LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penataan Fisik Arsip Media Baru telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal September 2011
DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 18 TAHUN 2011
TENTANG
PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Salah satu fungsi yang berkaitan dengan eksistensi bangsa dalam era globalisasi ini adalah fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pelestari memori kolektif bangsa Indonesia. ANRI yang menyimpan khasanah arsip sebagai rekaman kolektif pengalaman bangsa sejak masa VOC, Hindia Belanda, Masa Pendudukan Jepang, Orde Baru hingga masa Reformasi, yang hakekatnya menjadi sumber ingatan akan keberhasilan, kegagalan, pengorbanan, penderitaan, musibah dan fenomena lainnya. Dalam upaya mengembangkan dan melestarikan memori itu, ANRI berupaya mengembangkan dan melestarikan ‘ingatan’ dalam bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip media baru. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Bab IV Pasal 9 disebutkan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis dari lembaga-lembaga/badan-badan pemerintahan, badan-badan swasta dan atau perorangan.
Dengan demikian setiap arsip statis yang telah diserahkan ke ANRI, baik melalui proses akuisisi dari sumber langsung maupun sumber tidak langsung, harus ditata diamankan, dan dilestarikan fisik dan informasinya. Kegiatan pelestarian arsip media baru tersebut dimulai dari penyimpanan arsip media baru di tempat penyimpanan Arsip (depo). Dilanjutkan kemudian dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pengamanan dan perlindungan dapat dilakukan dengan baik apabila fisiknya telah tertata. Dengan kondisi arsip yang tertata secara fisik diharapkan dapat memudahkan akses dan layanan arsip media baru.
Prosedur Tetap Penataan fisik Arsip Media Baru ini merupakan acuan kerja dalam pelaksanaan kegiatan penataan Arsip Media Baru dari unit kerja terkait. Hal ini diperlukan untuk memberikan pedoman yang baku dalam melaksanakan tugas, sehingga di samping mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan juga dapat meningkatkan kualitas kinerja, sehingga setiap tahap kegiatan akan dapat dinilai hasilnya lebih tepat.
B. Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan prosedur tetap ini adalah memberikan pemahaman teknis tentang proses penataan fisik arsip media baru baik fisik maupun informasinya kepada petugas di unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru. Tujuan tersedianya prosedur tetap ini adalah agar petugas di unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru mampu melaksanakan tugasnya secara efesien dan efektif.
C. Ruang Lingkup
Materi Prosedur Tetap tentang Penataan fisik Arsip Media Baru ini adalah mekanisme/tata cara penataan fisik arsip media baru di depo yang terdiri dari program penataan fisik arsip film, mikrofilm, rekaman suara,video, foto, elektronik, dan evaluasi penataan fisik arsip.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia. Sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Arsip Media Baru adalah arsip yang media rekamnya berbasis pada perkembangan teknologi yang banyak bermunculan pada zaman ini, seperti film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm.
2. Penataan Fisik Arsip Media Baru adalah suatu proses atau kegiatan dalam rangka pengaturan fisik dari suatu arsip atau sekelompok arsip berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan kearsipan .
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
3. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar, fotografik dan suara pada bahan film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. 4. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (terekam dalam
rangkaian fotoografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik).
5. Arsip Mikrofilm adalah salah satu bentuk reprografi arsip untuk pembuatan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil/mini, dengan menggunakan ukuran 16 mm, 35 mm, dan 105 mm.
6. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan system perekam tertentu.
7. Arsip Gambar Statik adalah (still images / visual) adalah arsip yang isi informasinya berupa citra diam atau tidak bergerak.
8. Arsip Elektronik adalah produk yang dihubungkan dengan system komputer yang merupakan bentuk lain dari arsip yang dibuat dan diterima oleh organisasi atau perorangan yang berkaitan dengan transaksi dan disimpan sebagai bukti dari kegiatan tersebut.
9. Evaluasi Penataan Fisik Arsip Media Baru adalah kegiatan menilai efektifitas pelaksanaan penataan fisik arsip media baru yang telah dilaksanakan sebagai upaya pertanggung jawaban.
BAB II
PROSEDUR PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
A. Penataan Fisik Arsip Media Baru
Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut : 1. Direktur Preservasi melakukan koordinasi dengan Direktur Akuisisi dalam rangka
pengiriman arsip media baru hasil akuisisi;
2. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru menugaskan Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak dan Elektronik untuk menyusun perencanaan penataan fisik arsip media baru;
3. Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak dan Elektronik melakukan perencanaan penataan fisik arsip media baru dan meneruskannya kepada Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru; 4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru
memilah arsip media baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya sudah tidak baik, sehingga memiliki 2 (dua) daftar yaitu daftar arsip kondisi media baru yang kondisinya baik dan arsip kondisi media baru rusak serta memberikan laporan arsip media baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya rusak kepada Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak dan Elektronik yang diteruskan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru;
5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru dan melakukan koordinasi dengan Kasubdit Restorasi Arsip dan memerintahkan Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak dan Elektronik untuk melakukan penataan fisik arsip media baru;
6. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan penataan fisik arsip media baru yang meliputi tahapan :
a. Mencocokkan judul pada fisik arsip dengan isi informasinya b. Mengganti kemasan arsip sesuai dengan medianya
c. Labeling
d. Menata arsip sesuai dengan peta lokasinya
7. Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak dan Elektronik menerima laporan hasil penataan arsip media baru dari Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru dan melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru;
8. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru mengirim arsip media baru yang akan diselamatkan informasinya karena kondisi fisik yang kurang baik kepada Kasubdit Reproduksi Arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
B. Evaluasi Penataan Fisik Arsip Media Baru
Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut: 1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru memberikan penugasan untuk melakukan
evaluasi penataan fisik arsip media baru.
2. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan evaluasi penataan fisik Arsip Media Baru.
3. Arsiparis menyusun laporan evaluasi untuk semua jenis arsip media baru secara berkala. 4. Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima dan memeriksa laporan
evaluasi penataan fisik Arsip Media Baru.
5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru dan Direktur Preservasi memeriksa, mengkompilasi dan melakukan koordinasi terhadap laporan evaluasi penataan fisik arsip media baru.
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Prosedur Penataan fisik Arsip Media Baru ini dapat menjadi acuan bagi petugas di unit kerja Penyimpanan Arsip Media Baru pada khususnya dan di Direktorat Preservasi pada umumnya. Sehingga dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas dan fungsinya dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Prosedur Tetap tentang Prosedur Penataan fisik Arsip Media Baru ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal September 2011
DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
MUSTARI IRAWAN
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 18 TAHUN 2011
TENTANG
PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
Lampiran 1 DIAGRAM ALIR PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA - 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor: Tahun 2011 Tanggal: September 2011 DIAGRAM ALIR
PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan Arsiparis/ Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak & Elektronik Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Direktur Preservasi Kasubdit Restorasi Arsip Kasubdit Reproduksi Arsip Direktur Akuisisi 1 Melakukan koordinasi dalam rangka pengiriman arsip media baru hasil akuisisi.
2 Menugaskan
untuk menyusun perencanaan penataan fisik arsip media baru. 3 Melakukan
perencanaan penataan fisik arsip media baru. 4 Memilah arsip
media baru yang kondisinya masih baik maupun sudah rusak serta melaporkannya. 5 Melakukan koordinasi dan menerima penugasan serta meneruskannya untuk melakukan penataan fisik arsip media baru 6 a. Mencocokkan judul pada fisik arsip dengan isi informasinya; b. Mengganti kemasan arsip sesuai dengan medianya c. Labeling d. Menata arsip sesuai dengan peta lokasinya 7 Menerima laporan hasil penataan arsip media baru. 8 Mengirim arsip
media baru yang akan
diselamatkan informasinya karena kondisi fisik yang kurang baik.
Prosedur Tetap
Nomor: Tahun 2011 Tanggal: September 2011
DIAGRAM ALIR
EVALUASI PENATAAN FISIK ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan
Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip
di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru
Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Direktur Preservasi
1 Memberi penugasan untuk melakukan evaluasi penataan fisik arsip media baru.
2 Melakukan evaluasi penataan fisik arsip media baru.
3 Menyusun laporan evaluasi untuk semua jenis arsip media baru secara berkala.
4 Menerima dan memeriksa
laporan evaluasi penataan fisik arsip media baru.
5 Memeriksa, mengkompilasi, dan melakukan koordinasi terhadap laporan evaluasi penataan fisik arsip media baru
Norma Waktu: 5 hari kerja
DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
