TEKNOLOGI DAN ORGANISASI
Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan (Lubis & Husaini : 1987 : 96). Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yaitu dengan prinsip ketergantungan (contingency), menyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thomson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
1. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI
dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas rata-rata pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar median dari kelompok produksi mereka.
Woodward juga mengemukakan bahwa komponen administratif berubah secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya, jika kompleksitas teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi personalia administratif dan pendukungnya. Tetapi tidak semua hubungan tersebut bersifat linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.
Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala teknologi dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran yang optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural adalah yang paling efektif.
pesanan, dengan teknologi yang tidak rutin yang terdapat pada produksi unit, dan tidak perlu pula pada teknologi proses yang terus menerus yang sangat diotomatisasi dan secara tidak langsung sangat terkontrol.
1.1. Awal Penerapan Teknologi dalam Organisasi: Penelitian Woodward
Penelitian pertama terhadap teknologi sebagai determinan struktur dapat dirunut balik pada pertengahan 1960-an dan pada karya John Woodward. Penelitiannya, yang berfokus pada teknologi produksi adalah usaha besar pertama yang melihat struktur organisasi dari persepektif teknologi.
Dalam penelitiannya, Woodward menemukan bahwa terdapat: 1) hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi tersebut dan struktur selanjutnya dari perusahaan, dan 2) keefektifan organisasi ada kaitannya dengan “kesesuaian” antara teknologi dan struktur. Misalnya, tingkat diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas teknis. Tingkat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit, mass, dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting, dilihat dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas rata-rata pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar median dari kelompok produksi mereka.
Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala teknologi (unit, mass, process) dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran (range) yang optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural adalah yang palig efektif. Sebagaimana yang telah dijelaskan, perusahaan teknologi mass-production sangat tediferensiasi, dan bersandar pada formalisasi yang ekstensif, serta tidak begitu banyak melakukan pendelegasian wewenang. Teknologi unit, proses terstrukturisasi lebih fleksibel. Fleksbilitas dicapai melalui diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung jawab melalui peran, serta pengambilan keputusan yang didesentralisasi.
Penyelidikan Woodward memperlihatkan adanya hubungan antara teknologi, struktur dan keefektifan. Perusahaan yang kurang lebih mendekati struktur yang khas bagi teknologi adalah yang palng efektif. Perusahaan yang menyimpang dari struktur ideal mereka adalah yang kurang berhasil. Oleh karenanya, Woodward mengatakan bahwa keefektifan adalah suatu fungsi dari suatu kesesuaian teknologi-struktur yang tepat. Organisasi yang mengembangkan struktur yang sesuai dengan teknologi adalah yang paling berhasil dibandingkan yang tidak mengembangkannya sesuai dengan teknologi.
pembagian kerja yang tinggi, rentang kendali yang lebar pada tingkat supervisor, dan pengambilan keputusan yang disentralisasi. Tetapi karena semua organisasi tidak menggunakan teknologi mass-production, prinsip yang demikian tidak disebut umum. Dengan demikian, penelitian Woodward menjadi pertanda awal dan berakhirnya pandangan bahwa terdapat prinsip universal tentang manajemen dan organisasi.
1.2. Teknologi Berdasarkan Pengetahuan: Kontribusi Perrow
Perrow menyatakan bahwa metode kontrol dan koordinasi harus bervariasi sesuai dengan jenis teknologi. Makin rutin teknologinya, maka makin tinggi struktur organisasinya. Perrow mengidentifikasikan aspek-aspek utama struktur yang dapat dimodifikasi pada teknologi:
Tingkat keleluasaan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan tugas kekuasaan kelompok guna mengontrol tujuan dan strategi dasar unit.
Tingkat saling ketergantungan antara kelompuk tersebut.
Tingat sejauh mana kelompok tersebut turut serta dalam mengoordinasikan pekerjaan mereka, baik dengan menggunakan umpan balik atau perencanaan dari orang lain.
pengecualian tetapi proses pencariannya dapat dianalisis harus mempunyai pengambilan keputusan yang disentralisasi sambil tetap mempertahankan fleksibiltas maupun formalisasi yang rendah.
1.3. Ketidakpastian Teknologi: Kontribusi Thompson
Implikas struktural dari kerangka kerja Thompson tidaklah begitu jelas dibandingkan karya Woodward atau Perrow. Pada dasarnya, setiap teknologi menciptakan semacam saling ketergantungan. Long-linked technology diikuti sequential interdependence prosedurnya sangat terstandarisasi dan harus dilaksanakan dalam rangkaian tertentu. Mediating technology mempunyai pooled interdependence dua unit atau lebih yang masing-masing membantu unit yang lebih besar secara terpisah. Teknologi intensif (intensive technology) menciptakan reciprocal interdependence keluaran dari unit-unit yang saling mempengaruhi secara timbal balik. Masing-masing interdependence menuntut sejenis koordinasi yang akan membantu keefektifan organisasi, namun bisa meminimalkan biaya.
Pada umumnya kita dapat menerjemahkan pandangan Thompson kedalam terminologi struktural. Ia beragumentasi bahwa permintaan terhadap pengambilan keputusan dan komunikasi sebagai akibat dari teknologi menigkat dari mediating ke long-linked lalu ke intensive. Koordinasi mediating technology yang paling efektif adalah melalui peraturan dan prosedur. Long-linked harus didampingi oleh perencanaan dan penjadwalan. Teknologi intensifmembutuhkan penyesuaian bersama. Ini berarti bahwa:
Mediating technology = kompleksitas rendah, formalisasi tinggi.
Long-linked technoloy = kompleksitas dan formalisasi moderat.
2. INTEGRASI TENTANG TEKNOLOGI 2.1. Pengaruh Industri Dan Besaran
Industri menghambat pilihan teknologi. Tetapi organisasi harus mencapai suatu besaran tertentu sebelum kemajuan dapat diperoleh dari keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi yang lebih kompleks. Keputusan untuk menerima sebuah teknologi yang kompleks kemungkinan tidak akan diambil sampai organisasi tersebut mencapai besaran yang cukup untuk menggunakan kesempatan yang diberikan oleh ekonomi skala (economic of scale). Dengan demikian, besaran menentukan teknologi, atau bisa juga sebaliknya.
2.2. Denominator yang Sama: Kerutinan
Woodward mengidentifikasi tiga jenis teknologi masing-masing mewakili suatu tingkat kompleksitas teknologi yang semakin meningkat. Yang paling ekstrem, teknologi unit berhubungan dengan aktivitas yang dibuat atas pesanan atau yang tidak rutin; teknologi proses menjalankan aktivitas yang diotomatisasi dan distandarisasi. Mass technology yang pada dasarnya rutin. Perrow menyajikan dua jenis teknologi yang ekstrem, teknologi yang rutin dan yang tidak rutin. Teknologi “antara” Perrow-engineering dan craft juga berbeda dalam kerutinan, yang pertama lebih distandarisasi daripada yang kedua.
2.3. Tingkat Unit Kerja Versus Tingkat Organisasi
subunit akan menghasilkan ukuran yang merupakan penjumlahan yang tidak mempunyai arti.
Penelitian teknologi telah dilakukan pada tingkat organisasi dan unit. Kedua melihat teknologi sebagai cara yang digunakan untuk melaksanakan tugas, tapi ada yang menganggap organisasi sebagai unit analisis dan yang lain menganggap unit kerja sebagai unit utama. Analisis tingkat organisasi dimulai dengan produk atau jasa utama yang ditawarkan, yang akan memfokuskan kita kepada teknologi konversi yang dominan. Analisis pada tingkat pekerjaan unit dimulai dengan tugas yang dilakukan oleh pegawai individual yang mengakibatkan kita harus memperhatikan metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas.
2.4. Teknologi Manufaktur Versus Teknologi Jasa
Selain menyebabkan masalah karena mencampuradukkan kajian yang menggunakan berbagai tingkat analisis, para peneliti juga bersalah karena mencampurkan organisasi manufaktur dengan jasa. Ikhtisar dari penelitian yang menilai hubungan antara teknologi dan struktur menujukkan bahwa hampir 80 persen dari mereka yang melihat kepada hanya organisasi manufaktur atau jasa mendukung hubungan tersebut. Tapi jika data dari usaha manufaktur dan jasa dikombinasikan, hanya 14 persen mencapai hasil yang mendukung. Hal ini secara tidak langsung menyatakan bahwa mungkin terdapat perbedaan yang nyata antara teknologi yang mendominasi kedua jenis organisasi tersebut. Dengan demikian penelitian yang mengombinasikan organisasi manufaktur dan jasa lebih kecil kemungkinannya menemukan adanya hubungan yang mencolok antara teknologi dan struktur.
2.5. Teknologi dan Struktur
Meskipun kurang meyakinkan, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah. Makin besar rutinisasi, maka makin sedikit jumlah kelompok pemegang jabatan dan makin sedikit pelatihan yang didapat para profesional. Dan sebaliknya teknologi non-rutin kemungkinan membawa kompleksitas yang tinggi. Sedangkan pekerjaan itu menjadi lebih canggih dan lebih disesuaikan dengan keinginan, rentang kendali akan menyempit dan diferensiasi vertikal meningkat.
2. Teknologi dan Formalisasi
Peninjauan kembali terhadap lima kajian mengenai teknologi menemukan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan dengan formalisasi. Walaupun hanya satu sampel korelasi yang secara statistik dapat dikatakan signifikan, semua yang lain positif, yang mempunyai satu diantara seribu kemungkinan akan terjadi karena kebetulan. Tetapi, jika besaran dikontrol, maka hubungan tersebut akan hilang. Kerutinan secara mencolok dihubungkan dengan keberadaan sebuah manual peraturan, keberadaan uraian pekerjaan, dan tingkat sejauh mana raian pekerjaan tersebut dispesifikasikan. Teknologi rutin mengizinkan manajemen untuk menetapkan peraturan dan peraturan lain yang diformalkan karena cara melakukan pekerjaan dipahami dengan baik dan pekerjaan itu cukup berulang untuk membenarkan biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem yang diformalkan dengan cara demikian. Teknologi non-rutin membutuhkan sistem kontrol yang mengizinkan adanya keleluasaan dan fleksibilitas yang lebih tinggi.
dengan inti operasi. Jika inti operasi menjadi lebih rutin, pekerjaan operasionalnya menjadi lebih dapat diperkirakan. Dalam situasi demikian, formalisasi yang tinggi merupakan alat koordinasi yang efisien.
3. Teknologi dan Sentralisasi
Hubungan teknologi-sentralisasi membuahkan hasil yang tidak konsisten. Argumentasi yang logis yakni teknologi rutin akan dihubungkan dengan struktur yang disentralisasi, yang akan lebih banyak menyandarkan diri pada pengetahuan seorang spesialis dicirikan oleh wewenang pengambilan keputusan yang didelegasikan.
Kesimpulan yang lebih umum yakni hubungan teknologi-sentralisasi dilunakan oleh tingkat formalisasi. Baik peraturan formal maupun pengambilan keputusan yang disenralisasi merupakan mekanisme kontrol, dan manajemen dan mensubstitusikannya dengan yang lain. Teknologi rutin harus dihbungkan dengan kontrol yang disentralisasi jika terdapat peraturan yang minimum. Tetapi, jika formalisasinya tinggi, tenologi rutin dapat diikuti. Dengan demikian, kita dapat memperkirakan bahwa teknologi rutin akan mengakibatkan sentralisasi tetapi hanya jika formalisasinya rendah.
Akhirnya, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah dan formalisasi yang tinggi.
3. PERAN UTAMA TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI
yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan.
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki peranan tama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yang mengandung prinsip ketergantungan (contingency), manyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thompson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan di lapangan, melainkan merupakan sutau pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu: 1. Pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil. 2. Produk masal atau dalam kelompok ukuran besar.
3. Produksi menurut proses.
Thompson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu:
1. Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan.
2. Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input bagi kegiatan berikutnya, beurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen.
3. Teknologi intensif (intensitive technology) teknolgi intensif merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan.
Perrow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu:
menyelesaikannya. Ini berarti bahwa jenis teknologi rutin mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.
2. Teknologi non-rutin: ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan yang termasuk teknologi non-rutin. Usaha yang cukup besar diperlukan untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup tinggi serta pengetahuan teknis yang memadai.
3. Teknologi craft. cirinya adalah adanya aliran kegiatan relatif stabil, tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu pekerjaan jenis ini menuntut penglaman yang tinggi serta latihan yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan yang rumit dengan bijaksana berdasarkan intuisi dan pengalamannya.
4. Teknologi engineering. Pekerjaan menjadi cukup rumit karena variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku. Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunkan sejumlah pengetahuan yang sudah cukup maupun sebagai acuan.
Pada suatu organisasi yang kompleks, setiap bagian organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda. Hal ini disebakan adanya kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow menunjukkan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yaitu:
2. Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianaisis bisa diuraikan menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat objektif dan terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah karena setiap langkah dala proses terukur secara jelas dan mudah diketahui jika ada penyimpangan.
Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan teknologi dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan:
a. organisasi organik dan mekanistik. b. Kualifikasi karyawan.
c. Struktur formal.
d. Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya retang kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering berinteraksi.
e. Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan. f. Komunikasi.
g. Koordinasi dan kontrol.
Organisasi modern adalah organisasi yang sangat kompleks karena menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi hubungan antara manusia-manusia,manusia-mesin, manusia-organisasi, mesin-organisasi, mesin-mesin dan organisasi-organisasi. Dari segi manajemen ada tiga fungsi komputer, yaitu:
3. Komputer sebagai informasi eksternal, yang melipiti:
a. Komputer akan meningkatkan efektivitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
b. Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilhan dan penyaringan informai).
c. Mengetahui model analitis dan sistematis dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.
4. PENERAPAN TEKNOLOGI PADA BAGIAN-BAGIAN
ORGANISASI
Penerapan atau pemanfaatan teknologi pada bagian-bagian kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antarunit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga arus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi tau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki startegi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
4.1. Pemanfaatan Teknologi Dalam Organisasi
kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cpat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.
Selain itu, implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi, bersifat multifungsi sehinga dalam pengembangan selanjutnya iupayakan terjadi integrasi perangkat.
Pemnfaaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang diperasikan secara rutin oleg staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya terhadap manfaat sitem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan meraka.
Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasfikasikan menjadi 3 kategori, yaitu:
2. Perbaikan efektivitas: pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektivitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan kecepatan memperoleh status pencapaian arget organisasi.
3. Strategic improvement. Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.
Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:
1. Fungsi operasional.
Fungsi ini kan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambilalih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai agen penyokong (supporting agency) dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. 2. Fungsi pengawasan dan kontrol (monitoring and control).
Fungsi ini mengandung arti bahwa keberadaaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial yang melekat dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki rentang kontrol atau hubungan rekan sejawat yang memungkinkan terjadi interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. 3. Fungsi perencanaan dan keputusan (planning and decision).
memudahkan rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah pengetahuan generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut diatas.
4. Fungsi komunikasi (communication).
Pada dasarnya, fungsi ini termasuk ke dalam infrastruktur perusahaan dalam era organisasi modern di mana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi antarorganisasi (interorganizational).
Funsi ini merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.
divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.
4.2. Bagaimana Teknologi dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan
Pada dasarnya, tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan pengunaan teknologi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses manajemen penting:
Menentukan visi dan strategi organisasi.
Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.
Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai
inisiatif strategis.
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
4.3. Studi Kasus: Penerapan Teknologi Informasi dalam Organiasasi 4.3.1. Peranan Teknologi Informasi Dalam Dunia Organisasi
organisasi. Ditambah lagi kita dihadapkan oleh kenyataan bahwa saat ini dunia berada pada era persaingan yang sangat ketat. Adanya peran teknologi informasi dalam organisasi memungkinkan setiap proses bisnis yang dijalankan menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan menggunakan teknologi informasi, kendala jarak dan biaya transportasi menjadi bukan masalah yang utama lagi. Dengan kata lain, teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi dalam suatu organisasi dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan dan akurat (Wilkinson dan Cerullo,1997). Sistem informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam suatu organisasi, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factor-faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce Costs
a. Eliminasi Proses
Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. b. Simplifikasi Proses
Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.
c. Integrasi Proses
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).
d. Otomatisasi Proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create New Realities
business semacan commerce, procurement, customer, e-loyalty, dan lain¬lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Kita dapat Berkaca pada kesuksesan negara India. Berkembangnya industri terutama industri teknologi informasi dan komunikasi di negara tersebut, tak lain berkat pemanfaatan teknologi informasi itu sendiri. Contohnya saja sebuah perusahaan jasa akuntan publik di India dapat mengerjakan laporan keuangan untuk perusahaan-perusahaan yang terdapat di Amerika melalui media komunikasi jarak jauh seperti internet. Sistem keamanan yang mendukung serta teknologi kompresi data memungkinkan proses pengiriman menjadi semakin cepat dan terjamin. Contoh lain dari peran teknologi informasi ini adalah dalam bidang kedokteran. Saat ini sedang dikembangkan juga sebuah sistem pengiriman hasil CAT-scan (Computerized Axial Tomography) atau foto x-ray kepada dokter yang lokasinya jauh dari rumah sakit. Pemanfaatan teknologi informasi seperti ini, akan memungkinkan pelayanan kesehatan masyarakat selama 24 jam penuh. Selain hal yang telah disebutkan diatas, teknologi informasi juga dapat berperan sebagai pengontrol. Teknologi informasi dapat dimanfaatkan guna meningkatkan pelayanan dan membaca kondisi pasar. Pengontrolan stok lebih efisien, aktivitas distribusi produk yang tepat sasaran sesuai target pasar, yang akhirnya dapat mengurangi modal kerja.
Menurut Rockart (1988), perkembangan peran teknologi informasi dalam organisasi dapat dikelompokkan menjadi 5 era, yaitu
1. Era Akutansi (1950 - 1960-an)
terlebih dahulu baru kemudian bersama-sama dimasukkan ke system teknologi informasi.
2. Era Operasional (pertengahan 1960 — 1970-an)
Aplikasi sistem teknologi informasi tidak hanya untuk akuntansi, tetapi untuk aplikasi operasi lainnya, seperti: pengendalian persediaan, dan penjadwalan produksi. Metode sudah mengarah ke on line, yaitu data ditangkap dan langsung dimasukkan ke sistem teknologi informasi, peran staff informasi masih sama, lebih banyak mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi akuntansi dan operasionalnya.
3. Era Informasi (akhir tahun 1970 - awal tahun 1980)
Aplikasi sudah digunakan sebagai informasi pengambilan keputusan oleh manajemen. Metodenya menggunakan sistem On line. Basis data relational sudah digunakan. Menggunakan Paket DBMS ( Data Base Management Systems). Perannya, Selain mengembangkan, mengimplementasikan dan mengoperasikan aplikasi-aplikasi Sistem Teknologi Informasi, juga mendukung dan membantu pengembangan system oleh pemakai system (End user Computing). 4. Era Jaringan (pertengahan tahun 1980-an)
Disebut juga wired society era. Perusahaan sudah dihubungkan dengan jaringan sistem teknologi informasi. untuk keperluan keuntungan strategic. Contohnya: perusahan dijaring dengan pemasok-pemasoknya dan dengan pelanggan-pelanggannya dengan teknologi telekomunikasi.
5. Era Jaringan Global (pertengahan tahun 1990-an)
4.3.2. Penerapan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Penerapan teknologi informasi pada tiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tetapi pada dasarnya penerapan TI pada suatu organisasi adalah guna mendukung kepentingan usahanya. Namun sebenarnya hal terpenting yang perlu dicatat, dalam menghadapi kondisi sekarang ini, dimana persaingan dan fluktuasi dunia bisnis yang tinggi, perlu ditanamkan bahwa penerapan Teknologi Informasi bukan hanya berperan sebatas support tools saja, tetapi Teknologi Informasi juga merupakan strategic tools, dimana berarti lebih luas terhadap kebijakan dan tujuan-tujuan penerapan Teknologi Informasi diperusahaan atau organisasi tersebut yang cukup jelas. Penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan dampak positif bagi suatu organisasi. Keuntungan yang dapat dirasakan dengan jelas, yaitu penurunan biaya usaha dengan tingkat pelayanan membaik, kepuasan pelanggan meningkat, dan tentunya omzetpun melonjak tinggi. Dengan mengacu pada alasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa penerapan Teknologi Informasi sangat mendukung kinerja bisnis suatu perusahaan maupun organisasi, dimana Inovasi teknologi informasi sebagai kunci sukses serta faktor penting. Inovasi bukan berarti harus rumit, tetapi yang terpenting bisa menjawab kebutuhan bisnisnya. Inovasi dan bisnis saling terkait dan mempengaruhi. Inovasi teknologi informasi membantu perusahaan membangun proses bisnis lebih baik dari sebelumnya. Sifat inovasi tak perlu rumit, inovasi sederhana juga mampu memberikan perbaikan bagi kinerja perusahaan, selama sifatnya yang bisa dimanfaatkan menjadi nilai tambah pada bisnis.
A. Pemanfaatan Teknologi Informasi
1. Teknologi informasi menciptakan sebuah keunggulan kompetitif bagi suatu organisasi dibanding dengan para pesaingnya.
2. Kecanggihan teknologi informasi merupakan kekuatan paling penting yang dapat mengubah pasar dunia dan perusahaan akan bergantung pada teknologi informasi untuk menghubungkan dan mengelola operasional secara global.
3. Dimasa yang akan datang teknologi informasi akan memegang peranan penting dalam mengelola operasional perusahaan yang makin kompleks dan mengglobal. Dimana teknologi informasi akan membantu suatu organisasi dalam meningkatkan daya saing terhadap munculnya pesaing-pesaing baru.
B. Merealisasikan Dampak Positif Teknologi Informasi
Dari sini semakin jelas terlihat bahwa manfaat yang dihasilkan oleh teknologi, tidaklah semata berasal dari teknologi itu sendiri, tetapi dari apa yang dilakukan oleh manusia dengan teknologi tersebut.
digunakan oleh siapa saja dan telah lazim diadopsi oleh organisasi bisnis lainnya. Namun dengan kreatifitas para pendirinya, ketiganya memilih suatu model bisnis yang dapat diterima oleh pengguna internet di seluruh dunia. Amazon, pioner di bisnis ritel yang terus melengkapi diri dengan fitur-fitur baru dan kemudahan yang membuat pelanggan enggan berpaling. E-bay dalam bidang pelelangan yang membuat segala hal jadi mungkin untuk dilelang dan semua orang di seluruh dunia dapat menjadi peserta lelang asalkan memiliki akses ke internet. Serta Google sebagai nomor satu dalam search engine yang menggunakan perangkat TI sederhana secara maksimal yaitu dengan menciptakan algoritma pemrograman yang memungkinkan user mensearch `apapun' secara lebih cepat dan teliti dibanding dari search engine manapun termasuk Yahoo. Masih banyak contoh lain, misalkan Encyclopedia Britannica yang di abad informasi ini juga harus merubah model bisnisnya dalam menjajakan informasi akibat adanya internet dan munculnya Wikipedia, suatu free ensiklopedia di internet yang memiliki lebih dari 1,8 juta artikel dan dikerjakan oleh para sukarelawan dari seluruh dunia (Hammel, 2006) Akhirnya, untuk dapat mengukur dampak TI dalam organisasi, Luftman (2004) memaparkan sejumlah aspek yang dapat diukur selain aspek keuangan untuk mengukur dampak positif TI dengan lebih terinci.
C. Dampak Negatif Teknologi Informasi
karena suatu 'tren' atau sekedar ikut-ikutan, melainkan lebih sebagai melakukan inovasi teknologi informasi secara mindful. Dengan kata lain, membangun inovasi TI benar-benar didasarkan atas kebutuhan dan kondisi perusahaan dan lebih menekankan pada aspek keselarasan dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Atau dapat dikatakan kita sebagai orang yang akan memutuskan penerapan teknologi informasi, dapat lebih bijak mengadopsi dan megambil sebuah keputusan yang didasarkan atas kebutuhan yang sesuai.
Dampak teknologi informasi terhadap organisasi amatlah beragam di antaranya adalah perubahan struktur organisasi, fungsi kerja dan penempatan sumber daya manusia, keahlian teknologi serta interaksi antarmanusia. Dampak pertama dan kedua lebih menekankan pada kondisi organisasi yang harus berubah sesuai inovasi. Sedangkan dampak ketiga, yaitu perubahan dalam kompleksitas hubungan antarmanusia yang selaras dengan perkembangan informasi teknologi merupakan hal penting karena berhasil tidaknya organisasi tergantung pada kesatuan anggota organisasi (manusia). Kita menyadari, kehadiran teknologi informasi telah mengurangi intensitas tatap muka yang terjadi dalam organisasi. Padahal interaksi seperti itu dapat mengambil 40% dari satu hari kerja manajer. Goldhaber, ahli komunikasi organisasi, juga mengungkapkan bahwa anggota organisasi biasanya menyampaikan keinginan untuk berinteraksi lebih banyak melalui tatap muka walau membawa risiko bekerja tak efisien. Apakah, dengan demikian, berarti komunikasi organisasi yang baik menjadi semakin asosial? O' Connell dalam penelitiannya memberikan enam hipotesis yang berhubungan dengan peranan teknologi dan pengaruhnya dalam komunikasi organisasi, yaitu:
kesempatan berbagi informasi secara acak dan spontan berkurang pula. Para manajer harus menyusun kerja dan relasi untuk menyediakan kesempatan tatap muka yang lebih banyak (melalui teks dan simbol).
2. Akan lebih banyak pesan-pesan informal dan memotong hierarki karena pembenaran terhadap format baru yang muncul sebagai proses alamiah jaringan elektronik. Struktur organisasi dan alur informasi formal akan didefinisi ulang.
3. Dampak saluran berarti bahwa pesan-pesan berdampak dan bernilai akan menurun. Data digital dengan konteks dan interpretasi minim adalah aturannya. Akibatnya, pengambilan keputusan akan terganggu daripada terbantu. Ketidakjelasan dalam menginterpretasi informasi akan meningkat dan kualitas keputusan menurun karena kurangnya pemahaman konteks dan nilai organisasi. Organisasi harus bekerja lebih keras dalam mengkomunikasikan sejarah dan nilai-nilai organisasi. Para manajer harus mencari cara baru untuk mengkomunikasikan komponen afektif dari pesan-pesan. Gaya pengambilan keputusan yang baru dan lebih baik juga perlu.
4. Kepercayaan akan mempunyai peranan yang berbeda dalam komunikasi. Kepercayaan akan muncul seiring dengan kebersamaan pengalaman, nilai¬nilai, memberi dan menerima dan sebagai hasil komunikasi antarmanusia. Hadirnya satelit, e-mail, dan jaringan komunikasi elektronik lainnya dapat mengurangi dimensi kepercayaan yang selama ini kita telah terbiasa. Jaringan komunikasi baru dapat saja menggantikan peranan ini
gaya individu berkomunikasi. Organisasi dapat pula menjadi berkurang toleransinya terhadap pegawai yang tidak berpikir atau beranggapan dalam mode linear. Mereka harus mencari cara untuk mendukung dan melindungi pemikiran serta komunikasi yang bersifat nonlinear.
6. Harapan akan kinerja adalah berdasar pada kondisi machine driven. Dengan penyesuaian kita terhadap kecepatan dan ketepatan komputer, kita mungkin mengharap para pegawai mempunyai kualitas dan menghasilkan dengan cara yang mirip. Para pegawai dalam organisasi dapat menganggap permintaan ini sebagai hal yang tak manusiawi dan memaksa. Serikat kerja dapat mengangkat lingkungan kerja seperti itu sebagai persoalan. Maka organisasi harus mendefinisikan dan menggunakan standar kinerja yang sesuai dengan kondisi baru.
Selain hal yang telah dibahas diatas, terdapat beberapa kendala penerapan TI pada perusahaan di Indonesia, yaitu sebagai berikut: 1. Permasalahan Biaya
Inovasi Teknologi Informasi biasanya menyedot biaya yang cukup besar. Hal ini dikarenakan siklus produk Teknologi informasi relatif pendek. Setiap saat perusahaan harus meningkatkan kapasitas sistemnya untuk memenuhi kebutuhan pasar.
2. Rendahnya kemampuan eksekutif puncak menciptakan nilai tambah dari investasi teknologi informasi
Menyikapi kendala-kendala yang telah disebutkan diatas, suatu organisasi dapat melakukan tiga langkah penting untuk menghindari terjadinya kendala-kendala diatas, yaitu:
1. Pertama, selalu meningkatkan kapasitas teknologi yang dipakai. 2. Kedua, melakukan benchmarking dengan perusahaan yang
memiliki Teknologi Informasi yang lebih maju.
3. Ketiga, Membangun organisasi bisnis yang bisa mendidik dan menghasilkan orang-orang yang bisa berkompeten.
menjadi interpersonal daripada impersonal dan terdapatnya sedikit perbedaan antara komunikasi berbasis komputer dengan tatap muka.
D. Strategi Pengolaan Teknologi Informasi
Pada dasarnya tujuan teknologi informasi adalah menjamin ketercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan penggunaan teknologi informasi dapat dilakukan dengan sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses manajemen penting:
1. Menentukan visi dan strategi organisasi.
2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan beberapa tujuan dan ukuran strategis.
3. Merencanakan, menetapkan sasaran serta menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.
4. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah satu contoh, PUSINTEK Kementerian Keuangan RI sedang mengembangkan aplikasi yang bertujuan penentuan arah kebijakan berupa pengendalian work flow. Hasil rapat pimpinan dan persuratan adalah aplikasi yang diadopsi dari konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali keuangan negara dapat menentukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan lebih mudah.
lapangan adalah manajer divisi teknologi informasi organisasi tersebut. Adapun peran dari manajer divisi teknologi informasi tersebut adalah:
1. Menyelaraskan strategi bisnis dan STI secara dua arah. 2. menciptakan hubungan yang efektif dengan manajer lini.
3. Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan system-sistem baru.
4. Membangun dan mengelola infrastruktur 5. Meningkatkan keahlian organisasi STI 6. Mengelola kerjasam dengan pemasok. 7. Membangun kinerja yang tinggi
8. Mendisain ulang dan mengelola organisasi STI
Strategi teknologi informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi TI diperlukan untuk:
1. Pengetahuan mengenai teknologi baru
2. Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis 3. Dibahas dalam diskusi perusahaan
4. Memahami kelebihan kekurangan teknologi
Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan sistem informasi yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen TI.
5. KESIMPULAN
