Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian Dosen Politeknik
Kediri (Studi Kasus Prodi Teknik Informatika)
Agustono Heriadi
1, Fery Sofian Efendi
2Politeknik Kediri1,2 Jl. Mayor Bismo 27 Kediri1,2
Email : agustono@politeknik-kediri.ac.id1, fery.sofian@gmail.com2
Abstrak— The data collection process of research from lecturer at the Information Engineering of Polytechnic Kediri still using the manual method, ie any research data archived in the Office stored using physical evidence of research activities. From the administrative side had some difficulty in storing the entire archive of research physical evidence at the office, and it requires time for search process of research data that needs to be optimized.
The making of the information system for archiving of research using waterfall method for analysis until the test phase. Steps being taken on the research method here is the analysis, design, coding, and testing. Stages maintenance is not carried out in this study.
Results of this research is information system for archiving of research web-based for Polytechnic Kediri with a case study to test the Information Engineering program study. This system may facilitate the administration in conducting archiving research data..
Intisari— Proses pendataan penelitian dosen di program studi Teknik Informatika Politeknik Kediri masih menggunakan metode manual, yaitu setiap data penelitian diarsip di kantor program studi dengan menyimpan bukti fisik dari kegiatan penelitian dosen. Dari sisi administrasi terdapat kesulitan dalam penyimpanan seluruh arsip penelitian dosen di kantor program studi, selain itu proses pencarian data penelitian membutuhkan waktu yang perlu dioptimalkan.
Pembuatan sistem informasi pengarsipan penelitian dosen ini menggunakan metode waterfall untuk proses analisa hingga tahap uji coba. Tahapan yang dilakukan pada metode penelitian disini adalah analisa, desain, pengkodean, dan uji coba. Tahapan pemeliharaan tidak dilaksanakan pada penelitian ini.
Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi pengarsipan penelitian dosen berbasis web untuk Politeknik Kediri dengan studi kasus untuk uji coba pada program studi Teknik Informatika. Sistem ini dapat memudahkan pihak administrasi dalam melakukan perekapan data penelitian.
Kata Kunci— Pengarsipan, metode waterfall, sistem informasi.
I. PENDAHULUAN
Profesi dosen tidak hanya sebagai seorang pengajar. Dosen juga bisa menjadi seorang peneliti. Hal ini terkait dengan Tri Dharma yang harus dilaksanakan oleh dosen, yaitu melakukan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Oleh karena itu, selain melakukan kegiatan pengajaran dan pengabdian masyarakat, dosen juga harus melakukan penelitian yang berkaitan dengan bidang ilmu yang dimilikinya. Setidaknya dalam setahun, dosen wajib melakukan satu
Politeknik Kediri merupakan salah satu perguruan tinggi di Kediri yang resmi berdiri pada 8 April 2008 sesuai SK nomor 4100/D/T/K-VIII/2010. Perguruan tinggi ini memiliki tiga (3) program studi yang aktif sesuai data yang terdapat pada Dirjen Dikti (forlap.dikti.go.id). Teknik Informatika merupakan salah satu program studi milik Politeknik Kediri yang memiliki sebanyak dua belas (12) dosen yang terdaftar pada Dirjen Dikti.
Dosen yang berada pada Program Studi Teknik Informatika selain melakukan kegiatan pengajaran, juga melaksanakan kegiatan penelitian. Setiap kali dosen selesai melakukan penelitian, maka dosen harus melaporkan hasil penelitian yang sudah selesai dalam bentuk jurnal ataupun prosiding. Jurnal ataupun prosiding hasil penelitian dosen tersebut juga harus dilaporkan kepada pihak administrasi program studi untuk dilakukan proses pengarsipan. Proses pengarsipan dilakukan dengan cara menyimpan jurnal dan prosiding serta menyimpan fotokopi sertifikat kegiatan penelitian dosen ke dalam map yang sudah disediakan untuk setiap dosen untuk kemudahan pencarian berkas.
Dengan prosedur kegiatan pengarsipan data penelitian yang masih bersifat manual tersebut, ditemukan beberapa kelemahan. Pada pihak dosen terdapat kesulitan dalam melakukan pengecekan data penelitian yang sudah didata oleh pihak program studi. Selain itu, dosen mengalami kendala dalam mengetahui kegiatan penelitian yang pernah dilakukan oleh sesama dosen peneliti yang sudah didata oleh pihak program studi dikarenakan harus membaca satu-persatu arsip. Pada pihak administrasi program studi mengalami kendala dalam penyimpanan berkas penelitian yang sangat banyak dan memakan tempat. Selain itu waktu yang digunakan untuk proses pencarian data penelitian dirasa perlu dipercepat. Pihak administrasi juga mengalami kendala dalam melakukan kegiatan pelaporan data penelitian per tahun dikarenakan data penelitian dibagi dalam arsip per dosen.
Dari beragam kendala tersebut yang melatarbelakangi penelitian ini untuk membuat sistem informasi pengarsipan penelitian dosen untuk program studi teknik informatika di Politeknik Kediri yang dapat memberikan manfaat untuk dosen agar dapat mengetahui informasi pengarsipan data penelitian dengan mudah, dan untuk administrasi program studi agar dapat mempermudah proses penyimpanan, pencarian, dan pelaporan data penelitian.
penelitian serta mempercepat proses pencarian dan penyortiran data penelitian bagi pihak administrasi.
Manfaat dari penelitian ini adalah memudahkan kegiatan pengarsipan data penelitian dosen bagi pihak administrasi program studi, mempercepat proses pencarian data penelitian dosen bagi pihak administrasi program studi, dan mempercepat proses penyortiran data penelitian dosen bagi pihak administrasi program studi.
Penelitian terdahulu yang menjadi landasan atau referensi dalam penelitian ini adalah penelitian oleh Aspri Aurina Haryono dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 4 Pacitan [1], dan penelitian oleh Dwi Priyanti, Siska Iriani dengan judul Sistem Informasi Data Penduduk pada Desa Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan [2].
Metode yang digunakan dalam menganalisis data ini adalah menggunakan metode waterfall. Pada metode ini terdapat 5 (lima) tahap untuk mengembangkan suatu perangkat lunak. Kelima tahapan itu tersusun dari atas ke bawah, diantaranya Analisis, Design, coding, Testing, dan Maintenance. Konsep dari metode ini adalah melihat bagaimana suatu masalah secara sistematis dan terstruktur dari atas ke bawah [3].
Dalam buku “Analisis dan Desain Sistem Informasi”
karangan jogiyanto menerangkan: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu [4]. Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya [4]. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi. Hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu informasi [5].
PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML (HyperText Markup Language) dan dijalankan pada serverside. Artinya semua sintax yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja [6].
MySQL (My Structured Query Language) merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySql), selain tentu saja bentuk executable-nya atau kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi, dan bisa diperoleh dengan cara mengunduh di Internet secara gratis [7].
II. PENDAHULUAN
Perancangan untuk sistem informasi pengarsipan penelitian dosen ini pertama kali dibuat dengan menentukan analisa dan
kebutuhan sistem yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan non fungsional.
1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional meliputi fungsi-fungsi yang harus dapat dilakukan oleh sistem, yaitu :
Pengguna atau user dari sistem dibagi menjadi 2, yaitu tamu dan staf admin.
Tamu hanya dapat melihat halaman depan dan halaman login saja.
Admin dapat melakukan pengelolaan data dosen termasuk menambah data dosen, mengedit data dosen, menon-aktifkan data dosen, dan melihat detail penelitian dosen.
Admin dapat melakukan pengelolaan data penelitian termasuk menambah data penelitian, mengedit detail penelitian, dan melihat detail penelitian.
Admin pada fitur melihat detail penelitian, dapat melakukan pengelolaan daftar bukti penelitian, pengelolaan daftar publikasi penelitian, dan pengelolaan daftar pembiayaan penelitian.
2. Kebutuhan Non-Fungsional
Sedangkan kebutuhan non-fungsional dari sistem informasi pengarsipan penelitian dosen ini adalah sebagai berikut :
Sistem dijalankan secara offline pada jaringan kampus untuk memudahkan pengelolaan file berkas terkait detail penelitian.
Untuk pengelolaan data jenis publikasi, jenis biaya, dan data bidang ilmu penelitian tidak disediakan fasilitas menu pengaturan di dalam sistem yang dihasilkan.
Untuk proses perancangan sistem akan menggunakan mind mapping, conceptual data model, logical data model, dan physical data model.
Mind mapping pada sistem informasi pengarsipan penelitian dosen adalah sebagai berikut :
Gambar 1. Mind mapping menu tamu
Gambar 2. Mind mapping menu Admin bagian 2
Gambar 3. Mind mapping menu Admin bagian 3
Gambar 3. Mind mapping menu Admin bagian 4
Berikut adalah bentuk conceptual data model untuk sistem informasi pengarsipan penelitian dosen.
Gambar 4. CDM Sistem
Dari conceptual data model dari sistem informasi pengarsipan penelitian dosen dapat dilakukan pemetaan database sehingga menghasilkan sebelas (11) tabel. Tabel tersebut diantaranya adalah :
1. Tabel admin 2. Tabel dosen 3. Tabel jurusan 4. Tabel penelitian 5. Tabel peneliti 6. Tabel publikasi 7. Tabel dipublikasi 8. Tabel biaya 9. Tabel dibiayai 10. Tabel bidangilmu 11. Tabel buktipenelitian
Dari sebelas tabel yang ada, struktur datanya adalah sebagai berikut :
Tabel 1 Struktur tabel admin
Field Type
ADMINUSER varchar(15) NOT NULL
ADMINPASS varchar(15) NULL
ADMINNAMA varchar(25) NULL
Tabel 2 Struktur tabel biaya
Field Type
BIAYAID int(11) NOT NULL
BIAYAJENIS varchar(35) NULL
Tabel 3
Struktur tabel bidangilmu
Field Type
BIDANGID int(11) NOT NULL
Tabel 4
Struktur tabel buktipenelitian
Field Type
BUKTIID int(11) NOT NULL
PENELITIANID int(11) NULL
BIAYAID int(11) NOT NULL
PENELITIANID int(11) NOT NULL
NOMINAL int(11) NULL
Tabel 6
Struktur tabel dipublikasi
Field Type
PUBLIKASIID int(11) NOT NULL
PENELITIANID int(11) NOT NULL
NAMAPUBLIKASI varchar(100) NULL
JUDULPUBLIKASI varchar(255) NULL
Tabel 7 Struktur tabel dosen
Field Type
DOSENNIDN varchar(15) NOT NULL
JURUSANID int(11) NULL
JURUSANID int(11) NOT NULL
JURUSANNAMA varchar(35) NULL
JURUSANSTRATA varchar(10) NULL
Tabel 9 Struktur tabel peneliti
Field Type
PENELITIANID int(11) NOT NULL
DOSENNIDN varchar(15) NOT NULL
STATUSPENELITI varchar(25) NULL
Tabel 10 Struktur tabel penelitian
Field Type
PENELITIANID int(11) NOT NULL
BIDANGID int(11) NULL
PUBLIKASIID int(11) NOT NULL
PUBLIKASIJENIS varchar(35) NULL
Sistem informasi pengarsipan penelitian dosen yang disebut dengan SIPPEN atau Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian dibuat untuk memudahkan pihak administrasi dalam melakukan pengarsipan data penelitian dosen dari program studi D3 Teknik Informatika Politeknik Kediri. Selain itu dengan adanya SIPPEN, maka antar dosen bisa melihat rekam jejak kinerja penelitian sesama dosen pada program studi D3 Teknik Informatika di Politeknik Kediri.
Pada sistem ini, pengguna dibagi menjadi 2 kategori,yaitu Tamu, dan staf admin. Adapun fasilitas yang didapat oleh masing-masing kategori pengguna adalah sebagai berikut :
1. Tamu
Akun tamu hanya memiliki fasilitas untuk melihat halaman utama dan menampilkan halaman log in.
2. Staf Admin
Berikut adalah tampilan awal ketika sistem pertama kali dibuka.
Gambar 5. Interface Halaman Awal
Berikut ini adalah tampilan ketika pengguna akan masuk ke dalam sistem.
Gambar 6. Interface Halaman Log In Sistem
Berikut adalah tampilan menu awal yang didapat untuk pengguna dengan level pengguna staf Admin
Gambar 7. Interface Menu Staf Admin
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan data dosen.
Gambar 8. Interface Menu Pengelolaan Data Dosen
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan data penelitian.
Gambar 9. Interface Menu Pengelolaan Data Penelitian
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar bukti penelitian.
Gambar 10. Interface Menu Pengelolaan Daftar Bukti Penelitian
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar publikasi penelitian.
Gambar 11. Interface Menu Pengelolaan Daftar Publikasi Penelitian
Berikut adalah tampilan ketika pengguna dengan level pengguna staf Admin melihat menu untuk pengelolaan daftar pembiayaan penelitian.
III. KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sistem informasi pengarsipan penelitian dosen yang dibuat dengan nama SIPPEN (Sistem Informasi Pengarsipan Penelitian) dapat mempermudah pihak dosen dalam mengetahui rekam jejak penelitian sesama dosen pada program studi D3 Teknik Informatika Politeknik Kediri dengan sistem yang terkomputerisasi.
Saran yang dapat diberikan dari penelitian ini adalah untuk pengembangan dari ssitem yang dibuat agar mampu mengakomodir fungsi pembuatan laporan kinerja penelitian dosen per tahun. Dengan adanya fasilitas tersebut dapat memudahkan kinerja dosen dalam membuat pelaporan kinerja tahunan di bidang penelitian.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian ini merupakan Hasil Penelitian Dosen hibah institusi pada tahun 2016, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Politeknik Kediri.
REFERENSI
[1] Aspri Aurina Haryono. 2013. Pengembangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 4 Pacitan. IJCSS Vol. 10 No 3 : Agustus 2013. ISSN : 1979-9330.
[2] Dwi Priyanti dan Siska Iriani. Sistem Informasi Data Penduduk pada Desa Bogoharjo Kecamatan Ngadirojo Kabupaten Pacitan. IJNS Vol. 2 No. 4 : Oktober 2013. ISSN : 2302-5700.
[3] Sommerville, 2001, Waterfall, Software Engineering. Erlangga. [4] Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi., Andi,
Yogyakarta.
[5] Andi Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
[6] W.M. Suryatiningsih, 2009, Web Programming, Politeknik Telkom, Bandung.
[7] Abdul Kadir, 2009. Membuat Aplikasi Web Dengan PHP Dan Database Mysql, Andi, Yogyakarta.
BIODATA PENULIS
Agustono Heriadi, memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan (S.ST.), Jurusan Teknologi Informasi PENS ITS Surabaya, lulus tahun 2007. Memperoleh Gelar Magister Komputer (M.Kom.), jurusan Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2013. Saat ini menjadi Dosen di Politeknik Kediri.
