Standar Operasional Prosedur
Esti Handayani
Disampaikan pada pelatihan Pelayanan Prima di Bapelkes Murnajati, 9 – 12 April 2012.
Istilah
Standard Operating Procedure (SOP)
Standar Prosedur Operasional (SPO)
Prosedur Operasional Standar
Prosedur Kerja
PROTAP atau Prosedur Tetap
Petunjuk Pelaksanaan
SOP
prosedur kerja yang dilakukan secara
benar dan konsisten
pengendalian mutu terhadap proses
kegiatan organisasi.
Membantu mengurangi yan sub standar
dengan memberikan tahapan yang
sudah diuji
Definisi
dokumen prosedur kerja secara rinci,
tahap demi tahap dan sistematis
Sistem informasi manajemen memuat
himpunan yang terdiri dari
komponen-komponen baik manual maupun
terkomputerisasi yang bertujuan
TUJUAN
Agar berbagai proses kerja rutin
terlaksana dengan efisien, efektif dan
aman, serta senantiasa meningkatkan
mutu pelayananmelalui pemenuhan
pencapaian standar profesi dan standar
pelayanan RS
Tujuan Khusus (1)
1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan
kinerja suatu kegiatan secara optimal
2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan
kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb
3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses
pelaksanaan kegiatan
4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan
Tujuan Khusus (2)
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif 6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari petugas yang terkait 7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu
kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya
MANFAAT
1. Memenuhi persyaratan standar yan. RS
2. Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS
3. Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya
4. Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak
ada
5. Memastikan tidak adanya daerah abu-abu
6. Overlapping & underlapping wewenang tidak
ada
7. Bukti adanya manajemen mutu di RS
PRINSIP SOP (1)
1. SOP memuat segala indikasi dan syarat yang harus
dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan
2. SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau
tidak langsung berhubungan dengan pasien
3. Gunakan bahasa sehari-hari, harus memudahkan
pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak bermakna ganda
4. Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi
serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal.
PRINSIP SOP (2)
1.
Selalu berubah mengikuti perubahan
standar profesi serta perkembangan
IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan
peraturan formal.
Jenis SOP
Sederhana : langkah-langkah yang ringkas
dan hanya memerlukan sedikit keputusan
Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,
panjang, konsisten.
Flowcharts yang berisi banyak
SOP Profesi
- Pelayanan Medik
- Pelayanan Keperawatan
- Profesi lain : radiologi, lab, rehab, dll
SOP Pelayanan
SOP PROFESI
Memuat proses kerja yg bersifat keilmuan
teknis tertentu utk Dx, Tx, tindakan, asuhan
profesi medis, keperawatan & profesi lainnya.
Contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP
apendisitis akut, SOP lumbal punksi,
SOP pemberian obat , SOP kejang
demam
SOP PELAYANAN
Memuat proses kerja yg bersifat
manajerial/administratif dlm yanmed,
keperawatan & penunjang medik yg
berhubungan dng pelayanan langsung
kepada pasien
Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP
SOP Administrasi
Mengatur tata cara kegiatan dalam
organisasi termasuk hubungan antar unit
kerja & kegiatan-2; umumnya kegiatan non
medis
Contoh :
SOP pendaftaran pasien, SOP petunjuk teknis
penyelenggaraan RM, SOP perencanaan
program/proyek/kegiatan, SOP keuangan
(billing sysstem, akutansi,dll)
Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS
Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP Ketua tim akreditasi RS orang yg berwenang utk mengelola SOP
PERENCANAAN SOP
Hal-hal yang perlu diingat :
Siapa yang menulis
Bagaimana SOP akan direncanakan &
dikembangkan
Bagaimana prosedur dapat dikenali
Bagaimana memperkenalkan prosedur
kepada personil
Bagaimana pengendaliannya (nomor,
SYARAT PENYUSUNAN SOP (1)
1. Identifikasi kebutuhan apakah yg digunakan
saat ini ada, apakah masih efektif
2. SOP harus ditulis oleh mereka yg melakukan
pekerjaan bersama dng pejabat yg memiliki tanggung jawab utama
3. Komitmen terhadap SOP hanya diperoleh dng
SYARAT PENYUSUNAN SOP (2)
4. Mencatat proses itu sendiri & orang lain
disuruh memberi tanggapan
5. Prosedur harus jelas ringkas & dpt
dilaksanakan
TATA CARA PENYUSUNAN SOP
Format SOP menggunakan format dari KARS Siapa yang menyusun ?
Tetapkan siapa yang akan menandatangani
dokumen, bila yg menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas
Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen
mutu sebelum di tandatangani pimpinan utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja
PENULISAN SOP
Untuk memperoleh pengertian yg jelas bagi
subyek, penulisan SOP dimulai dng membuat flow chart dari kegiatan yg dilaksanakan.
Caranya adalah membuat diagram kotak
sederhana yg menggambarkan langkah penting dari seluruh proses
Menempatkan di Gudang Obat
Periksa Barang
Penerimaan Barang
Contoh : Pembelian obat utk digunakan
di rumah sakit
Pemilihan pemasok
Mengkomunikasikan
Ada staf yg mampu & mau aspek pekerjaan &
aspek psikologis
Ada target waktu target & jadwal agar disusun &
disepakati
Ada komitmen pimpinan dukungan fasilitas &
sumber daya lainnya
Ada anggaran
Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan
Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa
yang melakukan penomoran susun tata cara penomoran
Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan
yang digunakan dalam menyusun SOP bisa mengikuti tata persuratan RS atau dengan nomor digit
Judul & nomor SOP agar dibuatkan indeks Indeks dibuat sentral buat katalog SOP
Yg dimaksud dng distribusi adalah keg. atau
usaha menyampaikan SOP kepada seluruh
karyawan atau staf yg memerlukan SOP tsb
sbg panduan utk melaksanakan pekerjaan
Tetapkan penanggung jawab pendistribusian
dokumen sentralisasi atau desentralisasi
Jenis SOP yg didistribusikan
* SOP hanya utk unit kerja tertentu
* SOP utk seluruh unit kerja
SOP yang di lapangan adalah yg berlaku,
SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi
tetapi harus disimpan di sekretarist Tim
akreditasi/Tata usaha
Pendistribusian memakai buku ekspedisi
Yg dimaksud dng penyimpanan disini adalah bgmn
SOP tersebut disimpan
Tim akreditasi/Tata usaha RS wajib mempunyai copy
dari seluruh SOP yang ada di RS perlu ada SOP penyimpanan
Unit kerja hanya menyimpan SOP yg sah sesuai jenis
kegiatan yg saat ini dilakukan SOP yg sdh tdk dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha utk disimpan sebagai arsip dng batas waktu yg
Tetapkan siapa penanggung jawab
penyimpanan Tim akreditasi atau tata
usaha
Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak
berlaku
Penyimpanan di unit kerja diletakkan
ditempat yg mudah dilihat, diambil & dibaca
oleh pelaksana
Tujuan : membudayakan internal audit Evaluasi dilaksanakan
- berkala, maksimal 3 th sekali
- sesuai kebutuhan misal karena ada kesulitan dalam melaksanakan SOP tersebut
Tetapkan pelaksana evaluasi bisa oleh Tim
Akreditasi
Buat protap tata cara evaluasi SOP
Kembangkan format/check list evaluasi Hasil evaluasi perbaikan/revisi atau
Yg dimaksud dng revisi adalah keg. atau usaha utk
memperbaiki suatu SOP, yg perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP
Revisi perlu dilakukan bila :
* prosedur kerja/urutan kerja tdk sesuai lagi dng keadaan yg ada
* adanya perkembangan ilmu & teknologi * adanya perubahan organisasi atau
kebijakan baru
Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur
Pelayanan Medik Spesialistik YM.
00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal
bentuk SOP
Mulai diberlakukan Januari 2002
Format ini dapat diberi tambahan (judul)
materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS
ybs, kebutuhan RS, & atau standar profesi
BENTUK SOP
Dokumen Tertulis
RUMAH SAKIT
JUDUL SOP
No Dokumen No. revisi Halaman
PROSEDUR
TETAP Tanggal terbit Ditetapkan Direktur Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur Unit terkait
Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman Kotak RS diberi nama & logo RS (bila RS memp. Logo) Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses
kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsb
No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran
yg berlaku di RS ybs yg dibuat sistematis agar ada keseragaman
No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan
huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf :
dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk
dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga
total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah)
yg digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsb
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal
terbitnya yg harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebut
Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan
nama jelas
Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat
hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halaman
1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara
spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ………..”
3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau
bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg “dipayungi”
4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg
menguraikan langkah-2 kegiatan utk
menyele-saikan proses kerja ttt, & staf/petugas yg berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yg
digunakan. Diuraikan secara lengkap dalam bentuk prosedur tertulis maupun diagram alir.
5. Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb
6. Diagram alir : menggambarkan urutan kegiatan
Simbol-simbol: diagram alir
Proses :
Pencabangan (keputusan):
Mulai/Terminator (start/hatl)
