MINYAK (BBM) PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) MOR I
3.1Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi adalah merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dankomponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi bagi para pengguna atau pemakainya.
Definisi lain menurut Widjajanto (2001:4), sistem informasi akuntansi adalahsusunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkoordinasikan secara erat didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
3.2Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Fungsi dari sistem informasi akuntansi menurut Gondodiyoto (2007 : 124) adalah sebagai berikut :
a) Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya klerikal seminimal mungkin dan menyediakan informasi bagi pihak intern untuk pengelolaan kegiatan usaha (managers) serta para pihak terkait (stockholder/stakeholder).
b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian maupun struktur informasinya.
c) Untuk menerapkan implementasi sistem pengendalian intern, memperbaiki kinerja dan tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban akuntabilitas.
d) Menjaga/meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan.
Berdasarkan tujuan dan karakteristik sistem informasi akuntansi, jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan dan karakteristik sistem akuntansi berkaitan dengan kegiatan pengelolaan data transaksi keuangan dan non keuangan menjadi informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pemakainya (accounting information users). Peranan sistem informasi akuntansi dalam organisasi
pengambilan keputusan dari masukan-masukan yang objektif. Diantara semua faktor masukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah masukan yang berasal dari sistem informasi akuntansi. Akuntansi itu sendiri, sebagai suatu sistem informasi yang mencakup kegiatan mengidentifikasikan, menghimpun, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak.
3.3Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001), sistem informasi memiliki empat tujuan umum dalam penyusunannya, yaitu :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
3.4Persediaan
3.4.1 Pengertian Persediaan (Inventory)
manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi. Menurut Yamit (2001:2), persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Persediaan merupakan semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaan.
IAI (PSAK No. 14) memberikan pengertian persediaan yang lebih spesifik sebagai berikut :
Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal
Dalam proses produksi atau dalam perjalanan atau digunakan dalam
proses produksi atau pemberian jasa.
Dalam bentuk bahan baku atau perlengkapan untuk digunakan dalam
proses produksi dan pemberian jasa. 3.4.2 Jenis-Jenis Persediaan
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Rangkuti (2007) memaparkan persediaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis.
b. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
c. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
d. Persediaaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
3.4.3 Fungsi-Fungsi Persediaan
Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan/pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta menyampaikannya pada para pelanggan atau konsumen. Rangkuti (2007) menjelaskan adapun fungsi-fungsi persediaan oleh suatu perusahaan/pabrik adalah sebagai berikut.
a. Fungsi Decoupling
yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
b. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya- biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).
c. Fungsi Anticipate
Apabila perusahan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasional inventories).
Adapun jenis-jenis persediaan dari PT Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I adalah sebagai berikut :
1. Bahan Bakar Minyak : BioPertamax, Pertamax Pertamax Plus
BioPremium, Premium,
Solar, Bio Solar, Pertamina DEX Kerosine
Avtur
Minarex HVI 90 HVI 160 Lube Base Green Coke Asphalt 3. Gas:
Elpiji
Bahan Bakar Gas (BBG) Vigas
LPG CNG Musicool 4. Pelumas :
Fastron adalah minyak lumas mesin kendaraan dengan bahan dasar semi synthetic.
Prima XP SAE 20W - 50 adalah pelumas produksi Pertamina untuk mesin bensin.
2T Enviro merupakan pelumas kendaraan 2 Tak dengan bahan bakar bensin juga pelumas semi sintetis yang dibuat dari bahan dasar pelumas mineral ditambah bahan dasar pelumas sintetis Poly Isobutylene. Direkomendasikan untuk digunakan pada mesin kendaraan 2 Tak berbahan bakar bensin dengan pendingin udara.
Enduro 4T Meditran Rored
Petrokimia : Pure Teraphithalic Acid (PTA), Paraxyline, Benzene, Propyline, Sulfur.
3.5Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) Gambar 3.1.
Terima BBM/Non-BBM
Distribusi
Distribusi
a. Prosedur Pemesanan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Di dalam hal prosedur pemesanan BBM ini banyak melibatkan fungsi bagian di kantor unit sampai bagian fungsi di kantor pusat di Jakarta karena dalam proses ini harus dikaji dan diestimasi stok persediaannya di Instalasi dan Depot. Dalam prosedur ini ada beberapa faktor penting yang menjadi dasar dalam pemesanan BBM oleh kantor unit :
1. Estimasi untuk stok persediaan BBM di Instalasi dan Depot untuk periode 3 bulan ke depan.
DEPOT A
GR
Good Receipt
GI
Good Issue
P2 / Penerimaan –Penimbunan (Supervisor Receivieng Storage)
P1 / Penyerahan (Junior Supervisor
Distribution) MYSAP / OSDS
2. Realisasi penjualan BBM yang disalurkan dalam periode 3 bulan terakhir. 3. Kondisi cuaca yang buruk dimana berakibat terhambatnya proses
pengiriman BBM oleh kapal tanker sehingga kantor unit dapat mengambil keputusan untuk mempercepat pemesanan BBM mengingat tempo waktu pengiriman akan memakan waktu yang lama dari biasanya karena cuaca yang buruk.
4. Adanya stok persediaan kritis mungkin akibat dari kesalahan estimasi penjualan oleh kantor unit atau penjualan BBM yang melonjak sehingga harus dilakukannya pemesanan BBM secara mendadak di luar dari jadwalnya.
Setelah disampaikan ke Direktorat Pemasaran dan Niaga melalui Programmer Pusat, maka akan dibuat REN alokasi BBM untuk rolling 3 bulan mendatang dan selanjutnya akan ditetapkan tanggal Daily Of Take (DOT).
Direktorat Pemasaran dan Niaga melalui Programmer Pusat selanjutnya menyampaikan rencana tersebut ke kilang minyak Pertamina atau jika diperlukan maka Pertamina juga dapat mengimpor BBMnya. Jika stok persediaan BBM di kilang tidak aman untuk supply BBM nasional / Instalasi yang akan disalurkan maka Direktorat Pemasaran dan Niaga dapat mengambil kebijakan impor BBM.
Setelah disampaikan ke kilang maka akan dibuat program Lifting yang merupakan program pengambilan BBM dari kilang. Setelah program ini disetujui maka akan dibuat dokumen Bill of Lading (B/L), dimana dokumen ini memuat tentang tanggal pengiriman, sarana pengangkutan, jumlah kuantitas BBM, jenis BBM, tujuan pengiriman dan lain-lain. Setelah sampai ditempat tujuan maka unit penerima akan membuat dokumen Certified of Quantity Discharge (CQD) yang merupakan sertifikat yang dibuat oleh unit penerima yang menyatakan tentang jumlah dan jenis muatan yang diterima di pelabuhan tujuan.
b. Prosedur Penyimpanan dan Penimbunan Bahan Bakar Minyak (BBM)
Pada prosedur ini, yang dahulu menerima informasi adalah Pengawas P&P mengenai data nominasi tanker dari kantor pusat / unit via telepon kemudian dimasukkan dalam buku jurnal. Setelah tanker tiba di Rede mengatur waktu dan lokasi penyandaran tanker dan menginstruksikan kepada Pws. Penimbun & Pws. Tanker Discharged untuk persiapan penerimaan dan penimbun BBM. Kemudian Pws. Penimbun dan Pws. Penerimaan mencatat Informasi Data Nominasi pada Laporan Harian Staff Shift Supervisor serta memeriksa dan menyiapkan jalur pipa discharged dan tangki timbun untuk penerimaan dengan tetap memperhatikan aspek K3LL.
Pws. Tanker Discharged memasang arde kapal setelah tanker sandar dan menerima dokumen cargo tanker dari pihak tanker meliputi : NOR, BL, Manifest, Certificate of Quality, CQL, SFAL. Jika BBM impor maka Pws. Tanker Discharged mengambil sampel kemudian diserahkan kepada Pws. P&P untuk diuji mutu dan kualitas di laboratorium. Setelah diuji maka Pws. P&P melaporkan hasil pengujian ke Kantor Pusat atau Kantor Unit apakah BBM dapat dibongkar (OK) atau tidak (NO). Apabila sudah mendapat keputusan OK (dapat dibongkar) maka Pws. Penimbun Mengukur tangki timbun dan setelah memastikan tangki timbun darat siap menerima, menginformasikan kepada Pws. Tanker Discharged untuk memulai pembongkaran.
bounding. Apabila ada sisa/ ROB, mengukur ullage tangki cargo kapal dan tangki bunker kapal, untuk memastikan jumlah sisa cargo di kapal dan dituangkan dalam Form Ullage Report After Discharged (SFAD). dan hasil perhitungan ini di
serahkan ke Pws. Penimbun, dengan tetap memperhatikan aspek K3LL. Lalu Pws. Penimbun menuangkan hasil kalkulasi tersebut ke dalam F-CQD, bila ada sisa muatan di kapal diterbitkan New BL dan Manifest.
Pihak Pws. Penimbun menyerahkan konsep CQD kepada Pws. P&P dan setelah ditandatangani maka semua dokumen diserahkan kepada Pws. Adm. Distribusi dan selanjutnya Adm. Distribusi Membuat kalkulasi penerimaan BBM / BBK dalam dokumen CQD. Apabila timbul deviasi diatas toleransi (0,30 %) untuk Supply Loss dibuatkan Query dan untuk Discharged Loss diatas toleransi (0,30 %) dibuatkan Nota Klaim. CQD ditandatangani, Query dan Nota Klaim diparaf, kemudian disampaikan kepada Pws. P&P.
3.6Prosedur Pengeluaran Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) Gambar 3.2
Prosedur Penerimaan Persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM)
H 2 H
o SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) o APMS (Agen Premium Minyak Solar)
1005
o Domestik Gas
o SPPBE (Stasiun Pengisian dan Pengangkutan Bulk Elpiji) o Agen-agen Industri
1003
o Aviasi (Perusahaan Penerbangan) 1006
o Petrokimia
Proses pelayanan penjualan BBM kepada pelanggan tersebut harus memenuhi sistem/prosedur yang telah diterapkan oleh PT. Pertamina, dimana prosedur penjualan BBM tersebut adalah sebagai berikut :
1. Setiap pelanggan (costumer) memiliki nomor pelanggan berupa SP & SH yang telah dibuat dan dikeluarkan oleh di bagian Penjualan PT. Pertamina kepada masing-masing pelanggan.
2. Pelanggan tersebut melakukan penyetoran ke bank yang telah direfrensikan oleh PT. Pertamina dengan memasukkan jenis pesanan produk BBM, jumlah pesanan, nama pemesan, tanggal penyerahan dan lain-lain.
3. Bukti setoran dibawa oleh pelanggan ke Depot/Instalasi untuk dibuatkan Sales Order (SO) nya tetapi jika ada fasilitas OPBS di bank maka
4. Pihak PT. Pertamina melalaui petugas di Depot/instalasi membuat dan mencetak Delivery Order (DO) untuk Sales Order yang telah terhubung secara otomatis melalui sistem MYSAP maupun yang dibuat langsung di Depot.
5. Selanjutnya melalui pengangkutan/transportir dari PT. PERTAMINA akan mengangkut produk BBM pesanan yang diantar ke lokasi alamat penyerahan sesuai dengan jenis produk dan jumlah pesanan.
6. Dalam tahap berikut ini, sistem MYSAP sangat berpengaruh dalam men-download data EBS dari bank pada saat malam hari dimana dan berdasarkan data EBS kemudian dibuatDownpayment (DP) document, dimana proses ini dilakukan oleh fungsi keuangan di Depot
7. Selanjutnya dilakukan proses Good Issue pada saat produk BBM tersebut diserahkan kepada pelanggan yang dilakukan juga oleh fungsi keuangan di Depot/Instalasi yang akan ditransfer ke kantor unit.
8. Selanjutnya proses billing yaitu proses membuat dokumen akunting (A/R document) yang dilakukan setiap hari oleh bagian Arus Minyak di kantor unit PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan
9. Dan proses clearing antara A/R document dan Downpayment Document yang telah dilakukan secara otomatis dengan sistem MYSAP dan Sistem OSDS oleh bagian Arus Minyak di kantor unit PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan untuk periode tertentu.
Dalam pencatatan persediaan, perusahaan menggunakan metode FIFO (First In First Out), dimana persediaan BBM yang pertama kali masuk ke area
Selanjutnya persediaan BBM yang baru masuk akan digunakan sebagai stok dalam penjualan untuk beberapa waktu berikutnya. Pengecekan stok persediaan BBM akan dilakukan secara terus-menerus setiap hari di Depot dan dilaporkan setiap hari ke setiap bagian di kantor unit PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan.
Sistem pencatatan persedian yang diterapkan pada PT. Pertamina adalah sistem perpetual dimana setiap dilakukan penyerahan produk BBM diserahkan kepada pelanggan maka bagian keuangan di Depot akan melakukan proses Good Issue dan selanjutnya data akan ditranfer untuk pembuatan proses billing dalam pembuatan dokumen akuntingnya setiap hari oleh bagian Arus Minyak di kantor unit. Pada bagian arus minyak di kantor unit dilakukan pengolahan data dengan menggunakan sistem MYSAP dan sistem OSDS secara otomatis sampai tahap pembuatan clearing antara A/R document dan Downpayment document untuk periode tertentu. Sistem MYSAP dan sistem OSDS sangat mempermudah pengolahan data untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis.
3.7Pengendalian Intern Persediaan
3.7.1 Pengertian Pengendalian Intern
Defenisi pengendalian intern menurut Mulyadi (2008) mengemukakan “sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran
-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kendala data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan.
b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
o Untuk menjaga aktiva perusahaan.
o Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi.
o Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
3.7.2 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2009) untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum.
Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap
suatu transaksi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
1) Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. 3) Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh
Menurut Bambang Hartadi (1999) Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi :
a. Pemisahan Fungsi
Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas.
b. Prosedur Pemberian Wewenang
Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang.
c. Prosedur Dokumentasi
Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi.
d. Prosedur dan Catatan Akuntansi
Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.
e. Pengawasan Fisik
Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi.
f. Pemeriksaan Intern Secara Bebas
perhitungan kembali penerimaan kas . Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data.
Perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengerahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan. PT Pertamina (Persero) MOR I Medan telah menerapkan prinsip-prinsip fungsi pengendalian intern yang baik dalam sistem persediaan yaitu dengan di pimpin oleh manajer bidang persedian. Manajer bidang persediaan bertanggung jawab atas kegiatan atau transaksi yang berhubungan dengan persediaan perusahaan baik pengeluaran maupun pemasukan persedian. Tugas lain dari manajer persedian yaitu mengkoordinasi kegiatan pemasaran meliputi pengadaan, penjualan, pengangkutan, penimbunan dan penyaluran persediaan.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) (2005),
mendefinisikan sebagai pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta mulik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan data efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Berdasrkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrasion control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan
dalam organisasi secara tegas, atau fungsi pelaksanaan (operation), penyimpanan (custodian), dan penyelenggaraan catatan (recording). Sistem pengendalian intern
berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisiensi dan mematuhi kebijakan perusahaan, apabila empat syarat berikut ini terpenuhi.
a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tetap.
b. Pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik yang menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban usaha.
c. Terselenggaranya praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing. d. Karyawan dengan tingkat kecukupan memadai sesuai dengan tanggung
jawabnya.
3.8Pemeriksaan Persedian
melakukan pemeriksaan yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor.
Pemeriksaan persediaan tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal melakukan pemeriksaan persediaan setiap 6 bulan, sedangkan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari. Audit internal akan melaksanakan pemeriksaan persediaan dan kemudian diserahkan ke pusat agar dikoreksi kebenarannya. Selain mengadakan pemeriksaan stok persediaan untuk mencegah penyelewengan atau pemakaian persediaan oleh yang tidak berhak, perhitungan jumlah persediaan juga dilakukan oleh perusahaan.
Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk pimpinan perusahaan dihadapkan kepada kepala gudang dan dihadiri beberapa orang lain yang ditugaskan untuk melakukan perhitungan persediaan. Hasil pemeriksaan persedian tersebut dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta.
Untuk lebih sempurna sistem pengawasan persediaan perusahaan, pihak managemen juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran persediaan dengan realisasinya setiap 6 bulan. Hal ini brtujuan untuk menilai apakah anggaran yang telah disetujui sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi penyimpangan maka akan dilakukan tindakan koreksi.
usaha-usaha pemeriksaan untuk memastikan bahwa laporan keuangan tidak mengandung kesalahan material.
Umumnya dikenal 2 tipe kesalahan yaitu : error dan irregularities. Kedua tipe ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur yang menemukan kedua tipe kesalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat ditemukan dengan mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai tingkat kejujuran manajemen, melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain.
3.9Prinsip Pengendalian Intern yang Diterapkan pada PT Pertamina MOR I Medan
1. Pemisahan Fungsi
Pada PT Pertamina MOR I Medan pemisahan fungsi sudah dilakukan yaitu dengan adanya struktur organisasi. Kita dapat melihat masing-masing tugas dan wewenang sudah diklasifikasikan dengan tujuan untuk mencapai suatu efisiensi pelaksaan tugas.
2. Prosedur Pemberian wewenang
3. Prosedur Dokumentasi
Dokumentasi yang dilakukan PT Pertamina adalah dengan mencatat setiap transaksi yang terjadi yaitu berupa faktur, invoice, serta rekapitulasi permintaan dan pengeluaran persediaan.
4. Prosedur dan Catatan Akuntansi
Siklus pencatatan pembukuan persediaan pada PT Pertamina dilaksanakan dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa invoice, pelaporan kas dengan menggunakan buku bank petama, laporan piutang (account receivable), serta laporan keuangan dengan pencatatan laporan arus kas.
5. Pengawasan Fisik
Pengwasasan fisik yang dilakukan PT Pertamina berupa pemeriksaan persediaan secara berkala. Yaitu setiap persediaan diperiksa 6 bulan sekali, sedangkan pemeriksaan harian dilakukan setiap hari.
6. Pemeriksaan Intern secara bebas
Berdasarkan uraian-uraian yang penulis sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan dan mengajukan saran-saran yang akan bermanfaat dan berguna pada PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan di masa yang akan datang.
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah penulis kemukakan dengan landasan teori yang berhubungan, maka penulis menarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi persediaan pada PT Pertamina (Persero) MOR I Medan berjalan dengan baik karena telah memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern, sebagai berikut :
1. Struktur organisasi PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan telah menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab dengan jelas dan benar sehingga pengendalian / pengawasan intern dapat dilaksanakan.
2. Penerapan sistem informasi dalam perusahaan sebagai alat bantu dalam proses pencatatan dan pengolahan data persediaan, maka laporan-laporan dapat dihasilkan secara cermat, lengkap, tepat dan berguna bagi perusahaan.
keduanya saling mendukung untuk menghasilkan data persediaan BBM serta mendukung proses penyusunan laporan.
4. Perusahaan menetukan jumlah pemesanan BBM berikutnya berdasarkan penjualan BBM dalam periode 3 bulan sebelumnya.
5. Sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi persediaan melalui sistem informasi akuntansi yang dilaksanakan PT. Pertamina (Persero) MOR I Medan telah menjalankan prosedur-prosedur pengolahan data persediaan yang baik disertai dengan dokumen yang jelas.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis memberikan beberapa saran guna memecahkan persoalan yang dihadapi PT. Pertamina (persero) MOR I Medan, yang juga mungkin berguna bagi semua pihak. Adapun saran-saran penulis adalah sebagai berikut :
1. Pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi hendaknya dilaksanakan sesuai dengan sistem akuntansi, dimana datanya akan dimulai dari transaksi sampai pada saat pelaporan. Pencatatan yang terjadi akan lebih terencana dan dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat lebih mudah melakukan usaha-usaha koreksi dan perbaikan secara lebih dini.
3. Sistem yang digunakan dalam pengolahan data pada perusahaan sebaiknya di update dengan spesifiaksi yang lebih baik karena belum semua data-data persediaan dapat diolah secara optimal dan akurat.
4. Bagian Sistem Informasi dan Komunikasi (SIK) harus lebih intensif lagi melakukan maintance terhadap peralatan komputer yang digunakan dan infrastruktur jaringan LAN (Local Area Network) agar lebih dikembangkan karena sebagian besar proses pemesanan dan penjualan dilakukan dengan online sehingga kecepatan dan ketepatan sangat diperlukan.
