Volume 9, Nomor 2, Desember 2016
VOL.9 NO.2
ISSN 2088-2653
POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG
JURNAL ILMIAH Hal. 1-68 DES 2016
Analisis Prosedur Pembayaran Jasa Medis Guna Menunjang Mutu Pelayanan Dokter Di Rumah Sakit Umum Daerah
Al Ihsan Provinsi Jawa Barat Anita Putri Wijayanti, Nadia Ilahi
Pemodelan Dan Simulasi Citra Untuk Penghitungan Jumlah Sel Darah Merah Candra Mecca Sufyana, Rena Amalika Asyari
Analisis Hubungan Pemahaman Akreditasi Rumah Sakit, Karakteristik Dan Kinerja Perekam Medis Terhadap Kualitas Pelayanan Kesehatan Di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung Dina Sonia
Pengaruh Ketepatan Diagnosa, Pembuatan Rujukan Bpjs Dan Kompetensi Petugas Rekam Medis Terhadap Efisiensi Pelayanan Rawat Jalan
Di Klinik Prima Husada Ika Kartisyah
Sistem Informasi Retensi Rekam Medis Di Rumah Sakit Tk.IV 03.07.03
Sariningsih Bandung Meira Hidayati
Analisis Ketepatan Kodifikasi Diagnosis Penyakit Pada Rekam Medis Rawat Inap Guna Menunjang Reimbursement JKN Di Rumah Sakit Umum Daerah Cililin Sali Setiatin, Arief Permana
JURNAL ILMIAH MEDIS DAN KESEHATAN
POLITEKNIK PIKSI GANESHA
PENGANTAR
JURNAL ILMIAH MEDIS DAN KESEHATAN Politeknik Piksi Ganesha ini terbit dua kali setahun pada bulan Juni dan Desember, berisi tulisan ilmiah dalam bentuk hasil penelitian, kajian analisis, aplikasi teori dan pembahasan tentang berbagai masalah yang berkaitan dengan Informasi Medis, Kesehatan dan masalah Kesehatan Populer.
Penerbitan jurnal ilmiah ini bertujuan untuk meningkatkan kuantitas, kualitas dan penyebarluasan kajian sekaligus sebagai wahana komunikasi ilmiah diantara cendekiawan, dosen, mahasiswa dan pemerhati kajian tersebut di atas.
Penasehat
DR. H. K. Prihartono AH, Drs., S.Sos., S.Kom., MM Pimpinan Redaksi
Wahyudi, SH., MH. Kes Reviewer dr. Evi Novitasari
Emylia Fiskasari, S.Si., MM., APT Santy Christinawati, SS., M.Hum (Bahasa)
Mitra Bestari Akasah, S.Sos., MM Aris Susanto, S.ST., MM
Administrasi Naskah Ria Khoirunnisa, S.Si., M.Si
Tedy Hidayat, S.ST., MM
Alamat Redaksi/Penerbit POLITEKNIK PIKSI GANESHA Jalan Jend. Gatot Subroto no.301 Bandung 40274
Telp.022 87340030 Fax. 022 87340086 Email :jurnal_medkes@yahoo.co.id
JURNAL ILMIAH PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN ILMU MEDIS DAN KESEHATAN POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG VOL. 9 NO. 2 DESEMBER 2016 ISSN . 2088‐2653 PENGANTAR REDAKSI
Para pembaca yang terhormat,
Puja dan puji syukur atas anugerah yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha Esa, Politeknik Piksi Ganesha Bandung telah menerbitkan Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pengembangan Ilmu Medis dan Kesehatan Volume 9 Nomor 2 ke hadapan para pembaca. Jurnal Ilmiah ini memuat hasil tulisan karya ilmiah dosen-dosen konsentrasi Ilmu Medis dan Kesehatan dan juga dari institusi lainnya.
Jurnal Ilmiah ini memuat karya ilmiah yang membahas tentang ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN JASA MEDIS GUNA MENUNJANG MUTU PELAYANAN DOKTER DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AL IHSAN PROVINSI JAWA BARAT oleh Anita Putri Wijayanti, Nadia Ilahi, PEMODELAN DAN SIMULASI CITRA UNTUK PENGHITUNGAN JUMLAH SEL DARAH MERAH oleh Candra Mecca Sufyana, Rena Amalika Asyari, ANALISIS HUBUNGAN PEMAHAMAN AKREDITASI RUMAH SAKIT, KARAKTERISTIK DAN KINERJA PEREKAM MEDIS TERHADAP KUALITAS PELAYANAN KESEHATAN DI RSUP DR. HASAN SADIKIN BANDUNG oleh Dina Sonia, PENGARUH KETEPATAN DIAGNOSA, PEMBUATAN RUJUKAN BPJS DAN KOMPETENSI PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP EFISIENSI PELAYANAN RAWAT JALAN DI KLINIK PRIMA HUSADA BANDUNG oleh Ika Kartisyah, SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK.IV 03.07.03 SARININGSIH BANDUNG oleh Meira Hidayati, ANALISIS KETEPATAN KODIFIKASI DIAGNOSIS PENYAKIT PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP GUNA MENUNJANG REIMBURSEMENT JKN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CILILIN oleh Sali Setiatin, Arief Permana.
Semoga dengan terbitnya Jurnal Ilmiah ini dapat memberikan sumbangsih pemikiran serta perkembangan keilmuan, terutama di bidang biomedis dan kesehatan.
DAFTAR ISI
JURNAL ILMIAH ILMU MEDIS DAN KESEHATAN
ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN JASA MEDIS GUNA MENUNJANG MUTU PELAYANAN DOKTER DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH AL IHSAN PROVINSI JAWA BARAT
Anita Putri Wijayanti, Nadia Ilahi
1
PEMODELAN DAN SIMULASI CITRA UNTUK PENGHITUNGAN JUMLAH SEL DARAH MERAH
Candra Mecca Sufyana, Rena Amalika Asyari
13
ANALISIS HUBUNGAN PEMAHAMAN AKREDITASI RUMAH SAKIT, KARAKTERISTIK DAN KINERJA PEREKAM MEDIS TERHADAP KUALITAS PELAYANAN KESEHATAN DI RSUP DR. HASAN SADIKIN BANDUNG
Dina Sonia
23
PENGARUH KETEPATAN DIAGNOSA, PEMBUATAN RUJUKAN BPJS DAN KOMPETENSI PETUGAS REKAM MEDIS TERHADAP EFISIENSI PELAYANAN RAWAT JALAN DI KLINIK PRIMA HUSADA BANDUNG Ika Kartisyah
35
SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT TK.IV 03.07.03 SARININGSIH BANDUNG
Meira Hidayati
46
ANALISIS KETEPATAN KODIFIKASI DIAGNOSIS PENYAKIT PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP GUNA MENUNJANG REIMBURSEMENT JKN DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CILILIN
Sali Setiatin, Arief Permana
Selingkung Jurnal Merdis dan Kesehatan POLITEKNIK PIKSI GANESHA
Berdasarkan rapat pengelola Jurnal POLITEKNIK PIKSI GANESHA pada tanggal 4 November 2016 menyepakati gaya selingkung Jurnal Medis dan Kesehatan dengan ketentuan sbb :
Judul. Judul naskah hendaknya dibuat seringkas mungkin, dan mencerminkan isi naskah secara keseluruhan.
Data Penulis Tuliskan nama para penulis (nama lengkap tanpa gelar atau jabatan lainnya), Fakultas/Departemen,dan Universitas/Institusinya.
Abstrak. Abstrak ditulis dalam bahasa Inggris apabila tulisan dalam Bahasa Indonesia sedangkan apabila tulisan menggunakan bahasa Inggris abstrak ditulis dalam bahasa Indonesia, tidak berisikan rumus atau referensi. Abstrak harus meringkas permasalahan, tujuan penelitian, metode penelitian, hasil utama, dan kesimpulan. Panjang abstrak maksimum 200 kata.
Kata kunci: terdiri dari maksimal 5 kata, tiap kata dipisahkan dengan titik koma (;).
Naskah. Naskah ditulis dengan sistematika yang terstruktur, konsisten, dan lugas. Naskah ditulis dengan menggunakan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar atau bahasa Inggris dengan tata bahasa (grammar) yang benar. Adapun format penulisan sebagai berikut;
1. Naskah ditulis pada kertas ukuran A4 (210x297mm), dengan marjin kiri 3, kanan 3, atas 3, dan bawah 2 cm.
2. Naskah di tulis dalam format satu kolom untuk isi, sedangkan judul dan abstrak dalam satu halaman.
3. Halaman naskah terdiri dari 10-13 halaman.
4. Huruf yang digunakan adalah Times New Roman 12 petunjuk judul, dan 10pt untuk abstrak dan isi naskah, naskah ditulis dalam spasi satu.
5. Naskah minimal berisi bagian sebagai berikut: A. Pendahuluan B. Kajian Pustaka C. Metode Penelitian D. Pembahasan E. Kesimpulan F. Daftar Pustaka
Rumus. Setiap rumus diletakkan di tengah halaman dan diberi nomor pemunculan di sisi kanan dengan menggunakan angka arab di dalam kurung.
ሺݔ ܽሻൌ ൫
൯ݔܽି
ୀ ……….(1)
Tabel. Huruf yang digunakan Times New Roman 10pt untuk isi tabel, judul tabel, dan sumber. Tabel diberi nomor menggunakan angka arab, dengan menggunakan garis horisontal tanpa garis vertikal untuk memisahkan kolom. Nomor dan judultabel diletakkan diatas, sumber diletakan di bawah sejajar dengan garis tabel paling kiri. Judul tabel di Bold.
Tahun Jumlah Pencapaian
2008 540.000 90%
2009 340.000 75%
2010 330.000 73%
2011 320.000 70%
Sumber: Bagian Penjualan, 2013
Gambar. Gambar meliputi grafik, diagram, dan bentuk gambar lainnya. Gambar diberi nomor dengan menggunakan angka arab disertai judul gambar dengan ukuran huruf 10pt Times New Roman.Nomor dan judul gambar di Bold dan diletakkan di bawah gambar dengan posisi di tengah (center). Sumber diletakkan di bagian bawah judul gambar.
Gambar 1. Jumlah Produk Per Kota Periode 2010-2012 Sumber: BagianPenjualan, 2013
Daftar Pustaka.
Daftar pustaka disusun berdasarkan urutan abjad nama belakang mulai dari penulis pertama. Unsur-unsur daftar pustaka meliputi: nama pengarang, tahun terbit publikasi, judul publikasi, tempat terbit, dan penerbit. Judul buku atau jurnal ditulis miring (italic) sementara judul artikel pada jurnal ditulis dengan huruf tegak. Apabila terdapat lebih dari satu artikel rujukan yang ditulis oleh penulis yang sama, maka diurutkan berdasarkan tahun penerbitan terbaru. Seluruh pustaka yang tercantum dalam daftar pustaka harus dirujuk atausesuaidalam isi naskah, demikian pula sebaliknya.
Jurnal
Alfanura, F., Arai. T., danPutro. U.S. (2010). System Dynamics Modelling for E-Government Implementation: a Case Study in Bandung City, Indonesia. Jurnal Manajemen Teknologi, Vol9 No 2, hal: 121-145.
Buku
Husnan S, 2000, Dasar-dasar Manajemen Kauangan, Edisi keempat, Yogyakarta, UPP AMP YKPN.
---.2005. Dasar-dasar Teori Portofolio dan Analisis Sekuritas. Edisi keempat. Yogyakarta. UPP AMP YKPN.
Internet
Howard, N. (1995). Confrontation Analysis: How to Win Operations Other than War. CCRP Publication. Washington DC: Departement of Defence. Available at www.dodccrp.org. [diunduhpadatanggal 20 Oktober 2011] 0 2000 4000 6000 20 10 20 11 20 12
46
SISTEM INFORMASI RETENSI REKAM MEDIS DI RUMAH
SAKIT TK.IV 03.07.03 SARININGSIH BANDUNG
Meira Hidayati
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha meirahidayati58@gmail.com
ABSTRACT
This research aimed to determine how the implementation of medical record retention information system design at RumahSakitTK.IV 03.07.03 Sariningsih Bandung.
In this research, the writer used qualitative research methods with a descriptive approach. Data collection techniques used observation, interviews, and literature study that had relationship with the principal problems.
From the research, the writer found several problems such as : (1).Limited racks for storing active medical records;(2).Processes of sorting out inactive files and preparation of reports were not computerized so that the delivery information was slow, difficult, ineffective, and inefficient.
The suggestion were given to the problem, there were:(1). an adequate more space and adequate storage racks for active medical records should be provided;(2).An appropriate computerized system for the implementation of medical record retention should be built at RumahSakitTK.IV 03.07.03 Sariningsih Bandung.
Keyword : Design; Information System; Medical Record Retention
A. PENDAHULUAN
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Salah satu upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan di saran pelayanan kesehatan seperti Rumah Sakit, Puskesmas, Balai Pengobatan dan lain-lain adalah dengan menggunakan sistem informasi yang dapat menunjang kegiatan operasional rumah sakit secara efektif dan efisien.
Rekam Medis berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri. Karena aspek tersebut maka rekam medis sangat penting untuk dijaga nilai maupun kerahasiaannya. Rekam Medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Untuk sarana pelayanan kesehatan di rumah sakit, rekam medis pasien rawat inap harus disimpan sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun, rekam medis dapat di musnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan medik.
Sistem informasi pengolahan data pasien di Rumah Sakit TK.IV 03.07.03 Sariningsih Bandung masih banyak mengalami kelemahan dan kekurangan khususnya untuk pelaksanaan retensi. Pelaksanaan retensi berawal dari pemilihan rekam medis dari rak penyimpanan yang aktif dan melihat tanggal terakhir berobat. Rekam medis yang
47
sudah 5 (lima) tahun tidak berobat ini dipisahkan dengan berkas yang masih aktif, berkas tersebut dikategorikan sebagai berkas rekam medis inaktif dan didaftarkan pada buku retensi rekam medis. Namun kegiatan tersebut masih dilakukan secara manual tanpa menggunakan komputer.
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka yang menjadi pokok permasalahan yang akan dibahas pada penelitian ini adalah :
1. Karena keterbatasan rak penyimpanan rekam medis aktif, menyebabkan penjadwalan retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis aktif tidak dilakukan sesuai dengan penjadwalan.
2. Penyortiran rekam medis yang telah inaktif membutuhkan waktu yang lama, sehingga dalam penyampaian informasinya lambat, sulit, tidak efektif, dan tidak efisien.
B. TINJAUAN PUSTAKA 1. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005 :11 )
2. Rekam Medis
Dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, penetuan fisik laboratorium, diagnose segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Menurut Hatta (Sabarguna :2004:63) adalah “Siapa, apa, mengapa, dimana, harapan, dan bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien selama dirawat dan diobati”.
Sedangkan menurut PERMENKES No.269/Menkes/Per/2008 rekam medis adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberkan kepada pasien”.
Tujuan Rekam MedisMenurut Dirjen Yanmed (1997 : 7 ) mengungkapkan bahwa :
“Rekam medis yang ada pada berbagai saran kesehatan diselenggarakan dengan satu tujuan yaitu menunjang tertib administarsi dalam rangka upara peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit”.
48
Tanpa didukung pengelolaan sistem rekam medis yang baik dan benar tertib administrasi rumah sakit akan sulit recapai sebagaimana yang diharapkan, sedangkan tertib administarasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Kegunaan rekam medis secara umum adalah:
a. Sebagai alat komunikasi antara dokter,tenaga ahli kesehatan lainnya yang ikut ambil bagian dalam memberikan pelayanan,pengobatan, perawatan kepada pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencnakan pengobatan perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pngobatan selama pasien berkunjung dirwat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang beguna untuk analisa , penelitian,dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien,rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat beguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien dan sebagai bukti untuk klim asuransi bagi fasilitas pelayanan kesehatan dan pasien, sekaligus dasar analisa biaya pelayanan kesehatan.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan.
i. Untuk mengidentifikasi insiden penyakit sehingga rencana biasa disusun untuk memperbaiki kesehatan menyeluruh.
j. Sebagai dasar untuk perencanaan dan pemasaran dengan mengidentifikasi data yang perlu untuk memilih dan mempromosikan fasilitas pelayanan kesehatan.
3. Konsep Retensi
Pengertian retensi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:953), adalah “ penyimpanan, penanahan : Setiap arsip ditentukannya atas dasar nilai kegunaannya”.
Sedangkan menurut Dirjen Yanmed (2006:82), mengemukakan bahwa: “Retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara :
1. Memindahkan arsip rekam medsi in aktif dari rak aktif ke rak in aktif dengan cara memilah rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
49
2. Memikrofilmisasi rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku. 3. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di microfilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku. Tujuan retensi menurut Dirjen Yanmed (2006: 99) adalah :
1. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyimpanan rekam medis jika sewaktu-waktu di perlukan.
4. Menyelamatkan rekam medis yang mempunyai nilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna atau bernilai rendah atau nilai gunanya telah menurun.
Menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed No. HK.00.061.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 yaitu :
1. Rekam Medis Aktif
Rekam Medis Aktif adalah rekam medis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering, serta umur rekam medis tersebut antara 1 sampai 5 tahun. 2. Rekam Medis Inaktif
Rekam Medis telah disimpan minimal 5 (lima) tahun di unit kerja rekam medis terhitung dari tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 (lima) tahun setelah meninggal dunia.
Tata cara pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi berkas rekam meds in aktif menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 yaitu : a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir berkas rekam medis dipisahkan di ruang lain / terpisah dari berkas rekam medis aktif.
c. Berkas rekam medis in aktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir berkunjung
50
Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis
Gambar 1. Prosedur Pemilahan Berkas RM
Prosedur retensi untuk berkas rekam medis adalah sebagai berikut : a. Dilakukan pemindahan dari tempat penyimpanan berkas rekam medis. b. Dilakukan pemilahan berkas rekam medis aktif dan berkas rekam medis
inaktif.
c. Rekam medis aktif dan inaktif dinilai oleh tim penilai sehingga menghasilkan berkas rekam medis yang masih ada nilai gunanya dan berkas rekam medis yang tidak ada nilai gunanya.
d. Rekam medis yang masih ada nilai gunanya dilestarikan sedangkan rekam medis yang sudah tidak mempunyai nilai guna dimusnahkan tim penilai.
Berikut merupakan jadwal retensi berkass rekam medis di Rumah Sakit :
Tabel 1. Jadwal Retensi
No KELOMPOK AKTIF
INAKTIF
RJ RI RJ RI
51 2 Mata 5 5 2 2 3 Jiwa 10 10 2 2 4 Orthopedi 10 5 2 2 5 Kusta 15 15 2 2 6 Ketergantungan Obat 15 15 2 2 7 Jantung 10 10 2 2 8 Paru 5 10 2 2
Sumber : SE Dirjen Yanmed No. H.K.00.06.1.5.01160 C. METODE PENELITIAN
“Metode adalah cara teratur yang digunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan agar tercapai sesuai dengan yang dikehendaki.” (Muhaimin, 2009:166)
Penelitian adalah kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisis dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu hipotesis untuk mengembangkan prinsip-prinsip umum. (Muhaimin, 2009:201)
Penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif. Metode penelitian deskriptif digunakan untuk memecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang dihadapi. (Notoatmodjo, 2002:138)
Populasi pada penelitian ini dilaksanakan pada tanggal 14 April sampai tanggal 14 Juni 2014 adalah berkas rekam medis yang telah diretensi dan disimpan selama 2 tahun dengan total populasi pada bulan mei sebanyak 647 rekam medis.
Cara pengambilan sampel yang digunakan adalah probability sampling, dimana pengambilan sampel yang memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota) populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel.
Ketentuan dalam pengambilan sampel dengan teknik sampel random adalah sebagai berikut :
a. Apabila subjeknya kurang dari 100 lebih baik diambil semua, sehingga penelitiannya dinamakan penelitian populasi.
b. Jika jumlah populasi besar, dapat diambil 10-15% atau 20-25% Dari ketentuan tersebut maka sampel yang diambil adalah sebanyak :
52
= 64,7
= 65 Berkas Rekam Medis
Selanjutnya dapat ditentukan populasi jumlah dampel dalam satiap strata dengan menggunakan rumus :
X x s Keterangan:
n = Jumlah sampel dalam setiap strata X= Jumlah populasi dalam setiap strata N= Jumlah total populasi
s = Ukuran sampel total
Berdasarkan rumus diatas maka populasi jumlah sampel dari bulan mei adalah sebanyak :
647 x 65
64
= 65 berkas rekam medis non aktif
Jadi berdasarkan hasil perhitungan di atas maka diketahui dari 647 populasi selama bulan mei maka diambil sempel sebanyak 65 berkas rekam medis nonaktif.
D. HASIL PENELITIAN
a. Prosedur Retensi Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit TK.IV.03.07.03 Sariningsih Bandung
1. Petugas memilih berkas rekam medis dari rak penyimpanan yang aktif dan melihat tanggal terakhir berobat.
2. Berkas yang sudah 5 tahun tidak berobat dipisahkan dengan berkas yang masih aktif, dan berkas tersebut dikategorikan sebagai berkas rekam medis in aktif.
3. Petugas mencatat pasien yang terdiri dari nomor rekam medis, nama pasien, kunjungan awal, kunjungan terakhir, diagnose akhir, dokter yang merawat.
4. Berkas yang sudah dicatat dipisahkan unutk disusun berdasarkan no rekam medis dan disimpan selama kurang lebih 2 tahun pada rak penyimpanan berkas rekam medis in aktif untuk dimusnahkan. 5. Rekapitulasi data rekam medis pasien yang tidak aktif dan sudah
53
Alur Retensi Berkas Rekam Medis
Rumah Sakit TK.IV.03.07.03 Sariningsih Bandung.
Gambar 2. Alur Retensi Berkas Rekam Medis
Adapun masalah yang penulis temukan dalam penelitian di Rumah Sakit TK IV 03.07.03 Sariningsih Bandung adalah sebagai berikut :
a. Terbatasnya rak penyimpanan berkas rekam medis aktif, sehingga menimbulkan lamanya penyimpanan atau penjadwalan retensi tidak sesuai dengan penjadwalan.
b. Proses Pemilahan berkas inaktif masih dilakukan secara manual dan belum terkomputerisasi, sehingga petugas harus mengeluarkan berkas rekam medis inaktif dengan melihat satu persatu dilihat dari tanggal terakhir pasien berkunjung. Hal ini sudah sangat jelas akan membutuhkan waktu yang lama dan ketelitian yang tinggi karena seringkali terjadi kesalahan dalam pemilahan rekam medis inaktif. c. Setelah proses pemilahan berkas rekam medis inaktif tersebut dicatat
satu persatu untuk laporan selanjutnya. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama.
d. Rekam medis yang sudah dipindahkan ke ruang penyimpanan inaktif tidak semua disusun atau disimpan pada rak penyimpanan, akan tetapi
54
ditumpuk sebagian dilantai, dengan keadaan seperti ini akan menimbulkan kesulitan bagi petugas nantinya dalam mengambil rekam medis inaktif jika diperlukan sewaktu-waktu.
Upaya-Upaya yang Dilakukan Untuk Mengatasi Masalah yang Muncul Untuk mengatasi permasalahan yang ada, petugas rekam medis telah melakukan beberapa upaya untuk mengatasi masalah-masalah dalam pelaksanaan retensi, diantaranya :
a. Dibutuhkannya tempat penyimpanan yang memadai agar dapat menampung rekam medis di Rumah Sakit TK.IV 03.07.03 Sariningsih Bandung
b. Mengajukan penambahan sumber daya manusia kepada pihak rumah sakit agar pembagian kerja lebih merata dan semua kegiatan pelaksanaan retensi rekam medis di rumah sakit tersebut dapat dilaksanakan dengan baik sesuai prosedur
c. Penyediaan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Hasil Analisis
Penulis dapat menyimpulkan bahwa adanya masalah dalam Sistem informasi retensi rekam medis di rumah sakit TK.IV 03.07.03 Sariningsih Bandung diantaranya adalah :
a. Saat ini sistem yang berjalan pada retensi rekam medis di Rumah Sakit TK IV 03.07.03 Sariningsih Bandung masih menggunakan sistem yang manual dengan pengolahan data juga masih manual sehingga rekap masih menggunakan selembaran kertas, hasil keluaran adalah berupa laporan rekapitulasi rekam medis inaktif.
b. Belum optimalnya sistem informasi retensi rekam medis karena dalam pemilahan berkas inaktif petugas harus melihat satu per satu tanggal terakhir pasien berobat pada rak rekam medis aktif, kemudian jika ditemukan berkas pasien yang dikategorikan inaktif, maka berkas tersebut dipisahkan, iinput, dan disimpan di ruangan inaktif. Hal ini menyebabkan proses pencarian dan memilahan membutuhkan waktu yang lebih lama dan sangat sulit.
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem informasi retensi rekam medis di rumah sakit TK.IV 03.07.03 Sarningsih Bandung, upaya yang dilakukan diantaranya :
a. Penambahan tempat penyimpanan yang memadai agar dapat menampung rekam medis di Rumah Sakit TK.IV 03.07.03 Sariningsih Bandung
55
c. Mengajukan penambahan sumber daya manusia kepada pihak rumah sakit agar pembagian tugas menjadi merata.
Dari hasil analisis diatas penulis akan mencoba melengkapi dan merancang sistem informasi retensi rekam medis agar mendapatkan informasi yang dapat ditampung dan diproses dengan baik, pelaksanaan secara tepat dan akurat berdasarkan prosedur atau ketetapan rumah sakit, maka dibutuhkan suatu perancangan software yang mendukung agar dapat membantu permasalahan yang ada sehingga dalam proses pengerjaannya tidak memakan waktu lama.
E. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan ini khususnya mengenai pelaksanaan retensi rekam medis, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
A. Pelaksanaan retensi rekam medis di Rumah Sakit TK IV 03.07.03 Sariningsih Bandung dimulai dari proses pemilahan rekam medis aktif menjadi rekam medis inaktif yang masih dilakukan secara manual belum terkomputerisasi dalam arti petugas harus menurunkan dahulu semua berkas rekam medis kemudian berkas itu dipilah satu persatu, jika ditemukan berkas inaktif maka berkas tersebut dipisahkan, dicatat, dan disimpan di ruangan khusus inaktif.
B. Masalah yang ditemukan dalam pelaksanaan retensi rekam medis di TK IV 03.07.03 Sariningsih Bandung adalah :
1. Tidak adanya petugas khusus dalam pelaksanaan retensi sehingga terjadi penumpukan di ruang penyimpanan aktif.
2. Keterbatasan rak penyimpanan rekam medis aktif menyebabkan penjadwalan retensi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 3. Proses pemilahan berkas rekam medis aktif menjadi inaktif masih dilakukan
secara manual sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama.
Dari hasil penelitian yang telah didapat pada di Rumah Sakit TK IV Sariningsih Bandung, maka penulis dapat memberikan beberapa saran sebagai berikut :
A. Sebaiknya diadakan petugas khusus untuk pelaksanaan retensi.
B. Dibutuhkan penambahan rak dan ruangan penyimpanan serta dilakukannya sistem scenner untuk meng copy atau menyalin berkas rekam medis yang kemudian disimpan ke dalam harddisk agar dapat menampung rekam medis aktif, sehingga berkas rekam medis yang masih aktif tidak bertumpuk dilantai dan dapat memudahkan petugas dalam proses penyimpanan.
C. Untuk mengoptimalkan dalam proses penyortiran berkas rekam medis inaktif sebaiknya dilakukan secara terkomputerisasi dengan menggunakan software
56
yang penulis rancang sehingga menigkatkan kinerja rekam medis yang inaktif sampai ke pembuatan laporan.
F. DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Tangerang: Binarupa Aksara.
Notoatmodjo, Soekidjo. 2002. Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta
Sabarguna, Boy. 2004. Pemasaran Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jawa Tengah dan Yogyakarta.
Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Alfabeta. Bandung
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
FORMULIR BERLANGGANAN
1. Nama
: ...
2. Alamat
:
...
3. Telepon/HP :
...
4. e-mail
:
...
Menyatakan bersedia untuk berlangganan Jurnal Ilmiah Penelitian dan
Pengembangan Ilmu Medis dan Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha Bandung
mulai edisi ... dan bersedia membayar biaya cetak and
ongkos kirim sebesar ... per eksemplar.
Pemohon,
(...)
Formulir berlangganan dapat dikirim lewat pos/fax/email ke:
● Jurnal Ilmiah Penelitian dan Pengembangan Ilmu Linguistik dan
Pengajaran Bahasa Politeknik Piksi Ganesha Bandung
●
Alamat : Jl. Jend. Gatot Subroto No.301 Bandung 40274
●
Telepon :
Telp. 022 87 3400 30 Fax. 022 87 3400 86
●
:
Email:
jurnalilmiah_piksi@yahoo.com
