7 2.1. Administrasi
2.1.1. Pengertian Administrasi
Istilah administrasi mempunyai berbagai macam pengertian atau makna sesuai dengan fokus, kepentingan dan latar belakang dari pembuat definisi, dibawah ini pengertian administrasi menurut beberapa ahli.
Menurut Sondang P.Siagian dalam (Mufiz, 2015) administrasi adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
Sedangkan menurut Daryanto dalam (Muhajir & Nasir, 2014) administrasi adalah “segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut The Liang Gie dalam (Mufiz, 2015) administrasi adalah “segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.
Dari pengertian beberapa ahli diatas ada tiga unsur administrasi yang terdiri dari:
1. Kegiatan yang melibatkan dua orang atau lebih 2. Kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama 3. Terdapat tujuan tertentu yang hendak dicapai.
Tiga unsur tersebut berkaitan erat satu sama lain dan terpadu, jika salah satunya tidak ada maka kegiatan tersebut tidak dapat disebut sebagai administrasi.
2.1.2. Fungsi Administrasi
Menurut Quible dalam (Saggaf, 2014) ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yaitu:
1. Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan pengadaan. Biasanya fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari – hari.
2. Fungsi teknis, yaitu administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, keterampilan perkantoran yang memadai, seperti dapat menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, serta kemampuan untuk mengambil keputusan seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab menjalankan keputusan yang dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisa sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer pada suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.
2.2. Distribusi Barang
2.2.1. Pengertian Distribusi Barang
Dalam rangka untuk menyalurkan barang dan jasa dari produsen kepada konsumen maka perusahaan harus benar-benar memilih atau menyeleksi saluran distribusi yang akan digunakan, sebab kesalahan dalam pemilihan saluran distribusi dapat menghambat usaha menyalurkan barang atau jasa tersebut.
Menurut Philip Kotler dalam (Wibowo & Chairuddin, 2017) distribusi adalah “suatu perangkat organisasi yang mencakup proses membuat produk atau jasa untuk dikonsumsi oleh pengguna bisinis atau konsumen.
Sedangkan menurut Pujawan dalam (Hidayat, 2014) distribusi adalah “bagaimana memindahkan dan menyimpan barang dari sumber (source) untuk sampai ke tujuan (destination) dengan tujuan meminimalkan transportasi dan biaya pengiriman.
Sedangkan menurut David A Revzan dalam (Sitorus & Sitorus, 2017) distribusi adalah suatu jalur yang dilalui oleh arus barang-barang dari produsen ke perantara dan akhirnya sampai kepada pemakai.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan distribusi merupakan jalur yang dipakai oleh pengusaha untuk memindahkan produk mereka melalui suatu
lembaga yang mereka pilih baik secara langsung maupun tidak langsung untuk sampai kepada konsumen.
2.3. Transportasi
2.3.1. Pengertian Transportasi
Menurut Jinca dalam (Wibowo & Chairuddin, 2017) menegaskan bahwa transportasi merupakan kegiatan mengangkut atau memindahkan muatan (barang dan penumpang) dari suatu tempat ke tempat lain, yang sangat vital bagi perekonomian dan pembangunan serta fasilitas penunjang (supporting facility) terhadap pengembangan dan pertumbuhan sektor-sektor lain.
Sedangkan menurut Salim (2013:6) transportasi dapat dilihat dalam dua kategori yaitu:
1. Pemindahan bahan-bahan dan hasil produksi dengan menggunakan alat angkut. 2. Mengangkut penumpang dari suatu tempat ketempat lain.
Dengan ini dapat disimpulkan bahwa definisi transportasi adalah kegiatan pemindahan barang dan penumpang dari suatu tempat ke tempat lain.
2.3.2. Sistem Transportasi
Menurut menurut salim (2013:8) Sistem transportasi terdiri dari “angkutan muatan (barang) dan manajemen yang mengelola angkutan tersebut. Sistem yang digunakan untuk mengangkut barang-barang dengan mengunakan alat angkut tertentu dinamakan moda transportasi”.
Dalam pemanfaatan transportasi ada tiga moda yang dapat digunakan menurut Salim (2013:8) yaitu:
1. Pengangkutan melalu laut 2. Pengangkutan melalui darat 3. Pengangkutan melaui udara
2.3.3. Dokumen Angkut
Pengiriman barang membutuhkan beberapa dokumen dalam pengangkutan yang disebut transportation documents. Dokumen dalam transportasi menurut Salim (2013:40) adalah sebagai berikut:
1. Dokumen pengiriman barang, suatu perusahaan ekspedisi yang melaksanakan pengiriman barang mengunakan shipment document sebagai bukti bagi penerima barang bahwa barang tersebut telah diangkut oleh perusahaan ekspedisi.
2. Surat muatan (bill of lading) didalam surat ini diadakan kontrak barang-barang yang diangkut. Pengirim barang akan menyerahkan kepada penerima barang atas dasar perjanjian yang telah dibuat. Jenis-jenis bill of lading yaitu:
a. Bill of lading langsung b. Bill of lading berdasar order c. Surat-surat muatan
3. Dokumen bagi manajemen, dalam pengangkutan barang dikenal juga manajemen dokumen. Ada beberapa jenis manajemen dokumen yaitu:
a. Kontrak, didalam kontrak dijelaskan jangka waktu dan asal/tujuan pengiriman barang.
b. Tarif, untuk angkutan harus jelas tarif yang dihitung untuk pengangkutan tersebut
c. Polis asuransi, sekama dalam perjalanan barang yang diangkut harus diasuransikan terdiri dari:
1). Asuransi biaya pengangkutan 2). Asuransi atas kerugian barang 3). Asuransi atas kerusakan barang
d. Biaya-biaya/cost freight, dalam pengangkutan diperhitungkan adalah biaya dan uang tambang
e. CIF (cost insurance and freight), selama dalam pengankutan yang diperhitungkan adalah biaya asuransi dan uang tambang
f. Frangko gudang artinya pengirim atau penjual barang hanya akan bertanggung jawab atas barang sampai masuk ke dalam gudang
g. Manifest yaitu surat muatan yang dibawa oleh nahkoda kapal memuat seluruh barang-barang dan penumpang yang diangkut.
2.4. Freight Forwarder
2.4.1. Definisi Freight Forwarder
Menurut Keputusan Menteri Perhubungan No. 10 Tahun 1988 dalam (Syahputra, 2018) Jasa pengurusan transportasi Freight Forwarding adalah usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan pemilik barang untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut atau udara yang dapat mencakup kegiatan : Penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, penandaan, pengukuran, penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, perhitungan biaya angkutan, klaim, asuransi atas pengiriman barang serta
penyelesaian tagihan dan biaya-biaya lainnya berkenaan dengan pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterimanya barang oleh yang berhak menerimanya.
2.4.2. Pihak-Pihak yang Terlibat Freight Forwarder
Untuk melaksanakan pekerjaan sehari-harinya forwarder akan melibatkan stakeholder tertentu agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar menurut (Syahputra, 2018), mereka adalah:
1. Pemilik barang.
2. Pihak Stevedore atau di Indonesia disebut Perusahaan Bongkar Muat (PBM). 3. Cargo Surveyor pemeriksa barang di pelabuhan.
4. Asuransi dan Bank dalam hal dokumentasi dan keamanan barang serta sistem barang yang terkait.
5. Badan dan instansi pemerintah seperti Bea Cukai, Kementerian Perdagangan, dan Kementerian Perhubungan.
2.4.3. Jenis-jenis Freight Forwarder
Freight Forwarder dapat diklasifikasikan dan digolongkan sesuai dengan tingkat profesionalisme dalam melaksanakan proses penanganan dan pengiriman barang serta ketersediaan agen sebagai mitra usahanya di luar negeri menurut (Syahputra, 2018) berikut golongan freight forwarder :
1. Atas dasar operasional jenis forwarder yang termasuk pada jenis ini adalah Pengiriman barang oleh forwarder hanya dapat dilaksanakan dengan menggunakan sarana angkutan yang telah ditetapkan sebelumnya, yaitu dengan
melihat bentuk, kemasan, berat, dan isi barang bersangkutan.
2. Atas dasar sarana angkutan jenis perusahaan freight forwarder atas dasar sarana angkutan adalah :
a. Sea Freight Forwarder
Kegiatan sea freight forwarder mengkhususkan kegiatan usahanya pada pengiriman barang muatan melalui angkutan laut atau melalui kombinasi antara angkutan darat lainnya
b. Air Freight Forwarder
Transportasi udara adalah komponen vital bagi banyak jaringan logistik internasional. Pengangkutan melalui jalur udara ini melibatkan integrasi informasi, transportasi, persediaan, pergudangan, penanganan material, dan kemasan. Lokasi kegiatan air freight forwarder berada di sekitar bandar udara, baik penyelesaian dokumen, penumpukan barang serta lalu lintasnya. c. Rail and Inland Freight Forwarder
Rail and inland freight forwarder yaitu kegiatan usaha sektor angkutan darat dengan menggunakan jasa angkutan kereta api dan sarana angkutan lainnya.
d. CombinedTransport Operator
Combined transport operator merupakan sarana angkutan freight forwarding yang mengkombinasikan laut, udara, kereta api dan truk.
