PROSEDUR PROGRAM
Berikut adalah rancangan layar dan rancangan hasil transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan:
User Interface Login
Keterangan:
Ketika karyawan yang hendak mengakses aplikasi untuk menjalankan proses bisnis perusahaan, maka karyawan tersebut harus melakukan login. Karyawan tersebut dapat melakukan login dengan cara memasukkan user ID dan password dan menekan tombol login. Jika user ID dan password sudah benar dan cocok, maka kemudian akan muncul pesan “Selamat Datang, Nama Karyawan” dan jika user ID dan password salah atau tidak cocok, maka kemudian akan muncul pesan “user ID atau Password salah”.
keterangan:
Karyawan dapat melakukan penggantian password setelah melakukan login ke dalam sistem. Jika karyawan ingin mengganti password milikinya, maka karyawan tersebut dapat memilih menu file, kemudian memilih submenu profile. Setelah itu, karyawan akan memasukkan password lamanya dan memasukkan password baru yang diinginkan sebanyak 2 kali. Komposisi password minimal 7 digit karakter dan maksimal 10 digit karakter. Jika telah sesuai, maka pada saat karyawan menekan tombol simpan, akan muncul pesan “Password Anda Telah Terganti”, dan jika tidak sesuai, maka akan muncul pesan “Password Salah atau Tidak Sesuai.”
User Interface Activty
Karyawan yang sudah melakukan login dapat mengecek aktifitas yang dilakukan pada sistem. Pada bagian ini, yang bisa mengakses adalah seluruh karyawan beserta hak module tiap masing-masing karyawan.
User Interface Barang
Keterangan:
Form Master Product hanya dapat diakses oleh bagian pembelian dan bagian gudang pusat. Jika ada barang baru yang ingin ditambahkan ke dalam sistem, maka staf gudang pusat akan memilih tombol Insert, maka kode barang akan tergenerate secara otomatis, kemudian bagian gudang dapat memasukkan data-data lain yang dibutuhkan dan menekan tombol save. Semua data barang yang dimasukkan dalam form Master Product akan disimpan ke dalam form “Product”.
Keterangan:
Form master untuk menambahkan data supplier baru hanya dapat diakses oleh bagian pembelian dan direktur ritel. Jika ada supplier baru yang akan ditambahkan ke dalam database sistem, maka bagian pembelian dapat mengakses form ini dan menekan tombol insert. Ketika form untuk menambahkan supplier baru terbuka, maka kode supplier akan tergenerate secara otomatis, kemudian bagian pembelian akan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan seperti nama merek dagang, alamat supplier dan nomor telepon supplier, dan kemudian menekan tombol save. Kemudian, akan muncul pesan “Data supplier baru telah berhasil disimpan.” Jika bagian pembelian ingin mencari data supplier, bagian pembelian akan langsumg menekan combo box data supplier untuk memilih kode supplier, dan data supplier yang dipilih akan ditampikan di form supplier. Bagian pembelian dapat melakukan update data supplier dengan cara, membuka form supplier dan memilih kode pemsaok yang akan di update dengan cara menekan tombol combo box, kemudian menekan tombol update, setelah itu bagian pembelian dapat memperbaharui data-data supplier yang dibutuhkan. Apabila ada supplier yang sudah tidak bekerjasama dengan TGD, maka bagian pembelian akan menghapuskan datanya dengan cara memilih data supplier dengan menekan combo box lalu sistem akan menampilkan data-datanya, dan kemudian bagian pembelian akan menekan tombol delete, dan ssecara otomatis data supplier akan terhapus.
User Interface Karyawan
Keterangan:
Form master Karyawan digunakan untuk menambahkan, memperbaharui dan menghapus data karyawan. Untuk menambahkan data karyawan baru hanya dapat diakses oleh administrator atau bagian Human resource. Jika ada karyawan baru yang akan ditambahkan ke dalam database sistem, maka bagian administrator dapat mengakses form ini dan menekan tombol insert. Ketika form untuk menambahkan karyawan baru terbuka, maka kode karyawan akan tergenerate secara otomatis, kemudian administrator akan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan seperti alamat karyawan, nomor telepon karyawan, dan lokasi kerja karyawan yang dikategorikan dari lokasi pusat atau cabang dan kemudian menekan tombol save. Kemudian, akan muncul pesan “Data Karyawan baru telah berhasil disimpan.” Jika administrator ingin mencari data karyawan, administrator akan langsung menekan combo box data karyawan untuk memilih kode karyawan yang dinginkan, dan data karyawan yang dipilih akan ditampilkan dil form karyawan. Administrator dapat melakukan update data supplier dengan cara, membuka form karyawan dan menekan tombol update, setelah itu administrator dapat memperbaharui data-data karyawan yang dibutuhkan. Apabila ada karyawan yang sudah tidak bekerja dengan TGD, maka administrator akan menghapuskan datanya dengan cara memilih data pelanggan dengan menekan combo box lalu sistem akan menampilkan data-datanya, dan
kemudian bagian pembelian akan menekan tombol delete, dan ssecara otomatis data supplier akan terhapus.
User Interface Branch/Location
Keterangan:
Form master Branch/Location digunakan untuk menambahkan, memperbaharui dan menghapus data cabang. Untuk menambahkan data cabang baru hanya dapat diakses oleh administrator. Jika ada cabang baru yang akan ditambahkan ke dalam database sistem, maka bagian administrator dapat mengakses form ini dan menekan tombol insert. Ketika form untuk menambahkan cabang baru terbuka, maka kode cabang akan tergenerate secara otomatis, kemudian administrator akan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan seperti alamat cabang, nomor telepon cabang, dan kemudian menekan tombol save. Kemudian, akan muncul pesan “Data cabang baru telah berhasil disimpan.” Jika administrator ingin mencari data cabang, administrator akan langsumg menekan combo box data cabang untuk memilih kode cabang yang dinginkan, dan data cabang yang dipilih akan ditampikan pada form Location. Administrator dapat melakukan update data cabang dengan cara, membuka form cabang dan menekan tombol update, setelah itu administrator dapat memperbaharui data-data karyawan yang dibutuhkan. Apabila ada kesalahan input data atau, administrator dapat menghapus data dengan cara membuka form, memilih kode cabang pada combo box yang tersedia dan menekan tombol delete, dan secara otomatis data tersebut akan terhapus dari database sistem.
User Interface Module
Keterangan:
Pada menu master module hanya dapat diakses oleh bagian administrator dan direktur ritel. Master module digunakan untuk membuat daftar menu apa saja yang dapat diakses karyawan, karena setiap karyawan mempunyai hak akses yang berbeda-beda. Jika administrator ingin mendaftarkan module, maka administrator akan membuka form module dan menekan tombol combo box untuk memilih karyawan mana yang akan diberikan module. Setelah memilih karyawan, maka adminitrator akan menambahkan module dengan cara menekan tombol add module dan terakhir menekan tombol save. Administrator juga dapat melihat module apa saja pada karyawan, dengan cara menekan tombol combo box dan mencari kode karyawan yang ingin dilihat, dan selanjutnya menekan tombol enter pada keyboard dan datagrid akan menampilkan semua data tersebut.
Keterangan:
Pada menu transaksi purchase order, dapat dilakukan penambahan, memperbaharui, dan menghapus data yang dapat dilakukan oleh bagian pembelian dan direkrur ritel. Jika bagian pembelian akan membuat data purchase order baru, maka bagian pembelian akan menekan tombol insert dan kode purchase order akan tergenerate secara otomatis. Kemudian bagian pembelian akan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan seperti kode supplier, tipe pembelian supplier, dan detail barang yang akan dibeli dan kemudian menekan tombol save. Purchase Order yang sudah terbuat akan di otorisasi oleh direktur ritel dengan cara, direktur ritel membuka form purchase order dan mencari data PO yang akan di otorisasi, setelah itu menekan tombol approve. Apabila PO ditolak oleh direktur ritel, maka bagian pembelian akan memperbaharui PO dengan cara membuka form purchase order , kemudian mencari kode PO yang akan di update, setelah itu menekan tombol update dan bagian pembelian akan memasukan data-data baru. Apabila bagian pembelian ingin menghapu PO tersebut, maka bagian pembelian akan membuka form PO dan mencari kode PO yang akan dihapus dan menekan tombol delete.
Keterangan:
Setiap akhir periode bisnis, bagian pembelian akan mencetak laporan pembelian yang akan dilakukan dengan cara memilih menu report dan memilih submenu purchase order. Setelah itu, bagian pembelian akan memasukan data periode yang dipilih, dan menekan tombol print.
Keterangan:
Setelah bagian pembelian memasukan periode laporan, maka sistem aka menghasilkan laporan purchase order seperti gambar diatas.
Keterangan:
Pada menu transaksi goods receiving, dapat dilakukan penambahan, memperbaharui, dan menghapus data yang dapat dilakukan oleh bagian gudang pada saat penerimaan barang dan bagian store merchandiser pada saat penerimaan barang di area cabang. Bagian gudang dan store merchandiser akan membuat data goods receiving baru, maka user akan menekan tombol insert dan kode goods receiving akan tergenerate secara otomatis. Store merchandiser hanya bisa menerima barang transfer dari gudang pusat. Untuk melakukan itu, store merchandiser maka menu yang dipilih adalah memiih kode TO dengan menekan tombol combo box. Bila barang yang diterima merupakan barang dari purchase order, maka bagian gudang akan memilih nomor PO dengan menekan combo box yang akan dicocokan dengan surat jalan dari supplier. Setelah itu, sistem akan menampilkan barang sesuai dengan PO pada datagrid. Kemudian bagian gudang akan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan seperti kuantiti barang yang diterima dan detail barang yang diterima dan kemudian menekan tombol save. Setelah barang dan data disimpan, bagian gudang akan membuat receive note dengan cara menekan tombol Print RN dan kemudian memberikan form tersebut kepada supplier. Bagian gudang dan store merchandiser dapat memperbaharui data dengan cara menekan tombol update, kemudian mencari data kode goods receiving pada combo box dan bagian gudang akan memasukan data-data tersebut.
Apabila bagian gudang ingin menghapus data tersebut, maka bagian pembelian akan membuka form GR dan mencari kode GR yang akan dihapus dan menekan tombol delete.
Keterangan:
Setiap akhir periode bisnis, bagian gudang dan store merchandiser akan mencetak laporan pembelian yang akan dilakukan dengan cara memilih menu report dan memilih submenu goodss receiving. Setelah itu, bagian gudang dan store merchadiser akan memasukan data periode yang dipilih, dan menekan tombol print.
Keterangan:
Setelah gudang memasukan periode laporan, maka sistem akan menghasilkan laporan goods receiving seperti gambar diatas.
Keterangan:
Gambar diatas adalah rancangan layar auto delivery yang dapat diakses oleh bagian pembelian. Bagian pembelian akan menggunkan auto delivery pada saat pendistribusian barang untuk cabang agar pendistibusia berjalan secara merata dan tepat sasaran. Bagian pembelian akan memilih menu Transaction dan memilih submenu auto delivery. Bagian pembelin akan memilih kode barang dengan cara memillih kode barang dengan combo box dan menekan tombol enter. Setelah itu, bagian pembelian dapat melihat laporan dari sistem pada data grid.
User Interface Auto Return
Gambar diatas adalah rancangan layar auto return yang dapat diakses oleh bagian pembelian untuk melakukan evaluasi supplier.Bagian pembelian akan memilih menu Transaction dan memilih submenu auto delivery. Bagian pembelin akan memilih kode barang dengan cara memillih kode barang dengan combo box dan menekan tombol enter. Setelah itu, bagian pembelian dapat melihat laporan dari sistem pada data grid.
User Interface Transfer Order
Keterangan:
Pada menu transaksi transfer order, dapat dilakukan penambahan, memperbaharui, dan menghapus data yang dapat dilakukan oleh bagian pembelian. Jika bagian pembelian akan membuat data transfer order baru, maka bagian pembelian akan menekan tombol insert dan kode transfer order akan tergenerate secara otomatis. Kemudian bagian pembelian akan memasukkan data-data lain yang dibutuhkan seperti kode supplier, tipe pembelian supplier, dan detail barang yang akan dibeli dan kemudian menekan tombol save. Apabila bagian pembelian menggunakan auto delivery, maka setelah membuka menu transfer order bagian pembelian akan menekan tombol insert dan memilih TO yang akan diproses dengan cara meneka tombol combo box dan memlih TO yang dimaksud. Bagian pembelian akan memperbaharui TO dengan cara membuka form transfer order , kemudian mencari kode TO yang akan di update, setelah itu menekan tombol update dan bagian pembelian akan memasukan data-data baru. Apabila bagian pembelian ingin
menghapus TO tersebut, maka bagian pembelian akan membuka form TO dan mencari kode TO yang akan dihapus dan menekan tombol delete.
User Interface Inventory Out
Keterangan:
Pada menu transaksi Inventory Out(IO) dapat dilakukan penambahan, memperbaharui, dan menghapus data. Karyawan yang dapat mengakses menu transaksi ini adalah bagian gudang, bagian keuangan untuk vaidasi data, dan store merchandiser untuk update barang keluar. Jika store merchandiser akan membuat data inventory out baru, maka store merchandiser akan menekan tombol insert dan kode inventory out akan tergenerate secara otomatis. Kemudian store merchandiser akan memilih tipe PO dengan cara memilih tipe PO pada combo box, dan sistem akan mengeluarkan data komisi barang. Kemudian bagian store merchandiser akan memasukkan data-data lain seperti data produk, kuantiti dan harga. IO yang sudah terbuat akan di otorisasi oleh bagian keuangan dengan cara, bagian keuangan membuka form IO dan mencari data IO yang akan di otorisasi, setelah itu menekan tombol approve. Jika store merchandier mau memperbaharui data, maka store merchandiser kemudian mencari kode IO yang akan di update, setelah itu menekan tombol update dan store merchandiser akan memasukan data-data baru. Apabila store merchandiser ingin menghapus IO tersebut, maka store merchandiser akan membuka form IO dan mencari kode IO yang akan dihapus dan menekan tombol delete.
Keterangan:
Setiap akhir periode bisnis, store merchandiser akan mencetak laporan barang keluar yang akan dilakukan dengan cara memilih menu report dan memilih submenu inventory out. Setelah itu, store merchadiser akan memasukan data periode yang dipilih, dan menekan tombol print.
Keterangan:
Setelah store merchandiser memasukan periode laporan, maka sistem akan menghasilkan laporan inventory out seperti gambar diatas.
User Interface Return Supplier
Keterangan :
Gambar diatas adalah form return supplier yang dapat diakses oleh bagian gudang. Apabila ada supplier yang akan mengambil barang retur di gudang pusat, maka bagian gudang akan menambah data baru dengan cara menekan tombol insert, dengan demikian kode return supplier akan tergenerate otomatis, kemudian bagiang gudang akan memilih kode supplier dengan cara menekan combo box untuk mencari kode supplier yang di inginkan. Setelah itu, bagian gudang akan menambahka produk dari supplier yang akan diretur dan menekan tombol save. Bagian gudang akan menekan tombol print dan memberikan hasil print tersebut untuk supplier sebagai bukti bahwa barang sudah diambil kembali. Jika bagian gudang ingin menghapus data, bagian gudang akan menekan tombol delete, dan secara otomatis data tersebut akan terhapus.
User Interface Chart Of Account
Keterangan:
Gambar diatas adalah rancangan layar untuk form Chart of Account(COA) yang dapat diakses oleh bagian akuntansi. Apabila bagian akuntansi ingin menambahkan akun jurnal baru, bagian akuntansi akan membuka menu journal dan memilih submenu COA. Pada tampilan form, bagian akuntansi akan menekan tombol insert dan secara otomatis akan tergenerate kode COA, kemudian bagian akuntansi akan memasukan data yang dibutuhkan seperti nama akun, kemudian bagian akuntansi akan menekan tombol save, dan akun baru akan tersimpan. Jika bagian akuntansi ingin memperbaharui data akun, bagian akuntansi akan menekan tombol update, dan memilih kode COA yang akan diperbaharui dengan combo box, dan dapat memperbaharui data yang diinginkan. Bagian gudang dapat menghapu data dalam form COA, dengan cara menekan tombol delete dan secara otomatis data akan terhapus.
User Interface Autojournal
Keterangan:
Ketika bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan, bagian akuntansi akan memilih menu journal dan memilih submenu autojurnal. Kemudian bagian akuntansi akan menekan tombol insert dan secara otomatis kode autojournal akan tergenerate. Kemudian bagian akuntansi akan memilih akun apa yang akan diletakan pada bagian debet dan juga bagian kredit dengan cara menekan combo box untuk memilih akun jurnal. Setelah itu, bagian akuntansi akan menekan tombol save. Apabila bagian akuntansi ingin menghapus data, maka bagian akuntansi akan memilih tombol delete, dan secara otomastis data akan terhapus.
User Interface Journal
Keterangan:
Gamabar diatas adalah rancanganlayar dari hasil autojuournal yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Untuk mendapatkan data ini, bagian akuntansi akan memilih menu journal, maka sistem akan menampilkan tampilan jurnal transaksi yang sudah di posting dalam bentuk datagrid.
