PEDOMAN / MANUAL MUTU UPTD PKM LANGSA LAMA
TAHUN 2016
I. Pendahuluan
Dalam mencapai derajat kesehatan optimal dibidang kesehatan pada saat ini diupayakan melalui perbaikan mutu pelayanan di fasilitas Puskesmas merupakan fasilitas tingkat pertama yang bertanggung jawab dalam menyediakan pelayanan kesehatan bagi masyarakat melalui penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan.
Upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan harus diselenggarakan secara berkualitas adil dan merata, memuaskan seluruh masyarakat yang menjadi tanggung jawabnya.
Kualitas dan kinerja dalam penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat akan dicapai jika penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat tersebut dikelola dengan baik sesuai dengan standar dan pedoman penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dan peningkatan mutu dan kinerja yang menunjang berkesinambungan.
Penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat harus memperhatikan standar struktur, standar proses penyelenggaraan dan standar hasil. Indikator kinerja upaya kesehatan masyarakat perlu ditetapkan, distandarkan dan diukur secara periodik, dianalisis sebagai dasar untuk melakukan upaya perbaikan mutu dan kinerja yang berkesinambungan.
Penyelenggaraan kesehatan salah satunya dengan mengoptimalkan fungsi Puskesmas. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 75 tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat yang menyatakan bahwa fungsi Puskesmas ada 2 yaitu :
1. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya 2. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya
Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat.Upaya kesehatan tersebut dikelompokkan menjadi dua yakni.
Upaya kesehatan Masyarakat adalah upaya yang ditetapkan berdasarkan komitmen nasional, regional dan global serta yang mempunyai daya ungkit tinggi untuk peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
A. Latar Belakang
Semakin ketatnya persaingan serta pelanggan yang semakin selektif dan berpengetahuan mengharuskan Puskesmas selaku salah satu penyedia jasa pelayanan kesehatan untuk selalu meningkatkan kualitas pelayanannya. Untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan, terlebih dahulu harus diketahui apakah pelayanan yang telah diberikan kepada pasien/pelanggan selama ini telah sesuai dengan harapan pasien/pelanggan atau belum.
Manusia adalah faktor kunci keberhasilan dari suatu pembangunan. Untuk menciptakan manusia yang berkualitas diperlukan suatu derajat kesehatan manusia yang prima sehingga dalam hal ini mutlak diperlukan pembangunan kesehatan. Untuk mendukung pencapaian pembangunan kesehatan pemerintah telah menyediakan beberapa sarana/fasilitas kesehatan beserta tenaga kesehatannya. Salah satu fasilitas kesehatan yang banyak dimanfaatkan masyarakat adalah Puskesmas. Sebagai ujung tombak pelayanan dan pembangunan kesehatan di Indonesia maka Puskesmas perlu mendapatkan perhatian terutama berkaitan dengan mutu pelayanan kesehatan Puskesmas sehingga dalam hal ini Puskesmas terlebih pada Puskesmas yang dilengkapi dengan unit rawat inap dituntut untuk selalu meningkatkan keprofesionalan dari para pegawainya serta meningkatkan fasilitas/sarana kesehatannya untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat pengguna jasa layanan kesehatan.
Pelayanan kesehatan yang bermutu masih jauh dari harapan masyarakat, serta berkembangnya kesadaran akan pentingnya mutu, maka UU Kesehatan Nomor 23 tahun 1992 menekankan pentingnya upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan, khususnya ditingkat Puskesmas.
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah organisasi fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat, dengan peran serta aktif masyarakat dan menggunakan hasil pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul oleh pemerintah dan masyarakat. Upaya kesehatan tesebut diselenggarakan dengan menitikberatkan kepada pelayanan untuk masyarakat luas guna mencapai derajat kesehatan yang optimal,
tanpa mengabaikan mutu pelayanan kepada
perorangan.Pengelolaan puskesmas biasanya berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten dan Kota.
1. Profil Puskesmas
a. Gambaran umum Puskesmas
Sistem manajemen mutu dalam Manual Mutu ini disusun berdasarkan pendekatan proses yang terdiri dari :
1) Proses yang terkait dengan tanggung jawab manajemen (termasuk persyaratan pelanggan);
2) Proses yang terkait dengan tanggung jawab manajemen (termasuk persyaratan pelanggan);
3) Proses realisasi produk; dan
4) Proses pengukuran, analisa dan tindak lanjut (termasuk kepuasan pelanggan)
Gambar 1.Sistem Manajemen Mutu (SMM) dengan pendekatan Model Pendekatan Proses
b. Visi Puskesma
Terwujudnya pelayanaan kesehatan berkwalitas dan terjangkau menuju langsa lama sehat dan mandiri”
c. Misi Puskesmas
1. Memberikan pelayanaan kesehataan yang bermutu,merata dan terjangkau Seluruh lapisan masyarakat langsa lama. 2. Meningkatkan pengetahuan masyarakat langsa lama
dalam bidang kesehataan.
3. Mendorong kemandirian cara hidup sehat masyarakat langsa lama.
4. Melaksanakan pelayanaan kepada masyarakat degan 5 S (senyum,salam,sapa,sopan,santun)
5. Meningkatkan kemitraan internet dan eksternal untuk mencapai tujuan bersama
6. Mengupayakan peningkatan kwalitas hidup masyarakat langsa lama
7. Meningkatkan mutu pelayanaan seluruh program puskesmas langsa lama
d. Struktur Puskesmas
Menurut keputusan menteri kesehatan RI nomor 128/MenKes/RI/SK/II/2004, struktur organisasi puskesmas tergantung dari kegiatan dan beban tugas masing-masing
puskesmas. Penyusunan struktur organisasi puskesmas di satu kabupaten / kota dilakukan oleh Dinas Kesehatan kabupaten/kota, sedangkan penetapannya dilakukan dengan peraturan daerah. Sebagai acuan dapat dipergunakan pola struktur organisasi puskesmas sebagai berikut :
a) Kepala Puskesmas;
b) Unit tata usaha yang bertanggung jawab membantu kepala puskesmas dalam pengelolaan;
i. Data dan informasi
ii. Perencanaan dan penilaian iii. Keuangan
iv. Umum dan kepegawaian
c) Unit pelaksana teknis fungsional puskesmas: Upaya kesehatan masyarakat, termasuk pembinaan terhadap UKBM, dan Upaya kesehatan perorangan; dan
d) Jaringan pelayanan puskesmas: Unit puskesmas pembantu, Unit puskesmas keliling, dan Unit bidan di desa/komunitas.
e. Motto
L layani masyarakat dengan 5S
A Ajak masyarakat untuk selalu kepelayanaan masyarakat M Motifasi masyarakat untuk hidup bersih dan sehat A Ayo bersama kita bisa...
f. Tata Nilai
Tata nilai terdiri dari :
1) Profesional : Memiliki kompetensi dan kemampuan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik;
2) Ramah : Memiliki sikap yang sopan dan santun kepada seluruh masyarakat dan rekan sekerja;
3) Inisiatif & Inovatif : Memiliki kemampuan untuk bekerja mandiri dengan ide-ide kreatif serta memberi terobosan bagi peningkatan pelayanan kesehatan;
4) Malu : Memiliki budaya malu bila tidak melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya; dan
5) Akuntabel : Memberikan pelayanan kesehatan sesuai pedoman dan standar pelayanan yang ditetapkan, dapat diukur dan dipertanggung jawabkan.
2. Kebijakan Mutu
Puskesmas sebagai organisasi yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan masyarakat bertekad untuk memenuhi dan memuaskan masyarakat melalui penyediaan jasa pelayanan kesehatan yang berkualitas, prosedural dan profesional dengan berorientasi pada kepuasan konsumen. Untuk tercapainya kebijakan mutu tersebut, seluruh jajaran di Puskesmas bertanggung jawab terhadap tugas dan kewajibannya dengan :
1. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dengan melakukan peningkatan terus menerus.
2. Meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas. 3. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.
4. Menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan dan kemampuan Puskesmas.
5. Mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku.
3. Proses pelayanan (Proses Bisnis)
Proses pelayanan dapat dilakukan dengan cara :
a. Mengubah paradigm masyarakat: Puskesmas pada dasarnya memiliki lebih banyak tugas untuk melakukan preventif (pencegahan) daripada kuratif (pengobatan). ini lah yang harus segera dibenahi. lakukan upaya upaya promotif oleh tenaga puskesmas, jika masyarakat tidak mau menggunakan puskesmas sebagai sarana peningkatan derajat kesehatan (petugas puskesmaslah yang harusnya menjemput bola);
b. Sdm tenaga puskesmas ditingkatkan: Yang harus diperbaiki adalah bagaimana melayani masyarakat dan memberikan yang terbaik bagi masyarakat karena para tenaga kesehatan yang berada di puskesmas adalah abdi negara yang tugasnya mengabdikan diri kepada masyarakat juga. paling tidak petugas harus belajar ramah, on time, dan belajar senyum;
c. Penyediaan obat dan dokter: Meskipun sebagian besar tugas puskesmas adalah pencegahan, namun sebagian besar masyarakat masih menggunakan puskesmas sebagai tempat berobat. bukan hanya karena biayanya yang murah, namun juga karena puskesmas merupakan pelayanan kesehatan pratama yang langsung menjangkau masyarakat. oleh karena itu, keberadaan dokter dan obat yang bermutu sangat penting di puskesmas; dan
d. Petugas puskesmas harus terjun ke masyarakat: Petugas puskesmas harus terjun, mengawasi, melihat dan memperbaiki kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. jadi petugas tidak hanya berada dalam kantor puskesmasnya saja. ada baiknya jika petugas yang menjemput bola.
B. Ruang Lingkup
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008 dan standar akreditasi pukesmas, yang meliputi: persyaratan umum sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan Pelayanan Klinis. Dalam penyelenggaraan UKM dan pelayanan klinis memperhatikan keselamatan sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen risiko.
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Puskesmas dalam membangun system manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis.
D. Landasan hukum dan acuan
Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015.
Acuan yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: standar akreditasi puskesmas dan persyaratan ISO 9001:2008
E. Istilah dan definisi 1. Pelanggan
Seorang individu ataupun kelompok yang membeli produk fisik ataupun jasa dengan pertimbangan berbagai macam faktor seperti harga, kualitas, tempat, pelayanan dan sebagainya berdasarkan keputusan mereka sendiri.
2. Kepuasan pelanggan
Evaluasi positif dari dimensi pelayanan kesehatan yang berbeda dilihat dari sudut pandang pasien atau interaksi antara harapan dan pengalaman sesudah memakai jasa atau pelayanan.
3. Pasien
Orang sakit (penderita) yang memerlukan pelayanan medis (yang memerlukan sarana kesehatan)
4. Koreksi
Perbaikan, pemeriksaan dan pembetulan 5. Tindakan korektif
Bertindak disiplin dan teliti 6. Tindakan preventif
Kegiatan pencegahan suatu masalah kesehatan (penyakit) 7. Pedoman mutu
Surat yang tertulis dan tercetak, rekaman suara, gambar, foto yang dapat dijadian bukti keterangan dan arsip data keadaan perkembangan kesehatan pasien
9. Rekaman
Mencetak dan memindahkan gambar dan tulisan kesuatu tempat
10. Efektivitas 11. Efisiensi
Mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat 12. Proses
Rangkaian tindakan dan pengolahan yang menghasilkan produk
13. Sasaran mutu
Sesuatu yang menjadi tujuan kualitas 14. Perencanaan mutu
15. Kebijakan mutu
Aturan tertulis dan wajib ditaati untuk seluruh staf (karyawan) ditempat kerja
16. Sarana
Segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan dengan kata lain sarana lebih ditunjukkan untuk benda-benda dan peralatan yang bergerak. 17. Prasarana
Segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Adapun proses tersebut dapat berupa suatu usaha pembangunan ataupun proyek
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan
A. Persyaratan umum :
Puskesmas menetapkan, mendokumentasikan, memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Puskesmas dan standar ISO 9001:2008. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannyapersyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanankepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses
dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasar kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanana, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan. B. Pengendalian dokumen:
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun meliputi: Dokumen level 1 : Kebijakan, dokumen level 2: pedoman/manual, dokumen level 3: standar prosedur operasional, dan dokumen level 4: rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur
C. Pengendalian rekam implementasi
III. Tanggung jawab manajemen:
A. Komitmen manajemen
Kepala Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini. B. Fokus pada sasaran/pasien:
Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.
Puskesmas sebagai organisasi yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan masyarakat bertekad untuk memenuhi dan memuaskan masyarakat melalui penyediaan jasa pelayanan kesehatan yang berkualitas, prosedural dan profesional dengan berorientasi pada kepuasan konsumen. Untuk tercapainya kebijakan mutu tersebut, seluruh jajaran di Puskesmas bertanggung jawab terhadap tugas dan kewajibannya dengan :
6. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dengan melakukan peningkatan terus menerus.
7. Meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas. 8. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.
9. Menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan dan kemampuan Puskesmas.
10. Mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu.
Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang meliputi indicator-indikator pelayanan klinis, indicator penyelenggaraan upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi:
1. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP; 2. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien;
3. Penerapan manajemen resiko pada area prioritas; 4. Penilaian kontrak/ kerjasama pihak ketiga;
5. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien; 6. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium;
7. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium; dan
8. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien.
E. Tanggung jawab, wewenang
Manajemen Puskesmas Langsa lama menunjukkan komitmennya terhadap penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan :
1) Mengkomunikasikan pentingnya pemenuhan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berhubungan dengan pemenuhan persyaratan pelanggan;
2) Menetapkan kebijakan mutu; 3) Menetapkan sasaran mutu;
4) Melaksanakan tinjauan manajemen; 5) Menyediakan sumber daya yang memadai
F. Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen mutu
Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas:
1. Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara;
2. Melaporkan kepada manajemen kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan; dan
3. Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan sasaran/pasien
G. Komunikasi internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (mini lokakarya), pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.
IV. Tinjauan Manajemen:
A. Umum: Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam setahun.
B. Masukan tinjauan manajemen meliputi: 1. Hasil audit
3. Kinerja proses
4. Pencapaian sasaran mutu
5. Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan 6. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu 7. Perubahan terhadap kebijakan mutu
8. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/ sistem pelayanan
C. Luaran tinjauan :
Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu, peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan, dan identifikasi perubahan-perubahan, termasuk penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan.
V. Manajemen Sumber Daya:
A. Penyediaan sumber daya
Kepala puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan pelayanan di puskesmas. Penyediaan sumber daya meliputi: (baik untuk penyelenggaraan UKM maupun pelayanan klinis)
B. Manajemen sumber daya manusia
Penyediaan sumber daya manusia, proses rekruitmen, proses kredensial, prosespelatihan dan peningkatan kometensi.
C. Infrastruktur
1. Puskesmas menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk, terdiri dari:
a. Gedung, ruang kerja dan peralatan penunjang (misal: mebel, computer)
b. Peralatan yang dipakai dalam proses Produk (misal: tensimeter, timbangan)
c. Sarana pedukung (misal: mobil ambulance, pesawat telefon) 2. Penetapan infrastruktur dituangkan dalam Daftar infrastruktur
yang dibutuhkan di setiap unit
3. Penyediaan infrastruktur sesuai dengan Prosedur Pembelian Barang
4. Pemeliharaan infrastruktur sesuai dengan Prosedur Pemeliharaan
D. Lingkungan kerja
1. Puskesmas menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk, antara lain:
a. Menetapkan bahwa lingkungan fisik didalam dan luar gedung Puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman dari limbah infeksius
b. Mengelola lingkungan kerja dengan cara menerapkan prinsip 5R sesuai Prosedur Kegiatan Tata Graha Dengan Prinsip 5R.
VI. Penyelenggaraan Pelayanan
A. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM):
1. Perencanaan UKM,akses,dan pengukuran kinerja
Kepala Tata Usaha bersama dengan para Koordinator dibantu oleh Pemegang Program bertanggung jawab melakukan perencanaan dan pengendalian proses untuk memastikan dicapainya sasaran yang tertuang di dalam Standar Pelayanan Minimal (SPM) dan Planning of Action (POA).
Untuk memastikan pencapaiannya, dilakukan pengendalian terhadap semua faktor yang secara langsung mempengaruhi kegiatan pelayanan kesehatan yaitu terhadap kondisi, peralatan dan lingkungan kerja yang sesuai.
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran : a. Penetapan persyaratan sasaran
Puskesmas melalui Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) dan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) menentukan :
a. Persyaratan yang diinginkan oleh pelanggan, termasuk kegiatan sesudahnya.
b. Peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. c. Persyaratan tambahan lain yang dipandang perlu
oleh Puskesmas.
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran Puskesmas mempunyai kebijakan :
a. Melakukan evaluasi persyaratan produk yang telah ditetapkan yang berhubungan dengan pelanggan sebelum dilakukan persetujuan pelayanan.
b. Menetapkan persyaratan terhadap pelanggan yang tidak konsisten memenuhi persyaratan yang pernah disepakati.
c. Menetapkan kewenangan untuk memutuskan terhadap calon pelanggan yang tidak bisa memenuhi persyaratan yang ditetapkan secara penuh.
d. Menetapkan persyaratan permintaan perubahan produk yang diminta pelanggan.
e. Memelihara segala dokumen yang berkaitan dengan persyaratan produk dan pelanggan serta permintaan perubahannya.
c. Komunikasi dengan sasaran
Manajemen Puskesmas selalu menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan dengan cara selalu berkomunikasi dengan pelanggan dan menerima masukan dari pelanggan untuk peningkatan mutu produk dan pelayanan serta selalu memberikan penanganan untuk keluhan pelanggan.
3. Pembelian (jika ada) a.Proses Pembelian
Kegiatan pembelian material/ ATK berdasarkan Pagu dari Dinas Kesehatan dan pelaksanaannya dilakukan oleh Unit Tata Usaha atas persetujuan Kepala Puskesmas, sedangkan kegiatan pembelian atau pengadaan berupa Alat Kesehatan dan pengadaan obat pelaksanaannya dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
b.Informasi Pembelian
Pemeriksaaan terhadap barang maupun obat yang diterima dari Dinas Kesehatan dilaksanakan pada saat penerimaan oleh Bendahara Barang dan atau Pengelola Obat untuk memastikan bahwa barang atau obat yang diterima sesuai dengan SBBK dan LPLPO.
Seleksi dan Evaluasi Suplier dilaksanakan oleh Unit terkait di Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Besar.
Untuk barang yang harus diproses tanpa melalui pemeriksaan terlebih dahulu, kegiatan harus melalui persetujuan Kepala Puskesmas. Jika kegiatan telah dilaksanakan proses pencatatan hasil pemeriksaan tetap dilakukan dan disimpan. c.Verifikasi Produk Yang Dibeli
Puskesmas menetapkan barang yang diterima dapat diterima sesuai dengan spesifikasi dengan melakukan verifikasi yang dilakukan oleh Unit Tata
Usaha bersama Pihak Terkait yang mengajukan permintaan.
4. Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan Kewajiban
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada) f. Manajemen resiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM:
a. Umum
Puskesmas merencanakan dan menerapkan pemantauan, analisa dan proses peningkatan yang diperlukan :
a. Untuk menunjukan kesesuaian dengan persyaratan produk; b. Untuk memastikan kesesuaian dari Sistem Manajemen Mutu;
c. Untuk meningkatkan secara berkesinambungan efektivitas Sistem Manajemen Mutu.
Kegiatan ini termasuk penentuan kebutuhan, jangkauan dan penggunaan metode yang sesuai.
b. Pemantauan dan Pengukuran 1. Kepuasan Pelanggan
Manajemen Puskesmas membuat survey kepuasan Pelanggan untuk mengukur kepuasan Pelanggan terhadap pelayanan maupun sistem yang ada di Puskesmas. Hasil survey ini untuk dapat memahami dan memperhitungkan keinginan Pelanggan sehingga manajemen dapat memberikan pelayanan kepada Pelanggan lebih baik dibandingkan dengan waktu sebelumnya.
Puskesmas melaksanakan survey kepuasan pelanggan minimal 1 kali dalam setahun dengan menggunakan kuesioner kepuasan pelanggan. 2. Audit Internal
Audit Internal dilakukan untuk memeriksa kegiatan yang mempengaruhi mutu dan untuk menentukan ke-efektifan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Audit internal dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam setahun dan dilaksanakan oleh auditor yang terlatih serta independen (auditor tidak boleh mengaudit unit kerjanya sendiri). Audit tambahan di luar jadwal yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan jika indikasi penyimpangan dari suatu proses atau prosedur.
Ketidaksesuaian yang ditentukan selama audit internal oleh auditor harus ditindaklanjuti oleh auditee sesuai dengan tanggal penyelesaian yang telah disepakati. Hasil audit internal dijadikan sebagai salah satu agenda dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
Puskesmas menerapkan metode yang tepat untuk memantau proses-proses Sistem Manajemen Mutu. Metode–metode ini harus menunjukan kemampuan proses-proses dalam mencapai hasil yang direncanakan. Jika hasil yang direncanakan tidak tercapai, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang sesuai harus dilakukan. 4. Pemantauan dan Pengukuran hasil layanaan
Puskesmas memantau karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk telah dipenuhi. Pemantauan tersebut harus dilaksanakan pada tahapan yang sesuai dalam proses realisasi produk berdasarkan pengaturan yang telah direncanakan.
Catatan tersebut harus menunjukkan personil yang berwenang untuk melepas produk untuk disampaikan kepada Pelanggan.
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
Puskesmas memastikan bahwa produk yang tidak memenuhi persyaratan, di-identifikasi dan dikendalikan untuk mencegah
penggunaan yang tidak diharapkan atau penyerahan. Pengendalian, tanggung jawab dan wewenang yang berkaitan dengan produk yang tidak sesuai ditetapkan di dalam sebuah prosedur terdokumentasi. Puskesmas menangani produk yang tidak sesuai dengan cara:
1) Mengambil tindakan untuk mengurangi ketidaksesuaian yang ditemukan;
2) Pengesahan penggunaannya, pelepasan atau pengiriman dengan konsensi oleh orang yang berwenang dan oleh Pelanggan jika mungkin;
3) Mengambil tindakan untuk mencegah penggunaan seperti semula;
4) Mengambil tindakan yang sesuai terhadap, atau pengaruh potensial dari ketidaksesuaian ketika produk yang tidak sesuai tetdeteksi apabila telah disampaikan atau digunakan.
Catatan dari sifat ketidaksesuaian dan setiap tindakan yang diambil, termasuk konsensi-konsensi yang diperoleh dan dipelihara.
d. Analisa Data
Kepala Puskesmas bersama staf bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan penggunaan teknik statistik. Pengumpulan data analisa data dilakukan untuk meninjau efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan sebagai salah satu alat untuk peningkatan terus menerus dari Sistem Manajemen M
e. Peningkatan berkelanjutan
Puskesmas secara berkelanjutan meningkatkan Sistem Manajemen Mutu dengan menggunakan kebijakan mutu, evaluasi sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan tinjauan manajemen.
f. Tindakan Korektif
Manajemen Puskesmas telah menetapkan prosedur tindakan perbaikan yang mengatur bagaimana cara meninjau dan menentukan penyebab ketidak sesuaian termasuk keluhan Pelanggan, evaluasi terhadap kebutuhan tindakan, penentuan dan pelaksanaan tindakan, pencatatan hasil dan peninjauan tindakan yang dilakukan. Tindakan perbaikan dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan dampaknya, sehingga dapat dicegah terulangnya kejadian yang sama.
Hasil tindakan perbaikan tidak menutup kemungkinan untuk mengubah atau memperbaiki prosedur atau dokumen mutu yang ada.
g. Tindakan Preventif
Puskesmas telah menetapkan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian dalam rangka untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut dengan selalu memperhitungkan akibat potensialnya.
Manajemen telah menetapkan prosedur tindakan pencegahan yang mengatur bagaimana cara menentukan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya, evaluasi terhadap kebutuhan tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian, penentuan dan pelaksanaan tindakan, pencatatan hasil tindakan dan peninjauan tindakan yang dilakukan.
B. Pelayanaan klinis (Upaya Kesehatan Perorangan) a. Perencanaan kelayaanan klinis
b.Proses yang berhubungan dengan pelangan
1. proses pembelian
2.verifikasi barang yang dibeli 3.kontrak dengan pihak ketiga d.Penyelenggaraan pelayanaan klinis :
1. Pengendalian proses pelayanan klinis 2.Validasi proses pelayaanaan
3. Indetifikasi dan ketelusuran 4.Hak dan kewajiban pasien
5.Pemeliharaan barang milik pelanggan
(spesimen,rekamedis,dsb)
6.manajemen resiko dan keselamatan pasien
e.Peningkatan Mutu Pelayanaan Klinis dan Keselamatan Pasien : 1. Umun
Puskesmas merencanakan dan menerapkan pemantauan, analisa dan proses peningkatan yang diperlukan :
a) Untuk menunjukan kesesuaian dengan persyaratan produk; b) Untuk memastikan kesesuaian dari Sistem Manajemen Mutu; c) Untuk meningkatkan secara berkesinambungan efektivitas
Sistem Manajemen Mutu.
Kegiatan ini termasuk penentuan kebutuhan, jangkauan dan penggunaan metode yang sesuai.
2.Pemantauan dan Pengukuran : a. Kepuasan Pelangan
c.Pemantauan dan penggukuran proses kinerja d.Pemantauan dan pengukuran hasil layanaan 3.Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai 4.Analisis data 5.Peningkataan berkelanjutan 6.Tidakan korektif 7.Tindakan prefentif VII.Penutup LAMPIRAN
NO NAMA JABATAN URAIAN TUGAS
1 Kepala Puskesmas 1. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi.
2. Sebagai penggerak pembangunan kesehatan di tingkat kecamatan.
3. Sebagai tenaga ahli pendamping Camat.
4. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas
5. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan program dan pengelolaan keuangan.
6. Mengadakan koordinasi dengan Camat dan Lintas
Sektoral dalam upaya pembangunan kesehatan di wilayah kerja.
7. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan
masyarakat dalam rangka peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
8. Menyususn perencanaan kegiatan Puskesmas dengan dibantu oleh staf Puskesmas.
9. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan Puskesmas. 10. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan
Kabupaten, baik berupa laporan rutin maupun khusus. 11. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan . 2 Unit Tata Usaha 1. Merencanakan dan mengevaluasi kegiatan di unit TU
2. Mengkoordinir dan berperan aktif terhadap kegiatan di unit
TU
3. Menggantikan tugas Kepala Puskesmas bila Kepala Puskesmas berhalangan hadir
4. Menyelenggarakan rapat di tingkat puskesmas
3 Kepegawaian 1. Membuat laporan kepegawaian (Absensi, bezzeting, DUK, lap.triwulan, tahunan ,dsb.)
2. Mengetik DP 3 yang sudah di isi nilai oleh Atasan Langsung
3. Mendata dan mengarsipkan file pegawai. 4. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat
5. Mengusulkan tunjangan pegawai (Penyesuaian Fungsional, Baju, dan lain-lain)
6. Merekap Absensi (Ijin, Cuti, Sakit)
7. Membuat Absensi Mahasiswa/ siswa yang praktek di Puskesmas
SDM
staf puskesmas
9. Menyusun daftar pembagian tugas untuk staf puskesmas dengan persetujuan kepala puskesmas
NO NAMA JABATAN URAIAN TUGAS
1 Kepala Puskesmas 12. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi.
13. Sebagai penggerak pembangunan kesehatan di tingkat kecamatan.
14. Sebagai tenaga ahli pendamping Camat.
15. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas
16. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan program dan pengelolaan keuangan.
17. Mengadakan koordinasi dengan Camat dan Lintas
Sektoral dalam upaya pembangunan kesehatan di wilayah kerja.
18. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan
masyarakat dalam rangka peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
19. Menyususn perencanaan kegiatan Puskesmas dengan dibantu oleh staf Puskesmas.
20. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan Puskesmas. 21. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan
Kabupaten, baik berupa laporan rutin maupun khusus. 22. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan . 2 Unit Tata Usaha 5. Merencanakan dan mengevaluasi kegiatan di unit TU
6. Mengkoordinir dan berperan aktif terhadap kegiatan di unit
TU
7. Menggantikan tugas Kepala Puskesmas bila Kepala Puskesmas berhalangan hadir
8. Menyelenggarakan rapat di tingkat puskesmas
3 Kepegawaian 10. Membuat laporan kepegawaian (Absensi, bezzeting, DUK, lap.triwulan, tahunan ,dsb.)
11. Mengetik DP 3 yang sudah di isi nilai oleh Atasan Langsung
12. Mendata dan mengarsipkan file pegawai. 13. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat
14. Mengusulkan tunjangan pegawai (Penyesuaian Fungsional, Baju, dan lain-lain)
15. Merekap Absensi (Ijin, Cuti, Sakit)
16. Membuat Absensi Mahasiswa/ siswa yang praktek di Puskesmas
17. Membuat perencanaan untuk pengembangan kualitas SDM
staf puskesmas
