KARYA TULIS ILMIAH. Oleh : AGENG BAGAS NOVANTORO D

(1)

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR BELUM TERLAKSANANYA

PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF

HASIL NILAI GUNA DI BAGIAN FILING

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TUGUREJO

SEMARANG TAHUN 2012

KARYA TULIS ILMIAH

Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (A.md, PK) dari Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Oleh :

AGENG BAGAS NOVANTORO

D22.2009.00832

PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN

NUSWANTORO

SEMARANG

(2)

(3)

HALAMAN PERSETUJUAN

Karya Tulis Ilmiah

Analisis Faktor-Faktor Belum Terlaksanannya Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif Hasil Nilai Guna di Bagian Filing di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Tahun

2012

Disusun Oleh : Ageng Bagas Novantoro

D22.2009.00832

Setuju untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji TA Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro Semarang

Menyetujui Dosen Pembimbing

(4)

HALAMAN PENGESAHAN

Karya Tulis Ilmiah

Analisis Faktor-Faktor Belum Terlaksanannya Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif Hasil Nilai Guna di Bagian Filing di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Tahun

2012

Disusun Oleh : Ageng Bagas Novantoro

D22.2009.00832

Karya Tulis Ilmiah ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji TA Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan

Universitas Dian Nuswantoro Semarang Semarang, 23 Juli 2012

Tim Penguji

Ketua Penguji : dr. Zaenal Sugiyanto, M.Kes. (...) Penguji I : Retno Astuti S,SS.MM. (...) Penguji II : Jaka Prasetya S.Kep (...)

Mengetahui, Dekan

(5)

HALAMAN PERSEMBAHAN

Segala puji dan rahmat bagi Allah SWT atas segala nikmatnya.

Ayahku Mulyono dan Ibuku Sri Hastuti Murwatiningsih yang selalu mengiringkan restu dan doa di setiap perjalananku.

Kakakku Bagas Pradigdo yang memberi motivasi dan selalu meluruskan perjalananku. Pak Jaka Prasetya yang selalu membimbing hingga terselesainya Karya Tulis Ilmiah ini. Ibu Retno Astuti, tidak bisa berkata-kata lagi bagi saya untuk mengucapkan betapa saya berterimakasih kepada ibu.

Dosen-dosen Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang memberikan ilmu yang sangat berharga.

Teman-teman. Bina.

(6)

RIWAYAT HIDUP

Nama : Ageng Bagas Novantoro Tempat, tanggal lahir : Boyolali, 27 November 1990 Jenis Kelamin : Laki-laki

Agama : Islam

Riwayat Pendidikan :

SD Negeri 8 Boyolali (1997 – 2003) SMP Negeri 1 Boyolali (2003 – 2006) SMA Negeri 1 Boyolali (2006 – 2009)

Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Universitas Dian Nuswantoro Angkatan 2009

(7)

KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul

Analisis Faktor-Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif Hasil Nilai Guna di Bagian Filing di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Tahun 2012.

Dalam proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tentu saja penulis dibantu oleh berbagai pihak, untuk itu maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

3. dr. Zaenal Sugiyanto, M.Kes selaku Sekretaris Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

4. Arif Kurniadi M.Kom selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Masyarakat Universitas Dian Nuswantoro Semarang.

5. Ibu Tien Anita Sari Amd.PK selaku Kepala Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

6. Bapak, Ibu dan seluruh seluruh Staf Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang. 7. Semua pihak yang terkait yang telah membantu dan mendukung penyelesaian Karya

Tulis Ilmiah.

Peneliti menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, saran dan kritikan yang bersifat membangun sangat diharapkan demi

(8)

kemajuan dan kesempurnaannya. Akhir kata semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Semarang, Maret 2012

(9)

Program Studi Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2012

ABSTRAK Ageng Bagas Novantoro

Analisis Faktor-Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif Hasil Nilai Guna di Bagian Filing di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Tahun 2012.

Dalam pengelolaan dokumen rekam medis, Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang telah melaksanakan retensi dalam halnya mengurangi beban rak filing. Yaitu memisahkan dokumen rekam medis inaktif dari penyimpanan dokumen rekam medis aktif ke penyimpanan dokumen rekam medis tersendiri (ruang filing inaktif). Secara periode tertentu bagian sistem penyimpanan rekam medis menyisir dari tiap-tiap rak untuk memilah dokumen inaktif. Selanjutnya dilakukan tahap menilai guna dengan tujuan meningkatkan lagi level dokumen rekam medis inaktif menjadi dokumen rekam medis inaktif yang bernilai guna dan dokumen rekam medis yang sudah tidak bernilai guna. Setelah tahap tersebut seharusnya dilakukan proses-proses pelaksanaan pemusnahan untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen inaktif. Akan tetapi, kenyataannya sejak tahun 2002 sampai sekarang pemusnahan belum terlaksana. Jadi, tujuan penelitian ini untuk mengetahui faktor-faktor belum terlaksanannya pemusnahan dokumen rekam medis inaktif hasil nilai guna di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif yaitu penelitian yang menjelaskan suatu variabel tanpa membuat perbandingan atau hubungan tanpa melihat langsung objek yang diteliti. Metode observasi dengan pendekatan corss sectional, yaitu melihat data pada saat melaksanakan penelitian. Subjek penelitian adalah: Kepala Unit Rekam Medis dan petugas filing. Instrumen penelitian menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi menghasilkan data yang akan diolah untuk dilakukan analisa secara deskriptif tanpa uji statistik.

Berdasarkan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas filing, penyebab belum terlaksananya pemusnahan adalah karena sejak tahun 2002 sampai sekarang masih dalam tahap retensi dan menilai guna yang dikarenakan frekuensi retensi dan menilai guna yang kurang terjadual. Hal tersebut berakibat proses retensi dan menilai guna yang kurang lancar menyebabkan belum terlaksananya pemusnahan.

Berdasarkan hasil penelitian, dapat ditarik simpulan bahwa penyebab belum terlaksananya pemusnahan karena prosedur retensi dan menilai guna yang kurang terkontrol. Hal ini menarik peneliti untuk menyumbang beberapa butir-butir penting dalam prosedur tetap tentang pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

Kata kunci : Pemusnahan, Penyusutan, DRM inaktif, Filing Kepustakaan : 6 (2004 – 2012)

(10)

Diploma Courses Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2012

ABSTRACT Ageng Bagas Novantoro

Analysis of Factors Medical Record has not been Implemented the Destruction of Document that has been inactive from the Result of Assessing in Filing Section at General Hospital Semarang Tugurejo 2012.

In the medical records document management, General Hospital has implemented Tugurejo Semarang retention in the case of reducing the burden of filing shelves. Medical records document that is separate from the inactive to the active medical record document storage to a separate medical record document storage (inactive filing space). In certain periods of the medical records storage system combing of each rack to sort out the inactive documents. Then performed to assess the stage again with the aim of increasing the level of medical record documents the medical records of inactive to inactive documents of value to medical records and documents that have no value to. Once the stage is supposed to do the processes of implementation of culling to reduce the burden of storage of inactive documents. But in fact since 2002 until now has not been implemented annihilation. So the purpose of this study to determine the factors have not been the implementation of the destruction of inactive medical records document that has been assessed to the General Hospital Tugurejo Semarang.

This type of study is a descriptive research that describes a variable without having to make a comparison or relationship without looking object under study. Observation methods to approach the corss sectional view of data when conducting research. Research subjects are: Head of Unit Medical Record and filing clerk. Research instrument using interview guides and observation produce data that will be processed to be analyzed descriptively without statistical tests.

Based on the results of interviews conducted with the filing officer, not the cause of the destruction is due to the implementation since 2002 until now is still in the stage of retention and to assess the frequency due to the retention and rate of less scheduled. This resulted in the retention process and to assess the implementation of substandard causing destruction yet.

From the research results can be concluded that the cause has not been the implementation of retention and destruction because of the procedure to assess the less controlled. This is interest the researcher to fund a few salient points in the document destruction procedures remain on the medical records at the Regional General Hospital Tugurejo Semarang.

Keywords : Destruction, Depreciation, Inactive medical record, Filing Bibliography : 6 (2004 – 2012)

(11)

DAFTAR ISI

Halaman Judul ... i

Halaman Hak Cipta ... ii

Halaman Persetujuan ... iii

Halaman Pengesahan ... iv

Halaman Persembahan ... v

Halaman Riwayat Hidup ... vi

Kata Pengantar ... vii

Abstrak ... ix

Daftar Isi ... xi

Daftar Tabel ... xiii

Daftar Lampiran ... xiv

Daftar Singkatan ... xv BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 3 C. Tujuan Penelitian ... 3 D. Manfaat Penelitian ... 6 E. Lingkup Penelitian ... 7

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ... 8

B. Bagian Filing ... 11

C. Retensi Dokumen Rekam Medis ... 12

D. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis ... 14

E. Sumber-Sumber Daya ... 16

F. Kebijakan Rumah Sakit ... 17

(12)

H. Kerangka Teori ... 19

I. Kerangka Konsep ... 20

BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 21

B. Variabel Penelitian ... 21

C. Definisi Oprerasional ... 22

D. Subyek Dan Obyek Penelitian ... 23

E. Instrumen Penelitian ... 23

F. Pengumpulan Data ... 24

G. Pengolahan Data ... 25

H. Analisa Data ... 25

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Pengamatan ... 26 B. Pembahasan ... 39 BAB V : PENUTUP A. Kesimpulan ... 49 B. Saran ... 50 Lampiran Daftar pustaka ... 56

(13)

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis

Tabel 4.1 Dokumen Rekam Medis yang Sudah Melewati Tahap Penilaian Guna Tabel 4.2 Dokumen Rekam Medis yang Sudah Melewati Batas Waktu Pemusnahan

(14)

DAFTAR LAMPIRAN

1. Redesign prosedur tetap pemusnahan dokuman rekam medis.

2. Prosedur tetap pemusnahan dokumen rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah

Tugurejo Semarang asli.

(15)

DAFTAR SINGKATAN

DRM = Dokumen Rekam Medis

TPPRJ = Tempat Pendaftaran Rawat Jalan TPPRI = Tempat Pendaftaran Rawat Inap TPPGD = Tempat Pendaftaran Gawat Darurat RM = Rekam Medis

(16)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit merupakan salah satu sarana yang memberikan pelayanan kesehatan. Usaha dalam peningkatan mutu rumah sakit berkaitan dengan pemenuhan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan masyarakat, antara lain pelayanan rekam medis. Dalam rangka menciptakan sistem informasi kesehatan, khususnya rumah sakit harus mempunyai sistem penyimpanan dokumen dengan baik, terutama rekam medis. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian administrasi, pengolahan data, penyimpanan maupun retensi hingga pemusnahan dokumen melakukan tugasnya dengan baik pula. Salah satu unit kerja di bagian pengolahan dan pengendalian dokumen adalah filing atau bagian penyimpanan.

Sistem pengendalian dokumen rekam medis sangat berperan dalam halnya untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Apabila terdapat dokumen yang sudah terlalu lama menumpuk di rak filing dan sudah melewati batas waktu dokumen rekam medis diretensi maka harus segera melakukan tindakan retensi sesuai prosedur Surat Edaran Direktorat Jenderal Pelayanan Rekam Medis Depkes RI No HK.00.06.1.5.01160 tentang Tatacara Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan untuk menghindari penumpukan berkas di rak filing.(1)

Retensi atau penyusutan DRM yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan inaktif. Dokumen rekam medis aktif yaitu dokumen yang masih aktif

(17)

digunakan untuk pelayanan pasien. Dokumen rekam medis inaktif adalah dokumen yang sudak tidak digunakan lagi untuk pelayanan pasien. Cara menetapkan dokumen rekam medis dalam keadaan inaktif yaitu dihitung minimal 5 tahun dari sejak tanggal terakhir berobat lalu disimpan sekurang-kurangnya 2 tahun di filing inaktif tersendiri kemudian ditetapkan bahwa dokumen tersebut diabadikan atau dimusnahkan dengan tujuan mengurangi beban penyimpanan pada rak filing. Dalam pemusnahan dokumen harus dilakukan oleh Tim Pemusnah dengan sesuai prosedur dengan tindakan penilaian guna terlebih dahulu dan pemusnahan dokumen yang disaksikan oleh beberapa pihak yang berwenang.

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang telah melaksanakan retensi dalam halnya mengurangi beban rak filing. Yaitu memisahkan dokumen rekam medis inaktif dengan yang aktif dan dipisahkan pada tempat ruang retensi dengan urutan tahun terakhir berobat yang tertera di DRM tersebut. Secara periode tertentu bagian sistem penyimpanan rekam medis menyisir dari tiap-tiap rak untuk memilah dokumen inaktif. Berdasarkan pengalaman praktek lapangan I peneliti pada bulan Februari tahun 2010 dan penelitian yang diadakan pada bulan desember 2011, beban pada ruang retensi semakin bertambah dengan dengan adanya pertambahan dokumen inaktif setiap tahunnya. Dokumen inaktif yang diambil dari rak dokumen aktif dan diletakkan di ruang retensi. Namun sejak tahun 2002 hingga 2012 pemusnahan belum terlaksana pada dokumen rekam medis yang telah dinilai guna sehingga menyebabkan ruang retensi semakin berkurang kapasitas penampungan dokumen inaktifnya. Hal tersebut dapat menyebabkan ketidaknyamanan petugas rekam medis di bagian filing dan mengurangi kualitas pelayanan pasien. Juga dapat mengurangi quota penyimpanan pada ruang filing.

(18)

Berdasarkan masalah tersebut, peneliti tertarik mengambil judul Analisis

Faktor-Faktor Belum Terlaksananya Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif Hasil Nilai Guna di Bagian Filing di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Tahun 2012.

B. Rumusan Masalah

Apa faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis inaktif hasil nilai guna di filing Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang tahun 2012 berdasarkan 5M?.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis inaktif hasil nilai guna di filing Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang tahun 2012.

2. Tujuan Khusus

a. Mendeskripsikan tata cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan dokumen rekam medis inaktif hasil nilai guna di filing Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang, meliputi:

1) Mendeskripsikan tata cara penyimpanan dokumen rekam medis inaktif dan apa hubungannya dengan belum terjadinya pemusnahan dokumen rekam medis inaktif hasil nilai guna di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

(19)

2) Mendeskripsikan faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

b. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi tata cara pemusnahan dokumen rekam medis inaktif yang telah dinilai guna di filing Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang, meliputi faktor internal dan eksternal:

1) Internal

a) Mengetahui cara pemusnahan dokumen rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

b) Mengetahui alat pemusnah dokumen rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

2) Eksternal

a) Mengetahui kebijakan yang digunakan untuk tata cara pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

b) Mengetahui prosedur tetap yang digunakan untuk tata cara pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

c. Mengetahui faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna di ruang filing berdasarkan 5 M:

1) Man

Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna berdasarkan aspek Man.

(20)

2) Money

Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna berdasarkan aspek Money.

3) Material

Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna berdasarkan aspek Material

4) Methods

Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna berdasarkan aspek methods.

5) Machine

Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna berdasarkan aspek Machine.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Peneliti

a. Memperluas pengetahuan peneliti tentang pengelolaan Dokumen Rekam Medis di filing baik dalam sistem penyimpanan, retensi, penilaigunaan sampai pemusnahan.

b. Menambah pengalaman dan menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat sebagai bahan perbandingan di bangku kuliah dengan kenyataan yang terjadi lapangan.

(21)

2. Bagi Akademik

a. Sebagai data awal untuk penelitian di bidang ke arsipan dan alur prosedur rekam medis.

b. Pengembangan ilmu di bidang kearsipan dan alur prosedur rekam medis. 3. Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan masukkan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan mengenai pemusnahan dokumen rekam medis yang telah dinilai guna bagi pihak manajemen Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang.

E. Lingkup Penelitian

1. Lingkup Keilmuan

Ilmu yang digunakan dalam penelitian adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.

2. Lingkup Materi

Materi yang digunakan dalam penelitian adalah Alur dan Prosedur rekam medis dan manajemen RM.

3. Lingkup Lokasi

Lokasi yang digunakan peneliti untuk penelitian ini adalah filing Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang

4. Lingkup Obyek atau Sasaran

Obyek atau sasaran penelitian ini adalah dokumen rekam medis pasien inaktif di filing yang belum dimusnahkan.

(22)

5. Lingkup Metode

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara.

6. Liingkup Waktu

(23)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis

1. Pengertian

Menurut Permenkes 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis yang menyebutkan bahwa Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

Rekam Medis menurut Edna K. Huffman adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan, serta merekam hasilnya.(1)

2. Tujuan Rekam Medis

Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tertib administrasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan Rekam Medis dapat digunakan dilihat pada berbagai aspek yang biasa disingkat ALFRED, antara lain :

(24)

a. Administration (Administrasi)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Legal (Hukum)

Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

c. Financial (Keuangan)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek financial.

d. Research (penelitian)

Isi rekam medis dapat dipergunakan sebagai aspek bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

e. Education (Pendidikan)

Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau refensi penjajaran di bidang profesi.

f. Dokumentation (Dokumentasi)

Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit berdasarkan surat Keputusan Dirjen Yanmed no. 78/yanmed/PS UM.Dib/YMU/I/91 tentang petunjuk pelaksaan

(25)

penyelenggaraan rekam medis atau Medical Record di Rumah Sakit, maka rekam medis dipakai sebagai:

1) Sumber informasi medis pasien yang berobat ke Rumah Sakit yang berguna untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien.

2) Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainnya, antara dokter dengan paramedis dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan dari perawatan.

3) Bukti tertulis (Documentary Evidence) tentang pelayanan yang telah diberikan oleh rumah sakit dari keperluan lainnya.

4) Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit.

5) Alat untuk melindungi kepentingan hukum, bukan pasien, dokter, tenaga kesehatan lainnya dan rumah sakit.

6) Untuk penelitian dan pengobatan.

7) Untuk perencanaan dan pemanfaatan sumber daya.

8) Untuk keperluan lain yang ada kaitannya dengan rekam medis.

B. Bagian Filing

1. Tugas Pokok

Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya yaitu :

a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis.

(26)

c. Menyusutkan (meretensi) dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen inaktif dari dokumen aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis

f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan). g. Membantu dalam pelaksaaan pemusnahan formulir rekam medis.

2. Peran dan Fungsi

Adapun peran dan fungsi dari filing dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai :

a. Penyimpanan dokumen rekam medis.

b. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.

c. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data dokumen rekam medis.

d. Pelindung arsip-arsip dokumen rekam medis terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.

C. Retensi Dokumen Rekam Medis

Dalam setiap pelayanan suatu instansi kesehatan, khususnya dalam hal ini adalah Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang, setiap pasien yang datang berobat akan dibuatkan dokumen rekam medis. Ruangan filing tempat dimana dokumen rekam medis disimpan semakin lama akan semakin penuh dan sesak dengan adanya pelayanan kesehatan baik bagi pasien baru maupun pasien lama setiap harinya. Maka harus diadakan penyisiran dan penyusutan dokumen rekam medis aktif dan inaktif yang dilakukan oleh petugas filing.(1)

(27)

Penyisiran dokumen rekam medis adalah suatu kegiatan pengawasan oleh petugas filing secara periodik mengenai kemungkinan kesalahan letak dokuman dan mengembalikan pada letaknya sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan. Bersamaan dengan kegiatan ini, dilakukan pula kegiatan pencatatan dokumen yang sudah saatnya diretensi.

Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan non aktif. Dokumen rekam medis aktif adalah dokumen rekam medis yang masih digunakan untuk pelayanan pasien di rumah sakit. Dokumen Rekam medis inaktif adalah dokumen rekam medis yang sudah digunakan terhitung setelah lima tahun terakhir pasien berobat dan sekurang-kurangnya dua tahun disimpan dalam filing inaktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian di abadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas filing secara periodik. Dokumen rekam medis yang telah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan cara mengurutkan sesuai urutan tanggal terakhir berobat selanjutnya dikelompokkan berdasarkan penyakitnya.

Sebelum mengadakan retensi perlu disusun jadwal retensi. Berdasarkan Surat Edaran DirJen Pelayanan Medik tentang pemusnahan Rekam Medis jadwal retensi tersebut sebagai berikut.

(28)

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis

D. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

Jika dokumen rekam medis telah dipisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan yang inaktif, maka dilakukan kegiatan penilaian nilai guna. Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna dilaksanakan oleh Direktur Rumah Sakit. Tim pemusnah dokumen rekam medis mempunyai tugas membantu Direktur Rumah Sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan nilai guna sesuai peraturan yang berlaku.

Tim pemusnah dokumen rekam medis terdiri dari: 1. Direktur Rumah Sakit sebagai ketua 2. Kepala rekam medis sebagai sekertaris

3. Anggota lain(petugas filling dengan saksi-saksi yang di tunjuk oleh Direktur Rumah Sakit

Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif

1. Berkas rekam medis sering digunakan untuk pendidikan dan penelitian 2. Mempunyai nilai guna:

NO Kelompok Aktif Inaktif

RJ RI RJ RI 1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th 2 Mata 5 th 10 th 2 th 2 th 3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th 4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th 5 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th 6 Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th 7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th 8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th

(29)

a. Nilai Guna Primer

Yaitu berkas rekam medis didasarkan pada kegunaan berkas rekam medis bagi kepentingan rumah sakit meliputi:

1) Nilai guna administrasi 2) Nilai guna hukum 3) Nilai guna keuangan 4) Nilai guna iptek b. Nilai Guna Sekunder

Yatu nilai guna berkas rekam medis didasarkan bagi kepentingan instansi di luar rumah sakit yaitu sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, meliputi:

1) Pembuktian 2) Sejarah(5)

Tim pemusnah rekam medis setelah melakukan nilai guna berkas rekam medis dari in aktif. Selanjutnya mengabadikan formulir rekam medis yang harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya dan memusnahkan formulir yang tidak memiliki nilai guna.

Antara lain dengan rangkaian kegiatan sebagai berikut:

1. Membuat daftar pertelaahan, yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokkan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit (diagnosis) dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit.

2. Membuat berita acara pemusnahan rekam medis pada saat pemusnahan berlangsung yang telah di tanda tangani ketua dan sekertaris. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli di simpan dirumah sakit, lembar ke dua di kirim kepada pemilik rumah sakit dan lembar ke tiga dikirim ke dinas kesehatan setempat/ Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.

(30)

3. Melaksanakan pemusnahan dengan cara:

a. Di bakar dengan menggunakan incinerator atau di bakar b. Dicacah, di buat bubur

c. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang di tanda tangani oleh direktur rumah sakit.(3)

E. Sumber Sumber Daya

Sistem dalam suatu manajemen terdiri dari beberapa komponen yang mempunyai peranan penting didalam mencapai tujuan sistem tersebut terutama dalam pelayanan kesehatan. Demikian halnya dalam sistem pemusnahan dokumen rekam medis inaktif, perlu adanya komponen yang mempunyai tugas masing-masing untuk mewujudkan hal tersebut. Komponen-komponen tersebut adalah :

1. Man (Manusia)

Manusia merupakan faktor terpenting dari pelaksanaan suatu sistem untuk mencapai pelayanan kesehatan yang optimal. Dalam hal ini sistem pengelolaan rekam medis hingga terlaksananya pemusnahan. Manusia sebagai pelaksana dari sistem pengelolaan rekam medis dan pemusnahan rekam medis.

2. Money (Dana)

Dana yang paling berperan untuk dapat mencapai pelaksanaan suatu kegiatan di rumah sakit. Dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis dan pemusnahan memerlukan pengalokasian dana.

(31)

3. Method (Metode)

Dengan metode yang tepat dapat membuat suatu kegiatan dapat efisien dalam pengelolaann dokumen rekam medis. Dan dalam hal ini metode dapat mewujudkan sistem pemusnahan menjadi terlaksana.

4. Machine (Alat)

Alat digunakan manusia untuk membantu manusia dalam melakukan pekerjaan menjadi lebih mudah. Untuk melaksanakan pemusnahan dokumen rekam medis diperlukan alat yang tepat agar dokumen yang dimusnahkan tidak serta merta menghilang, namun dapat menjadi barang yang dapat digunakan kembali seperti didaur ulang.

5. Matherial (Bahan)

Bahan adalah suatu fasilitas yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan, dalam hal ini adalah sistem pengelolaan dan pemusnahan dokumen rekam medis. Fasilitas yang ada dalam sistem pengelolaan harus tepat, dan kegiatan pemusnahan dapat berjalan lancar.

Semua komponen tersebut dapat dikatakan saling mempengaruhi satu sama lain. Jika salah satu komponen hilang maka dapat berakibat buruk dalam pelaksanaan suatu kegiatan dan sistem.

F. Kebijakan Rumah Sakit

Standar kebijakan dan prosedur rumah sakit di buku petunjuk dan pedoman tertulis penyelenggaraan rekam medis. Sebagai dasar pelaksanaan pelayanan rekam medis dari departemen kesehatan dan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan rekam medis dan pedoman tertulis ditetapkan tersendiri oleh kepala unit rekam medis kebijakan dan prosedur antara lain tentang pemeliharaan, tata cara penyimpanan dokumen rekam medis inaktif, penilaian nilai guna dan pemusnahan dokumen rekam

(32)

medis. Kebijakan dan prosedur yang tertulis harus tersedia yang dapat menerima pengelolaan rekam medis untuk menjadi acuan bagi setiap rekam medis yang bertugas.

G. Prosedur Tetap

Prosedur mengenai tata cara pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis inaktif, meliputi

1. Pemusnahkan dokumen rekam medis yang sudah tidak berfungsi dan sudah tidak bernilai guna.

2. Rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu.

3. Pembuatan daftar arsip rekam medis yang akan dimusnahkan.

4. Pelaporan daftar arsip rekam medis yang akan dimusnahkan kepada Direktur Rumah Sakit, Direktur Jendral Pelayanan Medis RI dan Pemda Kab.

(33)

(34)

I. Kerangka Konsep 5M - Man - Money - Methode - Matherial - Machine Pemusnahan Prosedur tetap Kebijakan Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi tata cara pemusnahan

(35)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif, yaitu menggambarkan data sebagai hasil penelitian. Metode yang digunakan observasi yaitu metode penelitian dengan meninjau langsung obyek yang diteliti. Pendekatan yang dilakukan yaitu cross sectional dengan cara menganalisis variabel-variabel penelitian bersifat sewaktu-waktu untuk memperoleh data yang lebih lengkap dan cepat.

B. Variabel Penelitian

1. Pemusnahan dokumen rekam medis inaktif 2. Sumber-sumber daya a. Man b. Money c. Methode d. Matherial e. Machine 3. Kebijakan 4. Protap

(36)

C. Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional 1 2 3 4 5 6 7 Pemusnahan dokumen rekam medis Man Money Method Matherial Machine Kebijakan

Suatu kegiatan memusnahkan dokumen rekam medis yang sudah tidak memiliki nilai guna

Kepala unit rekam medis dan petugas filing, meliputi:

a. Jumlah petugas filing b. Latar belakang pendidikan c. Pengalaman kerja

d. Pelatihan

Dana yang dibutuhkan untuk pemusnahan dokumen rekam medis inaktif.

Cara memusnahkan dokumen rekam medis.

Bahan atau sarana yang mendukung pemusnahan dokumen rekam medis, meliputi bahan dokumen, ketersediaan rak penampung, tempat.

Alat yang ada yang digunakan untuk pemusnahan dokumen rekam medis.

(37)

8 Protap

dalam menjalankan tugasnya terutama dalam bagian retensi, penyusutan, penilaian nilai guna maupun pemusnahan.

Prosedur mengenai tata cara pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis.

D. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek

Kepala unit rekam medis (URM) Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang dan petugas filing.

2. Objek

Beberapa faktor yang menyebabkan belum terjadinya pemusnahan seperti 5M

(Man, Money, Method, Material, Machine), protap pemusnahan dokumen,

protap petugas filing serta cara penjajaran dokumen inaktif.

E. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian yang digunakan dalam penelitian ini dengan menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara yaitu:

1. Pedoman observasi untuk mengetahui kondisi dokumen rekam medis inaktif, mengamati sistem penilaian nilai guna, mengidentifikasi apakah terdapat dokumen yang sudah seharusnya dimusnahkan.

2. Pedoman wawancara dengan kepala unit rekam medis dan petugas filing Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang tentang penyebab belum terlaksananya

(38)

pemusnahan dokumen rekam medis inaktif yang sudah dinilai guna, sumber-sumber daya yang ada di bagian filing (Man, Money, Methode, Matherial,

Machine), kebijakan dan protap.

F. Pengumpulan Data

Cara pengumpulan data adalah observasi yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati langsung obyek yang diteliti. Selain itu juga dapat dilakukan dengan cara wawancara dengan kepala Unit Rekam Medis. Sumber-sumber data yang diambil adalah:

1. Sumber data primer

Menanyakan langsung kepada kepala rekam medis dan petugas filing dokumen rekam medis. Hal-hal yang ditanyakan adalah prosedur retensi, penyusutan, penilaian nilai guna, penyebab belum terlaksananya pemusnahan, latar belakang petugas (pengalaman kerja), pengalokasian dana dan alat pendukung.

2. Sember data sekunder

Protap dan kebijakan mengenai retensi, penyusutan, penilaian nilai guna dan pemusnahan dokumen rekam medis.

G. Pengolahan Data

1. Editing

Yaitu dengan cara mengoreksi hasil observasi mengenai retensi, penyusutan, penilaian nilai guna dan pemusnahan.

2. Analising

Yaitu dengan menganalisa tentang penyebab belum terlaksananya pemusnahan dan keadaan kapasitas rak filing inaktif.

(39)

H. Analisa Data

Data yang terkumpul dari observasi akan diolah dan dianalisa secara deskriptif untuk menganalisa penyimpanan dokumen rekam medis inaktif dan pemusnahan.

(40)

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Pengamatan

1. Gambaran Umum Rumah Sakit a. Sejarah Rumah Sakit

1) September 1993, merupakan Rumah Sakit Kusta (Khusus) milik Pemerintah Daerah Tingkat I Provinsi Jawa Tengah dengan Eselon IVA. 2) Oktober 1993-1995, perintisan kenaikan Eselon Rumah Sakit melalui

proyek studi kelayakan dari Direktorat Rumah Sakit Khusus dan Swasta Departemen Kesehatan.

3) 15 Oktober 1995, surat usulan penetapan kelas Rumah Sakit Kusta dari Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara.

4) 30 Mei 1996, persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara nomor: B 672/I/1996 tentang penetapan kelas C Rumah Sakit Kusta Tugurejo Semarang.

5) 5 Juli 1996, terbit keputusan Menteri Kesehatan Nomor: 743/Menkes/SK/VII/1996 tentang penetapan kelas Rumah Sakit Kusta Tugurejo Semarang menjadi setara dengan Rumah Sakit Kusta Tugurejo Semarang.

6) 14 Januari 1998, adanya keputusan Menteri Dalam Negeri nomor: 17 tahu 1998 tentang pedoman dan tatakerja Rumah Sakit Kusta pada Dinas Kesehatan Daerah tingkat I.

7) 13 Januari 1999, peraturan daerah nomor: 1 tahun 1999 tentang kerja Rumah Sakit Kusta Provinsi Jawa Tengah sebagai Rumah Sakit Kusta Kelas C.

(41)

8) 11 Februari 1999, keputusan Menteri Dalam Negeri nomor 5 tahun 1999 tentang Jabatan Struktural Eselon dua ke bawah di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

9) 26 Desember 2000, keputusan Menteri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial nomor: 1810/Menkes-Kesos/SK/XII/2000 tentang perubahan status Rumah Sakit Khusus menjadi Rumah Sakit Umum

10) 28 Januari 2003, terakreditasi dengan status akreditasi penuh tingkat dasar sertifikat no. YM.00.03.2.2.159

11) 19 November 2003, keputusan Menteri Kesehatan RI nomor: 1600/Menkes/SK/XI/2003 tentang peningkatan kelas B non pendidikan Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.

b. Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang 1) Visi Rumah Sakit

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang mempunyai visi, yaitu memberikan pelayanan kesehatan rujukan yang paripurna dan prima kepada masyarakat.

Motto: Kesembuhan dan Kepuasan Anda adalah kebahagiaan kami. 2) Misi Rumah Sakit

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang mempunyai misi:

a) Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia melalui program pengembangan mutu.

b) Meningkatkan sarana dan prasarana sehingga memberikan kenyamanan kepada pasien, keluarga dan karyawan.

c) Meningkatkan citra Rumah Sakit serta menghilangkan stigma pada penyakit kusta.

(42)

2. Gambaran Umum Rekam Medis a. Visi Rekam Medis

Terwujudnya pelayanan rekam medis dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis secara profesional dan bermutu

b. Misi Rekam Medis

Menyelenggarakan pelayanan dokumen medik dan pelaporan hasil kegiatan pelayanan medis secara profesional dan bermuti, dilaksanakan secara manusiawi, sehingga dapat memuaskan semua pihak yang terkait dengan berpedoman pada filosofi rumah sakit: kesembuhan, keselamatan dan kepuasan pasien adalah kebahagiaan kami.

c. Bagian Luar Rekam medis

1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)

Di TPPRJ Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang terdiri dari 4 orang petugas yang melayani pendaftaran pasien dan 2 orang yang bertugas mengambil dokumen rekam medis rawat jalan. Pelayanan di TPPRJ sudah menggunakan sistem komputerisasi. Setiap pasien yang datang dilayani dengan 2 loket yaitu untuk pasien umum dan loket pasien pengguna askes. Sistem penomoran yang digunakan adalah Unit

Numbering Sistem dimana setiap pasien hanya mempunyai satu nomor

rekam medis. Sistem penyimpanan dokumen yang digunakan adalah sentralisasi. Dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan pada satu ruangan.

2) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)

TPPRI dan TPPGD menjadi satu tempat, dimana setiap pasien yang akan rawat inap harus mendaftar di loket UGD. Pasien yang akan rawat inap akan dibuatkan dokumen rekam medis khusus pasien UGD terlebih dahulu. Di TPPRI dan TPPGD terdiri dari 6 orang petugas. Dari keenam

(43)

petugas tersebut menjalankan tugasnya dengan melakukan shift dan setiap satu shift terdiri dari 2 orang petugas. Di pendaftaran ini juga menggunakan sistem komputerisasi untuk mempercepat pelayanan. 3) Instalasi Pemeriksaan Penunjang

Instalasi Pemeriksaan Penunjang di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang terdiri dari radiologi, fisioterapi dan laboraturium. Pasien yang akan melakukan pemeriksaan penunjang mendaftar di loket dengan membawa surat pengantar dari dokter yang menangani.

d. Bagian Dalam Rekam Medis

Di bagian dalam unit rekam medis terdiri dari 10 orang petugas dan 1 orang sebagai kepala unit rekam medis dan dibagi menjadi sub bagian sebagai berikut :

1) Assembling

Di bagian assembling ditangani dua orang petugas. Semua dokumen rekam medis dari bangsal rawat inap akan dikirim dengan menggunakan buku ekspedisi, kemudian akan diteliti kelengkapannya. Kebanyakan dokumen yang belum lengkap adalah pada diagnosa dokter. Untuk dokumen yang belum lengkap akan dikembalikan ke dokter tersebut untuk dilengkapi kembali. Selain itu, assembling mencari data yang dihasilkan dari dokumen rekam medis rawat inap. Data tersebut adalah identitas pasien, lama dirawat, diagnosa utama, jumlah pembayaran dan jenis pembayaran. Semua data tersebut dimasukkan dalam dalam buku besar yang disebut sentra register. Di bagian assembling bertugas merakit dokumen rekam medis.

2) Koding

Semua dokumen yang sudah diproses dari bagian assembling akan dikode. Di bagian koding sudah menggunakan ICD-10 dan ICOPIM

(44)

secara komputerisasi. Koding dilakukan oleh satu orang petugas. Untuk diagnosa utama dengan sebab luar akan dikode ganda.

3) Indeksing

Petugas setelah melakukan pengkodean diagnosa maka dokumen akan di indeks. Indeks sudah menggunakan formulir indeks penyakit, dokter, kematian serta operasi. Semua hasil indeksing akan dijumlah untuk bahan pelaporan morbiditas.

4) Analising dan Reporting

Setelah dokumen diindeks, di bagian analising reporting data rekam medis akan diolah sehingga dapat menghasilkan informasi untuk pengembalian keputusan manajemen dan sebagai penganalisis statistik dari data rekam medis.

5) Filing

Di ruang filing terdapat 7 petugas yang bertugas mengelola penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Tupoksi petugas filing yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang adalah :

a) Melayani peminjaman dokumen RM

b) Mencari dan mengembalikan dokumen RM

c) Menyiapkan dokumen-dokumen RM di rak sesuai dengan poliklinik d) Memberikan sampul dokumen

e) Menulis tracer

f) Membuat laporan surveylens penyakit

(45)

Sistem penyimpanan yang digunakan di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang adalah sentralisasi. Terdapat 6 rak geser dan 20 rak biasa sebagai penyimpanan DRM aktif dan terdapat 1 rak biasa untuk penyimpanan DRM abadi. Untuk DRM inaktif diletakkan di kardus sesuai dengan urutan tahun terakhir berobat.

B. Pengelolaan Berkas Rekam Medis 1. Retensi Dokumen Rekam Medis

Retensi yaitu pemisahan dokumen rekam medis aktif dengan dokumen rekam medis inaktif telah dilaksanakan Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang setiap seminggu sekali untuk mengurangi beban rak filling. Lalu dokumen rekam medis inaktif ditempatkan di ruang filling inaktif dengan urutan tahun terakhir berobat yang tertera di DRM tersebut. Beberapa dokumen rekam medis inaktif ditempatkan di kardus dan diletakkan di lantai.

Proses retensi dilaksanakan dengan mengambil dokumen rekam medis yang sudah 5 tahun tidak berobat kembali tanpa menggunakan indeks penyakit maupun KIUP, hal ini dapat menimbulkan penyimpangan dari yang sesuai dari Jadual Retensi Arsip yang membedakan lama dokumen inaktif sesuai jenis penyakit.

2. Menilai Guna Dokumen Rekam Medis Inaktif

Penilaian guna yaitu penetapan dokumen rekam medis inaktif yang mempunyai nilai guna dan yang sudah tidak bernilai guna, hal ini digunakan sebagai pertimbangan pelaksanaan pemusnahan dapat terlaksana atau tidak. Proses penilaian guna masih dalam tahap pelaksanaan dengan periode sebulan sekali.

(46)

Berikut beberapa dokumen yang sudah melewati tahap penilaian guna:

Tabel 4.1 Dokumen Rekam Medis yang Sudah Melewati Tahap Penilaian Guna

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa dokumen yang sudah melewati tahap penilaian nilai guna. Akan tetapi belum dapat dimusnahkan karena juga masih banyak dokumen yang sudah diretensi namun belum dapat dinilai guna.

3. Tata Cara Penyimpanan Dokumen Inaktif dan Apa Hubungannya dengan Belum Terlaksananya Pemusnahan

Pada penataan dokumen rekam medis inaktif, setelah dilakukan retensi, dokumen dijajarkan berdasarkan tahun terakhir berobat sesuai tahun yang tertera di dokumen rekam medis. Dokumen dijajarkan pertahun sehingga menyulitkan petugas untuk memilah dokumen sesuai jenis penyakit maupun penomoran. Dalam hal ini menyulitkan petugas dalam pelaksanaan penilaian nilai guna maupun pengambilan dokumen kembali jika diperlukan kembali untuk

No RM Diagnosa Kode Tgl Terakhir

Berobat 038347 Pain, Unspecified R52.9 09-01-2001

548546 Ischemic I25.9 06-11-2000

096557 Diabetes Mellitus E11 13-04-2002

136245 Gastritis K29.7 20-07-2002

420042 Singleton Z38.0 13-06-1999

454496 Headache R51 25-11-2002

590725 Hypertensive renal failure I13.1 19-04-2001

740256 Haemorrhoids I84.1 04-08-2002

744058 Dyspepsia K30 31-07-2000

(47)

hal medis maupun non medis. Selain itu, dokumen di tempatkan dalam kardus dan diletakkan di lantai, hal ini dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi petugas dalam mengelola dokumen rekam medis. Jika cara penyimpanan dokumen rekam medis kurang baik, akan menyulitkan dalam menilai guna dan hal ini dapat menjadi salah satu faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis tersebut masih terdapat cukup banyak dokumen rekam medis yang melewati batas pemusnahan, akan tetapi belum dinilai guna dan menghambat terlaksananya pemusnahan.

Berikut beberapa dokumen yang sudah melewati batas waktu pemusnahan:

Tabel 4.2 Dokumen Rekam Medis yang Sudah Melewati Batas Waktu Pemusnahan

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa sudah terdapat dokumen rekam medis yang melewati batas pemusnahan namun belum dimusnahkan.

Berobat 038997 ENL + Artritis Lepra A30.9 13-05-1999

548076 Bronkhitis J40 07-11-2000

096657 Fever A90 23-04-2002

136385 Fraktur lutut S82.0 29-07-2002 140098 Chronic ischaemic heart I25.9 09-01-2001

056496 Gastritis K29.7 25-12-2003

590364 Peritonitis akut K65.0 19-07-2000

750386 Haemorrhoids I84.1 03-07-2002

589066 Singleton Z38.0 31-03-2001

(48)

4. Faktor-faktor Penyebab Belum Terlaksananya Pemusnahan

a. Masih dalam tahap retensi dan menilai guna karena beberapa sebab;

b. Cara meretensi dengan mengambil dokumen rekam medis yang sudah 5 tahun tidak berobat kembali tanpa menggunakan indeks penyakit maupun KIUP, hal ini dapat menimbulkan penyimpangan dari yang sesuai dari Jadual Retensi Arsip yang membedakan lama dokumen inaktif sesuai jenis penyakit. c. Cara penyimpanan dokumen rekam medis inaktif dengan urutan tahun

terakhir berobat sesuai yang tertera dokumen rekam medis inaktif, dapat menyebabkan kesulitan dalam menilai guna, karena sesuai prosedur menilai guna dinilai berdasarkan jenis penyakit.

d. Tupoksi petugas filing yang kurang mencakup semua tugas pokok pengelolaan berkas, termasuk dalam penyusutan, penilaian nilai guna serta pemusnahan.

e. Prosedur tetap tentang penghapusan dokumen rekam medis yang kurang dalam memberi ketegasan periode pelaksanaannya. Seperti proses retensi dan menilai guna yang seharusnya terdapat frekuensi pelaksanaan, contoh : melaksanakan retensi seminggu sekali atau dua minggu sekali.

5. Cara Pemusnahan dan Alat Pemusnah yang akan Digunakan

Meskipun belum terlaksana pemusnahan namun petugas filing sudah mempunyai rencana dalam tata cara pemusnahan dan apa alat yang akan digunakan. Dari hasil wawancara dengan salah satu petugas filing, Proses pemusnahan dokumen rekam medis akan menggunakan cara pencacahan dengan alat pencacah, dan akan bekerja sama dengan salah satu instansi lainnya untuk menggunakan alat pencacah tersebut. Hal ini dapat melegakan bagi petugas karena sebenarnya petugas filing sudah siap dalam melaksanakan pemusnahan, hanya kurang dalam pelaksanaan proses yang terkait sebelum pemusnahan dapat dilaksanakan.

(49)

6. Sarana Prasarana

a. Man

Di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang terdapat 7 petugas filing. Untuk pendidikan dari 7 petugas tersebut hanya satu yang lulusan D3 Rekam Medis dan enam lainnya hanya mengikuti pelatihan-pelatihan seperti IHT (In House Training). Dalam pengelolaan pemusnahan, belum dilaksanakan pemusnahan, namun sudah dibentuk tim pemusnah pada tahun 2011.

Tupoksi dari petugas filing di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang adalah :

1) Melayani peminjaman dokumen RM

2) Mencari dan mengembalikan dokumen RM

3) Menyiapkan dokumen-dokumen RM di rak sesuai dengan poliklinik 4) Memberikan sampul dokumen

5) Menulis tracer

6) Membuat laporan surveylens penyakit

7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan

b. Money

Sudah ada alokasi dana untuk penyusutan dan pemusnahan. Namun pemusnahan belum terlaksana karena masih dalam tahap retensi dan menilai guna.

c. Methode

Di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang retensi dilakukan dengan jangka waktu seminggu sekali. Dan menilai guna sebulan sekali, namun masih banyak dokumen yang masih dibiarkan disimpan di kardus dan diletakkan di lantai dan beberapa belum dinilai guna sehingga pemusnahan belum terlaksana.

(50)

d. Material

Di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang sudah ada ruang untuk memelihara dokumen inaktif yang menjadi satu dengan ruang dokumen abadi. Serta sudah ada tempat untuk melakukan pemusnahan.

e. Machine

Di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang sudah ada alat yang digunakan untuk memusnahkan yaitu alat pencacah.

7. Kebijakan Penghapusan Dokumen Rekam Medis

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang sudah terdapat kebijakan mengenai penghapusan dokumen rekam medis. Kebijakan disusun dengan tujuan memberi tuntunan dalam pembuatan prosedur yang akan ditetapkan mengenai penghapusan dokumen rekam medis. Kebijakan Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang sudah memberi tuntunan dalam pembuatan prosedur tetap mengenai penghapusan dokumen rekam medis.

8. Prosedur Tetap Penghapusan Dokumen Rekam Medis

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang sudah terdapat prosedur tetap mengenai penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis. Prosedur tetap diterbitkan dengan tujuan memberi gambaran tatacara melakukan proses penyusutan dan pemusnahan dan periode pelaksanaannya. Prosedur tetap pemusnahan di Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang sudah memberi gambaran dan tatacara penyusutan dan pemusnahan namun kurang dalam memberi ketegasan periode pelaksanaannya. Dalam proses retensi dan penilaian guna seharusnya ditetapkan dilaksanakan dalam berapa periode sekali. Hal ini dapat menjadikan proses retensi dan menilai guna lebih intensif dan pemusnahan dapat dilaksanakan.

(51)

C. Pembahasan

1. Retensi Dokumen Rekam Medis

Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang telah melaksanakan retensi dalam halnya mengurangi beban rak filing. Yaitu memisahkan dokumen rekam medis inaktif dengan yang aktif dan dipisahkan pada tempat ruang retensi dengan urutan tahun terakhir berobat. Secara periodik bagian sistem penyimpanan rekam medis menyisir dari tiap-tiap rak untuk memilah dokumen inaktif.

Hal ini juga dapat berpengaruh dalam cara penjajaran dokumen rekam medis inaktif, dengan proses retensi dengan mengambil dokumen yang sudah 5 tahun tidak berobat akan menyebabkan sistem penjajaran juga diurutkan berdasarkan tahun terakhir berobat, hal ini dapat menyulitkan dalam pelaksanaan penilaian nilai guna.

2. Menilai Guna Dokumen Rekam medis Inaktif

Proses menilai guna telah terproses setelah dokumen rekam medis inaktif disimpan di rak penyimpanan inaktif. Proses penilaian dilakukan dalam jangka waktu sebulan sekali. Namun yang terjadi di lapangan adalah dokumen rekam medis inaktif hanya di simpan di kardus dan diletakkan di lantai. Dan masih banyak yang belum dinilai guna karena proses penjajaran berdasarkan tahun terakhir berobat yang menyulitkan penilaian nilai guna. Pemusnahan

(52)

belum terlaksana, dikarenakan proses retensi dan penilaian guna yang masih berjalan. Hal ini seharusnya dapat menjadi pertimbangan Rumah Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang dalam perbaikan baik dalam prosedur, kebijakan maupun sarana dan prasarana.

Berikut beberapa dokumen yang sudah melewati batas waktu pemusnahan: Tabel 4.2 Dokumen Rekam Medis yang Sudah Melewati Batas Waktu Pemusnahan

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa terdapat beberapa dokumen yang sudah melewati tahap penilaian nilai guna. Akan tetapi belum dapat dimusnahkan karena juga masih banyak dokumen yang sudah diretensi namun belum dapat dinilai guna.

3. Tata Cara Penyimpanan Dokumen Inaktif dan Apa Hubungannya dengan Belum Terlaksananya Pemusnahan

Pada penataan dokumen rekam medis inaktif, setelah dilakukan retensi, dokumen dijajarkan berdasarkan tahun terakhir berobat sesuai tahun yang tertera di dokumen rekam medis. Dokumen dijajarkan pertahun sehingga

No RM Diagnosa Kode Tgl Terakhir Berobat

038997 ENL + Artritis Lepra A30.9 13-05-1999

548076 Bronkhitis J40 07-11-2000

096657 Fever A90 23-04-2002

136385 Fraktur lutut S82.0 29-07-2002

140098 Chronic ischaemic heart I25.9 09-01-2001

056496 Gastritis K29.7 25-12-2003

750386 Haemorrhoids I84.1 03-07-2002

589066 Singleton Z38.0 31-03-2001

(53)

menyulitkan petugas untuk memilah dokumen sesuai jenis penyakit maupun penomoran. Dalam hal ini menyulitkan petugas dalam pelaksanaan penilaian nilai guna maupun pengambilan dokumen kembali jika diperlukan kembali untuk hal medis maupun non medis. Selain itu, dokumen di tempatkan dalam kardus dan diletakkan di lantai, hal ini dapat menyebabkan ketidaknyamanan bagi petugas dalam mengelola dokumen rekam medis. Jika cara penyimpanan dokumen rekam medis kurang baik, akan menyulitkan dalam menilai guna dan hal ini dapat menjadi salah satu faktor penyebab belum terlaksananya pemusnahan. Dalam penyimpanan dokumen rekam medis tersebut masih terdapat cukup banyak dokumen rekam medis yang melewati batas pemusnahan, akan tetapi belum dinilai guna dan menghambat terlaksananya pemusnahan.

Berikut beberapa dokumen yang sudah melewati batas waktu pemusnahan:

Tabel 4.2 Dokumen Rekam Medis yang Sudah Melewati Batas Waktu Pemusnahan

Berobat 038997 ENL + Artritis Lepra A30.9 13-05-1999

548076 Bronkhitis J40 07-11-2000

096657 Fever A90 23-04-2002

136385 Fraktur lutut S82.0 29-07-2002 140098 Chronic ischaemic heart I25.9 09-01-2001

056496 Gastritis K29.7 25-12-2003

750386 Haemorrhoids I84.1 03-07-2002

589066 Singleton Z38.0 31-03-2001

(54)