11
LANDASAN TEORI
2.1Teori - Teori Umum
Dalam menganalisa dan merancang sebuah sistem informasi diperlukan teori-teori umum yang akan menjadi dasar pengetahuan dalam melakukan analisa dan perancangan tersebut. Berikut penjabaran teori-teori umum yang berkaitan dengan sistem informasi.
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2010: 6), sistem Informasi adalah suatu kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis. Dan menurut Stair dan Reynolds (2014: 8) mendefinisikan Sistem Informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang dikumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi, dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan. Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem yang menghasilkan output berupa informasi yang berguna bagi tingkatan manajemen.
Maka, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari komponen yang terpisah (orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan aturan serta prosedur) yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan data serta pendukung kegiatan bisnis di dalam suatu organisasi dimana nantinya
data yang ada dikumpulkan dan diproses sehingga dapat menjadi informasi yang berguna untuk didistribusikan dan digunakan oleh pengguna.
2.1.2 Pengertian Human Capital Management
Human Capital Management atau manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu faktor produksi yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan karena manusia sebagai penggerak aktivitas perusahaan. Menurut Hasibuan (2012: 23) sumber daya manusia didefinisikan sebagai ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Sedangkan menurut Mangkunegara (2011: 2) dalam buku manajemen sumber daya manusia perusahaan mengatakan bahwa manajemen sumber daya manusia sebagai suatu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat.
2.1.3 Pengertian Career Path
Career Path adalah jalur yang menghubungkan satu posisi dengan posisi yang lain menurut Usmara (2007: 284 ). Career Path dikaitkan berdasarkan jabatan yang dimiliki posisi ini berarti jalur karir mengarahkan karir pegawai berdasarkan urutan jabatan, profesi, posisi dengan pertimbangan “kemiripan, kesesuaian dan keterkaitan” task dan requirement pada posisi serta hirarki jabatan. Career Path di suatu perusahaan pada dasarnya diterapkan berdasarkan hubungan logis antara jabatan-jabatan yang ada, dilihat dari isi tugas-tugas yang dijalankan, hirarki posisi di dalam struktur organisasi dan jenis tugas (struktural atau fungsional).
Hasil perancangan Career Path dapat berupa Diagram Career Path yang menggambarkan jabatan-jabatan yang dapat dicapai dari setiap jabatan di dalam perusahaan dan jenjang untuk mencapainya. Melalui program Succesion Plan dirumuskan setelah rancangan Career Path terbentuk. Melalui program ini, jika dalam organisasi terdapat jabatan kosong yang perlu diisi, maka dapat diketahui pegawai-pegawai yang sesuai untuk menempati jabatan itu. Program kaderisasi disusun untuk memeriksa dan menyiapkan kandidat pegawai untuk mengisi posisi atau jabatan yang ada dalam perusahaan. Pemeriksaan yang dilakukan pada dasarnya adalah pemeriksaan kesesuaian kualifikasi individu dengan rumusan yang dipersyaratkan pada posisi atau jabatan tersebut. Pemeriksaan kesesuaian ini akan menunjukkan:
• Individu atau pegawai mana yang paling layak untuk menempati suatu posisi atau jabatan.
• Kemampuan atau kualifikasi apa yang perlu ditambahkan oleh kandidat tersebut agar sesuai dengan persyaratan jabatan.
Proses perancangan dan pengembangan karir melalui jalur-jalur di atas merupakan paduan kekuatan dan kepentingan antara perusahaan dengan pegawai berdasarkan nilai-nilai kemitraan yang dapat menumbuhkan pembinaan pegawai berorientasi profesionalisme. Artinya pengembangan karir pegawai tidak semata ke arah struktural tetapi juga mengembangkan expertise ke arah fungsional, yang mempunyai peran sebagai “equal partner” dari posisi struktural.
Proses perancangan dan pengembangan karir yang ditumbuhkan perusahaan sangat membantu setiap individu pegawai dalam memecahkan masalah karir, tidak ada masalah bagi diri pegawai dalam meniti karirnya. Sesuatu yang sangat baik di mana proses perancangan dan pengembangan karir dapat menjanjikan berbagai pilihan atas jalur-jalur karir.
2.1.4 Pengertian Testing
Menurut Quadri dan Farooq (2010: 134), pengujian software adalah proses verifikasi dan validasi apakah sebuah aplikasi software atau program memenuhi persyaratan bisnis dan persyaratan teknis yang mengarahkan desain dan pengembangan dan cara kerjanya seperti yang diharapkan dan juga mengidentifikasi kesalahan yang penting yang digolongkan berdasarkan tingkat severity pada aplikasi yang harus diperbaiki. Menurut Nidhra dan Dondeti (2012: 167), pengujian software adalah teknik yang sering digunakan untuk verifikasi dan validasi kualitas suatu software. Pengujian software adalah prosedur untuk eksekusi sebuah program atau sistem dengan tujuan untuk menemukan kesalahan.
Kesimpulan yang dapat diambil dari pendapat-pendapat tersebut adalah pengujian software merupakan proses verifikasi dan validasi apakah software memenuhi requirement dan mengidentifikasi kesalahan-kesalahan yang ditemukan saat eksekusi program.
2.2ERP
2.2.1. Pengertian ERP
Menurut Hall (2011: 31), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan sebuah organisasi untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses bisnis utama. ERP merobohkan hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi data sharing arus informasi, dan pengenalan praktek bisnis umum di antara semua pengguna organisasi. Implementasi sebuah sistem ERP dapat menjadi sebuah usaha besar selama beberapa tahun.
Pengertian Enterprise Resource Planning menurut Ray (2011: 4) adalah sistem informasi terintegrasi yang dibangun pada database
terpusat dan memiliki platform komputasi umum sehingga dapat membantu dalam penggunaan sumber daya perusahaan secara efektif serta mampu memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis perusahaan dan para pemangku kepentingan eksternal. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan profitabilitasnya. ERP (Enterprise Resource Planning) mengintegrasikan sistem internal dan eksternal manajemen informasi seluruh organisasi, mencakup keuangan atau akuntansi, manufaktur, penjualan dan pelayanan, manajemen hubungan pelanggan. Sistem ERP mengotomatisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terpadu. Tujuan dari ERP adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi di dalam batas-batas organisasi dan mengelola koneksi ke pihak luar. Program Enterprise Resource Planning (ERP) membantu proses bisnis perusahaan besar dalam menggunakan database yang sama
dan shared management reporting tool. ERP mengintegrasikan area
fungsional bisnis. Sebelum adanya ERP, setiap area fungsional beroperasi secara independen, menggunakan sistem informasi dan pencatatan transaksi secara independen. Software ERP juga menyebabkan pelaporan manajemen dan pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan seragam dalam suatu organisasi. Sebagai tambaban, ERP mendukung pemikiran mengenai tujuan perusahaan, dibandingkan dengan pemikiran hanya terbatas pada tujuan dari setiap departemen atau area fungsional.
2.2.1.1 Sejarah Perkembangan ERP
Dalam paparan Leon (2008: 18-20), sejarah perkembangan ERP dibagi kedalam 4 tahap, yakni sebagai berikut :
1. Material Requirement Planning (MRP)
MRP merupakan suatu konsep yang biasa digunakan dalam industri manufaktur dan menjadi konsep dasar dari manajemen produksi dan kontrol pada pertengahan tahun 1970-an. MRP merupakan hasil dari pemoresesan bill of material (BOM), yang merupakan daftar berbagai bahan baku atau komponen yang diperlukan dalam industri. MRP muncul pada tahun 1960-an dan mulai di kenal pada tahun 1970-an. Bagian manufaktur dan perencanaan produksi mencari metode yang lebih baik dan efisien untuk pemesanan material dan komponen. Mereka melihat bahwa MRP merupakan solusi sempurna untuk kebutuhan mereka. MRP mampu memecahkan masalah - masalah utama dalam bidang manufaktur dan perencanaan produksi.
2. Closed-Loop MRP
MRP berkembang menjadi sesuatu yang lebih dari sekedar mencari cara terbaik untuk memesan material. Evolusi MRP terjadi dengan sangat cepat, sama halnya dengan bertambahnya pengguna MRP dan mereka menginginkan hal yang lebih. Mereka menyadari bahwa MRP mempunyai kemampuan lebih dari sekedar menghasilkan jadwal pemesanan material. Sistem MRP dapat mengelola tanggal jatuh tempo dari pemesanan dan dapat digunakan untuk mendeteksi dan memberi peringatan ketika suatu barang tidak diterima pada saat jatuh tempo. Kemampuan baru ini dapat membantu mengurangi ketidakpastiaan dalam proses produksi. Dengan
segera, beberapa teknik perencanaan kapasitas kebutuhan akan digabungkan dengan MRP. Beberapa tools di kembangkan untuk mendukung perencanaan penjualan dan level produksi, pengembangan jadwal produksi, forecasting, perencanaan kapasitas dan pemrosesan pemesanan. Teknik-teknik penjadwalan berbagai pabrik, produksi, dan supplier untuk mengotomatisasi proses diluar dan di dalam organisasi akan dibangun didalam sistem MRP. Pengembangan ini menciptakan closed-loop MRP. Close-loop MRP tidak hanya sekedar perencanaan kebutuhan material namun berupa sekumpulan fungsi untuk mengotomatisasi proses produksi. Close-loop MRP terdiri dari tools dan teknik –teknik untuk mengatasi prioritas dan kapasitas serta mendukung perencanaan dan pelaksanaan.
3. Manufacturing Resource Planning II (MRP II) MRP II merupakan sebuah metode untuk perencanaan yang efektif dari semua sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan manufaktur. MRP II dapat mengatasi perencanaan operasional di unit – unit, perencanaan finansial, dan lain sebagainya. MRP II terbentuk darikumpulan fungsi yang saling terkait : perencanaan bisnis, perencanaan operasional dan penjualan, manajemen permintaan,perencanaan produksi, mastering scheduling, perencanaan kebutuhan material, perencanaan kebutuhan kapasitas, dan pelaksanaan sistem pendukung untuk kapasitas dan material. Hasil dari sistem tersebut akan terintegrasi dengan
laporan financial seperti perencanaan bisnis, laporan komitmen pembelian, biaya pengiriman, proyeksi inventory, dan sebagainya.
4. Enterprise Resource Planning (ERP)
Konsep dasar ERP sebenarnya sama dengan konsep pada MRP II, namun perusahaan pembuat aplikasi perangkat lunak menciptakan ERP dengan sekumpulan proses bisnis yang lebih luas dalam hal ruang lingkup, mempunyai kemampuan untuk menangani beberapa fungsi bisnis tambahan serta memiliki integrasi yang lebih baik dan erat dengan fungsi finansial dan akuntansi. Sistem ERP juga mampu mengintegrasikan tools seperti Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), dan lain sebagainya. Sistem ERP juga mampu mendukung aktivitas bisnis yang melibatkan pihak eksternal perusahaan.
2.2.1.2 Konsep ERP
Menurut Wijaya & Darudiato (2009: 26-28), konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut :
• ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen.
• Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional di dalam sebuah organisasi.
Gambar 2.1 Konsep ERP
Sumber : Wijaya dan Darudiato (2009: 27)
2.2.1.3 Manfaat Enterprise Resource Planning
Menurut Rainer & Cegielski (2011: 294) Sistem ERP dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan secara signifikan. Secara garis besar, benefit ERP adalah sebagai berikut:
a. Kecepatan dan fleksibilitas dalam organisasi
Sistem ERP membantu untuk menyatukan fungsional atau divisi, sistem informasi dan sumber daya informasi yang ada di perusahaan. Dalam hal ini memungkinkan suatu organisasi dapat lebih fleksibel, cepat dan adaptif. Organisasi tersebut dapat dengan cepat untuk merubah kondisi bisnis dan juga pembiayaan untuk peluang usaha baru.
Sistem ERP menyediakan informasi penting tentang kinerja antarfungsional, informasi ini dapat meningkatkan kecepatan manajer dalam mengambil keputusan.
c. Kualitas dan efisiensi
Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan bisnis pada suatu organisasi, sehingga hal ini dapat mempengaruhi kualitas dan efisiensi terhadap pelayanan, produksi dan distribusi kepada pelanggan.
d. Pemangkasan biaya
Sistem ERP dapat memangkas biaya transaksi, biaya software dan hardware. Selain itu, dengan adanya sistem ERP, jumlah anggota IT yang dibutuhkan pada sebuah organisasi lebih sedikit daripada suatu organisasi yang belum menerapkan sistem yang terintegrasi.
2.2.1.4 Tantangan dalam implementasi Enterprise Resource Planning Menurut AL-Ghamdi, Albeladi, & Alsolamy (2013: 101) dalam International Jurnal of Computer Trends and Technology (IJCTT), dalam proses implementasi ERP terdapat beberapa tantangan (challenges) yaitu:
• Lack of Clear Requirements
Apabila kebutuhan akan sistem ERP yang baru tidak ditentukan dengan jelas dan akurat, mengakibatkan tidak tersedianya fungsi tertentu yang penting.
• User Resistance to Change
Pengguna tidak menyadari keuntungan dari penerapan sistem ERP yang baru, sehingga memungkinkan timbulnya penolakan.
• Customization
Saat ini sebagian besar perusahaan mengerti bahwa melakukan customizing pada sistem ERP menambah waktu, biaya serta risiko di dalam proyek.
• Improper Testing
Tujuan utama dari proses testing bukan hanya sekadar memastikan bahwa sistem tersebut dapat berjalan, tetapi memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan bisnis dan hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.
2.3 System Application and Product in Data Processing (SAP) 2.3.1 Pengertian SAP
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 1) memaparkan SAP merupakan sebuah business software yang mengintegrasikan seluruh aplikasi yang berjalan di dalam sebuah organisasi. Aplikasi tersebut merepresentasikan berbagai modul dalam area bisnis dasar seperti keuangan, produksi dan perencanaan, penjualan dan distribusi, yang dijalankan bersama untuk memperoleh logika bisnis secara keseluruhan.
2.3.1.1 Produk – Produk SAP
Beberapa produk SAP diantaranya, adalah : • MySAP Business Suite
Merupakan paket lengkap dari open enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis (SAP01 Fundamental 2006: 1-14). MySAP Business Suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah.
• MySAP All-in-one
Adalah prepackaged, versi spesifikasi industri dari MySAP Business Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi
untuk biaya yang efektif. Solusi MySAP All-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAPsolusi bisnis kelas dunia (SAP01 Fundamental 2006: 1-25). • SAP Business One Adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk
bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamis dengan ukuran karyawan antara 10 sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi bisnis dan aktifitas pelanggan (SAP01 Fundamental 2006: 1-27).
2.3.1.2Modul –Modul di dalam sistem ERP
Gambar 2.2 Modul – Modul SAP
Menurut Monk & Wagner (2009: 27) sistem SAP terdiri dari beberapa modul dasar yang terintegrasi sehingga dapat mendukung jalannya proses bisnis dalam suatu perusahaan. Modul-modul dasar yang disediakan dalam SAP antara lain :
Modul ini berfungsi untuk mengelola persediaan dan pembelian bahan baku dari pemasok. • Modul SD (Sales and Distribution)
Modul ini mempunyai fungsi untuk mengatur dan mengelola kegiatan operasional dalam suatu perusahaan yang berkaitan dengan Customer Order seperti proses sales, shipping, dan billing.
• Modul HCM (Human Capital Management)
Modul ini berfungsi untuk membantu proses perekrutan karyawan, pelatihan, manajemen waktu, dan proses pembayaran gaji karyawan.
• Modul FI (Financial Accounting)
Modul ini berfungsi untuk mencatat dan mengelola seluruh transaksi kedalam buku besar.
• Modul CO (Controlling)
Modul ini digunakan oleh pihak manajemen internal dalam melakukan analisis biaya sehingga menghasilkan laporan keuangan yang berguna bagi perusahaan.
• Modul QM (Quality Management)
Modul ini berfungsi untuk mengatur dan mencatat proses control kualitas seperti inspeksi produk.
• Modul PP (Production Planning)
Modul ini berfungsi untuk mengelola informasi produksi seperti perencanaan dan penjadwalan kegiatan produksi.
• Modul AM (Asset Management)
Modul ini berfungsi untuk membantu perusahaan dalam mengelola fixed asset (mesin, pabrik, tanah) dan yang berhubungan dengan depresiasi.
Modul ini berfungsi untuk mengatur pemeliharaan dan perbaikan terhadap sistem dan sumberdaya perusahaan secara teknis.
• PS (Project System) :
Modul ini berfungsi untuk membantu proses perencanaan dan pengontrolan suatu proyek seperti pemesanan item serta biaya yang diperlukan dalam suatu proyek.
2.3.1.3Keuntungan SAP
Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan SAP menurut V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012: 12) :
- R / 3 software package ini dirancang untuk memungkinkan perusahaan untuk secara efektif dan efisien mengoperasikan berbagai proses bisnis dalam sistem informasi tunggal yang terintegrasi.
- Sofware dapat disesuaikan menggunakan bahasa pemrograman milik SAP, ABAP / 4. R/3 adalah scalable dan sangat cocok untuk berbagai jenis dan ukuran organisasi dan berjalan pada enam platform yang berbeda. - SAP R/3 telah dirancang untuk menjadi sistem ERP yang
terbaik di empat bidang, yaitu Human Resources, Financial, Supply Chain Management, dan Marketing. R/3 juga merupakan produk internasional, dan memenuhi fiskal lokal, bahasa, dan persyaratan pajak sebagian besar negara.
- SAP R / 3 adalah sangat fleksibel, karena akan beroperasi pada enam platform yang berbeda, termasuk yang baru ditambahkan Microsoft Vista.
- R / 3 package mencakup beberapa fitur yang sangat menarik seperti memiliki sistem client/ server three-tier. Menyediakan three-tiers yang menawarkan skalabilitas
dan proses adaptasi yang mudah untuk kebutuhan spesifik perusahaan besar dan perusahaan yang berkembang pesat. - R / 3 modul diselenggarakan oleh bidang - bidang
fungsional, yaitu Human Resources, Financial, Supply Chain Management, dan Marketing. Sedangkan informasi yang dimasukkan secara terpisah untuk setiap modul tertentu, modul yang sepenuhnya terintegrasi dan memberikan aplikasi real-time. Ini berarti bahwa data yang dimasukkan ke dalam satu modul segera dan secara otomatis diperbarui dan direfleksikan di dalam semua bidang fungsional.
- Financial dan Managerial Accounting tools terdapat dalam modul Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO). Fungsi General Ledger dalam FI adalah menyediakan catatan komprehensif dari semua informasi yang diperlukan untuk pelaporan keuangan eksternal. Data akuntansi yang lengkap dan akurat karena sistem SAP sepenuhnya mengintegrasikan semua transaksi bisnis yang masuk dari seluruh wilayah operasional perusahaan. Selain modul FI dan Co, sistem SAP meliputi modul Investment Management (IM), Sales and Distribution (SD), Material Management (MM), dan Human Resources (HR).
- Management Accounting tools dalam SAP R/3 adalah Cost Center Accounting, Internal Orders, Product Costing, dan Activity Based Costing,Profitability Analysis dan Profit Center Accounting.
- SAP adalah yang pertama menerapkan treasury capabilities yang terintegrasi. Fitur yang menarik ini memungkinkan treasury department perusahaan berfungsi sebagai bank in-house dengan mengotomatisasi control of cash flow, investment trades, dan portfolio management. - R / 3 juga menyediakan untuk "single data entry point" di
langsung dikirim ke semua modul lain yang sesuai dalam sistem ERP.
- SAP R / 3 yang diselenggarakan dengan konsep bahwa bisnis beroperasi sebagai serangkaian proses, yang berarti bahwa perusahaan menerapkan R / 3 mungkin harus mengubah dan menata diri untuk benar – benar cocok dengan R / 3 dan menggunakannya secara efektif.
2.3.1.4Kerugian SAP
Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan SAP menurut Kumar & Illa (2012: 13) :
o Expensive
Seperti faktanya bahwa ketika sebuah sistem dengan begitu banyak fungsi seperti SAP maka harga yang harus dibayar untuk software tersebut relatif lebih mahal. Hal yang sama terjadi pada SAP, karena hal ini memerlukan software, hardware, implementation, counsultants, training, dll. Anda dapat menyewa satu atau dua orang programmer sebagai karyawan dan hanya membeli business consulting dari outside resource, melakukan semua kustomisasi dan melakukan training end-user di dalam perusahaan. Hal itu dapat mengefektifkan biaya.
o Non-Flexible
Vendor packages mungkin tidak cocok dengan model bisnis perusahaan dan kustomisasi dapat menjadi sesuatu yang mahal.
o Implementasi SAP R/3 memiliki risiko kegagalan proyek.
2.3.1.5Arsitektur SAP
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 8-14) memaparkan mengenai arsitektur SAP R/3 yang berbasiskan arsitektur three-tier dari model client-server.
• Kernel and Basis Service
Menyediakan runtime enivironment untuk keseluruhan aplikasi R/3, khususnya hardware, operating system atau database. Selain itu kernel and basis service juga bertugas untuk mengelola banyak user dan tugas administrative dalam sistem, mengakses database, memfasilitasi komunikasi dengan sistem SAP lain atau pun sistem selain SAP, serta memantau jalanya sistem.
• ABAP Workbench Service
Memungkinkan untuk membuat program ABAP menggunakan berbagai perangkat seperti ABAP dictionary, ABAP editor, dan screen painter. • Presentation Components Service
Membantu pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi SAP R/3 dalam hal penggunaan komponen presentasi (interfaces) dari aplikasi tersebut.
2.4 Teori Khusus
2.4.1 mySAP Human Capital Management
Untuk bersaing secara efektif, perusahaan perlu untuk menyelaraskan semua sumber daya perusahaan, termasuk karyawan dengan tujuan bisnis.Untuk melakukan hal tersebut, perusahaan perlu untuk mengubah fungsi SDM tradisional menjadi sebuah program yang komprehensif untuk Human Capital Management (HCM). mySAP ERP Human Capital
Management menangani daftar fungsi-fungsi yang luas, termasuk perekrutan dan mempekerjakan karyawan, menentukan keuntungan dan kompensasi, memproses penggajian, dan banyak area lainnya. Dengan mySAP ERP HCM, nilai dari karyawan dapat dimaksimalkan dan penyelaraskan keahlian, aktivitas, dan insentif karyawan dengan tujuan dan strategis karyawan dapat dilaksanakan. mySAP ERP HCM juga menyediakan sarana untuk mengatur, mengukur, dan memberikan penghargaan bagi kontribusi individu dan tim. (mySAP ERP Human Capital Management, 2006)
Komponen Recruitment digunakan untuk melaksanakan keseluruhan proses recruitment dari proses memasukkan data pelamar kerja sampai dengan penempatan karyawan pada position. Proses ini berlaku pada pelamar kerja eksternal, pihak yang baru diterima, dan karyawan internal yang berubah posisinya. Kebutuhan akan karyawan direpresentasikan dengan adanya tempat yang kosong. Tempat yang kosong adalah position yang harus diisi. Jika Recruitment terintegrasi dengan Organizational Management, maka tempat yang kosong tersebut akan dibuat atau diinisialisasi oleh internal transfer di dalam OrganizationalManagement. Hal ini berarti bahwa position yang kosong adalah trigger atau pemicu untuk proses recruitment.
Gambar 2.3 mySAP ERP Human Capital Management Sumber : SAP01 Fundamental (2006: 327),
2.4.1.1 Organizational Management
Organizational Management digunakan untuk menggambarkan struktur organisasi dan laporan dengan objek-objek organisasi yang relavan secara cepat dan efektif. Beberapa hal yang digunakan di dalam Organizational Management adalah sebagai berikut :
• Organizational unit
Organizational unit digunakan untuk menggambarkan unit-unit bisnis yang ada di dalam organisasi. Berdasarkan hubungannya, beberapa unit organisasi akan membentuk struktur organisasi. Organizational unit dapat dibagi berdasarkan kriteria fungsional maupun regional.
• Job
Job adalah penjelasan atau template umum yang diterapkan ke beberapa posisi dengan kebutuhan, tugas, dan karakteristik yang sebanding.
• Position
Position adalah unit organisasi terkecil dari struktur organisasi. Position merepresentasikan distribusi tugas diantara karyawan secara individidual dalam organisasi. Position dikerjakan oleh person. Position mewarisi tugas-tugas dan kebutuhan dari job yang sudah ditetapkan. Sebuah job dapat juga diberikan tugas-tugas tambahan yang sudah diberikan oleh satu posisi. Position merepresentasikan particular post yang akan dikerjakan oleh karyawan di dalam sebuah organisasi (contoh: sekretaris di Departemen
Pembelian), job adalah klasifikasi umum dari fungsi-fungsi yang terdapat di dalam perusahaan (contoh: sekretaris).
• Functional Area
Unit organisasi di dalam accounting yang mengklasifikasikan biaya dari organisasi menurut fungsinya seperti administration, sales and distribution, marketing, production, dan R&D.
• Job Family
Job Family merupakan pengelompokan lintas organisasi dari posisi yang digunakan pada Talent Management untuk merencanakan distribusi dari potensi karyawan di dalam organisasi. Job Family digunakan untuk mengelompokan beberapa job di dalam Talent Management. (SAP 01 Fundamentals, 2006).
2.4.1.2 Recruitment
Gambar 2.4 From Vacancy to Hiring
Komponen Recruitment digunakan untuk melaksanakan keseluruhan proses recruitment dari proses memasukkan data pelamar kerja sampai dengan penempatan karyawan pada position. Proses ini berlaku pada pelamar kerja eksternal, pihak yang baru diterima, dan karyawan internal yang berubah posisinya. Kebutuhan akan karyawan akan direpresentasikan dengan adanya tempat yang kosong. Tempat yang kosong adalah position yang harus diisi. Jika Recruitment terintegrasi dengan Organizational Management, maka tempat yang kosong tersebut akan dibuat atau diinisialisasi oleh internal transfer di dalam Organizational Management. Hal ini berarti bahwa position yang kosong adalah trigger atau pemicu untuk proses recruitment.
2.4.1.3 Personnel Management
Integrasi antara Recruitment dan Personnel Administration memungkinkan data pelamar ditransfer atau dipindahkan sebagai data karyawan, yang dapat ditambahkan kemudian. Data karyawan yang disimpan di dalam mySAP ERP HCM dipakai sebagai catatan infotype. Data karyawan tersebut, dapat ditampilkan, di-copy, dikoreksi dan dihapus.
Administrator HCM dapat memilih infotype yang ingin mereka lihat atau ubah dari pengguna spesifik dari menu infotype. Dari sudut pandang teknikal, infotype dan struktur data mereka mencerminkan serangkaian catatan-catatan data yang berhubungan.
Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengelola infotype, yaitu :
• Single-screen maintenance ( satu infotype untuk satu person)
• Personnel actions ( urutan infotype untuk satu person)
• Fast entry ( satu infotype untuk beberapa person) Ada satu infotype yang menjadi pusat kepentingan untuk data karyawan yaitu Organizational Assignment infotype. Pada infotype ini, karyawan akan ditempatkan pada tiga struktur penting yaitu enterprise structure, personnel structure, dan organizational plan.
Gambar 2.5 Infotypes
Sumber : SAP01 Fundamentals (2006: 6-6)
Perusahaan dapat menggunakan personnel action untuk situtasi-situasi yang lebih kompleks untuk
memelihara beberapa infotype. Ketika perusahaan menjalankan personnel action, sistem akan mengusulkan semua infotype yang berhubungan sehingga perusahaan dapat memelihara mereka secara berurutan.
Ketika perusahaan mengangkat seorang karyawan, perusahaan harus mencatat semua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem, termasuk master data dan data yang relevan dengan time management dan payroll. Perusahaan dapat menggunakan hiring action untuk menjalankan proses ini.
Daftar dibawah ini adalah beberapa infotype yang dibuat ketika mempekerjakan karyawan. Perusahaan dapat mengubah jumlah dan urutan dari infotype yang terdapat di dalam personnelaction sesuai dengan kebutuhan perusahaan :
• Organizational assignment
• Personal data
• Address
• Planned working time
• Basic pay
• Bank detail
Ketika perusahaan menjalankan hiring action, catatan master data HCM yang baru atau personnel file akan dibuatkan untuk karyawan, jika perusahaan menjalankan action, tetapi tidak mempunyai semua informai yang adigunakan mengenai karyawan,
perusahaan dapat menambahkan informasi yang tidak ada tersebut, perusahaan dapat melengkapinya pada waktu yang lain (SAP01 Fundamentals, 2006).
2.4.1.4 Personnel Development
Di dalam Personnel Development, perusahaan dapat merencanakan dan merealisasikan pengembangan personil di perusahaan tersebut dan memberikan pelatihan, dengan mengintegrasikan komponen ini dengan Training and Event Management. Pengembangan personil membutuhkan hasil perbandingan dan kulifikasi karyawan tertentu yang disimpan dalam profile qualifying action yang dapat ditentukan bagi karyawan menggunakan development plan. Performa karyawan dapat dinilai, dan akan memberikan hasil untuk perencanaan pengembangan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan personnel actions untuk situasi yang lebih kompleks yang mengharuskan perusahaan mengelola beberapa infotypes. Bila perusahaan menjalankan personnel action, sistem akan mengusulkan semua infotypes yang relevan sehingga dapat dikelola secara berurutan.
Ketika mempekerjakan karyawan, perusahaan harus mencatat semua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem, termasuk master data dan data yang relevan dengan time management dan payroll. Untuk dapat menjalan proses ini dapat menggunakan hiring action.
Daftar di bawah ini adalah beberapa infotype yang dibuat ketika mempekerjakan karyawan.
Perusahaan dapat mengubah jumlah dan urutan infotypes dalam personnel action sesuai kebutuhan perusahaan:
• Organizational assignment • Personal data
• Address
• Planned working time • Basic pay
• Bank detail
Ketika menjalankan hiring action, HCM master data yang baruatau personnel file, dibuat untuk karyawan. Jika perusahaan tidak memiliki semua informasi karyawan yang dibutuhkan, perusahaan dapat menambahkan informasi yang kurang di lain waktu untuk melengkapinya. (mySAP ERP Human Capital Management)
Gambar 2.6 Personnel Development Sumber : SAP01 Fundamental (2006: 334),
2.4.1.5Training and Event Management
Training and Event Management adalah komponen yang terintegrasi yang mendukung perusahaan didalam melakukan perencanaan, pengeksekusian, dan pengaturan kursus pelatihan dan business event.
2.4.1.6 Time Management
Komponen Time Management mendukung semua proses yang berfokus pada perencanaan, pencatatan, dan penilaian kehadiran dan waktu absen para karyawan. Jika perusahaan mengintegrasikan Training and Event Management dengan Time
Management, maka booking (pemesanan) terhadap training and event tersebut akan menyebabkan pencatatan data waktu dibuat sebagai sebuah kehadiran. Jika seorang karyawan tidak hadir pada suatu kursus yang telah dipesan, misalnya karena alasan liburan, maka sistem akan memberitahu bahwa orang tersebut tidak tersedia.
2.4.1.7Appraisal
Fungsi Appraisal dalam Personnel Development mendukung perusahaan dengan proses appraisal yang fleksibel, sehingga dapat digunakan untuk menjalankan appraisal yang terstandarisasi dengan tingkat objektivitas yang sangat tinggi. Penerapan ini tidak hanya ditujukan untuk appraisal personil, tetapi juga untuk business event appraisal atau bahkan peninjauan karyawan atau pelanggan online menggunakan layanan internet atau intranet. Dalam Appraisals juga terdapat penilaian KPI sebagai sumbu Performance dan Core Competency sebagai sumbu potential untuk di talent matrix.
2.4.1.8 Payroll
Dalam istilah umum, Payroll berfokus pada penghitungan setiap upah untuk pekerjaan yang telah dilakukan karyawan. Secara lebih spesifik, Payroll meliputi banyak proses, seperti pembuatan laporan penggajian dan hasil daftar gaji, transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Proses-proses tersebut termasuk dalam sejumlah aktivitas, seperti mengirim hasilnya ke mySAP ERP Financial.
Gambar 2.7 Payroll
Sumber : SAP01 Fundamentals (2006: 6-13)
2.4.1.9 Personnel Cost Planning
Personnel Cost Planning mendukung proses bisnis yang menjangkau di luar batas dari departemen dan aplikasi. Informasi mengenai pembayaran untuk membuat rencana biaya personil dapat berasal dari berbagai sumber. Sebagai contoh, hasil penggajian dapat digunakan sebagai sumber data untuk Personnel Cost Planning. Data pembayaran yang terencana untuk position dan job di Organization Management dapat juga digunakan sebagai basis data. Setelah proses perencanaan selesai dilaksanakan, manajer dapat melakukan penyesuaian tambahan untuk membuat perencanaan. Mereka juga dapat membuat penyesuaian-penyesuaian dengan menggunakan front end website sebagai antarmuka pengguna yang sederhana untuk perencanaan.
ASAP(Accelerated SAP) merupakan sebuah metodologi yang digunakan untuk mengimplementasi system, application, and product in data processing(SAP). Komponen ASAP dapat digunakan bersama-sama atau individu yang disebut akselerator. Akselerator disusun berdasarkan best practice pengguna SAP di seluruh dunia dan terdiri dari sejumlah template, pertanyaan dan skenario yang memerlukan input pengguna untuk membantu pengguna menentukan cara terbaik untuk melaksanakan implementasi SAP. ASAP dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerapkan SAP sebanyak 50%. Tahapan metodologi ASAP yaitu:
• Project Preparation
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menyediakan perencanaan dan persiapan awal untuk proyek SAP serta membantu untuk mengidentifikasi dan merencanakan fokus utama . hal-hal yang penting untuk diperhatikan dalam tahapan ini adalah :
- Menentukan Tujuan Project - Menjelaskan cakupan pelaksanaan - Menentukan strategi
- Menentukan jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan pelaksanaan
- Membentuk struktur organisasi proyek dan komite
- Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan
• Business Blueprint
Dokumen blueprint merupakan fondasi awal untuk melaksanakan proyek implementasi SAP . Dokumen ini menggambarkan kebutuhan dan gambaran proses
bisnis perusahaan as-is maupun to-be . kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah :
- Membuat dokumen bisnis blueprint
- Memperbaiki tujuan dan sasaran yang telah dibuat pada tahap pertama
- Memperbaiki ruang lingkup untuk mempersiapkan pada tahapan ketiga
- Memperbaiki jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan pelaksanaan yang telah dibangun pada tahap pertama.
Dalam menyusun blueprint ada beberapa teknik yang dilakukan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan, yaitu :
- One on one interview - Group interview - Facilitated session
- Joint application development - Questionnaire
- Prototyping - Use cases
- Following people around - Request for proposal - Brainstorming
• Realization
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat rencana pelatihan yang diadakan oleh tim proyek implementasi SAP. Biaya pelatihan ini relatif mahal, ini yang menjadi sangat penting untuk diperhatikan karena akan berpengaruh pada pelatihan. Pelatihan ini dapat berjalan dengan baik ketika tim proyek mengerti fungsi-fungsi SAP secara baik, bagaimana cara kerja, konfigurasi, dan bagaimana fungsi SAP dapat berjalan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kunci faktor utama aktivitas dalam tahapn ini adalah :
- Latar belakang tim. - Spesifikasi area bisnis.
- Waktu yang dibutuhkan untuk berpartisipasi sampai dengan implementasi.
Ketika mengembangkan rencana sistem , putuskan modul pelatihan yang tepat untuk diberikan kepada user di SAP Training center atau diperusahaan. Rencana tim project training diperbaharui secara berkala dalam tahapan implementasi.
• Final Preparation
Kegiatan yang harus dilakukan pada tahapan ini adalah :
- Stress and volume test : merencanakan kebutuhan perangkat keras yang harus dipenuhi, dan melakukan uji secara bersamaan dengan banyak data untuk melihat kemampuan sistem dalam menerima data.
- Cutover plan : menentukan secara rinci bagaimana cara memindahkan sistem agar dapat digunakan oleh user.
- Conduct end user training : mewujudkan pelatihan final sebelum sistem tersebut go-live.
• Go Live & Support.
Pada tahapan ini sistem SAP tersebut sudah dapat digunakan oleh user untuk mendukung kegiatan operational perusahaan . Kegiatan utama pada tahapan ini adalah pemantauan penggunaan sistem dan memberikan feedback .
8 pemegang peran penting dalam mengimplementasi SAP adalah :
- Steering comitee : anggotanya termasuk sponsor proyek, manager konsultan SAP, manager proyek. Komite ini mempunyai peranan penting sebagai penentu keberhasilan dan pencapaian visi proyek, menentukan prioritas, menentukan batasan, dan kebutuhan perusahaan.
- Project sponsor : komunikasi antar tim untuk pencapaian tujuan visi dan misi antar anggota komite.
- Project Management : Tim SAP konsultan dan konsumen.
- Consultant : Anggota tim SAP, aplikasi dan proses bisnis.
- Technical : pelatihan dan dokumentasi, manager proyek, pelatihan dan dokumentasi pengembang, koordinator pelatihan, administrator teknologi pelatihan.
- Change : perubahan proses bisnis sehingga harus memperhatikan resiko bisnis, komunikasi, kepemimpinan dan sponsor, kemampuan untuk mengembangkan, memindahkan pengetahuan. - Security : Otorisasi, administrasi, internal audit. Jadi dapat disimpulkan bahwa ASAP merupakan metodologi dalam implementasi SAP yang dapat mengurangi waktu penerapan SAP, dengan langkah-langkah metodologi yaitu : preparation, blueprint, realization, final preparation, dan go live.
2.4.2ABAP
2.4.2.5ABAP LANGUAGE
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 6-8) menjelaskan ABAP merupakan bahasa pemrograman generasi keempat yang pertama dikembangkan pada tahun 1980. ABAP merupakan salah satu bahasa pemrograman yang menggunakan konsep logical database untuk menghasilkan gambaran dari database pusat sistem SAP. ABAP juga dapat digunakan untuk membuat aplikasi dalam sistem mySAP ERP atau pun reports dan interface selain dari yang sudah disediakan. Beberapa fitur yang disediakan oleh ABAP antara lain :
• Data Sharing, memungkinkan penyimpanan data dalam memori pada lokasi terpusat. User dan program lain dapat mengakses data tanpa harus menyalinnya terlebih dahulu.
• Exception handling, bantuan untuk menentukan control flow khusus untuk error dan memberikan informasi terkait error tersebut.
• Data Persistency, memungkinkan untuk menyimpan data secara permanen dalam tabel relational database sistem SAP R/3. • Making enhancements, memungkinkan untuk meningkatkan
fungsionalitas program, function module, dan global classes, tanpa mengganti code.
2.4.2.6Background job and variants
Program pada SAP yang dibuat menggunakan ABAP dapat dijalankan melalui executable program atau mengunakan background job. Menurut Moxon (2012: 206) background job adalah pekerjaan yang dapat dijadwalkan untuk dijalankan
pada malam hari, sehingga program tersebut tidak harus diawasi.
Dalam menjalankan background job terkadang diperlukan variants tertentu, Moxon (2012: 203-206) menjelaskan bahwa ketika pengguna mengisi selection screen dan menyimpan hasil inputan, disebut dengan variants.
Moxon (2012, p.206) menjabarkan berbagai atribut variants. Salah satu atribut dari variants adalah penentuan jenis variants, yaitu antara lain:
• Only for background processing, jika check box ini dicentang, maka variants tersebut hanya akan digunakan oleh background job.
• Protect Variants, pilihan untuk mencegah pengguna lain memilih variants tersebut dan menggunakanya dalam pembuatan laporan mereka.
• Only display in catalog, untuk membuat variants menjadi tidak aktif, akan tetap tersimpan, namun saat pengguna memilih menu variants¸ maka variants tersebut tidak dimunculkan.
2.4.2.7ABAP Workbench
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 89-91) menjelaskan bahwa ABAP workbench merupakan programming environment grafis dalam sistem SAP R3 untuk mengembangkan aplikasi berbeda menggunakan bahasa pemrograman ABAP. Berikut adalah gambaran dari berbagai tools yang terdapat pada ABAP Workbench.
2.4.2.8ABAP Dictionary
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 123-124), ABAP dictionary adalah salah satu perangkat dari ABAP workbench yang digunakan untuk menyimpan deskripsi dari data definitions. Dapat digunakan juga untuk membuat dan mengelola objek database seperti tabel dan tampilanya. ABAP dictionary memastikan integritas data dan mengelola seluruh data definitions tanpa ada redudansi. ABAP Dictionary memiliki beberapa repository object yaitu antara lain :
• Domain - Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 125) menyatakan domain untuk mengambarkan atribut teknis dari sebuah field seperti tipe data dari field, atau interval nilai tetap yang dapat diterima sebuah field. Domain dapat digunakan untuk beberapa field tergantung dengan kebutuhan saat pembuatan struktur dari sebuah tabel.
• Data Element - Menurut Moxon (2012: 34) setiap field dalam sebuah tabel terdiri dari data element, di mana data element akan mendefinisikan secara rinci atribut dari masing-masing field.
• Data Type - mKongent Learning Solutions, Inc. (2011: 138) data type digunakan untuk user membuat tipe data sendiri seperti elemen data, struktur dan tabel. SAP sendiri sudah menyediakan beberapa tipe data standard seperti numc, char dan lainnya, tetapi jika diperlukan tipe data tambahan maka user dapat menggunakan data type untuk mendefinisikanya.
• Search Help - Berdasarkan Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 212) Search help merupakan bentuk lain dari repository object ABAP dictionary yang digunakan untuk menampilkan seluruh nilai dalam
sebuah list, yang mungkin digunakan untuk sebuah field.
2.4.2.9ABAP Editor
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 98) menjelaskan bahwa ABAP editor digunakan untuk membuat program ABAP dengan meniliskan code, membuat class methods, function modules, dan sebagainya untuk program ABAP. Di dalam pemrograman ABAP menggunakan Internal Table. Dengan adanya internal table beban database server dapat diminimalkan, karena pemrosesan data dilakukan melalui komputer client. Menurut Moxon (2012: 223) internal table hanya ada ketika program dijalankan, sehingga ketika menuliskan code, internal table harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dalam program.
2.4.2.10 Class Builder
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 99), Class builder digunakan untuk membuat, merubah dan menguji ABAP class global dan interfaces. Seluruh classes dan interfaces disimpan dalam library pusat yang tersedia untuk seluruh objek dalam sistem SAP.
2.4.2.11Function Builder
Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 101) menjelaskan function builder merupakan perangkat yang digunakan untuk membuat function group dan function module. Di mana function group sebagai container untuk mengelompokkan function module yang berkaitan.
2.4.2.12 Screen Painter
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 102), screen painter digunakan untuk merancang dan mengelola screens atau layar tampilan dan elemenya, juga memfasilitasi pengguna untuk membuat layar GUI dari sebuah transaksi.
2.4.2.13 Object Navigator
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 105) object navigator merupakan area pusat dari ABAP Workbench dimana pengguna dapat mengakses berbagai objek yang ada dalam sistem SAP.
2.4.2.14 ABAP Debugger
Menurut Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 114), ABAP Debugger memungkinkan untuk memproses source code pada ABAP program tahap demi tahap. Serta memungkinkan pengguna untuk mengecek pemrosesan logika di dalam ABAP program untuk setiap tahapan. Debug dapat dilakukan dengan cara menentukan breakpoint kemudian menjalankan ABAP program, yang secara otomatis akan dijalankan ke dalam mode debugging.
2.4.2.15ABAP Runtime Analysis
Berdasar pada Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 115), Runtime Analysis merupakan perangkat lain dari ABAP workbench yang digunakan untuk medeteksi durasi waktu dan performa dari source code ABAP. Untuk aplikasi yang besar, pengguna dapat mengetahui waktu yang diperlukan untuk
menjalankan setiap statement. Hasil analisis dapat digunakan untuk meningkatkan performa dari program.
2.4.2.16 Performance Analysis.
Berdasar pada Kongent Learning Solutions, Inc. (2011: 116), performance analysis menjalankan berbagai fungsi yang digunakan untuk mengawasi dan memeriksa kinerja sistem saat mengakses basis data, melakukan pengamanan aktivitas, pemanggilan laporan dan transaksi dari jarak jauh.
