Peran Strategis Teknologi Informasi dan

(1)

Peran Strategis

Teknologi Informasi

N. Tri Suswanto Saptadi

9/27/2012

1 sim/nts/uajmks

Tujuan Pembahasan

 Memahami hubungan antara perusahaan

dengan lingkungannya

 Memahami peran Teknologi Informasi dalam suatu Organisasi

 Menjelaskan mengenai rancang ulang proses bisnis dan peran yang dimainkan jasa

informasi

 Mengerti bahwa keunggulan kompetiti dapat dicapai dengan mengelola arus informasi

 Memahami makna konsep CIO

9/27/2012

(2)

Perusahaan & Lingkungan

(1 dari 2)

 Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang

dikelola dengan menggunakan sistem konseptual.  Perusahaan merupakan:

 Sistem tertutup

Sistem ini dikendalikan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sistem umpan balik.

 Sistem terbuka

Sistem berhubungan langsung dengan lingkungannya yang merupakan sumber pengambilan sumberdaya.

9/27/2012 sim/nts/uajmks

3

Perusahaan & Lingkungan

(3)

Fungsi dan Peran

(1 dari 2)

 Pemasok: menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa.

 Pelanggan: memperoleh barang dan jasa yang dipasarkan.

 Serikat pekerja: organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.

 Masyarakat keuangan: lembaga yang

mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.

5

Fungsi dan Peran

(2 dari 2)

 Pemegang saham: orang yang menanamkan modal.

 Pesaing: mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasar.

 Pemerintah: penyelenggaran dan memberikan UU dan peraturan dan pemberian informasi dan dana.

 Masyarakat Global: wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.

(4)

Arus Environmental Resources

 Beberapa sumberdaya mengalir lebih cepat dari

pada lainnya.  Paling sering:

 Arus informasi dari pelanggan  Arus material kepada pelanggan

 Paling jarang:

 Arus material ke pemasok (pengembalian)  Arus pekerja ke pesaing

 Satu-satunya sumberdaya yang

menghubungkan perusahaan dengan semua elemen lingkungan adalah Informasi

7

Sumber Daya Informasi

 Perangkat keras komputer

 Perangkat lunak komputer

 Spesialis informasi

 Pemakai

 Fasilitas

 Database

(5)

Chief Executive Officer (CEO)

 Adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam

operasi perusahaan, umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi.

 Istilah lain yang biasa ada dalam perusahaan:  CFO: Chief Financial Officer

 COO: Chief Operating Officer

 CIO: Chief Information Officer adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan.

9

Pendekatan SPIR

 Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi.

 Dibutuhkan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resource).

 Rencana perusahaan didukung oleh rencana jasa informasi yang mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa mendatang.

(6)

Contoh Rencana Strategis SD Informasi

Transformasi Kumpulan Strategi

9/27/2012

•Tujuan Sistem •Kendala Sistem •Strategi

Rancangan Sistem

Proses perencanaan

strategi SIM

Kelompok Strategi organisasi _{Kelompok Strategi SIM}

Contoh Rencana Strategis

Sistem Persediaan

 Sistem: Persediaan

 Subsistem: tata Ruang Gudang

 Tujuan: Menerapkan sebuah program pada 1 oktober tahun depan, yang menentukan lokasi barang-barang dalam gudang yang akan

memudahkan pengisian pesanan.

 Kebutuhan Sumber Daya, meliputi: perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, keterangan, pemakai.

(7)

Peran Teknologi Informasi

dalam suatu Organisasi

(1 dari 3)

3 Peran Utama:

 Looking Inward

Perbaikan proses dan struktur didalam organisasi:

 Business Process Reengineering

 Restrukturisasi Organisasi

13

 Looking Outward

Peningkatan penjualan produk/jasa dan layanan:

Competitive Advantage.

 Looking Across

Hubungan dengan/antar organisasi lain:

IOS dengan EDI.

Prediksi ke depan (mid 1990s) (1 dari 2)

 Pada perusahaan yang besar, 25 - 80%. perputaran uang (cash flow) dikelola secara

on-line.

 Pertukaran data secara elektronik adalah suatu kebiasaan.

 Penjualan dan pembayaran secara elektronik merupakan layanan inti (core services).

 Teknologi image telah biasa digunakan.

14

(8)

Prediksi ke depan (mid 1990s) (2 dari 2)

 Pekerjaan terdistribusi dan direorganisasikan

pada tempat semestinya.

 Peningkatan pekerjaan pada lokasi-lokasi tertentu berkembang secara independen.

 Kerjasama bisnis secara elektronik menjadi suatu standar.

 Reorganisasi perusahaan akan sering terjadi dan bukan lagi merupakan suatu perkecualian.

15

Peran Teknologi Informasi

dalam suatu Organisasi

(3 dari 3)

Rancang Ulang Proses Bisnis

(1 dari 11)

 Rancang ulang proses bisnis (Business Process Redesign/BPR) disebut juga Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering).

dilakukan karena:

 Proses bisnis yang sekarang dilakukan oleh organisasi tersebut, sudah tidak sesuai lagi

dengan kondisi dan situasi lingkungan yang ada.  Sistem warisan (legacy system) yang terlalu

(9)

Pendekatan:  Revolutionary

 Radikal: sistem yang lama dibuang dan mulai dari nol (awal).

 Tingkat keberhasilan: 30 - 50%.

 Satu-satunya cara untuk mendapatkan lompatan atau dampak yang cukup bermakna.

 Evolutionary

 Perubahan berkesinambungan (continuous improvement)

Contoh: penerapan Total Quality Management (TQM)  Perubahan dapat menyeluruh atau partial berdasarkan

masalah yang dihadapi (real issue) atau pengalaman masa lalu (lessons learned)

17

Rancang Ulang Proses Bisnis

(2 dari 11)

Perbedaan pendekatan disebabkan oleh: (1 dari 2)

 Taktik pimpinan

 Pimpinan baru untuk mendorong BPR

 Mempekerjakan konsultan  paling sering digunakan  Keberhasilan tergantung pada:

 Sponsor yang bertindak sbg buffer antara Tim

dengan Staf

 Tim perubahan, sebagai leader, coach dan referee

 Tekanan atau faktor pendorong untuk berubah

 Krisis dapat mendorong terjadinya revolusi, namun krisis juga dapat menyebabkan kehancuran

 Penganut teori revolusi akan menciptakan krisis untuk mendorong terjadi perubahan yang dramatis sim/nts/uajmks 9/27/2012

18

Rancang Ulang Proses Bisnis

(10)

Perbedaan pendekatan disebabkan oleh: (2 dari 2)

 Resistensi dalam menghadapi perubahan

19

Rancang Ulang Proses Bisnis

(4 dari 11)

 Perlu dilakukan perubahan struktural yang mendasar,

termasuk budaya perusahaan (corporate cultur).

Pilihan untuk BPR

 Teknik penerapan BPR pada CBIS (3 R):

 Rekayasa mundur (reverse engineering)

 Restrukturisasi (restructuring)

 Rekayasa ulang (reengineering)

 Teknik penerapan tersebut, bisa dilakukan secara terpisah atau kombinasi, bergantung pada tingkat perubahan yang diinginkan.

 Penggunaan:

untuk pemeliharaan sistem yang ada.

Rancang Ulang Proses Bisnis

(11)

 Rekayasa mundur (reverse engineering) (1 dari 2)

Proses analisa sistem, untuk identifikasi elemen-elemen sistem dan hubungan antar elemen-elemen,

berdasarkan sistem yang ada, untuk mendapatkan gambaran proses pengembangan sistem dari awalnya.

 Tidak mengubah fungsionalitas sistem yang ada.  Diterapkan untuk sistem yang tidak ada

dokumentasinya.

 Hasil: dokumentasi sistem yang menyeluruh, seperti diagram arus data (data flow diagram/DFD), bagan arus sistem, dsb.

21

Rancang Ulang Proses Bisnis

(6 dari 11)

 Rekayasa mundur (reverse engineering) (2 dari 2)

22

Rancang Ulang Proses Bisnis

(12)

 Restrukturisasi (restructuring)

Transformasi suatu sistem menjadi sistem

baru/bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitas sistem tersebut.

 Program/sistem tidak terstruktur, menjadi terstruktur

23

Rancang Ulang Proses Bisnis

(8 dari 11)

 Rekayasa ulang (reengineering)

Rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya, berdasarkan sistem yang ada.

Rancang Ulang Proses Bisnis

(13)

 Komponen Rancang Ulang Proses Bisnis :

 Kualitas fungsional

Ukuran mengenai apa yang bisa dilakukan oleh sistem tersebut.

 Kualitas teknis

Ukuran mengenai bagaimana fungsi tersebut dilakukan.

 Kombinasi kedua komponen menentukan

pemilihan teknik Rancang Ulang Proses Bisnis.

25

Rancang Ulang Proses Bisnis

(10 dari 11)

26

Rancang Ulang Proses Bisnis

(14)

Restrukturisasi Organisasi

 Contoh: Otis Elevator Inc.

 Centralizing Customer Service.  Decentralizing Decision Making.

 Mencoba mengimplementasikan konsep:

Virtual Corporations dengan menggunakan IT.  Tidak ada Headquaters.

 Staff dapat bekerja dimana saja

(dirumah, di tempat pelanggan, di hotel, dsb)  Kenyataannya :

Headquaters-nya kecil dan umumnya hanya berisi

supporting staff.

27

Pertukaran Data Elektronik (EDI)

 Adalah transmisi data dalam bentuk terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan.

 Transmisi tersebut memungkinkan data

(15)

Hubungan EDI yang Umum

 Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya dan pelanggannya.

 Kaitan dengan pemasok dikatakan sisi pemasok (supplay side) sistem.

 Kaitan dengan pelanggan dinamakan sisi pelanggan (customer side)

 Perusahaan Permintaan penawaran dan pesanan pembelian.

 Pemasok melakukan penawaran harga, persetujuan pesanan pembelian, pembuatan faktur.

29

Pengisian Kembali Persediaan oleh

Penjual

 Terjadi dialog umum antara perusahaan dan pemasok.

 EDI memungkinkan suatu hubungan yang sama sekali baru.

 Perusahaan tidak perlu lagi memicu proses pembelian.

 Perusahaan memberikan akses database bagi pemasok.

 Ketika persediaan untuk suatu jenis barang

mencapai titik pemesanan kembali, pemasok secara otomatis menciptakan pemesanan pembelian dan memenuhi pesanan tersebut.

(16)

Manfaat EDI

Langsung:

 Pengurangan kesalahan

 Pengurangan biaya

 Peningkatan efisiensi opererasional

Tidak Langsung:

 Peningkatan kemampuan bersaing

 Hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik

 Pelayanan pelanggan yang lebih baik

31

Looking Outward

(1 dari 7)

 Competitive Advantage(1 dari 2)

 Banyak cara untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, antara lain:

 Menyediakan barang dan jasa yang murah.

 Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pada competitor.

 Dulu, perusahaan mengandalkan bahwa sumberdaya fisik untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.  Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan

sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

(17)

 Competitive Advantage(2 dari 2)  Pemicu :

 Ketidak-puasan dengan sumberdaya fisik yang dimilikinya.

 Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang

memberikan keunggulan kompetitif terus menerus.  Pelanggan merupakan sumber informasi yang

sangat penting.

 Contoh Usaha-usaha yang dilakukan :  Jump to a New Experience Curve.

 Embed IT in Product and Services.

 Penggunaan Marketspace.

33

Looking Outward

(2 dari 7)

 Jump to a New Experience Curve

 Setiap experience curve, didasari oleh perbedaan teknologi yang digunakan.

 Untuk pindah (jump) ke kurva baru, diperlukan: investasi yang substansial.

 Untuk dapat pindah dilakukan:

Identifikasi new market.

Identifikasi teknologi yang dapat di exploitasi.

 Contoh : shipping industry

34

(18)

 Penggunaan Marketspace

 Beda marketplace & marketspace :

 Marketplace diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada

 Marketspace  diutamakan informasi mengenai barang/jasa tsb

 Strategi yang dapat digunakan

 Creating Value in Marketspace

Value dihasilkan oleh 3 komponen: Content, Context, Infrastructure

Value dihasilkan oleh kombinasi ke 3 komponen bersama-sama(contoh: newspaper) atau bisa terpisah-pisah (contoh: AOL)

Added Value AOL : Content dan Context oleh AOL, infrastruktur oleh pelanggan

35

Looking Outward

(4 dari 7)

 Penggunaan Marketspace

 Strategi yang dapat digunakan (lanjutan)  Virtual Value Chain (1 dari 3)

(19)

 Virtual Value Chain(2 dari 3)

Memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan

 Setiap tahapan tersebut membutuhkan :

Pengumpulan data dan informasi Pengorganisasian data dan informasi Pemilihan data dan informasi yang

dibutuhkan

Pengolahan data dan informasi Pendistribusian data dan informasi

37

Looking Outward

(6 dari 7)

 Virtual Value Chain (3 dari 3)

 Cara-cara (evolusi) untuk mendapatkan added value :

 Melihat physical operations dengan informasi

Visibility of operations

Coordination activities across the physical value chain, etc

 Mengganti satu/beberapa physical activities dengan

virtual activities

Pembuatan design dan prototype

 Menggambarkan arus informasi dalam delivering value ke customer

America Airline, mempergunakan reservation system yang disebut Sabre

38

(20)

Looking Across

(1 dari 7)

 Bisnis modern, bisnis yang makin kompleks :  Makin membutuhkan investasi yang besar

 Makin membutukan kompetensi yang luas

Perlu aliansi dan kolaborasi dengan perusahaan lain  Aliansi untuk mendapatkan tingkat kompetensi yang

lebih luas

 Aliansi secara regional, lintas ethnic, dsb

 Untuk itu diperlukan :

 Reengineering of fundamental business process  Interlinked infrormation system 

IOS (InterOrganization information System)

39

 Characteristics of IOS (1 dari 3)

 IOS require partners

 Minimal ada 2 pihak (perusahaan/organisasi).

 Ke 2 nya mau, ingin selalu dan mempunyai kemampuan untuk saling bekerjasama.

 Standard Play a Key Role

 Harus ada standar baku untuk bisa saling berkomunikasi.

 Standar industri, national atau international/global  internet.

 Education is Importance

 Pendidikan untuk potential partners, sering kali lebih dibutuhkan dan lebih penting dari pada teknologi yang digunakannya.

 Dengan kemauan untuk bekerjasama, maka partner yang lebih advanced bisa mendidik partner lainnya.

(21)

 Characteristics of IOS (2 dari 3)  Third Parties are Often Involved

 Koordinasi dalam usaha pengabungan sistem (joint system) seringkali membutuhkan pihak lain (perusahaan atau individu)

 Pihak lain dibutuhkan, terutama untuk :

Membuat standar baku dalam berkomunikasi (teknis maupun non teknis)

Sbg service provider yang menghubungkan ke masing-masing pihak tsb

 The Work must be Synchronized

 Dengan diimplementasikan IOS diperlukan sinkronisasi pekerjaan, seperti sinkronisasi format standar, sinkronisasi updating data, sinkronisasi jadwal proses, dsb

 Terjadi peningkatan permasalahan dalam kerjasama yang perlu ada prosedur operasi standar (SOP/Standard Operational Procedure) untuk penyelesaian permasalahan tsb sim/nts/uajmks 9/27/2012

41

Looking Across

(3 dari 7)

 Characteristics of IOS (3 dari 3)

 Work Processes are Often Reevaluated

 Dengan IOS, prosedur kerja harus dikaji ulang, dalam hal sistem surat menyurat  EDI (Electronic Data Interchange)

 Yang dipertukarkan bukan data, namun form dalam bentuk elektronik.

Contoh : Shipping notice yang dikirimkan secara electronik dapat menggantikan dokumen invoice (daftar barang yang dibutuhkan)

 Sangat berkaitan dengan waktu/jadwal pelaksanaan suatu pekerjaan

 Technical Aspect are Not Major Issue

 Aspek membangun hubungan baru secara elektronik lebih dominan jika dibandingkan dengan aspek

42

(22)

 Information Link

 Alasan utama untuk mengimplementasikan IOS :

 Peningkatan jumlah informasi yang harus dipertukarkan.

 Penurunan response time antar ke 2 pihak.

IOS sangat diperlukan untuk JIT (Just In Time) operation.

 EDI (Electronic Data Interchange)

 Computer-to-computer Exchange

 Merupakan Standard Business Transaction

 Standar yang digunakan: EDI X12  2 Level:

Level ke 1/dasar : computer-to-computer



43

Looking Across

(5 dari 7)

Looking Across

(6 dari 7)

The Integrated Supply Chain Model

The Traditional EDI Model

(23)

45

Looking Across

(7 dari 7)

Peran Strategis Teknologi Informasi



Kesimpulan :

 Mereka tidak puas dengan sumberdaya fisiknya.  Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang

memberikan keunggulan kompetitif terus menerus.

 Pelanggan merupakan sumber informasi yang sangat penting, yaitu:

Perusahaan harus membangun IOS yang menghubungkan ke delapan elemen.

Hubungannya harus ke dua arah, kecuali hubungan dengan pesaing.

(24)

End User Computing

(1 dari 3)

 Dikelompokan dalam

 Tingkat Menu (menu level)

 Tingkat Perintah (command level)

 Tingkat Programer (programmer level)

 Personil pendukung (functional support personnel)

 Ciri

 Tiap tingkat mempunyai kemampuan untuk memanfaatkan aplikasi.

 Semuanya bukan staf organisasi jasa informasi.

47

End User Computing

(2 dari 3)



Aplikasi yang umumnya digunakan oleh

End User

 Aplikasi sederhana untuk DSS.  Office Automation.



Manfaat

 Mengurangi beban kerja para Information Specialist.

 Mengurangi communication gap antara user

(25)

End User Computing

(3 dari 3)

 Resiko

 Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan tujuan.

 Sistem yang dihasilkan, design dan dokumentasinya buruk.

 Penggunaan sumberdaya informasi tidak efisien.

 Data tidak terintegrasi.  Tidak adanya data security.