laporan_Kelompok4

Kartika Hapsari (13406010)

Page 1 of 50

MENGELOLA SISTEM PENYEWAAN LAPANGAN SARAGA

Kelompok:

Nadia Fadhilah Riza (13406069)

Raden Ananta (13406079)

Paramita Apsari W (13406091)

Bahana Wiradanti (13406110)

Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri ITB|2009

Kartika Hapsari (13406010)

Page 2 of 50

Contents

I. PENDAHULUAN ... 4

1.1 Sistem Kerja ... 4

1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja ... 4

1.1.2 Visi, Misi, dan

Value

Organisasi ... 5

1.1.3 Struktur Organisasi ... 5

1.2 Flowchart Pengerjaan ... 6

II. PROJECT IDENTIFICATION ... 8

2.1 Problem ... 8

2.2 Opportunities ... 10

2.3 Directives ... 10

2.4 Scope of the Project ... 11

III. PROBLEM ANALYSIS ... 14

3.1 Analisis Causes & Effects ... 14

3.2 Systems Improvement Objectives ... 15

3.3 Key Performance Indicators ... 15

3.4 Critical Success Factors ... 16

IV. REQUIREMENT ANALYSIS ... 18

4.1 Functional & Non-functional Requirement ... 18

4.2. Process Requirement Definition ... 20

1.

Decomposition Diagram ... 20

2.

Data Flow Digram - Context Digram (Level 0) ... 21

3.

Data Flow Diagram – Level 1 ... 22

4.

Data Flow Diagram - Level 2 (Proses 1 ) ... 23

5.

Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 2 ) ... 24

6.

Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 3) ... 25

4.3 Data Requirement Definition ... 26

1.

Conceptual Data Model (CDM): Entity Relationship Diagram ... 26

2.

Logical Data Model (LDM) ... 27

3.

Physical Data Model (PDM) ... 28

4.4 Interface Requirement Definition ... 29

REFERENSI ... 41

LAMPIRAN ... 42

Kartika Hapsari (13406010)

Page 3 of 50

LAMPIRAN B – Gambar Sistem Kondisi Aktual ... 46

1). Pencatatan Penyewaan Lapangan Sepak Bola ... 46

2). Pencatatan Penyewaan Lapangan Futsal (Mini Pasir) ... 46

3). Pencatatan Penyewaan Lapangan Basket/Voli ... 47

4). Pencatatan Penyewaan Lapangan Tennis ... 47

LAMPIRAN C – Lembar Asistensi 1 ... 48

LAMPIRAN D – Lembar Asistensi 2 ... 49

Kartika Hapsari (13406010)

Page 4 of 50

I. PENDAHULUAN

1.1 Sistem Kerja

Sistem Kerja yang menjadi objek dalam tugas ini adalah Sistem Penyewaan Lapangan SARAGA.

1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja

Institut Teknologi Bandung (ITB) sebagai salah satu sekolah terbaik di Indonesia, memiliki fasilitas olahraga yang terbuka tidak hanya untuk mahasiswa tetapi juga masyarakat umum. Biasa juga disebut sebagai SARAGA. Pengelolaan fasilitas olahraga ini dilakukan oleh UPT Olahraga, dibawah pimpinan WRMA (Wakil Rektor bidang Mahasiswa dan Akademik). Fasilitas olahraga yang dimiliki antara lain fasilitas lapangan dan non lapangan. Fasilitas non lapangan adalah kolam renang, fitnes, dan track-jogging. Sedangkan yang berupa lapangan adalah lapangan basket/voli, futsal, sepak bola dan tenis. Fasilitas lapangan disewakan untuk mahasiswa dan umum, dibawah pengelolaan Divisi Pelayanan, khususnya Subdivisi Penyewaan & Sekolah Sepak Bola, Sekolah Renang dan Sekolah Tenis.

Sistem kerja penyewaan lapangan ini dapat digambarkan oleh diagram berikut.

Gambar 1 – Diagram Sistem kerja

Input dari sistem adalah pemesanan yang dilakukan oleh pihak – pihak yang dapat menyewa lapangan yaitu pelanggan (perseorangan), Unit Olahraga Mahasiswa ITB dan Sekolah Olahraga. Pemesanan tersebut berupa lapangan apa yang ingin disewa, tanggal serta jam penggunaannya. Sistem memroses pemesanan pelanggan tersebut hingga didapatkan output berupa jadwal pemakaian lapangan yang dapat memenuhi seluruh pesanan.

Pemesanan Lapangan oleh Pelanggan (perseorangan)

Untuk dapat menyewa lapangan, pelanggan terlebih dahulu harus memesan. Pada saat pemesanan, dilihat apakah jadwal yang diinginkan oleh pelanggan masih kosong. Jika iya maka pelanggan tersebut dapat melakukan booking. Jika tidak maka pelanggan harus mencari jadwal lain yang masih tersedia. Apabila jadwal sudah dipastikan tidak bentrok, maka pelanggan mem-booking dan membayar uang muka atau down-payment (DP). Pemesanan dan pembayaran DP ini harus dilakukan dengan cara bertemu langsung petugas penyewaan. Pemesanan lewat telepon tidak dapat diterima karena pihak petugas tidak mempercayai pemesanan telepon. Selanjutnya, pelunasan pembayaran sewa harus diselesaikan tiga hari sebelum penggunaan lapangan.

Gambaran lengkap mengenai proses pemesanan dan sistem kerja penyewaan dapat dilihat sesuai hasil wawancara dengan Pak Mahyun selaku Kepala Divisi Pelayanan (terlampir).

Sistem Penyewaan

Lapangan

pemesanan

Jadwal pemakaian lapangan

input

output

Kartika Hapsari (13406010)

Page 5 of 50

Pemesanan Lapangan oleh Unit

Berbeda dengan pemesanan oleh pelanggan perseorangan, untuk Unit Olahraga Mahasiswa ITB pemesanan dilakukan dengan cara bertanya jadwal yang memungkinkan untuk pemakaian lapangan oleh unit. Kemudian unit tersebut menyusun proposal kegiatan unit tiap semester kepada LPKM yang selanjutnya LPKM akan menyetujui jadwal tersebut, menyampaikan jadwal kepada SubDivisi Penyewaan dan membayarkan seluruh biaya penyewaan.

Pemesanan Lapangan oleh Sekolah

Khusus untuk sekolah olahraga, yaitu Sekolah Sepak Bola (SSB) dan Sekolah Tenis (GTC), pihak sekolah menyampaikan jadwal yang diinginkan kepada SubDivisi Penyewaan, mencari jadwal yang memungkinkan dan membayarkan seluruh biaya sewa langsung untuk 1 tahun.

Jadwal Pemakaian Lapangan

Sekarang ini, jadwal pemakaian lapangan didokumentasikan secara tertulis manual pada papan tulis. Jadwal ini dituliskan untuk masing-masing lapangan setiap bulan. Foto yang men-capture gambar nyata sistem kondisi aktual terangkum pada Lampiran B.

1.1.2 Visi dan Misi Organisasi

Terlampir pada Lampiran A Hasil Wawancara Pertanyaan A Bagian 2 dan 3.

1.1.3 Struktur Organisasi

Terlampir pada Lampiran A Hasil Wawancara Pertanyaan A Bagian 1

Sistem yang menjadi objek adalah yang berwarna kuning pada struktur organisasi diatas, yaitu yang bertanggung jawab terhadap penyewaan lapangan Tenis, Basket, Voli, Sepak Bola dan Futsal. Bagian ini termasuk ke dalam Subdivisi Penyewaan, dibawah Divisi Pelayanan pada struktur UPT Olahraga ITB..

Kartika Hapsari (13406010)

Page 6 of 50

1.2 Flowchart Pengerjaan

Gambar 2 – Flow Chart Kegiatan

MEMBUAT LAPORAN

STOP

START

MEMBUAT ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM MEMBUAT DATA FLOW

DIAGRAM

MELAKUKAN WAWAWANCARA KE

PIHAK [ENGELOLA

IDENTIFIKASI MASALAH

MEMBUAT LOGICAL DATA MODEL DAN PHYSICAL

DATA MODEL MEMBUAT USER INTERFACE SESUAI DENGAN PERMASALAHAN? ya tidak

Kartika Hapsari (13406010)

Page 8 of 50

II. PROJECT IDENTIFICATION

2.1 Problem

Sarana Olahraga Ganesha atau yang lebih lazim dikenal dengan nama Saraga, merupakan sekumpulan fasilitas olahraga yang disediakan oleh ITB kepada elemen ITB yang membutuhkan seperti mahasiswa, dosen, dan karyawan. Selain itu, sarana olahraga ini juga terbuka untuk umum baik bagi mahasiswa luar ITB maupun pelajar atau warga Bandung lainnya. Saraga merupakan sebuah lembaga yang memiliki proses bisnis di dalam pengelolaannya, karena Saraga perlu mengidentifikasi pengeluaran dan pemasukan bagi lembaga tersebut untuk dilaporkan kepada direktorat ITB. Jenis pemasukan keuangan bagi Saraga ini diantaranya adalah berupa pembayaran tiket masuk dari fasilitas-fasilitas yang disewakan oleh Saraga, baik tiket langsung maupun tiket pesanan. Sedangkan pengeluaran keuangan dari lembaga ini adalah pengeluaran berupa perawatan fasilitas-fasilitas yang ada dan penggajian karyawan.

Fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Saraga beraneka macam, seperti lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket, lapangan tenis, kolam renang, jogging track dan fitness centre. Dari sejumlah fasilitas tersebut yang memiliki keistimewaan berupa kemampuan untuk dipesan adalah fasilitas berupa lapangan, yaitu lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket, serta lapangan tenis. Di dalam pemesanan lapangan tentunya terdapat aktivitas-aktivitas yang dapat dirinci menjadi aktivitas pemesanan, pembayaran DP (Down Payment), pelunasan, dan konfirmasi pemakaian. Keseluruh aktivitas rinci inilah yang pada saat ini akan dikaji apakah sudah efektif sehingga memperjelas aliran sistem informasi dari proses bisnis Saraga. Selain itu, pemesan dari fasilitas lapangan yang ada juga terdiri atas berbagai elemen, yaitu perseorangan (mahasiswa), unit, sekolah olahraga (sekolah sepak bola, sekolah tenis, dsb.), dan LPKM / Biro Kemahasiswaan. Tidak lupa terdapat juga entitas luar dari divisi pelayanan penyewaan yang berhak memesan waktu untuk menggunakan lapangan, yaitu divisi maintenance yang membutuhkan jadwal tertentu untuk melakukan perawatan pada lapangan.

Sistem pengelolaan pemesanan yang sudah ada saat ini berupa penulisan pemesanan pada papan tulis dan buku, atau cara manual, sebagai pencatatan lapangan yang akan dipesan. Selain itu penulisan bukti pembayaran juga masih dilakukan secara manual, sehingga dalam pembuatan rekapitulasi data pemasukan keuangan perlu dilakukan input data kembali. Sehingga, dapat ditarik hipotesis bahwa permasalahan yang muncul adalah diperlukannya sistem informasi penyewaan lapangan Saraga yang lebih efektif dan terintegrasi untuk mempermudah petugas dalam melayani transaksi, mulai dari pemesanan hingga pelunasan pembayaran lapangan, dan yang meliputi pelayanan kepada berbagai entitas. Penyewaan lapangan yang dimaksud adalah lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket, serta lapangan tenis. Sedangkan seperti yang dibahas sebelumnya bahwa lembaga Saraga yang memiliki kegiatan melayani pemesanan penyewaan fasilitas dan perawatan fasilitas, pada kasus ini hanya dibatasi pada pemesanan penyewaan fasilitas yang berupa lapangan. Sistem informasi yang diharapkan juga menyangkut keindahan user interface yang dapat mempermudah pengguna (user friendly).

Berikut ini merupakan flow chart dari aktivitas pemesanan lapangan Saraga secara umum yang dilakukan antara pemesan (yang terdiri atas berbagai entitas) dengan pihak Saraga:

Kartika Hapsari (13406010)

Page 9 of 50

START Pemesan melakukan pemesanan END Saraga Cek dari data pemesanan Input pemesanan, melakukan booking Pemesan membayar Down Payment Pemesan melakukan pelunasan pembayaran Langsung lunas? Pemesan Menggunakan lapangan Konfirmasi terakhir (H-3 pemakaian) Tetap / batal? Saraga membebaskan lapangan yang

di-book

Tidak

Ya Tetap

Batal

Kartika Hapsari (13406010)

Page 10 of 50

2.2 Opportunities

Pentingnya sebuah perancangan sistem informasi tentunya tidak dapat terlepas dari akibat yang diharapkan atas hasil perancangannya. Berikut ini merupakan beberapa opportunities (peluang) yang muncul atas adanya perancangan sistem informasi yang baru:

 Pencatatan data lebih terorganisir dan terintegrasi, sehingga sangat mempercepat kinerja petugas yang tidak perlu kembali melihat papan tulis dan buku catatan pada saat munculnya pesanan baru, bahkan dapat langsung menyimpan data pemesanan tersebut.

 Kemungkinan adanya data yang tertumpuk (replace) lebih kecil, karena diproses oleh komputer yang membutuhkan konfirmasi oleh software.

 Seluruh pencatatan data menjadi terintegrasi mulai dari pemesanan hingga pembayaran pelunasan, serta basis data pelanggan.

 Peluang menarik pelanggan lebih banyak menjadi lebih tinggi, karena kemudahan akses baru yang ditawarkan akan lebih menarik (adanya fitur deposito)

 Risiko yang muncul akibat pencatatan secara manual dapat dikurangi, karena kini dilakukan secara komputerisasi. Dilakukannya pencatatan manual memiliki risiko yang lebih tinggi seperti bahayanya jika terjadi kebakaran, atau pencurian file. Sedangkan jika dilakukan secara komputerisasi akan memperkecil risikco karena dapat dihubungkan dengan source berupa internet.

2.3 Directives

Directives merupakan arahan dari pengguna sistem (user) berupa harapan-harapan yang diinginkan terhadap perbaikan yang dilakukan terhadap sistem. Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan terhadapa Kepala Bagian Penyewaan Fasilitas Saraga, terdapat prosedur yang harus dipenuhi dalam system penyewaan lapangan Saraga, yaitu:

 Penyewaan lapangan hanya dapat dilakukan jika jadwal lapangan sesuai yaitu belum ada jadwal penyewaan lapangan.

 Penyewa lapangan terdiri atas pelanggan perseorangan, Unit Olahraga Mahasiswa ITB, dan Sekolah Olahraga dan dikenai biaya penyewaan lapangan untuk setiap jumlah lapangan dan jam penyewaan.

 Jika ITB ingin mengadakan acara pada lapangan yang sudah disewa maka Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga berhak membatalkan penyewaan lapangan dan penyewa dapat mengganti jadwal penyewaan lapangan ke hari/jam penyewaan lain.

 Jika terjadi hujan pada saat akan dipakai sesuai dengan jadwal penyewaan maka penyewa berhak mengganti jadwal penyewaan lapangan sebelum terlebih dahulu melapor ke Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga di kantor pelayanan UPT Olahraga.

 Jam penyewaan lapangan adalah 2 jam ataupun kelipatannya.

 Pelanggan dianggap sah telah memesan jadwal penyewaan lapangan jika telah membayar biaya penyewaan lapangan, minimal secara DP (down payment) bagi pelanggan perseorangan ataupun langsung lunas. Pelunasan biaya penyewaan minimal H-3 sebelum jadwal penyewaan. Jika batas minimal pembayaran dilanggar maka Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga berhak menyewakan jadwal tersebut ke pelanggan lain yang dapat membayar lunas sebelum jadwal penyewaan berlangsung.

 Jika pelanggan telah membayar DP kemudian ingin membatalkan penyewaan lapangan, maka uang yang sudah dibayar tidak dapat dikembalikan.

 Pelanggan dapat mengganti jadwal penyewaan lapangan sebelum melewati jadwal penyewaan yang telah dipesan.

 Unit Olahraga Mahasiswa ITB dapat menyewa lapangan dengan gratis (penyewaan dibayarkan langsung lunas oleh LPKM) jika telah melaporkan kegiatan unit ke LPKM dan disetujui oleh LPKM.

 Sekolah Olahraga harus langsung membayar lunas biaya penyewaan lapangan (tidak boleh secara DP terlebih dahulu).

Kartika Hapsari (13406010)

Page 11 of 50

 Divisi Maintanence Saraga UPT Olahraga dapat melakukan maintanence lapangan jika lapangan sedang tidak disewakan dan melaporkan jadwal maintanence yang diinginkan ke Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga.

Prosedur diatas harus dipenuhi dalam proses penyewaan lapangan Saraga. Namun pada kenyataannya masih terdapat masalah terkait dengan pelaksanaan prosedur dan peraturan penyewaan lapangan tersebut, berupa:

 Pembatalan jadwal penyewaan lapangan dilakukan secara sepihak oleh pelanggan.

 Pelanggan hanya memesan jadwal penyewaan lapangan melalui telepon tanpa membayar biaya penyewaan lapangan (minimal DP).

 Sangat susah untuk mengatur kembali jadwal penyewaan lapangan bagi pelanggan yang terkena hujan karena padatnya jadwal penyewaan lapangan.

Berdasarkan arahan dari organisasi UPT Olahraga maka usulan dan perbaikan terhadap Sistem Informasi yang akan dibuat adalah:

 Adanya sistem database pelanggan

Sistem database pelanggan ini memuat informasi lengkap mengenai pelanggan termasuk nomor telepon pelanggan yang dapat dihubungi agar jika terjadi sesuatu dapat memudahkah pihak Saraga dalam menginformasikannya kepada pelanggan

 Adanya sistem deposit pada pelayanan pembayaran sewa lapangan

Hal ini ditujukan agar dapat memudahkan pelanggan dalam membayar DP (down payment) ataupun pelunasan pembayaran penyewaan lapangan

2.4 Scope of the Project

Batasan yang diambil dalam permasalahan mengelola sistem penyewaan lapangan Saraga yaitu:

1. Terbatas pada perbaikan sistem penyewaan lapangan Saraga (merupakan fungsi Divisi Penyewaan Lapangan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga)

Tidak dilakukan pembahasan penggunaan fasilitas Saraga lainnya seperti kolam renang, fitness, jogging track, dan lainnya.

2. Tidak membuat subsistem informasi keuangan dalam rancangan sistem informasi penyewaan lapangan Saraga

Hal ini disebabkan karena Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga tidak mengurusi keuangan penyewaan lapangan Saraga, melainkan hanya menyampaikan database mengenai pemakaian lapangan yang disewa, biaya penyewaan lapangan yang diterima (baik DP, deposito, maupun pelunasan). Keuangan Saraga berada dibawah kendali Bendahara UPT Olahraga (pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga).

Asumsi-asumsi yang dilakukan dalam menyelesaikan permasalahan mengelola sistem penyewaan lapangan Saraga:

1. Pelanggan merupakan kumpulan pengguna lapangan Saraga yang terdiri atas pelanggan perseorangan, unit olahraga mahasiswa, dan sekolah olaharaga.

Unit olahraga mahasiswa terdiri atas:

 PS (Persatuan Sepakbola) untuk pengguna lapangan sepakbola Saraga

 UT (Unit Tenis) untuk pengguna lapangan tenis Saraga

 UBG (Unit Basket Ganesha) untuk pengguna lapangan basket/voli Saraga Sekolah olahraga terdiri atas:

 SSB (Sekolah Sepak Bola) untuk pengguna lapangan sepakbola Saraga

 GTC (Ganesha Tennis Club) untuk pengguna lapangan tenis Saraga

2. Unit olahraga ataupun himpunan mahasiswa pemakai lapangan Saraga dapat digolongkan sebagai pelanggan perseorangan jika unit/himpunan tersebut memakai lapangan Saraga atas biaya sendiri.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 12 of 50

Hanya ketiga unit olahraga diatas yang termasuk dalam definisi pelanggan unit dalam sistem penyewaan lapangan Saraga, karena hanya ketiga unit tersebut yang berhak memakai lapangan Saraga secara gratis dengan mengikuti prosedur yang telah dibuat oleh LPKM.

3. Setiap pemesanan yang dilakukan hanya dapat dilakukan untuk 1 jadwal pemakaian dan untuk 1 lapangan.

Sehingga jika pengguna ingin memesan banyak jadwal pemakaian ataupun pada jadwal pemakaian yang sama namun pada banyak lapangan, maka transaksi yang dilakukan adalah berulang kali.

Stakeholders of Problem:

 System Owner : Kepala Divisi Pelayanan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga

System Owner merupakan pemilik dari sistem yang dibuat. System Owner dari sistem penyewaan lapangan Saraga adalah Kepala Divisi Pelayanan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga. Karena penyewaan lapangan Saraga berada dibawah kendali pengelolaan divisi pelayanan UPT Olahraga. Kepala Divisi Pelayanan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga mengatur prosedur penyewaan lapangan Saraga.

 System User : Staff SubDivisi Penyewaan Lapangan pada Struktur Organisasi Saraga

System User merupakan pengguna dari sistem yang dibuat untuk membantu menjalankan fungsinya, yaitu penyewaan lapangan Saraga. System User bertanggungjawab pada pengaturan jadwal penyewaan lapangan Saraga.

 System Designer : Mahasiswa

System Designer merupakan pihak yang bertanggungjawab untuk mendesain sistem guna memenuhi keinginan pemilik sistem tersebut. System Designer pada sistem penyewaan lapangan Saraga adalah kelompok mahasiswa yang merancang desain sistem tersebut.

 System Builder : Outsourcing Ahli IT

System Builder merupakan pihak yang membuat, mengetes dan menjalankan sistem yang dibangun tersebut. Kelompok mahasiswa yang mendesain sistem penyewaan lapangan Saraga tidak melakukan pembangunan sistem (tidak dilakukan pembuatan software yang dapat digunakan System User dalam menjalankan fungsinya). Karena keterbatasan kemampuan. Oleh karnena itu, System Owner dapat men-outsourcing System Builder dari sistem penyewaan lapangan Saraga ini berupa ahli IT, dengan membuat software berdasarkan model sistem yang telah kelompok mahasiswa rancang untuk diaplikasikan.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 14 of 50

III. PROBLEM ANALYSIS

3.1 Analisis Causes & Effects

Sebelum dibuat system informasi untuk objek yang ditentukan, dalam hal ini pengelolaan penyewaan lapangan sabuga, maka dianalisis terlebih dahulu mengenai sebab akibatnya. Sebab akibat diperlukannya system informasi pada objek tersebut akan dijabarkan dalam diagram fishbone.

KEBUTUHAN SI PELAYANAN METODE KEUANGAN MEDIA PENYIMPANAN Dicatat dalam

sebuah buku atau papan tulis Input data harus

dua kali Bukti pembayaran kepada pelanggan Bukti pembayaran kepada pelanggan Pelanggan tidak terfasilitasi dengan sistem pembayaran baru

Gambar 4 – Diagram Fish Bone Analisis Permasalahan

Pada diagram fishbone di atas, terlihat bahwa penyebab dari dibutuhkannya system informasi terdri dari beberapa kategori. Kategori dan penyebab utamanya akan dijabarkan di bawah ini.

 Keuangan

Kategori ini merupakan permasalahan transaksi, khususnya mengenai catatan keuangan yang tidak konsisten. Selain itu, bukti pembayaran ditulis tangan membuat konsistensi data karena kesalahan penulisan bisa saja terjadi. Dengan inkonsistensi tersebut maka keuangan pihak pengelola menjadi tidak bagus.

 Media Penyimpanan

Selama ini, proses pencatatan jadwal lapangan hanya terjadi pada papan tulis ataupun buku catatan. Media penyimpanan data tersebut bisa saja hilang karena kecerobohan pihak pengelola. Jika hal ini terjadi maka proses bisnis pun akan terganggu dan memengaruhi dari segala aspek.

 Pelayanan

Pelayanan yang diberikan kurang memfasilitasi pelanggan. Hal ini karena pelanggan harus membawa uang kontan sejumlah tarif sewa. Tidak ada jasa lain yang bisa memanjakan pelanggan, misalnya adanya pembayaran uang muka sehingga pelanggan bisa mencicil pembayaran.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 15 of 50

 Metode

Mengenai metode yang dilakukan oleh pihak pengelola dalam menjalankan proses bisnisnya, misalnya input data harus dilakukan berkali untuk data yang sama sehingga banyak pemborosan baik dari tenaga, ongkos, maupun waktu.

3.2 Systems Improvement Objectives

1) Mempercepat pelayanan

Dengan adanya sistem informasi untuk menangani penyewaan lapangan, tidak hanya sekedar jadwal di papan tulis, dapat mempercepat pelayanan kepada semua pelanggan baik pelanggan perseorangan, unit, maupun sekolah olahraga. Petugas penyewaan lapangan sebagai user dari sistem informasi mendapatkan kemudahan berikut. Memudahkan user untuk menginput data pemesanan atau booking lapangan.

 Memudahkan user untuk melihat kembali lapangan yang telah di-booking.

 Memudahkan user untuk melayani pembayaran DP maupun pelunasan.

Kemudahan bagi user tersebut tentunya dapat mempercepat pelayanan kepada penyewa lapangan. 2) Mengurangi kemungkinan jadwal bentrok

Dengan sistem informasi ini maka dapat meningkatkan sensitivitas basis data terhadap adanya pemesanan lapangan dalam waktu yang bersamaan (jadwal bentrok). Melalui tampilan basis data yang lebih terorganisir dan terintegrasi, maka dapat mengidentifikasi lapangan available dengan mudah dan kemungkinan untuk bentrok dapat dikurangi. Hal ini penting dikarenakan jenis lapangan olahraga yang ada lebih dari satu, contohnya lapangan futsal dan tenis terdiri dari lapangan A, B, C, dan D. Terlebih lagi karena suatu lapangan dapat digunakan oleh tiga jenis penyewa yang berbeda yaitu pelanggan perseorangan, unit dan sekolah olahraga.

Selain itu, tampilan basis data untuk lapangan yang telah dibooking juga dilengkapi dengan nama dan nomor telepon penyewa sehingga petugas dapat menghubungi dengan cepat dan memohon penyewa tersebut untuk mengganti hari booking apabila ITB memerlukan lapangan (permintaan khusus) tersebut walaupun telah dibooking.

3) Prosedur Deposito

Sistem Informasi yang dibuat pun diharapkan dapat mempermudah pelanggan sehingga dapat memesan tanpa harus datang langsung menemui petugas. Untuk mempertahankan kepercayaan dari petugas sehigga tidak terjadi kasus pemesanan tanpa membayar DP dan pelunasan, maka dibuat fitur “Deposito”. Dengan fitur ini maka pelanggan menyetorkan uang terlebih dahulu, kemudian dicatat pada basis data pelanggan tersebut (account) sehingga pelanggan tersebut dapat membayar DP dengan uang simpanan tersebut, dan memesan lapangan langsung melalui telepon.

3.3 Key Performance Indicators

Key Performance Indicators (KPI) merupakan pengukuran kuantifikasi yang mencerminkan Critical Success Factor (CSF) suatu organisasi. Key Performance Indicators adalah indikator untuk mengukur kinerja dari perbaikan dari sistem peminjaman ruangan atau dengan kata lain ukuran keberhasilan dari sistem informasi tersebut setelah diimplementasikan.

Indikator-indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja dari perbaikan pengelolaan sistem penyewaan lapangan Saraga:

1.

Berkurangnya jumlah pembatalan jadwal penyewaan lapangan sepihak oleh pelanggan

Komplain mengenai penjadwalan yang tidak terkelola dengan baik, dapat atau tidaknya ruangan yang diinginkan untuk dipinjam, serta waktu dari prosedur peminjaman ruangan yang memakan waktu yang lama.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 16 of 50

2.

Bertambahnya jumlah penyewaan lapangan karena kemudahan yang diberikan kepada pelanggan perseorangan

Dengan diberlakukannya sistem deposito pembayaran biaya penyewaan lapangan diharapakan akan memudahkan pelanggan perseorangan dalam melakukan pembayaran penyewaan lapangan, yaitu tidak perlu datang ke ruangan penyewaan lapangan (cukup melalui telepon saja dan pembayaran biaya penyewaan lapangan dipotong dari saldo deposito yang dimiliki pelanggan)

3.

Waktu proses penyewaan lapangan menjadi lebih cepat.

Setelah dirancang sistem informasi dan diimplementasikan, diharapkan waktu proses penyewaan lapangan menjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan waktu proses penyewaan lapangan tanpa sistem informasi. Indikator ini bersifat kuantitatif sehingga perbaikan yang dilakukan dapat langsung diketaui dengan mengukur waktu prosedur penyewaan lapangan yang baru.

4.

Sistem informasi dapat diakses oleh beberapa orang Staff Divisi Penyewaan Lapangan Saraga

Sistem informasi yang dirancang dapat memberikan kemudahan bagi beberapa orang Staff Divisi Penyewaan Lapangan Saraga, sehingga dalam penggunaannya Staff Divisi Penyewaan Lapangan Saraga tidak perlu bergantung pada staff tertentu saja.

5.

Lebih mudah diakses dan diupdate

Sistem infomasi yang dirancang harus memberikan kemudahan dalam mendapatkan data (input) yang berupa data pelanggan, data lapangan, data keuangan, serta petugas penyewaan lapangan (Divisi Penyewaan Lapangan Saraga) yang kemudian akan ditransformasikan menjadi output berupa jadwal penyewaan lapangan.

6.

Otomasi sistem

Sistem informasi yang dirancang dapat langsung mengatur penjadwalan secara otomatis, sehingga jika terjadi bentrok sistem informasi dapat langsung memindahkan jadwal penyewaan ke jadwal penyewaan terdekat atau pada jadwal penyewaan sama ke lapangan lain sehingga tidak mengganggu jadwal penyewaan yang telah ada.

3.4 Critical Success Factors

Critical success factors dari pengelolaan pelayanan penyewaan lapangan Saraga yang baru adalah: 1. Kemudahan penggunaan oleh petugas

Keuntungan dari perancangan sebuah sistem informasi diharapkan untuk mempermudah penggambaran proses bisnis yang terdapat dalam sebuah lembaga. Pada pengelolaan sistem informasi untuk penyewaan lapangan Saraga ini, kemudahan diharapkan dapat dirasakan oleh petugas Saraga, karena pada pengelolaan pelayanan penyewaan lapangan Saraga yang baru menggunakan bantuan secara komputerisasi yang dapat memudahkan petugas. Pada kasus ini, petugas tidak perlu berpindah tempat untuk melakukan pengecekan pada papan tulis dan buku catatan, karena proses pemesanan dapat dilakukan dengan cara duduk di atas kursi dan membuka software pemesanan.

2. Pendataan penyewaan yang terintegrasi

Pendataan mencakup proses menginput dan memperlihatkan kembali data yang telah diinput. Pada pengelolaan pelayanan penyewaan lapangan Saraga yang baru, dilakukan integrasi dari tahapan pemesanan, mulai dari pengelolaan pemesanan, pengelolaan pembayaran, hingga pengelolaan jadwal perawatan lapangan yang dilakukan oleh entitas luar yaitu divisi maintenance. Aktivitas yang terintegrasi ini sangat membantu petugas dalam melihat data-data yang terhubung dari satu aktivitas ke aktivitas yang lain. Misalnya, dari proses memesan, yang membutuhkan database, dibutuhkan keterhubungannya dengan proses pembayaran, yang juga memiliki database. Sehingga database keduanya memiliki keterhubungan dan saling terintegrasi.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 17 of 50

3. Kenyamanan pelayanan bagi user / pemesan lapangan

Kenyamanan bagi pelanggan merupakan aspek penting dalam menentukan keberhasilan dari sebuah perbaikan sistem. Adanya kemudahan bagi petugas dengan sistem komputerisasi mengakibatkan kinerja yang meningkat dan lebih akurat pada pelayanan penyewaan. Hal ini tentunya akan dirasakan oleh pelanggan / pemesan lapangan. Tambahan pula terdapat fitur baru yang terdapat pada pengelolaan penyewaan lapangan yang baru, yaitu fitur deposito. Fitur ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi pelanggan yang akan memesan, karena pemesanan dapat dilakukan melalui telepon selama jumlah deposit sebesar minimal sama dengan jumlah Down Payment yang dibutuhkan.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 18 of 50

IV. REQUIREMENT ANALYSIS

4.1 Functional & Non-functional Requirement

Perangcangaan system informasi dilakukan berdasarkan kebutuhan yang terjadi. Sistem ini dibuat untuk memfasilitasi kebutuhan baik fungsional maupun non fungsional. Pada dasarnya, kebutuhan fungsional digunakan untuk menentukan sebuah proses dari sebuah fungsi, yaitu input apa yagn diperlukan dan output apa yang dikeluarkan. Jadi, fungsi apa yang diberikan oleh system informasi yang akan dirancang.

Kebutuhan fungsional meliputi user interface, processing, storage, dan control. Berikut ini akan dianalisis kebutuhan fungsional satu per satu, sebagai berikut:

 User Interface

Objek kajian memerlukan fungsi dari user interface yang memfasilitasi pengguna agar dapat mengetahui beberapa informasi. Informasi yang diperlukan adalah adanya tampilan mengenai atribut pelanggan seperti, nomor kontak, alamat, nama, sehingga bisa memudahkan pengelola untuk menghubungi pelanggan.

User interface juga menampilkan data lapangan yang telah dibooking sehingga memudahkan pengelola untuk menentukan jadwal pemakaian lapangan lainnya yang masih kosong. Pada intinya, user interface menampilkan informasi yang dibutuhkan baik dari sisi pengelola maupun dari pelanggan.

Fungsi lainnya adalah user dapat menginput transaksi keuangan. Transaksi ini, berdasarkan data flow diagram, memiliki tambahan fasilitas lain, yaitu transaksi uang muka dapat dilakukan.

 Processing

Dalam hal proses, system informasi yang dirancang memilliki fungsi transaksi keuangan, reservasi lapangan, penyimpanan data dari pelanggan, pengambilan data yang sudag disimpan dan lainnya.

 Storage

Sistem informasi harus bisa menyimpan data-data output yang harus didokumentasikan di setiap proses bisnis penyewaan lapangan Sabuga. Data yag didokumentasi kemudian disimpan dalam sebuah database.

 Control

Fungsi lainnya yang dibutuhkan adalah adanya control dari user, terutama dari pihak pengelola dalam mengakses system informasi ini. Kontrol ini berupa adanya password dalam mengakses database atau untuk menjalankan system informasi. Dengan demikian tidak sembarang orang bisa memanipulasi database yang ada sehingga keamanan terjaga.

Sedangkan untuk kebutuhan non fungsional lebih menitikberatkan akan kebutuhan perusahaan atau bagaimana kebutuhan fungsional dapat memfasilitasi perusahaan menjalankan proses bisnisnya. Tujuan akan kebutuhan tersebut tergantung dari latar belakang dibutuhkannya system informasi. Kebutuhan non fungsional meliputi performance, information, economics, control, efficiency, dan services. Berikut ini akan dianalisis kebutuhan non fungsional satu per satu:

 Performance

Adanya system informasi dengan rancangan yang baru dapat meningkatkan kinerja pihak pengelola penyewaan lapangan Sabuga. Performansi yang dilakukan adalah dengan memberikan fasilitas transaksi tambahan, yaitu berlakunya pembayaran dengan uang muka. Hal ini dapat memudahkan pelanggan dalam bertransaksi karena pembayaran tidak harus berjumlah penuh pada saat itu juga melainkan bisa dibayar sebagian. Tujuan dari transaksi baru ini adalah untuk meningkatkan performansi layanan terhadap pelanggan.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 19 of 50

 Information

Pihak pengelola ingin ketersampaian informasi dalam kegiatan penyewaan lapangan berjalan dengan sempurna, baik bagi pengelola maupun pelanggan. Informasi yang dimaksud adalah mengenai data-data penyewaan dari satu pelanggan sehingga tidak adanya kesalahpahaman atau missunderstanding antara pengelola dan pelanggan.

 Economics

Dari segi ekonomis, pencatatan data-data penyewaan lapangan dalam bentuk buku-buku sangat memakan waktu. Sehingga proses menjadi lebih lama. Begitu juga dengan pemerolehan atau permintaan data-data yang tercata sehingga proses pencarian memakan waktu yang lama. Hal seperti ini tidak ekonomis dalam suatu proses.

Oleh karena itu, dibutuhkan database yang dapat menyimpan semua data dari segala aspek dan tentunya pada saat melakukan permintaan data-data yang ada di database pun tidak memerlukan waktu lama. Adanya database dapat meningkatkan kinerja dan lebih ekonomis, baik dari segi biaya maupun waktu.

 Control

Pengelola harus dapat mengontrol proses bisnisnya dari segala aspek. Pengontrolan dapat dilakukan dengan cara untuk setiap kegiatan dilakukan dokumentasi terhadap output yang dikeluarkannya.

 Efficiency

Pihak pengelola perlu meningkatkan efisiensi dari sisi manajemen. Redudansi data diusahakan tidak ada sama sekali karena merupakan pemborosan. Banyaknya dokumentasi data di setiap prosesnya harus optimal sehingga tidak ada pencatatan yang sama dilakukan beberapa kali. Hal ini sangat tidak mendukung kebutuhan efisiensi yang diinginkan pihak pengelola.

Pengklasifikasian pelanggan sangat diperlukan agar pada saat pencarian tidak memakan waktu lama. Pengklasifikasian dirancang dalam system informasi yang akan telah dibuat.

 Services

Layanan jasa yang diberikan oleh pihak pengelola kepada konsumen dirasa masih kurang. Sehingga kebutuhan akan peningkatan layanan jasa terhadap konsumen harus ditingkatkan. Salah satunya dengan cara adanya layanan tambahan mengenai pembayaran uang muka. Adanya layanan ini memermudah pelanggan yang tidak membawa uang sebesar tarif sewa yang telah ditetapkan. Kebutuhan lainnya untuk meningkatkan jasa adalah pelanggan dapat menyimpan deposito sehingga untuk transaksi pembayaran dapat diambil dari deposito yang telah dibuat. Hal ini sangat berguna bagi pelanggan yang secara rutin melakukan penyewaan lapangan Sabuga.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 20 of 50

4.2. Process Requirement Definition

Kebutuhan dari proses yang ada:

1.

Decomposition Diagram

Mengelola sistem penyewaan fasilitas SABUGA 1 Mengelola pemesanan Penyewaan lapangan 2.1 Menerima Pembayaran DP 2 Mengelola pembayaran 3 Mengelola jadwal maintainance 1.5.membatalkan pesanan pelanggan 1.4.mengedit pesanan lapangan 1.3.membooking pesanan lapangan 1.2.mengecek ketersediaan lapangan 1.1.menerimai pemesanan lapangan 2.3 Menerima Pembayaran Deposit 2.2 Menerima Pelunasan 2.4 Mencetak Kuitansi 3.1.mengecek ketersediaan jadwal 3.2.Menginput jadwal fix maintenance

Kartika Hapsari (13406010)

Page 21 of 50

2.

Data Flow Digram - Context Digram (Level 0)

pelanggan LPKM

Mengelola sistem penyewaan fasilitas SABUGA Sekolah olahraga Divisi maintaina nce Jadwal pemakaian lapangan Request pemakaian lapangan Pesanan lapangan pelanggan Pembatalan Pesanan Pelanggan Edit pesanan pelanggan Feedback pemesanan Update pemesanan pelanggan Pembayaran DP Cash pelanggan Penyimpanan deposit Pembayaran tunai Lunas pelanggan Bukti pembayaran pelanggan

Pembayaran Unit & ITB

Bukti Pembayaran

unit & ITB

Persetujuan pemakaian Lapangan untuk unit

Pembayaran sekolah Pesanan lapangan sekolah Bukti pembayaran sekolah Pemakaian lapangan Fixed untuk maintenance Pemesanan lapangan yang available Unit Olahraga Mahasiswa ITB Pesanan lapangan unit Jadwal lapangan Yang disetujui LPKM

Kartika Hapsari (13406010)

Page 22 of 50

3.

Data Flow Diagram – Level 1

1 Mengelola pemesanan Penyewaan lapangan Pelanggan LPKM Sekolah olahraga Database pelanggan Database pesanan Pesanan lapangan pelanggan

Update data pelanggan Retrieve data pelanggan Retrieve pemakaian lapangan Pembatalan Pesanan Pelanggan Edit pesanan pelanggan Pesanan lapangan sekolah Update pemesanan pelanggan Update pemakaian lapangan Update pembatalan lapangan Feedback pemesanan 2 Mengelola pembayaran 3 Mengelola jadwal maintainance Persetujuan pemakaian Lapangan untuk unit

Database keuangan Booking pelanggan Deposit pelanggan Update deposit pelanggan Pembayaran sekolah Pembayaran lunas Retrieve Pembayaran deposit Update Pembayaran deposit Pembayaran DP Pembayaran DP Cash Pelanggan Penyimpanan deposit Pembayaran tunai Lunas pelanggan Pembayaran unit & ITB

Bukti pembayaran sekolah

Bukti pembayaran Unit & ITB

Bukti pembayaran pelanggan

Divisi maintainance Retrieve pemakaian lapangan Jadwal pemakaian lapangan Request pemakaian lapangan

Update Pemakaian lapangan untuk maintenance

Pemakaian lapangan Fixed untuk maintenance Pelunasan Pembayaran DP Pelunasan Pembayaran DP untuk dicetak Pelunasan Pembayaran Untuk dicetak Pembayaran DP Deposit pelanggan Pembayaran lunas Deposit pelanggan Booking pemakaian

Yang ingin di-edit Pemesanan lapangan yang available Unit Olahraga Mahasiswa ITB Pesanan lapangan unit Jadwal lapangan Yang disetujui LPKM Database LPKM Database sekolah Database Unit Database Div. Maintenance

Retrieve data unit Update data unit

Retrieve data maintenance Update data maintenance Retrieve data sekolah

Update data sekolah

Retrieve data LPKM Update data LPKM

Kartika Hapsari (13406010)

Page 23 of 50

4.

Data Flow Diagram - Level 2 (Proses 1 )

1.1.menerimai pemesanan lapangan 1.2.mengecek ketersediaan lapangan 1.3.membooki ng pesanan lapangan 1.4.mengedit pesanan lapangan Pelanggan LPKM Sekolah olahraga 1.5.membatal kan pesanan pelanggan Database pelanggan Database pesanan Pesanan lapangan pelanggan

Update data pelanggan Retrieve data pelanggan Pesanan pelanggan Pemesanan lapangan yang available Retrieve pemakaian lapangan Pembatalan Pesanan Pelanggan Edit pesanan pelanggan Pesanan lapangan sekolah Persetujuan Pemakaian lapangan Untuk unit Update pemesanan pelanggan

Update pemakaian lapangan Update pembatalan lapangan Feedback pemesanan Booking pemakaian Yang ingin di-edit

Edit pesanan pelanggan Unit Olahraga Mahasiswa ITB Pesanan lapangan unit Jadwal lapangan Yang disetujui LPKM Database LPKM Retrieve data LPKM Update data LPKM Database Unit

Retrieve data unit Update data unit

Database sekolah

Retrieve data sekolah Update data sekolah

Database Div. Maintenance Retrieve data maintenance Update data maintenance

Kartika Hapsari (13406010)

Page 24 of 50

5.

Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 2 )

Pelanggan 2.1 Menerima Pembayaran DP Sekolah LPKM 2.2 Menerima Pelunasan 2.4 Mencetak Kuitansi 2.3 Menerima Pembayaran Deposit Database pesanan Database keuangan Database pelanggan Booking pelanggan Pelunasan Pembayaran Untuk dicetak Deposit pelanggan Update deposit pelanggan Pembayaran DP Deposit pelanggan Pembayaran lunas Deposit pelanggan Pembayaran sekolah Pembayaran lunas Retrieve Pembayaran deposit Update Pembayaran deposit Pembayaran DP Pembayaran DP Cash Pelanggan Penyimpanan

deposit Pembayaran tunai _{Lunas pelanggan}

Pembayaran unit & ITB

Bukti pembayaran sekolah

Bukti pembayaran Unit & ITB Bukti pembayaran pelanggan

Pelunasan Pembayaran DP

Pelunasan Pembayaran DP untuk

dicetak

Kartika Hapsari (13406010)

Page 25 of 50

6.

Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 3)

Divisi maintenance 3.1.mengecek ketersediaan jadwal 3.2.Menginput jadwal fix maintenance Database pesanan Retrieve pemakaian lapangan

Update Pemakaian lapangan untuk maintenance

Pemakaian lapangan Fixed untuk maintenance Request pemakaian

lapangan

Jadwal pemakaian Lapangan

Gambar 10 – DFD Level 2 Proses 3

Di dalam pembuatan DFD kali ini, terdapat keunikan yaitu adanya aliran data “process to process” pada level 2 yaitu flow data pesanan pelanggan dan edit pesanan pelanggan. Keunikan ini pada awalnya perlu direduksi, karena adanya aliran data “process to process” menandakan data yang dialirkan tidak disimpan terlebih dahulu ke dalam sebuah database. Hal ini megakibatkan redundannya sebuah sistem informasi, karena hal tersebut berarti bahwa kegiatan pengelolaan data menjadi tidak berarti, karena tidak disimpan. Namun, pada kasus ini, aliran data yang dimaksud, yaitu data pesanan pelanggan dan data edit pesanan pelanggan, merupakan sebuah proses non-fisik yang membutuhkan pengamatan secara manual oleh memori petugas. Hal ini disebabkan karena diantara proses menerima pemesanan dan mengecek ketersediaan, petugas hanya menggunakan memori/ pengamatan manualnya, begitu pula yang terjadi antara proses mengedit dan mengecek ketersediaan.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 26 of 50

4.3 Data Requirement Definition

Kebutuhan data:

1.

Conceptual Data Model (CDM): Entity Relationship Diagram

Pelanggan melakukan PesananPel berupa Lapangan Unit melakukan berupa PesananUnit menyetujui LPKM PesananSek berupa melakukan Sekolah DivMaintanence pada Jadwal Maintanence mempunyai melaporkan KeuanganPel melaporkan PembayaranUnit PembayaranSek melaporkan M 1 1 M M 1 1 1 1 M M 1 M 1 M M 1 M M 1 M 1 M 1

Kartika Hapsari (13406010)

Page 27 of 50

2.

Logical Data Model (LDM)

PembayaranSek PK ID Transaksi Sekolah FK1,I2,I1 ID Jadwal Sekolah

Tanggal Pelunasan DivMaintanence

PK ID Petugas Maintanence Nama Petugas Maintanence Jabatan No Telp Unit PK ID Unit Nama Unit Alamat Unit Contact Person Unit No Telp

PembayaranUnit PK ID Transaksi Unit FK1,I2,I1 ID Jadwal Unit

Tanggal Pelunasan JadwalMaintenance

PK ID Jadwal Maintance FK1,I3,I1 ID Petugas Maintanence FK2,I4,I2 ID Lapangan Tanggal Pemakaian Jadwal Pemakaian PesananPel PK ID Pemesanan FK2,I2,I4 ID_pelanggan FK1,I1,I3 ID Lapangan Tanggal Pemakaian Jadwal Pemakaian Nama Petugas KeuanganPel PK ID Transaksi Pelanggan FK1,I2,I1 ID Pemesanan Tanggal Pembayaran DP Tanggal Pelunasan Jenis Pembayaran PesananSek PK ID Jadwal Sekolah FK1,I3,I1 ID Lapangan FK2,I4,I2 ID Sekolah Tanggal Pemakaian Jadwal Pemakaian Nama Petugas Lapangan PK ID Lapangan Jenis Lapangan Alfabet Lapangan PesananUnit PK ID Jadwal Unit FK3,I6,I3 ID Unit FK2,I2,I5 ID Petugas LPKM FK1,I1,I4 ID Lapangan Tanggal Pemakaian Jadwal Pemakaian Nama Petugas LPKM PK ID Petugas LPKM Nama Petugas LPKM Jabatan No Telp Pelanggan PK ID_pelanggan Nama No Telp Alamat Saldo Deposit Tanggal Transaksi Terakhir

Sekolah PK ID Sekolah

Nama Sekolah Alamat

Contact Person Sekolah No Telp

Kartika Hapsari (13406010)

Page 28 of 50

3.

Physical Data Model (PDM)

PembayaranSek

PK ID Transaksi Sekolah COUNTER FK1,I2,I1 ID Jadwal Sekolah INTEGER

Tanggal Pelunasan DATETIME

DivMaintanence PK ID Petugas Maintanence COUNTER

Nama Petugas Maintanence VARCHAR(255) Jabatan VARCHAR(255) No Telp VARCHAR(255)

Unit

PK ID Unit COUNTER Nama Unit VARCHAR(255) Alamat Unit VARCHAR(255) Contact Person Unit VARCHAR(255) No Telp VARCHAR(255) PembayaranUnit

PK ID Transaksi Unit COUNTER FK1,I2,I1 ID Jadwal Unit INTEGER

Tanggal Pelunasan DATETIME

JadwalMaintenance

PK ID Jadwal Maintance COUNTER FK1,I3,I1 ID Petugas Maintanence INTEGER FK2,I4,I2 ID Lapangan INTEGER Tanggal Pemakaian DATETIME Jadwal Pemakaian DATETIME

PesananPel PK ID Pemesanan COUNTER FK2,I2,I4 ID_pelanggan INTEGER FK1,I1,I3 ID Lapangan INTEGER Tanggal Pemakaian DATETIME Jadwal Pemakaian DATETIME Nama Petugas VARCHAR(255)

KeuanganPel

PK ID Transaksi Pelanggan COUNTER FK1,I2,I1 ID Pemesanan INTEGER

Tanggal Pembayaran DP DATETIME Tanggal Pelunasan DATETIME Jenis Pembayaran VARCHAR(255) Pelunasan TEXT(10) PesananSek

PK ID Jadwal Sekolah COUNTER FK1,I3,I1 ID Lapangan INTEGER FK2,I4,I2 ID Sekolah INTEGER Tanggal Pemakaian DATETIME Jadwal Pemakaian DATETIME Nama Petugas VARCHAR(255)

Lapangan PK ID Lapangan COUNTER

Jenis Lapangan VARCHAR(255) Alfabet Lapangan VARCHAR(255)

PesananUnit PK ID Jadwal Unit COUNTER FK3,I6,I3 ID Unit INTEGER FK2,I2,I5 ID Petugas LPKM INTEGER FK1,I1,I4 ID Lapangan INTEGER Tanggal Pemakaian DATETIME Jadwal Pemakaian DATETIME Nama Petugas VARCHAR(255)

LPKM

PK ID Petugas LPKM COUNTER Nama Petugas LPKM VARCHAR(255) Jabatan VARCHAR(255) No Telp VARCHAR(255) Pelanggan PK ID_pelanggan COUNTER Nama VARCHAR(255) No Telp VARCHAR(255) Alamat VARCHAR(255) Saldo Deposit CURRENCY Tanggal Transaksi Terakhir DATETIME

Sekolah

PK ID Sekolah COUNTER Nama Sekolah VARCHAR(255) Alamat VARCHAR(255) Contact Person Sekolah VARCHAR(255) No Telp VARCHAR(255)

Kartika Hapsari (13406010)

Page 29 of 50

4.4 Interface Requirement Definition

UserInterface (UI) merupakan bagian yang tidak kalah penting dalam perancangan sistem informasi. UI yang dibuat untuk sistem informasi penyewaan lapangan menggunakan Microsoft Access, baik dari perancangan tabel, query, form dan report dengan Switchboard Manager.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 30 of 50

Tree User Interface:

Menu Utama Melakukan Input Form Melihat tampilan Report Exit Input Pembayaran Input Pesanan Input Pesanan Pelanggan Input Pesanan Unit Input Pesanan Sekolah Input Pembayaran Pelanggan Input Pembayaran Unit Input Pembayaran Sekolah Input Pengguna Lapangan Input Pelanggan Input Unit Olahraga ITB Input Sekolah Olahraga Input Stakeholders Input Petugas DivMaintenance Input Petugas LPKM Report Booking Lapangan Report Booking Futsal Report Booking Basket/Voli Report Booking Sepak Bola Report Booking Tenis Report Keuangan Penyewaan Report Keuangan Pelanggan Report Keuangan Unit Report Keuangan Sekolah Report Entitas Report Pelanggan Report Unit Report Sekolah Report DivMaintenance Report LPKM Report Lapangan

Kartika Hapsari (13406010)

Page 31 of 50

Structure Chart:

1) Menu Utama / Home

MENU UTAMA

Gambar 15 –UI Menu Utama

Menu Utama merupakan menu yang menjadi awal penggunaan sistem informasi atau aplikasi oleh user. Bagian ini memberikan 3 pilihan kepada user yaitu New Entries untuk menginput data baru, Reports untuk melihat tampilan basis data dan Exit untuk keluar dari aplikasi.

2) New Entries

NEW ENTRIES

Gambar 16 –UI Menu Utama Entries

Menu New Entries merupakan menu yang menghubungkan seluruh form untuk menginput data ke dalam sistem informasi. Bagian ini memberikan 5 pilihan kepada user yaitu:

Kartika Hapsari (13406010)

Page 32 of 50

PEMESANAN LAPANGAN

Gambar 17 - Menu Pemesanan Lapangan

Pemesanan Lapangan berupa 3 form, yaitu.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 33 of 50

 Pembayaran untuk menginput data transaksi pembayaran,

PEMBAYARAN

Gambar 19 - Menu Pembayaran

Pembayaran berupa 3 form, yaitu pembayaran dari pelanggan, unit dan sekolah.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 34 of 50

 Pengguna Lapangan untuk menginput data pelanggan, unit dan sekolah,

Gambar 21 - Form Pengguna Lapangan

 Stakeholders untuk menginput data petugas Div. Maintenance dan petugas LPKM,

Gambar 22 - Form Stakeholders

Kartika Hapsari (13406010)

Page 35 of 50

3) Reports

Menu Reports merupakan menu yang menghubungkan seluruh report untuk menampilkan basis data dan query pada sistem informasi. Bagian ini memberikan 5 pilihan kepada user yaitu:

 Booking Lapangan untuk menampilkan data booking masing-masing lapangan yaitu lapangn futsal, basket/voli, sepak bola dan tenis,

BOOKING LAPANGAN

Gambar 23 - Menu Booking Lapangan

Berikut adalah contoh report dari masing-masing lapangan. a) Lapangan Futsal

Gambar 24 - Report Booking Futsal

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan futsal sudah dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Karena tidak ada sekolah futsal, maka penggunaan lapangan pun hanya oleh pelanggan perseorangan dan unit.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 36 of 50

b) Lapangan Basket/Voli

Gambar 25 - Report Booking Basket/Voli

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan Basket/Voli sudah dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Karena tidak ada sekolah Basket/Voli, maka penggunaan lapangan pun hanya oleh pelanggan perseorangan dan unit. c) Lapangan Sepak Bola

Gambar 26 - Report Booking Sepak Bola

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan Sepak Bola sudah dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Pengguna lapangan ini adalah pelanggan perseorangan, unit dan Sekolah Sepak Bola.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 37 of 50

d) Lapangan Tenis

Gambar 27 - Report Booking Tenis

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan Tenis sudah dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Pengguna lapangan ini adalah pelanggan perseorangan, unit dan Sekolah Tenis GTC.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 38 of 50

 Keuangan Penyewaan untuk menampilkan data transaksi pembayaran pelanggan, unit dan sekolah,

Gambar 28 - Report Keuangan Pelanggan, Unit dan Sekolah

Terlihat bahwa report keuangan pelanggan perseorangan juga menyimpan informasi mengenai jenis pembayaran yang dilakukan, apakan deposit atau tunai dikarenakan adanya fitur “Deposit”.

 Entitas untuk menampilkan data seluruh entitas terkait yaitu pelanggan, unit, sekolah, petugas Div. Maintenance dan petugas LPKM,

ENTITAS

Gambar 29 - Menu Entitas

Kartika Hapsari (13406010)

Page 39 of 50

a) Pelanggan

Gambar 30 - Report Pelanggan

b) Unit

Gambar 31 - Report Unit

c) Sekolah

Gambar 32 - Report Sekolah

d) Petugas DivMaintenance

Kartika Hapsari (13406010)

Page 40 of 50

e) Petugas LPKM

Gambar 34 - Report Petugas LPKM

 Lapangan untuk menampilkan data informasi mengenai lapangan yang dimiliki oleh ITB (data ini tidak dapat diubah),

Gambar 35 - Report Lapangan

 Home untuk kembali ke Menu Utama. 4) Exit

Kartika Hapsari (13406010)

Page 41 of 50

REFERENSI

http://en.wikipedia.org/wiki/Performance_indicator

Laboraturium Sistem Informasi & Keputusan. Modul 3 Praktikum TI-3205 Perancangan Teknik Industri II. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2 : Perancangan Basis Data. 2009. Program Studi Teknik Industri. Institut Teknologi Bandung.

Laboraturium Sistem Informasi & Keputusan. Modul 4 Praktikum TI-3205 Perancangan Teknik Industri II. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 1 : Pemodelan Proses Bisnis. 2009. Program Studi Teknik Industri. Institut Teknologi Bandung.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 42 of 50

LAMPIRAN

LAMPIRAN A – Hasil Wawancara

Hari, Tanggal : Rabu, 4 November 2009 Waktu : 13.00 – 14.00 WIB

Tempat : Kantor Pelayanan UPT Olahraga Saraga

Narasumber : Bapak Mahyun (Kepala Divisi Pelayanan Saraga ITB) Hasil Wawancara:

A). Bagaimana struktur organisasi dari bagian pelayanan Saraga ITB?

1. Struktur organisasi dari bagian pelayanan Saraga ITB WRMA Kepala UPT Olahraga Kepala Biro Kemahasiswaan Bendahara Logistik Sekretariat Divisi Pelayanan Pemeliharaan

SubDiv Lapangan SubDiv Kolam &

Fitness SubDiv Pertiketan

SubDiv Penyewaan & SSB, Sekolah Renang & Tenis

Lapangan Tenis ABCD Lapangan Basket & Voli Lapangan Futsal ABC Lapangan Sepak Bola bersama Fasilitas Perparkiran Kolam Renang Fitness Ruang Administrasi bersama Tiket Kolam Renang

Tiket Fitness & Aerobik Tiket Jogging &

Parkir

Tiket Locker

Iuran SSB, renang &tenis

Sewa Lap. Tenis, Basket, Voli, SB,

Futsal

Kartika Hapsari (13406010)

Page 43 of 50

2. Visi:

Meningkatkan derajat kebugaran civitas akademika ITB dan masyarakat kota Bandung. 3. Misi:

 Memberikan layanan fasilitas olahraga untuk MKOR, UKM Olahraga, Staf Akademik dan Non Akademik ITB.

 Memberikan layanan fasilitas untuk olahraga pendidikan, mulai dari TK, SD, SLTP, SLTA & PT yang ada di Kota Bandung.

 Memberikan layanan fasilitas olahraga untuk masyarakat umum, sehingga fasilitas olahraga di ITB dapat dimanfaatkan oleh seluruh warga Bandung.

 Berkontribusi dalam memajukan prestasi olahraga dengan memberikan pelatihan olahraga bagi anak-anak.

4. Job Description Staf UPT Olahraga ITB adalah sebagai berikut.  Sekretariat:

Membantu kepala UPT Olahraga dalam mengelola dan mengorganisasikan seluruh kegiatan administrasi surat menyurat, keuangan serta pengelolaan barang di UPT Olahraga dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

 Bendahara:

Membantu kesekretariatan dalam mengelola dan mengorganisasikan administrasi keuangan dan mempertanggungjawabkan kepada Kepala UPT Olahraga.

 Logistik:

Membantu kesekratariatan dalam mengelola dan mengorganisasikan administrasi pengadaan dan pengeluaran barang dan mempertanggungjawabkan kepada Kepala UPT Olahraga.

 Divisi Pemeliharaan:

Membantu kesekratariatan dalam mengelola dan mengorganisasikan seluruh perawatan fasilitas olahraga yang ada di UPT Olahraga dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

 Divisi Pelayanan:

Membantu Kepala UPT Olahraga dalam mengembangkan UPT Olahraga sebagai pelaksana teknis dari kebijakan kantor WRMA, dalam pelayanan dan perencanaan program kegiatan untuk MKOR, UKM Olahraga, Staf Akademik dan Non Akademik, serta masyarakat, dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

 Sub Divisi Pemeliharaan Lapangan:

Membantu kepala divisi Pemeliharaan dalam mengorganisasikan sluruh kegiatan perawatan fasilitas lapangan Sepak Bola, Futsal, Bola Basket, Voli dan fasilitas perparkiran dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

 Sub Divisi Pemeliharaan Kolam Renang dan Fitness:

Membantu kepala divisi Pemeliharaan dalam perawatan fasilitas kolam renang, fitness dan ruang administrasi dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

 Sub Divisi Pertiketan:

Membantu Kepala divisi Pelayanan dalam mengelola dan mengorganisasikan pertiketan dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

 Sub Divisi Penyewaan dan Pengelolaan Sekolah Sepak Bola, Renang dan Tenis:

Membantu Kepala divisi Pelayanan dalam mengelola dan mengorganisasikan penyewaan fasilitas olahraga dan sekolah sepak bola, renang dan tenis dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 44 of 50

B). Apa saja fasilitas olahraga yang terdapat di Saraga?

Fasilitas olahraga Saraga meliputi lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket, lapangan tenis, kolam renang, jogging track dan fitness centre. Lapangan sepak bola berjumlah 1 buah, lapangan futsal berjumlah 3 buah, lapangan voli dan basket berjumlah 4 buah, serta lapangan tenis berjumlah 4 buah.

C). Bagaimana prosedur penyewaan lapangan yang merupakan fasilitas olahraga Saraga?

START Pemesan melakukan pemesanan END Saraga Cek dari data pemesanan Input pemesanan, melakukan booking Pemesan membayar Down Payment Pemesan melakukan pelunasan pembayaran Langsung lunas? Pemesan Menggunakan lapangan Konfirmasi terakhir (H-3 pemakaian) Tetap / batal? Saraga membebaskan lapangan yang

di-book

Tidak

Ya Tetap

Batal

Kartika Hapsari (13406010)

Page 45 of 50

D). Apakah terdapat prosedur khusus bagi mahasiswa ITB?

Tidak ada, hanya saja kemudahan yang didapatkan bagi mahasiswa ITB adalah kemudahan untuk menggunakan jogging track. Dengan memperlihatkan KTM, maka akan dibebaskan tiket masuknya sebesar Rp.1000,00.

E). Bagaimana dengan hal-hal kondisional seperti terjadinya hujan - status peminjaman lapangan?

Jika terjadi hujan, bagi pemesanan lapangan yang umumnya adalah open air, akan mendapat kesempatan mengganti jadwal pemakaiannya sebanyak 1 kali. Namun, jika jadwal pengganti tersebut hujan kembali, maka uang yang telah dibayarkan lunas tidak bisa dikembalikan (sepenuhnya milik ITB) dan penyewaan lapangan akan gugur.

Kartika Hapsari (13406010)

Page 46 of 50

LAMPIRAN B – Gambar Sistem Kondisi Aktual

1). Pencatatan Penyewaan Lapangan Sepak Bola

Gambar 38 – Pencatatan Penyewaan Lapangan Sepak Bola Saraga

2). Pencatatan Penyewaan Lapangan Futsal (Mini Pasir)

Kartika Hapsari (13406010)

Page 47 of 50

3). Pencatatan Penyewaan Lapangan Basket/Voli

Gambar 40 – Pencatatan Penyewaan Lapangan Basket/VoliSaraga

4). Pencatatan Penyewaan Lapangan Tennis

Kartika Hapsari (13406010)

Page 48 of 50

Kartika Hapsari (13406010)

Page 49 of 50

Kartika Hapsari (13406010)

Page 50 of 50