Analisis Lingkungan Bisnis Internal

(1)

IS / IT Strategic Analysis: Menilai

dan Memahami Situasi Sekarang

(Analisis Bisnis Internal)

Hendri Sopryadi, M.T.I

Context of This Session

External Business Environment

Internal Business Environment Internal IS/IT environment Current Applications Portfolio

External IS/IT Environment

Planning Approaches, Tools and Techniques Strategic IS/IT

Planning Process

IS/IT Management Strategy Business IS Strategies _{IT Strategy}

Applications Portfolio Hendri Sopryadi, M.T.IModel & Matrices

Tujuan sesi ini

Untuk memahami situasi saat ini di bisnis sebagai dasar

dari analisis PSSI

Untuk mengidentifikasi aktivitas bisnis dan proses bisnis

(kondisi yang ada)

Untuk mendapatkan persyaratan Sistem Informasi logis berdasarkan fakta temuan, analisis dan interpretasi

Untuk memahami penggunaan berbagai model dan alat analisis (teknik).

Untuk mengembangkan IS / IT Strategy berdasarkan

analisis

Analisis Lingkungan Bisnis Internal

Bisnis Proses Re-engineering dan IS Strategi

Kebanyakan strategi pengembangan bisnis kebutuhan

rekayasa ulang untuk meningkatkan kinerja

Mengembangkan strategi IS membutuhkan pengertian

dari strategi bisnis

(2)

Peran IS / IT dalam BPR:

Pertanyaan untuk ditanyakan

Bagaimana proses bisnis ditransformasikan

menggunakan TI?

Berdasarkan kemampuan IT

TI sebagai enabler

Bagaimana TI mendukung proses bisnis?

Memberikan nilai tambah

Pada akhirnya, bagaimana TI memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi?

Interface untuk IT Governance

meningkatkan kinerja

Hendri Sopryadi, M.T.I Source Ward and Peppard

Role of IS/IT in BPR Organizational Approach

Impact & Alignment of BPR and IS/IT Strategy

Techniques and Analysis to Determine The IS

Demand

SWOT, CSFs, Value Chain Business Model

Current & Expected Business & Technical Environment

Current Status of IS/IT Potential Status of IS/IT

Proposed IS/IT Initiatives Business Strategy Proposed Business Initiatives Determine The IS Demand

Impact and Role of IS/IT

Opportunities For IS/IT Innovation

(3)

Gathering the Relevant Data in Order to Determine the Demand of Information Systems

Task Deliverable

Analysis of the business strategy

Identified its components and its information needs

Analysis of current and future portfolio of the business

Determine how IS/IT can strengthening business competitive position

Analysis of the internal business environment

Understand the relevant organizational characteristics, SWOT, SLOT, and other factors Identification of CSF of

the business

Crystallize the meaning of success in meeting the objectives stated in the strategy

Information Analysis Model the logical activities and inherent information

elements in the business Evaluation of the

Effectiveness

Identify where changes need to occur, how IS/IT can improve performance

Task Deliverable Identification and analysis of

internal and external value chain

Identify information flow through business and across its value chain

Creation of a conceptual architecture

Modeling future processes

Compilation of a catalogue of all the HW, SW being used and their functions

Input to migration plan

Evaluation of the current application portfolio

List of information systems in use and assess their contribution Evaluation of IS/IT policies,

organization, processes, services, capabilities, etc

Assess their applicability to meet current and future business needs

Where can you find all these

data/information?

How do you collect the

data/information?

Dimana mencari Data dan Informasi?

Semua unit bisnis strategis (SBU) dalam

struktur hirarki organisasi

Dokumentasi yang terkait dengan rencana

bisnis, laporan bisnis, keputusan (surat

keputusan) kebijakan dan peraturan, dll

Pengamatan: bekerja arus, arus informasi, rantai

komando, dll

(4)

Bagaimana Anda Kumpulkan Data?

Mengembangkan penanya untuk survei

Kembangkan daftar pertanyaan untuk wawancara

Merekam wawancara

Mengembangkan memeriksa daftar untuk observasi

proses bisnis sumber daya manusia fasilitas TIK

Catatan mengambil untuk membaca

dokumen-dokumen laporan bisnis, rencana strategis, dll Hendri Sopryadi, M.T.I

Poin untuk dianalisa di Lingkungan Bisnis

Internal

Strategi bisnis sebagai sarana untuk mencapai

tujuan bisnis

Proses bisnis saat ini, kegiatan, dan informasi

utama entitas

Lingkungan organisasi: struktur, aset dan

keterampilan, kompetensi, budaya, dll

Lingkungan Bisnis internal (Interpretasi Strategi Bisnis)

Strategi bisnis

Tujuan: untuk memastikan bahwa strategi IS mendukung agak bertentangan strategi bisnis

Mengidentifikasi dan menganalisa strategi yang ada

Kompilasi dan mengkonfirmasi IS persyaratan, dan dokumen dalam permintaan IS Alat: analisis faktor-faktor keberhasilan kritis dan analisa bisnis driver

Proses bisnis, kegiatan, dan entitas-entitas kunci

Tujuan: untuk memahami tugas-tugas bisnis yang penting dan proses, dan aliran informasi. Membuat model bisnis dengan model yang mendukung IS Alat: proses analisis efektivitas, proses diagram aliran, DFD, ER, dan matriks

aktivitas entitas (representasi tabular bisnis ...)

Organisasi lingkungan

Tujuan: untuk memahami pengaturan organisasi, sistem nilai, dan orang-orang kunci dan hubungan mereka. Memahami lingkungan, keterampilan, sumber daya, nilai-nilai, budaya, interaksi sosial, gaya manajemen ...

Alat: pemodelan organisasi

Pendukung Strategi Bisnis (Biasanya

disertakan dalam Renstra)

Misi: Pernyataan tujuan keseluruhan untuk organisasi

Visi: deskripsi singkat dari masa depan yang konsisten dengan

misi

Bisnis driver: Satu set pasukan penting untuk perubahan bahwa

bisnis harus merespon

Tujuan: prestasi Mayor diperlukan untuk mencapai visi Sasaran: target terukur yang mengambil organisasi terhadap

tujuan

Strategi: cara Beton untuk mencapai tujuan (masukan dari proses perencanaan IS)

Faktor keberhasilan kritis: Area dimana hal harus pergi tepat bagi organisasi untuk berkembang

Area bisnis rencana: rencana berbagai bidang bisnis

(5)

Proses Bisnis, Kegiatan, dan Kunci Entitas

Model bisnis menggambarkan proses, kegiatan

dan elemen informasi utama dan bagaimana

mereka berhubungan satu sama lain

Model IS terdiri dari

Proses aliran, dekomposisi fungsional, ERD, DFD,

Kegiatan / entitas matriks

Diagram Use Case, Class Diagram, Activity

Diagram, dll

Arsitektur IS untuk bisnis: Hubungan model

bisnis untuk Model IS

Source Ward and Peppard

Model Bisnis

Proses bisnis: set kegiatan saling terkait atau peran

yang memberikan output khusus untuk pelanggan diidentifikasi dalam atau di luar organisasi

Kegiatan: unsur-unsur dari proses bisnis yang

melakukan organisasi untuk memproduksi,

mempromosikan dan mendistribusikan produk atau jasa, untuk mengembangkan, mendukung dan mengelola infrastruktur dan untuk mengukur kinerja terhadap tujuan.

Entitas-entitas kunci: dalam suatu kegiatan yang amat

(6)

Model IS

Model Alir proses

Model dekomposisi fungsional

ERD

DFD

Kegiatan / Matriks Entitas

Teknik lain menggunakan UML Diagram - OO

Analisis internal Lingkungan IS / IT

strategi manajemen IS saat ini (aplikasi portofolio)

Isi dan cakupan aplikasi Kontribusi aplikasi

peraturan dan kebijakan IS / IT saat ini Nilai dari organisasi IS

Profil IS dalam organisasi: struktur, fungsi, dll Persepsi SI dalam organisasi

Strategi manajemen TI saat ini (infrastruktur TI)

Organisasi dan proses IS / IT

Aset, sumber daya, dan keterampilan IS / IT Metodologi SI dan ketentuan pelatihan

Analisis Eksternal Lingkungan IS / IT

Untuk mendapatkan perspektif tentang tren TI

dan peluang

Melihat apa yang kompetitor lakukan dengan IS

/ IT

Mengidentifikasi unsur-unsur dari IS / IT yang

perlu penyelidikan lebih lanjut

III. Measurements, Techniques, Methods, etc to Determine IS Needs

(7)

Hendri Sopryadi, M.T.I Hendri Sopryadi, M.T.I

Analisis CSF

"Terbatasnya jumlah daerah, di mana hasil, jika

mereka memuaskan, akan menjamin kinerja

kompetitif organisasi

Hirarki dari CSF (industri, organisasi, unit

bisnis, dan manajer)

Diidentifikasi dari tujuan dan strategi

Untuk prioritas dan menentukan aplikasi SI

(8)

CSF Levels

Industry CSFs Organizati Onal CSFs BusinessUnit or Function CSFs Manager’s CSFs “things must go right”

Strategy CSF Measure to be developed

Improve sales in all sites at rates higher than industry average Competitive pricing Salary of site manager Distribution of sites

Company price versus industry average

Manager salary versus industry average Proportion of high turnover sites Improve sales of underperfoming sites

Level of advertising Amount spent versus industry average

Objective: To achieve 1 % growth in market share

Other CSFs: access to raw material, timely delivery, etc

CSF HELPS DEFINE AND SET

OBJECTIVES

Objective must be well defined and

measureble

Relationship BSC and CSF

(9)

Example of Relationship BSC and CSF

The objective is to reduce stockholding

costs

The CSFs for this objective are: Earlier identification of obsolete items Improve forecasting to reduce safety stock Information requirements:

Analysis of stock turn Stock forecasting Stock replacement

Information System Needed?

Contoh Hubungan BSC dan CSF

Tujuannya adalah untuk mengurangi biaya

persediaan barang

CSF untuk tujuan ini adalah:

Identifikasi segera barang yang sudah lama Meningkatkan prediksi untuk mengurangi stock

yang aman

Kebutuhan Informasi :

Analisis persediaan keluar Memprediksi persediaan Penggantian persediaan

CSF Analysis

Executive IS IS applications

Define Critical Success

Factors Prioritize Define

Identify

Objectives and Business tasks

Strategies and processes

CSF membantu manajer untuk mengontrol kinerja bisnis CSF membantu menentukan dan memprioritaskan kebutuhan SI

Teknik untuk menganalisis proses bisnis:

Proses Analisis Efektivitas

Untuk mengukur kemampuan proses bisnis untuk dapat berkontribusi bagi kebutuhan bisnis

Menilai efektivitas dari setiap proses bisnis terhadap setiap faktor bisnis yang penting

Sebuah proses bisnis adalah kumpulan logis dari tugas-tugas

bisnis yang terkait

Contoh faktor bisnis yang kritis

Efisiensi produksi: penghapusan duplikasi, penghapusan pemeriksaan yang tidak perlu, mengurangi transfer tanggung jawab, prosedur disederhanakan, dan arus informasi yang efisien

Kepuasan pelanggan: mengurangi waktu untuk memproses pesanan, mengurangi waktu untuk menjawab pertanyaan, dan meningkatkan kualitas produk yang dikirim, dan peningkatan kualitas layanan yang diberikan

(10)

Technique to analyze degree of Information

System: IS Profile in Organizations

Support routine, Strategic to entire Distributed organization Computing

Support routine, Crucial to some Centralized business areas computing

Infusion (impact on business) Diffusion (deployment in business) High High Low

Teknik untuk menganalisis hubungan bisnis

dan SI : Pemodelan Organisasi

Teknik terstruktur untuk memastikan pemeriksaan komprehensif dari bisnis dan IS lingkungan

Dokumen faktor lingkungan yang mendasari setiap proses bisnis utama

Menilai implikasi dari perubahan setiap proses bisnis utama

Bantuan untuk pengambilan keputusan dan komunikasi

Terutama berguna selama latihan bisnis re-engineering

Organization arrangements •Hierarchy charts •Job description •Budgets

Employees and other assets •Skills and training •Fixed assets •Financial assets Social systems •Relationships •Working attitudes •Cultural values Technology •Hardware •Software •Methodologies External environment •Competition •Legislation •Fiscal policies Dominant coalition •Key players •Power distribution •Personal goals Key business processes •Acquisition •Production •Decision making Organizational Modeling

Mengevaluasi Gap Antara IS / IT saat

ini dan IS/IT yang dibutuhkan

Identifikasi proses bisnis yang membutuhkan pengakuan, penyederhanaan, pelurusan, atau mendesain ulang

Mengidentifikasi ketentuan informasi baru atau upgrade

menggunakan sumber informasi baru yang sudah ada Sumber baru informasi

Mengidentifikasi perubahan dalam strategi

manajemen TI (ketentuan pasokan) untuk mendukung peran baru dari SI dalam organisasi