BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi berbasis web sangat berkembang pesat dalam berbagai bidang kehidupan. Salah satu bidang tersebut adalah bidang pemerintahan. Pada Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen terdapat beberapa bagian yang memiliki tugas kerja yang berbeda salah satunya bagian umum dan kepegawaian yang bertugas mengelola surat-surat dan pengarsipan dukumen berharga lainnya. Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan suatu instansi tertentu terutama intansi pemerintahan. Surat merupakan jantung kegiatan tata usaha surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi arsip.
Perancangan sistem informasi pengarsipan surat yang bersifat terkomputerisasi dengan menggunakan web ini dapat menjadi solusi yang tepat karena dapat mengolah dan menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan cepat serta informasi-informasi yang di hasilkan akurat, dan diharapkan pengarsipan surat-menyurat dapat dikelola dengan baik oleh sistem serta memberi kemudahan dalam pembuatan laporan atau pengarsipan surat dan juga memberikan solusi terhadap permasalahan yang dialami. Dengan adanya infrastuktur yang memadai mampu menunjang sistem dalam melakukan pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dengan memanfaatkan jaringan intranet yang ada pada Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
Sebagai lembaga pemerintahan yang berada pada kantor Kecamatan wilayah Gesi dan termasuk ke dalam salah satu kecamatan yang ada di Kabupaten Sragen tentunya banyak sekali pekerjaan yang harus diselesaikan, terutama pada bagian umum serta kepegawaian yang mengelola surat-surat yang masuk dari Pemerintah Daerah yang harus segera diedarkan dan diarsipkan sebagai dokumen penting yang harus disimpan dengan baik. Karena surat-surat itu hilang maka, akan memerlukan waktu yang lama untuk menemukannya kembali.
Sehingga perlu menciptakan teknologi yang makin canggih,
keberadaan arsip di sebuah organisasi benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua bagian dalam organisasi ataupun suatu instansi tertentu.
Dengan melihat permasalahan yang terjadi seperti diatas maka penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut ke dalam Laporan Tugas Akhir (TA) dengan judul “ SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN GESI “.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan Latar Belakang Masalah, maka perumusan masalah yang dibahas adalah bagaimana merancang suatu Sistem yang Informatif dan Efisien tentang Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat yang berada dilingkungan Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
C. Batasan Masalah
Dengan melihat permasalahan-permasalahan yang ada dan telah membuat perumusan permasalahan, maka penulis membatasi daripada permasalahan yang ada yaitu :
1. Pencatatan Surat Masuk 2. Pencatatan Surat Keluar 3. Disposisi
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan
Adapun Tujuan dari penelitian yang dilaksanakan adalah : a. Mempelajari Sistem yang sedang berjalan.
b. Menganalisa sistem tersebut apakah ada kelemahan–kelemahan pada sistem yang sedang berjalan.
c. Merancang dan menciptakan Sistem baru yang efisien dan efektif untukk pengelolaan Surat penyusunan arsip secara tepat.
d. Sebagai syarat untuk menyelesaikan Tugas Akhir. 2. Manfaat
a. Bagi Penulis
1) Menambah pengetahuan tentang penetapan teori yang didapat dari kuliah ke dalam praktek kerja yang sebenarnya.
2) Menambah pengalaman dan keterampilan sebagai bekal pada saatnya nanti terjun dalam dunia kerja yang sebenarnya.
3) Sebagai sarana pengembangan ilmu yang telah diperoleh dimasa perkuliahan.
4) Untuk melengkapi tugas sebagai salah satu dari persyaratan kelulusan Program Diploma III pada Politeknik Unggulan Sragen.
b. Bagi Kecamatan Gesi
memenejen arsip surat pada kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen ini.
c. Bagi Politeknik Unggulan Sragen.
Hasil pengamatan dan wawancara di lapangan ini diharapkan berguna bagi Politeknik Unggulan Sragen (POLANSRA) sebagai sarana untuk mengukur sejauh mana pemahaman mahasiswa terhadap teori yang telah diberikan selama masa perkuliahan, sekaligus hasil penulisan ini dapat dipakai sebagai bahan evaluasi akademik. Dan bagi pembaca dapat menambah wawasan tentang Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah pengelolaan tata surat ataupun manajemen pengarsipan surat. Serta dapat diharapkan dapat bermanfaat bagi penggunanya.
E. Metodologi penelitian 1. Lokasi
Lokasi Penelitian Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat adalah Pada Kantor Kecamatan Gesi yang beralamat di Jl Raya Gesi No.6 sragen 57262
2. Jenis Data
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dalam hal ini penulis memperoleh data dari kecamatan Gesi.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari sumber penelitian, dalam hal ini penulis mendapat data dari berbagai sumber yang berhubungan dengan penelitian ini. 3. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data yaitu :
a. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang diperlukan dengan menanyakan secara langsung terhadap suatu permasalahan atau gejala-gejala pada bagian surat-menyurat di Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.
b. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap suatu permasalahan atau gejala-gejala subyek yang diteliti.
c. Studi Kepustakaan
literatur yang berhubungan dengan penyusunan Tugas Akhir ini.
4. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi (Jogiyanto HM ; 2005 : 809) Tahapan yang akan digunakan oleh penyusun untuk mengembangkan suatu sistem yang ada pada kecamatan Gesi adalah model waterfall (jogiyanto HM, 2005 : 700) dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Kebijakan dan perencanaan sistem 1) Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk dapat membuat perencanaan sistem. Kebijakan untuk mengembangkan sistem dilakukan oleh manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki.
2) Perencanaan Sistem
pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.
b. Analisa Sistem
Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Analisis penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang diterapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
c. Desain Sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Adapun alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa gambar, diagram, atau grafik.
Alat-alat untuk pengembangan sistem yang berbentuk gambar atau grafik diantaranya sebagai berikut :
a) Bagan Alir Sistem, dimana merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
b) Bagan Alir Dokumen, dimana merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
c) Bagan Alir Skematik, merupakan bagan dimana menggambarkan prosedur didalam sistem.
d) Bagan Alir Program, dimana merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program.
e) Bagan Alir Proses, bagan alir yang digunakan untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
2) Data Flow Diagram
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dimana DFD ini alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
3) Structure Chart
4) SADT Diagram
SADT (Structure Analysis And Design Technique) merupakan metodologi pengembangan sistem terstruktur yang dikembangkan oleh D.T Ross selama tahun 1969 sampai dengan tahun 1973 yang kemudian didukung dan dikembangkan lebih lanjut oleh SofTech corporation sejak tahun 1974 (Jogiyanto HM ; 2005, Lampiran A, : 809)
d. Seleksi Sistem
Tahap ini merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem informasi. Desain belum dapat diimplementasikan sebelum diseleksi terlebih dahulu, karena untuk menghindari kesalahan-kesalahan.
e. Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan dalam paket perangkat lunak aplikasi. Langkah-langkah yang ada pada tahap ini adalah menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi.
f. Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memberikan antar komponen sistem yang diimplementasikan.
Setelah semua data terkumpul kemudian menuliskan kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analisis sistem dan membuat suatu laporan sebagai hasil dari praktek kerja lapangan.
F. SISTEMATIKA PENULISAN
Adapun sistematika Tugas Akhir adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metodogi penelitian, dan sistematika Tugas Akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang landasan teori permasalahan yang digunakan sebagai acuan penyelesaian analisa dan pembahasan pada bab IV.
BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas tentang Analisa Sistem Perancangan Sistem, penerapan sistem dan penggunaan hasil penelitian.
BAB IV : IMPLEMENTASI
BAB V : PENUTUP
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Konsep Sistem, Informasi, Dan Manajemen 1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling berintelerasi dan berinteraksi satu sama lain dan dengan keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Oemar Hamalik, 1993 : 19)
Pada dasarnya suatu sistem yang terdiri dari input dan output sangatlah diperlukan dalam suatu instansi, dimana perancangan sistem digunakan untuk mengambil dan menentukan keputusan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Adapun pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi, bekerjasama, dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto H.M, 2005 : 2)
2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah sedemikian rupa menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan, baik keputusan saat ini maupun keputusan saat mendatang. (Jogiyanto H.M, 2005 : 3)
Adapun fungsi informasi adalah meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian atau keanekaragaman, memberi standar, serta aturan-aturan keputusan untuk penentuan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik guna mencapai tujuan control
Informasi harus mempunyai nilai bila informasi tersebut dapat mengakibatkan suatu perubahan dalam tindakan yang diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat memberikan pengetahuan, namun apabila hal itu tidak mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu tidak bernilai.
3. Pengertian Manajemen
4. Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau
information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto :
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi danmenyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jagiyanto, 2005 : 11).
A. Konsep Dasar Arsip
1. Pengertian Arsip
Menurut UU Nomor 7 tahun 1971 dalam pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah :
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.
Amsyah (2005) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan /
record /warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer piringan dan kertas fotocopy.
Sehingga dapat didefinisikan arsip merupakan naskah-naskah atau dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin secara sistematis di tempat yang telah disediakan agar lebih mudah ditemukan apabila diperlukan kembali.
2. Fungsi Arsip
Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu :
a) Arsip Dinamis
b) Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
3. Tujuan Pengarsipan
Adapun tujuan dari sistem pengarsipan adalah sebagai berikut :
a) Menghemat Waktu
Dengan menggunakan filling system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat.
b) Menghemat Tenaga
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak mengeluarkan tenaga.
c) Menghemat Tempat
B. Konsep Dasar Surat
1) Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 : 115).
Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.
Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.
2) Fungsi Surat
Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut Barthos (2003 :36), surat memiliki fungsi sebagai berikut :
a. Wakil dari pengirim atau penulis
b. Bahan pembukti
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
3) Tujuan Surat
Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan
organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta
ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu :
a) Sebagai Pemberitahuan
b) Sebagai Surat Perintah
c) Sebagai Surat Peringatan
d) Sebagai Surat Permohonan atau Permintaan
e) Sebagai Surat Pengantar
f) Sebagai Surat Perjanjian
g) Sebagai Surat Laporan
h) Sebagai Surat Keputusan
i) Sebagai Surat Panggilan
j) Sebagai Surat Susulan
C. Data Base
2001 : 32). Database terdiri dari berbagaimacam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untukmenambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru.
2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada. 3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table),
yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.
4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip.
5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.
6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search),
identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.
7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.
Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulang-ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).
D. Sistem Manajemen Database (DBMS)
Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System /
DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen Database / Database Manajemen System adalah kumpulan atau gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database. Tujuan utama dari Database Management System
(DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan di dapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):
4. Berbagi Data dapat selalu dilakukan oleh setiap user 5. Security Data lebih mudah dilakukan
6. Penggunaan Data lebih mudah.
Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354).
Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :129).
Komponen-komponen dari suatu database antara lain :
a) Field
Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu
object set ke object set yang lainnya
b) Record
atribut-atribut, dan atribut-atribut tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas / relasi secara lengkap.
c) File
Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data value nya.
d) Key
Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap entity /record / baris.
E. Kamus Data
Kamus Data atau disebut juga dengan istilah System Data
Dictionary adalah catalog, fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem (Jogiyanto.H.M, 2005:725).
Kamus data pertama berbasis dokumen, kamus data itu tersimpan dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada, praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis komputer. Pada kamus data berbasis komputer penjelasan data dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description
language (DDL) dari sistem manajemen database, sistem kamus, atau
F. Bagan Alir Sistem (System Flowchart)
Bagan Alir Sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem (Jogiyanto.H.M, 2005:796).
Dalam penggambaran dan penyusunannya Bagan Alir Sistem menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :
Table 2.1 Simbol-simbol Bagan Alir Sistem
Simbol Keterangan
Menandakan Dokumen, bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan
Multi Dokumen
Proses Manual
Proses yang dilakukan oleh komputer
Menunjukan input/output menggunakan harddisk
Menandakan Dokumen yang diarsipkan (arsip manual)
Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain
Gambar aliran data
G. Diagram Arus Data / Data Flow of Diagram
Diagram Arus Data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Jogiyanto.HM, 2005:700)
Table 2.2 Simbol-simbol Diagram Arus Data (DAD)
Simbol Keterangan
Proses menggunakan komputer
File atau storage
External entity
Arus Data
PHP atau Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikhususkan untuk pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi, 2011).
PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk / bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun.
Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan di proses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di dalamnya.
Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php atau <? dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML.
untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan versi terbarunya adalah PHP 4.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server. Selanjutnya ketika berkas php yang diminta di dapatkan oleh web server, isinya segera di kirimkan ke mesin php dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server, dan web server akan menyampaikan ke klien.
2. MYSQL
MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti .Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta mendukung sistem jaringan. MySQL di distribusikan secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.
dan di sponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hamper atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).
BAB III
A. Analisis Sistem Yang Berjalan.
Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan digunakan juga untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan. Analisis yang dilakukan sistem Informasi manajemen pengarsipan surat didapatkan data seperti dibawah ini.
1. Analisis Dokumen
Pada sistem yang sedang berjalan dokumen yang digunakan terdiriri dari beberapa bentuk, adapun dokumen tersebut antara lain :
a. Surat Masuk dan Surat Keluar
b. Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar
c. Buku Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar.
Bagian yang terlibat langsung pada Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Gesi adalah sebagai berikut :
a. Camat
b. Sekretaris Camat
c. Bagian Umum
d. Dan Sub Bagian lainnya.
3. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.
a. Prosedur dan Flow Map Surat Masuk
1) Bagian Umum menerima surat yang masuk dari SKPD
2) Surat masuk tersebut di catatkan semua datanya kedalam buku agenda Surat Masuk dan di masukkan kedalam form surat masuk baru.
4) Lalu camat melakukan pengecekan surat masuk, apakah harus di disposisi atau tidak.
5) Jika ya, maka camat harus mengisi lembar / form disposisi yang sudah disertakan bersama surat masuk tadi. Dan diserahkan kembali ke bagian umum untuk di serahkan kepada sub bagian yang dituju.
6) Jika tidak, surat tersebut diserahkan kembali ke bagian umum, lalu bagian umum akan mengarsipkan surat tersebut untuk diserahkan ke sub bagian yang dituju.
Flow Chart Surat Masuk Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.1 Flow Chart Surat Masuk Sedang Berjalan
b. Prosedur dan Flow Map Surat Keluar
Surat Masuk Surat Masuk
Surat masuk
Lembar disposisi
Surat masuk Lembar disposisi
Pengecekan disposisi
Apakah harus disposisi Surat masuk tidak di
disposisi tidak
Surat masuk
Lembar disposisi Surat masuk
Lembar disposisi
END Mulai
N
N
1) Bagian Umum membuat surat keluar
2) Bagian Umum mencatat data surat keluar kedalam buku agenda surat keluar yang berisi form yang harus di isi.
3) Kemudian data surat keluar disimpan dan di arsipkan oleh bagian umum. Dan surat tersebut diserahkan kepada camat.
4) Camat membaca dan menandatangani surat keluar
5) Kemudian surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan kembali ke bagian umum
6) Surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan ke SKPD
Flow Chart Surat Keluar Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.2 Flow Chart Surat Keluar yang Sedang Berjalan
B. Masalah Pada Sistem Sekarang
Surat Keluar Mulai
Catat data surat keluar dalam buku agenda
Surat keluar
Surat Keluar
Membaca dan tanda tangan
Surat keluar FC. Surat keluar
Surat keluar
N FC. Surat Keluar
Pengolahan data merupakan bagian yang cukup penting di dalam setiap organisasi atau instansi-instansi tertentu, karena dengan pengolahan data maupun menejemen data yang baik maka laporan dan informasi yang dibutuhkan akan segera diperoleh dan mutunya lebih baik.
Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen pada Bagian Umum dan Surat menyurat khususnya masih menggunakan sistem manual dalam pendataan surat masuk maupun surat keluar, sehingga dalam pembuatan laporan dan pencarian informasi memerlukan waktu yang lama. Kendala dan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di Kantor Kecamatan Gesi pada bagian umum dan surat menyurat adalah sebagai berikut :
1. Pencarian surat memerlukan waktu yang lama.
2. Banyaknya pekerjaan pada sub-sub bagian yang tumpang tindih. 3. Pendataan surat-surat dilakukan secara manual, sehingga memerlukan
waktu yang lama.
4. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang tidak sedikit.
Adapun penyebab masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Sirkulasi surat yang tidak terkontrol.
2. Pendataan dan pembuatan laporan dilakukan secara manual.
Sistem baru yang diusulkan ini merupakan alternatif untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan, di samping itu dapat juga digunakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang lama. Sistem baru ini tidak akan merubah secara total sistem yang sedang berjalan, namun demikian diharapkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan operasional.
1. Alasan Usulan Sistem Baru
Alasan mengusulkan sistem baru ini berdasarkan pada permasalahan yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan sekarang ini, maka perlu adanya sistem pengganti untuk memenuhi keadaan yang diinginkan. Sistem yang menggunakan alat bantu komputer beserta alat pendukung lainnya ( komputer sebagai alat sistem pengolah data ) mempunyai keistimewaan antara lain :
a. Dapat mengolah data, mengatur serta menyimpan data dalam jumlah besar dalam waktu yang relatif singkat.
b. Kemungkinan terjadi kesalahan kecil.
c. Dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.
d. Dapat meningkatkan efisiensi waktu, tempat, dan tenaga.
e. Keamanan data terjamin.
Tujuan diusulkan sistem baru ini adalah untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Sehingga dapat terselesaikannya kendala-kendala yang terjadi.
3. Usulan Rancangan Sistem Baru
Prosedur arus data pada sistem baru yang diusulkan ini tidak begitu jauh berbeda dengan sistem sekarang yang sedang berjalan, hanya pada bagian umum surat menyurat khususnya dengan menggunakan sistem yang dijalankan secara manual oleh petugas ataupun operator yang diganti dengan sistem manajemen pengarsipan surat yang terkomputerisasi. Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan akan disajikan dengan alat-alat terstruktur sebagai berikut :
a. Flow of Document (FOD)
b. Diagram Konteks
c. Data Flow Diagram (DFD)
d. Kamus Data Arus Data
4. Arus Data
dapat mengeluarkan informasi yang ada hubungannya dengan bagian pengarsipan serta dapat mencetaknya. Adapun arus informasi proses pengolahan data pada bagian pengarsipan surat yang diusulkan dapat dilihat dalam Flow of Document (FOD) yang diusulkan sebagai berikut :
SKPD Bagian Umum Camat
Gambar 3.3 Flow Of Document Surat Masuk yang Diusulkan
Flow Chart Surat Keluar yang Diusulkan
SKPD Bagian Umum Camat
Gambar 3.4 Flow Of Document Surat Keluar Yang Diusulkan
Diagram Konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram Konteks yang merupakan gambaran dari sistem komputerisasi pengarsipan Surat di Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen pada bagian umum surat menyurat khususnya adalah sebagai berikut :
Gambar 3.5 Diagram Konteks
Diagram Konteks di atas terdapat tiga entitas, yaitu Camat, Bagian Umum, SKPD. Bagian SKPD menberikan surat ke sistem dan akan diproses oleh sistem dan disertakan dengan lembar disposisi oleh bagian umum kemudian sistem menerima surat beserta lembar disposisi dari bagian umum untuk di teruskan kepada camat untuk diproses lebih lanjut sesuai prosedur yang ada di kantor kecamatan. Setelah itu sistem menerima surat yang sudah didisposisi dan akan dilanjutkan ke proses selanjutnya.
E. Bagan Berjenjang membentuk Data Flow Diagram (DFD) beserta database yang terkait pada setiap levelnya. Level 0 terdiri dari tiga sistem yaitu Proses Data Master (Input), Proses Transaksi Pengarsipan (Proses), dan Proses Pembuatan Laporan (Output). Level 1 terdiri dari lima Proses Hasil dari penjabaran level 0.
1. DFD Level 0 Bagian Umum Surat Masuk / Surat Keluar
Data Laporan
D2
a. DFD Level 1 Proses Data Pegawai
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Data Pegawai
b. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Masuk
Gambar 3.9 DFD Level 1 Transaksi Surat Masuk
c. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar
3.1
Laporan Surat Masuk
3.2
Laporan Surat Keluar
D3
D4
FT. Surat Masuk
FT. Surat Keluar Camat
Lap. Surat Masuk
Lap. Surat Keluar
Data Surat Keluar Terbaca Data Surat Masuk Terbaca
Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan
G. DataBase
Kamus Data : Arus Data
Tahap : Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data : SKPD
Bentuk : Field
Table 3.1 Kamus Data Arus Data SKPD
Nama Field Type Lebar Keterangan Key
NIP A 15 Nomor Induk Pegawai *
Nama A 30 Nama SKPD
Alamat A 30 Alamat
No Telp A 12 Nomor Telepon
Jabatan A 20 Jabatan Kepegawaian
Kamus Data : Arus Data
Tahap : Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data : Surat Masuk
Bentuk : Field
Struktur Data :
Tabel 3.1 Kamus Data Arus, Data Surat Masuk
Nama Field Type Lebar Keterangan Key
NoAgenda N Nomor Surat Agenda *
TglAgenda D Tanggal Surat diterima
NoSurat N Nomor Surat
TglSurat D Tanggal Surat
Perihal A 30 Perihal Isi Surat
Asal A 30 Asal Surat
Informasi A 50 Intruksi Disposisi
Disposisi A 10 Diteruskan Kepada
Tahap : Desain Sistem Secara Umum Nama Arus Data : Surat Keluar
Bentuk : Field
Struktur Data :
Tabel 3.3 Kamus Data Arus Data Surat Keluar
Nama Field Type Lebar Keterangan Key
NoAgenda N Nomor Agenda Surat *
TglAgenda D Tanggal Surat Dibuat
NoSurat N Nomor Surat
TglSurat D Tanggal Surat
Perihal N 50 Perihal Isi Surat
Kepada A 15 Ditujukan Kepada
Kamus Data : Arus Data
Tahap : Desain Sistem Secara Umum
Nama Arus Data : Password
Bentuk : Field
Struktur Data :
Tabel 3.4 Kamus Data Arus Data Password
Nama Field Type Lebar Keterangan Key
Password A 5 Password *
I. Perancangan Antar Muka
Antar muka perangkat lunak merupakan media komunikasi pengguna saat akan berinteraksi dengan sistem. Oleh karena itu agar proses interaksi pengguna dengan sistem berjalan dengan baik maka perlu diketahui terlebih dahulu sejauh mana performansi profile pengguna antarmuka, sehingga antar muka yang dihasilkan dapat dengan mudah dipelajari, mudah dan nyaman pada saat digunakan. Performansi pengguna dapat diukur dari beberapa profile pengguna, dimana setiap
profile akan memiliki implikasi terhadap perancangan antarmuka.
Perancangan antarmuka pada dasarnya adalah proses penggambaran dari bagaimana sebuah bagian sistem dibentuk. Maka dari itu pada saat akan melakukan tahap perancangan antarmuka diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari sistem yang akan dibangun serta mengetahui sejauh mana performansi profile pengguna pada saat akan menggunakan sistem tersebut.
Gambar 3.13 Form Login LOGIN
Username Password
Masu kk
BAB IV
IMPLEMENTASI SISTEM
a. Implementasi Sistem
