RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PRAKTEK KERJA INDUSTRI
BERBASIS WEB
(STUDI KASUS: SMK AL-AZHAR MENGANTI GRESIK)
1)Puji Wahyu Ningsih 2)Titik Lusiani 3)Vivine Nurcahyawati
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya,
email : 1)[email protected] 2)[email protected] 3)[email protected]
Abstract : “SMK Al-Azhar Menganti Gresik is a technical education organization which in its educational process works along with worldwide industry through Internship program (prakerin). Prakerin needs an adequate plan by the school and industry to gain sucessfull, effective and efficient implementation. Furthermore, SMK Al-Azhar in order to fullfil its needs still facing problems to plan the prakerin; the administration section for prakerin are struggling to develop the prakerin data to make the prakerin schedule and can’t decide the right working-placement for student based on student criteria and a qualification that industry make. In addition, there aren’t any marking result reports which is used by the school to monitor the desired expecation level from prakerin impelemtation program. To solve the problems described, there should be an information system which can develop the prakerin data to gain the right placement for student based on its criteria and the qualification from industry. This information system can also evaluate the marking result for the school to monitor the desired expectation level from prakerin implementation program. Lastly, through this internship information system which is built by web-based, developing the prakerin data can work well and the information that the system made can also be used by the school to monitor the desired expectation level from prakerin implementaion program.”
Keywords: praktek kerja industri, monitoring, prakerin.
Sistem informasi praktek kerja industri berbasis web adalah suatu sistem yang dapat memberikan informasi mengenai program praktek kerja industri secara online. Sistem ini memiliki keunggulan dalam hal kecepatan penyajian informasi yang dihasilkan, selain itu dengan berbasis web maka sistem ini dapat diakses pada waktu dan tempat yang tidak ditentukan.
SMK Al-Azhar Menganti Gresik merupakan lembaga pendidikan kejuruan yang dalam proses pendidikannya berkerja sama dengan dunia industri melalui program Praktek Kerja Industri (Prakerin) atau magang di perusahaan. Pelaksanaan prakerin
memerlukan perencanaan secara tepat oleh pihak sekolah dan pihak industri, agar dapat terselenggara dengan baik, efektif dan efisien. SMK Al-Azhar dalam memenuhi kebutuhan prakerin masih menemui beberapa kendala untuk melakukan perencanaan prakerin, diantaranya pihak administrasi prakerin kesulitan dalam mengolah data prakerin untuk menentukan jadwal prakerin dan tempat prakerin yang sesuai dengan kriteria siswa dan kualifikasi dari perusahaan. Ketidaksesuaian penempatan siswa yang terjadi selama ini mengakibatkan pelaksanaan prakerin di perusahaan tidak berjalan dengan baik. Tidak adanya laporan evaluasi penilaian
terhadap hasil siswa prakerin dari perusahaan mengakibatkan pihak sekolah kesulitan dalam melakukan monitoring ketercapaian tujuan dari pelaksanaan program prakerin.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mengolah data prakerin secara keseluruan, serta menghasilkan sebuah informasi evaluasi penilaian prakerin untuk pihak sekolah. Evaluasi penilaian prakerin dilakukan untuk memonitoring dan mengukur ketercapaian tujuan dari pelaksanaan program prakerin yang telah ditetapkan melalui strategi pengelolaan yang tepat. Pengelolaan yang tepat dilakukan dengan cara menyampaikan informasi yang benar dan relevan sesuai
dengan kebutuhan dengan menggunakan Key
Perfomance Indicator. Informasi yang menjadi indikator utama dari proses monitoring adalah hasil penilaian dari pelaksanaan prakerin di perusahaan.
Hasil dari sistem informasi praktek kerja industri berbasis web adalah pengolahan data prakerin yang tepat dan sesuai rencana serta menghasilkan informasi hasil evaluasi nilai prakerin siswa dari perusahaan. Evaluasi hasil nilai prakerin siswa yang dihasilkan dapat digunakan pihak sekolah dalam melakukan monitoring ketercapaian tujuan dari pelaksanaan program prakerin.
LANDASAN TEORI
Pengertian Praktek Kerja Industri
(Muhidin, 2010) Prakerin adalah bagian dari pendidikan sistem ganda (PSG) sebagai program bersama antara SMK dan industri yang dilaksanakan di dunia usaha, industri. Dalam kurikulum SMK (Dikmenjur,2008) disebutkan : “Prakerin adalah pola penyelenggara diklat yang dikelola bersama-sama antara SMK dengan industri/asosiasi profesi sebagai institusi pasangan (IP), mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi dan sertifikasi yang merupakan satu kesatuan program dengan menggunakan berbagai bentuk alternative pelaksanaan, seperti day release, block release, dan sebagainya”.
Tujuan Praktek Kerja Industri
Menurut Wena (1996) mengungkapkan bahwa penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dengan pendekatan sistem ganda bertujuan untuk:
1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki
keahlian professional, yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
2. Meningkatkan dan memperkokoh
keterkaitan dan kesepadanan (link and match) antara lembaga pendidikan pelatihan kejuruan dan dunia kerja.
3. Meningkatkan efisiensi proses pendidikan
dan pelatihan tenaga kerja berkualitas dan profesioanal.
4. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai proses dari pendidikan.
Pelaksanaan Praktek Kerja Industri
Pengaturan pelaksanaan praktek kerja
industry dilakukan dengan mempertimbangkan dunia kerja atau dunia
industri untuk dapat menerima siswa serta jadwal praktek sesuai dengan kondisi setempat. Praktek kerja industri memerlukan perencanaan secara tepat oleh pihak sekolah dan pihak industri, agar dapat terselenggara dengan efektif dan efisien.
Program Prakerin yang dilaksanakan di industri/perusahaan, menurut Dikmenjur (2008) adalah meliputi:
1. Praktik dasar kejuruan, dapat
dilaksanakan sebagian di sekolah, dan sebagian lainnya di industri, apabila industri memiliki fasilitas pelatihan di industrinya. Apabila industri tidak memiliki fasilitas pelatihan, maka kegiatan praktik dasar kejuruan sepenuhnya dilakukan di sekolah
2. Praktik keahlian produktif, dilaksanakan
di industri dalam bentuk “on job training”, berbentuk kegiatan mengerjakan pekerjaan produksi atau jasa (pekerjaan sesungguhnya) di industri/perusahaan sesuai program keahliannya.
3. Pengaturan program 1), dan 2) harus
disepakati pada awal program oleh kedua pihak.
Monitoring dan Evaluasi
Pengevaluasian adalah proses
pengawasan dan pengendalian performa sekolah untuk memastikan bahwa jalannya penyelenggaraan kegiatan di sekolah telah sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan (baca: pendidikan), Kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar. Evaluasi adalah pembuatan pertimbangan menurut suatu perangkat kriteria yang disepakati dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam kaitan dengan manajemen pendidikan, tujuan evaluasi antara lain: (1) Untuk memperoleh dasar bagi pertimbangan akhir suatu periode kerja, apa yang telah dicapai, apa yang belum dicapai dan apa yang perlu mendapat perhatian khusus, (2) Untuk menjamin cara kerja yang efektif dan efisien yang membawa organisasi kepada pengguna sumber daya pendidikan (manusia/tenaga/sarana/prasarana, biaya) secara efisien ekonomis, (3) Untuk memperoleh fakta tentang kesulitan, hambatan, penyimpangan dilihat dari aspek tertetu misalnya program tahunan, dan kemajuan belajar (Amtu, 2011).
Key Performance Indikator
Key Performance Indicator
(Hariyanti, 2008) adalah indikator yang merepresentasikan kinerja dari proses yang
dilaksanakan. Key Performance Indicator
merupakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan organisasi pada masa
sekarang dan masa yang akan datang. Key
Performance Indicator digunakan
memprediksi peluang kesuksesan atau kegagalan dari proses-proses yang dilaksanakan organisasi, sehingga KPI dapat digunakan sebagai alat untuk meningkatkan kinerja organisasi secara dramatis. Contoh dari penjelasan diatas adalah penentuan parameter nilai dalam trend penerimaan
mahasiswa baru membuat user dapat dengan
mudah mengetahui kondisi penerimaan mahasiswa baru apakah sedang bagus atau tidak.
PERANCANGAN SISTEM Context Diagram
Pada Context Diagram terdapat satu
proses yaitu sistem informasi praktek kerja industri berbasis web yang memiliki 5 entitas, yaitu, entitas admin, siswa, guru pembimbing, kepala prakerin dan pembimbing perusahaan. Alur yang terjadi pada sistem ini berawal dari admin sebagai pengolah sistem, kemudian siswa, guru pembimbing, kepala prakerin dan pembimbing perusahaan mengakses sesuai
hak akses yang diberikan. Berikut gambar
contex diagram sistem informasi praktek kerja industry berbasis web.
Informasi Prakerin
Data Jawaban Forum Diskusi Nilai Siswa
Data Permintaan Nilai Perusahaan
Data Kritik Saran
monitoring nilai prakerin
Laporan nilai prakerin Laporan Perusahaan
Laporan Penempatan Siswa Nilai Prakerin
Informasi Penempatan Prakerin Data Pertanyaan dan Jawaban Forum
Download File Usul Perusahaan
Daftar Prakerin
Data Forum
Jadwal Prakerin
Data Upload File Data Agenda Data Kriteria Penilaian
Data KPI
Data Matapelajaran Data Jurusan Data Nilai Matapelajaran
Data Perusahaan Data Guru Pembimbing
Data Siswa
0
Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Berbasis Web + Admin Siswa Guru Pembimbing Kepala Pelaksana Pembimbing Perusahaan
Gambar 1 Context Diagram
Data Flow Diagram Level 0
Pada DFD level 0 sistem informasi prakerin terdapat tiga proses dan delapan belas simpanan data. Ketiga proses tersebut
yaitu: Proses maintenance data, proses
prakerin dan proses layanan prakerin.
Data Kritik Saran Informasi Prakerin
Komentar Forum
Data Jawaban Forum Diskusi
Data Permintaan Nilai SiswaNilai Perusahaan
Permintaan File Forum Agenda File Forum Agenda Data User Kritik Saran Penempatan Nilai Prakerin monitoring nilai prakerin
Laporan nilai prakerin Laporan Perusahaan
Download File Data Pertanyaan dan Jawaban Forum
Penempatan Prakerin Nilai Prakerin Daftar Prakerin
Laporan Penempatan Siswa
Usul Perusahaan Penjadwalan Penjadwalan Kriteria Penilaian KPI Nilai Akademik Matapelajaran Data Jurusan Data Guru Data Perusahaan Data Siswa Kriteria Penilaian KPI Nilai Akademik Matapelajaran Data Jurusan Data Guru Data Perusahaan Data Siswa Data Forum
Data Guru Pembimbing
Data Perusahaan Data Nilai Akademik
Data Jurusan
Data Matapelajaran
Data Upload File
Data Kriteria Penilaian Data KPI Data Agenda Jadwal Prakerin Data Siswa Admin Siswa Kepala Pelaksana Pembimbing Perusahaan Guru Pembimbing 1 Maintenance Data + 2 Prakerin + 3 Layanan + 1 User 2 Siswa 3 Perusahaan 4 Guru 5 Jurusan 6 Matapelajaran 7 Nilai Akademik 8 KPI 9 Kriteria Penilaian 10 Permintaan 11 Penjadwalan 12 Agenda 13 Forum 14 File 15 Nilai Prakerin 16Penempatan Siswa 17 Kritik Saran 18Komentar Forum Gambar 2. DFD Level 0
ERD a. CDM
Gambar 3. CDM
CDM sistem informasi prakerin terdiri dari 19 tabel, yaitu: user, siswa, guru, perusahaan, jurusan, matapelajaran, nilai akademik, KPI event, KPI evaluasi, kriteria penilaian, permintaan, penjadwalan, agenda, forum diskusi, komentar forum, file, nilai prakerin, kritik saran dan penempatan siswa.
b. PDM
PDM merupakan hasil generate dari
CDM yang menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk pembuatan sistem. PDM berisikan tabel-tabel penyusun basis data beserta field yang terdapat pada setiap table.
Gambar 4. PDM
IMPLEMENTASI
1. Form LoginForm login merupakan menu untuk masuk, menentukan hak akses dan
menggunakan aplikasi jika berhasil login.
Pada form ini terdapat dua input yaitu input
username dan input password serta satu
tombol submit login.
Gambar 5 Form Login memiliki Mengajar Memperoleh mempengaruhi mempengaruhi Memiliki Memberikan Mengupload Mempunyai Memiliki Memberikan Memberikan Mengakses Memiliki Memiliki Menentukan Menentukan Mempunyai Mempunyai Mempunyai User id_user username password level blokir secret aktif Siswa Id_siswa nis nama_siswa jk_siswa alamat_siswa tempat_lahir_siswa tang g al_lahir_siswa foto_siswa Nilai akademik id_nilai nilai_akhir Matapelajaran id_mapel mapelajaran Perusahaan id_perusahaan nama_perusahaan alamat_perusahaan kota telepon website email status foto_perusahaan usulan_dari aktif_perusahaan Guru id_g uru nip nama_g uru jk_g uru jabatan alamat_guru tempat_lahir_guru tang gal_lahir_guru foto_g uru Penjadwalan id_jadwal tahun_ajaran gelombang bulan_mulai tahun_mulai bulan_selesai tahun_selesai Kriteria penilaian id_kriteriapenilaian group_kriteria jenis_kriteria nama_kriteria Permintaan id_permintaan rata_nilai_akademik daya_tampung_pria daya_tampung_wanita tang gal_permintaan Agenda id_agenda tang gal_ag enda nama_kegiatan deskripsi_kegiatan Forum diskusi id_forum tang gal_forum topik Isi Nilai Prakerin id_nilaiprakerin nilai_prakerin KPI Event id_kpi nama_kpi nilai Penempatan siswa Id_penempatan Jurusan id_jurusan kode_jurusan nama_jurusan keterang an File id_file judul_file deskripsi_file nama_file tang gal_upload Kritik&Saran id_kritiksaran isi_kritiksaran tangg al_kritik_saran KPI Evaluasi id_kpi_evaluasi kateg ori_kpi batas_atas batas_bawah Komentar Forum id_komentar tang g al_ag enda nama_kegiatan deslripsi_kegiatan
ID_FORUM = ID_FO RUM
ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_PENEMPATAN = ID_PENEMPATAN ID_JADWAL = ID_JADWAL ID_KPI = ID_KPI ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN ID_USER = ID_USER ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_JURUSAN = ID_JURUSAN ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN ID_USER = ID_USER
ID_USER = ID_USER ID_KRITERIAPENILAIAN = ID_KRITERIAPENILAIAN
ID_MAPEL = ID_MAPEL ID_PERMINTAAN = ID_PERMINTAAN ID_SISWA = ID_SISW A ID_USER = ID_USER ID_USER = ID_USER ID_USER = ID_USER USER ID_USER integer USER varchar(20) PASS varchar(50) LEVEL varchar(20) BLOKIR char(1) SECRET varchar(20) AKTIF integer SISWA ID_SISWA integer ID_USER integer ID_JURUSAN integer NIS varchar(10) NAMA_SISWA varchar(50) JK_SISWA varchar(10) ALAMAT_SISWA varchar(30) TEMPAT_LAHIR_SISWA varchar(30) TANGGAL_LAHIR_SISWA date FOTO_SISWA varchar(100) NILAI_AKADEMIK ID_NILAI integer ID_MAPEL integer NILAI_AKHIR integer MAT APELAJARAN ID_MAPEL integer ID_JURUSAN integer MAPELAJARAN varchar(50) PERUSAHAAN ID_PERUSAHAAN integer ID_USER integer NAMA_PERUSAHAAN varchar(50) ALAMAT_PERUSAHAAN varchar(50) KOTA varchar(50) TELEPON varchar(20) WEBSITE varchar(50) EMAIL varchar(50) STATUS varchar(20) FOTO_PERUSAHAAN varchar(100) USULAN_DARI integer AKTIF_PERUSAHAAN varchar(10) GURU ID_GURU integer ID_USER integer ID_JURUSAN integer NIP varchar(50) NAMA_GURU varchar(30) JK_GURU varchar(10) JABATAN char(1) ALAMAT_GURU varchar(30) TEMPAT_LAHIR_GURU varchar(20) TANGGAL_LAHIR_GURUdate FOTO_GURU varchar(100) PENJADWALAN ID_JADWAL integer TAHUN_AJARAN date GELOMBANG varchar(10) BULAN_MULAI integer TAHUN_MULAI integer BULAN_SELESAI integer TAHUN_SELESAI integer KRIT ERIA_PENILAIAN ID_KRIT ERIAPENILAIAN integer ID_JURUSAN integer GROUP_KRITERIA varchar(20) JENIS_KRITERIA varchar(20) NAMA_KRITERIA varchar(20) PERMINTAAN ID_PERMINTAAN integer ID_PERUSAHAAN integer ID_JADWAL integer RAT A_NILAI_AKADEMIK integer DAYA_TAMPUNG_PRIA integer DAYA_TAMPUNG_WANITA integer TANGGAL_PERMINTAAN date AGENDA ID_AGENDA integer ID_USER integer TANGGAL_AGENDA date NAMA_KEGIATAN varchar(100) DESKRIPSI_KEGIATAN varchar(100) FORUM_DISKUSI ID_FORUM integer ID_USER integer TANGGAL_FORUM date TOPIK varchar(50) ISI long varchar
NILAI_PRAKERIN ID_NILAIPRAKERIN integer ID_KRITERIAPENILAIAN integer ID_PENEMPATAN integer NILAI_PRAKERIN integer KPI_EVENT ID_KPI integer NAMA_KPI varchar(20) NILAI varchar(10) PENEMPATAN_SISWA ID_PENEMPATAN integer ID_SISWA integer ID_PERMINTAANinteger JURUSAN ID_JURUSAN integer KODE_JURUSAN varchar(20) NAMA_JURUSAN varchar(20) KET ERANGAN varchar(30)
FILE ID_FILE integer ID_USER integer JUDUL_FILE varchar(50) DESKRIPSI_FILE long varchar NAMA_FILE varchar(40) TANGGAL_UPLOAD timestamp
KRIT IK_SARAN ID_KRITIKSARAN integer ID_PERUSAHAAN integer ISI_KRITIKSARAN long varchar TANGGAL_KRIT IK_SARAN timestamp
KPI_EVALUASI ID_KPI_EVALUASI integer ID_KPI integer KAT EGORI_KPI varchar(20) BAT AS_AT AS varchar(10) BAT AS_BAWAH varchar(10) KOMENTAR_FORUM ID_KOMENTAR integer ID_FORUM integer TANGGAL_AGENDA date NAMA_KEGIATAN varchar(100) DESLRIPSI_KEGIATAN varchar(100)
2. Form Penempatan Siswa
Form penempatan siswa merupakan hasil dari pengolahan sistem sehingga menghasilkan informasi penempatan siswa. Form penempatan siswa dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Penempatan Siswa
3. Form Nilai Prakerin Siswa
Form nilai prakerin merupakan hasil dari inputan nilai perusahaan dan guru pembimbing,kemudian diambil rata-rata dari masing-masing nilai yang kemudian menjadi nilai akhirnya. Form nilai prakerin siswa dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7 Tampilan Form Jawaban Latihan Materi
4. Monitoring KPI Event
Monitoring KPI event digunakan kepala prakerin untuk melihat seluruh hasil nilai prakerin siswa yang kemudian diambil rata-rata dan dibandingkan dengan nilai target
yang sudah ditentukan oleh pihak manajer sekolah. Form ini untuk melihat tingkat keberhasilan yang dicapai siswa melalui nilai yang didapat dari perusahaan.
Gambar 8 Form Monitoring KPI Event
5. Monitoring KPI Evaluasi
Monitoring KPI Evaluasi digunakan kepala prakerin untuk mengevaluasi pencapaian target dari KPI event sebelumnya. Termasuk dalam kategori apa pencapaian nilai rata-rata yang sudah dihasilkan.
Gambar 9 Form Monitoring KPI Evaluasi
6. Laporan Grafik Nilai Prakerin
Grafik nilai prakerin digunakan untuk menampilkan informasi rata-rata dari nilai prakerin yang diperoleh seluruh siswa yang mengikuti prakerin. Dengan adanya
grafik nilai dapat diketahui rata-rata perolehan nilai prakerin di tiap jurusan dan jadwal prakerin.
Gambar 10 Laporan Grafik Nilai Prakerin per Jurusan
7. Laporan Grafik Nilai per Jadwal
Laporan grafik nilai prakerin siswa berdasarkan jadwal atau waktu prakerin.
Gambar 11 Laporan Grafik Nilai Prakerin per Jadwal
Kesimpulan
Pada proses pembuatan sistem informasi praktek kerja industri berbasis web dapat diambil beberapa kesimpulan, diantaranya:
1. Program dapat menghasilkan sistem yang
mampu mengolah dan menyediakan
informasi mengenai praktek kerja industri kepada siswa, pihak sekolah maupun perusahaan yang berkerjasama
2. Sistem informasi praktek kerja industri
dapat menampilkan evaluasi penilaian hasil prakerin untuk pihak sekolah dalam memonitoring perkembangan peserta didik selama pelaksanaan program prakerin.
Daftar Pustaka
Amtu, Onisimus. 2011. Manajemen
Pendidikan di Era Otonomi Daerah, Bandung: AlfaBeta
Casley, J., and D.K Kumar, 1989. The
collection, analysis and use of monitoring and Evaluation data. A World Bank Publication
Hariyanti, Eva, 2008, Metodologi
Pembangunan Dashboard sebagai Alat Monitoring Kinerja Organisasi Studi Kasus Institut Teknologi Bandung.
Herlambang, Soendoro, dan Haryanto
Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi:
konsep, teknologi, dan manajemen,
Graha Ilmu, Yogyakarta.
Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisis & Desain
Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
Kendall Keneth E,Kendall Julie E.2003.
Analisis dan Perancangan SIstem. Jilid 1. Edisi 5. Prenhallindo. Jakarta.
Romeo, 2003. Testing dan Implementasi
Sistem, Edisi Pertama, Surabaya: STIKOM Surabaya.
Shanti, Ida Ayu Prima, 2005. Jurnal:
Sidik, Betha, 2003, MySQL Untuk Pengguna, Administrator, dan Pengembangan Aplikasi Web, Informatika, Bandung
Wena, Made. (1996). Pendidikan Sistem
Ganda. Bandung: Tarsito.
Muhidin, S. A. 2010. Praktek Kerja Industri.
Diakses tanggal 10 Januari 2012, http://sambasalim.com/pendidikan/pra ktek-kerja-industri-2.html.
