UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Teknik Informatika
Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN
PADA PT. INDAGRO
Irene Kristanti (0600624032) Jullis (0600632463) Ribeka Novita (0600636436)
Kelas/Kelompok : 07PMT / 3 Abstrak
PT. Indagro adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan obat-obatan kimia untuk pertanian. Analisa atas sistem basis data penjualan yang dilakukan bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah perbaikannya.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian lapangan dan penelitian kepustakaan untuk mengumpulkan, menyajikan serta menganalisis data. Selain itu, penulis juga melakukan pendekatan secara konseptual, logikal dan fisikal dalam melakukan perancangan sistem basis data yang diusulkan.
Beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan, diantaranya adalah penumpukan arsip-arsip dokumen, pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama, proses pembuatan laporan menghabiskan waktu yang cukup lama, serta masalah keamanan data yang kurang terjamin.
Dari sistem basis data yang diusulkan, maka permasalahan yang terjadi di atas diharapkan dapat teratasi.
Kata kunci:
Prakata
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Penjualan pada PT. Indagro”.
Skripsi ini disusun dalam rangka untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan jenjang studi S-1 jurusan Teknik Informasi di Universitas Bina Nusantara.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis banyak mendapat dorongan dan bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Tuhan Yesus Kristus yang telah memimpin dalam segala keberadaan dan pemikiran penulis.
2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App., Sc. selaku rektor Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Sablin Yusuf, Ir., M. Sc., M.CompSc selaku ketua program studi teknik informatika
4. Bapak Choirul Huda, S.Comp, MM sebagai dosen pembimbing skripsi kami yang telah banyak membantu dan memberikan dukungan serta arahan yang berharga selama penyusunan skripsi kami sejak awal hingga selesai.
6. Bapak Drs. Harijanto Widjaja, Bapak Hartono Poerwo, Bapak Alvin Christian Dwinanto, Ibu Deetje Kairupan, dan Ibu Titin dari PT. Indagro, yang telah memberikan waktu dan informasi kepada kami dalam penyusunan skripsi ini. 7. Orang tua dan saudara-saudara kami yang telah ikut mendorong kami dalam
penyusunan skripsi ini.
8. Teman-teman yang juga telah membantu dan mendorong kami dalam penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, karena itu penulis akan menerima semua kritik dan saran yang membangun dari pembaca.
Akhir kata, penulis berharap semoga penulisan skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan khususnya civitas akademika Universitas Bina Nusantara.
Jakarta, 16 Januari 2006
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul Luar………. i
Halaman Judul Dalam……….. ii
Halaman Persetujuan Hardcover ( fotocopy)………iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji……….iv
Abstrak………..vii
Prakata……….viii
Daftar Isi………..x
Daftar Tabel……….xvi
Daftar Gambar………...xvii
Daftar Lampiran………xxii
BAB 1 PENDAHULUAN……… 1
1.1 Latar Belakang……… 1
1.2 Ruang Lingkup……… 2
1.3 Tujuan dan Manfaat……… 2
1.4 Metodologi……… 3
1.5 Sistematika Penulisan………. 5
BAB 2 LANDASAN TEORI……….. 7
2.1 Sistem Basis Data……… 7
2.1.2 Pengertian Informasi……….. 8
2.1.3 Komponen Basis Data………10
2.1.4 Alasan Penggunaan Basis Data………..16
2.2 Software Engineering Design………..17
2.3 Database Application Life Cycle……….20
2.3.1 Database Planning………...23
2.3.2 System Definition……….25
2.3.3 Requirements Collection and Analysis………26
2.3.4 Database Design………..29
2.3.5 DBMS Selection………...33
2.3.6 Application Design………..33
2.3.7 Prototyping……….…..34
2.3.8 Implementation………...35
2.3.9 Data Convertion and Loading………....36
2.3.10 Testing………...37
2.3.11 Operational Maintenance………...…38
2.4 Normalisasi………..38
2.5 Entity Relationship Modelling………39
2.5.1 Entity Type………...39
2.5.2 Relationship Type………39
2.5.3 Attribute and Key……….40
2.5.4 Structural Constraints……….40
2.5.5 Integrity Constraints………41
2.7 Database Security………...44
2.8 Structured Query Language ( SQL )……….….44
2.8.1 Pengertian SQL……….….44
2.8.2 Perintah-perintah SQL………..45
2.9 Diagran Aliran Dokumen (DAD)……….….46
2.10 Pengertian Penjualan……….…46
2.11 Pengertian Retur Penjualan……….….47
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN……….50
3.1 Sejarah Organisasi……….…50
3.2 Struktur Organisasi, Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab………...50
3.2.1 Struktur Organisasi………...51
3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab……….….52
3.3 Analisis Sistem yang sedang Berjalan………..56
3.3.1 Kebijakan dan Tata Laksana Sistem yang sedang Berjalan………...56
3.3.2 Proses Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen……….….57
3.3.2.1 Prosedur Sistem Penjualan………...58
3.3.2.2 Prosedur Sistem Retur Penjualan………....65
3.3.3 Diagram Aliran Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan……….….66
3.3.3.2 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan……74
3.3.4 Dukungan Teknologi………..76
3.3.5 Kebutuhan Informasi……….76
3.4 Permasalahan yang Dihadapi………...77
3.5 Usulan Pemecahan Masalah………..78
3.6 Perancangan Basis Data Konseptual………78
3.6.1 Identifikasi Tipe Entiti………...78
3.6.2 Identifikasi Hubungan Relasi antar Entiti………...79
3.6.3 Identifikasi Atribut dengan Tipe-tipe Entitas, Domain Atribut, Primary Key dan Candidate Key……….81
3.6.3.1Menentukan Domain Atribut………84
3.6.3.2Menentukan Atribut Candidate dan Primary Key………...89
3.6.4 Pengecekan Model Perulangan (Redundancy)…………90
3.6.5 Validasi Model Konseptual Lokal dengan Transaksi Pengguna……….96
3.7 Perancangan Basis Data Logikal………..98
3.7.1 Menghilangkan Fitur yang Tidak Kompatibel…………98
3.7.1.1 Menghilangkan Many to Many Binary Relationship……….98
3.7.2 Pembentukan Relasi untuk Data Model Logikal Lokal………...100
3.7.3 Validasi Relasi dengan Normalisasi………107
3.7.4 Menentukan Integrity Constraint………115
3.7.5 Validasi Transaksi Logikal………..119
3.8 Perancangan Basis Data Fisikal………..124
3.8.1 Merancang Dasar Relasi………..124
3.8.2 Perancangan Representasi Fisikal………..135
3.8.2.1 Analisa Transaksi……….135
3.8.2.2 Pembuatan Index Setiap Entitas……….139
3.8.2.3 Estimasi Disk Space………..142
3.8.2.4 Merancang Mekanisme Keamanan...149
3.8.3 Validasi Transaksi Fisikal………152
3.9 Struktur Menu………..161
3.10 State Transition Diagram (STD)………..162
3.11 Perancangan User Interface……….163
BAB 4 IMPLEMENTASI………....183
4.1 Backup dan Recovery………183
4.2 Kebutuhan Sistem………184
4.3 Spesifikasi Proses……….186
4.4 Cara Pengoperasian Aplikasi………..231
4.5 Evaluasi………..280
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN……….282
5.2 Saran………..282
Daftar Pustaka………...xxiii Daftar Riwayat Hidup………...xxv Fotokopi Surat Survei
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Daur Hidup Aplikasi Database………...………..21
Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Tipe Entiti………78
Tabel 3.2 Hubungan Relasi antar Entiti………...79
Tabel 3.3 Tabel Identifikasi Atribut dengan Tipe-tipe Entitas………..81
Tabel 3.4 Tabel Domain Atribut………84
Tabel 3.5 Tabel Atribut Candidate dan Primary Key……….89
Tabel 3.6 Tabel Relasi Model Data Logikal Lokal………105
Tabel 3.7a Analisa Transaksi...136
Tabel 3.7b Analisa Transaksi...137
Tabel 3.7c Analisa Transaksi...138
Tabel 3.8 Index Entitas……….139
Tabel 3.9 Mekanisme Keamanan……….150
Tabel 4.1 Back up and Recovery………..161
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Waterfall………..20
Gambar 2.2 Daur hidup aplikasi database………21
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indagro………..52
Gambar 3.2a Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan………67
Gambar 3.2b Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan………68
Gambar 3.2c Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan………69
Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan dan Divisi Permasalahan Umum……….70
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Piutang dan Divisi Gudang………..71
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Manajer Akuntansi dan Divisi Pengiriman…...72
Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Manajer Pabrik dan Administrasi Pabrik ………..73
Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan Pada Divisi Penjualan, Manager Keuangan, serta Divisi Piutang……….74
Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan pada Divisi Gudang dan Manager Akuntansi………..…...75
Gambar 3.9 ERD Menggambarkan Entiti dan tipe Relasi………..………80
Gambar 3.10 ERD dengan Primary Key………..90
Gambar 3.11 ERD Redundant antara Pelanggan dan Pengiriman………...91
Gambar 3.13 ERD antara Pelanggan dan Penagihan………93
Gambar 3.14 ERD Setelah Redundant Dihilangkan………..94
Gambar 3.15 ERD antara Barang dan Pengiriman………...95
Gambar 3.16 ERD Setelah Redundant Dihilangkan………...96
Gambar 3.17 ERD Transaksi………98
Gambar 3.18 Many to Many Penjualan dan Barang………...98
Gambar 3.19 Setelah Penambahan Entiti PenjualanDetil……….99
Gambar 3.20 Many to Many ReturJual dan Barang……….99
Gambar 3.21 Setelah Penambahan Entiti ReturJualDetil……….99
Gambar 3.22 Many to Many Pengiriman dan Barang………...99
Gambar 3.23 Setelah Penambahan Entiti PengirimanDetil………...99
Gambar 3.24 ERD Relasi Lokal……….119
Gambar 3.25 Struktur Menu untuk Admin………..161
Gambar 3.26 Struktur Menu untuk User………….……….…161
Gambar 3.27 State Transition Diagram (STD) PT. Indagro………...162
Gambar 3.28 Rancangan Layar Menu Utama………..163
Gambar 3.29 Rancangan Layar Menu File………...164
Gambar 3.30 Rancangan Layar Menu File Master……….165
Gambar 3.31 Rancangan Layar Menu Transaksi………...166
Gambar 3.32 Rancangan Layar Menu Laporan……….….167
Gambar 3.33 Rancangan Layar Menu Bantuan………..168
Gambar 3.34 Rancangan Layar Master Kategori………...168
Gambar 3.35 Rancangan Layar Master Kemasan………...169
Gambar 3.37 Rancangan Layar Master Barang………....170
Gambar 3.38 Rancangan Layar Master Pelanggan………170
Gambar 3.39 Rancangan Layar Master pegawai………..…..171
Gambar 3.40 Rancangan Layar Master Jabatan………...…..171
Gambar 3.41 Rancangan Layar Master Propinsi……….172
Gambar 3.42 Rancangan Layar Pengguna………...……172
Gambar 3.43 Rancangan Layar Pengaturan Koneksi………...…..173
Gambar 3.44 Rancangan Layar Transaksi Penjualan……….173
Gambar 3.45 Rancangan Layar Transaksi Surat Jalan………...174
Gambar 3.46 Rancangan Layar Transaksi Penagihan……….175
Gambar 3.47 Rancangan Layar Transaksi Retur Penjualan………..176
Gambar 3.48 Rancangan Layar Penerimaan Produk………..177
Gambar 3.49 Rancangan Layar Laporan Per Periode……….177
Gambar 3.50 Rancangan Hasil Laporan Penjualan per Periode………178
Gambar 3.51 Rancangan Layar per Pelanggan………178
Gambar 3.52 Rancangan Hasil Laporan per Pelanggan………..179
Gambar 3.53 Rancangan Layar per Propinsi………179
Gambar 3.54 Rancangan Hasil Laporan per Propinsi……….180
Gambar 3.55 Rancangan Laporan Penjualan yang Belum Terkirim……….181
Gambar 3.56 Rancangan Laporan Piutang………...182
Gambar 3.57 Rancangan Layar Menu Bantuan………...182
Gambar 4.1 Layar Login………...231
Gambar 4.2 Layar Menu Utama………...…………...232
Gambar 4.4 Layar Menu Master File………..234
Gambar 4.5 Layar Menu Transaksi……….235
Gambar 4.6 Layar Menu Laporan………...236
Gambar 4.7 Layar Menu About ……….…….237
Gambar 4.8 Layar Mater Kategori………....…..238
Gambar 4.9 Layar Master Kemasan………..……….…239
Gambar 4.10 Layar Master Unit Satuan………...………...240
Gambar 4.11 Layar Master Produk………...241
Gambar 4.12 Layar View Kategori………242
Gambar 4.13 Layar View Kemasan………243
Gambar 4.14 Layar View Unit Satuan………...244
Gambar 4.15 Layar View Master Pelanggan……….245
Gambar 4.16 Layar View Propinsi……….246
Gambar 4.17 Layar Master Pegawai………..247
Gambar 4.18 Layar View Jabatan………..248
Gambar 4.19 Layar View Propinsi……….248
Gambar 4.20 Layar Master Jabatan………..249
Gambar 4.21 Layar Master Propinsi………..250
Gambar 4.22 Layar Master Pengguna………...251
Gambar 4.23 Layar Pengaturan Koneksi………..252
Gambar 4.24 Layar Transaksi Penjualan………..253
Gambar 4.25 Layar View Pegawai……….254
Gambar 4.26 Layar View Pelanggan………..255
Gambar 4.28 Hasil Cetak Penjualan………..257
Gambar 4.29 Layar View Penjualan………..258
Gambar 4.30 Layar Transaksi Surat Jalan………...259
Gambar 4.31 Layar View Penjualan………..260
Gambar 4.32 Hasil Cetak Surat Jalan………261
Gambar 4.33 Layar View Surat Jalan………...262
Gambar 4.34 Layar Transaksi Penagihan……….263
Gambar 4.35 Layar View Surat Jalan ………...264
Gambar 4.36 Hasil Cetak Faktur Penjualan……….265
Gambar 4.37 Layar View Penagihan………..266
Gambar 4.38 Layar Transaksi Retur Penjualan………...267
Gambar 4.39 Layar View Penagihan………..268
Gambar 4.40 Hasil Cetak Retur Penjualan………...269
Gambar 4.41 Layar View Retur Penjualan………...270
Gambar 4.42 Layar Penerimaan Produk………...271
Gambar 4.43 Layar Laporan Penjualan per Pelanggan………..272
Gambar 4.44 Hasil Laporan per Pelanggan………..273
Gambar 4.45 Layar Laporan per Periode……….274
Gambar 4.46 Hasil Laporan per Periode………...275
Gambar 4.47 Layar Laporan per Propinsi………276
Gambar 4.48 Hasil Laporan per Propinsi………..277
Gambar 4.49 Hasil Laporan Penjualan yang Belum Terkirim………...278
Gambar 4.50 Hasil Laporan Piutang………..279
DAFTAR LAMPIRAN
