ABSTRACT
This study aims to determine the application of accounting information systems
Keywords : Accounting Information System, Delivery of Goods, Effectiveness and efficiency.
PENDAHULUAN
Persaingan bisnis saat ini tidak hanya menyangkut kualitas produk, harga serta
penyampaian yang cepat, namun dibutuhkan juga adanya fokus dan fleksibilitas. Kualitas
produk yang dihasilkan merupakan tuntutan utama dalam kegiatan bisnis saat ini. Dengan
demikian kesadaran dalam menjadikan kualitas sebagai dimensi utama aktivitas bisnis perlu
direncanakan dan dilaksanakan dari pimpinan hingga para staf operasional. Kualitas yang
tinggi tidak berarti harga yang selalu tinggi, karena antara kualitas dengan harga sudah bukan
merupakan kewajiban lagi, artinya perbaikan kualitas tidak harus dengan menaikkan harga
jual suatu produk. Salah satu tuntutan konsumen saat ini adalah tuntutan akan kecepatan
penyampaian produk ke konsumen (fast delivery).
Setiap perusahaan dagang yang mengirimkan produk kepada customer pasti
mempunyai divisi pengiriman tersendiri. Divisi pengiriman ini bertugas untuk
mempersiapkan pengiriman barang dan mengecek barang sebelum dikirim, mengatur jadwal
keberangkatan barang dan memastikan barang sampai pada customer dalam keadaan baik dan
cepat. Dengan prosedur dan sistem yang terkonsep akan meningkatkan efektivitas dan
efisiensi pada pengiriman barang.
Pada PT. Karyawiyosa Abadi tidak terdapat bagian pengiriman sehingga apabila ada
pengiriman barang kepada customer dilakukan oleh bagian gudang. Dengan tidak adanya
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERHADAP KEGIATAN PENGIRIMAN BARANG DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PADA PT.
KARYAWIYOSA ABADI
Novia Darmawanti, Tri Lestari, Mahsina
Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Bhayangkara Surabaya
delivery of goods in an effort to improve the effectiveness and efficiency at PT. Karyawiyosa Abadi. The research method used in this study is descriptive qualitative method, that is method in the form of description which describes an object based on fact which exist, which the describe with the sentence to get conclusion. While the techniques of collecting data that are use is doing an interview to the company, literature study and documentation of data that can be from internal company. The results obtained that the accounting information system delivery of goods in applied at PT. Karyawiyosa Abadi is actually still inadequate. This is seen in the absence of the delivery, the tasks done by the finance and accounting, and supporting documents such as mail Delivery Order and Letter of Order Load Goods that
bagian pengiriman pada perusahaan mengakibatkan barang terkadang terlambat untuk sampai
pada customer sehingga perusahaan mendapat complain dari customer. Dengan adanya
masalah yang terjadi pada PT. Karyawiyosa Abadi mengakibatkan sistem pengiriman barang
pada perusahaan dikatakan kurang efektif dan efisien.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk mengkaji lebih
lanjut tentang sistem informasi akuntansi pengiriman barang yang terdapat pada PT. Karyawiyosa Abadi dengan mengambil judul: “Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Kegiatan Pengiriman Barang Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Pada PT. Karyawiyosa Abadi”.
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam hal ini adalah:
1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan pengiriman barang
pada PT. Karyawiyosa Abadi?
2. Bagaimana efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan
pengiriman barang yang diterapkan pada PT. Karyawiyosa Abadi?
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagi berikut:
1. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan pengiriman barang
pada PT. Karyawiyosa Abadi.
2. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi terhadap kegiatan
pengiriman barang yang diterapkan pada PT. Karyawiyosa Abadi.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Pengiriman Barang, Efektivitas Dan Efisiensi Sarosa (2009:13), “sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan”. Sedangkan menurut Krismiaji (2015:4), “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan tranksaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”.
Pengiriman barang merupakan suatu proses mempersiapkan pengiriman fisik barang
dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman.
Jadi kegiatan pengiriman barang adalah aktivitas pengiriman fisik barang yang dimulai dari
gudang sampai ketempat tujuan (customer) yang sesuai dengan dokumen-dokumen
pemesanan dan pengiriman.
Menurut Bhayangkara (2016:17), efektivitas adalah ukuran dari output. Efektivitas
dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuan.
dihasilakan dengan menggunakan sejumlah input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja
yang baik dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan
sumber daya yang dimiliki perusahaan.
METODE PENELITIAN Jenis penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah metode
kualitatif, yaitu dengan cara mengadakan analisa dan menyajikan uraian-uraian melalui
perbandingan dengan teori yang berlaku dan menghasilkan data deskriptif yang berupa kata
tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati dan bersifat sebenarnya.
Data ini bertujuan untuk membuat pernyataan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai
fakta dan masalah untuk praktek yang sedang berlangsung.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data yang digunakan penulis adalah:
a. Studi kepustakaan
Studi kepustakaan yaitu berupa kegiatan mengumpulkan dan mempelajari buku teori dan
literatur yang berisi konsep dasar serta yang berkaitan dengan masalah yang akan
dibahas, sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori dalam pemecahan masalah.
b. Penelitian lapangan ( field research)
Penelitian lapangan ( field research) yaitu mengumpulkan data dengan cara mengadakan
pengamatan dan pencatatan secara langsung pada objek penelitian sesuai dengan
permasalahan yang akan disajikan. Dalam pengumpulan data menggunakan field research
metode yang akan digunakan adalah:
1. Wawancara
Penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan narasumber yang berkaitan
dengan masalah yang akan diselesaikan. Dalam hal ini tentang sistem dan prosedur
pengiriman barang.
2. Observasi
Penulis mengadakan pengamatan langsung dilapangan terhadap objek yang diteliti
secara cermat dan jelas yang berhubungan dengan pembahasan.
3. Dokumentasi
Penulis memperoleh data dengan melihat dan mempelajari dokumen-dokumen yang
ada pada perusahaan yang berhubungan dengan pembahasan.
Dalam penelitian ini analisis sistem informasi yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan mengidentifikasi data-data yang diperlukan yang terkait dengan
sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi. Data-data
yang diperlukan terkait dalam pengiriman barang adalah SOP pengiriman barang, PO
(Purchase Order), SO (Sales Order), DO (Delivery Order), kartu stok gudang, surat
order pengiriman, surat muat barang, laporan pengiriman barang, bill of landing, faktur
penjualan.
2. Analisis penerapan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa
Abadi. Data prosedur pengiriman barang didapat dari wawancara kepada pada manajer
dan karyawan yang berhubungan langsung dengan kegiatan pengiriman barang. Hasil
analisis adalah alur pengiriman barang, siapa saja yang terlibat, dan dokumen apa saja
yang terkait.
3. Evaluasi kelemahan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa
Abadi. Dalam hal ini peneliti mencari apa saja kelemahan-kelemahan sistem informasi
akuntansi pengiriman barang pada perusahaan dengan membandingkan prosedur
perusahaan dengan prosedur yang berlaku umum.
4. Usulan rekomendasi perancangan sistem informasi akuntansi pengiriman barang pada PT.
Karyawiyosa Abadi. Setelah peneliti menemukan kelemahan-kelemahan yang terjadi
pada perusahaan, selanjutnya peneliti memberikan rekomendasi prosedur pengiriman
barang yang dapat memperbaiki prosedur yang telah ada di PT. Karyawiyosa Abadi.
5. Analisis efektivitas dan efisiensi sistem informasi akuntansi pengiriman barang yang
diterapkan pada PT. Karyawiyosa Abadi. Pada tahap ini peneliti menganalisis tingkat
efektivitas dan efisiensi prosedur pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi
dengan indikator-indikator yang ada.
a. Indikator pengukuran efektivitas
1. Kinerja
Adapun indikator-indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek kinerja adalah:
a. Tingkat kememadaian perbandingan antara input/anggaran dengan output/hasil.
b. Tingkat kesesuaian hasil dengan standar/rencana yang ditetapkan.
c. Tingkat efisiensi pemanfaatan anggaran yang tersedia.
d. Kemampuan menghasilkan pelayanan yang sesuai dengan tuntutan customer.
2. Stabilitas Organisasi
Adapun indikator-indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek stabilitas
a. Kemampuan menyelesaikan masalah yang terjadi.
b. Jumlah masalah yang dapat diselesaikan.
c. Kemampuan menciptakan iklim kerja yang kondusif.
3. Kepuasan pegawai
Adapun indikator-indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek kepuasan pegawai
adalah:
a. Tingkat kepuasan pegawai dalam menjalankan tugas sehari-hari.
b. Tingkat kepuasan pegawai terhadap hasil kerja.
4. Fleksibiltas terhadap lingkungan
Adapun indikator untuk mengukur efektivitas pada aspek fleksibilitas terhadap
lingkungan adalah:
a. Kemampuan menyesuaikan diri organisasi terhadap lingkungan dengan
melakukan perubahan-perubahan prosedur, struktur, kualitas barang/jasa yang
dihasilkan.
b. Indikator pengukuran efisiensi
Indikator untuk mengukur tingkat efisiensi dibagi menjadi 3 sub yaitu:
1. Alokasi biaya
Adapun indikator-indikator untuk mengukur efisiensi pada aspek alokasi biaya
adalah:
a. Minimalkan waktu tunggu muat digudang dan waktu tunggu bongkar
barang di tujuan.
b. Maksimalkan kapasitas pengiriman per jenis kendaraan.
2. Alat transportasi
Adapun indikator-indikator untuk mengukur efisiensi pada aspek alat
transportasi biaya adalah:
a. Atur route yang dituju.
b. Jika memungkinkan, pengiriman dilakukan didalam satuan pallet, bukan
pada pecahan atau kartonan.
3. Tenaga kerja
Adapun indikator-indikator untuk mengukur efisiensi pada aspek tenaga kerja
adalah:
a. Memiliki jumlah tenaga kerja yang memadai untuk melakukan kegiatan
operasional.
6. Kesimpulan dan saran. Tahap ini adalah adalah tahap terakhir pada teknis analisis data.
Setelah peneliti menganalisis prosedur pengiriman barang dan tingkat efektivitas dan
efisiensi, serta kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan, peneliti dapat menarik
kesimpulan dan memberikan saran sebagai hasil penelitian pada PT. Karyawiyosa Abadi.
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Analisis Evaluasi Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pada PT. Karyawiyosa Abadi Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, terdapat kelemahan atau kekurangan
diantaranya:
1. Tidak adanya bagian pengiriman yang menyebabkan perangkapan tugas pada bagian
gudang. Tugas dan wewenang yang merupakan tanggung jawab bagian pengiriman di
ambil alih oleh bagian gudang. Akibatnya adalah tidak ada yang memantau jadwal
pengiriman sehingga barang terkadang terlambat untuk sampai pada customer dan dapat
menimbulkan kekeliruan maupun kerucangan pada saat menyiapkan barang.
2. Bagian gudang tidak membuat dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat
Barang sehingga kurangnya dokumen-dokumen pendukung pada pengiriman barang.
Akibatnya adalah kemungkinan terjadinya kekeliruan pada proses muat barang serta
menurunnya tingkat ketelitian dalam pengiriman dan dapat menimbulkan penyelewengan
terhadap persediaan.
3. Adanya perangkapan tugas di bagian keuangan. Dimana bagian keuangan membuat
invoice yang seharusnya tugas tersebut di lakukan dan menjadi tanggung jawab dan
wewenang bagian akuntansi. Akibatnya adalah adanya kecurangan dan kerugian yang
Bagian Penjualan
Bagian Pengiriman
Analisis Deskriptif Solusi Dari Temuan Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang Pada PT. Karyawiyosa Abadi
Dengan adanya kelemahan yang ada pada sistem akuntansi pengiriman barang, maka peneliti
dapat memberikan usulan rekomendasi untuk perbaikan sistem pengiriman barang pada PT.
Karyawiyosa Abadi.
1. Menambah divisi baru yaitu bagian pengiriman barang. Dengan ditambahkannya divisi
bagian pengiriman, jadwal pengiriman dapat terjadwal dengan baik dan pengiriman akan
selalu dipantau untuk mengurangi terjadinya keterlambatan barang sampai pada
konsumen.
2. Bagian gudang membuat dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Pengiriman Muat
Barang sebagai tanda realisasi keluarnya barang ke bagian pengiriman. Hal ini dapat
memperkecil adanya kesalahan dalam proses pengiriman.
3. Melakukan pemisahan tugas dan wewenang. Bagian keuangan tidak berwewang untuk
membuat invoice dan wewenang tersebut diberikan kepada bagian akuntansi.
Analisis Terhadap Efektivitas Dan Efisiensi Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang Pada PT. Karyawiyosa Abadi
Berdasarkan analisis terhadap indikator pengukuran efektivitas dan efisiensi pengiriman
barang, PT. Karyawiyosa Abadi dinilai kurang efektif dan efisien. Hal ini terlihat dengan
kurangnya jumlah alat transportasi yaitu truk untuk mengangkut barang yaitu truk. Pada PT.
Karyawiyosa abadi kurangnya jumlah truk yang tersedia menyebabkan perusahaan harus
mengeluarkan anggaran untuk menyewa truk, akibatnya dana yang dikeluarkan lebih banyak.
Dan dengan tidak adanya bagian pengiriman yang mengatur jadwal pengiriman menyebabkan
terkadang barang telambat sampai pada customer. Hal ini menimbulkan complain dari
konsumen
SIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisis terhadap penerapan sistem pengiriman
barang pada PT. Karyawiyosa Abadi dapat diambil kesimpulan:
1. Tidak adanya bagian pengiriman yang menyebabkan perangkapan tugas pada bagian
gudang. Tugas dan wewenang yang merupakan tanggung jawab bagian pengiriman di
ambil alih oleh bagian gudang. Hal ini dapat mengakibatkan tidak ada yang memantau
jadwal pengiriman sehingga barang terkadang terlambat untuk sampai pada customer dan
2. Bagian gudang tidak membuat dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat
Barang (SPMB) yang merupakan dokumen pendukung untuk meningkatkan ketelitian dala
proses pengiriman. Akibatnya adalah kemungkinan terjadinya kekeliruan pada proses
muat barang serta menurunnya tingkat ketelitian dalam pengiriman dan dapat
menimbulkan penyelewengan terhadap persediaan.
3. Adanya perangkapan tugas di bagian keuangan. Dimana bagian keuangan membuat
invoice yang seharusnya tugas tersebut di lakukan menjadi tanggung jawab dan wewenang
bagian akuntansi. Akibatnya adalah adanya kecurangan dan kerugian yang dialami oleh
perusahaan.
SARAN
Untuk memperbaiki kegiatan pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi, maka
berikut ini penulis akan memberikan saran-saran sebagai bahan pertimbangan agar
permasalahan yang timbul pada perusahaan dapat diatasi dikemudian hari. Adapun
saran-saran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Memperbaiki sistem pengiriman barang dengan menambah fungsi pengiriman. Bagian
pengiriman merupakan bagian yang penting dalam sistem akuntansi pengiriman barang
pada perusahaan. Dengan ditambahkannya bagian pengiriman, peneliti berharap kegiatan
pengiriman dapat berjalan dengan lancar dan meningkatkan ketelitian pada saat barang
akan dikirim kepada customer.
2. Penggunaan dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat Barang (SPMB).
Dokumen Delivery Order (DO) dan Surat Perintah Muat Barang dibuat oleh bagian
gudang dan ditandatangani oleh bagian pengiriman. Dengan adanya DO dan SPMB ini
peneliti berharap keluar masuknya barang dapat diawasi oleh bagian-bagian yang terkait
sehingga tidak terjadi penyelewengan terhadap persediaan.
3. Memperbaiki sistem pengiriman barang dengan pemisahan tugas dan wewenang bagian
keuangan dan akuntansi. Bagian keuangan dan akuntansi merupakan bagian yang terkait
dalam sistem akuntansi pengiriman barang pada PT. Karyawiyosa Abadi. Dengan adanya
pemisahaan tugas, tidak ada kecurangan yang dapat merugikan perusahaan untuk
kedepannya.
Bhayangkara, IBK 2016, Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi, Edisi 2, Salemba Empat, Jakarta.
Krismiaji 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, UPP STIM YKPN, Yogyakarta.
Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Sarosa, Samiaji 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Grasindo, Jakarta.
Wahyu Winarno, Win 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Andi, Yogyakarta..
Wahyuni, Sofi Tri 2015, Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Terhadap Aktivitas Pengiriman Barang Untuk Meningkatkan Efektivtas dan Efisiensi pada Departemen
Penjualan PT. CHAROEN POKPHAND INDONESIA Tbk. SIDOARJO, Skripsi,
