Informasi Dokumen
- Sekolah: Universitas
- Mata Pelajaran: Industri
- Topik: BAB III PEMBAHASAN. PT. Hagihara Westjava Industries ini adalah perusahaan yang terletak di
- Tipe: tesis
- Tahun: 2023
- Kota: Karawang
Ringkasan Dokumen
I.
PT. Hagihara Westjava Industries adalah perusahaan yang terletak di Kawasan Industri KIIC, jalan Maligi, Kabupaten Karawang. Perusahaan ini didirikan pada November 1995 dan telah beroperasi selama lebih dari 20 tahun. Fokus utama PT. Hagihara adalah dalam industri pembuatan produk seperti jumbo bag, flat yarn, mono-filament, dan berbagai jenis tas serta filter air untuk AC. Dengan modal awal sebesar US$ 10.000.000, perusahaan ini memiliki area pabrik seluas 43.197 m² dan bangunan pabrik seluas 21.897 m², serta mempekerjakan 719 orang karyawan.
II.
Sejak awal berdirinya, PT. Hagihara Westjava Industries telah berkomitmen untuk menyediakan produk berkualitas tinggi di sektor industri. Dengan pengalaman lebih dari dua dekade, perusahaan ini telah mengembangkan berbagai produk inovatif yang memenuhi kebutuhan pasar domestik dan internasional. Keberhasilan perusahaan dalam mempertahankan kualitas dan memperluas kapasitas produksi menjadi salah satu faktor kunci dalam pertumbuhannya yang berkelanjutan.
III.
Struktur organisasi PT. Hagihara Westjava Industries dirancang untuk mendukung efisiensi operasional dan pengambilan keputusan yang cepat. Di puncak struktur terdapat Presiden Direktur yang bertanggung jawab atas kebijakan mutu dan pengelolaan keseluruhan perusahaan. Di bawahnya terdapat berbagai divisi yang masing-masing memiliki tanggung jawab spesifik dalam produksi, pengendalian kualitas, pengadaan, dan sumber daya manusia. Setiap posisi memiliki fungsi yang jelas untuk memastikan kelancaran operasional.
3.1.2.1. President Director
Presiden Direktur memiliki tanggung jawab utama dalam menetapkan kebijakan mutu dan memastikan implementasinya di seluruh departemen. Dia juga bertugas menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan memimpin koordinasi antar departemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
3.1.2.2. Management Representative
Management Representative bertugas melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu (QMS) kepada manajemen puncak dan melakukan audit internal. Tugas ini penting untuk menilai efektivitas QMS dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
3.1.2.3. Production Division Director
Direktur Divisi Produksi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua proses produksi berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Dia juga harus memantau kualitas produk dan mengelola sumber daya produksi dengan efektif.
3.1.2.4. General Manager Factory
General Manager Factory bertanggung jawab atas pengendalian kegiatan produksi, pengendalian kualitas, dan pencapaian tujuan strategis. Dia harus memastikan bahwa semua aktivitas di pabrik berjalan dengan efisien dan efektif.
3.1.2.5. Maintenance and Purchasing Division
Divisi Pemeliharaan dan Pengadaan bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan pemeliharaan serta pengadaan barang. Tugas ini penting untuk memastikan bahwa semua peralatan berfungsi dengan baik dan kebutuhan bahan baku terpenuhi.
IV.
Kasus ini menganalisis proses bisnis yang berjalan di PT. Hagihara Westjava Industries, khususnya dalam pengadaan bahan baku. Proses ini meliputi permintaan bahan baku, pemesanan, penerimaan barang, dan pembayaran. Analisis ini bertujuan untuk mengidentifikasi masalah yang ada dan memberikan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi operasional.
3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses pembelian bahan baku dimulai dengan permintaan dari divisi produksi yang membuat slip order. Setelah disetujui, slip order diserahkan kepada bagian purchasing untuk dibuatkan Purchase Order. Proses ini diikuti dengan penerimaan barang dan pemeriksaan kesesuaian dengan dokumen yang ada.
3.2.2. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan alur proses dari permintaan bahan baku hingga pembayaran. Diagram ini menunjukkan interaksi antara bagian produksi, purchasing, dan gudang dalam memastikan semua langkah dilakukan dengan tepat dan efisien.
3.2.3. Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan dalam proses ini termasuk Surat Jalan, Inquiry, Quotation, Faktur Pajak, Invoice, dan Kwitansi. Setiap dokumen memiliki fungsi spesifik untuk memastikan semua transaksi tercatat dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3.2.4. Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pembelian termasuk Purchase Order dan Laporan Pembelian. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan sebagai alat untuk pengendalian dan pelaporan kepada manajemen.
3.2.5. Permasalahan Pokok
Beberapa permasalahan yang dihadapi PT. Hagihara antara lain proses pembelian yang masih manual, kesulitan dalam pencarian data, dan pencatatan transaksi yang rawan kesalahan. Hal ini mengakibatkan efisiensi yang rendah dalam operasional dan pelayanan kepada supplier.
3.2.6. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang ada, disarankan untuk mengimplementasikan sistem yang terkomputerisasi untuk pengadaan bahan baku. Sistem ini harus terintegrasi antara bagian purchasing, gudang, dan akuntansi untuk memudahkan pengendalian dan monitoring data secara real-time.
V.
Analisis kebutuhan software bertujuan untuk menentukan spesifikasi sistem yang diperlukan dalam mendukung proses bisnis di PT. Hagihara Westjava Industries. Hal ini mencakup kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem baru yang diusulkan.
3.3.1. Analisis Kebutuhan
Spesifikasi kebutuhan sistem meliputi halaman administrator, purchasing, warehouse, dan accounting. Setiap halaman harus memiliki fungsi login, akses menu utama, dan akses ke menu transaksi serta laporan. Pengguna harus dapat mengelola data yang relevan sesuai dengan peran masing-masing.
3.3.2. Use Case Diagram
Use Case Diagram menggambarkan interaksi antara pengguna dan sistem. Diagram ini menunjukkan bagaimana pengguna dapat melakukan login, mengakses menu utama, dan melakukan transaksi yang diperlukan dalam sistem pengadaan bahan baku.
3.3.3. Activity Diagram
Activity Diagram memberikan gambaran yang lebih rinci tentang alur kerja di dalam sistem. Diagram ini menunjukkan langkah-langkah yang harus diambil oleh pengguna untuk menyelesaikan proses, mulai dari login hingga mengelola transaksi dan laporan.
VI.
Desain sistem mencakup pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk menggambarkan hubungan antar entitas dalam sistem. Selain itu, Logical Record Structure (LRS) juga disusun untuk menunjukkan struktur data yang akan digunakan dalam sistem baru.
3.4.1. ERD
Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antara entitas dalam sistem pengadaan bahan baku. Diagram ini penting untuk memahami bagaimana data akan saling berinteraksi dan terintegrasi dalam sistem.
3.4.2. Logical Record Structure
Logical Record Structure menunjukkan bagaimana data akan disimpan dan diakses dalam sistem. Ini mencakup spesifikasi untuk berbagai file data seperti user, bahan baku, supplier, dan jurnal, yang semuanya akan mendukung operasional sistem.
3.4.3. Spesifikasi File
Spesifikasi file mencakup detail tentang struktur dan format data untuk berbagai entitas dalam sistem. Hal ini memastikan bahwa semua data yang diperlukan dapat dikelola dengan baik dan memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
