BAB 3 PENGENALAN PERUSAHAAN

27

BAB 3

PENGENALAN PERUSAHAAN

3.1.

Sejarah Perusahaan

PT. Inforsys Indonesia berdiri pada tahun 1998 diperbatasan

Singapore-Malaysia-Indonesia, yaitu di kota Batam yang sekarang ini dikenal dengan Indonesia

gateway. Ketika terjadi kerusuhan di Jakarta bulan Mei 1998, Bapak Gani dan

Yusvizal Fepwarmen masih bekerja di PT. Rinnai Indonesia, salah satu perusahaan

Jepang yang memproduksi kompor Gas dengan merek Rinnai. Seorang lagi teman

karib Bapak Gani, yang bernama Zainuddin Mursal atau biasa di panggil Zai,

seorang yang pintar dan pernah kuliah di UGM Fakultas Geologi yang akhirnya

berhenti karena kekurangan biaya. Karena satu dan lain hal beliau juga memutuskan

untuk keluar dari PT. Inforsys Indonesia sebelum PT. Inforsys Indonesia menjadi

besar. Akibat kerusuhan 1998 suasana di Jakarta sungguh menakutkan waktu

itu.Inilah awal kegelisahan beliau bertiga untuk tinggal dan bekerja di Jakarta.

Bapak Gani tinggal di Jakarta, Bapak Yusvizal di Bandung, Bapak

Zainuddin di Yogyakarta dan akhirnya berkumpul lagi di Jakarta pada tahun

1998.Berawal dari survei Bapak Zainuddin yang lebih awal ke Batam untuk melihat

peta bisnis komputer dan akhirnya beliau bertiga memutuskan berangkat ke Batam

dan meninggalkan pekerjaan mereka di Jakarta.

Modal yang dimiliki awalnya hanyalah satu unit computer 468 DX, dan itu

pun beli bekas di Glodok, buku-buku komputer sewaktu kuliah dan uang tunai

sebesar Rp 7.000.000,00. Beliau bertiga menempati ruko pinjaman yang sudah lama

tidak terpakai untuk dijadikan kantor, dimulai dengan membersihkan debu tebal,

menyapu, mengepel, menyikat dan merapikan meja.

Pada tanggal 22 Juni 1998, hari yang selalu dikenang sebagai hari kelahiran

PT. Inforsys Indonesia, perusahaan yang hingga kini masih dipimpin oleh Bapak

Gani dan telah berkembang menjadi bisnis IT yang terpandang di Batam dan Jakarta.

Filosofi yang dianut adalah mengerti dan memelihara SDM didalamnya. Filosofi

inilah yang mempertemukan Bapak Gani dengan Sulasmo Sudharno, seorang

akuntan yang berpengalaman dalam bidang audit, keuangan, akuntansi,

perpajakan,human resources, business development dan project. Perubahan ini

merubah visi untuk menghadirkan “solusi yang dimengerti” bagi pasar IT, yang

kemudian menjadi landasan lahirnya INFORSYS SOLUTION.

3.2.

Visi dan Misi Perusahaan

PT. Inforsys Indonesia memiliki visi dan misi yang dipegang teguh dalam

mempertahankan perusahaan ini. Yang menjadi visi dan misi PT. Inforsys Indonesia

yaitu sebagai berikut:

•

Visi

Inforsys hadir untuk memberikan solusi.Sistem yang harus mengerti manusia

dan bukan sebaliknya.

•

Misi

Komitmen PT. Inforsys Indonesia adalah memberikan solusi informasi

berbasis teknologi yang berorientasi fokus pada pelanggan, customer

satisfaction, user friendly, dan solid team.

3.3.

Gambaran Umum Perusahaan

PT. Inforsys Indonesia telah memiliki tiga jenis produk yaitu SOFI.NET,

PISI.NET dan BonaStoco. SOFI.NET merupakan aplikasi yang menangani

inventory, puschasing, sales, point of sales, A/R, A/P, accounting dan

finance.PISI.NET merupakan aplikasi yang menangani attendance, payroll, dan

personnel system termasuk link ke berbagai mesin absen.PT. Inforsys Indonesia

berlokasi di Batam dan telah memiliki cabang di Jakarta Barat.

Saat ini PT. Inforsys Indonesia sedang berfokus pada aplikasi BonaStoco.

Aplikasi tersebut menangani solusi di bidang manufacturing, distribution, dan

content dengan menggunakan teknologi baru .NET (bahasa pemrograman C#) yang

bisa dijalankan di Operating System Windows maupun di Linux. PT. Inforsys

Indonesia tidak mengikat salah satu database dalam mengembangkan produk,

pelanggan boleh memilih sendiri database yang ingin dipakainya, baik itu MS SQL

Server 2003, Oracle 10i maupun Postgress (Free Licensi) yang juga bisa dijalankan

di Linux maupun Windows.

Mulai April 2006, PT. Inforsys Indonesia melalui http://www.rulisoft.com

meluncurkan produk Massal murah yang hanya dijual melalui internet, ternyata

mendapat sambutan yang luar biasa dan sudah terjual ribuan copy.Februari 2008, PT.

Inforsys Indonesia juga merilis website belajar .NET yang bisa di akses siapa saja di

http://www.rulicamp.com dan mendapatkan kesempatan untuk mengerjakan

proyek-proyek dari PT. Inforsys Indonesia.Situs rulicamp.com mengajak member untuk

belajar, bekerja dari rumah kapan saja.

3.4.

Business Core Perusahaan

PT. Inforsys Indonesia merupakan sebuah perusahaan Software

House.Cakupan layanan yang diberikan oleh PT. Inforsys Indonesia dirancang agar

dapat seoptimal mungkin untuk membantu pelanggan.Tidak sekedar menyediakan

software, tetapi lebih memastikan software yang dihasilkan dapat diimplementasikan

sehingga mampu menjawab semua permasalahan sistem yang dimiliki oleh

pelanggan.

Cakupan layanan PT. Inforsys Indonesia meliputi:

1.

Software

a.

Lisensi software

b.

Training

c.

Implementation

d.

Maintenance

2.

Consultation

a.

Management

b.

Human Resorce

c.

Enginnering

3.

Man-power Supply

4.

Hardware and Networking

5.

Software Development

3.5.

Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 berikut ini adalah bagan struktur organisasi pada PT. Inforsys

Indonesia secara umum:

Gambar 0.1 Struktur Organisasi PT. Inforsys Indonesia

Untuk dapat melihat lebih rinci struktur organiasasi yang ada pada PT.

Inforsys Indonesia, berikut ini merupakan struktur organisasi IT serta wewenangnya:

3

1

IT Department Implementation Division Development Division Customer Training Department Customer Support Department Application Demonstration Department Application Development Department Application Maintenance Department Application Customization Department Implementation Support Department

Gambar 0.2 Struktur Organisasi Divisi IT pada PT. Inforsys Indonesia

Gambar 3.2 menunjukan struktur organisasi divisi IT yang ada pada PT. Inforsys Indonesia, di mana terdapat dua divisi yaitu divisi

development dan divisi implement, yang masing-masing divisi di bagi lagi menjadi beberapa department. Divisi development terbagi menjadi

empat department dan divisi implement terbagi lagi mejadi tiga department. Fungsi, tugas dan wewenang masing-masing department tersebut

diantaranya:

1.

Implement Division

a.

Application Demonstration Department

Departemen ini bertugas untuk melakukan demo aplikasi yang akan

dijual kepada pelanggan.

b.

Customer Training Department

Departemen

ini

bertugas

untuk

membantu

pelanggan

dalam

menggunakan aplikasi yang baru dibeli, agar dapat segera berpindah dari

aplikasi lama ke aplikasi yang baru.

c.

Customer Support Department

Departemen ini bertugas untuk membantu pelanggan dalam penggunaan

aplikasi yang dijual kepada mereka.

2.

Development Division

a.

Application Customization Department

Departemen ini bertugas untuk melakukan customize kepada pelanggan

yang meminta tambahan atau perubahan terhadap aplikasi yang dibeli.

b.

Application Development Department

Departemen ini bertugas untuk membangun aplikasi yang berguna untuk

PT. Inforsys Indonesia ini seperti membangun web yang bertujuan untuk

menjual produk yang dimiliki perusahaan.

c.

Application Maintenance Department

Departemen ini melakukan pemeliharan terhadap aplikasi yang sudah

dijual kepada pelanggan apabila terdapat aplikasi yang error.

d.

Implementation Support Department

Departemen ini bertugas untuk mendukung divisi implement dalam

menangani error-error yang tidak dapat ditangani.

5.6.

Struktur SOFI XP

Gambar 3.3 pada struktur organisasi SOFI XP modul

ada dua bagian dari team

memberikan training kepada

dengan modul yang diterapkan di perusahaan pelanggan tersebut. Dan

Support/Maintenance bertugas untuk melakukan

menambah atau melakukan perubahan baik dalam aplikasi SOFI XP maupun dalam

bentuk laporan yang mereka inginkan. SOFI XP dibagi kedalam tiga modul, yaitu

modul Accounting yang mencakup

General Ledger. Modul

Inventory.Database yang mereka gunakan adalah

programmingnya menggunakan

menghasilkan laporan mengunakan

5.7.

Proses Bisnis Berjalan

Pada PT. Inforsys,

yaitu proses bisnisberjalan

Receivable, dan proses bisnis

SOFI XP

Gambar 0.3Struktur SOFI XP

pada struktur organisasi SOFI XP modul Accounting

team SOFI XP, yaitu team Training yang bertugas untuk

kepada client yang baru menggunakan SOFI XP ini sesuai

dengan modul yang diterapkan di perusahaan pelanggan tersebut. Dan

bertugas untuk melakukan customize ke perusahaan yang ingin

atau melakukan perubahan baik dalam aplikasi SOFI XP maupun dalam

bentuk laporan yang mereka inginkan. SOFI XP dibagi kedalam tiga modul, yaitu

yang mencakup Account Receivable, Account Payable

. Modul Trading yang mencakup Purchase and Sales

Database yang mereka gunakan adalah SQL2000, sedangkan untuk

programmingnya menggunakan VBAccess dan aplikasi yang digunakan untuk

menghasilkan laporan mengunakan CrystalReport.

Proses Bisnis Berjalan

Inforsys, proses bisnisberjalan accounting dibagi menjadi tiga

berjalan Account Payable, proses bisnisberjalan

proses bisnisberjalan General Ledger.

Accounting. Di mana

yang bertugas untuk

yang baru menggunakan SOFI XP ini sesuai

dengan modul yang diterapkan di perusahaan pelanggan tersebut. Dan team

ke perusahaan yang ingin

atau melakukan perubahan baik dalam aplikasi SOFI XP maupun dalam

bentuk laporan yang mereka inginkan. SOFI XP dibagi kedalam tiga modul, yaitu

Account Receivable, Account Payable dan

Sales serta Modul

, sedangkan untuk

dan aplikasi yang digunakan untuk

dibagi menjadi tiga

berjalan Account

5.7.1.

Proses BisnisBerjalan

Account Payable

Pada proses bisnisberjalan Account Payable, kegiatan dimulai dari Product

Department mengecek barang yang ada, apakah ada barang yang habis dan harus

dibeli atau tidak. Kemudian Product Departmentakan memilih vendor yang menjual

barang dibutuhkan. Setelah itu, Product Departmentakan mengirimkan Purchase

Order kepada vendor. Setelah menerima Purchase Order, vendor akan mengirimkan

barang yang dibeli beserta dengan Delivery Order dan Invoice ke perusahaan

Inforsys. Saat Product Department telah menerima barang, Delivery Order dan

Invoice, maka selanjutnya Manager Accounting akan menangani hutang dengan

memasukan nomor Purchase Order, nomor Delivery Order dan nomor Invoice ke

dalam aplikasi Account Payable. Jika ada pengurangan nilai hutang misalnya retur

pembelian atau potongan pembelian yang menyebabkan berkurangnya nilai hutang,

maka Manager Accounting akan membuat Account Payable Debit Note/APDN,

sedangkan jika ada penambahan nilai hutang misalnya pembebanan biaya

pengiriman barang yang dibeli, maka Manager Accounting akan membuat Account

Payable Credit Note/APCN. Setelah itu Manager Accounting akan melakukan

pembayaran ke vendor di mana vendor kemudian akan membuatkan nota Payment

dan mengirimkannya kembali ke Inforsys. Manager Accounting kemudian mencatat

Payment tersebut ke dalam aplikasi SOFI.

5.7.2.

Proses Bisnis Berjalan

Account Receivable

Proses bisnis berjalanAccount Receivable dimulai dari proses penjualan jasa

pembuatan software. Software yang dijual merupakan software ERP bernama SOFI

XP. Software ini sudah memiliki proses bisnis berjalan yang terstandarisasi, namun

biasanya Client meminta beberapa kustomisasi khusus.

Pertama-tama, Direktur Utama akan melakukan pertemuan dengan Client

untuk menjelaskan fitur-fitur yang ada pada SOFI XP dan menjual aplikasi SOFI XP.

Jika Client tertarik untuk membeli, maka Manager Accounting akan membuatkan

Sales Order. Sales Orderakan dikirimkan kepada Client. Jika Client tidak memiliki

permintaan untuk kustomisasi khusus, maka Client akan langsung melakukan

pembayaran. Namun jika Client meminta penambahan fitur pada aplikasi SOFI XP,

maka Implementation Support Departmentakan melakukan kustomisasi tersebut.

Setelah kustomisasi selesai dilakukan, Manager Accounting akan menangani piutang

yang tejadi dengan memasukan nomor Sales Order, Delivery Order dan Invoice yang

sudah ada. Sedangkan untuk biaya penambahan fitur kustomisasi, Manager

Accounting akan mencatanya dalam Account Receivable Debit Note/ARDN. Jika ada

pengurangan nilai piutang misalnya potongan penjualan atau retur penjualan,

Manager Accounting akan membuat Account Receivable Credit Note/ARCN. Jika

Client telah membayar lunas, maka Manager Accounting akan membuatkan Receipt.

Jika Client langsung membayar lunas secara cash, Manager Accounting tidak akan

menangani piutang, melainkan langsung mencatat transaksi ke dalam General

Journal.

5.7.3.

Proses Bisnis Berjalan

General Ledger

Proses bisnis berjalanGeneral Ledger pada PT. Inforsys terbagi dua yaitu

General Journal dan Adjustment Journal.

5.7.3.1.

General Journal

Jika perusahaan memiliki transaksi umum selain transaksi pembelian dan

penjualan software SOFI XP, atau memiliki transaksi penjualan SOFI XP yang

dibayar langsung secara cash oleh Client, maka Manager Accounting akan

mencatatnya

dalam

General

Journal.

Transaksi-transaksi

yang

biasanya

diklasifikasikan sebagai transaksi jurnal umum yakni seperti transaksi pembelian

aktiva; kendaraan, perlengkapan kantor atau pabrik, pengeluaran kas untuk

biaya-biaya pemeliharaan aktiva perusahaan, pemasangan iklan, atau pendapatan diluar

usaha seperti pendapatan bunga dan pemasukan serta pengeluaran lainnya yang tidak

berhubungan dengan pembelian dan penjualan rutin perusahaan.

5.7.3.2.

Adjustment Journal

Proses bisnis berjalanAdjustment Journal merupakan proses di mana terjadi

penyesuaian kurs transaksi hutang dan piutang. Misalnya di akhir periode setelah

semua nilai transaksi dari piutang dan hutang (Account Receivable dan Payable)

dikonversikan ke nilai mata uang dasar (Base Currency) tidak ingin nilai konversi

akhir tersebut dipakai/diperlihatkan pada laporan Anda, melalui fasilitas ini Anda

dapat mengedit/memasukkan sendiri nilai hasil konversi kurs akhir.

5.8.

Gambaran Aplikasi Berjalan

Berikut adalah gambaran aplikasi modul Accounting yang sedang berjalan

pada PT. Inforsys Indonesia:

5.8.1.

Screenshoot User Interface SOFI XP

Gambar 0.4Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuTransaction

Gambar 0.5Screenshoot User InterfaceSOFI XP untuk MenuTransaction –

SubmenuAccount Receivable

Gambar 0.6Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Transaction –

Submenu Account Payable

Gambar 0.7Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuTransaction –

SubmenuGeneral Ledger

Gambar 0.8Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuTransaction –

SubmenuOther Menu

Gambar 0.10Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report

Gambar 0.11Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuReport –

SubmenuAccount Receivable Report

Gambar 0.12Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report – Submenu

Account Payable Report

Gambar 0.13Screenshoot User Interface SOFI XP untukMenu Report – Submenu

General Ledger

Gambar 0.14Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report – Submenu

Financial Report

Gambar 0.15Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report – Submenu

CustomReport

Untuk submenuCustom Report hanya akan diisi bila terdapat permintaan

kustomisasi dari Client.

5.8.2.

Use Case Diagram Account Payable

Gambar 0.16Use Case DiagramProses BisnisAccount Payable

Keterangan:

PO = Purchase Order

DO = Delivery Order

APCN = Account Payable Credit Note

APDN = Account Payable Debit Note

5.8.3.

Use Case Diagram Account Receivable

Gambar 0.17Use Case DiagramProses BisnisAccount Receivable

Keterangan:

SO = Sales Order

DO = Delivery Order

ARCN = Account Receivable Credit Note

APDN = Account Receivable Debit Note

5.8.4.

Use Case Diagram General Ledger

General Ledger

Create General

Journal

Create Adjustment

Journal

Manager Accounting

45

5.8.5.

Activity Diagram Account Payable

Accounting Department Vendor

Product Department System

Mengecek Inventory

Mencari Vendor [Yes]

Membuat Surat Penawaran Harga

Memilih Vendor

Create PO

Mengirim Barang

Manage A/P

Entry nomor PO Entry nomor DO Entry Payment

Melakukan Pemeriksaan [Ada penambahan utang?]

[Yes] create APCN [Yes] [No] create APDN Melakukan Pembayaran [No] Menerima Pembayaran

Membuat Payment Note

Entry Payment [No]

Mengirim DO Mengirim Invoice

Menerima Barang Menerima DO Menerima Invoice

Memilih metode pembayaran

[Cash?] [No] Manage G/L [Yes] Menampilkan Vendor Create PO

Menampilkan metode pembayaran

Create APCN [Ada pengurangan utang?]

Create APDN Menampilkan Inventory [Barang habis?]

5.8.6.

Activity Diagram Account Receivable

4

7

5.8.7.

Activity Diagram General Ledger

5.8.8.

General Ledger System Features

General Ledger System dalam SOFI XP adalah program yang dirancang

khusus untuk menangani semua transaksi keuangan sampai menghasilkan laporan

atas transaksi-transaksi keuangan tersebut.Secara umum, keunggulan-keunggulan

atau fitur yang ditawarkan dalam General Ledger System ini digambarkan dalam

Tabel 3.1 berikut:

Tabel 0.1General Ledger System Features

Features

Description

Multi currency

Transaction in multi currency.

Multi home currency

Financial report available in multi currency.

Forex gain/loss calculation

Automatic forex calculation including forex

history report.

Definable fiscal date

User able to define fiscal date.

5 journal type

General, sales purchase, receive and payment

journal.

Recurring transaction

One step entry for accrual (regularly

amortized) journal.

G/L report

Selection by chart of account, transaction date

or customer/supplier.

A/R and A/P

Statement of account, aging, due, overdue, paid

and outstanding invoice.

Aging period setup

User can adjust the period of age for A/R and

A/P.

Cash management

Cash paid and receipt integrated to A/R A/P

module, and also has cheque approval control.

Features

Description

Bank reconciliation

View and post un-cleared transaction compared

to bank statement.

Customizable finance report

Cost of goods sold, income statement, balance

sheet and cash flow.

Comparative budget

All COA amount comparative budgeTabel.

Division

Division for profit / loss allocation.

Project

Project for profit / loss allocation.

Department

Department for profit / loss allocation.

Fixed Asset

Fixed asset management and depreciation auto

journal.

Manageable security

Unlimited level of access group.

Automatically data backup facility

Auto backup provided by Microsoft SQL Server.

Prosedur penggunaan program dimulai dengan mendaftarkan

informasi-informasi awal yang berkaitan dengan data-data transaksi harian user ke dalam

sistem, dilanjutkan dengan meng-input data transaksi keuangan ke dalam jurnal

keuangan. Selanjutnya, sistem akan melakukan proses terhadap data-data yang telah

di-input untuk menghasilkan laporan keuangan.

Berikut ini akan dijelaskan tahapan atau alur proses General Ledger System

dari mendaftarkan data statis, menginput transaksi harian sampai menghasilkan

laporan keuangan:

1.

Setelah mendaftarkan data-data statis yang berhubungan dengan informasi

umum dan keuangan perusahaan, user melakukan pencatatan atas seluruh

informasi transaksi harian ke dalam form-form transaksi. Ada 6 jurnal

transaksi yang disediakan oleh program, yakni satu jurnal umum; empat

jurnal khusus seperti jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan

kas dan jurnal pengeluaran kas; serta satu jurnal otomatis, seperti

penyusutan dan amortisasi.

2.

Data-data transaksi yang telah di-input dalam menu transaksi akan

diklasifikasikan langsung oleh sistem berdasarkan kode atau nomor akun

perkiraan akuntansi dan tipe jurnal ke dalam buku besar (ledger).

3.

Sistem akan memproses data-data transaksi keuangan yang telah di-input

pada saat user menjalankan fasilitas proses data. Proses otomatis yang

dilakukan oleh sistem meliputi proses memposting jurnal, melakukan

perhitungan selisih kurs laba/rugi, penyusutan dan amortisasi serta

pemindahan saldo akhir ke awal periode berikutnya.

4.

User dapat melihat hasil proses data dalam laporan keuangan yang

disediakan oleh sistem. Laporan- laporan tersebut tidak terbatas hanya pada

laporan laba/rugi dan neraca, tetapi juga menyediakan laporan-laporan

pendukung lainnya seperti laporan arus kas, laporan harga pokok penjualan,

laporan pernyataan hutang piutang dan analisa umur piutang.

5.

Pada periode berikutnya, user tidak perlu lagi mendaftarkan data statis yang

sama atau meng-input saldo awal., sistem telah memindahkan saldo akhir

periode lalu menjadi saldo awal periode berikutnya. User hanya melakukan

prosedur yang sama dalam meng-input data transaksi dan proses seperti

periode sebelumnya. Jika user telah selesai melakukan proses tutup buku

akhir tahun maka pada awal periode tahun fiskal berikutnya user wajib

melakukan proses calculate dan post yearly profit/loss. Proses ini dilakukan

pada setiap awal periode akuntansi sebagai pembalik atau jurnal penutup

dari perkiraan- perkiraan nominal dan akan memindahkan saldo laba ditahan

bulan berjalan (current earning) ke laba ditahan tahunan (retained earning).