KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER DARUL MUTA’ALLIMIN NGANJUK JAWA TIMUR
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN BAHASA PEMROGRAMAN DELPHI DAN DATABASE ACCESS
DI PABRIK GULA LESTARI PATIANROWO
Oleh:
HANIK ROSYIDAH 11555091
Diajukan Sebagai Syarat Menyelesaikan Mata Kuliah Praktik Kerja Lapangan dan Syarat Penyusunan Skripsi
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER DARUL MUTA’ALLIMIN NGANJUK
LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING
NAMA : HANIK ROSYIDAH
NIM : 11555091
PROGRAM STUDI : TEKNIK INFORMATIKA
JENJANG PEDIDIKAN : S1
JUDUL LAPORAN :ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI
KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN BAHASA
PEMROGRAMAN DELPHI DAN DATABASE
ACCESS DI PABRIK GULA LESTARI
PATIANROWO
Nganjuk, 14 September 2014
Mengetahui, Ketua STIKDAM,
Drs. Ahmad Darwis Tohari, M.Si
Menyetujui, Pembimbing PKL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER DARUL MUTA’ALLIMIN NGANJUK
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI
NAMA : HANIK ROSYIDAH
NIM : 11555091
PROGRAM STUDI : TEKNIK INFORMATIKA
JENJANG PENDIDIKAK : S1
JUDUL LAPORAN :ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI
KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN BAHASA
PEMROGRAMAN DELPHI DAN DATABASE
ACCESS DI PABRIK GULA LESTARI
PATIANROWO
Tanggal : Penguji 1:
Marsudi,SE.
Tanggal : Penguji 2 :
Ahmad Juprianto,M.PdI Menyetujui,
Ketua STIKDAM,
ABSTRAK
Program sistem informasi merupakan salah satu program yang banyak digunakan oleh banyak instansi-instansi pemerintah maupun swasta seperti perusahaan-perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya sehari-hari yang berhubungan dengan penyajian data secara cepat dan akurat. Dalam hal ini penulis akan merancang sebuah aplikasi sistemm informasi untuk membantu perusahaan dalam menghadapi persaingan di era globalisasi sekarang ini.
Pabrik Gula Lestari masih menggunakan aplikasi manual dalam mengelola data pegawai dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2003. Dengan pengelolaan yang manuak tersebut, sering ditemui kesalahan-kesalahan dalam pengolahan data serta pengelolaannya menjadi tidak efektif lagi. Oleh karena itu, dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini penulis mencoba merancang sebuah program aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian di Pabrik Gula Lestari. Dalam perancangan aplikasi ini, penulis menggunakan aplikasi Borland Delphi 7, serta perancangan database menggunakan Microsoft Office Access.
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul “Analisis
dan Desain Aplikasi Kepegawaian Menggunakan Bahasa Pemrograman Delphi
dan Database Access di PT. Perkabunan Nusantara X (Persero) – Pabrik Gula
Lestari Patianrowo.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini tidak akan terwujud tanpa adanya bimbingan, bantuan dan dorongan
dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan
ucapan terima kasih serta penghargaan yang tak terhingga kepada:
1. Yth. Bapak Drs. Ahmad Darwis Tohari, M.Si selaku Ketua Umum Sekolah
Tinggi Ilmu Komputer Darul Muta’allimin.
2. Yth. Bapak Ahmad Khuza’i Faruq, S.Hum, M.Pd.I selaku Ketua Program
Study Teknik Informatika.
3. Yth. Bapak Marsudi, S.E selaku Dosen Pembimbing.
4. Yth. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Sekolah Tinggi Ilmu Komputer
Darul Muta’allimin.
5. Yth. Bapak Soni Wijaya selaku pembimbing PT. Perkebunan Nusantara X (Persero) – Pabrik Gula Lestari Patianrowo
6. Seluruh staff dan karyawan PT. Perkabunan Nusantara X (Persero) – Pabrik Gula Lestari Patianrowo yang telah memberikan bantuan selama Praktik
Kerja Lapangan.
7. Keluarga tercinta yang telah memberikan semangat, dorongan, dan doa
8. Rekan-rekan mahasiswa dan sahabat yang telah banyak membantu penulis dan memberikan dukungan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan. 9. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dorongan atas
selesainya penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
Semoga segala bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat
balasan dari Tuhan yang Maha Esa. Penulis menyadari masih banyak kekurangan
dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini baik dari segi panulisan,
penyajian materi maupun pembahan. Demi kesempurnaan laporan ini, saran dan
kritik yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini dapat memberikan manfaat dan dapat membikan sumbangan yang
berarti.
Nganjuk, 14 September 2014
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK...iv
KATA PENGANTAR...v
DAFTAR TABEL...xi
1.5.2 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan...5
1.7.11 Sekilas Tentang Delphi...21
1.3 Sistematika Penulisan...29
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...30
2.1 Sejarah Singkat PG Lestari...30
2.2 Kondisi Perusahaan...32
2.3 Lokasi Perusahaan...32
2.4 Struktur Organisasi...33
2.4.1 Bagian atau Unit Kerja...33
2.4.2 Job Description...34
2.5 Bagian / Unit Kerja...36
2.5.1 Aktifitas yang Dilakukan...36
3.2.1 Prosedur dan Kelebihan Aplikasi...40
3.2.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem...40
3.2.3 Rancangan Basis Data...43
3.2.4 Rancangan Tatap Muka...45
3.2.5 Rancangan Kebutuhan Spesifikasi...50
1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)...50
3. Spesifikasi Jaringan Komputer...50
3.2.6 Reancana Implementasi...50
3.2.6.1 Jadwal Implementasi...51
3.2.6.2 Instalasi Aplikasi Kepegawaian...51
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN...52
4.1 Simpulan...52
4.2 Saran...52
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Hirarki Data...17
Gambar 1.2 Tampilan IDE Delphi...24
Gambar 1.3 Menubar dan Toolbar...24
Gambar 1.4 Component Pallette...25
Gambar 1.5 Form Designer...26
Gambar 1.6 Code Exporer...27
Gambar 1.7 Object Treeview...27
Gambar 1.8 Object Inspector...28
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PG Lestari...34
Gambar 3.1 Simbol-simbol Flowchart...41
Gambar 3.2 Flowchart Aplikasi Kepegawaian...42
Gambar 3.3 Form Awal...46
Gambar 3.4 Form Login...46
Gambar 3.5 Form Home...47
Gambar 3.6 Form Karyawan Tetap...48
Gambar 3.7 Form Karyawan PKWT...48
Gambar 3.8 Form Karyawan Honorer...48
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Kegiatan PKL di Bulan Puasa...5
Tabel 1.2 Kegiatan PKL di Luar Bulan Puasa...5
Tabel 3.1 Tabel Login...43
Tabel 3.1 Tabel Pegawai Tetap...43
Tabel 3.3 Tabel Pegawai PKWT...44
Tabel 3.4 Tabel Pegawai Honorer...44
I. DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran 1. Surat Persetujuan Tempat PKL
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Dalam aktivitas sehari–hari kita akan selalu berhubungan dengan
data. Dengan data-data ini kita dapat mengolahnya agarmendapatkan sesuatu
yang bermanfaat. Agar data-data tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik
maka haris diorganisir dalam suatu basis data yang bertujuan agar data-data
tersebut dapat memberikan informasi tertentu yang dibutuhkan. Cara
penyajian datanya pun bermacam-macam baik dalam bentuk gambar, teks,
diagram, hingga dijadikan sebuah aplikasi.
Bagi sebuah instansi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu
yang sangat dibutuhkan. Dengan informasi ini akan diketahui sejauh mana
perkembangan suatu perusahaan, dan juga dapat diketahui permasalahan yang
timbul melalui informasi yang diberikan oleh suatu data. Dan berdasarkan
informasi itu juga maka akan dapat ditemukan solusi untuk permasalahan
yang ada.
Suatu data dapat memberikan informasi yang baik ketika data
tersebut telah diolah dan diproses hingga menjadi sebuah aplikasi. Dengan
aplikasi yang dihubungkan dengan data inilah sebuah instansi atau
perusahaan dapat dengan mudah mengolah data yang ada tanpa melalui
proses manual. Sebuah aplikasi dibuat untuk mempermudah pengolahan dan
penyimpanan data sehingga menghasilkan suatu informasi yang tepat dan
kesalahan dan dapat meningkatkan kecepatan operasional serta meningkatkan
efisiensi instansi tersebut.
Pabrik Gula Lestari merupakan salah satu instansi yang bergerak di
segala bidang. Namun dalam melaksanakan tugasnya PG Lestari masih belum
menerapkan sistem informasi dan aplikasi untuk mempermudah pengolahan
data. Salah satu contohnya adalah pengolahan data pegawai yang masih
menggunakan Microsoft Office Excel. Dengan sisitem tersebut pengolahan
data belum dapat berjalan maksimal, cepat, dan efisien.
Dengan penggunaan suatu aplikasi atau sistem informasi dapat
memungkinkan adanya optimasi dalam pengolahan data kepegawaian demi
terwujudnya pelayanan yang baik. Maka dari itu diperlukan suatu aplikasi
kepegawaian guna mempermudah dan mempercepat pengolahan data.
Berdasarkan hal tersebut penulis mengembangkan sebuah aplikasi
pengolahan data pegawai dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) berbasis
desktop. Aplikasi ini diharapkan mampu membantu pengolahan data
kepegawaian yang ada di PG Lestari.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarakan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan antara lain:
1. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja para pegawai dengan
aplikasi yang diusulkan.
3. Apakah penggunaan Ms. Access dapat memudahkan pembuatan basis
data?
4. Bagaimana menciptakan sistem yang tidak manual untuk peningkatan
efektifitas kinerja perusahaan.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari topik permasalahan yang
ada yaitu tentang aplikasi data pegawai, maka penulis membatasi masalah
hanya pada pengolahan data pegawai Pabrik Gula Lestari dalam bentuk
aplikasi data kepegawaian.
Laporan PKL ini membahas pembuatan aplikasi data kepegawaian
yang akan diterapkan di Pabrik Gula Lestari. Aplikasi ini di bangun dengan
menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7.0 dan database Access.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan
1. Memahami tentang database.
2. Menerapkan pengolahan data dengan sistem Excel manjadi sistem
basis data.
3. Merubah pengolahan data yang manual ke dalam pengolahan data
otomatis.
4. Merancang sebuah aplikasi yang dapat dihubungkan dengan
database secara otomatis.
1.4.2 Manfaat 1. Bagi Penulis
a) Penulis dapat mengenal labih jauh realita ilmu di lingkungan
kerja yang sebenarnya
b) Memperdalam dan meningkatkan keterampilan dan kreatifitas
dalam membangun sebuah aplikasi.
c) Menambah wawasan keilmuan penulis mengenai pengolahan
database dan perancangan aplikasi.
2. Bagi Pabrik Gula Lestari
a) Sebagai pengenalan kepada generasi akademis tentang teknologi
industri yang ada di PG Lestari.
b) Mendapat alternatif solusi terhadap permasalahan yang ada di
perusahaan terutama dalam pengolahan data.
c) Dapat menggunakan aplikasi yang disarankan untuk
mempermudah pengolahan data pegawai
3. Bagi Akademis
a) Sebagai bahan evaluasi kurikulum yang telah diterapkan, serta
menemukan penyesuaiannya dengan kebutuhan tenaga kerja
yang kompeten di bidangnya.
b) Untuk memperkenalkan instansi pendidikan Jurusan Teknik
Informatika, Fakultas Teknik, Sekolah Tinggi Ilmu Komputer
Darul Muta’allimin kepada Badan Usaha yang membutuhkan
1.5 Metode Penulisan
1.4.1 Lokasi Pabrik Gula Lestari
a) Nama Perusahaan : PT. Perkebunan Nusantara X (Persero)
Pabrik Gula Lestari Kertosono
b) Alamat : Desa Ngrombot, Kecamatan
Patianrowo, Nganjuk 64391
c) Telp/Fax : (0358)-552468, 551439 Fax (0358)-552468
1.4.2 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
Kegiatan Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan tanggal 30 Juni s/d 01
Agustus 2014 dengan jawalkerja sebagai berikut:
Hari Kerja Jam Kerja Jam Istirahat
Senin s/d Kamis 07.00-15.00 11.30-12.00
Jum’at 07.00-11.00
-Sabtu 07.00-11.30
-Tabel 1.1 Kegiatan PKL di
Bulan Puasa
Hari Kerja Jam Kerja Jam Istirahat
Senin s/d Kamis 06.30-15.00 12.00-13.00
Jum’at 06.30-11.00
-Sabtu 06.30-11.30
-Tabel 1.2 Kegiatan PKL di Luar Bulan Puasa
1.6 Teknik Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk pengumpulan data terdiri dari dua
macam, yaitu:
Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari teori-teori literatur dan
buku-buku yang berhubungan dengan objek kerja praktek sebagai dasar
dalam penelitian ini.
2. Studi Lapangan
Studi ini dilakukan dengan cara meneliti perusahaan secara langsung untuk
mendapatkan keterangan yang diperlukan untuk memecahkan masalah
yang diteliti.
Studi lapangan tersebut meliputi:
a. Interview, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
melakukan wawancara secara langsung kepada pihak terkait.
b. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan secara
langsung di lapangan.
1.4.1 Data yang Digunakan
Dalam melakukan analisis dan perancangan ini, penulis
menggunakan dari PG Lestari antara lain data karyawan tetap, data
karyawan PKWT, data karyawan honorer, dan data karyawan PPJP.
Berdasarkan pada data-data tersebut, penulis menggunakan data
kualitatif sebagai sumber datanya.
1.4.2 Teknik Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang penulis gunakan dalam
penelitian ini adalah metode Extreme Programing (XP).
Tahapan-tahapan pengembangan aplikasi ini antara lain:
1) Planning, tahapan ini adalah tahapan perencanaan pada program
Pengumpulan permintaan user (user stories), pengamatan terhadap
sistem yang sedang berjalan di Pabrik Gula Lestari, menentukan alur
bisnis dan aplikasi serta wilayah persoalan data yang akan didukung
oleh sistem yang akan dikembangkan serta ditentukan pula
jangkauan atau batasan sistem.
2) Design, tahapan berikutnya adalah melakukan perancangan (design).
Design ini meliputi design aplikasi, design basis data, dan design
tampilan atau interface.
3) Coding, pada tahapan ini sebelum dilakukan pengembangan aplikasi
bedasarkan tahapan-tahapan sebelumnya, dilakukan proses
pengkodingan atau pengisian syntax pada program yang telah dibuat.
1.7 Landasan Teori
1.4.1 Sistem
Menurut Kusrini, M.Kom sistem adalah sebuah tatanan yang
terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi
khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan
untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu.1
Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana
pengertian sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan beberapa
definisi sistem secara umum:
a) Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan yang sama.
1 Kusrini. M.Kom., 2007, Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset.
b) Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta
hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang
dirancang untuk mencapai satu tujuan
Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya
yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat
dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Apabila satu unit terganggu, unit lainnya pun
akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.2
Organisasi/perusahaan adalah tempat sumber daya manusia
bekerja sama dan berinteraksi untuk merealisasikan formulasi tujuan
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sebuah sistem dengan
sendirinya sangat rumit. Di pihak lain, sistem membantu masalah
yang esensial dan rumit sehingga nantinya dapat bekerja di dalam
lingkungan tempat dioperasikannya. Merupakan hal yang sangat
penting untuk mengenal karakteristik secara bulat dan utuh dari sistem
tertentu, termasuk di dalamnya adalah realitas bahwa tiap sistem
memiliki masukan (input), maupun keluaran (output) dan dapat
dipandang sebagai suatu unit yang bekerja dengan sendirinya. Yang
perlu diperhatikan bahwa sistem organisasi dalam versi apapun,
merupakan suatu bagian dari sistem yang lebih besar.
Chr. Jimmy L. Gaol mengatakan, sistem sebagai suatu gugus
komponen yang dirancang untuk mnyelaraskan suatu tujuan tertentu
2 Chr. Jimmy L. Gaol, 2008, Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta:
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Suatu sistem merupakan
totalitas yang kompleks dan terorganisasi, suatu perpaduan hal-hal
atau bagian-bagian yang mebentuk suatu totalitas yang kompleks dan
terorganisasi secara utuh. Istilah sistem sebenarnya mencakup suatu
spektrum yang sangat luas dari suatu pemahaman. sistem dapat berupa
abstrak atau fisik. Sistem abstrak adalah suatu susunan teratur atas
suatu gagasan atau konsep yang saling tergantung satu sama lainnya,
sedangkan sistem fisik adalah susunan teratur dari unsur-unsur yang
berkesinambungan.3
1.4.2 Informasi
Dikatakan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah ke
dalam bentuk tertentu sesuai keperluan manajemen. Dengan alat
pengolah komputer, data dapat diolah dalam jumlah banyak, dengan
cara yang cepat dan teliti, serta sesuai dengan bentuk yang
dikehendaki.4
Menurut Abdul Kadir, informasi adalah hasil analisis dan
sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan
sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai
dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang
lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan.5
3 Ibid, hlm. 11.
4 Drs. Zulkifli Amsyah, MLS, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2005. hlm. xiii.
1.4.3 Manajemen
Manajemen adalah proses kerja sama antara dua orang atau
lebih untuk mencapai tutjuan-tujuan yang sudah ditetapkan.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pemimpinan dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Manajemen adalah mendapatkan sesuatu melalui kegiatan-kegiatan
orang lain. 6
Manajemen adalah pengkoordinasian semua sumber daya
melalui proses perencanaan, pengorganisasian, dan pemberian
pengarahan dan pengawasan agar tercapai sasaran-sasarn dan tujuan
yang telah ditetapkan.
1.4.4 Sistem Informasi
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi
informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk
mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas,
istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada
interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam
pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada
penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),
tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini
dalam mendukung proses bisnis.
6 Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta:
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari
manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan
sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan
informasi dalam organisasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Ada beberapa ahli yang belum sependapat tentang penyatuan
pemahaman sistem informasi manajemen. Menurut Chr. Jimmy L.
Gaol,7 sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi
yang selain melakukan pengolahan transaksi yang sangat berguna
untuk kepentingan organisasi juga banyak memberikan dukungan
informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen untuk
pengambilan keputusan.
Secara historis, gagasan sebuah sistem informasi tidak
dikenal sebelum munculnya komputer. Akan tetapi, komputer telah
banyak memberikan dampak dengan terwujudnya gagasan tersebut
menjadi realitas. Organisasi dalam segala motif selalu membutuhkan
sistem-sistem untuk mengklasifikasi, mengolah, menyimpan, melihat
kembali, dan mendistribusikan informasi. Komputer telah
memberikan sumbangan yang tinggi berupa teknologi canggih dan
terandalkan pada sisitem informasi. Dampaknya, sebuah sistem
informasi berdasarkan komputer akan mengalami perbedaan dengan
sistem-sistem yang diolah secara manual.
Sistem informasi manajemen secara umum dapat dikatakan
sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam
menyediakan informasi guna mendukung fungsi opersi manajemen
dan penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi sistem
tersebut. Dalam operasinya, sistem informasi manajemen
menggunakan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),
prosedure, model manajemen, dan keputusan serta sebuah terminal
data.
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah kesatuan,
sistem mesin pengguna yang terintegrasi dalam memberikan informasi
untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan
keputusan dalam suatu organisasi. Sistem yang dimaksud di sini
adalah sistem yang menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak komputer, prosedur manual, model yang digunakan untuk
menganalisis, merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan
serta sebuah basis data.
1.4.5 Data dan Informasi
Sebelum membahas tentang basis data, terlebih dahulu akan
dibahas data dan informasi. Dalam beberapa buku, kedua istilah ini
Data berasal dari bahasa latin yaitu “datum” yang berarti
fakta, kenyataan, kejadian, atau peristiwa. Jadi data adalah fakta dasar
yang mewakili suatu kejadian. Data diproses oleh sistem komputer
untuk menghasilkan informasi. Salah satu komponen dalam
pengolahan data yang diperlukan adalah merupakan program aplikasi
(program komputer) yang berisikan sederet instruksi yang disusun dan
dapat diterima oleh komputer.
Data adalah bahan utama dari pekerjaan manajemen sistem
informasi. Tanpa data pekerjaan sistem informasi tidak akan pernah
ada. Data adalah fakta yang terjadi karena adanya kegiatan organisasi
yang terjadi pada lini transaksi, manajemen lini bawah, lini tengah,
dan lini atas.8
Data adalah fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data
dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol).
Sejumlah penulis menggunakan data untuk menyatak nilai-nilai yang
secara aktual terkandung dalam basis data. Sedangka informasi
digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh
pengguna.9
Informasi merupakan fakta data yang telah diproses sehingga
telah berubah bentuk menjadi informasi atau informasi adalah data
yang telah diambil kembali diolah atau sebaliknya digunakan untuk
tujuan informatif, argumentasi ataupun sebagai dasar untuk
8 Drs. Zulkifli Amsyah, MLS., Manajemen Sistem Informasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2005. hlm. 83.
pengambilan keputusan. Informasi ini adalah hasil proses data yang
kurang berguna menjadi data yang berguna.
Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data.
Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah
diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang lain di dalam suatu
organisasi atau perusahaan.
Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak menyesatkan
2. Tepat pada waktunya, berati informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya.
1.4.6 Organisasi Data
Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan
masalah-masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan
membosankan. Masalah-masalah ini mambutuhkan sedikit input dan
sedikit output. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan jumlah input
dan output yang sangat besar. Perusahaan seringkali membutuhkan
komputer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang
berbeda secara berulang kali.10
10 Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba
Menurut McLeod dan George perusahaan menyimpan data
dalam jumlah besar di sistem informasi bebasis komputernya hanya
karena perusahaan tersebut melakukan bagitu banyak transaksi bisnis.
Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna
dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara
pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan
data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecah dan
dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep
data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangun yang
dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam
suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.11
1.4.7 Hierarki Data
Data secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu
hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan
record yang yang bergabung untuk membentuk file. Field data adalah
unit data yang terkecil, mencerminkan jumlah data terkecil yang akan
ditarik dari komputer dari satu waktu. Record adalah suatu koleksi
field-field data yang saling berhubungan. File adalah koleksi record
yang saling berhubungan. Hierarki sederhana field yang membantuk
record yang bergabung menjadi satu file menciptakan organisasi
mendasar dari seluruh data yang dipergunakan dalam pengambilan
keputusan dengan bantuan komputer
Menurut Abdul Kadir, secara tradisional data diorganisasikan
ke dalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman
(record), dan berkas (file).12
1. Elemen Data
Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat
dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Pada data
kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat,
kota tempat tinggal, dan atribut lain yang menyangkut seorang
pegawai. Istilah lain untuk menyebut elemen data adalah medan
(field), kolom, item, dan atribut.
2. Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang
saling terkait. Sebagai contoh, nama, alamat dan kota seorang
pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman. Dalam sisitem
basisi data relasional, rekaman biasa disebut dengan istilah tupel
atau baris.
3. Berkas
Himpunan seluruh rekaman yang bertipa sama membentuk
sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman
data yang berkaitan dengan suatu objek. Dalam sistem basis data
relasional, berkas mewakili komponen yang disebut tabel atau
relasi.
Gambar 1.1 Hirarki Data
1.4.8 Definisi Basis Data
Menurut Kusrini, M.Kom, basis data dapat didefinisikan
dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan
dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudancy) yang
tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media penyimpan elektronik.13
Menurut Raymond McLeod, Jr dan George P. Schell, basis
data adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah
bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis
komputer sebuah perusahaan. Definisi basis data yang lebih sempit
13 Kusrini, M.Kom., Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta: Andi
adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di
bawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data. Menurut
definisi yang lebih sempit, data perusahaan yang dikendalikan dan
diadministrasi oleh sistem manajemen basis data akan dianggap
sebagai basis data.14
1.4.9 Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan
sistem manajemen basis data (SMBD). Komponen-komponen sistem
basis data meliputi:
1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi
pengolahan data.
Perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik komputer.
seperti mouse, keyboard, monitor, CPU, dan sebagainya.
2. Sistem Operasi (Operating System) atau perangkat untuk
mengolah basis data.
Sistem operasi merupakan suatu software sistem yang bertugas
untuk melakukan kontrol dan manajemen hardware serta
operasi-operasi dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi
seperti program-program pengolah kata dan browser web. Secara
umum, sistem operasi adalah software pada lapisan pertama yang
ditaruh pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan.
Sementara software lainnya dijalankan setelah sistem operasi
14 Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba
berjalan, dan sistem operasi akan melakukan layanan inti umum
untuk software-software tersebut.
3. Basis Data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.
4. Database Management System (DBMS)
DBMS adalah software yang menangani semua akses ke basis data.
contoh dari DBMS antara lain seperti Microsoft Access, Microsoft
SQL Server 2000, Oracle, MySQL, Interbase, Paradox, dan
lain-lain.
5. Pemakai (User).
Pemakai merupakan orang atau sistem yang akan mengakses dan
merubah isi data. Beberapa jenis pengguna basis data yaitu:
1. Programmer Aplikasi: orang yang mengkodekan aplikasi dengan
bahasa pemrograman.
2. User Mahir: orang yang mampu menggunakan basis data secara
langsung dengan menggunakan DBMS.
3. User Umum/End User: orang yang memakai basis data dengan
menggunakan perantara program aplikasi.
4. User Khusus: bisa berupa sistem lain.
6. Aplikasi Lain
Aplikasi lain merupakan software yang dibuat untuk memberikan
mengakses basis data. Aplikasi lain ini merupakan komponen
tambahan dalam sistem basis data yang sifatnya opsional.15
1.4.10 DBMS
Satu Database Management System (DBMS) berisi satu
koleksi data yang saling berelasi dan satu set program untuk
mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari Database dan Set
Program pengelola untuk menambah data, menghapus data,
mengambil dan membaca data.16
Definisi DBMS pada sejumlah literatur sangatlah bervariasi.
Secara umum, DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang
diganakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi,
dan memperoleh data atau informasi dengan efektif dan efisien.17
Dibandingkan dengan sistem yang bebasis kertas, DBMS
memiliki empat keunggulan:
7. Kepraktisan: Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas
yang sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan
DBMS menggunakan media penyimpan sekunder yang berukuran
kecil tetapi padat informasi.
8. Kecepatan: Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih
cepat daripada manusia.
15 Kusrini, M.Kom., Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta: Andi, 2007.
hlm. 11-13.
16 Ir. Harianto Kristanto, 1994, Konsep dan Perancangan DATABASE,
Yogyakarta: Andi. hlm. 1
9. Mengurangi Kejemuan: orang cenderung menjadi bosan ketika
melakukan tidakan yang berulang-ulang yang masih dilakukan
dengan manual (dengan tangan).
10.Kekinian: Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat
mutakhir dan akurat setiap saat.
1.4.11 Sekilas Tentang Delphi
Borland Delphi adalah sebuah alat pengembangan
aplikasi-aplikasi untuk sistem operasi Microsoft Windows. Dalphi sangat
berguna dan mudah digunakan untuk membuat suatu program bebasis
GUI (Graphical User Interface) atau console (Mode Text). Bahasa
pemrograman yang digunakan oleh Delphi sebenarnya merupakan
turunan daribahas pemrograman pascal.
Delphi relatif lebih mudah dipahami dibandingkan dengan
bahasa pemrograman lain. Sampai saat ini, Borland sebagai
perusahaan pembuat Delphi terus menyempurnakan Delphi mengikuti
perkembangan teknologi.
Menurut M. Agus J. Alam, Borland Delphi 7 adalah paket
bahasa pemrograman yang bekerja pada sistem operasi Windows.
Delphi merupaka bahasa pemrograman yang mempunyai cakupan
kemampuan yang luas dan sangat canggih. Berbagai jenis aplikasi
dapat dibuat dengan Delphi, termasuk aplikasi untuk mengolah teks,
grafik, angka, database, dan aplikasi web.18
18 M. Agus J. Alam, Mengolah Database dengan Borland Delphi 7, Jakarta: Elex Media
Secara umum, kemampuan Delphi adalah menyediakan
komponen-komponen dan bahasa pemrograman yang andal, sehingga
memungkinkan untuk membuat program palikasi yang sesuai dengan
keinginan dengan tampilan dan kemampuan yang canggih.
Untuk mempermudah pemrograman dalam membuat
program aplikasi, Delphi menyediakan fasilitas pemrograman yang
sangat lengkap. Fasilitas pemrograman tersebut dibagi dalam dua
kelompok, yaitu object dan bahasa pemrograman. Secara ringkas,
object adalah suatu komponen yang mempunyai bentuk fisik dan
biasanya dapat dilihat (visual). Object biasanya dipakai untuk
melakukan tugas tertentu. Sedangkan bahasa pemrograman secara
singkat dapat disebut sebagai sekumpulan teks yang mempunyai arti
tertentu dan disusun dengan aturan tertentu serta untuk menjalankan
tugas tertentu. Delphi menggunakan struktur bahasa pemrograman
Object Pascal yang sudah sangat dikenal di kalangan pemrogram
profesional. Gabungan dari object dan bahasa pemrograman ini sering
disebut sebagai bahasa pemrograman berorientasi object atau Object
Oriented Programming (OOP).
Khusus untuk pemrograman database, Delphi menyediakan
object yang sangat kuat, canggih, dan lengkap sehingga memudahkan
pemrogram dalam merancang, mebuat dan menyelesaikan aplikasi
database yang sangat diinginkan. Selain itu, Delphi juga dapat
MS-Access, SyBase, Oracle, FoxPro, Informix, DB2, dan lain-lain.
Format database yang asli dari Delphi adalah Paradox dan dBase.
IDE Delphi dibagi menjadi tujuh bagian uatama, yaitu
Menubar, Toolbar, Component Pallete, Form Designer, Code
Explorer, Object Treeview, dan Object Inspector.19
Gambar 1.2 Tampilan IDE Delphi
a) Menubar dan Toolbar
Menubar dan Toolbar merupakan dua bagian yang
biasanya terdapat pada aplikasi-aplikasi windows lain,
fungsinyapun relatif hampir sama
Gambar 1.3 Menubar dan Toolbar
b) Component Pallette
Component Pallette berisi kumplan VCL (Visual
Component Library) yang berguna dalam desain apikasi. VCL
merupakan pustaka untuk komponen visual, dimana di component
pallette dilambangkan dengan ikon-ikon yang merepresentasikan
komponen tersebut. Komponen-komponen VCL pada component
pallette dikelompokkan ke dalam tab-tab sesuai dengan fungsinya
dengan maksud untuk memudahkan programer dalam memilih
komponen yang diinginkan.
Gambar 1.4 Component Pallette
c) Form Designer
Setiap aplikasi biasanya memiliki jendela atau background
interface, yang dalam bahasa pemrograman Delphi atau bahkan
dalam bahasa pemrograman lain yang berbasis visual, biasa disebut
dengan Form. Form Designer berfungsi sebagai tempat untuk
mendesain form untuk aplikasi yang akan kita buat, dan juga
sebagai tempat untuk meletakkan komponen-komponen yang kita
ambil dari component palette. Form sendiri sebenarnya merupakan
komponen di mana property-nya bisa diatur melalui object
merupakan bagian terpenting dari sebuah aplikasi, namun
meskipun begitu, beberapa aplikasi ada yang tidak membutuhkan
form sama sekali, seperti aplikasi untuk memonitor ketukan
keyboard.
Gambar 1.5 Form Designer
d) Code Explorer
Code Explorer merupakan area di mana kita menuliskan
kode program, posisinya secara default terletak dibelakang form.
Untuk menampilkan code explorer di depan form, Anda bisa
menggunakan tombol F12 pada keyboard. Pada code explorer
tersebut, terdapat kode-kode dalam bahasa pemrograman delphi
yang secara otomatis digenerate oleh Delphi, hal ini jelas akan
memudahkan atau mempercepat kita dalam menulis program.
Pada code explorer Delphi, ada sebuah fitur yang disebut
dengan code completion. Sesuai dengan namanya, code completion
dari code-code yang bisa kita gunakan, hal ini akan sangat
membantu apabila kita lupa terhadap kode tertentu.
Gambar 1.6 Code Exporer
e) Object Treeview
Object TreeView adalah bagian yang berisi daftar
komponen yang digunakan dalam form designer. Dengan model
tampilan bercabang, akan memudahkan kita dalam menunjuk
komponen tertentu terutama jika aplikasi yang dibuat
Gambar 1.7 Object Treeview
f) Object Inspector
Object Inspector adalah bagian yang digunakan untuk
memanipulasi sifat atau karakteristik dan event dari komponen
yang digunakan dalam form designer. Jendela object inspector
terbagi menjadi dua bagian tab, yaitu tab property dan tab event.
Tab property digunakan untuk memanipulasi properti yang dimiliki
oleh komponen tertentu, misalkan ukuran, warna, dan caption dari
komponen. Sedangkan Tab Event digunakan untuk menangani
pemasukan kode pada kejadian tertentu dari suatu komponen,
misalnya: kejadian ketika komponen button (tombol) diklik atau
onClick.
Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, salah satu
fungsi dari object inspector ini adalah untuk mengatur property dari
komponen, pengaturan tersebut tidak akan disimpan pada file unit,
Gambar 1.8 Object Inspector
1.8 Sistematika Penulisan
Tujuan pembuatan sistematika penulisan Laporan PKL ini adalah
untuk mempermudah penulisan laporan serta membuat analisa yang lebih
terarah. Sistematika penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini adalah
sebagai berikut:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan secara garis besar mengenai pokok
permasalahan yang mencangkup latar belakang, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode
penulisan, landasan teori dan sistematika penulisan.
BAB 2 : GAMBARAN UMUM
Bab ini menguraikan tentang profil Pabrik Gula Lestari,
struktur organisasi, dan unit kerja yang ditempati di Pabrik
Gula Lestari
Bab ini menguraikan tentang hasil dari pengamatan,
perancangan / desain aplikasi.
BAB 4 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dari Laporan 2.1 Sejarah Singkat PG Lestari20
Pada tahun 1909, CV. Cultur Maatchapy (CVCM) Panji mendirikan pabrik gula yang diberi nama “LESTARI” yang terletak di desa Ngrombot, Kecamatan Patianrowo, Kabupaten Nganjuk. Kemudian tata pengurusan serta tata usahanya diserahkan kepada Trandement On Van Kerchen Indonesian yang berkedudukan di Surabaya.
Setelah Indonesia memprokalamasikan kemerdekaannya, PG Lestari
ditempatkan di bawah Kementerian Kemakmuran Badan Penyelenggaraan
Perusahaan Gula Negara (BPPGN) sebagaimana pabrik-pabrik gula lainnya. Setelah Classh II bulan Oktober 1950, PG Lestari mulai giling lagi di
bawah kepengurusan lama yaitu Trandement On Van Kerchen Indonesian
yang berkedudukan di Surabaya.
Dalam rangka aksi Irian Barat dan bangsa Indonesia sedang
gencar-gencarnya membebaskan Irian barat pada akhir tahun 1957 dan jatuh Classh
II Baru dan digolongkan dalam Pra unit gula A. Setelah PP no.166/1961 PG
Lestari masuk dalam kesatuan II (Karesidenan Kediri) yang berbadan hukum
sendiri.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah no.14 Tahun 1966 (LN tahun
1968 no.23) telah didirikan PNP XXI dalam peraturan pasal 1 ayat 2 di
tentukan bahwa PG Lestari beserta hak dan kewajibannya serta Kekayaan dan
perlengkapannya diserahkan atau beralih kepada PNP XXII. Peraturan
Pemerintah no.23 tahun 1973 , dalam pasal 1 ayat 2 dengan dialihkannya
bentuk PNP XXI dan PNP XXII menjadi Persero yaitu PTP XXI - XXII
(persero) yang terdiri dari 12 (dua belas) Pabrik Gula dan 2 (dua) rumah sakit. Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintah Negara RI no.15 tahun
1996, maka perusahaan perseroan (persero) PTP XXI-XXII dan perusahaan
perseroan (persero) PTP XXVII yang masing-masing didirikan berdasarkan
Peraturan Pemerintah no.13 tahun 1990, no.25 tahun 1973 dan Peraturan
Pemerintah no.7 tahun 1972 dilebur dalam satu perusahaan perseroan
(persero) baru dengan nama “perusahaan perseroan” (persero) PT.
Perkebunan Nusantara X, yang disingkat dengan PTPN X (Persero), yang
terdiri dari 12 Pabrik dan 2 Rumah sakit, yaitu: 1. PG Lestari, di Kertosono-Nganjuk. 2. PG Modjopanggung, di Tulungagung 3. PG Ngadirejo, di Kediri
4. PG Pesantren Baru, di Kediri 5. PG Meritjan, di Kediri 6. PG Tjoekir, di Jombang 7. PG Djombang Baru, Jombang 8. PG Gempol Kerep, di Mojokerto 9. PG Watoe Toelis,di Sidoarjo 10. PG Krian, di Krian - Sidoarjo
11. PG Toelangan, di Toelangan Sidoarjo 12. PG Krembong, di Krembong – Sidoarjo
Sedangkan kedua Rumah Sakit itu adalah: 1. RS Gatoel di Mojokerto.
Jadi sampai saat ini PG Lestari berada dalam naungan PTPN X
(Persero) yang berkedudukan di Kotamadya Surabaya, Provinsi Jawa Timur.
2.2 Kondisi Perusahaan
Saat ini areal tanaman PG Lestari terletak di empat Kabupaten yaitu:
Kabupaten Kediri, Nganjuk, Bojonegoro dan Tuban. Pengelolaan
masing-masing wilayahnya ditetapkan dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan
(RKAP) yang dilaksanakan setiap tahun. Berikut produksi / angka dasar: - Luas Areal: 5.244.746 Ha.
pertimbangan lokasinya strategis dan juga mempertimbangkan faktor alam
dan lingkungan diantaranya adalah:
1. Pada jaman Belanda Patianrowo jauh dari pemukiman penduduk atau
penduduknya masih jarang sehingga keberadaan pabrik gula ini dengan
segala aktifitas produksinya tidak mengganggu.
2. Di sekitar PG Lestari terdapat lahan yang menyediakan bahan baku
produksi yaitu Tebu, diantaranya di daerah Kunjang, Jatikalen, Baron, dan
lain-lain.
3. Posisi PG Lestari dekat dengan sungai Brantas (sumber air) yang sangat
dibutuhkan untuk pendingin Imbibisi 2.4 Struktur Organisasi
2.4.1 Bagian atau Unit Kerja
Struktur Organisasi (SO) merupakan bagian yang penting
dalam suatu Instansi, karena dari Struktur Organisasi dapat dilihat
secara jelas garis tanggung jawab serta wewenang dari masing-masing
Adapun yang dimaksud dengan Struktur Organisasi adalah
hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab
masing-masing dalam suatu sistem kerja sama.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Struktur
Organisasi (SO) menujukkan wewenang, kedudukan dan tanggung
jawab dari masing-masing bagian demi kelancaran dan keberhasilan
tujuan organisasi. Di bawah ini sampaikan bagan Struktur Organisasi
secara umum di PG Lestari.
STRUKTUR ORGANISASI PG LESTARI
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PG Lestari 2.4.2 Job Description
Pabrik Gula dipimpin oleh seorang Administratur yang
menjalankan kebijaksanaan yang ditetapkan Direksi PTPN X
(Persero) dan bertanggung jawab kepeda direksi atas kelancaran tugas KEPALA
pengelolaan di pabrik gula. Administratur mempunyai tugas pokok
sebagai berikut:
a. Melaksanakan dan mengamankan program kegiatan secara
keseluruhan yang telah ditetapkan direksi dalam pengolahan pabrik
gula.
b. Memimpin dan mengkoordinir tugas para kepala bagian di PG
Lestari agar terdapat kesatuan tindak dalam melaksanakan
operasional yang terpadu guna mencapai target produksi secara
efektif dan efisien.
c. Mengelola dan mempertanggung jawabkan penggunaan sumber
daya manusia, sumber dana, dan peralatan pabrik sesuai norma
yang berlaku.
Dalam pelaksanaan tugasnya, administratur dibantu oleh 4
orang kepala bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Kepala Bagian Tanaman, mempunyai tugas pokok:
Melaksanakan dan menangani segala kegiatan produksi
tebu di kebun dan persiapan lahan, penyediaan bibit, pemeliharaan
tanaman, kegiatan tebang dan angkut sampai timbangan dalam
rangka penyediaan dan pemasukan bahan baku tebu siap untuk
digiling baik secara kualitatif maupun kuantitatif. b. Kepala Bagian Instalasi mempunyai tugas pokok:
Melaksanakan kegiatan operasional di bidang mesin atau
peralatan instrumentasi pabrik yang meliputi perbaikan, perawatan,
dan persiapan pemakaian selama giling dengan tujuan agar
diperoleh efisiensi setinggi mungkin berdasarkan standar yang
ditetapkan.
Melaksanakan kegiatan operasional di bidang pengolahan
bahan baku tebu menjadi gula berdasarkan metode-metode atau
syarat-syarat pengolahan dengan tujuan agar terpenuhi kualitas dan
kuantitas produksi sesuai standar yang ditetapkan.
d. Kepala Bagian Administrasi Keuangan dan Umum (AK&U)
mempunyai tugas pokok:
Melaksanakan kegiatan operasional dibidang administrasi
yang meliputi perencanaan atau pengawasan. Pengendalian dalam
pembukuan sumber dana sesuai dengan aturan yang di tetapkan
dalam RKAP serta melakukan pengadaan barang/ bahan sesuai
kebutuhan dan dibidang ketenagakerjaan meliputi perencanaan,
pengadaan dan perawatan serta pembinaan tenaga kerja,
mengawasi dan mengendalikan biaya tenaga kerja. 2.5 Bagian / Unit Kerja
Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan, penulis bersaman
dua orang rekan lainnya melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan di
Kantor Pabrik Gula Lestari tepatnya dibagian AK&U yang dibimbing oleh
akuntan PG Lestari yang juga bertindak sebagai staff IT. 2.5.1 Aktifitas yang Dilakukan
Kegiatan yang dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan
adalah membuat rancangan aplikasi kepegawaian yang akan dibuat
serta berkonsultasi tentang keperluan sistem kepada pembimbing.
Kegiatan lain yang juga dilakukan penulis adalah membantu staf
dalam bidang komputer dan teknologi dan bidang lain apabila staf
mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan.
Penulis bekerja pada bagian AK&U. Penulis melakukan
beberapa prosedur pekerjaan ketika penulis ditempatkan pada bagian
AK&U ini. Prosedur kerja yang penulis lakukan antara lain: 1. Melakukan perancanaan
2. Pengumpulan data lapangan.
3. Melakukan analisis terhadap data yang diperoleh. 4. Membuat rancangan data alir.
5. Membuat rancangan basis data. 6. Membuat desain form.
7. Melakukan pengkodean terhadap form yang telah dibuat. 8. Prosedur terakhir adalah melakukan uji coba.
BAB III
LAPORAN KEGIATAN 3.1 Hasil Pengamatan
Saat ini sistem pengolahan data pegawai yang di Pabrik Gula Lestari
masih bebasis Microsoft Office Excel. Sistem ini dinilai kurang cepat dan
efisien dalam menangani beberapa data. Beberapa data terkadang juga acak
dalam penyimpanannya sehingga dapat memperlambat proses administrasi
dalam perusahaan.
Berdasarkan hal tersebut penulis berusaha mengembangkan suatu
aplikasi kepegawaian berbasis desktop. Aplikasi ini dapat menangani
pengolahan data kepegawaian di PG Lestari seperti data pegawai, tanggal
masuk pegawai, tanggal pensiun pegawai, dan lain sebagainya. 3.1.1 Sistem yang Digunakan
Prosedure yang dilakukan penulis adalah membuat
perencanaan, pengumpulan data, analisis data, perancangan
database dan form serta melakukan pengujian. 3.1.1.2 Analisis Sistem yang Digunakan
Dalam menganalisa sistem yang digunakan penulis melakukan
analisa secara langsung. Penulis melakukan analisis sistem
dengan menggunakan Ms. Access 2003 dan bahasa
pemrograman Delpi 7
3.1.2 Permasalahan dan Kendala
Pada sistem yang digunakan dalam pengolahan data karyawan
di PG Lestari masih banyak terdapat permasalahan. Hal ini
ditimbulkan karena dalam pengolahan data masih menggunakan cara
manual. Banyak kesulitan yang dialami dengan sistem ini. Seperti
kesulitan mencari folder penyimpanan, pengeditan data yang lama dan
masalah ketika membuat laporan.
Data yang dimasukkan dengan cara manual menyebabkan
pengolahannya kurang efisien. Waktu yang dibutuhkanpun menjadi
lebih banyak. Karena semua operasi seperti menambah data,
mengedit, dan menghapus datanya masih dilakukan secara manual. 3.1.3 Alternatif Solusi
Permasalahan seperti di atas disebabkan karena pengolahan
datanya masih dilakukan secara manual. Untuk mengatasi masalah
tersebut dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk
pengolahan data, sehingga operasi datanya tidak perlu dilakukan
dengan manual. Dengan cara tersebut diharapkan dapat membantu
data ini, pengolahan datanya juga dapat dilakukan dengan efisien
karena tidak perlu memakan waktu yang terlalu lama seperti ketika
dilakukan dengan cara manual.
3.2 Perancangan Aplikasi
3.2.1 Prosedur dan Kelebihan Aplikasi
Aplikasi ini penulis buat dengan metode yang sederhana
sehingga tidak ada prosedur khusus yang digunakan. Prosedur yang
digunakan untuk pembuatan aplikasi ini antara lain: a) Merancang flowchart
b) Membuat tabel.
c) Membuat rancangan desain form. d) Merancang form.
e) Mengisi source code program.
f) Setelah program berhasil langkah terakhir adalah membuat
installer.
Kelebihan aplikasi yang penulis buat ini adalah kemudahan
dalam penggunaannya karena tidak memiliki kerumitan yang tinggi.
Dengan aplikasi yang penulis buat ini, pengolahan data dapat
dilakukan dengan lebih efisien dibandingkan jika dilakukan dengan
cara manual dan operasi datanya dapat dilakukan dengan mudah. 3.2.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem
a) Flowchart
Flowchart berguna untuk membantu analis dan programer dalam
memecahkan masalah dalam pemrograman. Diagram alir
(flowchart) adalah gambaran secara fisik yang terdiri dari
simbol-simbol dari algoritma-algoritma dalam suatu program, yang
menyatakan arah dari alur program. Berikut gambar simbol-simbol
Gambar 3.1 Simbol-simbol Flowchart
Gambar 3.2 Flowchart Aplikasi Kepegawaian
3.2.3 Rancangan Basis Data
Database adalah sekumpulan data yang terdiri atas satu lebih
tabel yang saling berhubungan, dimana pengguna mempunyai
mengganti, menghapus, dan mengedit data yang ada dalam tabel-tabel
tersebut. Untuk aplikasi kepegawaian penulis merancang 4 tabel yaitu: a) Tabel Login
Tabel login ini berisi username dan password untuk login user
No
8 Tanggal Masuk Date and Time Short Date
9 Tanggal Lahir Date and Time Short Date
10 Bebas Tugas Date and Time Short Date
11 Tanggal Pensiun Date and Time Short Date
12 SK Pensiun Date and Time Short Date
Tabel 3.1 Tabel Pegawai Tetap c) Tabel pegawai PKWT
Tabel ini berisi field-field untuk mengisi data pegawai PKWT.
No Nama Field Type Ukuran
1 Unit Text 2
8 Tanggal Lahir Date and Time Short Date Tabel 3.3 Tabel Pegawai PKWT
d) Tabel pegawai honorer
Tabel ini berisi data-data pegawai honorer yang ada di PG Lestari
No Nama Field Type Ukuran
1 Unit Text 2
8 Tanggal Masuk Date and Time Short Date 9 Tanggal Lahir Date and Time Short Date
Tabel 3.4 Tabel Pegawai Honorer
e) Tabel pegawai PPJP
Tabel PPJP berisikan data-data pegawai PPJP
No Nama Field Type Ukuran
1 Unit Text 2
9 Tanggal Lahir Date and Time Short Date 10 Pensiun Date and Time Short Date
Rancangan antarmuka perangkat lunak merupakan proses
pembuatan rancang bangun dari interaksi pengguna sistem dangan
komputer. Interaksi ini dapat berupa penambahan data, pengubahan
data, menghapus data, pencarian data, dan sebagainya. Dalam
pengimplementasian aplikasi kepegawaian ini, penulis menggunakan
satu layar utama yang tampil di awal ketika pengguna membuka
aplikasi ini. Adapun layar-layar yang dimasud adalah: 1. Form awal
Form awal merupakan tampilan utama yang di dalamnya terdapat
dua tombol utama yang mempunyai funsi sebagai berikut: a. Tombol Login: untuk menampilkan form login
b. Tombol Cancel: untuk membatalkan aplikasi
Gambar 3.3 Form Awal 2. Form Login
Form login ini merupakan form untuk mengkonfirmasi akun
sebelum masuk ke form selanjutnya. Form login dibuat untuk
menjaga keamanan pengolahan data. Form ini terdiri dari dua
tombol yaitu tombol login dan tombol cancel. Tombol login untuk
masuk ke form home, dan tombol cancel untuk membatalkan
Gambar 3.4 Form Login 3. Form Home
Form ini berfungsi untuk menunjukkan menu input data. Dari form
inilah penyeleksian input data akan dipilih. Form ini terdiri dari
lima tombol. Tombol tetap untuk menampilkan form data
keryawan tetap. Tombol PKWT untuk menampilkan form data
karyawan tetap. Tobol honorer untuk menampilkan form data
karyawan tetap dan tombol ppjp untuk menampilkan form data
karyawan ppjp. Selain itu masih ada tombol profil dan log out.
Tombol profil untuk menampilkan form profil aplikasi dan tombol
log out untuk keluar dari akun.
Gambar 3.5 Form Home 4. Form Input Data
Form ini terdiri dari form-form untuk melakukan operasi
Gambar 3.6 Form Karyawan Tetap
Gambar 3.7 Form Karyawan PKWT
Gambar 3.8 Form Karyawan Honorer
a. Edit untuk mengisi data unit, nopeg, nama, bagian, golongan, id,
dan sebagainya.
b. Combobox untuk memngisi data yang berisi item-item seperti
jenis kelamin dan pendidikan.
c. DateEdit unuk mengisi input data yang berupa tanggal, bulan,
atau tahun.
d. Tombol add untuk menambah data e. Tombol save untuk menyimpan data.
f. Tombol edit untuk mengedit data yang ada sebelumnya. g. Tombol delete untuk menghapus data.
h. Tombol back untuk kembali ke Home i. Tombol log out untuk keluar dari akun. 3.2.5 Rancangan Kebutuhan Spesifikasi
1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Dalam membuat program aplikasi ini penulis menyelaraskan
aplikasi dengan semua perangkat keras yang ada. 2. Perangkat Lunak yang Digunakan
Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk
melakukan pengerjaan dalam proccessing system untuk
mendukung pekerjaan sistem komputer. Untuk melaksanakan
pembuatan aplikasi ini, penulis menggunakan beberapa perangkat
lunak antara lain:
a) Delphi 7 dan Crystal Report b) Microsoft Office Access 2007
spesifikasi jaringan tertentu. Penulis hanya menggunakan layanan
Pada tahap implementasi ini, penulis memaparkan strategi
implementasi untuk sistem yang telah dikembangkan karena aplikasi
ini belum dapat diimplementasikan secara umum. 3.2.6.1 Jadwal Implementasi
Rencana implementasi untuk sistem ini dijadwalkan dapat
terlaksana sejak diselesaikannya aplikasi yang penulis buat dan
jika telah diselesaikannya seluruh kegiatan Praktik Kerja
Lapangan.
3.2.6.2 Instalasi Aplikasi Kepegawaian
Aplikasi ini diterapkan di bagian umum yaitu pada bagian
SDM atau kepegawaian Pabrik Gula Lestari
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan
Dari penelitian yang telah penulis lakukan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Efisiensi kerja para pegawai dapat ditingkatkan dengan melalui aplikasi
2. Delphi 7 merupakan perangkat lunak yang menyediakan layanan bahasa
pemrograman yang tidak terlalu rumit sehingga dapat memudahkan dalam
penggunannya.
3. Ms. Access adalah perangkat lunak basis data yang mempumyai tingkat
kesulitan yang rendah sehingga dapat memudahkan penulis dalam
maka diharapkan agar pihak yang menguasai bidang teknologi informasi
untuk melakukan pelatihan kepada operator-operator yang ditunjuk agar
dapat menggunakan aplikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Disarankan kepada operator/user agar melakukan back up data
(penyimpanan cadangan) untuk menghindari kehilangan data karena
gangguan di luar perkiraan.
3. Untuk user penulis menyarankan untuk menggunakan aplikasi yang
penulis buat secara bijak sehingga dapat bermanfaat bagi pengelolaan data
kepegawaian di Pabrik gula Lestari.
4. Sistem aplikasi kepegawaian ini sangat bermanfaat dalam pengelolaan data
kepegawaian. Maka bagi siapapun yang berminat untuk mengembangkan
sistem ini secara lebih lanjut, dan memperbaiki kekurangan yang ada
secara lebih lanjut penulis sarankan untuk menambahkan fitur
pengelolaan data pegawai sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan
yang sedemikian rupa, sistem masih mampu mengkoordinir segala
kebutuhan pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Kusrini. M.Kom.. 2007. Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset
Kadir, Abdul. 2009. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset
McLeod, Reymond dan George P. Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat
Gaol, Jimmy. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Kristanto, Harianto. Ir. 1994. Konsep dan Perancangan DATABASE. Yogyakarta: Andi
