap suatu aktivitas. Selain itu, dapat mendorong fungsi kantong kemih sehingga sering buang air kecil (The, 2007).
Menurut Moekijat dalam Nuraida (2008) kualitas dan kuantitas udara yang baik maka akan memberikan keuntungan yang baik bagi kantor, antara lain:
1. Meningkatkan produktivitas kerja.
2. Meningkatkan mutu kerja kantor.
3. Menjaga kesehatan pegawai.
4. Meningkatkan semangat kerja.
5. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.
Menurut The (2007) ada beberapa hal untuk mengatasi udara yang panas dan lembab yaitu:
1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning), walaupun alat tersebut cukup mahal harganya, tetapi
bagi pekerja yang memerlukan ketelitian, alat ini merupakan keharusan apabila mutu pekerjaan yang tinggi.
2. Mengusahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding kamar. Dengan demikian sewaktu bekerja jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.
3. Mengatur pemakaian pakaian kerja yang sebaik-baiknya untuk dipakai oleh para pegawai.
Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara. Jika tingkat kelembaban udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperatur pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya. Sistem air-conditioning untuk segala musim akan melembabkan udara pada musim dingin, dan sebaliknya akan mengurangi kelembaban udara pada musim panas (Sukoco, 2006). Menurut Quible (2001), tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar 50%. Sedangkan Sedarmayanti (2001) menyatakan bahwa suhu udara yang iangga p baik untuk beke ja i uang kanto be kisa - selanjutnya kelembaban udara dalam sebuah ruangan juga berpengaruh bagi kenyamanan pegawai.
Peraturan suhu udara sangat penting karena perubahan temperatur udara dapat menyebabkan berbagai dampak yang berbeda. Hal ini dapat dilihat pada tabel 2.6 di bawah ini.
Tabel 2.6
Pengaruh Temperatur Udara
No. Suhu Pengaruh
1 C Temperatur yang dapat ditahan sekitar 1 jam, tetapi jauh diatas tingkat kemampuan fisik dan mental.
2 ± C Aktivitas mental dan daya tangkap mulai menurun dan cenderung membuat kesalahan dalam pekerjaan timbul kelelahan fisik.
3 ± C Kondisi optimum
4 ± C Kelakuan ekstrim mulai muncul Sumber: Sedarmayanti, 2001
Menurut pendapat Sedarmayanti (2001), The (2007), dan Nuraida (2008) dapat disimpulkan bahwa pengaturan udara penyegaran udara pada gedung kantor diperlukan untuk memberikan kenyamanan lingkungan kerja bagi para pegawai. Dalam banyak hal penyegaran udara itu juga diadakan untuk melindungi peralatan kantor, sebaiknya terdapat pengatur suhu kelembaban atau penyegar udara untuk setiap kelompok ruangan dengan kegiatan yang sama, karena jika pegawai ditempatkan pada ruangan kerja yang panas dan pengap karena kurang sirkulasi udara akan mengganggu pekerjaan. Pegawai akan merasa tidak nyaman dan secara langsung akan mempengaruhi pada produktivitas pegawai yang bersangkutan, sehingga apabila suatu instansi menginginkan pegawainya bekerja dengan baik, maka kantor harus mengatur sirkulasi udara dan suhu yang terdapat pada ruangan.
2.2.4 Suara
Menurut Nuraida (2008) faktor suara dapat mempengaruhi produktifitas kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Moekijat (2002) menyatakan pengaruh suara gaduh adalah:
1. Gangguan mental dan saraf pegawai.
2. Kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak.
3. Kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang.
Sejalan dengan yang dinyatakan The (2007), Nuraida (2008) faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat menganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Adapun cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan tersebut, antara lain:
1. Membuat teknik konstruksi bangunan yang efektif.
2. Menggunakan peralatan kantor yang tidak menimbulkan suara bising, seperti mesin dengan suara yang halus.
3. Menggunakan material penyerap suara yang diletakkan pada dinding, jendela, atau lantai yang menyerap dan mengisolasi suara.
4. Menjauhkan peralatan yang menimbulkan suara bising.
Sedangkan menurut Sukoco (2007) cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi kebisingan yang ditimbulkan dari mesin-mesin kantor seperti mesin tik manual dan printer dot matrix adalah meletakkan karpet atau kain tebal (bantalan) di bawah mesin tersebut.
Ukuran kekuatan suara dinyatakan dalam satuan decibel. Tingkat decibel maksimal dalam sebuah kantor adalah 90, tingkat decibel 120 atau lebih dapat menyebabkan kerusakan atau kehilangan pendengaran. Nilai decibel suara untuk beberapa ruang kantor dapat dilihat pada tabel 2.7.
Tabel 2.7
Nilai Decibel Suara untuk Beberapa Ruang Kantor
No. Macam Benda Daya Pantul Suara
yang sesuai (%) 1. Kantor dengan suara mesin yang keras 90
2. Kantor dengan suara yang gaduh 70 3. Kantor dengan suara yang rata-
rata/biasa
50
4. Kantor yang tenang 30
5. Kantor yang kedap suara 10 Sumber: Quible, 2005
Menurut Quible (2001) suara yang bising atau gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran. Ketika menggunakan telepon dan melaksanakan pekerjaan kantor tidak dapat bekerja dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan-perubahan dalam peredaran darah dan pikiran. Terdapat tiga aspek kualitas yang dapat menentukan tingkat gangguan terhadap manusia, yaitu:
1. Ketika waktu bunyi tersebut terdengar. Semakin lama telinga kita terdengar kebisingan akan semakin buruk akibatnya bagi pendengar.
2. Kuantitas bunyi menunjukkan besarnya arus energi per satuan luas.
Biasanya diatur dalam satuan decibel (dB).
3. Frekuensi suara menunjukkan jumlah gelombang suara yang sampai ke telinga setiap detik. Dinyatakan dalam satuan Hertz (Hz).
Berdasarkan penjelasan dari beberapa ahli yaitu Moekijat (2002), Nuraida (2008), dan Quible (2001) maka dapat disimpulkan tata suara atau kebisingan merupakan keadaan yang sangat mempengaruhi konsentrasi seseorang dalam melakukan suatu pekerjaan. Faktor suara dalam lingkungan kerja ini adalah suatu dimensi yang harus diperhatikan, apabila dimensi ini tidak diperhatikan maka akan menimbulkan dampak pada produktivitas pegawai. Maka dalam manajemen kantor harus mengurangi jumlah kebisingan pada ruangan kantor para pegawai, dengan cara menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif dan menggunakan alat peredam suara yang sesuai dan yang dibutuhkan.
2.2.5 Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan di tempat kerja.
Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja (Sedarmayanti, 2009).
Namun menurut Moekijat (2002) musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik mempunyai kekuatan psikologis untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Musik yang diperdengarkan harus sesuai dan menyenangkan. Musik jangan terlalu lambat atau terlalu keras, tetapi musik harus dapat menimbulkan suasana gembira yang mana akan dapat mengurangi kelelahan dalam bekerja.
Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Kesuksesan penggunaan musik dipengaruhi dari tipe musik yang diputar. Jenis pekerjaan juga menentukan musik mana yang harus diputar. Bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi tinggi sebaiknya mendengarkan musik yang lembut dan nyaman. Memutar musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah rata- rata sebagai akibat dari kelelahan atau kebosanan. Oleh karena itu, sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya 10-15 menit setiap jam, sehingga karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor dan diharapkan menjalankan tugasnya dengan baik.
(Sukoco, 2006).
Menurut Nuraida (2008), musik dapat mempengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk:
Meningkatkan efisiensi, kepuasaan kerja,dan produktivitas
Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi nervous dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja.
Hal ini dapat terjadi apabila:
- Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan kerja.
- Terdengar samar, volume tidak terlalu kuat, tempo sedang, lembut, dan tenang.
- Tidak dibunyikan secara terus-menerus, melainkan pada waktu- waktu tertentu saja. Misalnya dibunyikan pada pagi hari, singa hari, waktu makan siang/waktu istirahat, dan pada waktu sebelum pulang kerja. Musik dapat dibunyikan sekitar lima belas menit saja.
Berdasarkan pendapat ahli dari Sedarmayanti (2009), Sukoco (2006), dan Nuraida (2008) dapat disimpulkan bahwa dalam bekerja, musik dipercaya dapat berpengaruh secara psikologis dan menciptakan suatu tingkah laku atau perasaan tertentu. Selain itu. Penggunaan musik dalam bekerja dapat menciptakan suasana menyenangkan dan akhirnya berpengaruh terhadap penambahan produktivitas, karena penggunanaan musik dalam bekerja dapat menciptakan suasana menyenangkan, mempengaruhi kerja otak (khususnya dalam masalah konsentrasi), menyehatkan dan menambah semangat kerja. Musik juga dapat mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa lebih baik. Pemilihan jenis musik juga harus diperhatikan sesuai dengan jenis pekerjaan, karena justru sebaliknya dapat menambah ketegangan diakibatkan pemilihan musik yang tidak sesuai. Oleh karena itu jenis lagu atau musik perlu dipilih dengan selektif.
2.3 Kenyamanan Kerja
Pada umumnya orang yang bekerja di kantor menghabiskan lebih banyak waktunya dengan duduk menghadap komputer. Oleh karena itu, sudah sewajarnya masalah kenyamanan dalam bekerja perlu dipertimbangkan oleh perusahaan sehingga produktivitas karyawan tetap terjaga.
Kenyamanan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008) berasal dari kata nyaman yang berarti adem, aman, bugar, damai, enak, fit, makmur, nikmat, segar, sehat, sejuk, senang, tentram. Kenyamanan adalah keamanan, kedamaian, keenakan, kemakmuran, kesedapan, kesegaran, kesehatan, kesejukan, kesenangan, ketenteraman.
Maryati (2007) mengatakan bahwa faktor yang dapat memberikan rasa nyaman adalah kebersihan, kesehatan, kesejukan, serta ketenangan atau ketentraman. Kebersihan ruangan sangat penting karena dengan adanya lingkungan yang bersih karyawan akan merasa nyaman dan senang sehingga semangat kerja karyawan akan meningkat.
Kenyamanan dan perasaan nyaman adalah penilaian komprehensif seseorang terhadap lingkungannya. Manusia menilai kondisi lingkungan berdasarkan rangsangan yang masuk ke dalam dirinya melalui keenam indera melalui syaraf dan dicerna otak untuk dinilai. Dalam hal ini yang terlibat tidak hanya masalah fisik biologis, namun juga perasaan. Suara, cahaya, bau, suhu dan lain-lain rangsangan ditangkap sekaligus, lalu diolah oleh otak. Kemudian otak akan memberikan penilaian relative apakah kondisi itu nyaman atau tidak (Satwiko, 2009).
Menurut Frick (2007) terdapat faktor-faktor alam yang pasti mempengaruhi termal bagi manusia adalah suhu, kelembaban udara dan pergerakan udara. Tiga faktor alam ini biasanya telah tersedia sebagai bagian dari lingkungan hidup seseorang dan sangat mempengaruhi kenyamanan termal bagi dirinya. Tiga faktor dominan tersebut biasanya juga sudah dikondisikan oleh desain bangunan.
Kenyamanan termal dalam suatu ruangan tergantung dari banyak hal termasuk kebudayaan dan adat istiadat manusia masing-masing terhadap suhu, kelembaban dan iklim. Selain itu, bau dan pencemaran udara, radiasi alam dan buatan, serta bahan bangunan, warna dan pencahayaan ikut mempengaruhi kenyamanan secara fisik maupun fisiologis. Kenyamanan termal adalah suatu kondisi termal yang dirasakan oleh manusia yang dikondisikan oleh lingkungan dan benda-benda di sekitar arsitekturnya.
Dari defenisi menurut Kamus Bahasa Indonesia (2008), Maryati (2007), Satwiko (2009), dan Frick (2008) diatas dapat disimpulkan bahwa kenyamanan adalah pola pikiran dan perasaan yang menjadi kebutuhan dasar setiap manusia yang menginginkan suatu keadaan yang aman, damai, segar, sejuk, dan tentram dalam lingkungan meliputi suhu, udara, warna, pencahayaan, dan bentuk bangunan yang ada dalam suatu ruangan lingkungannya. Tanpa kenyamanan
maka seorang manusia akan sulit untuk dapat melakukan pekerjaannya dengan baik, secara langsung maupun tidak langsung. faktor-faktor yang mempengaruhi membuat setiap orang akan berusaha untuk mengatasi ketidaknyamanannya.
2.4 Pengaruh Lingkungan Fisik Kantor dengan Kenyamanan Kerja Karyawan
Karyawan yang secara terus-menerus melakukan pekerjaan di dalam ruangan kantor akan mengalami berbagai hal yang negatif seperti kelelahan, stress, dan sulit berkonsentrasi. Hal ini akan menyebabkan turunnya produktivitas kerja. Oleh karena itu, untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan suasana nyaman dalam bekerja. Salah satu faktor pendukung kenyamanan kerja adalah lingkungan fisik kantor (Maryati, 2007). Menurut Nuraida (2008) faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai. Menurut Moekijat (2002) pengaruh suara gaduh adalah gangguan mental dan saraf pegawai, kesulitan mengadakan konsentrasi, mengurangi hasil, kesalahan lebih banyak, kesulitan menggunakan telepon, dan ketidakhadiran yang lebih banyak, kelelahan yang bertambah dan semangat kerja pegawai yang berkurang
Seseorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan kerjanya tertata rapi dan bersih. Warna cat dinding dan peralatan kantor serasi dan penerangan memadai serta suhu ruangan yang sejuk akan membuat karyawan merasa betah dan nyaman dalam ruangan (Maryati, 2007). Selain itu, bau dan pencemaran udara, radiasi alam dan buatan, serta bahan bangunan, warna dan pencahayaan ikut mempengaruhi kenyamanan secara fisik maupun fisiologis (Frick, 2007).
The (2007) mengemukakan bahwa cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan, dan matanya tak lekas menjadi lelah. Suatu organisasi sebaiknya memperhatikan lingkungan fisik di dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pekerja menjadi lebih energik
dan sehat, yang secara tidak langsung mempengaruhi kognisi mereka untuk mengeluarkan gagasan-gagasan baru dan inovasi (Basuki, 2007).
Penelitian yang dilakukan oleh Chao, Schwartz dan Burge dalam (Sukoco, 2006), menunjukkan bahwa lingkungan yang tidak sehat dan nyaman akan menurunkan tingkat produktivitas maupun moral karyawan. Hal tersebut dapat secara langsung mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan, namun perubahan lingkungan tempat kerja yang akan dilakukan perlu dikaji secara komprehensip agar tidak terlalu membebani keuangan perusahaan.
Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Kesuksesan penggunaan musik dipengaruhi dari tipe musik yang diputar. Jenis pekerjaan juga menentukan musik mana yang harus diputar. Bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi tinggi sebaiknya mendengarkan musik yang lembut dan nyaman (Sukoco, 2006).
Menurut Sedarmayanti (2005) bahwa suhu u a a yang ian ggap baik untuk beke ja i uang kanto be kisa - Selanjutnya, kelembaban udara dalam sebuah ruangan juga berpengaruh bagi kenyamanan pegawai dan menurut Quible (2001), tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Menurut Frick (2007) terdapat faktor- faktor alam yang pasti mempengaruhi termal bagi manusia adalah suhu, kelembaban udara dan pergerakan udara. Tiga faktor alam ini biasanya telah tersedia sebagai bagian dari lingkungan hidup seseorang dan sangat mempengaruhi kenyamanan termal bagi dirinya
Berdasarkan pendapat para ahli yaitu Maryati (2007), Basuki (2007), Sukoco (2006), Sedarmayanti (2005), dan Frick (2007) dapat disimpulkan bahwa kondisi kondisi lingkungan fisik yang diatur dengan baik sangat diperlukan demi kenyamanan karyawan dalam melakukan aktivitas bekerjanya didalam sebuah ruangan. Karyawan akan mampu melaksanakan kegiatannya dengan baik, sehingga dicapai suatu hasil yang optimal, apabila diantaranya ditunjang oleh suatu kondisi lingkungan yang sesuai. Suatu kondisi lingkungan dikatakan baik atau sesuai apabila manusia dapat melaksanakan kegiatannya secara optimal, sehat, aman, dan nyaman. Keadaan yang nyaman, aman, damai, segar, sejuk,
sehat, bersih dan tentram dalam lingkungan meliputi suhu, udara, warna, pencahayaan, musik dan bentuk bangunan yang ada dalam suatu ruangan lingkungan kantor secara langsung ataupun tidak langsung akan mendukung kenyamanan dan kepuasan kerja yang meningkatkan kualitas kerja seseorang.
Pengaruh kondisi lingkungan fisik kantor terhadap kenyamanan kerja karyawan dapat dilihat pada gambar 2.5 di bawah ini:
Gambar 2.5 Pengaruh Lingkungan Fisik Kantor Terhadap Kenyamanan Kerja Karyawan
Sumber: Data Olahan, 2012 Lingkungan Fisik
Kantor a. Cahaya b. Warna c. Udara d. Suara e. Musik
(Nuraida, 2008) &
(Moekijat, 2002)
Kenyamanan Kerja a. Tentram
b. Sejuk c. Sehat d. Bersih e. Senang
(Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008) &
(Maryati, 2007)
