AKUN-AKUN DAN GOLONGAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PEMBELIAN DAN AKUN-AKUN DAN GOLONGAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN
PEMBAYARAN
Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk pembelian
pembelian tersebut tersebut telah telah disajikan disajikan secara secara wajar wajar sesuai sesuai dengan dengan standar standar akuntansi akuntansi keuangan.keuangan. Ada tiga kelompok transaksi yeng tercakup dalam siklus ini, yaitu:
Ada tiga kelompok transaksi yeng tercakup dalam siklus ini, yaitu:
1.
1. Pembelian barang dan jasaPembelian barang dan jasa 2.
2. Pengeluaran kasPengeluaran kas 3.
3. Retur pembelian dan potongan pembelianRetur pembelian dan potongan pembelian
Untuk setiap akun kontrol, juga diberikan contoh akun pembantu beban yang bersangkutan. Untuk setiap akun kontrol, juga diberikan contoh akun pembantu beban yang bersangkutan. Jelas kiranya bahwa banyak akun yang terlibat dalam siklus. Oleh karena itu tidak Jelas kiranya bahwa banyak akun yang terlibat dalam siklus. Oleh karena itu tidak mengherankan apabila pengauditan siklus pembelian dan pembayaran seringkali lebih mengherankan apabila pengauditan siklus pembelian dan pembayaran seringkali lebih memakan waktu dibndingkan siklus-siklus lainnya.
memakan waktu dibndingkan siklus-siklus lainnya.
FUNGSI-FUNGSI BISNIS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN DALAM SIKLUS FUNGSI-FUNGSI BISNIS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN DALAM SIKLUS PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN
PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN
Siklus pembelian dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang diperlukan Siklus pembelian dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi perusahaan. Siklus tersebut untuk memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi perusahaan. Siklus tersebut biasanya dimulai
biasanya dimulai dengan pengajuan dengan pengajuan permintaan pembeliapermintaan pembelian oleh n oleh seorang pegawai seorang pegawai berwenangberwenang yang membutuhkan barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat yang membutuhkan barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat yang diterima. Permintaan barang atau jasa oleh pegawai kliean adalah titik awal dari siklus. yang diterima. Permintaan barang atau jasa oleh pegawai kliean adalah titik awal dari siklus. Formulir permintaan dan persetujuan yang diwajibkan tergantung pada sifat barang dan jasa Formulir permintaan dan persetujuan yang diwajibkan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan.
serta kebijakan perusahaan.
PEMBUATAN ORDER PEMBELIAN PEMBUATAN ORDER PEMBELIAN
Pengajuan permintaan untuk membeli barang atau jasa oleh pejabat perusahaan klien adalah Pengajuan permintaan untuk membeli barang atau jasa oleh pejabat perusahaan klien adalah awal siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada sifat awal siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada sifat brang
brang dan dan jasa jasa serta serta kebijakan kebijakan yang yang diterapkan diterapkan perusahaan. perusahaan. Dokumen-dokumen Dokumen-dokumen yang yang lazimlazim digunakan meliputi:
digunakan meliputi:
1.
1. Permintaan PembelianPermintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh pejabat
pembelian. Pada perusahaa-perusahaan tertentu seringkali digunakan komputer untuk melakukan pemesanan ketika persediaan gudang mencapai re-order point yang akan melakukan pemesanan secara otomatis.
2. Order Pembelian
Adalah dokumen yang mengidentifikasikan deskripsi, jumlah, dan informasi terkait untuk barang dan jasa yang akan dibeli prusahaan. Dokumen ini seringkali digunakan untuk menunjukkan otorisasi guna mendapatkan barang dan jasa. Perusahaan- perusahaan seringkali menyerahkan pesanan pembelian elektronik ke pemasok yang
mengatur pertukaran data secara elektronik (EDI).
Penerimaan Barang dan Jasa
Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling kritis didalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali untuk mengakui pembelian dan utangyang bersangkutan. Ketika barang diterima, agar kontrol berjalan baik, diperlukan pemeriksaan tentang deskripsi, kuantitas, tanggal penerimaan, dan kondisi barang yang diterima.
Pengakuan Kewajiban (utang)
Pengakuan kewajiban yang tepat atas barang dan jasa yang telah diterima menuntut adanya pencatatan yang tepat dan akurat. Pencatatang pertama kali mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas yang sesungguhnya. Oleh karena itu perusahaan harus seksama dalam memasukan semua transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sungguh-sungguh terjadi, dengan jumlah yang benar. Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim digunakan adalah :
1. Faktur dari Pemasok
Faktur dari pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual dan menunjukan jumlah yang terutang yang berasal yang berasal dari pembelian barang dan jasa. Dokumen tersebut menyebutkan deskripsi barang atau jasa, kuantitas barang dan jasa yang diterima, harga (termasuk biaya) pengangkutan, ketentuan tentang potongan harga, tanggal faktur, dan total harga faktur.
2. Memo Debet
Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukan pengurangan atas jumlah yang terutang yang disebabkan karena adanya pengembalian
(retur barang) ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga. Dokumen ini mirip dengan faktur, tetapi menjadi pendukung atas pengurangan kewajiban, bukan menambah utang.
3. Voucher
Voucher biasanya digunakan dalam suatu organisasi untuk menetapkan cara yang formal dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat agar setiap transaksi pembelian bernomor urut.
4. File Transaksi Pembelian
File transaksi pembelian adalah file yang dihasilkan komputer yang mencakup semua transaksi pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu, misalnya suatu hari, satu mingggu, atau sebulan.
5. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dihasilkan dari file transaksi pembelian dan biasanya berisi nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi, seperti reparansi
dan pemeliharaan, persediaan, atau kelompok akun lainnya. 6. Master File Utang Usaha
Master file utang usaha mencatat transaksi pembelian, pengeluaran, kas, dan retur pembelian untuk setiap pemasok. Master file ini dimutahirkan (update) dari file transaksi
komputer untuk pemebelian, retur pembelian, dan pengeluaran kas. 7. Daftar Utang Usaha
Daftar utang usaha sesuai dengan namanya, berisi daftar daftar jumlah yang terutang kepada masing-masing pemasok atau setiap faktur, atau voucher pada suatu saat tertentu. Daftar ini dibuat langsung dari master file utang usaha.
8. Laporan dari Pemasok (Vendor’s statement)
Laporan dari pemasok adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok setiap akhir bulan dan menunjukan saldo awal, pembelian, retur pembelian, dan pembayaran kepemasok tersebut, serta saldo akhir. Saldo dan aktivitas tersebut adalah laporan yang dibuat pemasok (bukan klien). Jumlah saldo menurut master file utang usaha seharusnya sama dengan saldo yang ditunjukan dalam laporan pemasok, kecuali bila ada kerancuan antara pemasok dengan klien atau bila ada selisih akibat faktor waktu.
9. Check
Dokumen ini biasanya digunakan untuk pembayaran pembelian pada saat kewajiban jat uh tempo.
File ini dihasilkan Komputer yang meliputi seluruh transaksi pengeluaran kas yang diolah sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu, mungkin perhari, per minggu, per bulan. 11. Jurnal Pengeluaran Kas
Ini adalah daftar laporan yang dihasilkan dari file transaksi pengeluaran kas yang mencakup seluruh transaksi pada suatu periode waktu tertentu.
METODOLOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI
Dalam Pengauditan pada umumnya, akun-akun yang paling banyak menyerap waktu pemeriksaan adalah piutang usaha, persediaan, aset tetap, utang usaha, dan akun beban. Apabila auditor dapat mengurangi pengujian rinci saldo dengan menggunakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi untuk memeriksa efektivitas pengendalian internal atas pembelian dan pengeluaran kas, maka waktu yang bisa dihemat
akan sangat signifikan.
Pengujian pengendalian dan pengujian substatif transaksi untuk siklus pembelian dan pembayaran terbagi dalam dua bagian besar berikut :
1. Pengujian pembelian, yang berkaitan dengan tiga dari empat fungsi bisnis yang telah disinggung diatas, yakni; order pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan pengakuan utang.
2. Pengujian pengeluaran kas, yang berkaitan dengan fungsi keempat yakni; pengolahan dan pencatatan pengeluaran kas.
Pemahaman Pengendalian Internal
Pemahaman tentang pengendalian internal untuk siklus pembelian dan pembayaran sebagai bagian dari prosedur penilaian resiko, dapat diproleh auditor dengan mempelajari bagan alir yang berlaku pada perusahaan klien, mereview daftar pertanyaan pengendalian internal dan melaksanakan pengujian mengikuti jejak transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Prosedur untuk mendapatkan pemahaman pengendalian internal tentang siklus pembelian dan pembayaran serupa dengan prosedur yang dilaksanakan untuk siklus lainya,
sebagaimana telah dijelaskan pda bab-bab sebelumnya.
Selanjutnya dilakukan pemeriksaan atas pengendalian internal kunci untuk setiap fungsi bisnis seperti telah dijelaskan pada awal bab ini, yaitu: otorisasi pembelian, pemisahan antara penyimpan barang yang diterima dari fungsi-fungsi lainnya, ketepatan waktu pencatatan dan review independen atas transaksi, serta otorisasi pembayaran kepada pemasok.
Otorisasi Pembelian
Pemberian otorisasi yang tepat untuk pembelian menjamin bahwa barang dan jasa yang dibeli sungguh-sungguh barang yang dibutuhkan perusahaan dan dengan demikian menghindarkan terjadinya pembelian yang berlebihan atau tidak diperlukan. Banyak perusahaan mensyaratkan berbagai tingkat otorisasi untuk pembelian yang berbeda atau
menurut jumlah rupiahnya.
Pemisahan Pemegang Aset dan Fungsi Lainnya
Kebanyakan perusahaan memiliki bagian penerimaan yang harus membuat laporan penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan diperiksa. Salah satu copy biasanya dikirimkan ke gudang bahan baku dan lembar lainnya dikirim ke bagian utang untuk
memberi informasi yang mereka butuhkan.
Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen atas Transaksi
Pada sejumlah perusahaan pencatatang utang yang timbul dari transaksi pembelian dilakukan ketika barang atau jasa diterima. Pada perusahaan lainnya, pencatatan ditangguhkan hingga faktur dari pemasok diterima. Cara manapun yang dipakai, bagian utang bertanggung jawab untuk mencermati ketepatan pembelian. Hal ini dilakukan dengan membandingkan rincian dalam order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok untuk menentukan bahwa uraian/deskripsi, harga, kuantitas, termin dan biaya pengangkutan dalam faktur penjual adalah benar.
Otorisasi Pembayaran
Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi :
1. Penandatanganan check oleh individu yang diberi otorisasi oleh perusahaan
2. Pemisahan tanggungjawab untuk menandatangani check dan melaksanakan fungsi utang usaha.
3. Pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung, oleh penandatanganan check sebelum suatu check ditandatangani.
Check harus bernomor urut tercetak untuk mempermudahkan pengawasan penggunaan check dan dicetak pada kertas khusus untuk mempersulit pengubahan nama penerima atau jumlah rupiahnya, jika check tersebut akan disalahgunakan seseorang. Perusahan harus melakukan pengaasan fisik atas blanco check, check yang dibatalkan, maupun check yang sudah ditandatangani.
Menentukan Luasnya Pengujian Pengendalian
Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan defisiensinya, auditor bisa menilai resiko pengendalian. Apabila auditor bermaksud untuk mendukung penilaian pendahuluan dibawah maksimum, auditor melakukan pengujian pengendalian
untuk mendapatkan bukti bahwa pengendalian telah beroperasi dengan efektif.
MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTATIF GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PEMBELIAN
Meringkas pengendalian internal kunci, pengujian pengendalian yang lazim dilakukan, dan pengujian substatif golongan transaksi yang biasa dilakukan untuk setiap tujuan audit transaksi.
Bukti audit untuk suatu perikatan audit akan bervariasi tergantung pada pengendalian internal serta keadaan lainnya. Efisiensi audit yang signifikan akan tercapai
dalam audit apabila pengendalian beroperasi secara efektif.
1. Pembelian Terbukukan adalah untuk Barang dan Jasa yang Diterima (Keterjadian) Apabila auditor puas bahwa pengendalian cukup untuk tujuan ini, pengujian untuk memeriksa adanya transaksi yang tidak tepat dan pencatatan transaksi yang tidak pernah terjadi bisa sangat dikurangi.
2. Pembelian yang Terjadi telah Dibukukan (Kelengkapan)
Kegagalan mencatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang usaha kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji. Oleh karena itu, auditor harus memandang hal ini sebagai tujuan yang penting.
Luas pengujian rinci pada kebanyakan akun neraca dan akun beban tergantung pada evaluasi auditor tentang efektivitas pengendalian internal atas ketelitian pencatatan
transaksi pembelian.
4. Pembelian Digolongkan dengan Benar (Penggolongan)
Pengujian rinci akun indivudual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin bahwa pengendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan memadai
mengenai penggolongan yang benar didalam jurnal pembelian.
PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PENGELUARAN KAS
Auditor biasanya melaksanakan pengujian pembelian dan pengeluaran kas pada saat yang sama. Untuk transaksi-transaksi tertentu yang dipilih dari jurnal pembelian untuk diperiksa. Faktur penjual, laporan penerimaan barang, dan dokumen pendukung lainnya diperiksa pada saat yang sama. Dengan demikian verifikasi dilakukan secara efisien tanpa mengurangi efektivitas pengujian.
SAMPLING ATRIBUT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI
Mengingat betapa pentingnya pengujian pengendalian dan pengujian golongan transaksi untuk pembelian dan pembayaran, maka penggunaan sampling atribut menjadi sangat lazim dilakukan.
METODELOGI UNTUK PERANCANGAN PENGUJIAN RINCI SALDO UNTUK UTANG USAHA
Karena hampir semua transaksi dalam siklus pembelian dan pembayaran mengalir melalui akun utang usaha, akun ini sangat kritikal dalam setiap audit atas siklus pembelian dan pembayaran. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar yang timbul dari pembelian barang dan jasa yang telah diterima dalam kegiatan normal perusahaan.
MENGIDENTIFIKASI RISIKO BISNIS KLIEN YANG MEMPENGARUHI UTANG USAHA (TAHAP I)
Akhir-akhir ini banyak perusahaan fokus pada upaya memperbaiki manajemen aktivitas rantai pemasokan yang telah mengubah berbagai hal dalam rangka rancangan sistem yang digunakan untuk menginisiasi dan mencatat aktivitas pembelian dan pembayaran.
MENETAPKAN MATERIALITAS KINERJA DAN MENILAI RESIKO INHEREN (TAHAP I)
Seperti halnya piutang usaha, sejumlah besar transaksi bisa mempengaruhi utang usaha. Saldonya seringkali berjumlah besar dan meliputi sejumlah besar pemasok dan biasanya akan mahal bila harus mengaudit semua akun tersebut.
MENILAI RISIKO PENGENDALIAN DAN MERANCANG SERTA
MELAKSANAKAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN
SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI (TAHAP I DAN II)
Setelah auditor menetapkan materialitas kinerja risiko inheran untuk utang usaha, mereka menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman atas pengendalian internal. Pengujian substantif yang dilakukan auditor pada akhirnya akan tergantung pada efektivitas pengendalian internal yang berkaitan dengan utang usaha. Oleh karena itu, auditor harus memiliki pemahaman yang dalam tentang bagaimana pengendalian yang berhubungan dengan utang usaha.
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PROSEDUR ANALITIS (TAHP III)
Auditor harus membandingkan total beban tahun ini dengan tahun sebelumnya untuk menemukan kesalahan penyajian dalam utang usaha maupun dalam akun beban. Karena penggunaan pembukuan berpasangan (double entry accounting), suatu kesalahan penyajian dalam akun beban dan biasanya juga akan berakibat kesalahan penyajian yang
sama pada akun utang usaha.
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PENGUJIAN RINCI SALDO AKUN UTANG USAHA (TAHAP III)
Tujuan keseluruhan audit utang usaha adalah untuk menentukan apakah saldo utang usaha telah disajikan secara wajar dan diungkapkan dengan tepat.
Ada perbedaan penting dalam penekanan audit atas liabilitas dan aset. Apabila auditor mengaudit aset, auditor akan menekankan pada lebih saji melalui verifikasi dengan komfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen pendukung.
Karena penekanan audit pada kurang saji pada akun-akun liabilitas, pengujian sesudah tanggal neraca sangat penting artinya bagi utang usaha.
Periksalah Dokumen Pendukung untuk Pengeluaran Kas Sesudah Tanggal Neraca
Auditor memeriksa dokumen pendukung untuk pengeluaran kas sesudah tanggal neraca untuk menentukan apakah pengeluaran kas itu untuk membayar utang dari periode ini (periode yang diperiksa).
Periksalah Dokumen Pendukung untuk Faktur Tagihan yang Belum Dibayar Sampai Beberapa Minggu Setelah Akhir Tahun
Auditor melakukan prosedur ini di periode berikutnya dengan cara yang sama seperti prosedur diatas untuk tujuan yang sama.
Telusur Laporan Penerimaan Barang yang Diterbitkan Sebelum Akhir Tahun dengan Faktur Penjual yang Bersangkutan
Semua barang yang diterima sebelum akhir tahun buku harus dimasukan sebagai utang usaha.
Telusur Laporan Dari Pemasok Yang Menunjukan Saldo Terutang Ke Daftar Saldo Utang Usaha
Apabila klien menyimpan arsip laporan bulanan dari pemasok, auditor dapat menelusur setiap laporan yang menunjukan saldo terutang pada setiap tanggal neraca ke daftar utang usaha, untuk memastikan telah dimasukan sebagai utang usaha.
Pengiriman Konfirmasi Kepada Pemasok Yang Memiliki Hubungan Bisnis Dengan Klien
Meskipun pengiriman konfirmasi untuk utang usaha tidak begitu lazim dibandingkan dengan konfirmasi untuk piutang usaha, namun auditor dapat menggunakan prosedur ini jika dipandang perlu untuk menguji jangan-jangan nama pemasok tidak tercantum.
Pengujian Pisah Batas
Pengujian pisah batas utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang dibukukan beberapa hari sebelum dan beberapa hari sesudah tanggal neraca telah di bukukan pada periode yang tepat.
DAFTAR PUSTAKA
Jusup, Al.Haryono. 2014. AUDITING (Pengauditan Berbasis ISA). Cetakan Pertama. EDISI II. Yogjakarta: Unit Penerbitan dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN
