PUSAT PERLINDUNGAN VARIETAS TANAMAN
DAN PERIZINAN PERTANIAN
KEMENTERIAN PERTANIAN
PETUNJUK PELAKSANAAN
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
Spirit
SPI
Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian
ii
DAFTAR ISI TEKS HAL KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii BAB I PENDAHULUAN 1 1.1.Latar Belakang 1 1.2.Dasar Hukum 21.3.Maksud dan Tujuan 2
1.4.Ruang Lingkup 3
1.5.Istilah dan Pengertian 4
BAB II SPI PUSAT PVT&PP 7
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan
7
2.2. Pelaksanaan SPI Pusat PVT&PP 11
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Satuan Pelaksana Satlak Pusat PVT&PP
13
BAB III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN 31
3.1. Pelayanan PVT 31
3.2. Pelayanan Perizinan Pertanian 36
3.3. Pelayanan Hukum PVT&PP 41
BAB IV PENUTUP 45
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN-1: Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas
Tanaman dan Perizinan Pertanian No: 4180/OT.160/A.8/5/201 tanggal 23 Mei 2012
tentang pembentukan Tim SPI Lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian
46
LAMPIRAN-2 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan PVT 49 LAMPIRAN-3 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan Perizinan
Pertanian
52 LAMPIRAN-4 : Daftar Penilaian (Checklist) Pelayanan Hukum PVT&PP 55 LAMPIRAN-5 : Daftar Penilaian (Checklist) Bagian Umum PVT&PP 59
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Sesuai dengan peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang kedudukan tugas pokok dan fungsi, susunan organisasi dan tata kerja Kementerian dan lembaga, Menteri Pertanian bertanggung jawab terhadap keberhasilan pembangunan pertanian. Pembangunan pertanian ditujukan antara lain untuk, meningkatkan pendapatan dan taraf hidup petani; mewujudkan sistem ketahanan pangan yang berbasis pada sumber daya pangan, kelembagaan dan budaya pangan lokal; meningkakan daya saing produk pertanian dan ekspor hasil pertanian; mengembangkan kegiatan ekonomi pedesaan; dan meningkatkan kesempatan kerja dan kesempatan berusaha secara adil melalui pengembangan ekonomi.
Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang sistem pengendalian Intern pemerintah (SPI), maka unit dan satuan kerja diharapkan dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpanan atas pelaksanaan kegiatan di bandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tinadakan koreksi atu perbaikan bagi pimpinan dalam mencapain tujuan organisasi. SPI itu sendiri merupakan proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang di lakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organiasai melalui kegiatan yang efektif dan efesien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undang.
Sistem pengendalian Intern pemerintah terdiri atas unsur : (a) lingkungan pengendalian; (b) penilain resiko; (c) kegiatan pengendalian; (d) informasi dan komunikasi; dan (e) pemantaun pengendalian Intern. Penerapan unsur-unsur SPI sebagaimana di maksud di atas harus di laksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan Instansi pemerintah.
2
Penerapan unsur SPI dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian itegral dari kegiatan Instansi pemerintah. Tuntuan PP Nomor 60 Tahun 2008 yang mengamanatkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektivitas penyelenggaraan sistem pengendalian Intern di lingkungan masing-masing menjadikan substansi juklak/juknis di rancang sedemikian rupa guna memberikan pembekalan yang memadai bagai pimpinan instansi serta pejabat berwenang lainnya agar dapet melaksanakan pembinaan atas penyelenggaran SPI dan meningkatkan efektivitas pengawasan dan pengendalian di lingkungan masing-masing instansi.
1.2. Dasar Hukum
Dasar hukum yang terkait dengan penyusunan petunjuk pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal antara lain:
1. PP No. 60/2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah;
2. Kepmentan nomor : 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan pengendalian Intern Pemerintah lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian pertanian
3. Pedoman Sistem Pengendalian Intern (SPI) Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian.
4. Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan No: 4180/OT.160/A.8/5/201 tanggal 23 Mei 2012 tentang pembentukan Tim SPI Lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan
1.3. Maksud dan Tujuan
Penyusunan petunjuk pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di lingkungan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dilaksanakan dalam rangka mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset Negara di Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian khususnya dan Kementerian Pertanian umumnya, serta bertujuan untuk memberikan panduan bagi kepala bagian/bidang dn kepala sub bagian/bidang Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan
3
Pertanian dalam pelaksanaan Sistem pengendalian intern penyelenggaraan program pemerintah yang dibiayai dari pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN). Berdasarkan maksud dan tujuan di atas maka Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian menyusun petunjuk pelaksanaan yang di sesuaikan dengan tupoksi.
1.4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup sistem pengendalian Intern (SPI) di lingkungan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, meliputi unsur-unsur sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Adalah upaya untuk mewujudkan suatu kondisi yang memungkinkan seluruh pegawai dapat menciptakan dan memelihara lingkungan dalam keseluruhan organisasi yang menimbulkan perilaku positif dan mendukung terhadap pengendalian intern dan manajemen yang sehat.
2. Penilain Resiko
Penilaian risiko baik risiko yang timbul dari dalam maupun dari luar terhadap kegiatan adalah merupakan aspek yang sangat penting, karena karakteristik dan dampak kegiatan yang mencakup: (1) antisipasi timbulnya masalah di masa depan melalui rangkaian/urutan tindakan masa kini, (2) analisis titik kritis dan menemukan solusi persoalan masa kini dengan orientasi masa depan.
3. Kegiatan Pengendalian
Kegiatan pengendalian adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan di unit kerja lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian untuk membantu memastikan bahwa arahan pimpinan tentang tujuan dan sasaran kegiatan yang telah ditetapkan dalam indikator kinerja sebagaimana tertuang dalam Rencana
4
Strategis Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian 2010-2014 dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi adalah tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan untuk melaporkan perkembangan dan hasil pelaksanaan kegiatan serta saran tindak lanjut kepada Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dan pemangku kepentingan lainnya. Informasi dan komunikasi harus dapat dilakukan secara tepat waktu, relevan dan akurat, karena karakteristik jadwal dan agenda kegiatan merupakan suatu siklus yang sangat terkait dengan pengusulan, pembahasan dan penerbitan dokumen kegiatan dan anggaran yang waktunya ketat.
5. Pemantauan Pengendalian Intern
Pemantauan adalah tindakan yang harus dilakukan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan dalam menilai kualitas kinerja, baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat segera ditindaklanjuti. Pemantauan pengendalian secara khusus harus dilakukan secara seksama terhadap kegiatan yang terkait dengan pencapaian sasaran dan indikator kinerja program dan kegiatan, alokasi anggaran, evaluasi kegiatan strategis, pelaporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan serta penyiapan bahan kebijakan pimpinan. Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapet segera ditindaklanjuti.
1.5. Istilah dan Pengertian
Sebagaimana tertuang dalam Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, istilah dan pengertian di bawah ini merupakan cakupan dari aspek pengendalian kegiatan pemerintahan dan pembangunan di bidang
5
pertanian yang penjabarannya telah disesuaikan dengan karakteristik kegiatan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian.
1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan melalui kegiatan secara efektif, efisien dan transparan.
2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik.
3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu kegiatan agar mencapai sasaran yang ditetapkan.
4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam satuan kerja Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern.
5. Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk
mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif.
6
7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah.
8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti.
9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan di Bagian/Bidang lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh Sub Bagian/Bidang secara berkelanjutan.
10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan dan terdiri atas :
a. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggungjawab kepada Presiden.
b. Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri Pertanian..
11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan.
12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.
7 BAB II
SPI PUSAT PVT&PP
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi, Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61 / Permentan / OT.140 / 10 / 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perlindungan varietas tanaman serta pelayanan perizinan dan rekomendasi teknis pertanian.
Dalam fungsi melaksanakan tugas tersebut Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian menyelenggarakan fungsi: 1. Perumusan rencana, program dan anggaran, serta kerjasama; 2. Pemberian pelayanan permohonan hak dan pengujian perlindungan
varietas tanaman, serta pendaftaran varietas dan sumber daya genetik tanaman;
3. Penerimaan, analisis, fasilitasi proses teknis penolakan atau pemberian izin , rekomendasi teknis, dan pendaftaran di bidang pertanian;
4. Pelayanan penamaan, pemberian, penolakan permohonan, pembatalan hak, serta pelayanan permohonan banding, konsultasi, pertimbangan hukum perlindungan varietas tanaman;
5. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian.
B. Visi, Misi, dan Tujuan Visi :
Visi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian Tahun 2010-2014 adalah ”Menjadi institusi pelayanan perlindungan varietas tanaman dan perizinan pertanian yang berkualitas
8
internasional, cepat, tepat, akurat dan akuntabel guna mendukung terwujudnya pertanian tangguh dan dinamis”.
Misi :
Untuk mewujudkan Visi tersebut telah dirumuskan Misi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian yaitu:
1) Menyiapkan perangkat pelayanan meliputi Program dan Data, SDM, Ketatausahaan, serta Kerjasama dan Kehumasan.
2) Memberikan Pelayanan Perlindungan dan Pendaftaran Varietas Tanaman.
3) Memberikan Pelayanan Perizinan Pertanian.
4) Memberikan Pelayanan Pertimbangan hukum Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian
Tujuan :
Sesuai dengan visi dan misi, tujuan yang ingin dicapai Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian adalah : 1. Meningkatkan kualitas Perencanaan, Pelaporan, Ketatausahaan,
Pengelolaan database, kerja sama dan penyebarluasan Informasi. 2. Meningkatkan pelayanan perlindungan dan pendaftaran varietas
dan SDG tanaman guna mendorong percepatan perakitan dan komersialisasi varietas unggul yang berdaya saing.
3. Memberikan pelayanan perizinan pertanian yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan akuntable.
9 C. Program dan Kegiatan
Program Kerja Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian Tahun 2010 – 2014 yaitu :
a. Pengembangan pelayanan administrasi dan manajemen
1) Pengelolaan administrasi kepegawaian, kearsipan, keuangan dan perlengkapan.
2) Pengembangan Jabatan fungsional Pemeriksa PVT. 3) Peningkatan keterampilan dan kompetensi SDM.
4) Pengembangan Sistem Informasi Manajemen, aplikasi
database on line, dan website.
5) Penyelengaraan perpustakaan dan dokumentasi.
6) Pembudayaan dan pemasyarakatan bidang PVT dan PP. 7) Kerjasama antar instansi pemerintah/ swasta/lembaga terkait 8) Pengadaan sarana kerja.
9) Penyusunan program dan rencana kerja. 10) Monitoring, Evaluasi dan pelaporan.
b. Pengembangan pelayanan PVT
1) Pelayanan Permohonan Hak PVT. 2) Pelayanan Pendaftaran Konsultan PVT. 3) Pelaksanaan Simulasi Uji BUSS.
4) Loka karya Simulasi Uji BUSS.
5) Penyusunan dan penyempurnaan panduan pelaksanaan Uji BUSS.
6) Pelaksanaan pemeriksaan Uji BUSS 7) Pelaksanaan Sidang Komisi PVT.
8) Pelayanan Pendaftaran Varietas dan SDG Tanaman.
9) Pelaksanaan Monitoring Keunikan, Keseragaman, dan kestabilan varietas yang sudah mendapat hak PVT.
10
c. Pengembangan pelayanan perizinan pertanian
1) Pengembangan sistem pelayanan perizinan pupuk, pestisida, alsintan, benih tanaman, bahan penelitian, teknis pangan segar asal tumbuhan, bibit ternak dan ternak potong, SDG ternak dan tanaman, obat hewan, pakan ternak, karkas, daging dan jeroan 2) Pelayanan perizinan pengalihan saham usaha pertanian (PMA
dan PMDN)
3) Pelayanan pemberian, penolakan dan rekomendasi izin sarana pertanian
4) Penyusunan panduan pelaksanaan perizinan pertanian 5) Penyelenggaraan temu teknis perizinan pertanian 6) Kerjasama ekuivalensi perizinan
7) Bimbingan penerapan manajemen mutu pelayanan perizinan pertanian
8) Pemantauan, evaluasi dan pelaporan perizinan pertanian
d. Pengembangan pelayanan hukum PVT dan PP 1. Pelayanan penamaan varietas tanaman.
2. Pelayanan pemberian, penolakan, pembatalan, dan pencabutan hak PVT.
3. Monitoring pemeliharaan hak PVT.
4. Pelayanan pertimbangan dan konsultasi hukum
5. Penyusunan/penyempurnaan peraturan perundang-undangan PVT dan PP.
6. Pelayanan permohonan Banding PVT 7. Pelayanan Advokasi
8. Pembinaan dan pengembangan hak atas kekayaan intelektual. 9. Pelayanan lisensi, linsensi wajib dan pengalihan hak PVT
11 2.2. Pelaksanaan SPI Pusat PVT&PP
A. Organisasi Pusat PVT&PP
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor : 4180/OT 160/A8/5/2012 tanggal 23 Mei 2013 tentang Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian telah dibentuk struktur organisasi sebagai berikut:
Struktur Organisasi Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Spi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman
dan Perizinan Pertanian Tahun 2012
B. Tugas Tim Pelaksana Satuan SPI Pusat PVT&PP
Sebagimana diamanatkan Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian 1096/Kpts/OT.140/ 3/2012 tentang Purubahan Satuan Pengendalian Intern Pemerintah Sekretariat Jenderal dan Surat Keputusan Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor : 4180/OT 160/A8/5/2012 tanggal 23 Mei 2013 tentang Penetapan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, tugas Pelaksana Satuan Pelaksana sebagai berikut:
12
a. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) pelayanan Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian.
b. Melakukan pengendaliaan dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan pada Pusat PVT&PP.
c. Dalam melakukan tugasnya tim bertanggung jawab kepada Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman Dan Perizinan Pertanian.
Berkenaan dengan Anggota dari Tim SPI Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian merupakan perwakilan dari masing-masing Bagian/Bidang di lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, maka masing-masing Anggota tersebut diharapkan dapat menjadi motor penggerak terlaksananya SPI di masing-masing Bagian/Bidang lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian.
C. Kalender Kerja Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian
No Kegiatan Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des 1 Sosialisasi Juklak SPI Pusat
PVT&PP
2 Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian/Bidang lingkup Pusat PVT&PP
3 Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian/Bidang lingkup Pusat PVT&PP
4 Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian/Bidang lingkup Pusat PVT&PP
5 Pengendalian kegiatan 6 Rapat koordinasi bulanan
Tim Pelaksana
7 Penyusunan laporan Tim
Pelaksana SPI Pusat PVT&PP
13
2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana Satlak Pusat PVT&PP Ruang lingkup pengendalan yang harus dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Pusat PVT&PP mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan komunikasi, dan (e) pemantauan. Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut:
A. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern, dimana di dalamnya telah terbangun sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, di pengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, maka perlu di bangun organisasi yang mempertimbangakan aspek kebijakan, sumber daya manusia (personil) ,dan prosedur. Uraian lebih lanjut dapat di kemukakan sebagai berikut.
1. Organisasi
Organisasi adalah bentuk persekutuan anrara dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam persekutuan ini terdapat seorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut bawahan. Tiga unsur utama dalam suatu organisasi, yaitu; (a) organisasi memiliki kegunaan atau tujuan,pencapain tujuan yang sudah di terapkan; (b) terdiri dari sekelompok manusia; dan (c) merupakan wadah sekelompok orang untuk bekerjasama.
Pengorganisasian mencakup proses pembentukan organisasi yang efektif dan efesien, penyusunan struktur, rincian tanggungjawab, penetapan kompetensi pejabat, dan rentang kendali antara pimpinan/penanggungjawab operasional suatu program/kegiatan.
14
Guna mendukung terbentuknya sistem intern pemerintah yang baik (goodgovermance), maka perlu di bangun lingkungan pengendalian yang mempertimbangkan aspek organisasi, sumber daya manusia, dan kebijakan prosedur.
Proses pembentukan organisasi yang efektif dan efesien harus memperhatikan struktur rincian wewenang dan tanggungjawab, penetapan kompetensi pejabat, dan rentang kendali antara pimpinan penanggung jawab operasional suatu program/kegiatan.
Pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain: a. Harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif
dan efesien;
b. Harus menggambarkan struktur organisasi harus mengacu pada visi, misi, dan tujuan organisasi;
c. Harus mengganbar wewenang tanggungjawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya; d. Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang di tetapkan
(kompetensi) untuk masing-masimg jabatan;
e. Pendelegasian wewenag harus di ikuti dengan tanggungjawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pembentukan struktur organisasi sekurang-kurangnya dilakukan dengan:
a. Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan unit kerja;
b. Memberikan kejelasan wewenang dan tanggungjawab dalam unit kerja;
c. Memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam unit kerja;
d. Melaksanakan evaluasi dan penyuasaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan srategis;
e. Menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan.
15 2. Sumber daya manusia.
Sumberdaya manusia merupakan subsistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk di dalamnya usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin setiap pegawai dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan pengelolaan personil secara kontinyu dan konsisten,diharapkan produktivitas pegawai akan meningkat, sehingga tujuan organisasi yang di jabarkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat di capai secara efektif dan efisien. Untuk dapat menciptakan sitem pembinan karier pegawai, perlu dirancang suatu pola karier pegawai yang sesuai dengan misi organisasi, budaya organisasi dan kondisi perangkat pendukung sistem kepegawaian yang berlaku bagi organisasi, sesuai dengan peraturan perundangan pegawai negri sipil yang berlaku. Sistem pembinaan karir pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan individu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Aktivitas yang perlu diperhatikan sekurang-kurangnya dimulai dari:
a. Pola Rekruitmen
Dalam penetapan kebijakan dan prosedur rekruitmen di Pusat PVT&PP, pimpinan unit kerja perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut;
1) Pimpinan instansi pemerintah mengomunikasikan kepada pengelola pegawai mengenai kompetensi pegawai baru yang diperlukan atau berperan serta dalam proses penerimaan pegawai. 2) Instansi pemerintah sudah memiliki standar atau kriteria rekruitmen
dengan penekanan pada pengalaman, prestasi, dan perilaku etika. 3) Uraian dan persyaratan jabatan sesuai dengan standar yang
16
4) Penelusuran latar belakang calon pegawai dalam proses rekruitmen, perlu dipertimbangan hal-hal sebagai berikut:
a) calon pegawai yang sering berpindah pekerjaan diberi perhatian khusus.
b) Standar penerimaan pegawai harus mensyaratkan adanya investigasi atas catatan kriminal calon pegawai.
c) Referensi dari atasan calon pegawai ditempat kerja sebelumnya harus dikonfirmasi.
d) Ijazah pendidikan dan sertifikat profesi harus dikonfirmasi.
e) Pendidikan yang diutamakan adalah sarjana biologi, pertanian, hukum, sarjana ekonomi dan sarjana teknologi informasi.
b. Pembinaan
1) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai
Perencanaan dan pengembangan karier pegawai merupakan roda yang mengatur jenjang dan kepangkatan yang dapat dicapai oleh para pegawai, agar setiap pegawai dapat mengetahui arah pengembangan kariernya. Komponen yang terkait dengan sistem pembinaan karier pegawai meliputi :
a. Misi, sasaran dan prosedur organisasi, yang merupakan indikator umum kinerja, kebutuhan prasarana dan sarana termasuk kebutuhan kualitatif dan kuantitatif sumber daya manusia.
b. Peta pejabat, yang merupakan refleksi komposisi jabatan, yang secara vertikal menggambarkan pengelompokan jenis dan spesifikasi tugas dalam organisasi.
c. Standar kompetensi, yaitu tingkat kebolehan, lingkup tugas dan syarat jabatan yang harus di penuhi untuk menduduki suatu jabatan agar dapat tercapai sasaran organisasi yang menjadi tugas, hak, kewajiban dan tanggungjawab dari pemangku jabatan. d. Alur karier, yaitu pola alternatif lintasan perkembangan dan
kemajuan pegawai negeri sepanjang pengabdiannya dalam organisasi. Sesuai dengan filosofi bahwa perkembangan kerier
17
pegawai harus mendorong peningkatan prestasi pegawai. Pola karier pegawai baik secara horisontal maupun vertikal selalu mengarah pada tingkat posisi yang lebih tinggi, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
(1) Standar penilaian kinerja pegawai, yaitu instrumen untuk mengukur tingkat kinerja pegawai di bandingkan dengan standar kompetensi jabatan yang sedang dan akan diduduki pegawai yang bersangkutan.
(2) Terdapat program orientasi bagi pegawai baru dan program pelatihan berkesinambungan untuk semua pegawai.
(3) Promosi, remunerasi, dan pemindahan pegawai di dasarkan pada penilaian kinerja.
(4) Penilaian kinerja di dasarkan pada tujuan dan sasaran dalam rencana strategis instansi pemerintah bersangkutan.
(5) Nilai integritas dan etika termasuk kriteria dalam peniaian kinerja.
(6) Pegawai di berikan umpanbalik dan bimbingan untuk meningkatkan kinerja serta diberikan saran perbaikan.
(7) Supervisi periodik yang memadai terhadap pegawai.
e. Rencana suksesi (succession plan) yaitu rencana mutasi jabatan
yang disusun berdasarkan tingkat potensi pegawai, dikaitkan dengan pola jabatan dan standar kompetensi. Rencana suksesi disusun dengan memperhatikan perkiraan kebutuhan organisasi mendatang dikaitkan dengan perencanaan pegawai dan hasil pengkajian potensi pegawai.
2) Pendidikan dan latihan
Pendidikan dan latihan pegawai, yaitu upaya untuk menyelaraskan kinerja pagawai dan atau orang dari luar organisasi yang akan menduduki suatu jabatan dengan standar kompetensi yang ditetapkan. Upaya ini di lakukan melalui jalur pendidikan formal, pelatihan pra jabatan, dan atau pelatihan dalam jabatan.
18 c. Penghargaan dan sanksi
Penghargaan dan sanksi disiplin sebagai tindakan pembimbingan sangat penting untuk mendorong dan meningkatkan motivasi serta prestasi kerja pegawai. Penghargaan diberikan kepada pegawai yang telah menunjukan prestasi kerja yang sangat baik. Penghargaan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk piagam, bintang, lencana, kenaikan pangkat, uang ataupun bentuk lainnya. Pemberian penghargaan untuk memotivasi pegawai perlu dipolakan dalam suatu sistem yang berlaku bagi organisasi yang bersangkutan. Sedangkan untuk pemberian sanksi disiplin pegawai diberikan atas pelanggaran kebijakan atau kode etik dengan mengacu pada ketentuan yang telah ditetapkan.
d. Pengembangan kode etik PNS
Kode etik PNS merupakan suatu kumpulan asas atau nilai moral yang dimaksudkan untuk mengatur tingkah laku moral pada lingkungannya masing-masing melalui ketentuan tertulis sehingga dapat dijadikan sebagai acuan bagi seluruh individu. Agar kode etik itu dapat berfungsi dengan baik maka kode etik itu harus disusun oleh masing-masing organisasi yang bersangkutan dengan memperhatikan kondisi riil pada lingkungannya. Secara garis besar kode etik terdiri dari etika : bernegara, berorganisasi, bermasyarakat, terhadap diri sendiri, dan terhadap sesama PNS. Dalam implementasi kode etik PNS ini perlu langkah-langkah nyata yang sistematis dan kesungguhan dalam pelaksanaannya serta diawasi secara terus-menerus. Setiap pelanggaran yang dilakukan oleh PNS bisa dikenakan sanksi moral, bahkan dapat pula dijatuhi hukuman displin PNS. Untuk menegakkan kode etik perlu dibentuk majelis kehormatan kode etik PNS yang merupakan lembaga non-struktural bertugas menegakkan pelaksanaan dan menyelesaikan permasalahan pelanggaran kode etik.selain itu, kode etik tidak bersifat statis tetapi perlu dilakukan evaluasi bila perlu dilakukan penyempurnaan terhadap perkembangan lingkungan yang selalu mengalami perubahan.
19 e. Pemberhentian pegawai
Pemberhentian pegawai merupakan proses diputuskannya hubungan kerja antara pegawai dengan organisasi. Pemberhentian pegawai dimungkinkan karena antara lain, telah dicapainya batas usia pensiun, meninggal dunia, dan tidak cakap jasmani dan rohani. Untuk mendukung keperluan ini, maka pimpinan unit kerja harus mampu menciptakan ketentuan yang mengatur pemberhentian pegawai dan ketentuan tersebut dilaksanakan secara konsisten, sesuai dengan perundangan/ketentuan yang berlaku.
3. Kebijakan
Kementerian Pertanian dalam melaksanakan program kerja pembangunan sektor pertanian wajib memiliki kebijakan (ketentuan hukum) yang dapat dijadikan landasan bagi pelaksana dalam penyelenggaraan kegiatan agar menghasilkan kinerja yang baik. Hal ini berlaku tidak hanya bagi hierarki dalam organisasi Kementerian, namun berlaku pula pada masyarakat pertanian secara umum. Titik beratnya adalah agar terciptanya iklim kepastian yang sesuai dengan organisasi dan program yang dicanangkan oleh pemerintah.
Untuk itu, didalam penyusunan kebijakan terdapat prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu;
a. Prinsip rasionalitas, mendeskripsikan tingkat hubungan keeratan atas hal-hal yang menjadi sasaran penyusunan kebijakan dengan penyelesaian permasalahan yang dihadapi, mendeskripsikan tingkat bias kebijakan di lapangan oleh pelaksana oleh pelaksana kebijakan. Kebijakan yang dinilai rasional adalah kebijakan yang dapat diterima secara nalar/logika, berhubungan erat dengan sasaran yang ingin dicapai, mampu diterima dan dilaksanakan secara nyata oleh pelaksana kebijakan dimaksud, serta tidak menimbulkan perbedaan atau bias penafsiran yang tinggi antar para pelaksana kebijakan tersebut.
20
b. Prinsip efektifitas, mendeskripsikan tingkat kebutuhan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan yang di terbitkan.Penilaian tingkat efektifitas suatu kebijakan, memerlukan pengkajian dilaksanakan, saat sosialisasi pengenalan kebijakan kepada publik sasaran, maupun pada periode setelah di terbitkannya kebijakan. Informasi penilaian secara komprehensif dan feedback dari stakeholders terkait, pada dasarnya sangat di perlukan bagi pejabat penentu kebijakan khususnya di unit eselon II Kementerian Pertanian pertanian beserta jajarannya, dalam rangka menghasilkan suatu keputusan yang tepat sasaran.
c. Prinsip efesiensi, mendeskripsikan tingkat kebutuhan/diperlukannya suatu kebijakan. Prinsip ini pada dasarnya ingin memastikan bahwa keputusan yang dibuat dalam suatu produk kebijakan, sebaiknya memang di butuhkan kehadirannya sesuai tuntutan kondisi yang ada. Bila suatu kebijakan disusun tanpa mempertimbangkan kebutuhan atas kehadiran kebijakan itu sendiri, maka hal-hal yang telah tertulis di dalamnya, berpotensi mengurangi atau membelenggu, bahkan mempersulit pelaksanaan kebijakan lain yang di terbitkan sebelumnya.
d. Prinsip produktifitas, mendeskripsikan tingkat kekuatan pengaruh yang ditimbulkan dari suatu kebijakan, prinsip ini menekankan bahwa suatu kebijakan yang memiliki produktifitas tinggi, memliki makna bahwa kebijakan tersebut mempunyai pengaruh kuat terhadap lingkungan dalam pencapaian sasaran kebijakan yang di lakukan oleh pelaksanaan kebijakan. Bila eselon I menerbitkan suatu produk peraturan perundang-undangan melahirkan materi kebijakan baru atau menyempurnakan kebijakan sebelumnya, dan ternyata produk hukum tersebut dapat menjadi jembatan strategis bagi pelaksana kegiatan dan menghasilkan efek positif bagi masyarakat umum, maka kebijakan penerbitan produk hukum dimaksud memang sangat di perlukan kehadirannya dan materi yang tersirat didalamnya dinilai sudah mengutungkan semua pihak. Kebijakan merupakan salah satu
21
sarana pengendalian intern pemerintah untuk memandu pelaksanaan program/kegiatan mengarah pada tujuan yang harus dicapai, dengan menjelaskan secara rinci hal-hal yang dilakukan. Kebijakan merupakan pedoman yang didokumentasikan dan berlaku pada setiap aktifitas yang berhubungan dengan pencapaian tujuan program/kegiatan.
4 . Prosedur
Prosedur adalah rangkaian dari beberapa perintah atau statemen atau aturan yang mewakili aktivitas, yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan peralatan dan waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan sesuai dengan kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Yang dimaksud perintah atau instruksi yaitu arahan untuk mengatur atau mengontrol seluruh kegiatan pada suatu sistem (jaringan kerja dari yang saling berhubungan untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu).
Prosedur yang baik harus mampu memberikan kejelasan bagi personil yang melaksanakan. Dengan demiikian, prosedur harus dibuat sederhana dan mengacu pada tugas pokok dan fungsi, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan guna memeberikan palayanan prima kepada pengguna jasa (stakeholders). Dari sudut pengendalian intern, maka prosedur adalah langkah-langkah yang diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi akan dicapai. Pelaksanaan prosedur dapat dilakukan oleh manusia, secara komputerisasi dan dapat pula merupakan gabungan antara manusia dan langkah-langkah komputerisasi. Pimpinan unit kerja perlu membuat prosedur kerja sebagai sarana pengendalian intern. Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
a. Dapat menguraikan tahapan secara rinci, target, waktu dan keluaran (output) yang diharapkan sesuai dengan masing-masing tahapan.
22
b. Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas. c. Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya
tujuan.
d. Penyusunan prosedur harus di dukumg dengan kebijakan yang memadai.
e. Peraturan perundang-undangan yang terkait harus di pertimbangkan dalam penyusunan prosedur.
f. Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai,baik kuantitas maupun kualitasnya.
g. Prosedur harus di buat sederhana,efesien,flesibel kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis.
h. Kegiatan-kegiatan atau langkah langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya.
i. Di tuangkan secara tertulis dan mudah di mengerti, serta di komunikasikan kepada semua pihak yang terkait. Hasil pelaksanaan prosedur harus di buatkan laporannya dan di lakukan reviu secara berkala.
B. Penilaian Resiko
Risiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang dilakukan baik pada tahap perencanaan (perencanaan anggaran dan preparasi kegiatan), pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, serta tahap pelaporan dan tindak lanjut.
Risiko yang tidak dapat terdeteksi atau tidak dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan dari instansi pemerintah yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal. Dengan demikian pengelolaan/penanganan risiko atas kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada unit kerja, menjadi faktor yang sangat penting dalam mendukung pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran instansi pemerintah.
Pengelolaan risiko tidak dapat dilakukan secara parsial oleh masing-masing unit kerja pelaksanaan kegiatan, tetapi perlu dilakukan secara
23
komprehensif agar penngelolaan risiko dapat dilakukan secara efektif. Oleh karena itu, diperlukan suatu manajemen pengelolaan risiko.
Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko (baik dari dalam maupun luar organisasi) yang ada di dalam instansi pemerintah, tetapi pada semua risiko yang mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran instansi pemerintah.
a. Identifikasi Risiko
Identifikasi risiko dilaksanakan di awal perencanaan, dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan.
1. Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan
Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis. Penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Menyusun Daftar Risiko
Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi.
b. Penanganan Risiko
Berdasarkan daftar risiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko.
24
c. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko
Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja/satker. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan unit kerja/Satker.
d. Mekanisme dan Prosedur
Mekanisme dan prosedur dimulai dari penetapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian 14 risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur penanganan dan pelaporan hasil penanganan risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko..
e. Sarana Penilaian Risiko
Penilaian dilakukan berdasarkan 3 sub unsur lingkup penilaian risiko meliputi penilaian risiko, penanganan risiko serta pemantauan dan evaluasi risiko. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu (ya=1, tidak=0) berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap penilaian risiko, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut.
25 C. Kegiatan Pengendalian
Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik-titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Karakteristik kegiatan pengendalian adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok/strategis pada instansi/unit kerja/satker.
2. Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko.
3. Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus instansi/unit kerja/satker.
4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis.
5. Kegiatan pengendalian evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.
a. Aktivitas Pengendalian
Aktifitas pengendalian dilaksanakan melalui 11 aspek kegiatan utama pengendalian yaitu :
1. Reviu atas kinerja instansi pemerintah/unit kerja/satker yang bersangkutan;
2. Pembinaan sumberdaya manusia;
3. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4. Pengendalian fisik atas aset;
5. Pengendalian pada penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;
6. Pengendalian atas pemisahan fungsi;
7. Pengendalian atas otorisasi, transaksi dan kejadian penting;
8. Pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian;
26
9. Pengendalian atas pembatasan akses terhadap sumberdaya dan pencatatannya;
10.Pengendalian atas akuntabilitas sumberdaya dan pencatatannya; dan Pengendalian atas dokumentasi yang baik terhadap sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.
Kegiatan pengendalian dilakukan pula oleh atasan langsung dalam bentuk pengendalian atasan langsung. Pengawasan oleh pimpinan atau dikenal dengan pengendalian atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan dengan tujuan untuk:
1. Mengetahui perkembangan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan;
2. Mengetahui sedini mungkin hambatan yang terjadi atau mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan serta memberikan jalan pemecahannya;
3. Mencegah atau mengurangi terjadinya penyimpangan-penyimpangan;
4. Mengevaluasi apakah pencapaian hasil sesuai dengan yang telah ditetapkan;
5. Memperoleh masukan bagi penyempurnaan program dan kegiatan yang akan datang;
6. Mengevaluasi tujuan Satker yang tercantum dalam DIPA; dan 7. Penilaian terhadap kegiatan pengendalian dilakukan untuk
mengukur tingkat efektifitas dan memberi keyakinan bahwa kegiatan pengendalian oleh instansi pemerintah telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
27
b. Sarana Penilaian Kegiatan Pengendalian
Pengendalian dilakukan berdasarkan 2 (dua) unsur lingkup kegiatan pengendalian intern yang meliputi aktivitas pengendalian dan pendukung pengendalian. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikasi) terhadap pemantauan pengendalian intern, yang jumlah seluruhnya 100% . Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut.
C.Informasi dan Komunikasi
Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus melalui:
a. Pencatatan dan Pelaporan 1. Pencatatan
Pengendalian atas pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal/signifikan. Pencatatan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
a. Sistem pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi;
b. Prosedur pencatatan keuangan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat.
c. Sistem pencatatan harus didukung kebijakan pimpinan yang jelas dan memadai.
28
d. Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar statistik dan buku-buku yang dirancang secara memadai;
e. Pencatatan harus lengkap dan informative
f. Pencatatan harus menaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan;
g. Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian;
h. Pencatatan harus dilakukan secara sederhana, konsisten, runut, dan terintegrasi.
i. Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan penyimpanan, direview/diricek secara berkala.
j. Adanya pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya. k. Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya.
l. Sebagai dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.
2. Pelaporan
Pimpinan unit kerja/satker selaku Kuasa Pengguna Anggaran/Barang berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara (SABMN). Sedangkan Laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan dana, pencapaian target fisik, kendala yang dihadapi, pemecahan permasalahan/kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan
29
pada umumnya, yaitu harus disusun secara jujur, obyektif, akurat dan transparan.
Sehubungan dengan itu perlu pula diperhatikan beberapa ciri laporan yang baik seperti laporan harus relevan, tepat waktu, dapat dimengerti (jelas dan cermat), dan dapat dipercaya/diandalkan, dalam bentuk yang berdaya banding tinggi (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, padat dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberi keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh instansi pemerintah/unit kerja/satker telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Sarana Penilaian Informasi dan Komunikasi
Penilaian dilakukan menurut 3 (tiga) sub unsur pada lingkup informasi dan komunikasi yang meliputi informasi, komunikasi serta bentuk dan sarana komunikasi. Masing-masing sub unsur diberi bobot tertentu berdasarkan justifikasi nilai penting (signifikansi) terhadap informasi dan komunikasi, yang jumlah seluruhnya 100%. Setiap sub unsur diuraikan dalam beberapa item penilaian dengan bobot yang ditentukan (ya=1, tidak=0) sesuai relevansinya dengan masing-masing sub unsur tersebut.
E. Pemantauan
Kegiatan pemantauan dimaksud adalah sistem pengendalian intern. Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat ditindaklanjuti.
Pemantauan SPI dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindaklanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya.
30
Pemantauan berkelanjutan adalah penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern secara terus menerus dan menyatu dalam kegiatan instansi pemerintah, diselenggarakan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervise, pembandingan, rekonsiliasi dan tindakan lain yang terkait dalam pelaksanaan tugas.
Evaluasi terpisah adalah penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dengan ruang lingkup dan frekuensi tertentu berdasarkan pada penilaian resiko dan efektifitas prosedur pemantauan yang berkelanjutan, diselenggarakan melalui penilaian sendiri, reviu dan pengujian evektivitas SPI, yang dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah (APIP) atau pihak eksternal pemerintah dengan menggunakan daftar uji pengendalian intern.
Dalam melakukan evaluasi terpisah, apabila diperlukan evaluator dapat menggunakan metode atau alat lain yang sesuai seperti pembandingan
31 BAB III
PETUNJUK OPERASIONAL PENGENDALIAN
Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI dan karakteristik tugas pokok dan fungsi Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian,maka ruang lingkup kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian. mencakup pengendalian aspek strategis yang terkait dengan kegiatan perlindungan varietas tanaman dan perizinan pertanian yaitu reviu terhadap pelayanan PVT, pelayanan perizinan pertanian, pelayanan hukum PVT dan PP, dan indikator kinerja serta ketaatan penyampaian laporan.
3.1. Pelayanan PVT
A. Tujuan dan sasaran 1. Tujuan
Memberikan pelayanan PVT yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan akuntable.
2. Sasaran
Terwujudnya pelayanan PVT yang cepat, tepat, akurat, dan akuntable.
B. Indikator Pelayanan PVT
1) Input : Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan. 2) Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3) Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4) Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
32 C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan berupa:
1) surat Penerimaan Permohonan Hak PVT
2) Laporan Pemeriksaan Substantif, Rekomendasi Komisi PVT 3) Tanda Daftar Varietas Tanaman.
4) Rekomendasi pemberian/penolakan hak PVT 5) Panduan pelaksanaan pengujian (PPU)
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana Penanggung jawab : Kepala Pusat PVT&PP
Pelaksana : - Kepala Bidang Pelayanan PVT
- Kepala Sub Bidang Permohonan PVT - Kepala Sub Bidang Pengujian PVT
- Kepala Sub Bidang Pendaftaran Perlindungan Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman
E. Waktu pelaksanaan 1. Permohonan PVT.
Berdasarkan permentan no 442 tanggal 22 Juli 2004 waktu maksimum selama 30 hari kerja ditambah 6 bulan.
2. Pengujian PVT
Berdasarkan Kepmentan No 442/Kpts/HK.310/7/2004 permohonan pemeriksaan substantif atas permohonan hak PVT harus diajukan kepada Pusat PVT&PP paling lambat 1 bulan setelah masa pengumuman. Pelaksanaan pemeriksaan substantif (Uji BUSS) adalah setelah selesai masa pengumuman dan dibatasi maksimal 24 bulan sejak tanggal surat pengajuan permohonan pemeriksaan substantif dinyatakan diterima.
33
3. Pendaftaran Perlindungan Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman
1). Pendaftaran Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor: 01/Pert/SR.120/2/2006, tanggal 1 Pebruari 2006. Jangka waktu proses pendaftaran varietas tanaman paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja. Apabila terdapat kekurangan syarat maka diberi perpanjangan waktu 3 (tiga) bulan untuk memenuhi kekurangan syarat.
2).Pendaftaran varietas tanaman hortikultura
Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor: 38/Permentan/OT.140/7/2011 tanggal 14 Juli 2011. Jangka waktu proses penerimaan dan pemeriksaan administrasi dokumen di kantor Pusat PVT&PP adalah 3 hari kerja. Jika ada kekurangan syarat, pemohon diberi waktu perbaikan dokumen selama 14 hari kerja.
F. Tahapan
Tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1.Permohonan PVT.
1) Menyusun TOR
2) Menerima pengajuan dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT dari pemohon
3) Memberikan tanda terima pengajuan dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT
4) Pemeriksaan administratif terhadap kelengkapan dan kebenaran dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT
5) Penerbitan surat penerimaan permohonan hak PVT, apabila dokumen dan Persyaratan permohonan hak PVT sudah lengkap dan benar. 6) Penerbitan surat permintaan pemenuhan kekurangan syarat-syarat,
34
lengkap dan belum benar kepada pemohon diberi waktu 3 bulan untuk melengkapi
7) Penerbitan surat persetujuan perpanjangan waktu pemenuhan kekurangan syarat-syarat, apabila pemohon dalam waktu 3 bulan belum melengkapi dan pemohon meminta perpanjangan waktu. 8) Penerbitan surat Pemberitahuan Permohonan Hak PVT Dianggap
Ditarik Kembali, apabila pemohon tidak melengkapi dokumen dan persyaratan permohonan hak PVT sesuai ketentuan
9) Menyusun nota dinas dari Kepala Bidang Pelayanan PVT kepada Keala Bagian Umum untuk memberikan bahan agar permohonan hak PVT dicatat dalam Daftar Umum PVT dan diumumkan dalam Berita Resmi PVT.
10) Menyusun Laporan.
2. Pengujian PVT
A. Operasional Pemeriksaan Substantif (Uji BUSS)
1. Penerimaan dokumen permohonan hak PVT yang telah diumumkan.
2. Penentuan dan penunjukkan Pemeriksa PVT 3. Pemilihan varietas pembanding.
4. Melakukan rapat persiapan pemeriksaan substantif
5. Penyusunan proposal oleh pemeriksa PVT yang berisi informasi mencakup: varietas kandidat, varietas pembanding, layout pengujian, lokasi tanam, kalender pertumbuhan dan jadwal palang pengamatan.
6. Pemeriksaan di lapang yang dapat dilakukan dengan 3 metode: growing test, breeder testing dan checking document.
7. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan substantif 8. Undangan Sidang Komisi PVT
9. Pemaparan dalam sidang komisi PVT sebagai bentuk klarifikasi terhadap kegiatan pemeriksaan yang dilakukan.
35 komisi PVT (jika ada)
11.Rekomendasi pemberian/penolakan hak PVT dari Komisi PVT kepada Kapus PVT & PP
B. Simulasi Uji BUSS/Penyusunan PPU 1. Penyusunan TOR
2. Penentuan spesies yang akan disimulasikan
3. Penginformasian kegiatan Simulasi Uji BUSS ke balai komoditas/lembaga penelitian
4. Penetapan koordinator pelaksana kegiatan simulasi (SK Kapus PVT&PPP)
5. Pelaksanaan kegiatan simulasi uji BUSS
6. Monitoring pelaksanaan kegiatan simulasi uji BUSS 7. Penyusunan laporan hasil simulasi uji BUSS
8. Penggandaan laporan hasil simulasi uji BUSS
9. Penyampaian hasil simulasi uji buss dalam Workshop penyusunan PPU
3. Pendaftaran Perlindungan Varietas dan Sumberdaya Genetik Tanaman
a. Penerimaan dokumen pendaftaran varietas lokal/hasil pemuliaan
1. Penyusunan nota dinas penamaan dari kepala bidang Pelayanan PVT ke Kepala Bidang Pelayanan Hukum
2. Verifikasi kelengkapan dokumen
b. Penerimaan jawaban nota dinas penamaan dari Kepala Bidang Pelayanan Hukum
1. Jika ada kesalahan penamaan varietas dan atau kekurangan syarat dokumen maka disusun surat pemberitahuan kekurangan syarat dari Kepala Pusat PVT&PP kepada pemohon.
2. Jika dokumen dianggap tidak memenuhi persyaratan: - Verifikasi lapangan/koordinasi
- Penyusunan surat penolakan pendaftaran varietas 3. Jika dokumen telah lengkap dan benar:
36
- Penyusunan deskripsi, tanda daftar dan surat pemberitahuan penerimaan pendaftaran varietas
- Penerbitan tanda daftar
4. Penyerahan/pengiriman tanda daftar ke pemohon
5. Penyusunan nota dinas Kepala Bidang Pelayanan PVT ke Kepala Bagian Umum untuk penerbitan berita resmi PVT. 6. Penyusunan data dan buku varietas
7. Penyusunan laporan kegiatan
b. Pendaftaran Varietas Tanaman Hortikultura
1. Penerimaan dokumen pendaftaran varietas tanaman hortikultura - Penyusunan nota dinas penerimaan pendaftaran varietas
tanaman hortikultura dari kepala bidang Pelayanan PVT ke Kepala Pusat PVT&PP
- Verifikasi kelengkapan dokumen
- Penerusan dokumen ke bidang Pelayanan Hukum
2. Jika ada kesalahan penamaan varietas dan atau kekurangan syarat dokumen maka disusun surat pemberitahuan kekurangan syarat dari Kepala Pusat PVT&PP kepada pemohon.
3. Jika ada surat penolakan atau kekurangan syarat dari Tim TP2VH maka disusun surat dari Kepala Pusat PVT&PP kepada pemohon.
4. Jika terbit tanda daftar dari Direktur Jenderal Hortikultura maka diberi penomoran dari TU Menteri dan dikirim ke pemohon. 5. Penyusunan data varietas.
37 3.2. Pelayanan Perizinan Pertanian
A. Tujuan dan sasaran 1. Tujuan
Memberikan pelayanan perizinan pertanian yang mudah, cepat, tepat, akurat, dan akuntable.
2. Sasaran
Terwujudnya pelayanan perizinan pertanian yang cepat, tepat, akurat, dan akuntable.
C. Indikator Perizinan Pertanian
1. Input : Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Keluaran yang diharapkan berupa surat izin dan rekomendasi bidang pertanian
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana Penanggung jawab : Kepala Pusat PVT&PP
Pelaksana : - Kepala Bidang Pelayanan Perizinan Pertanian - Kepala Sub Bidang Sarana I
- Kepala Sub Bidang Sarana II - Kepala Sub Bidang Sarana III
38 E.Waktu pelaksanaan
1. Sub Bidang Sarana I
1) Pemberian izin nomor pendaftaran di bidang pupuk organik, pupuk hayati dan pembenah tanah berdasarkan Permentan Nomor 70/PERMENTAN/SR.140/10/2011 selama 3 hari kerja di Pusat PVT&PP dan 30 hari kerja di Ditjen PSP
2) Pemberian izin nomor pendaftaran di bidang pupuk An-Organik berdasarkan Permentan Nomor 43/Permentan/SR.140/8/2011, 3 hari kerja di Pusat PVT&PP dan 30 hari kerja di Ditjen PSP
3) Pemberian izin nomor pendaftaran di bidang pestisida berdasarkan Permentan No. 24/Permentan/SR.140/4/2011, 3 hari kerja di Pusat PVT&PP dan 90 hari kerja di Ditjen PSP
2.Sub Bidang Sarana II
1). pemberian izin atau rekomendasi pemasukan dan pengeluaran benih tanaman berdasarkan Permentan Nomor:
38/Permentan/OT.140/8/2006 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 hari kerja di Ditjen teknis
2). pemberian izin atau rekomendasi pemasukan dan pengeluaran SDG tanaman berdasarkan Permentan Nomor:
37/Permentan/OT.140/7/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 kerja di Ditjen teknis
3). pemberian izin atau rekomendasi pemasukan dan pengeluaran benih hortikultura berdasarkan Permentan Nomor:
05/Permentan/OT.140/2/2012 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 Hari kerja di Ditjen teknis
4). pemberian izin atau rekomendasi Pendaftaran Pangan Segar Asal Tumbuhan berdasarkan Permentan Nomor:
51/Permentan/OT.140/10/2008 selama 3 Hari kerja di PVTPP dan 10 hari kerja di Ditjen teknis
39 3. Sub Bidang Sarana III
1) Pemberian RPP Karkas, daging, jeroan dan atau olahannya berdasarkan permentan no. 50/Permentan/OT.140/9/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 10 hari kerja di Ditjen teknis.
2) Pemberian RPP Benih dan atau bibit ternak berdasarkan permentan no. 51/Permentan/OT.140/9/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 7 hari kerja di Ditjen teknis.
3) Pemberian RPP Ternak potong berdasarkan permentan no. 52/Permentan/OT.140/9/2011 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 7 hari kerja di Ditjen teknis.
4) Pemberian SK Pendaftaran Pakan Ternak berdasarkan permentan no. 19/Permentan/OT.140/4/2009 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 7 hari kerja di Ditjen teknis.
5) Pemberian SK Izin Usaha Obat Hewan berdasarkan permentan no. 18/Permentan/OT.140/4/2009 selama 3 hari kerja di PVTPP dan 20 hari kerja di Ditjen teknis.
2. Tahapan
1.Sub Bidang Sarana I
1) Pupuk Organik, Pupuk Hayati dan Pembenah Tanah a) Pengajuan permohonan izin
b) Verifikasi dokumen permohonan izin
c) Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP
d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait
e) Pemrosesan permohonan izin ke ditjen terkait
f) Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait g) Penomoran SK di TU Menteri
40 2) Pupuk An-Organik
a) Pengajuan permohonan izin
b) Verifikasi dokumen permohonan izin
c) Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP
d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait
e) Pemrosesan permohonan izin ke ditjen terkait
f) Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait g) Penomoran SK di TU Menteri
h) Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon
3) Pestisida
a) Pengajuan permohonan izin
b) Verifikasi dokumen permohonan izin
c) Pembuatan surat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus PVT&PP
d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin ke ditjen terkait
e) Pemrosesan permohonan izin ke ditjen terkait
f) Pengiriman SK atau surat penolakan oleh ditjen terkait g) Penomoran SK di TU Menteri
h) Penyerahan SK atau surat penolakan kepada pemohon
2.Sub Bidang Sarana II
a) Pengajuan Permohonan Izin b) Verifikasi dokumen permohonan
c) Pembuatan Surat Pengantar Ke Ditjen Terkait dan persetujuan Kapus PPVTPP
d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin /rekomendasi teknis ke Ditjen terkait
41
f) Pengiriman SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran atau surat penolakan oleh Ditjen teknis terkait
g) Penomoran SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran di TU Menteri
h) Penyerahan SIP/Rekomtek/nomor Pendaftaran atau surat penolakan kepada pemohon
3.Sub Bidang Sarana III
a) Pengajuan permohonan izin/rekomendasi/pendaftaran
b) Verifikasi dokumen permohonan izin/rekomendasi/pendaftaran c) Pembuatansurat pengantar ke ditjen terkait dan persetujuan Kapus d) Pengiriman surat pengantar dan dokumen permohonan izin
/rekomendasi/pendaftaran ke ditjen Peternakan dan Keswan e) Pemrosesan permohonan oleh ditjen terkait
f) Pengiriman RPP atau SK oleh ditjen terkait g) Penomoran RPP atau SK di TU Menteri h) Penyerahan RPP atau SK kepada pemohon
42 3.3. Pelayanan hukum PVT dan PP
A. Tujuan dan sasaran 1. Tujuan
a) Memberikan identifikasi dan karakteristik yang ada pada tanaman PVT dan pendaftaran varietas.
b) Menyiapkan bahan kajian dan rancangan peraturan perundang-undangan Bidang PVT & PP
2. Sasaran
a) Pemberian nama varietas untuk permohonan hak PVT, varietas lokal, Varietas Hasil Pemuliaan dan varietas Hortikultura.
b) Pemahaman terhadap peraturan perundang-undangan Bidang PVT & PP
3. Indikator Perizinan Pertanian
1) Input : Anggaran,SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan.
2) Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3) Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan
4) Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan
5) Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh
C. Keluaran yang diharapkan
Pemberian nama varietas hak PVT, varietas lokal dan Varietas Hasil Pemuliaan.
D. Penanggung jawab dan personil pelaksana Penanggung jawab : Kepala Pusat PVT&PP
Pelaksana : - Kepala Bidang Pelayanan Hukum - Kepala Sub Bidang Sertifikasi
43 E. Waktu pelaksanaan
1. Sub Bidang Sertifikasi
a) Pemberian sertifikat berdasarkan permentan No. 442/Kpts/HK.310/7/2004 selama 14 hari kerja.
b) Pemberian penamaan varietas tanaman berdasarkan permentan No. 01/Pert/SR.120/2/2006 selama 5 hari kerja.
c) Pemberian pengawasan pemeliharaan hak PVT berdasarkan permentan No. 442/Kpts/HK.310/7/2004 selama 7 hari kerja.
2. Sub Bidang Pertimbangan hukum
Pemberian pertimbangan hukum berdasarkan permentan No. 442/Kpts/HK.310/7/2004 selama 7 hari kerja.
F. Tahapan
Dilaksanakan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut: 1. Sub Bidang Sertifikasi
1) Penyusunan TOR
2) Pengumpulan data/informasi 3) Pemeriksaan kelengkapan berkas 4) Penelusuran data base PVT
5) Penelusuran data base Ditjen merek
6) Koordinasi/konsultasi dengan instasi terkait dalam rangka kelengkapan persyaratan penamaan varietas
7) Pemberitahuan/saran perbaikan nama varietas 8) Koordinasi dengan pemohon dan TP2VH 9) Pemberian penamaan varietas
10) Evaluasi kegiatan 11) Penyusunan laporan
44 2.Pertimbangan hukum
1) Penyusunan TOR
2) Pembentukan Tim Koordinasi Penyusunan Peraturan Perundang-undangan Bidang PVT&PP
3) Menyiapkan kajian hukum peraturan perundang-undang- an bidang PVT & PP
4) Melakukan kajian dokumen hak PVT dan menyiapkan konsep keputusan Kapus PVT&PP tentang pemberian atau penolakan hak PVT
5) Rapat Tim pembahasan kajian hukum PVT & PP
6) Menyusun Daftar Identifikasi Masalah Peraturan Perundang-undangan Bidang PVT & PP
7) Persiapan penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan Bidang PVT & PP
8) Rapat Tim pembahasan awal rancangan peraturan perundang-undangan bidang PVT&PP dengan Bidang/Bagian lingkup Pusat PVT&PP
9) Penyempurnaan rancangan peraturan perundang-undangan bidang PVT & PP
10) Koordinasi dengan Biro Hukum & Informasi Publik & Instansi terkait maupun dengan para pakar dalam rangka konsultasi terkait dengan pembahasan peraturan perundang-undangan maupun konsultasi permasalahan / kasus-kasus yang perlu dikoordinasikan.
11) Menginventarisir peraturan perundang-undangan yang terkait 12) Menginventarisir daftar permasalahan dan tindak lanjutnya terkait 13) Menyiapkan pembahasan permasalahan/kasus yang terjadi
dengan pihak-pihak yang terkait
14) Menyiapkan pertemuan dengan pihak-pihak terkait dalam rangka pembahasan permasalahan/kasus yang terjadi
15) Menyusun notulen & laporan hasil pembahasan dengan pihak-pihak terkait
