33 Bab IV Analisa
4.1 Bentuk Tata Ruang Kantor di Departemen Administrasi PT Formulatrix Indonesia.
4.1.1 Asas Jarak Terpendek
Penerapan dengan meletakan barang-barang yang diperlukan pegawai dalam bekerja di dekat tempat duduknya, sehingga akan mengurangi pemborosan waktu dan tenaga agar penyelesaian pekerjaan cepat selesai menurut Gie (2004). Pernyataan tersebut sesuai dengan penerapan yang ada di ruang Departemen Administrasi, dimana peletakan ATK dan mesin elektronik diletakan didekat meja kerja pegawai. Misalnya diatas meja kerja pegawai sudah terdapat ATK yang lengkap sehingga dalam penggambilannya cepat dan tidak mengeluarkan tenaga extra. Lalu setiap pegawai difasilitasi telepon kabel yang penempatannya berada di kiri pegawai sehingga memudahkan dalam penggunaannya.
Penempatan perabot kantor juga sudah sesuai dengan kebutuhan setiap divisi, misalnya pada divisi accounting lemari brangkas uang berada dibelakang meja kerjanya. Peletakannya efektif dan masih dalam jangkauan pegawai yang bersangkutan dengan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Hal ini juga mempengaruhi produktivitas suatu organisasi, pernyataan tersebut dijelaskan oleh Sukoco (2006), yaitu produktivitas suatu organisasi secara langsung akan dipengaruhi oleh penataan ruang yang baik. Pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga kinerja kerja lebih optimal.
34 4.1.2 Asas Pengoptimalisasian Ruangan
Tahapan ini sangat penting diperhatikan dalam penggunaan ruangan secara optimal, karena ruangan kantor merupakan salah satu faktor penentu bagaimana pegawai dapat bekerja secara optimal sehingga hasil kinerja pegawai meningkat dan baik. Penggunaan segenap ruangan ialah suatu tata ruang yang mempergunakan sepenuhnya semua ruangan yang ada, jadi dimana mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai Gie (2007).
Penulis melakukan observasi tentang penggunaan segenap ruangan yang terdapat di ruang Departemen Administrasi PT Formulatrix Indonesia. Ruangan Departemen Administrasi luasnya 5m2 x 10,5m2, dari ukuran tersebut sudah cukup luas untuk pegawai melakukan arus pekerjaannnya dengan baik. Tetapi dari luas ruangan yang ada tidak dipergunakan dengan tepat karena masih terdapat space yang longgar untuk dapat diisi dengan perabot lain seperti lemari arsip setiap divisi sehingga dokumen penting dapat di simpan dengan baik dalam menjamin keamanan dan kerahasiaan. Terjadi penumpukan barang dari divisi lain yang sudah tidak terpakai dibiarkan berada disudut ruangan sampai berdebu sehingga terlihat penuh sesak. Ruang Departemen Administrasi harus ditata sedemikian rupa sehingga suatu ruangan tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal, artinya semua sudut dan sisi ruangan terpakai sesuai komposisinya, tidak terjadi penumpukan suatu sudut terjadi penumpukan di suatu sudut, tetapi disudut yang lain justru dimanfaatkan.
4.1.3 Asas Rangkaian Kerja
Menurut Gie (2004), asas mengenai rangkaian kerja adalah ketepatan dalam penempatan alat-alat kantor dan pegawai sesuai rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Pernyataan tersebut sudah sesuai dengan rangkaian kerja yang berlangsung di ruang Departemen Administrasi. Sebagian besar peralatan kantor, perabot kantor, mesin kantor di ruang tersebut sudah memperhatikan
35
keperluan pegawai dalam mempersingkat kerjanya. Work-flow atau arus kerja di Departemen Administrasi mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara horizontal antara pegawai dari tingkat tanggung jawab yang sama atau vertical antara atasan dan bawahan. Dari arus kerja tersebut, penulis menjelaskan bahwa setiap pegawai mempunyai hak dan kewajiban untuk mendapatkan yang terbaik dari perencanaan penempaan peralatan kantor dengan tujuan meminimalisir crisscrosing dan backtracking.
4.1.4 Asas Kesesuaian Bentuk Ruangan Departemen Administrasi.
PT Formulatrix Indonesia khususnya di ruang Departemen Administrasi mengacu pada bentuk ruang kantor terbuka atau open plan offices. Open olan offices adalah bentuk tata ruang yang aktivitasnya dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari apapun, Gie (2007). Ruang yang terdapat pegawai yang bekerja didalamnya memiliki tanggung jawab masing-masing sesuai dengan divisi yang diampunya, mengharuskan pegawai mendapat fasilitas atau tempat yang layak untuk meningkatkan kinerja setiap pegawai.
Penulis mengamati bentuk ruangan terbuka pada Departemen Administrasi tidak efekif, karena konsep ruangan terbuka memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja. Pegawai yang terdapat di Departemen Administrasi adalah pegawai yang berperan penting terhadap majunya roda perusahaan untuk meningkatkan produktifitas dan kualitas PT Formulatrix Indonesia. Untuk itu, seharusnya pegawai mendapatkan ruangan yang sesuai dengan tingkatan tanggungjawabnya seperti divisi accounting, dilihat dari tingkat tanggungjawab yang tinggi untuk membuat laporan yang berkaitan dengan pengeluaran dan pemasukan dari perusahaan. Melalui hal tersebut divisi accounting haruslah cermat, teliti, fokus dalam pengerjaannya, apabila ada kesalahan sedikit pasti semua harus ada perpertanggungjawabannya.
36
Ruang Departemen Administrasi yang kurang efektif ini mengakibakan kegaduhan yang disebabkan oleh komunikasi yang sangat lancar dan intens dari setiap individu, konsentrasi pegawai Departemen Administrasi terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik, sulitnya merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia, dan pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi.
4.2 Perlengkapan Kantor (office equipment).
Perlengkapan kantor sangat dibutuhkan sebuah kantor untuk membantu penyelesaian pekerjaan sehingga pekerjaan kantor dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien. Jangan sampai terjadi gagalnya sebuah kantor dalam menjalankan fungsinya hanya karena perlengkapan yang tidak baik dan kurang memadai. Departemen Administrasi berperan sebagai document controller, jadi selain tata ruang kantor yang efektif juga harus didukung perlengkapan atau peralatan yang memadai.
Perlengakapan kantor dapat digolongkan menjadi empat kategori yaitu mesin kantor, perabot kantor, perbekalan kantor, dan hiasan kantor. Di Departemen Administrasi PT Formulatrix Indonesia, perlengkapan kantor sudah memenuhi kebutuhan setiap pegawai. Sesuai pengamatan penulis, mesin kantor yang terdapat di ruang Departemen Administrasi sebagian besar berada pada kondisi atau kualitas yang baik dan dapat digunakan, apabila terjadi trouble maka dengan cepat dapat diperbaki dan digunakan kembali. Jumlah mesin kantor yang tersedia sebagian besar memadai seperti komputer dan telepon, jumlah tersebut dapat menunjang kinerja pegawai.
Hal lain yang menunjang aktifitas sebuah kantor ialah perabot kator misalnya meja, kursi, almari dan lainnya, sudah sesuai dengan keperluan pegawai. Kualitas dari perabot kantor dapat dikatakan bagus, hal yang kurang dari perabot kantor ini hanya kurang almari khsus penyimpanan dokumen setiap divisi karena dokumennya sering tercampur oleh divisi lain. Perbekalan kantor seperti barang-barang habis pakai yang biasanya
37
dipergunakan untuk keperluan tulis menulis, misalnya kertas, pensil, dan ATK yang lainnya memiliki kualitas yang bagus. Jumlah yang tersedia dari perbekalan kantor ini disengaja melebihi apa yang kita butuhkan, karena apabila pegawai kehabisan buku, pensil, pulpen, pegawai dapat mengambilnya di almari khusus ATK. Hal ini bertujuan supaya keberlangsungan pekerjaan tidak tertunda karena hal kecil.
Hiasan kantor yang berfungsi sebagai pemanis ruangan kantor menjadi faktor yang perlu diperhatikan juga dalam pemilihan dan penempatannya. Karena dari hiasan kantor yang tepat dan tertata rapi, pegaai lebih nyaman dan semangat dalam melakukan rutinitas pekerjaan di ruangannya dan hal itu memacu kinerja pegawai lebih baik lagi.
4.3 Kinerja Pegawai Departemen Administrasi PT Formulatrix Indonesia. Kinerja menurut Mangkunegara (2000), kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang diberikan kepadanya. Tanggungjawab yang diemban pegawai yakni memberikan komitmen terhadap pencapaian tujuan, meminta umpan balik atas kinerja yang telah dilakuan, melakukan komunikasi secara terbuka dengan siapa saja. Penulis mengamati pegawai di Departemen Administrasi melanjalankan setiap tugas dan tanggungjawabnya dengan baik sehingga kinerja pegawai menjadi meningkat. PT Formulatrix Indonesia menerapkan sistsem waktu kerja perminggu, 50 jam kerja dalam seminggu untuk level supervisor dan 45jam kerja dalam seminggu untuk level staff. Ini dibuktikan dari pegawai memanfaatkan waktu yang ada dengan efektif sehingga output dari hasil yang dikerjakannya maksimal. PT Formulatrix menggunakan sistem absen finger print untuk mendeteksi apakah pegawai yang bersangkutan me-manage waktu dengan baik atau tidak, tetapi sebagian besar pegawai bekerja dengan mematuhi standart waktu bekerja yang ada dengan baik.
38
Dalam menjalankan pekerjaannyaa pegawai pasti melakukan kesalahan, tetapi pegawai dapat meminimalisir kesalahan tersebut dengan meneliti ulang pekerjaannya. Salah satu faktor utama dalam meningkatkan kinerja Departemen Administrasi yaitu kualitas yang dimilliki oleh setiap pegawai tingkat kemampuan, kerapian serta keteltian atau kecermatan dalam bekerja. kemampuan yang dimiliki setiap divisi hampir sama seperti dapat berbahasa asing minimal bahasa inggris karena pada dasarnya PT Formulatrix Indonesia adalah perusahaan asing. Selain kemampuan komunikasi, skill dalam mengoperasikan berbagai mesin kantor juga harus dikuasai karena PT Formulatrix Indonesia selalu mengikuti perkembangan tekhnologi canggih dengan tujuan arus pekerjaan semakin mudah dilakukan. Ketelitian, kecermatan dan kerapian juga harus diperhatikan untuk itu pegawai Departemen Administrasi mengerjakan apapun pekerjaannya dengan penuh ketelitian sehingga hasil pekerjaannya maksimal.
4.4 Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Departemen Administrasi PT Formulatrix Indonesia.
Tata ruang kantor Departemen Administrasi yang terdapat di PT Formulatrix Indonesia mampu meningkatkan kinerja dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian, penulis menunjukan bahwa ada pengaruh yang positif, berarti bahwa antara tata ruang kantor terhadap kinerja menunjukan hubungan yang searah. Artinya semakin baik penataan ruang kantor maka semakin tinggi pula tingkat kinerja karyawan. Pengaturan layout khusus Departemen Administrasi menggunakan konsep terbuka karena lebih mendasar pada konsistensi hubungan antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Tata ruang terbuka membantu memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat atau peralatan yang diperlukan. Selain itu tata ruang ini dapat meningkatkan kerjasama antar pegawai dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka sehingga kinerja
39
pekerjaan administrasi meningkat. Tata ruang terbuka dapat mendorong proses kreatif dari pegawai yang berhubungan dengan hal-hal kreatif.
4.5 Pengaruh Perlengkapan Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Departemen Administrasi PT Formulatrix Indonesia.
Perlengkapan kantor di ruang Departemen Administrasi yang terdapat di PT Formulatrix Indonesia mampu meningkatkan kinerja dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian ,menunjukan bahwa ada pengaruh yang positif, berarti bahwa antara perlengkapan kantor terhadap kinerja menunjukan hubungan yang baik. Hal tersebut dapat dijelaskan dari perlengkapan kantor yang ada di ruang kantor Departemen Administrasi lengkap dan berkualitas baik sehingga dapat meningkatkan kinerja. Perlengkapan kantor yang dipilih juga moderen dan mengikuti perkembangan teknologi canggih yang dapat mempercepat dan memperingan setiap pekerjaan yang berkaitan dengan tekhnologi. Kemampuan yang dimiliki setiap pegawai merupakan modal utama yang dapat dimanfaatkan untuk bekerja maksimal, sehingga apapun pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan skill akan menghasilkan output yang baik dan memuaskan. Fasilitas kerja atau infrastruktur yang diberikan oleh organisasi di PT Formulatrix mendukung dan mendorong pegawai untuk terus bekerja dengan menghasilkan kualitas yang menunjang kinerja.
