Universitas Multi Data Palembang | 455
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENGARSIPAN SURAT DI PT. CITRA BUMI SUMATERA
Nurjihan Rafifah1*), Muhamad Kadafi2
1,2Program Studi Sistem Informasi, Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang
1Nurjihanrafifah@yahoo.com, 2Kadafi_Uin@radenfatah.ac.id
Kata kunci:
metode desain analisis
berorientasi objek; pengarsipan;
sistem informasi
Abstract: PT. Citra Bumi Sumatra is a daily newspaper publishing company in the province of South Sumatra. Every matter related to the operation of the company is always manifested in the form of a letter. In running the company, incoming and outgoing letters are managed and archived by the company administration. Currently there are several problems in archiving letters, all letters are not archived properly, managing letters takes a long time, and some letters are missing. For this reason, an information system is needed that is able to handle archiving letters in storing and searching for documents needed in a fast, precise and detailed time. So as to increase efficiency in the process of further work.
Abstrak: PT. Citra Bumi Sumatra merupakan salah satu perusahaan penerbit koran harian yang berada di provinsi Sumatera Selatan. Setiap hal yang menyangkut pengoperasian perusahaan selalu diwujudkan dalam bentuk surat.
Dalam menjalankan perusahaannya, surat masuk dan surat keluar dikelola dan diarsipkan oleh bagian administrasi perusahaan. Saat ini terdapat beberapa kendala dalam pengarsipan surat, semua surat tidak tearsipkan dengan baik, pengelolaan surat memakan waktu yang lama, serta hilang nya beberapa surat.
Untuk itu, diperlukan sistem informasi yang mampu menangani pengarsipan surat dalam penyimpanan maupun pencarian dokumen yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat, tepat dan terperinci. Sehingga dapat meningkatkan keefisienan dalam proses pekerjaan selanjutnya.
Rafifah & Kadafi (2023). Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengarsipan Surat di PT. Citra Bumi Sumatera.
MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Perkembangan Teknologi informasi tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi computer, karena computer merupakan media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi sehingga memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat dan tepat [1].
PT. Citra Bumi Sumatra atau Harian Pagi Sumatera Ekspres merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penerbitan surat kabar. Sebagai penerbit koran harian yang menjadi penyebar informasi yang akurat dan terpercaya di Kota Palembang. PT. Citra Bumi Sumatera juga menjadi wadah dan media massa penyalur aspirasi masyarakat di Kota Palembang.
Dengan perkembangan sistem informasi ini berguna untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi bagi setiap unit fungsional pada semua tingkatan dalam organisasi memiliki rencana yang berbeda. Sistem Informasi manajemen ini dikembangkan untuk mendukung setiap kebutuhan informasi tersebut. Terlebih lagi, sistem ini dapat membantu organisasi dalam menyediakan informasi saat akan menyelesaikan sebuah
456 | Universitas Multi Data Palembang
masalah. Dalam menyelesaikan masalah, sistem ini membantu menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat [2].
Koran Harian Sumatera Ekspres selalu terlibat dalam surat menyurat di antaranya dalam pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, dan disposisi surat.
Terdapat beberapa kendala yang ditemukan pada sistem penyimpana data serta surat menyurat yang telah disimpan bertahun-tahun lamanya, sehingga memakan waktu yang lama dalam proses pengelolaan surat menyurat. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dalam dilakukan dengan analisa serta merancang sistem pengarsipan menggunakan Sistem Informasi yang dapat membantu pengelolaan surat menyurat menjadi lebih efisien. Untuk itu perlu dibuat suatu “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengarsipan Surat di PT. Citra Bumi Sumatera”.
Sistem pengolahan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi yang dapat bermanfaat sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan bahan penilaian dan pengambilan keputusan untuk penyusunan program pengembangan organisasi [3]. Perancangan dapat dilakukan dengan menggunakan metode OOAD dengan Pemodelan UML, dan pengujian prototype untuk mengevaluasi hasil perancangan sistem [4]. Metode perancangan aplikasi menggunakan metode OOAD yang dibagi menjadi 2 proses: Analisis dan Perancangan [5]. Untuk tahap analisis menggunakan diagram activity dan use case diagram, untuk tahap perancangan menggunakan class diagram [6]. OOA adalah metode analisis yang memeriksa (syarat/keperluan) yang harus dipenuhi sebuah sistem dari sudut pandang kelas-kelas dan objek- objek yang ditemui [7]. Perancangan sistem dapat kita lakukan dengan menggunakan diagram Unifide Modelling Language (UML) [8]. Dengan bantuan sistem, informasi dapat dikelola dengan baik sehingga dapat menciptakan kinerja yang lebih optimal [9]. Dalam merancang sebuah website, hal yang tidak kalah penting untuk diperhatikan adalah desain User Interface dari Website tersebut [10]. Salah satu tools untuk membuat sebuah interface adalah Figma, Figma merupakan sebuah aplikasi design website yang dapat dioperasikan dengan mudah.
METODE
Metode yang digunakan dalam perancangan sistem informasi administrasi pengarsipan surat menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis Design). Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat perancangan menggunakan metode OOAD adalah membuat beberapa diagram seperti Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, dan User Interface.
HASILDANPEMBAHASAN
Pada perancangan menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis Design), tahap pertama yang dilakukan yaitu “memahami Use case Diagram”, seperti Gambar 1 dibawah ini:
Universitas Multi Data Palembang | 457 Gambar 1. Use Case Diagram
Tahap Kedua adalah “Membuat Activity Diagram” seperti Gambar 2 di bawah:
Gambar 2. Activity Login Petugas Arsip
458 | Universitas Multi Data Palembang
Pertama petugas arsip melakukan login kemudian memasukan username dan password. Kemudian melakukan request, apabila username dan password salah maka akan muncul pesan konfirmasi bahwa username dan password salah, dan apabila benar maka akan muncul form selanjutnya yaitu form menu utama.
Gambar 3. Activity Surat Masuk
Pertama surat dari instansi/perusahaan lain diterima oleh petugas arsip, kemudian surat masuk tersebut discan oleh petugas arsip lalu diserahkan kepada pimpinan dan selanjutnya diterima oleh pimpinan/kadis.
Gambar 4. Activity Surat Keluar
Universitas Multi Data Palembang | 459 Petugas arsip membuat konsep surat kemudian diseraghkan kepada Pimpinan/kadis untuk diperiksa, lalu di cek apabila terdapat kesalahan maka konsep surat tersebut harus diperbaiki, jika benar surat tersebut akan ditandatangani oleh Pimpinan/Kadis dan diserahkan lagi kepada petugas arsip, lalu surat tersebut discan setelah itu akan menghasilkan surat keluar.
Gambar 5. Activity Laporan (Surat Masuk dan Keluar)
Pertama petugas arsip memilih menu laporan, lalu sistem merequest, setelah itu melakukan eksekusi dan muncul menu laporan. Kemudia petugas arsip menginput data dan surat masuk dan data surat keluar.
Setelah itu data laporan disimpan di dalam database.
Tahap ketiga, membuat Class Diagram seperti Gambar 3 dibawah ini :
Gambar 7. Class Diagram
460 | Universitas Multi Data Palembang
Dari Class Diagram diatas dapat dilihat hubungan dari masing-masing kelas dan kelas baru yang terlihat di dalamnya. Pada kelas ini terdapat beberapa actor yang menghasilkan beberapa kelas pertama petugas arsip melakukan login dan didalam login tersebut terdapat username dan password untuk memasuki sistem sehingga petugas arsip dapat mengolah data dan membuat laporan.
Desain Interface
Desain interface merupakan gambaran secara visual yang berbentuk tampilan system yang akan kita buat. Pada desain interface ini terdiri dari desain input atau memasukan data desain output yang menampilan informasi. Yang pertama yaitu Desain Tampilan Login, Tampilan Menu Login merupakan tahapan awal yang harus dilakukan oleh user agar dapat mengakses system.
Gambar 8. Tampilan Login
Kedua seperti Gambar 9 adalah Desain Tampilan Menu Surat Masuk, Menu Surat Masuk dapat di akses setelah user melakukan login, setelah itu user dapat langsung meng input data surat masuk.
Gambar 9. Tampilan Menu Surat Masuk
Universitas Multi Data Palembang | 461 Desain interface ketiga adalah Tampilan Menu Surat Keluar seperti di Gambar 10, Menu Surat Keluar dapat diakses dengan meng input ID surat yang telah di proses sebelum nya.
Gambar 10. Tampilan Menu Surat Keluar SIMPULAN
Berdasarkan analisa penelitian yang dilakukan maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Pengelolahan surat meyurat menjadi lebih efisiensi waktu dan tingkat keamanan meningkat dengan adanya perancangan sistem informasi administrasi pengarsipan ini. (2) Pemanfaatan Sistem Informasi pada perusahaan menjadi langkah yang baik dalam mengelola sistem manajemen yang ada pada perusahaan. Perkembangan teknologi IT memiliki dampak yang baik juga bagi intansi dan perusahaan.
ACKNOWLEDGEMENT
Penulis mengucapkan terimakasih kepada PT. Citra Bumi Sumatera / Harian Pagi Sumatra Ekspress yang telah mengizinkan dan membantu segala proses dalam peneliitian ini baik membantu dalam menyumbangkan informasi serta data- data yang mendukung penilitian ini.
DAFTARPUSTAKA
[1] Munthe. “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Data Penduduk pada Kantor Camat Bilah Hulu Kabupaten Labuhan Batu Dengan Metode System Development Life Cycle (SDLC)” Vol.5, 2017.
[2] PAOKI, Rouna. “Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sebuah Organisasi” Vol.16, 2012.
[3] Setiawan, et al., ”Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Berkas Pertanggungjawaban Anggaran APBD pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kepulauan Bangka Belitung” Vol.05 No.1,2016
[4] Yanti.Elvi,2021 “ Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Perkara dengan Berorientasi Objek” , doi: https://dx.doi.org/10.33998/mediasisfo.2021.15.2.1077.
462 | Universitas Multi Data Palembang
[5] Hartono. Sugiharto, “Perancangan Sistem Informasi Marketing Berbasis Website pada PT. SBM”
2019, doi: https://dx.doi.org/10.37365/it.v5i2.40.
[6] Anisah,A.,& Sayuti,S. 2018, “Perancangan Sistem Informasi Registrasi Online Untuk Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web pada SMK Negeri 1 Kelapa Bangka Barat”. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer), 7(2), 174-179, Hhtps://doi.org/10.32736/sisfokom.v7i2.576
[7] Megawati.,& Irman. 2019,” Analisa SWOT Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web”
Vol.6, No.1, Hal. 32-42.
[8] Hamzah et al. 2021, “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Menyurat Berbasis Web pada PT.Radar Riau” Vol.4, No.1, doi: https://dx.doi.org/10.31539/intecoms.v4i1.2221.
[9] Olva et al. 2021, “Pemanfaatan Dasbor \pada Pemantauan Data Transaksi Penjulan” Vol. 3, No.1, doi : 10.360/lamintang.jetas=0301.188.
[10] Ari Andriyas Puji& Vivi Engraini, 2021,” Perancangan User Interface Website E-Commerce pada Usaha Kuliner Menggunakan User Centered Design” Vol. 2, No.1, Hal. 1-8.
