ii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Maksud dan Tujuan ... 1
C. Tugas dan Fungsi ... 2
BAB II ANALISIS PERKEMBANGAN STRATEGIS ... 7
A. Kondisi Saat Ini ... 7
B. Kondisi yang Diinginkan ... 12
C. Permasalahan dan Kendala ... 12
BAB III RENCANA STRATEGIS ... 14
A. Visi dan Misi ... 14
B. Tujuan dan Sasaran ... 14
C. Arah Kebijakan dan Strategi ... 19
D. Program dan Kegiatan ... 19
E. Kinerja dan Pendanaan ... 20
1 BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Kementerian Perindustrian pada tahun 2025 mempunyai visi membawa Indonesia menjadi Negara Industri Tangguh Dunia. Untuk itu, seluruh unit kerja eselon 1 di lingkungan Kementerian Perindustrian harus bersinergi dan bekerjasama dalam mewujudkan visi tersebut. Dalam hal ini, Sekretariat Jenderal Kementerian Perindustrian mempunyai peranan penting untuk mengkoordinasikan program-program Kementerian serta memberikan fasilitasi dan pelayanan kepada para stakeholder.
Biro Umum sebagai unit kerja eselon 2 di lingkungan Sekretariat Jenderal juga harus mendukung peran tersebut dalam memberikan fasilitasi dan pelayanan di bidang sarana dan prasarana serta pelayanan administrasi. Fasilitasi dan pelayanan yang diberikan harus mampu memenuhi kebutuhan dan mendukung kinerja para stakeholder.
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, Biro Umum dihadapkan pada situasi dan lingkungan organisasi yang dinamis. Perubahan struktur organisasi serta program akselerasi industri yang dicanangkan oleh pimpinan Kementerian Perindustrian harus didukung dengan program-program yang ada di seluruh unit kerja. Untuk itu, rencana strategis 2020-2024 yang telah disusun juga harus disesuaikan dengan perubahan yang terjadi.
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan rencana strategis Biro Umum tahun 2020-2024 dimaksudkan untuk memberikan panduan bagi Biro Umum dalam melaksanakan kegiatan tahunan dalam rangka mencapai visi organisasi. Dengan demikian maka setiap kegiatan tahunan yang direncanakan akan mengacu pada rencana strategis yang telah disusun sehingga kegiatan tersebut dilaksanakan dalam rangka mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan.
2 C. Tugas dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Menteri Perindustria Nomor 35 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perindustrian Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan program dan ketatausahaan pimpinan, keprotokolan, kearsipan, administrasi, perpustakaan, kerumahtanggaan serta pengelolaan barang milik negara Sekretariat Jenderal dan pengadaan barang/jasa di lingkungan kementerian. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Biro Umum menyelenggarakan fungsi : 1. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan program dan
ketatausahaan Menteri, Sekretaris Jenderal, Staf Ahli, dan Staf Khusus; 2. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan dan pengelolaan urusan keprotokolan,
pengawalan dan pendampingan serta pengelolaan dan pengaturan acara kunjungan dan peringatan hari besar nasional;
3. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan kearsipan dan administrasi kementerian;
4. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan perpustakaan kementerian;
5. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan kerumahtanggaan kementerian serta pengelolaan barang milik negara Sekretariat Jenderal; 6. Pelaksanaan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan pengadaan barang/jasa
kementerian; dan
7. Pelaksanaan urusan rencana, program, anggaran, evaluasi dan pelaporan kinerja, tata usaha, dan rumah tangga biro.
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya, Biro Umum dipimpin oleh Kepala Biro yang membawahi 4 (empat) unit Eselon III, yaitu:
1. Bagian Tata Usaha Pimpinan
Bagian Tata Usaha Pimpinan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, pembinaan dan pengelolaan program dan ketatausahaan Menteri, Sekretaris Jenderal, Staf Ahli, dan Staf Khusus serta keprotokolan kementerian. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Tata Usaha Pimpinan menyelenggarakan fungsi :
3 a. pelaksanaan urusan tata usaha, pengumpulan bahan masukan untuk pengambilan keputusan, fasilitasi sidang dalam/luar negeri, penyajian data dan informasi, pengelolaan dan pengaturan acara, rapat, dan jamuan serta penerimaan tamu Menteri;
b. pelaksanaan urusan tata usaha, pengumpulan bahan masukan untuk pengambilan keputusan, fasilitasi keikutsertaan sidang dalam/luar negeri, penyajian data dan informasi, pengelolaan dan pengaturan acara, rapat, dan jamuan serta penerimaan tamu Sekretaris Jenderal;
c. pelaksanaan urusan tata usaha, pengumpulan bahan masukan untuk pengambilan keputusan, fasilitasi keikutsertaan sidang dalam/luar negeri, penyajian data dan informasi, pengelolaan dan pengaturan acara, rapat, dan jamuan serta penerimaan tamu Staf Ahli dan Staf Khusus Menteri; dan
d. penyiapan bahan koordinasi, pembinaan dan pengelolaan urusan keprotokolan, pengawalan dan pendampingan serta pengelolaan dan pengaturan acara kunjungan dan peringatan hari besar nasional.
Bagian Tata Usaha Pimpinan terdiri dari 4 (empat) Subbagian, yaitu: a. Subbagian Tata Usaha Menteri;
b. Subbagian Tata Usaha Sekretaris Jenderal; c. Subbagian Tata Usaha Staf Ahli; dan d. Subbagian Protokol.
2. Bagian Kearsipan dan Administrasi
Bagian Kearsipan dan Administrasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan kearsipan dan administrasi kementerian serta pelaksanaan urusan rencana, program, anggaran, evaluasi dan pelaporan kinerja, tata usaha, dan rumah tangga biro. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Kearsipan dan Administrasi menyelenggarakan fungsi :
a. penyiapan bahan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan persuratan, tata naskah dinas, perpustakaan serta pembinaan jabatan fungsional pustakawan kementerian;
4 penyusutan arsip, serta pembinaan jabatan fungsional arsiparis dan pengelola arsip kementerian; dan
c. pelaksanaan urusan rencana, program, anggaran, evaluasi dan pelaporan kinerja, tata usaha, dan rumah tangga biro serta pengelolaan perjalanan dinas luar negeri kementerian.
Bagian Administrasi terdiri dari 3 (tiga) Subbagian, yaitu: a. Subbagian Persuratan dan Dokumentasi;
b. Subbagian Kearsipan; dan
c. Subbagian Program dan Tata Usaha.
3. Bagian Rumah Tangga
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan penyiapan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan kerumahtanggaan kementerian serta pengelolaan barang milik negara Sekretariat Jenderal. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Rumah Tangga menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan pembinaan, koordinasi, dan pelaksanaan analisis kelayakan, pembangunan, pemeliharaan, perawatan, dan utilitas bangunan, gedung, dan rumah dinas kementerian serta pengelolaan barang milik negara Sekretariat Jenderal;
b. penyiapan bahan pembinaan, koordinasi, dan pelaksanaan analisis kelayakan, pengadaan, pemeliharaan, perawatan kendaraan dinas jabatan, kendaraan dinas operasional dan angkutan pegawai kementerian serta pengelolaan keamanan dan ketertiban kantor pusat; dan
c. penyiapan bahan koordinasi dan pengelolaan layanan kesehatan dan kebugaran pegawai, layanan pengelolaan ruang rapat kantor pusat, serta manajemen keteraturan, kerapihan, kerbersihan, kelestarian, dan kedisiplinan di lingkungan kementerian.
Bagian Rumah Tangga terdiri dari 3 (tiga) Subbagian, yaitu:
a. Subbagian Urusan Dalam dan Pengelolaan BMN Sekretariat Jenderal; b. Subbagian Kendaraan dan Keamanan; dan
5 4. Bagian Layanan Pengadaan
Bagian Layanan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, pembinaan dan pengelolaan pengadaan barang/jasa di lingkungan kementerian. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Layanan Pengadaan menyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan bahan koordinasi, pembinaan, pendampingan, konsultasi dan pengelolaan perencanaan pengadaan, sumber daya manusia pelaku pengadaan, kinerja pengadaan, sanggahan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan pengadaan barang/jasa serta administrasi jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa di lingkungan kementerian;
b. penyiapan bahan koordinasi dan pengelolaan pengadaan barang/jasa, inventarisasi paket pengadaan, analisis pasar, penyusunan strategi pengadaan, penyiapan dan pengelolaan dokumen pemilihan, pelaksanaan pemilihan penyedia, serta penyusunan dan pengelolaan katalog elektronik di lingkungan kementerian; dan
c. penyiapan bahan koordinasi, pembinaan, dan pengelolaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE), pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna sistem informasi pengadaan, pengembangan sistem informasi pengadaan yang dibutuhkan pemangku kepentingan, dan pengelolaan informasi barang/jasa hasil pengadaan.
Bagian Layanan Pengadaan terdiri dari 3 (tiga) Subbagian, yaitu: a. Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Pengadaan;
b. Subbagian Pengelolaan Pengadaan; dan
c. Subbagian Layanan Pengadaan Secara Elektronik. 5. Kelompok Jabatan Fungsional
Jabatan fungsional yang ada di Biro Umum, adalah :
1. Jabatan Fungsional Arsiparis, membantu tugas-tugas pimpinan dalam penyelenggaraan kearsipan.
2. Jabatan Fungsional Paramedis, membantu tugas-tugas pimpinan dalam pelayanan kesehatan.
3. Jabatan Fungsional Pustakawan, membantu tugas-tugas pimpinan dalam pelayanan kepustakaan.
6 Dalam menjalankan tugasnya, seluruh bagian serta kelompok Jabatan Fungsional berkoordinasi dan bekerjasama untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Adapun Bagan Organisasi Biro Umum Kementerian Perindustrian, adalah sebagai berikut :
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Biro Umum
BIRO UMUM
BAGIAN TATA USAHA PIMPINAN
Subbagian Tata Usaha Pimpinan
Subbagian Tata Usaha Sekretaris Jenderal
Subbagian Tata Usaha Staf Ahli Menteri
Subbagian Protokol BAGIAN KEARSIPAN DAN ADMINISTRASI Subbagian Persuratan dan Dokumentasi Subbagian Kearsipan Subbagian Program dan Tata Usaha
BAGIAN RUMAH TANGGA
Subbagian Urusan Dalam dan Pengelolaan
BMN Setjen Subbagian Kendaraan dan Keamanan Subbagian Layanan Umum BAGIAN LAYANAN PENGADAAN Subbagian Perencanaan dan Evaluasi Pengadaan
Subbagian Pengelolaan Pengadaan
Subbagian Layanan Pengadaan Secara
7 BAB II
ANALISIS PERKEMBANGAN STRATEGIS
Dalam rangka menyusun suatu perencanaan strategis, perlu dilakukan identifikasi dan analisis terhadap lingkungan strategis organisasi. Lingkungan strategis Biro Umum sangat erat kaitannya dengan dua hal pokok, yaitu sarana dan prasaranan kerja, admnistrasi dan ketatausahaan. Analisis ini diharapkan mampu memetakan kondisi saat ini yang akan dijadikan dasar (baseline) untuk mencapai kondisi yang diinginkan.
A. Kondisi Saat Ini
1. Fasilitasi Sarana dan Prasarana Kerja a. Gedung dan Bangunan
Gedung/Bangunan Pusat
Gedung Kementerian Perindustrian dibangun pada tahun 1982 dan secara resmi digunakan sebagai ruang kerja pada tahun 1983. Berdasarkan hasil audit gedung pada tahun 2005 menyatakan bahwa Gedung Kementerian Perindustrian secara struktur masih baik sehingga belum memerlukan perbaikan struktur. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah pemeliharaan secara berkala serta renovasi dan perbaikan non struktur yang disesuaikan dengan kebutuhan.
b. Sistem Tata Udara
Secara umum kondisi sistem tata udara Gedung Kementerian Perindustrian masih berjalan secara normal, meliputi 4 unit mesin chiller, 26 unit AHU, 2 unit pompa chiller dan 2 unit pompa kondensor serta 2 unit cooling tower. Namun demikian, ada beberapa komponen yang memerlukan penggantian terutama bus bar AHU dan 2 unit cooling tower yang telah melewati umur teknis. 2 unit cooling tower tersebut telah dilakukan audit oleh Kementerian ESDM pada tahun 2017 dan dinyatakan bahwa peralatan tersebut sudah tidak efisien dalam kerjanya. Selain itu
8 perlu diperlukan pemasangan sistem kontrol suhu dan pemantauan konsumsi energi agar dapat dilakukan kontrol demi mencapai tingkat efisiensi konsumsi energi yang baik.
c. Sistem Transportasi Gedung
Sistem transportasi gedung (lift) Kementerian Perindustrian dipasang sejak tahun 1983. Teknologi yang digunakan masih analog serta mempunyai konsumsi energi listrik yang tidak efisien. Seiring dengan program penghematan energi yang dicanangkan oleh pemerintah, maka diperlukan modernisasi lift menuju sistem digital serta teknologi hemat energi.
Pada periode 2010-2014 telah dilakukan modernisasi terhadap lift high zone, low zone, lift barang dan lift VIP. Kemudian pada tahun 2018 dilakukan kembali upgrade pada lift high zone. Namun demikian, pada lift low zone, lift barang dan lift VIP diperlukan kembali penggantian/upgrade menggunakan teknologi terbaru. Hal tersebut diperlukan karena tingginya frekuensi kerusakan dan mahalnya biaya perawatan pada ketiga lift tersebut.
d. Sistem Kelistrikan
Sistem kelistrikan Gedung Kementerian Perindustrian dipasang sejak gedung berdiri yaitu tahun 1983. Sistem kelistrikan gedung terdiri dari 3 unit panel induk, 21 unit panel distribusi, 3 unit trafo tegangan menengah, 2 unit genset dan instalasi kabel 21 lantai. Karena umur teknis yang tergolong tua, penggantian sistem kelistrikan menjadi salah satu kegiatan prioritas yang harus dilaksanakan.
Perbaikan pada sistem kelistrikan dilaksanakan pada periode 2010-2014 berupa penggantian trafo dan instalasinya dikarenakan usia peralatan yang sudah tua sehingga tidak dapat bekerja secara optimal dan menimbulkan biaya yang lebih tinggi.
9 Pada periode ini diperlukan audit kelayakan sistem kelistrikan dan penggantian/upgrade pada beberapa komponen kelistrikan yang telah digunakan lebih dari 30 tahun. Penggantian/upgrade ini diperlukan untuk menerapkan teknologi terbaru sistem kelistrikan terutama untuk menerapkan sistem kontrol dan pemantauan konsumsi energi gedung. e. Sistem Pencegah Kebakaran
Sistem pencegah kebakaran Gedung Kementerian Perindustrian terdiri dari selang hidrant, alat pemadam api ringan (APAR), sprinkler, heat
detector, smoke detector, masker asap, alarm dan pompa. Saat ini, masker
asap dan gas beracun di gedung Kementerian Perindustrian telah tersedia, namun masih perlu penambahan dan penggantian secara rutin sesuai dengan masa berlakunya. Selain itu, masih ada beberapa gedung dilingkungan kantor pusat yang memerlukan pemasangan sistem pencegah kebakaran yaitu gedung pelengkap dan gedung arsip Rawa Domba.
f. Sistem Sanitasi Gedung
Sistem sanitasi gedung terdiri dari saluran pipa air bersih, saluran pipa air kotor dan instalasi Sewage Treatment Plant (STP). Kondisi instalasi STP masih tergolong konvensional sehingga perlu dilakukan modernisasi. Beberapa bagian pipa telah melewati umur teknis dan terjadi kebocoran di beberapa titik, perbaikan telah dilakukan namun hanya bersifat sementara. g. Sistem Tata Suara dan Telekomunikasi
Sistem tata suara (sound system) pada ruang rapat lantai 2 dan gedung kondisinya sudah cukup baik. Pada periode 2010-2014 telah dilakukan penggantian sistem tata suara dengan teknologi yang lebih modern dan handal sehingga mampu mendukung penyelenggaraan acara rapat dan pertemuan yang sifatnya strategis bagi Kementerian Perindustrian serta untuk penyampaian informasi yang sifatnya penting/urgent.
Sedangkan untuk sistem telekomunikasi saat ini kondisinya masih optimal dari segi penyediaan jaringan, sedangkan dari segi penyediaan peralatan/perangkat komunikasinya telah dilakukan penggantian pada
10 tahun 2015. Sedangkan untuk mendukung pengelolaan keamanan dalam dan luar gedung juga telah dilakukan penambahan unit perangkat telekomunikasi berupa handy talky pada periode 2010-2014.
h. Sistem Keamanan Gedung
Pada periode 2015-2019 telah dilaksanakan instalasi sistem keamanan gedung berupa gate parkir, gate loby, sistem keamanan pintu ruangan dan instalasi CCTV. Namun sistem keamanan ini masih perlu ditingkatkan terutama penambahan jumlah CCTV dan sistem aplikasi pemantauan gerak pegawai/pengunjung dilingkungan kantor pusat.
2. Pelayanan Umum
Saat ini, tingkat pelayanan umum yang meliputi administrasi, persuratan, kearsipan, perpustakaan, ketatausahaan pimpinan dan kesehatan pegawai sudah cukup baik. Administrasi Kementerian Perindustrian sudah memiliki panduan berupa Buku PADU dan secara bertahap sudah menerapkan e-goverment.
Layanan persuratan juga terus ditingkatkan dengan tingkat kecepatan penyampaian surat masuk kepada unit kerja tujuan maksimal 1(satu) hari. Selain itu, saat ini telah mulai digalakkan penggunaan e-disposisi pada Biro Umum maupun unit-unit kerja Kementerian Perindustrian.
Layanan kearsipan juga semakin ditingkatkan melalui penyedian prasarana yang memadai, pada periode 2010-2014 telah dilakukan perbaikan/renovasi pada gedung arsip untuk mendukung terselenggaranya pelayanan kearsipan Kementerian Perindustrian yang baik. Selain dukungan prasarana, peningkatan pelayanan kearsipan terus dilakukan melalui pembinaan/bimbingan teknis kearsipan yang melibatkan pejabat fungsional kearsipan maupun pengelola kearsipan pada unit-unit kerja di lingkungan Kementerian Perindustrian. Jumlah tenaga fungsional arsiparis saat ini memadai. Biro Umum sebagai unit pembina fungsional arsiparis hanya memiliki 3 (tiga) orang pejabat fungsional arsiparis, yang tentunya perlu ditingkatkan.
11 Untuk mendukung pengelolaan kearsipan yang lebih baik dilakukan pengembangan sistem informasi kearsipan dengan bekerja sama dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) sebagai salah satu implementasi
e-government. Pada periode 2020-2024 diharapkan sistem informasi kearsipan ini
dapat diimplementasikan di seluruh unit/satuan kerja baik pusat maupun daerah.
Layanan ketatausahaan pimpinan dirasakan belum optimal terutama dalam dukungan keprotokolan. Tenaga protokol yang ada belum mempunyai kompetensi yang baik dalam penguasaan bahasa asing, sehingga perlu ditingkatkan.
Layanan kesehatan yang disediakan oleh Balai Kesehatan Kementerian Perindustrian sudah cukup baik dengan layanan setara puskesmas. Jenis layanan Balai Kesehatan meliputi klinik umum, klinik gigi, klinik Keluarga Berencana (KB), EKG, ruang laktasi dan penitipan anak. Dengan dukungan tenaga dokter dan perawat serta fasilitas kesehatan yang memadai, Balai Kesehatan telah menjadi pilihan utama bagi pegawai Kementerian Perindustrian dalam mendapatkan layanan kesehatan dasar.
3. Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur
Per 31 Desember 2019, Biro Umum memiliki sumber daya aparatur sebanyak 98 (sembilan puluh delapan) orang. Berikut adalah komposisi pegawai berdasarkan tingkat pendidikan.
Tabel 2.1 Komposisi Pegawai Biro Umum Berdasarkan Tingkat Pendidikan
BAGIAN SD SLTP SLTA D1 D3 S1 S2 JUMLAH
Kepala Biro 0 0 0 0 0 1 0 1
Tata Usaha Pimpinan 1 0 4 0 0 10 1 16
Kearsipan dan Administrasi 0 0 2 1 2 4 0 9
Rumah Tangga 1 2 29 0 3 10 1 46
Layanan Pengadaan 0 0 3 0 0 3 3 9
Fungsional 0 0 3 0 1 11 2 17
12 Dengan jumlah pegawai sarjana sebanyak 39 orang dan D3 sebanyak 6 orang, menunjukkan potensi dukungan SDM terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum cukup besar. Namun, rata-rata SDM tersebut kompetensi yang dimiliki masih bersifat umum yang didapatkan dari perguruan tinggi. Untuk itu, perlu dilakukan peningkatan kompetensi teknis seluruh pegawai yang dapat menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Umum.
B. Kondisi yang Diinginkan
Kondisi yang diinginkan oleh Biro Umum adalah meningkatkan kualitas pelayanan kepada stakeholder, baik pelayanan umum maupun sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana kerja harus mampu memberikan dukungan yang optimal kepada seluruh pegawai Kementerian Perindustrian dalam melakukan aktivitas kerja. Sarana dan prasarana yang tersedia juga harus sesuai dengan kebutuhan para pegawai. Hal ini dapat diwujudkan dengan melakukan analisa kebutuhan sarana dan prasarana yang cermat dan tepat, pengadaan sarana dan prasarana sacara tepat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku serta melakukan pemeliharan sarana dan prasarana yang efektif, efisien dan berkelanjutan. Dengan demikian, tingkat kepuasan pegawai terhadap kualitas sarana dan prasarana akan semakin baik.
C. Permasalahan dan Kendala
Untuk mencapai kondisi yang diinginkan sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Beberapa sarana dan peralatan dalam gedung sudah melewati umur teknis sehingga ada penurunan kinerja dan efisiensi pemakaian.
2. Belum terdapat pedoman/standar terkait penyediaan sarana dan prasarana di lingkungan Kementerian Perindustrian.
3. Keterbatasan SDM, khususnya untuk jabatan fungsional arsiparis dan tenaga keprotokolan.
14 BAB III
RENCANA STRATEGIS A. Visi dan Misi
1. Visi
Biro Umum mempunyai visi ”Terwujudnya Pelayanan Prima dan Fasilitator Terbaik”. Visi tersebut diharapkan dapat menyatukan persepsi sekaligus memperkuat komitmen seluruh jajaran Biro Umum dalam menjalankan tugas dan fungsi masing-masing bagian dan mengandung makna bahwa Biro Umum telah dapat mewujudkan suatu kualitas pelayanan sesuai sendi-sendi pelayanan prima serta menjadi fasilitator terbaik kepada seluruh unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal pada khususnya, dan Kementerian Perindustrian, serta seluruh masyarakat industri pada umumnya.
2. Misi
Dalam rangka mewujudkan visi tersebut di atas, Biro Umum mempunyai misi yaitu:
a. Memberikan pelayanan umum kepada stakeholder secara profesional dan proporsional;
b. Menyelenggarakan pranata administrasi dan manajemen dengan baik dan benar;
c. Menyediakan fasilitas sarana dan prasarana yang memadai. B. Tujuan dan Sasaran
1. Tujuan
Tujuan yang akan dicapai Biro Umum pada tahun 2020-2024, yaitu Mewujudkan pelayanan stakeholders yang berkualitas dengan peningkatan pemanfaatan teknologi.
Indikator Kinerja Tujuan dalam mencapai tujuan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Indeks Kepuasan Stakeholders terhadap Layanan UKPBJ, Kerumahtanggaan,
dan Kearsipan.
15 Tabel 2.1 Indikatot Kinerja Tujuan Tahun 2020-2024
No Indikator Kinerja Tujuan Satuan Target
2020 2021 2022 2023 2024 1 Indeks Kepuasan Stakeholders terhadap
Layanan UKPBJ, Kerumahtanggaan, dan Kearsipan.
Indeks 3 3.3 3.5 3.6 3.7
2 Tingkat pemanfaatan layanan berbasis teknologi
Persen 70 73 75 77 80
2. Sasaran Strategis
Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, maka sasaran strategis yang akan diwujudkan pada tahun 2020-2024 berdasarkan perspektif stakeholder, pelaksanaan tugas dan fungsi serta peningkatan kapasitas kelembagaan ditunjukkan dalam peta strategi Biro Umum sebagaimana gambar 3.1.
Perspektif Stakeholder
Sasaran strategis berdasarkan perspektif stakeholder:
1. Terwujudnya layanan umum yang efektif, efisien dan akuntabel. IKU :
a. Indeks Kepuasan Ketersediaan Sarana dan Prasarana b. Nilai Intensitas Konsumsi Energi
c. Indeks Maturitas UKPBJ d. Indeks Audit Kearsipan Perspektif Tugas dan Fungsi
Sasaran strategis berdasarkan perspektif tupoksi:
1. Terwujudnya Layanan Pengadaan yang Efektif, Efisien dan Transparant IK : 1. Persentase Penyelesaian Lelang
2. Tingkat Kepuasan Layanan Pengadaan
2. Terwujudnya pengelolaan layanan administrasi yang modern dan akuntabel IK : 1. Tingkat Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan
2. Tingkat Pemanfaatan TNDE
3. Terwujudnya Sarana dan Prasarana yang Memadai.
16 ditindaklanjuti
17 Pe rs p ek ti f Pe m an gk u Ke p en ti n ga n Pe rs p ekt if P el aks ana T ugas P okok dan Fu n gs i
Pelayanan dan Fasilitas Perumusan Kebijakan Operasional dan
Pengelolaan Pengendalian dan Pengawasan
• Mewujudkan layanan ketatausahaan dan keprotokoleran Pimpinan yang professional dan proporsional.
• Mewujudkan pengelolaan persuratan, kearsipan dan dokumentasi yang cepat, tepat dan akuntabel.
• Menyelenggarakan pemeliharaan sarana dan prasarana secara efektif, efisien dan berkelanjutan.
• Meneyelenggarakan perencanaan kebutuhan BMN. Pengelolaan BMN dan layanan pengadaan barang/jasa.
• Menyelenggarakan layanan kesehatan dan umum lainnya.
• Menyusun dan menyempurnakan pedoman tata naskah dinas dan tata kearsipan sesuai dengan kaidah manajemen modern. • Menyusun pedoman pelayanan pranata
acara-acara kegiatan dan/atau keprotokolan pimpinan.
• Mengembangkan sistem pemeliharaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien.
• Mengembangkan sistem pengelolaan BMN dan layanan pengadaan yang akuntabel. • Membangun pola hidup sehat dan bersih
bagi pegawai.
• Melakukan evaluasi kinerja dan kualitas pelayanan
• Monitoring pelaksanaan sistem pengawasan internal. Pe rs p ekt if Pe n in gk at an Ka p as it as Ke le mb ag aa n
Organisasi SDM Tata Laksana
Membangun Organisasi yang Profesional dan
Berorientasi Pelayanan Meningkatkan Kompetensi dan Produktivitas Pegawai Menyempurnakan dan Mengoptimalkan SOP Gambar 3.1 Peta Strategi Biro Umum
Mewujudkan pelayanan stakeholders yang berkualitas dengan peningkatan pemanfaatan teknologi
18
Sasaran Strategis Indikator Kinerja Target Satuan Penanggung jawab
2020 2021 2022 2023 2024 TUP Adm RT PBJ Perspektif Stakeholders
Terwujudnya layanan umum yang
efektif, efisien dan akuntabel. Indeks Kepuasan Ketersediaan Sarana dan Prasarana*
3 3.2 3.3 3.4 3.5 Indeks √
Nilai Intensitas Konsumsi Energi*
146 143 140 137 135 Nilai √
Indeks Maturitas UKPBJ* 3 3 3 3.5 3.5 Indeks √
Indeks Audit Kearsipan* BB BB A A AA Indeks √
Perspektif Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Terwujudnya Layanan Pengadaan yang
Efektif, Efisien dan Transparant. Persentase Penyelesaian Lelang Tingkat Kepuasan Layanan 90 92 93 94 95 Persen √ Pengadaan
84 85 87 89 90 Persen √
Terwujudnya pengelolaan layanan administrasi yang modern dan akuntabel.
Tingkat Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan
85 87 90 92 95 Persen √
Tingkat Pemanfaatan TNDE 70 75 80 85 90 Persen √ √
Terwujudnya Sarana dan Prasarana
yang Memadai. Persentase laporan kerusakan gedung dan utilitas gedung yang ditindaklanjuti
90 90 92 93 95 Persen √
Tingkat kesesuaian
perencanaan dengan kegiatan.
70 75 80 85 90 Persen √
Keterangan:
* : Indikator Kinerja Utama (IKU) Biro Umum
19 C. Arah Kebijakan dan Strategi
1. Arah Kebijakan
Dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka perlu ditempuh kebijakan yang menjadi acuan dalam melaksanakan program dan kegiatan, yaitu memberikan pelayanan yang terbaik di bidang ketatausahaan, keprotokolan, administrasi, sarana prasarana dan pelayanan umum kepada seluruh satkeholder.
2. Strategi
Dalam mewujudkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka ditempuh strategi sebagai berikut :
a. Peningkatan kualitas layanan dalam bidang ketatausahaan dan keprotokolan kepada Pimpinan;
b. Penataan administrasi melalui pembinaan dan koordinasi, penyediaan buku-buku pedoman administrasi umum dan tata kearsipan, peningkatan disiplin pengelolaan kearsipan dan penerapan tata naskah dinas elektronik;
c. Peningkatan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana, serta penataan lingkungan kerja yang kondusif;
d. Pembuatan sistem analisis, perencanaan dan pengadaan perlengkapan, serta sistem pemeliharaan barang milik negara yang baku.
D. Program dan Kegiatan
Pada tahun 2020-2024 Biro Umum melaksanakan 1 (satu) program Sekretariat Jenderal, yaitu dengan dua kegiatan yaitu:
1. Program Dukungan Manajemen Kementerian Perindustrian, dengan kegiatan
“Peningkatan Layanan Administrasi, Layanan Pengadaan, Layanan Kesehatan dan Manajemen Perkantoran Berbasis Teknologi”; dan
2. Program Dukungan Manajemen Kementerian Perindustrian, dengan kegiatan
“Pembangunan, Pengadaan, Perbaikan Dan Peningkatan Sarana Dan Prasarana Kerja”.
20 E. Kinerja dan Pendanaan
1. Target Kinerja
a. Program Dukungan Manajemen Kementerian Perindustrian dilaksanakan Biro Umum dengan melaksanakan kegiatan Peningkatan Layanan Administrasi,
Layanan Pengadaan, Layanan Kesehatan dan Manajemen Perkantoran Berbasis Teknologi, dengan sasaran dan indikator kinerja:
Program/Kegiatan Sasaran Program TARGET
2020 2021 2022 2023 2024
1 2 3 4 5 6 7
PROGRAM DUKUNGAN
MANAJEMEN KEMENTERIAN
Terwujudnya dukungan
manajemen pemerintahan yang berkualitas di lingkungan
Kementerian Perindustrian (Indeks Kepuasan Layanan Skala 1-5)
- Tingkat Kepuasan stakeholders (%) Peningkatan Layanan Administrasi, Layanan Pengadaan, Layanan Kesehatan dan Manajemen Perkantoran Berbasis Teknologi
Terwujudnya layanan umum yang
efektif, efisien dan akuntabel. 12 12 12 12 12 - Nilai Intensitas Konsumsi
Energi*
146 143 140 137 135
- Indeks Maturitas UKPBJ* 3 3 3 3.5 3.5
- Indeks Audit Kearsipan* BB BB A A AA
Terwujudnya Layanan Pengadaan yang Efektif, Efisien dan
Transparant. 12 12 12 12 12 - Persentase Penyelesaian Lelang 90 92 93 94 95 - Tingkat Kepuasan Layanan Pengadaan 84 85 87 89 90 Terwujudnya pengelolaan layanan
administrasi yang modern dan akuntabel.
21 - Tingkat Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan 85 87 90 92 95 - Tingkat Pemanfaatan TNDE 70 75 80 85 90
Terwujudnya Sarana dan Prasarana yang Memadai.
12 12 12 12 12
- Persentase laporan kerusakan gedung dan utilitas gedung yang ditindaklanjuti 90 90 92 93 95 - Tingkat kesesuaian perencanaan dengan kegiatan. 70 75 80 85 90 Keterangan:
* : Indikator Kinerja Utama (IKU) Biro Umum
b. Program Dukungan Manajemen Kementerian Perindustrian dilaksanakan Biro Umum dengan melaksanakan kegiatan Pembangunan, Pengadaan, Perbaikan
Dan Peningkatan Sarana Dan Prasarana Kerja, dengan sasaran dan indikator
kinerja:
Program/Kegiatan Sasaran Program TARGET
2020 2021 2022 2023 2024
1 2 3 4 5 6 7
PROGRAM DUKUNGAN
MANAJEMEN KEMENTERIAN
Terwujudnya dukungan
manajemen pemerintahan yang berkualitas di lingkungan
Kementerian Perindustrian (Indeks Kepuasan Layanan Skala 1-5)
4 4 4 4 4 - Tingkat Kepuasan stakeholders (%) 82 83 84 85 86 Pembangunan, Pengadaan, Perbaikan dan Peningkatan
Sarana dan Prasarana Kerja
Terwujudnya layanan umum yang efektif, efisien dan akuntabel.
12 12 12 12 12
- Indeks kepuasan ketersediaan sarana dan prasarana*
22 2. Target Pendanaan
a. Program Pengembangan SDM Industri dan Dukungan Manajemen Kementerian Perindustrian dilaksanakan Biro Umum dengan melaksanakan kegiatan
Peningkatan Pelayanan Administrasi dan Manajemen Perkantoran Berbasis Teknologi, dengan sasaran dan alokasi pendanaan:
Program/Kegiatan Sasaran Program Alokasi (Rp.Juta)
2020 2021 2022 2023 2024 1 2 3 4 5 6 7 PROGRAM DUKUNGAN MANAJEMEN KEMENTERIAN Terwujudnya dukungan manajemen pemerintahan yang berkualitas di lingkungan Kementerian Perindustrian (Indeks Kepuasan Layanan Skala 1-5) - Tingkat Kepuasan stakeholders (%) 47.429 50.275 53.292 56.489 59.879 Peningkatan Layanan Administrasi, Layanan Pengadaan, Layanan Kesehatan dan Manajemen Perkantoran Berbasis Teknologi
Terwujudnya layanan umum yang efektif, efisien
dan akuntabel. 13.350 14.151 15.000 15.900 16.854 - Nilai Intensitas Konsumsi Energi* 13.315 14.114 14.961 15.859 16.810 - Indeks Maturitas UKPBJ* 445 471 500 530 561 - Indeks Audit Kearsipan* 6.008 6.368 6.750 7.155 7.585 Terwujudnya Layanan
Pengadaan yang Efektif,
Efisien dan Transparant. 1.482 1.571 1.666 1.766 1.871 - Persentase Penyelesaian Lelang 1.038 1.100 1.166 1.236 1.310 - Tingkat Kepuasan Layanan Pengadaan 445 471 500 530 561 Terwujudnya pengelolaan layanan administrasi yang
23 - Tingkat Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan 7.343 7.783 8.250 8.745 9.270 - Tingkat Pemanfaatan TNDE 6.008 6.368 6.750 7.155 7.585 Terwujudnya Sarana dan
Prasarana yang Memadai. 19.282 20.439 21.665 22.965 24.343 - Persentase laporan kerusakan gedung dan utilitas gedung yang ditindaklanjuti 2.638 2.796 2.964 3.142 3.330 - Tingkat kesesuaian perencanaan dengan kegiatan. 16.644 17.643 18.701 19.823 21.013 Keterangan:
24 b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Kementerian Perindustrian dilaksanakan Biro Umum dengan melaksanakan kegiatan
Pembangunan, Pengadaan, Perbaikan, dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kerja, dengan sasaran dan alokasi pendanaan:
Program/Kegiatan Sasaran Program Alokasi (Rp. Juta)
2020 2021 2022 2023 2024 1 2 3 4 5 6 7 PROGRAM DUKUNGAN MANAJEMEN KEMENTERIAN Terwujudnya dukungan manajemen pemerintahan yang berkualitas di lingkungan Kementerian Perindustrian (Indeks Kepuasan Layanan Skala 1-5)
- Tingkat Kepuasan
stakeholders (%) 31.069 32.933 34.909 37.003 39.223
Pembangunan, Pengadaan, Perbaikan dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kerja
Terwujudnya layanan umum yang efektif,
efisien dan akuntabel. 31.069 32.933 34.909 37.003 39.223
-
Indeks Kepuasan Ketersediaan Sarana
25 BAB IV
PENUTUP
Rencana Strategis (RENSTRA) 2020-2024 disusun mengacu pada Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 35 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perindustrian. Dalam RENSTRA ini dijabarkan mengenai tujuan, sasaran, target, program/kegiatan, dan indikator kinerja jangka menengah tahun 2020-2024.
RENSTRA merupakan panduan atau pedoman unit organisasi dalam menentukan kegiatan-kegiatan yang mampu mendukung tercapainya sasaran-sasaran yang telah ditetapkan. Review terhadap RENSTRA dapat dilaksanakan secara berkala dengan mempertimbangkan kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan. Artinya, perubahan terhadap RENSTRA pun dapat dilakakan menyesuaikan kebijakan.
RENSTRA Biro Umum 2020-2024 merupakan turunan dari RENSTRA Sekretariat Jenderal 2020-2024, sehingga sasaran-sarsaran yang akan dicapai oleh Biro Umum harus mendukung sasaran-sasaran yang akan dicapai Sekretariat Jenderal. Pada RENSTRA 2020-2024 sasaran yang akan dicapai Biro Umum berfokus pada peningkatan layanan administrasi berbasis teknologi informasi, peningkatan layanan pengadaan, dan peningkatan sarana dan prasarana satker pusat dan daerah.
