ANALISIS Penybab

(1)

ANALISIS

PENYEBAB MASALAH

(2)

Pengertian



 _{proses yang dilakukan sekelompok orang}_{proses yang dilakukan sekelompok orang}

dengan menggunakan metode tertentu, untuk dengan menggunakan metode tertentu, untuk menentukan dan mencari penyebab utama

menentukan dan mencari penyebab utama masalah tersebut.

masalah tersebut. 

 _{dilakukan untuk menjawab pertanyaan tentang}_{dilakukan untuk menjawab pertanyaan tentang} penyebab masalah utama.

penyebab masalah utama. 

 _{mencari penyebab lain dari masalah sehingga}_{mencari penyebab lain dari masalah sehingga} dapat menyusun rencana kegiatan yang lebih dapat menyusun rencana kegiatan yang lebih spesifik dan mampu menyelesaikan masalah. spesifik dan mampu menyelesaikan masalah.

(3)

Metode



 _{Diagram Tulang Ikan (}_{Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams}_{Fishbone Diagrams}

atau

atau Ishikawa DiagramsIshikawa Diagrams atauatau Cause Effect Cause Effect Diagrams

Diagrams););



 _{Pohon Masalah;}_{Pohon Masalah;}



(4)

Proses



_{Focus Group Discussion}

_{Focus Group Discussion (FGD);}

_(FGD);



(5)

Diagram Tulang Ikan



_{suatu cara untuk menganalisis suatu}

masalah dengan mengkatagori penyebab

potensial yang menyebabkan masalah

tersebut



_{berbentuk tulang ikan}



_{Ishikawa Diagrams}



(6)

Kelebihan diagram tulang ikan



_{Lebih terstruktur;}



_{Mengkatagorikan berbagai sebab}

potensial dari suatu masalah dengan

cara yang sistematik;



_{Mengajarkan pada tim dan individu}

mengenai proses serta prosedur yang

berlaku atau yang baru.

(7)

Kekurangan diagram tulang ikan



_{tulang ikan belum menggambarkan sebab}

yang sebenarnya (paling mungkin) harus

didukung data.

(8)

Penggunaan



 _{Melakukan identifikasi penyebab masalah;}_{Melakukan identifikasi penyebab masalah;} 

 _{Mengkatagorikan berbagai sebab potensial}_{Mengkatagorikan berbagai sebab potensial} suatu masalah dengan cara yang sistematik; suatu masalah dengan cara yang sistematik; 

 _{Mencari akar penyebab masalah;}_{Mencari akar penyebab masalah;} 

 _{Menjelaskan hubungan sebab akibat suatu}_{Menjelaskan hubungan sebab akibat suatu} masalah.

(9)

Pedoman Pelaksanaan



 _{Identifikasi semua penyebab yang relevan berdasarkan}_{Identifikasi semua penyebab yang relevan berdasarkan fakta}_fakta

dan data; dan data;



 _{Karakteristik yang diamati benar-benar nyata berdasarkan}_{Karakteristik yang diamati benar-benar nyata berdasarkan}

fakta, dapat diukur atau diupayakan dapat diukur; fakta, dapat diukur atau diupayakan dapat diukur;



 _{Dalam diagram tulang ikan, faktor-faktor yang terkendali}_{Dalam diagram tulang ikan, faktor-faktor yang terkendali}

sedapat mungkin seimbang peranan atau bobotnya; sedapat mungkin seimbang peranan atau bobotnya;



 _{Faktor penyebab yang ditemukan adalah yang mungkin}_{Faktor penyebab yang ditemukan adalah yang mungkin dapat}_dapat

diperbaiki,

diperbaiki, bukan bukan yang yang tidak tidak mungkin mungkin diperbaiki diperbaiki atauatau diselesaikan;

diselesaikan;



 _{Dalam men}_{Dalam menyelesaikan fakta}_{yelesaikan fakta dimulai pad}_{dimulai pada tulang}_{a tulang yang}_{yang kecil,}_kecil,

selanjutnya akan

selanjutnya akan memperbaiki faktmemperbaiki faktor tulang or tulang besar yang besar yang akanakan menyelesaikan masalah;

menyelesaikan masalah;



 _{Perlu dicatat masukan yang diperoleh selama pertemuan}_{Perlu dicatat masukan yang diperoleh selama pertemuan}

dalam pembuatan diagram tulang ikan. dalam pembuatan diagram tulang ikan.

(10)

Kajian masalah Kajian masalah Banyaknya obat Banyaknya obat Kelompok A yang Kelompok A yang Stagnant terancam Stagnant terancam Expired dalam Expired dalam penyimpanan penyimpanan sebesar 50% di sebesar 50% di Gudang logistik Gudang logistik RS Kusta Kediri RS Kusta Kediri Tahun 2005 Tahun 2005 MAN MAN METHODE METHODE MATERIAL MATERIAL MATERIAL MATERIAL MARKET

MARKET MONEYMONEY MACHINEMACHINE

Jumlah Personil Jumlah Personil

Pelaksanaan Job Dis Pelaksanaan Job Dis Sistem Informasi Sistem Informasi Distribusi Distribusi Penyimpanan Penyimpanan Penggunaan Penggunaan Standar therapi Standar therapi Tdk ada Formularium Tdk ada Formularium Perencanaan Perencanaan Tdk ada SOP Tdk ada SOP Pengadaan (D Pengadaan (D roppingropping)) tdk tepat jumlah

tdk tepat jumlah tidak tepat harga tidak tepat harga

tidak tepat waktu tidak tepat waktu

tidak tepat kualitas tidak tepat kualitas

Software belum ada Software belum ada

Rak penyimpanan kurang Rak penyimpanan kurang

Dana dari Pemerintah Dana dari Pemerintah Jumlah pasien

Jumlah pasien

Kebijakan obat dari Dinkes Prop Kebijakan obat dari Dinkes Prop

JATIM JATIM Kepatuhan user Kepatuhan user Evaluasi kurang Evaluasi kurang

(11)

Pohon Masalah



 _{suatu cara untuk menggambarkan suatu}_{suatu cara untuk menggambarkan suatu}

jawaban yang banyak atas suatu masalah, atau jawaban yang banyak atas suatu masalah, atau

merinci masalah yang pokok menjadi merinci masalah yang pokok menjadi pertanyaan lagi, karena itu ada yang

pertanyaan lagi, karena itu ada yang menyebut “menyebut “ why-why tree diagram

why-why tree diagram “ atau ““ atau “five why treefive why tree diagram

diagram”.”. 

 _{Selanjutnya dirinci lagi bagaimana sehingga}_{Selanjutnya dirinci lagi bagaimana sehingga} ada yang menyebut “

(12)

Kelebihan pohon masalah



_{proses analisis dan penentuan penyebab}

masalah semakin jelas dan komprehensif.

(13)

Kekurangan pohon masalah



_{membutuhkan waktu yang banyak dan jika}

masalah semakin kompleks akan lebih

sulit dalam menentukan penyebab utama

masalah

(14)

Proses pelaksanaan pohon

masalah



 _{Membuat kerangka pohon masalah;}_{Membuat kerangka pohon masalah;} 

 _{Menentukan masalah yang akan}_{Menentukan masalah yang akan dianalisi}_dianalisis;_s; 

 _{Menuliskan masalah dan menempatkan dalam kotak}_{Menuliskan masalah dan menempatkan dalam kotak} paling atas pada diagram;

paling atas pada diagram; 

 _Mengidenti_{Mengidentifikasi penyebab dari}_{fikasi penyebab dari masalah yang telah}_{masalah yang telah} ditentukan melalui FGD atau

ditentukan melalui FGD atau brainstorming;brainstorming; 

 _{Dengan cara yang sama seperti}_{Dengan cara yang sama seperti langkah 4, dilakukan}_{langkah 4, dilakukan} analisis penyebab masalah sampai tidak terjawab

analisis penyebab masalah sampai tidak terjawab pertanyaan, apa yang menjadi penyebab tersebut pertanyaan, apa yang menjadi penyebab tersebut melalui proses FGD maupun

(15)

SASARAN SUBBAG UMUM DAN REKAM MEDIS SASARAN SUBBAG UMUM DAN REKAM MEDIS

BELUM TERCAPAI SECARA OPTIMAL BELUM TERCAPAI SECARA OPTIMAL

BELUM TERTIBNYA BELUM TERTIBNYA ADMINISTRASI BARANG ADMINISTRASI BARANG PETUGAS KURANG PETUGAS KURANG DISIPLIN DISIPLIN SARANA KURANG SARANA KURANG MEMADAI MEMADAI KESULITAN KESULITAN MENGINVENTARISIR MENGINVENTARISIR BARANG BARANG PENGELOLAAN PENGELOLAAN BARANG KURANG BARANG KURANG TERTIB TERTIB BARANG INVENTARIS BARANG INVENTARIS SERING SERING PINDAH TEMPAT PINDAH TEMPAT BARANG INVENTARIS BARANG INVENTARIS BELUM BERLABEL BELUM BERLABEL POHON MASALAH POHON MASALAH a a bb cc MU MU 11 MPD 2 MPD 2 MSD 3 MSD 3 a a bb cc akibat akibat sebab sebab 4 4

(16)

Analisis Penyebab Utama

Masalah



_{Metode yang bisa digunakan adalah}

Scoring Technique

Scoring Technique,, Brainstorming

Brainstorming ,, Focus

Focus

Group Discussion

Group Discussion (FGD) dan

(FGD) dan Nominal

Nominal

Group Technique

(17)

Scoring Technique

Scoring Technique (Metode

(Metode

Skoring)



_{menggunakan beberapa kriteria}

pengukuran sehingga disebut sebagai

metode

(18)

Langkah-langkah

1

1.. PPeenneettaappaan n ttuujjuuaann

Penetapan tujuan dalam metode skoring lebih dipusatkan pada Penetapan tujuan dalam metode skoring lebih dipusatkan pada sasaran yang dapat diukur atau target.

sasaran yang dapat diukur atau target. 2

2.. PPeenneettaappaan n kkrriitteerriiaa

Kriteria adalah refleksi atau penjabaran indikator yang digunakan Kriteria adalah refleksi atau penjabaran indikator yang digunakan untuk mengukur adanya masalah. Kriteria ini dianjurkan apabila data untuk mengukur adanya masalah. Kriteria ini dianjurkan apabila data atau informasi masalah bersifat kualitatif atau semi-kuantitatif. Apabila atau informasi masalah bersifat kualitatif atau semi-kuantitatif. Apabila data atau informasi sudah kuantitatif maka kriteria tidak diperlukan, data atau informasi sudah kuantitatif maka kriteria tidak diperlukan, dan langsung pada perhitungan menurut besarnya masalah.

dan langsung pada perhitungan menurut besarnya masalah. 3.

3. PPenenetetapapan an bbobobot ot kkririteteriria a atatau au sskokor r ninilalaii

Bobot menggambarkan derajat kepentingan kriteria, masing-masing Bobot menggambarkan derajat kepentingan kriteria, masing-masing kriteria pada metode skoring bobotnya sama. Bila bobot kriteria

kriteria pada metode skoring bobotnya sama. Bila bobot kriteria

dipertimbangkan, maka hasil akhir nilai adalah perkalian bobot x nilai. dipertimbangkan, maka hasil akhir nilai adalah perkalian bobot x nilai.

(19)

Lanjutan Langkah-langkah

4.

4. Inventarisasi masalah atau alternatif prioritas masalahInventarisasi masalah atau alternatif prioritas masalah

adalah daftar masalah yang telah diidentifikasi pada analisis situasi. adalah daftar masalah yang telah diidentifikasi pada analisis situasi. Untuk menyusun prioritas masalah maka buat

Untuk menyusun prioritas masalah maka buat matrik antaramatrik antara masalah dan kriteria yang digunakan.

masalah dan kriteria yang digunakan.

5

5.. PPeenneettaappaan n sskkoor r ((scoring scoring ))

Setiap masalah dengan kriteria yang ditetapkan harus ditentukan nilai atau Setiap masalah dengan kriteria yang ditetapkan harus ditentukan nilai atau rating

rating , dapat dimulai dari 1 sampai 5. Rating kriteria untuk satu masalah:, dapat dimulai dari 1 sampai 5. Rating kriteria untuk satu masalah: (5)

(5) artinya memberikan kontribusi artinya memberikan kontribusi sangat besar sangat besar pada timbulnya pada timbulnya masalah;masalah; (4)

(4) artinya artinya memberikan memberikan kontribusi kontribusi besar besar pada pada timbulnya timbulnya masalah;masalah; (3)

(3) artinya memberikan kontribusi artinya memberikan kontribusi cukup cukup besar pada besar pada timbulnya masalah;timbulnya masalah; (2)

(2) artinya memberikan kontribusi artinya memberikan kontribusi kurang besar kurang besar pada timbulnya pada timbulnya masalah;masalah; (1) artinya

(1) artinya memberikan kontribusi sangat memberikan kontribusi sangat kurang besar pkurang besar pada ada timbulnyatimbulnya masalah.

(20)

Lanjutan Langkah-langkah

6

6.. MMaattrriik Kk Keeppuuttuussaann

Keputusan didasarkan pada nilai komposit Keputusan didasarkan pada nilai komposit

atau perkalian atau penjumlahan nilai kriteria. atau perkalian atau penjumlahan nilai kriteria. Nilai komposit terbesar diberi urutan

Nilai komposit terbesar diberi urutan pertama.pertama. 7

7.. KKeeppuuttuussaan fn fininaal (l (prpriiooririttaass))

Keputusan final umumnya mengacu pada Keputusan final umumnya mengacu pada

prioritas pemecahan masalah, karena faktor prioritas pemecahan masalah, karena faktor tenaga, dana, teknologi merupakan kriteria tenaga, dana, teknologi merupakan kriteria terlaksananya program.

(21)

Brainstorming

Brainstorming (Curah pendapat)

(Curah pendapat)



_{suatu teknik yang efektif}

_{suatu teknik yang efektif untuk membantu}

_{untuk membantu}

melakukan identifikasi masalah,

menentukan penyebab masalah dan

mencari cara pemecahan masalah,

merupakan metoda yang digunakan untuk

menggali ide atau pemikiran baru yang

secara efektif melibatkan seluruh anggota

kelompok.

(22)

Kelebihan metoda

Kelebihan metoda brainstorming

brainstorming ::



_{Mendapatkan masalah, penyebab masalah}_{Mendapatkan masalah, penyebab masalah}

dan

dan cara cara pemecahan pemecahan masalah masalah dengandengan cepat;

cepat;



_{Merupakan data primer karena sumber data}_{Merupakan data primer karena sumber data}

dapat langsung diperoleh; dapat langsung diperoleh;



_{Dapat digunakan bila tidak mempunyai data}_{Dapat digunakan bila tidak mempunyai data}

sekunder; sekunder;



_{Menghasilkan ide atau pemikiran baru yang}_{Menghasilkan ide atau pemikiran baru yang}

kreatif dan inovatif dengan cepat. kreatif dan inovatif dengan cepat.

(23)

Kekurangan Metoda

Kekurangan Metoda Brainstorming

Brainstorming

tidak dapat digunakan pada sampel atau

peserta

peserta yang

yang besar

besar serta

serta terjadi

terjadi dan

dan risiko

risiko

terjadinya subyektivitas sangat besar bila

tidak ditunjang dengan data-data yang

ada.

(24)

Manfaat



 _{Dapat digunakan secara efektif untuk memperoleh ide}_{Dapat digunakan secara efektif untuk memperoleh ide} untuk

untuk menentukan menentukan masalah, masalah, identifikasi identifikasi masalah,masalah,

memilih prioritas masalah serta mengajukan alternatif memilih prioritas masalah serta mengajukan alternatif pemecahan masalah;

pemecahan masalah; 

 _{Untuk memperoleh ide atau pemikiran baru dari}_{Untuk memperoleh ide atau pemikiran baru dari} sekelompok

sekelompok orang orang dalam dalam waktu waktu singkat singkat dengandengan menggunakan dua kemampuan (kreatif dan

menggunakan dua kemampuan (kreatif dan intuitif);intuitif); 

 _{Memberikan kesempatan kepada semua anggota}_{Memberikan kesempatan kepada semua anggota} kelompok untuk memberikan konstribusi dan

kelompok untuk memberikan konstribusi dan keterlibatan dalam memecahkan masalah. keterlibatan dalam memecahkan masalah.

(25)

Definisi FGD



_{Focus Group Discussion atau Focus}

Group Discussion (FGD) atau Diskusi

Kelompok Terarah (DKT) adalah bentuk

diskusi yang bersifat informal dan

terstruktur untuk mendiskusikan suatu

masalah tertentu atau membahas

penyelesaian suatu masalah.

(26)

Kelebihan FGD



_{Waktu yang dibutuhkan relatif singkat}

karena topik diskusi terfokus.



_{Dapat memperoleh pendapat yang lebih}

banyak dari peserta.

(27)

Manfaat



_{Diperoleh masukan dari berbagai pihak}

mengenai suatu masalah.

(28)

Proses Pelaksanaan



_{Pemanasan dan perkenalan (15 menit)}



_{Pelaksanaan diskusi (60 menit)}



(29)

Tujuan FGD



_{Evaluasi pelaksanaan SOP}



_{Evaluasi penurunan stagnasi persediaan}



(30)

Tujuan



_{Menyusun SOP}

_Menyusun

_SOP

_{untuk rencana perbaikan}

untuk mengatasi masalah:

untuk mengatasi masalah: Banyaknya

Banyaknya

obat

stagnant

Kelompok obat A yang

terancam

expired

dalam penyimpanan

sebesar 50 % di gudang logistik Rumah

Sakit Kusta Kediri tahun 2005.

(31)

Nominal Group Technique

Nominal Group Technique (NGT)

(NGT)

adalah suatu metode yang dilaksanakan melalui adalah suatu metode yang dilaksanakan melalui suatu forum pertemuan dengan tujuan:

suatu forum pertemuan dengan tujuan: 

 _{Identifikasi masalah dan penentuan prioritas;}_{Identifikasi masalah dan penentuan prioritas;} 

 _{Pemilihan alternatif pemecahan masalah dan}_{Pemilihan alternatif pemecahan masalah dan} penentuan prioritasnya;

penentuan prioritasnya; 

 _{Melibatkan personel pada semua tingkatan}_{Melibatkan personel pada semua tingkatan}

organisasi dalam pengambilan keputusan final. organisasi dalam pengambilan keputusan final.

(32)

Pedoman Pelaksanaan

1.

1. Menuliskan masalah atau pemecahanMenuliskan masalah atau pemecahan

masalahnya, sesuai dengan tujuan forum, masalahnya, sesuai dengan tujuan forum, tanpa diskusi atau tanya jawab;

tanpa diskusi atau tanya jawab;

2.

2. Membuat daftar atau melakukan listing padaMembuat daftar atau melakukan listing pada

hasil no.1 pada

hasil no.1 pada flip-chart;flip-chart;

3.

3. Mendiskusikan hasil no.2;Mendiskusikan hasil no.2; 4.

4. Membuat daftar dan pra-penentuan prioritas;Membuat daftar dan pra-penentuan prioritas; 5.

5. Mendiskusikan hasil no.4;Mendiskusikan hasil no.4; 6.