MODUL BEST PRACTICE
ATASE IMIGRASI
AGILE, ADAPTIF, DAN PIVOTING
BEST PRACTICE KBRI KUALA LUMPUR JAMAN NOW
Teknis Substantif Bidang Keimigrasian
Mulkan Lekat, S.H., M.M.
Wiharyani, M.Si.
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
ATASE IMIGRASI
AGILE, ADAPTIF, DAN PIVOTING
BEST PRACTICE KBRI KUALA LUMPUR JAMAN NOW
Teknis Substantif Bidang Keimigrasian
KBRI Kuala lumpur sebagai salah satu perwakilan tersibuk di dunia, selalu melakukan inovasi dalam meningkatkan pelayanan yang berkualitas kepada WNI, setiap hari pemohon yang paspor yang datang ke KBRI KL kurang lebih 1000 pemohon untuk mengurus dokumen keimigrasian. Sebelumnya wajah KBRI Kuala Lumpur selalu dipenuhi dengan pemandangan Antrean pemohon yang membludak hingga ke jalan raya setiap pagi hari, bahkan tidak jarang pemohon yang berdatangan dari luar wilayah Kuala Lumpur tiba tengah malam dan harus bermalam di Trotoar sekitar gedung KBRI.
Tantangan mengubah kondisi peningkatan jumlah pelayanan dan kasus yang tidak berbanding lurus dengan pengembangan sarana dan prasarana yang ada, dijawab oleh kebijakan KBRI KL dengan terus mengembangkan berbagai inovasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada WNI. Faktor pengungkit dari keberhasilan tantangan tersebut adalah pelayanan imigrasi yang lebih agile, lebih adaptif dan bisa pivoting dalam mewujudkan berbagai inovasi dan membentuk wajah baru KBRI KL, sehingga mampu menjawab tuntutan pelayanan publik jaman now.
ATASE IMIGRASI
AGILE, ADAPTIF, DAN PIVOTING
BEST PRACTICE KBRI KUALA LUMPUR JAMAN NOW
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2014
TENTANG HAK CIPTA Pasal 1
(1) Hak Cipta adalah hak eksklusif pencipta yang timbul secara otomatis berdasarkan prinsip deklaratif setelah suatu ciptaan diwujudkan dalam bentuk nyata tanpa mengurangi pembatasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 113
(1) Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp 100.000.000 (seratus juta rupiah).
(2) Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/ atau pidana denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). (3) Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta
atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (l) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/ atau pidana denda paling banyak Rp1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah).
(4) Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).
ATASE IMIGRASI
AGILE, ADAPTIF, DAN PIVOTING
BEST PRACTICE KBRI KUALA LUMPUR JAMAN NOW
Teknis Substantif Bidang Keimigrasian
PENULIS:
Mulkan Lekat, S.H., M.M.
Wiharyani, M.Si.
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
MODUL BEST PRACTICE
ATASE IMIGRASI
AGILE, ADAPTIF, DAN PIVOTING
BEST PRACTICE KBRI KUALA LUMPUR JAMAN NOW
Teknis Substantif Bidang Keimigrasian
Mulkan Lekat, S.H., M.M.
Wiharyani, M.Si.
BPSDM KUMHAM Press
Jalan Raya Gandul No. 4 Cinere – Depok 16512
Telepon (021) 7540077, 754124 Faksimili (021) 7543709, 7546120 Laman : http://bpsdm.kemenkumham.go.id
Cetakan ke-1 : September 2020 Perancang Sampul : M. Ari
Penata Letak : M. Ari
Ilustrasi sampul : http://kbrikualalumpur.org x+70 hlm.; 18 × 25 cm
ISBN: 978-623-93578-3-2
Hak cipta dilindungi Undang-Undang. Dilarang mengutip dan memublikasikan
sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin dari Penerbit Dicetak oleh:
PERCETAKAN POHON CAHAYA isi di luar tanggung jawab percetakan
SAMBUTAN
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia-Nya Modul Best Practice berjudul “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan
Pivoting Best Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now” telah terselesaikan.
Modul ini disusun untuk membekali para pembaca agar mengetahui dan memahami salah satu tugas dan fungsi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Modul Best Practice merupakan strategi pendokumentasian pengetahuan
tacit yang masih tersembunyi dan tersebar di banyak pihak, untuk menjadi
bagian dari aset intelektual organisasi. Langkah ini dilakukan untuk memberikan sumber-sumber pengetahuan yang dapat disebarluaskan sekaligus dipindahtempatkan atau replikasi guna peningkatan kinerja individu maupun organisasi. Keberadaan Modul Best Practice dapat mendukung proses pembelajaran mandiri, pengayaan materi pelatihan, dan peningkatan kemampuan organisasi dalam konteks pengembangan kompetensi yang terintegrasi (Corporate University) dengan pengembangan karier.
Modul Best Practice pada artinya dapat menjadi sumber belajar guna memenuhi hak dan kewajiban pengembangan kompetensi paling sedikit 20 jam pelajaran (JP) bagi setiap pegawai. Hal ini sebagai implementasi amanat Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN).
Dalam kesempatan ini, kami atas nama Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi Manusia menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak atas dukungan dan kontribusinya dalam penyelesaian modul ini. Segala kritik dan saran sangat kami harapkan guna peningkatan kualitas publikasi ini. Semoga modul ini dapat berkontribusi positif bagi para pembacanya dan para pegawai di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
SAMBUTAN
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia-Nya Modul Best Practice berjudul “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan
Pivoting Best Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now” telah terselesaikan.
Modul ini disusun untuk membekali para pembaca agar mengetahui dan memahami salah satu tugas dan fungsi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Modul Best Practice merupakan strategi pendokumentasian pengetahuan
tacit yang masih tersembunyi dan tersebar di banyak pihak, untuk menjadi
bagian dari aset intelektual organisasi. Langkah ini dilakukan untuk memberikan sumber-sumber pengetahuan yang dapat disebarluaskan sekaligus dipindahtempatkan atau replikasi guna peningkatan kinerja individu maupun organisasi. Keberadaan Modul Best Practice dapat mendukung proses pembelajaran mandiri, pengayaan materi pelatihan, dan peningkatan kemampuan organisasi dalam konteks pengembangan kompetensi yang terintegrasi (Corporate University) dengan pengembangan karier.
Modul Best Practice pada artinya dapat menjadi sumber belajar guna memenuhi hak dan kewajiban pengembangan kompetensi paling sedikit 20 jam pelajaran (JP) bagi setiap pegawai. Hal ini sebagai implementasi amanat Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN).
Dalam kesempatan ini, kami atas nama Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi Manusia menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak atas dukungan dan kontribusinya dalam penyelesaian modul ini. Segala kritik dan saran sangat kami harapkan guna peningkatan kualitas publikasi ini. Semoga modul ini dapat berkontribusi positif bagi para pembacanya dan para pegawai di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
Selamat Membaca.... Salam Pembelajar....
Jakarta, Agustus 2020
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi Manusia
Dr. Asep Kurnia
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Mahakuasa, karena atas kehendak dan perkenanan-Nya, kita masih diberi kesempatan dan kesehatan dalam rangka penyusunan Modul Best Practice berjudul “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan Pivoting Best Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now”.
Modul Best Practice “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan Pivoting Best
Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now” menjadi sumber pembelajaran
dalam meningkatkan pemahaman dan pengetahuan terhadap keberagaman bidang tugas dan fungsi serta kinerja organisasi Kemenkumham. Selain itu modul ini juga menjadi upaya untuk memperkuat dan mengoptimalkan kegiatan pengabadian aset intelektual dari pengetahuan tacit individu menjadi pengetahuan organisasi. Pengetahuan tacit yang berhasil didokumentasikan akan sangat membantu sebuah organisasi dalam merumuskan rencana strategis pengembangan kompetensi baik melalui pelatihan maupun belajar mandiri, serta implementasi Kemenkumham Corporate University (CorpU).
Demikian Modul Best Practice “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan Pivoting
Best Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now” ini disusun, dengan harapan
modul ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan kompetensi para pembaca khususnya pegawai di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Depok, 26 Oktober 2020 Kepala Pusat Pengembangan Diklat Teknis dan
Kepemimpinan,
Hantor Situmorang
Selamat Membaca.... Salam Pembelajar....
Jakarta, Agustus 2020
Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Hukum dan Hak Asasi Manusia
Dr. Asep Kurnia
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Mahakuasa, karena atas kehendak dan perkenanan-Nya, kita masih diberi kesempatan dan kesehatan dalam rangka penyusunan Modul Best Practice berjudul “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan Pivoting Best Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now”.
Modul Best Practice “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan Pivoting Best
Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now” menjadi sumber pembelajaran
dalam meningkatkan pemahaman dan pengetahuan terhadap keberagaman bidang tugas dan fungsi serta kinerja organisasi Kemenkumham. Selain itu modul ini juga menjadi upaya untuk memperkuat dan mengoptimalkan kegiatan pengabadian aset intelektual dari pengetahuan tacit individu menjadi pengetahuan organisasi. Pengetahuan tacit yang berhasil didokumentasikan akan sangat membantu sebuah organisasi dalam merumuskan rencana strategis pengembangan kompetensi baik melalui pelatihan maupun belajar mandiri, serta implementasi Kemenkumham Corporate University (CorpU).
Demikian Modul Best Practice “Atase Imigrasi Agile, Adaptif, dan Pivoting
Best Practices KBRI Kuala Lumpur Jaman Now” ini disusun, dengan harapan
modul ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan kompetensi para pembaca khususnya pegawai di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Depok, 26 Oktober 2020 Kepala Pusat Pengembangan Diklat Teknis dan
Kepemimpinan,
Hantor Situmorang
DAFTAR ISI
Sambutan ... v
Kata Pengantar ... vii
Daftar Isi ... ix Bab 1 Pendahuluan... 1 A. Latar Belakang ... 3 B. Deskripsi Singkat ... 4 C. Tujuan Pembelajaran ... 4 D. Materi Pokok ... 5 E. Petunjuk Belajar ... 5
BAB 2 Agile dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL ... 6
A. Konsep Agile dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi ... 6
B. Permasalahan Tugas Kerja Mewujudkan Agile ... 10
C. Strategi Mencapai Agile dalam Pelayanan Imigrasi ... 12
D. Si-LACI (Sistem Layanan Ambil Cepat Imigrasi) ... 13
E. Si-Ponco (Sistem Pengambilan Nomor Anti Calo) ... 15
F. Peningkatan kerja dan capaian tugas dengan Si-LACI dan Si-Ponco ... 17
BAB 3 Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL ... 20
A. Konsep Adaptif dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi ... 20
B. Permasalahan Tugas Kerja Atase Migrasi Mewujudkan Adaptif ... 22
C. Strategi Mencapai Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi ... 23
D. Ancol (Antrean Cara Online ) ... 24
E. Sistem Informasi Paspor berbasis SMS Gateway ... 26
DAFTAR ISI
Sambutan ... v
Kata Pengantar ... vii
Daftar Isi ... ix Bab 1 Pendahuluan... 1 A. Latar Belakang ... 3 B. Deskripsi Singkat ... 4 C. Tujuan Pembelajaran ... 4 D. Materi Pokok ... 5 E. Petunjuk Belajar ... 5
BAB 2 Agile dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL ... 6
A. Konsep Agile dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi ... 6
B. Permasalahan Tugas Kerja Mewujudkan Agile ... 10
C. Strategi Mencapai Agile dalam Pelayanan Imigrasi ... 12
D. Si-LACI (Sistem Layanan Ambil Cepat Imigrasi) ... 13
E. Si-Ponco (Sistem Pengambilan Nomor Anti Calo) ... 15
F. Peningkatan kerja dan capaian tugas dengan Si-LACI dan Si-Ponco ... 17
BAB 3 Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL ... 20
A. Konsep Adaptif dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi ... 20
B. Permasalahan Tugas Kerja Atase Migrasi Mewujudkan Adaptif ... 22
C. Strategi Mencapai Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi ... 23
D. Ancol (Antrean Cara Online ) ... 24
E. Sistem Informasi Paspor berbasis SMS Gateway ... 26
BAB 4 Pivoting: Perubahan Strategi Pengiriman Paspor ... 30
A. Konsep Pivoting dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi ... 31
B. Permasalahan Tugas Kerja Mewujudkan Pivoting ... 32
C. Strategi Mencapai Pivoting dalam Pelayanan Imigrasi ... 32
D. Kipas (Kirim Paspor Pakai Pos) ... 33
E. Strategi Pelayanan Imigrasi di KBRI KL Saat Pandemi Covid-19 ... 35
F. Peningkatan Kerja dan Capaian Tugas dengan Kipas ... 38
BAB 5 Keberhasilan Agile, Adaptif, dan Pivoting dalam Pelayanan Imigrasi ... 40
A. Kesuksesan dan Penghargaan yang Diraih ... 41
B. Tantangan Pelayanan Imigrasi ke Depannya. ... 43
BAB 6 Penutup ... 44
A. Simpulan ... 45
B. Saran dan Rekomendasi ... 45
Glosarium ... 46 Daftar Pustaka ... 48 Lampiran ... 50 Biodata Penulis ... 66
BAB 1
PENDAHULUAN
Salam Para Pembelajar.KBRI Kuala lumpur sebagai salah satu perwakilan tersibuk di dunia, selalu melakukan inovasi dalam meningkatkan pelayanan yang berkualitas kepada WNI, setiap hari pemohon yang paspor yang datang ke KBRI KL kurang lebih 1000 pemohon untuk mengurus dokumen keimigrasian. Sebelumnya wajah KBRI Kuala Lumpur selalu dipenuhi dengan pemandangan Antrean pemohon yang membludak hingga ke jalan raya setiap pagi hari, bahkan tidak jarang pemohon yang berdatangan dari luar wilayah Kuala Lumpur tiba tengah malam dan harus bermalam di Trotoar sekitar gedung KBRI.
Tantangan mengubah kondisi peningkatan jumlah pelayanan dan kasus yang tidak berbanding lurus dengan pengembangan sarana dan prasarana yang ada, dijawab oleh kebijakan KBRI KL dengan terus mengembangkan berbagai inovasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada WNI. Faktor pengungkit dari keberhasilan tantangan tersebut adalah pelayanan imigrasi yang lebih agile, lebih adaptif dan bisa pivoting dalam mewujudkan berbagai inovasi dan membentuk wajah baru KBRI KL, sehingga mampu menjawab tuntutan pelayanan publik jaman now.
BAB 4 Pivoting: Perubahan Strategi Pengiriman Paspor ... 30
A. Konsep Pivoting dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi ... 31
B. Permasalahan Tugas Kerja Mewujudkan Pivoting ... 32
C. Strategi Mencapai Pivoting dalam Pelayanan Imigrasi ... 32
D. Kipas (Kirim Paspor Pakai Pos) ... 33
E. Strategi Pelayanan Imigrasi di KBRI KL Saat Pandemi Covid-19 ... 35
F. Peningkatan Kerja dan Capaian Tugas dengan Kipas ... 38
BAB 5 Keberhasilan Agile, Adaptif, dan Pivoting dalam Pelayanan Imigrasi ... 40
A. Kesuksesan dan Penghargaan yang Diraih ... 41
B. Tantangan Pelayanan Imigrasi ke Depannya. ... 43
BAB 6 Penutup ... 44
A. Simpulan ... 45
B. Saran dan Rekomendasi ... 45
Glosarium ... 46 Daftar Pustaka ... 48 Lampiran ... 50 Biodata Penulis ... 66
BAB 1
PENDAHULUAN
Salam Para Pembelajar.KBRI Kuala lumpur sebagai salah satu perwakilan tersibuk di dunia, selalu melakukan inovasi dalam meningkatkan pelayanan yang berkualitas kepada WNI, setiap hari pemohon yang paspor yang datang ke KBRI KL kurang lebih 1000 pemohon untuk mengurus dokumen keimigrasian. Sebelumnya wajah KBRI Kuala Lumpur selalu dipenuhi dengan pemandangan Antrean pemohon yang membludak hingga ke jalan raya setiap pagi hari, bahkan tidak jarang pemohon yang berdatangan dari luar wilayah Kuala Lumpur tiba tengah malam dan harus bermalam di Trotoar sekitar gedung KBRI.
Tantangan mengubah kondisi peningkatan jumlah pelayanan dan kasus yang tidak berbanding lurus dengan pengembangan sarana dan prasarana yang ada, dijawab oleh kebijakan KBRI KL dengan terus mengembangkan berbagai inovasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada WNI. Faktor pengungkit dari keberhasilan tantangan tersebut adalah pelayanan imigrasi yang lebih agile, lebih adaptif dan bisa pivoting dalam mewujudkan berbagai inovasi dan membentuk wajah baru KBRI KL, sehingga mampu menjawab tuntutan pelayanan publik jaman now.
Konsep kerja agile adalah kompetensi pelaku kebijakan (able people) dan birokrasi yang fleksibel, lincah, dan cepat dalam merespons perubahan. Bagaimana proses agile bisa terlaksana yaitu dengan mengubah cara berpikir (mindset) jangan terjebak di pola-pola yang lama atau tradisional. Konsep kerja adaptif adalah mengubah cara bekerja (changing how to work) dengan modernisasi teknologi mendesak pelayanan imigrasi untuk lebih adaptif terhadap perubahan zaman dan perubahan cara memberikan pelayanan. Mengubah cara berinteraksi (changing the way to interact) dengan pengguna
layanan yang diarahkan pada pencapaian kepuasan masyarakat. Sementara itu Langkah pivoting juga harus diambil agar pencapaian arah kesuksesan organisasi bisa tercapai. Pivoting atau pivot adalah melakukan perubahan strategi untuk mengarahkan pelayanan Imigrasi ke dalam situasi yang diinginkan atau diuntungkan. Sebagai contoh mengubah sistem pengambilan dokumen paspor yang sudah jadi dengan pengiriman paspor melalui kantor pos. Maka Sesuai Surat Keputusan Kepala Perwakilan Republik Indonesia untuk Malaysia di Kuala Lumpur nomor SK 134C/WN/X/18/01/Tahun 2018 tentang Inovasi Pelayanan Keimigrasian di KBRI Kuala Lumpur, menetapkan inovasi pelayanan keimigrasian KBRI KL yang meliputi:
1. Sistem penyimpanan dan penyerahan paspor berbasis barcode 2. Sistem Antrean berbasis foto wajah
3. Sistem Booking Antrean paspor dan visa berbasis web dan smartphone Android
4. Pengiriman paspor melalui pos
5. Sistem informasi paspor berbasis SMS Gateway.
Implementasi inovasi pelayanan pada KBRI Kuala lumpur telah berjalan selama lebih 1 (satu) tahun dan menghasilkan banyak perubahan signifikan.
A. Latar Belakang
Reformasi birokrasi bukan hanya sekedar untuk mendapatkan aparatur profesional yang mampu melayani rakyat, namun lebih dari itu yaitu birokrasi atau pemerintah yang mampu meletakkan fondasi yang diperlukan bangsa untuk memenangkan persaingan global. Sumber Daya Manusia aparatur adalah kunci penggerak pelayanan publik, pelaksana kebijakan, serta perekat dan pemersatu bangsa. Bagaimana seorang atase imigrasi KBRI kuala lumpur dapat mewujudkan reformasi birokrasi dengan menjadi aparatur profesional dan memenangkan persaingan global.
Dasar penulisan dari modul best practice atase imigrasi yang lebih agile, adaptif dan bisa pivoting merupakan wujud perhatian penulis dalam mengembangkan tacit knowledge sebagai pengetahuan yang penting dan
Konsep kerja agile adalah kompetensi pelaku kebijakan (able people) dan birokrasi yang fleksibel, lincah, dan cepat dalam merespons perubahan. Bagaimana proses agile bisa terlaksana yaitu dengan mengubah cara berpikir (mindset) jangan terjebak di pola-pola yang lama atau tradisional. Konsep kerja adaptif adalah mengubah cara bekerja (changing how to work) dengan modernisasi teknologi mendesak pelayanan imigrasi untuk lebih adaptif terhadap perubahan zaman dan perubahan cara memberikan pelayanan. Mengubah cara berinteraksi (changing the way to interact) dengan pengguna
layanan yang diarahkan pada pencapaian kepuasan masyarakat. Sementara itu Langkah pivoting juga harus diambil agar pencapaian arah kesuksesan organisasi bisa tercapai. Pivoting atau pivot adalah melakukan perubahan strategi untuk mengarahkan pelayanan Imigrasi ke dalam situasi yang diinginkan atau diuntungkan. Sebagai contoh mengubah sistem pengambilan dokumen paspor yang sudah jadi dengan pengiriman paspor melalui kantor pos. Maka Sesuai Surat Keputusan Kepala Perwakilan Republik Indonesia untuk Malaysia di Kuala Lumpur nomor SK 134C/WN/X/18/01/Tahun 2018 tentang Inovasi Pelayanan Keimigrasian di KBRI Kuala Lumpur, menetapkan inovasi pelayanan keimigrasian KBRI KL yang meliputi:
1. Sistem penyimpanan dan penyerahan paspor berbasis barcode 2. Sistem Antrean berbasis foto wajah
3. Sistem Booking Antrean paspor dan visa berbasis web dan smartphone Android
4. Pengiriman paspor melalui pos
5. Sistem informasi paspor berbasis SMS Gateway.
Implementasi inovasi pelayanan pada KBRI Kuala lumpur telah berjalan selama lebih 1 (satu) tahun dan menghasilkan banyak perubahan signifikan.
A. Latar Belakang
Reformasi birokrasi bukan hanya sekedar untuk mendapatkan aparatur profesional yang mampu melayani rakyat, namun lebih dari itu yaitu birokrasi atau pemerintah yang mampu meletakkan fondasi yang diperlukan bangsa untuk memenangkan persaingan global. Sumber Daya Manusia aparatur adalah kunci penggerak pelayanan publik, pelaksana kebijakan, serta perekat dan pemersatu bangsa. Bagaimana seorang atase imigrasi KBRI kuala lumpur dapat mewujudkan reformasi birokrasi dengan menjadi aparatur profesional dan memenangkan persaingan global.
Dasar penulisan dari modul best practice atase imigrasi yang lebih agile, adaptif dan bisa pivoting merupakan wujud perhatian penulis dalam mengembangkan tacit knowledge sebagai pengetahuan yang penting dan
kritis sehingga menjadi eksplisit knowledge di mana pengetahuan tersebut sudah didokumentasikan (tertulis) dan lebih mudah dipahami oleh para insan pembelajar keimigrasian. Selain itu modul ini bisa digunakan untuk pembelajaran para siswa siswi Politeknik Imigrasi maupun pelatihan keimigrasian lainnya agar dapat mengetahui pelayanan keimigrasian bukan hanya di kantor imigrasi di Indonesia saja yang melayani pembuatan/penggantian paspor dan pelayanan pemberian visa pada Warga Negara Asing (WNA). Maka dalam pemberian paspor tidak boleh sembarangan karena akan ada akibatnya terhadap WNI yang memegang paspor, baik pemegang paspor yang menggunakannya untuk bekerja dan ada yang digunakan untuk travelling (wisata).
B. Deskripsi Singkat
Para Pembelajar, materi Strategi Belajar Mandiri ini membekali para insan pembelajar agar memahami dan mampu menjelaskan konsep agile dalam pelayanan imigrasi, konsep adaptif dalam pelayanan imigrasi, dan dapat melakukan pivoting sebagai perubahan strategi dalam pelayanan imigrasi khususnya sebagai Atase Imigrasi. Kemampuan ini untuk membekali pemanfaatan strategi pelayanan imigrasi dalam memenuhi kebutuhan strategis di lingkup Keimigrasian.
C. Tujuan Pembelajaran
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti materi ini, para pembelajar diharapkan dapat menjelaskan konsep Agile, Adaptif, dan Pivoting sebagai strategi meningkatkan kinerja atase Imigrasi.
2. Indikator Hasil Belajar
Setelah mempelajari materi ini, para pembelajar diharapkan dapat: 1. Menjelaskan konsep agile dalam pelayanan imigrasi KBRI KL 2. Menjelaskan konsep adaptif dalam pelayanan imigrasi KBRI KL
3. Menjelaskan Pivoting sebagai perubahan strategi dalam pelayanan KBRI KL
4. Menjelaskan tantangan pelayanan imigrasi ke depannya.
D. Materi Pokok
Materi pokok yang dibahas dalam materi ini adalah: 1. Konsep Agile dalam pelayanan Imigrasi KBRI KL 2. Konsep Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL 3. Konsep Pivoting dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL
4. Tantangan Pelayanan Keimigrasian di masa yang akan datang
E. Petunjuk Belajar
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran maupun internalisasi pemahaman “Strategi Belajar Mandiri” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan untuk mempelajari secara urut, menambah referensi lain yang terkait, serta berdiskusi dengan beberapa pihak untuk mendapatkan gambaran pemahaman lain sekaligus penguatan tentang konsep Agile, Adaptif, dan Pivoting sebagai strategi peningkatan kinerja atase imigrasi di Kedutaan Besar Republik Indonesia.
kritis sehingga menjadi eksplisit knowledge di mana pengetahuan tersebut sudah didokumentasikan (tertulis) dan lebih mudah dipahami oleh para insan pembelajar keimigrasian. Selain itu modul ini bisa digunakan untuk pembelajaran para siswa siswi Politeknik Imigrasi maupun pelatihan keimigrasian lainnya agar dapat mengetahui pelayanan keimigrasian bukan hanya di kantor imigrasi di Indonesia saja yang melayani pembuatan/penggantian paspor dan pelayanan pemberian visa pada Warga Negara Asing (WNA). Maka dalam pemberian paspor tidak boleh sembarangan karena akan ada akibatnya terhadap WNI yang memegang paspor, baik pemegang paspor yang menggunakannya untuk bekerja dan ada yang digunakan untuk travelling (wisata).
B. Deskripsi Singkat
Para Pembelajar, materi Strategi Belajar Mandiri ini membekali para insan pembelajar agar memahami dan mampu menjelaskan konsep agile dalam pelayanan imigrasi, konsep adaptif dalam pelayanan imigrasi, dan dapat melakukan pivoting sebagai perubahan strategi dalam pelayanan imigrasi khususnya sebagai Atase Imigrasi. Kemampuan ini untuk membekali pemanfaatan strategi pelayanan imigrasi dalam memenuhi kebutuhan strategis di lingkup Keimigrasian.
C. Tujuan Pembelajaran
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti materi ini, para pembelajar diharapkan dapat menjelaskan konsep Agile, Adaptif, dan Pivoting sebagai strategi meningkatkan kinerja atase Imigrasi.
2. Indikator Hasil Belajar
Setelah mempelajari materi ini, para pembelajar diharapkan dapat: 1. Menjelaskan konsep agile dalam pelayanan imigrasi KBRI KL 2. Menjelaskan konsep adaptif dalam pelayanan imigrasi KBRI KL
3. Menjelaskan Pivoting sebagai perubahan strategi dalam pelayanan KBRI KL
4. Menjelaskan tantangan pelayanan imigrasi ke depannya.
D. Materi Pokok
Materi pokok yang dibahas dalam materi ini adalah: 1. Konsep Agile dalam pelayanan Imigrasi KBRI KL 2. Konsep Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL 3. Konsep Pivoting dalam Pelayanan Imigrasi KBRI KL
4. Tantangan Pelayanan Keimigrasian di masa yang akan datang
E. Petunjuk Belajar
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran maupun internalisasi pemahaman “Strategi Belajar Mandiri” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan untuk mempelajari secara urut, menambah referensi lain yang terkait, serta berdiskusi dengan beberapa pihak untuk mendapatkan gambaran pemahaman lain sekaligus penguatan tentang konsep Agile, Adaptif, dan Pivoting sebagai strategi peningkatan kinerja atase imigrasi di Kedutaan Besar Republik Indonesia.
BAB 2
AGILE DALAM PELAYANAN IMIGRASI
KBRI KUALA LUMPUR
Setelah membaca bab ini, para pembelajar diharapkan dapat menjelaskan konsep Agile dalam pelayanan imigrasi untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Fungsi Imigrasi atau Atase Imigrasi KBRI Kuala Lumpur mempunyai tugas membantu Kepala Perwakilan dalam memberikan pelayanan keimigrasian, baik bagi Warga Negara Indonesia (WNI) maupun warga Malaysia serta meningkatkan kerja sama keimigrasian antara Indonesia dengan Malaysia.
Meningkatnya jumlah pelayanan dan kasus tidak berbanding lurus dengan pengembangan sarana dan prasarana yang ada. Untuk itu berbagai inovasi harus terus dikembangkan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan Warga Negara Indonesia (WNI).
A. Konsep Agile dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi
Seperti diketahui fungsi atase imigrasi di atas, maka tugas pokok Atase Imigrasi membantu sebagian tugas pokok Kementerian Hukum dan HAM melalui Dirjen Imigrasi dan membantu sebagian Tugas pokok Kementerian Luar Negeri melalui Duta Besar RI di Kuala Lumpur, Malaysia di fungsi
“Sekarang itu bukan negara kuat mengalahkan negara lemah.
Tidak, bukan negara besar yang mengalahkan negara kecil.
Tapi negara yang cepat akan mengalahkan negara yang lambat.
Siapa yang cepat akan mengalahkan siapa yang lambat. ”
— Joko Widodo
keimigrasian. Dengan ruang lingkup dan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka konsep agile diusung oleh atase imigrasi KBRI untuk dapat meningkatkan kinerja organisasi dalam pelayanan keimigrasian.
Namun, jangan sampai mendefinisikan kata agile itu sebagai suatu perubahan yang seenaknya saja sendiri. kata agile itu sendiri bisa didefinisikan menjadi tangkas, gesit dan lincah. Sehingga konsep agile pada cara kerja yang tidak terbatas ruang, waktu dan mengubah cara kerja lama yang terlalu ribet berbelit, menyita waktu dan energi dan tidak jarang menghambat kreativitas dan kinerja dari pelayanan imigrasi.
Prinsip agile dapat merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kecepatan dalam pelayanan imigrasi (birokrasi pemerintahan). Salah satunya dengan simplifikasi birokrasi yang lebih ke arah digitalisasi atau komputerisasi. Konsep agile ini sudah bisa diimplementasikan pada pemerintahan United Kingdom (UK) dimulai tahun 2012. Di mana konsep pelayanan publik satu atap di pemerintahan United Kingdom yang menjadi salah satu contoh sukses dalam simplifikasi birokrasi. United Kingdom berhasil menyatukan situs web beberapa agensi pemerintahan ke dalam satu situs web yaitu GOV.UK.
BAB 2
AGILE DALAM PELAYANAN IMIGRASI
KBRI KUALA LUMPUR
Setelah membaca bab ini, para pembelajar diharapkan dapat menjelaskan konsep Agile dalam pelayanan imigrasi untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Fungsi Imigrasi atau Atase Imigrasi KBRI Kuala Lumpur mempunyai tugas membantu Kepala Perwakilan dalam memberikan pelayanan keimigrasian, baik bagi Warga Negara Indonesia (WNI) maupun warga Malaysia serta meningkatkan kerja sama keimigrasian antara Indonesia dengan Malaysia.
Meningkatnya jumlah pelayanan dan kasus tidak berbanding lurus dengan pengembangan sarana dan prasarana yang ada. Untuk itu berbagai inovasi harus terus dikembangkan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan Warga Negara Indonesia (WNI).
A. Konsep Agile dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi
Seperti diketahui fungsi atase imigrasi di atas, maka tugas pokok Atase Imigrasi membantu sebagian tugas pokok Kementerian Hukum dan HAM melalui Dirjen Imigrasi dan membantu sebagian Tugas pokok Kementerian Luar Negeri melalui Duta Besar RI di Kuala Lumpur, Malaysia di fungsi
“Sekarang itu bukan negara kuat mengalahkan negara lemah.
Tidak, bukan negara besar yang mengalahkan negara kecil.
Tapi negara yang cepat akan mengalahkan negara yang lambat.
Siapa yang cepat akan mengalahkan siapa yang lambat. ”
— Joko Widodo
keimigrasian. Dengan ruang lingkup dan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka konsep agile diusung oleh atase imigrasi KBRI untuk dapat meningkatkan kinerja organisasi dalam pelayanan keimigrasian.
Namun, jangan sampai mendefinisikan kata agile itu sebagai suatu perubahan yang seenaknya saja sendiri. kata agile itu sendiri bisa didefinisikan menjadi tangkas, gesit dan lincah. Sehingga konsep agile pada cara kerja yang tidak terbatas ruang, waktu dan mengubah cara kerja lama yang terlalu ribet berbelit, menyita waktu dan energi dan tidak jarang menghambat kreativitas dan kinerja dari pelayanan imigrasi.
Prinsip agile dapat merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kecepatan dalam pelayanan imigrasi (birokrasi pemerintahan). Salah satunya dengan simplifikasi birokrasi yang lebih ke arah digitalisasi atau komputerisasi. Konsep agile ini sudah bisa diimplementasikan pada pemerintahan United Kingdom (UK) dimulai tahun 2012. Di mana konsep pelayanan publik satu atap di pemerintahan United Kingdom yang menjadi salah satu contoh sukses dalam simplifikasi birokrasi. United Kingdom berhasil menyatukan situs web beberapa agensi pemerintahan ke dalam satu situs web yaitu GOV.UK.
Konsep Agile dalam pelayanan imigrasi KBRI KL dapat diterjemahkan dengan proses mengubah cara berpikir dalam melayani pelayanan keimigrasian melalui penggantian paspor, Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) dan pemberian visa dengan pola kerja lama yang masih tradisional diubah dengan cara cepat, lincah dalam merespons keadaan dan situasi yang sebenarnya dihadapi oleh atase imigrasi dalam keadaan sekarang, dengan membuat inovasi-inovasi pelayanan keimigrasian yang diberi jargon “KBRI Kuala Lumpur JAMAN NOW”.
”Buka Mata-Buka Hati”, merupakan moto KBRI KL dalam memberikan pelayanan dan perlindungan kepada WNI di Malaysia sebagai pengejawantahan konsep nasional Kepedulian dan keberpihakan. Hai ini merupakan landasan dalam kinerja organisasi segitiga KBRI KL Jaman now,
PELAYANAN &
PERLINDUNGAN
KBRI KL
Jaman
NOW
PENDIDIKAN
PEMBERDAYAAN
PERBAIKAN LOKET PELAYANAN SI-LACI SMS GATEWAY SI-PONCO KIPAS ANCOL BUKA 24 JAMdi mana menawarkan pelayanan dan perlindungan WNI berorientasi pada pemberdayaan dan Pendidikan WNI untuk meningkatkan harkat dan martabat Anak bangsa yang digambarkan dalam 3 pilar segitiga.
Inilah fungsi imigrasi KBRI KL Jaman now, perwakilan Republik Indonesia yang menawarkan pelayanan dan perlindungan yang berorientasi pada pemberdayaan WNI untuk meningkatkan harkat dan martabat anak bangsa. KBRI KL telah membangun berbagai inovasi, seperti kita lihat digambar atas merupakan pengembangan sistem pelayanan Antrean paspor secara Online. Hal ini dikarenakan ribuan WNI setiap harinya mengurus dokumen dan pengaduan kasus. Bahkan, tak jarang mereka tidur di trotoar KBRI untuk menunggu loket KBRI beroperasi. Masifnya pemohon membuat kondisi Antrean yang membludak dan juga mendorong menjamurnya praktik percaloan “Lalu kami membuka KBRI selama 24 jam. Bahkan WNI bisa menginap di dalam kantor KBRI.
Konsep Agile dalam pelayanan imigrasi KBRI KL dapat diterjemahkan dengan proses mengubah cara berpikir dalam melayani pelayanan keimigrasian melalui penggantian paspor, Surat Perjalanan Laksana Paspor (SPLP) dan pemberian visa dengan pola kerja lama yang masih tradisional diubah dengan cara cepat, lincah dalam merespons keadaan dan situasi yang sebenarnya dihadapi oleh atase imigrasi dalam keadaan sekarang, dengan membuat inovasi-inovasi pelayanan keimigrasian yang diberi jargon “KBRI Kuala Lumpur JAMAN NOW”.
”Buka Mata-Buka Hati”, merupakan moto KBRI KL dalam memberikan pelayanan dan perlindungan kepada WNI di Malaysia sebagai pengejawantahan konsep nasional Kepedulian dan keberpihakan. Hai ini merupakan landasan dalam kinerja organisasi segitiga KBRI KL Jaman now,
PELAYANAN &
PERLINDUNGAN
KBRI KL
Jaman
NOW
PENDIDIKAN
PEMBERDAYAAN
PERBAIKAN LOKET PELAYANAN SI-LACI SMS GATEWAY SI-PONCO KIPAS ANCOL BUKA 24 JAMdi mana menawarkan pelayanan dan perlindungan WNI berorientasi pada pemberdayaan dan Pendidikan WNI untuk meningkatkan harkat dan martabat Anak bangsa yang digambarkan dalam 3 pilar segitiga.
Inilah fungsi imigrasi KBRI KL Jaman now, perwakilan Republik Indonesia yang menawarkan pelayanan dan perlindungan yang berorientasi pada pemberdayaan WNI untuk meningkatkan harkat dan martabat anak bangsa. KBRI KL telah membangun berbagai inovasi, seperti kita lihat digambar atas merupakan pengembangan sistem pelayanan Antrean paspor secara Online. Hal ini dikarenakan ribuan WNI setiap harinya mengurus dokumen dan pengaduan kasus. Bahkan, tak jarang mereka tidur di trotoar KBRI untuk menunggu loket KBRI beroperasi. Masifnya pemohon membuat kondisi Antrean yang membludak dan juga mendorong menjamurnya praktik percaloan “Lalu kami membuka KBRI selama 24 jam. Bahkan WNI bisa menginap di dalam kantor KBRI.
Layanan Dini Hari (Early Morning Service), merupakan layanan yang diberikan terhadap Warga Negara Indonesia atau TKI pemohon paspor dan SPLP yang dimulai pukul 06.00 pagi pada hari Senin dan Selasa atau hari-hari setelah libur Panjang. Layanan ini dilaksanakan dengan sistem piket, yang dijadwalkan pada setiap hari Senin dan Selasa terdapat petugas staf untuk piket dari pukul 06.00 hingga pelayanan normal mulai pukul 09.00 pagi. Sebagai kompensasi piket tersebut diberikan uang transpor sebesar 50 Ringgit.
B. Permasalahan Tugas Kerja Mewujudkan Agile
Sejak bertugas di KBRI KL mulai 27 Desember 2016 beberapa warisan permasalahan dimulai dengan ditemukan kasus oleh Komisi Pemberantasan korupsi (KPK) terhadap Atase Imigrasi sebelumnya, maka kondisi tersebut dijadikan sebuah pemantik dalam tugas sebagai Atase Imigrasi yang baru di KBRI KL dalam membuat inovasi layanan keimigrasian dan membuat standar operasional prosedur (SOP) pelayanan keimigrasian dari mulai pengambilan nomor Antrean sampai penyelesaian pemberian paspor, SPLP dan visa, serta pengantaran paspor dengan POS LAJU Malaysia.
Tugas kerja memperketat dengan cara membuat SOP dari mulai pengambilan nomor Antrean yang berbasis foto wajah pemohon Pekerja Migran Indonesia selanjutnya disebut PMI dengan membuat sistem Antrean disebut Antrean Anti Calo (ANCOL) sampai penyelesaian pemberian
paspor, SPLP dan visa. Hal ini dilakukan agar para staf dapat bekerja sesuai dengan SOP sehingga mencegah untuk menghindari praktik percaloan atau perantara dalam pelaksanaan penggantian paspor, SPLP dan visa.
Menerapkan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) dalam pelayanan SPLP mulai 1 April 2017 agar tercapai proses pemberian dokumen keimigrasian pada KBRI Kuala Lumpur, setiap pemohon SPLP dapat tercatat dalam SIMKIM seperti paspor pada umumnya sesuai Undang-undang Republik Indonesia No. 6 Tahun 2011 tentang keimigrasian dan Permenkumham No.8 Tahun 2014 tentang paspor biasa dan surat perjalanan laksana paspor.
Penerapan SIMKIM untuk pemohon SPLP dilaksanakan pada tanggal 3 April 2017. Dengan penerapan SIMKIM dalam proses penerbitan SPLP, KBRI KL melakukan pengawasan keimigrasian melalui perekaman data biometri WNI yang akan pulang ke Indonesia secara umum, dan secara khususnya Warga Negara Indonesia (WNI) atau Tenaga Kerja Indonesia (TKI) yang bermasalah atau bekerja ilegal di Malaysia dan masuknya secara ilegal atau yang telah overstay. Perekaman data biometri, untuk ke depannya data tersebut dapat terbaca secara kesisteman pada saat pemohon mengajukan permohonan paspor baru di Indonesia sehingga dijadikan pejabat berwenang di kantor Imigrasi untuk meloloskan atau menolak permohonan paspornya.
Layanan Dini Hari (Early Morning Service), merupakan layanan yang diberikan terhadap Warga Negara Indonesia atau TKI pemohon paspor dan SPLP yang dimulai pukul 06.00 pagi pada hari Senin dan Selasa atau hari-hari setelah libur Panjang. Layanan ini dilaksanakan dengan sistem piket, yang dijadwalkan pada setiap hari Senin dan Selasa terdapat petugas staf untuk piket dari pukul 06.00 hingga pelayanan normal mulai pukul 09.00 pagi. Sebagai kompensasi piket tersebut diberikan uang transpor sebesar 50 Ringgit.
B. Permasalahan Tugas Kerja Mewujudkan Agile
Sejak bertugas di KBRI KL mulai 27 Desember 2016 beberapa warisan permasalahan dimulai dengan ditemukan kasus oleh Komisi Pemberantasan korupsi (KPK) terhadap Atase Imigrasi sebelumnya, maka kondisi tersebut dijadikan sebuah pemantik dalam tugas sebagai Atase Imigrasi yang baru di KBRI KL dalam membuat inovasi layanan keimigrasian dan membuat standar operasional prosedur (SOP) pelayanan keimigrasian dari mulai pengambilan nomor Antrean sampai penyelesaian pemberian paspor, SPLP dan visa, serta pengantaran paspor dengan POS LAJU Malaysia.
Tugas kerja memperketat dengan cara membuat SOP dari mulai pengambilan nomor Antrean yang berbasis foto wajah pemohon Pekerja Migran Indonesia selanjutnya disebut PMI dengan membuat sistem Antrean disebut Antrean Anti Calo (ANCOL) sampai penyelesaian pemberian
paspor, SPLP dan visa. Hal ini dilakukan agar para staf dapat bekerja sesuai dengan SOP sehingga mencegah untuk menghindari praktik percaloan atau perantara dalam pelaksanaan penggantian paspor, SPLP dan visa.
Menerapkan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) dalam pelayanan SPLP mulai 1 April 2017 agar tercapai proses pemberian dokumen keimigrasian pada KBRI Kuala Lumpur, setiap pemohon SPLP dapat tercatat dalam SIMKIM seperti paspor pada umumnya sesuai Undang-undang Republik Indonesia No. 6 Tahun 2011 tentang keimigrasian dan Permenkumham No.8 Tahun 2014 tentang paspor biasa dan surat perjalanan laksana paspor.
Penerapan SIMKIM untuk pemohon SPLP dilaksanakan pada tanggal 3 April 2017. Dengan penerapan SIMKIM dalam proses penerbitan SPLP, KBRI KL melakukan pengawasan keimigrasian melalui perekaman data biometri WNI yang akan pulang ke Indonesia secara umum, dan secara khususnya Warga Negara Indonesia (WNI) atau Tenaga Kerja Indonesia (TKI) yang bermasalah atau bekerja ilegal di Malaysia dan masuknya secara ilegal atau yang telah overstay. Perekaman data biometri, untuk ke depannya data tersebut dapat terbaca secara kesisteman pada saat pemohon mengajukan permohonan paspor baru di Indonesia sehingga dijadikan pejabat berwenang di kantor Imigrasi untuk meloloskan atau menolak permohonan paspornya.
Mewujudkan Inovasi dalam bagian keuangan berkaitan dengan kinerja para petugas semua loket agar terkontrol dengan baik keuangan dan kinerjanya. Sehingga yang bertugas sebagai bendahara dapat mengontrol setiap loket wawancara, setiap penerapan pembayaran, dan penyetoran setiap hari melalui bendahara, yang selanjutnya disetorkan ke Bank Mandiri.
Agility sangat sulit untuk dicapai bila aparatur di dalamnya terbiasa untuk menunggu perintah dan tidak biasa untuk berpikir out-of-the-box serta mengambil keputusan sendiri. Self-organizing sangat sulit tercapai bila setiap orang takut untuk membuat keputusan yang salah. Di pemerintahan salah membuat keputusan mungkin akan dimaki-maki rakyat di sosial media.
C. Strategi Mencapai Agile dalam Pelayanan Imigrasi
Terdapat tiga syarat membangun pelayanan imigrasi yang agile, adaptif dan mampu melakukan pivoting:
1. Syarat pertama mengubah cara pikir (mindset) birokrasi yang selama ini terjebak pada pola-pola lama atau tradisional.
2. Syarat kedua yaitu mengubah cara bekerja (changing how to work). Modernisasi teknologi mendesak birokrasi untuk lebih adaptif terhadap perubahan zaman, perubahan cara memberikan pelayanan. dan 3. syarat ketiga, yaitu mengubah cara berinteraksi (changing the way to
interact) dengan pengguna layanan. “Dalam birokrasi agile, orientasi
strategis organisasi adalah harus diarahkan pada pencapaian kepuasan masyarakat.
Tidak kalah penting, perlunya membangun sinergi antar lembaga khususnya dalam menyelesaikan seluruh hambatan-hambatan perizinan, melakukan reformasi regulasi di pusat dan daerah serta melakukan evaluasi kebijakan pada model serta kinerja pelayanan-pelayanan publik.
Strategi mencapai Agile dalam pelayanan imigrasi adalah dengan mewujudkan inovasi Si-LACI dan Si-Ponco, sangat berkaitan dengan konsep Agile. Karena strategi inovasi ini mengutamakan kecepatan, akurat dan keamanan dokumen terjamin melalui sistem SIMKIM di mana setiap petugas wajib untuk menggunakan login ID.
Agar inovasi Si-LACI dan Si-Ponco dapat diimplementasikan, diperlukan empowerment dan coaching seluruh potensi tim sehingga dapat keluar dan menghasilkan pekerjaan dengan hasil terbaik dalam waktu tercepat. Konsep coaching ini sangat efektif dalam strategi agile untuk menerapkan inovasi, sehingga tidak hanya sistem memecut dan memerintahkan tim untuk bekerja lebih cepat.
D. Si-LACI (Sistem Layanan Ambil Cepat Imigrasi)
Latar belakang dari pembuatan inovasi Si-LACI karena pada saat kami datang di KBRI Kuala Lumpur, pelayanan keimigrasian dapat dibilang semrawut, tidak jelas dan tidak ada SOP. Penggunaan sistem barcode dalam pengambilan paspor atau SPLP merupakan aplikasi manajemen penyerahan paspor berbasis barcode (penyerahan paspor cepat terpadu), aplikasi ini sangat signifikan untuk peningkatan pelayanan khususnya manajemen paspor selesai, penyerahannya, monitoring dan
Mewujudkan Inovasi dalam bagian keuangan berkaitan dengan kinerja para petugas semua loket agar terkontrol dengan baik keuangan dan kinerjanya. Sehingga yang bertugas sebagai bendahara dapat mengontrol setiap loket wawancara, setiap penerapan pembayaran, dan penyetoran setiap hari melalui bendahara, yang selanjutnya disetorkan ke Bank Mandiri.
Agility sangat sulit untuk dicapai bila aparatur di dalamnya terbiasa untuk menunggu perintah dan tidak biasa untuk berpikir out-of-the-box serta mengambil keputusan sendiri. Self-organizing sangat sulit tercapai bila setiap orang takut untuk membuat keputusan yang salah. Di pemerintahan salah membuat keputusan mungkin akan dimaki-maki rakyat di sosial media.
C. Strategi Mencapai Agile dalam Pelayanan Imigrasi
Terdapat tiga syarat membangun pelayanan imigrasi yang agile, adaptif dan mampu melakukan pivoting:
1. Syarat pertama mengubah cara pikir (mindset) birokrasi yang selama ini terjebak pada pola-pola lama atau tradisional.
2. Syarat kedua yaitu mengubah cara bekerja (changing how to work). Modernisasi teknologi mendesak birokrasi untuk lebih adaptif terhadap perubahan zaman, perubahan cara memberikan pelayanan. dan 3. syarat ketiga, yaitu mengubah cara berinteraksi (changing the way to
interact) dengan pengguna layanan. “Dalam birokrasi agile, orientasi
strategis organisasi adalah harus diarahkan pada pencapaian kepuasan masyarakat.
Tidak kalah penting, perlunya membangun sinergi antar lembaga khususnya dalam menyelesaikan seluruh hambatan-hambatan perizinan, melakukan reformasi regulasi di pusat dan daerah serta melakukan evaluasi kebijakan pada model serta kinerja pelayanan-pelayanan publik.
Strategi mencapai Agile dalam pelayanan imigrasi adalah dengan mewujudkan inovasi Si-LACI dan Si-Ponco, sangat berkaitan dengan konsep Agile. Karena strategi inovasi ini mengutamakan kecepatan, akurat dan keamanan dokumen terjamin melalui sistem SIMKIM di mana setiap petugas wajib untuk menggunakan login ID.
Agar inovasi Si-LACI dan Si-Ponco dapat diimplementasikan, diperlukan empowerment dan coaching seluruh potensi tim sehingga dapat keluar dan menghasilkan pekerjaan dengan hasil terbaik dalam waktu tercepat. Konsep coaching ini sangat efektif dalam strategi agile untuk menerapkan inovasi, sehingga tidak hanya sistem memecut dan memerintahkan tim untuk bekerja lebih cepat.
D. Si-LACI (Sistem Layanan Ambil Cepat Imigrasi)
Latar belakang dari pembuatan inovasi Si-LACI karena pada saat kami datang di KBRI Kuala Lumpur, pelayanan keimigrasian dapat dibilang semrawut, tidak jelas dan tidak ada SOP. Penggunaan sistem barcode dalam pengambilan paspor atau SPLP merupakan aplikasi manajemen penyerahan paspor berbasis barcode (penyerahan paspor cepat terpadu), aplikasi ini sangat signifikan untuk peningkatan pelayanan khususnya manajemen paspor selesai, penyerahannya, monitoring dan
pendokumentasiannya. Nilai tambah dari aplikasi ini antara lain kecepatan, keamanan, fleksibel, akurat, terintegrasi dengan SMS Gateway.
Setiap pemohon yang datang untuk mengambil dokumen akan memindai kuitansinya dilakukan dengan scan barcode di pintu masuk. Jika dokumen sudah selesai, pemohon akan mendapatkan nomor pemanggilan. Pemindaian itu akan terkoneksi dengan bagian pengambilan dokumen yang akan segera menyiapkan dokumen dimaksud.
Penggunaan sistem barcode juga diikuti dengan perbaikan sistem
filling penyimpanan paspor atau SPLP sehingga lebih mudah dicari. Setelah
beberapa saat, nomor tersebut akan tampil di layar dan pemohon dapat langsung menuju loket untuk mengambil dokumennya. Melalui sistem ini, proses pengambilan 1000 lebih paspor atau SPLP dapat diselesaikan sampai dengan pukul 15.00 setiap harinya.
Tahapan atau Langkah prosedural dalam melaksanakan strategi Si-LACI di antaranya dengan keterbatasan biaya, kami bekerja sama dengan pihak ketiga yang mau bekerja dengan biaya/ongkos yang baru bisa didapat setelah pekerjaan selesai, karena ini semua dengan menggunakan biaya pribadi dulu.
Kendala atau regulasi yang dihadapi pada saat melaksanakan strategi Si-LACI yaitu Pelayanan pada fungsi imigrasi KBRI Kuala Lumpur sehari-hari ±1000 WNI, maka dari itu kami membuat inovasi Si-LACI, dll. Tetapi dikarenakan tidak adanya SOP yang jelas dalam pelayanan keimigrasian, sehingga kami tidak menemui adanya kendala regulasi dalam penerapan Si-LACI. Hambatan utama adalah keterbatasan biaya dari anggaran yang tersedia sehingga kami menggunakan biaya pribadi dulu, kemudian peralatan penunjang inovasi ini pada awalnya masih menggunakan komputer-komputer lama yang sudah dihapus dalam BMN (kanibal), yang kemudian pada anggaran tahun berikutnya sedikit demi sedikit ditukar menggunakan komputer yang lebih baru dan sekarang semua sudah komputer baru semua.
E. Si-PONCO (Sistem Pengambilan Nomor Antrean berbasis Foto
Wajah)
Sistem ini dibuat jargon Si-PONCO (Sistem Pengambilan Nomor Anti Calo), mulai diberlakukan sejak akhir Mei 2017. Dengan sistem ini hanya
pendokumentasiannya. Nilai tambah dari aplikasi ini antara lain kecepatan, keamanan, fleksibel, akurat, terintegrasi dengan SMS Gateway.
Setiap pemohon yang datang untuk mengambil dokumen akan memindai kuitansinya dilakukan dengan scan barcode di pintu masuk. Jika dokumen sudah selesai, pemohon akan mendapatkan nomor pemanggilan. Pemindaian itu akan terkoneksi dengan bagian pengambilan dokumen yang akan segera menyiapkan dokumen dimaksud.
Penggunaan sistem barcode juga diikuti dengan perbaikan sistem
filling penyimpanan paspor atau SPLP sehingga lebih mudah dicari. Setelah
beberapa saat, nomor tersebut akan tampil di layar dan pemohon dapat langsung menuju loket untuk mengambil dokumennya. Melalui sistem ini, proses pengambilan 1000 lebih paspor atau SPLP dapat diselesaikan sampai dengan pukul 15.00 setiap harinya.
Tahapan atau Langkah prosedural dalam melaksanakan strategi Si-LACI di antaranya dengan keterbatasan biaya, kami bekerja sama dengan pihak ketiga yang mau bekerja dengan biaya/ongkos yang baru bisa didapat setelah pekerjaan selesai, karena ini semua dengan menggunakan biaya pribadi dulu.
Kendala atau regulasi yang dihadapi pada saat melaksanakan strategi Si-LACI yaitu Pelayanan pada fungsi imigrasi KBRI Kuala Lumpur sehari-hari ±1000 WNI, maka dari itu kami membuat inovasi Si-LACI, dll. Tetapi dikarenakan tidak adanya SOP yang jelas dalam pelayanan keimigrasian, sehingga kami tidak menemui adanya kendala regulasi dalam penerapan Si-LACI. Hambatan utama adalah keterbatasan biaya dari anggaran yang tersedia sehingga kami menggunakan biaya pribadi dulu, kemudian peralatan penunjang inovasi ini pada awalnya masih menggunakan komputer-komputer lama yang sudah dihapus dalam BMN (kanibal), yang kemudian pada anggaran tahun berikutnya sedikit demi sedikit ditukar menggunakan komputer yang lebih baru dan sekarang semua sudah komputer baru semua.
E. Si-PONCO (Sistem Pengambilan Nomor Antrean berbasis Foto
Wajah)
Sistem ini dibuat jargon Si-PONCO (Sistem Pengambilan Nomor Anti Calo), mulai diberlakukan sejak akhir Mei 2017. Dengan sistem ini hanya
pemohon langsung yang dapat Antre untuk mendapatkan layanan dan menghilangkan peluang operasi joki nomor Antrean. Si-PONCO dapat menghilangkan kondisi permasalahan di lapangan yang disebabkan para calo, di mana mereka selama ini dapat menjual nomor Antrean kepada pemohon seharga mulai dari RM.50 sampai dengan RM 150. Sistem nomor Antrean yang baru ini juga dapat secara langsung memberikan prioritas pelayanan kepada kelompok rentan, seperti orang tua, ibu hamil, orang sakit, dan anak-anak. Mesin secara otomatis akan menerbitkan nomor Antrean prioritas sehingga mereka akan mendapatkan pelayanan paling awal dibandingkan orang dewasa.
Si-Ponco adalah Sistem Pengambilan Nomor Antrean Anti Calo yang berbasis ambil foto wajah pemohon (PMI) dengan Kembali lagi seperti permasalahan di atas strategi utama adalah menghilangkan praktik percaloan baik percaloan di luar maupun dari dalam staf KBRI sendiri. Maka kami membuat inovasi Antrean tersebut karena banyak calo dari luar yang bekerja sama dengan calo yang ada di dalam KBRI Kuala Lumpur.
Tahapan atau Langkah prosedural dalam melaksanakan strategi Si-PONCO Dengan keterbatasan biaya, kami bekerja sama dengan pihak ketiga yang mau bekerja dengan biaya/ongkos yang baru bisa didapat
setelah pekerjaan selesai, karena ini semua dengan menggunakan biaya pribadi dulu.
Kendala atau Regulasi yang dihadapi pada saat melaksanakan strategi Si-PONCO adalah Dikarenakan tidak adanya SOP yang jelas dalam pelayanan keimigrasian, sehingga kami tidak menemui adanya kendala regulasi dalam penerapan Si-Ponco.
Hambatan utama adalah keterbatasan biaya dari anggaran yang tersedia sehingga kami menggunakan biaya pribadi dulu, kemudian peralatan penunjang inovasi ini pada awalnya masih menggunakan komputer-komputer lama yang sudah dihapus dalam BMN (kanibal), yang kemudian pada anggaran tahun berikutnya sedikit demi sedikit ditukar menggunakan komputer yang lebih baru.
F. Peningkatan Kerja dan capaian Tugas dengan LACI dan
Si-Ponco
Implementasi inovasi pelayanan Si-LACI dan Si-PONCO menghasilkan banyak perubahan signifikan, secara langsung meningkatkan kinerja dan capaian tugas. Sebagai contoh, pemohon paspor atau SPLP yang telah
pemohon langsung yang dapat Antre untuk mendapatkan layanan dan menghilangkan peluang operasi joki nomor Antrean. Si-PONCO dapat menghilangkan kondisi permasalahan di lapangan yang disebabkan para calo, di mana mereka selama ini dapat menjual nomor Antrean kepada pemohon seharga mulai dari RM.50 sampai dengan RM 150. Sistem nomor Antrean yang baru ini juga dapat secara langsung memberikan prioritas pelayanan kepada kelompok rentan, seperti orang tua, ibu hamil, orang sakit, dan anak-anak. Mesin secara otomatis akan menerbitkan nomor Antrean prioritas sehingga mereka akan mendapatkan pelayanan paling awal dibandingkan orang dewasa.
Si-Ponco adalah Sistem Pengambilan Nomor Antrean Anti Calo yang berbasis ambil foto wajah pemohon (PMI) dengan Kembali lagi seperti permasalahan di atas strategi utama adalah menghilangkan praktik percaloan baik percaloan di luar maupun dari dalam staf KBRI sendiri. Maka kami membuat inovasi Antrean tersebut karena banyak calo dari luar yang bekerja sama dengan calo yang ada di dalam KBRI Kuala Lumpur.
Tahapan atau Langkah prosedural dalam melaksanakan strategi Si-PONCO Dengan keterbatasan biaya, kami bekerja sama dengan pihak ketiga yang mau bekerja dengan biaya/ongkos yang baru bisa didapat
setelah pekerjaan selesai, karena ini semua dengan menggunakan biaya pribadi dulu.
Kendala atau Regulasi yang dihadapi pada saat melaksanakan strategi Si-PONCO adalah Dikarenakan tidak adanya SOP yang jelas dalam pelayanan keimigrasian, sehingga kami tidak menemui adanya kendala regulasi dalam penerapan Si-Ponco.
Hambatan utama adalah keterbatasan biaya dari anggaran yang tersedia sehingga kami menggunakan biaya pribadi dulu, kemudian peralatan penunjang inovasi ini pada awalnya masih menggunakan komputer-komputer lama yang sudah dihapus dalam BMN (kanibal), yang kemudian pada anggaran tahun berikutnya sedikit demi sedikit ditukar menggunakan komputer yang lebih baru.
F. Peningkatan Kerja dan capaian Tugas dengan LACI dan
Si-Ponco
Implementasi inovasi pelayanan Si-LACI dan Si-PONCO menghasilkan banyak perubahan signifikan, secara langsung meningkatkan kinerja dan capaian tugas. Sebagai contoh, pemohon paspor atau SPLP yang telah
selesai dokumennya, tidak perlu menunggu lama, hanya dalam tempo 5 (lima) menit paspor atau SPLP yang telah selesai dapat diambil di loket pengambilan paspor hanya dengan pemindaian (Scan) barcode tanda terima pengambilan paspornya.
Hal ini disebabkan setiap pelayanan imigrasi di KBRI KL sudah sesuai SOP yang dibuat dan secara langsung terjadi peningkatan kerja di mana sebelumnya dari sistem yang tidak tercatat menjadi sistem tercatat sesuai SOP baik Si-LACI dan Si-Ponco dengan cara petugas menggunakan ID Login dalam pelaksaan pekerjaan.
Sebelum adanya inovasi Si-LACI dan Si-ponco dibuat, petugas bekerja dari jam 09.00 sampai dengan selesai (terkadang bisa sampai subuh), dikarenakan jumlah pemohon lebih kurang 1000 dalam sehari. Setelah adanya inovasi Si-LACI dan Si-Ponco penyelesaian kerja lebih cepat dan terkontrol dalam jumlah pemohon 1000/hari tersebut hanya diselesaikan dari jam 09.00 s.d 16.00.
Keberhasilan Si-LACI dan Si-PONCO didukung oleh beberapa
Stakeholder eksternal dan internal yang berkontribusi. Di mana Stakeholder
internal adalah petugas pelayanan yang sudah menjalankan pekerjaan sesuai SOP, dan Stakeholder eksternal adalah SIMKIM Dirjen Imigrasi, Kementerian Luar Negeri melalui Bagian Kerumahtanggaan dan Keuangan KBRI Kuala Lumpur.
Strategi Si-LACI dan Si-PONCO sampai dengan saat ini di tahun 2020, belum ada kedutaan/perwakilan ataupun kantor imigrasi di Indonesia yang menggunakan inovasi ini, hanya Atase Imigrasi di KBRI Kuala Lumpur yang merupakan pencetus awal dari inovasi ini. Dan yang sudah mengikuti KBRI KL dalam penerapan inovasi ini adalah KBRI Singapura, Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Johor Bahru, KJRI Kota Kinabalu, Konsulat Republik Indonesia (KRI) Tawau dan akan mengikuti KJRI Kuching, dan KJRI Penang.
“Barusan ambil paspor,
saya daftar online 3 hari
langsung jadi, terima
kasih.
KBRI KL…. Sangat
cepat . ”
selesai dokumennya, tidak perlu menunggu lama, hanya dalam tempo 5 (lima) menit paspor atau SPLP yang telah selesai dapat diambil di loket pengambilan paspor hanya dengan pemindaian (Scan) barcode tanda terima pengambilan paspornya.
Hal ini disebabkan setiap pelayanan imigrasi di KBRI KL sudah sesuai SOP yang dibuat dan secara langsung terjadi peningkatan kerja di mana sebelumnya dari sistem yang tidak tercatat menjadi sistem tercatat sesuai SOP baik Si-LACI dan Si-Ponco dengan cara petugas menggunakan ID Login dalam pelaksaan pekerjaan.
Sebelum adanya inovasi Si-LACI dan Si-ponco dibuat, petugas bekerja dari jam 09.00 sampai dengan selesai (terkadang bisa sampai subuh), dikarenakan jumlah pemohon lebih kurang 1000 dalam sehari. Setelah adanya inovasi Si-LACI dan Si-Ponco penyelesaian kerja lebih cepat dan terkontrol dalam jumlah pemohon 1000/hari tersebut hanya diselesaikan dari jam 09.00 s.d 16.00.
Keberhasilan Si-LACI dan Si-PONCO didukung oleh beberapa
Stakeholder eksternal dan internal yang berkontribusi. Di mana Stakeholder
internal adalah petugas pelayanan yang sudah menjalankan pekerjaan sesuai SOP, dan Stakeholder eksternal adalah SIMKIM Dirjen Imigrasi, Kementerian Luar Negeri melalui Bagian Kerumahtanggaan dan Keuangan KBRI Kuala Lumpur.
Strategi Si-LACI dan Si-PONCO sampai dengan saat ini di tahun 2020, belum ada kedutaan/perwakilan ataupun kantor imigrasi di Indonesia yang menggunakan inovasi ini, hanya Atase Imigrasi di KBRI Kuala Lumpur yang merupakan pencetus awal dari inovasi ini. Dan yang sudah mengikuti KBRI KL dalam penerapan inovasi ini adalah KBRI Singapura, Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Johor Bahru, KJRI Kota Kinabalu, Konsulat Republik Indonesia (KRI) Tawau dan akan mengikuti KJRI Kuching, dan KJRI Penang.
“Barusan ambil paspor,
saya daftar online 3 hari
langsung jadi, terima
kasih.
KBRI KL…. Sangat
cepat . ”
BAB 3
ADAPTIF DALAM PELAYANAN IMIGRASI KBRI KUALA LUMPUR
Setelah membaca bab ini, para pembelajar diharapkan dapat menjelaskan konsep Adaptif dalam pelayanan imigrasi untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Penyelenggara pelayanan publik harus terus melakukan peningkatan kualitas pelayanan dan membuat gagasan baru. Khususnya perubahan yang makin cepat seperti perubahan teknologi, peraturan, kebijakan dan kondisi sosial ekonomi politik yang tentunya akan menuntut perubahan pola dalam pelayanan publik. Kita sebagai atase imigrasi tidak dapat menolak keadaan dan harus cepat beradaptasi dengan situasi perubahan tersebut.
A. Konsep Adaptif dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi
Pemimpin yang merupakan pionir-pionir agen perubahan dalam birokrasi dituntut untuk mampu beradaptasi dan menjadi contoh yang baik bagi timnya. Diibaratkan seperti anak panah yang melesat menuju sasaran yang telah ditentukan, seorang pemimpin harus adaptif menghadapi perubahan, cepat merespons masalah, dan tepat memberikan solusi.
“Tidak ada lagi pola pikir lama, tidak ada lagi kerja linier, tidak ada lagi
kerja rutinitas, tidak ada lagi kerja monoton, tidak ada lagi kerja di zona
nyaman, harus berubah. Sekali lagi, kita harus berubah. Kita harus
membangun nilai-nilai baru dalam bekerja, menuntut kita harus cepat
beradaptasi dengan perkembangan zaman”
-Joko Widodo-
Sebagai Atase Imigrasi, kami harus mampu membuat adaptasi terhadap situasi pelayanan keimigrasian di KBRI Kuala Lumpur dengan jumlah WNI yang berada di Malaysia baik legal (≤ 2.100.000 orang) maupun ilegal (≥ 2.000.000 orang) harus berani membuat perubahan secara mendasar dan tertata sesuai SOP. Sementara itu konsep adaptif jika dilihat dari teori birokrasi adalah untuk mengikis pengaruh minor neotradisionalisme, maka hal yang paling penting adalah suatu transformasi budaya menuju birokrasi modern yang organis adaptif. Dalam hal ini adalah birokrasi yang terbuka terhadap gagasan inovatif, peka terhadap perubahan-perubahan lingkungan, penekanan pada peningkatan produktivitas, profesionalisme, pelayanan dan peningkatan kualitas sumber daya aparatnya. Model birokrasi adaptif akan kenyal terhadap guncangan dana ketidakpastian yang melanda lingkungannya. Organis adaptif antar jenjang hierarki relatif lebih longgar tidak terkungkung pada prosedur-prosedur administratif yang formalistis.
BAB 3
ADAPTIF DALAM PELAYANAN IMIGRASI KBRI KUALA LUMPUR
Setelah membaca bab ini, para pembelajar diharapkan dapat menjelaskan konsep Adaptif dalam pelayanan imigrasi untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Penyelenggara pelayanan publik harus terus melakukan peningkatan kualitas pelayanan dan membuat gagasan baru. Khususnya perubahan yang makin cepat seperti perubahan teknologi, peraturan, kebijakan dan kondisi sosial ekonomi politik yang tentunya akan menuntut perubahan pola dalam pelayanan publik. Kita sebagai atase imigrasi tidak dapat menolak keadaan dan harus cepat beradaptasi dengan situasi perubahan tersebut.
A. Konsep Adaptif dalam Jabatan Tugas Atase Imigrasi
Pemimpin yang merupakan pionir-pionir agen perubahan dalam birokrasi dituntut untuk mampu beradaptasi dan menjadi contoh yang baik bagi timnya. Diibaratkan seperti anak panah yang melesat menuju sasaran yang telah ditentukan, seorang pemimpin harus adaptif menghadapi perubahan, cepat merespons masalah, dan tepat memberikan solusi.
“Tidak ada lagi pola pikir lama, tidak ada lagi kerja linier, tidak ada lagi
kerja rutinitas, tidak ada lagi kerja monoton, tidak ada lagi kerja di zona
nyaman, harus berubah. Sekali lagi, kita harus berubah. Kita harus
membangun nilai-nilai baru dalam bekerja, menuntut kita harus cepat
beradaptasi dengan perkembangan zaman”
-Joko Widodo-
Sebagai Atase Imigrasi, kami harus mampu membuat adaptasi terhadap situasi pelayanan keimigrasian di KBRI Kuala Lumpur dengan jumlah WNI yang berada di Malaysia baik legal (≤ 2.100.000 orang) maupun ilegal (≥ 2.000.000 orang) harus berani membuat perubahan secara mendasar dan tertata sesuai SOP. Sementara itu konsep adaptif jika dilihat dari teori birokrasi adalah untuk mengikis pengaruh minor neotradisionalisme, maka hal yang paling penting adalah suatu transformasi budaya menuju birokrasi modern yang organis adaptif. Dalam hal ini adalah birokrasi yang terbuka terhadap gagasan inovatif, peka terhadap perubahan-perubahan lingkungan, penekanan pada peningkatan produktivitas, profesionalisme, pelayanan dan peningkatan kualitas sumber daya aparatnya. Model birokrasi adaptif akan kenyal terhadap guncangan dana ketidakpastian yang melanda lingkungannya. Organis adaptif antar jenjang hierarki relatif lebih longgar tidak terkungkung pada prosedur-prosedur administratif yang formalistis.
Jika dikaitkan dengan seorang Atase Imigrasi, yang mempunyai peluang untuk berhubungan dengan pihak luar, menyerasikan nilai-nilai sehingga membuat konsep kerja yang terus menerus mencari hal-hal baru, menyesuaikan dengan perkembangan dan selalu belajar dari pengalaman masa lalu. Karakteristik seorang atase imigrasi yang adaptif ditujukan ke arah kemampuan memecahkan masalah-masalah secara efektif dan daya inovatif. Nilai-nilai sentral yang ditanamkan adalah efektif, efisien, etos profesional, sifat-sifat adaptif, responsif serta keberanian untuk mengambil risiko.
B. Permasalahan Tugas Kerja Atase Imigrasi Mewujudkan Adaptif
Permasalahan tugas kerja yang dihadapi saat menjalankan tugas dalam mewujudkan konsep adaptif dalam pelayanan imigrasi. Atase imigrasi KBRI KL dihadapi permasalahan utama yaitu harus mampu beradaptasi dengan permasalahan yang beragam dari PMI (Pekerja Migran Indonesia) yang ada di Malaysia. Pemerintah Indonesia melalui KBRI KL menyikapi serius berbagai isu menyangkut pekerja migran Indonesia (PMI). Adapun isu besar yang menjadi perhatian KBRI KL yaitu masalah deportasi, pemulangan warga yang ada di shelter dan kasus penganiayaan terhadap PMI.
PMI yang tertangkap pada operasi pendatang asing tanpa izin (PATI) tidak semuanya memiliki uang sehingga menjadi faktor biaya pemulangan. Jika dikaitkan dengan dokumen mereka, KBRI tentu bisa membantu dan diupayakan untuk diskusi dengan pemerintah Malaysia membahas masalah deportasi.
C. Strategi Mencapai Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi
Strategi mencapai pelayanan imigrasi yang adaptif adalah dengan pemanfaatan sistem imigrasi yang bukan hanya berfungsi administratif, melainkan juga menyangkut dengan keamanan dan wibawa negara, dan adaptif dengan teknologi informasi atau komitmen dengan era revolusi industri 4.0.
Strategi Si-Ancol dan SMS Gateway merupakan strategi yang masuk dalam konsep adaptif. Sehingga semua kantor imigrasi di Indonesia maupun perwakilan di luar negeri menjadi lebih tertib sesuai SOP dalam penerapan pelayanan paspor, SPLP dan visa.
Jika dikaitkan dengan seorang Atase Imigrasi, yang mempunyai peluang untuk berhubungan dengan pihak luar, menyerasikan nilai-nilai sehingga membuat konsep kerja yang terus menerus mencari hal-hal baru, menyesuaikan dengan perkembangan dan selalu belajar dari pengalaman masa lalu. Karakteristik seorang atase imigrasi yang adaptif ditujukan ke arah kemampuan memecahkan masalah-masalah secara efektif dan daya inovatif. Nilai-nilai sentral yang ditanamkan adalah efektif, efisien, etos profesional, sifat-sifat adaptif, responsif serta keberanian untuk mengambil risiko.
B. Permasalahan Tugas Kerja Atase Imigrasi Mewujudkan Adaptif
Permasalahan tugas kerja yang dihadapi saat menjalankan tugas dalam mewujudkan konsep adaptif dalam pelayanan imigrasi. Atase imigrasi KBRI KL dihadapi permasalahan utama yaitu harus mampu beradaptasi dengan permasalahan yang beragam dari PMI (Pekerja Migran Indonesia) yang ada di Malaysia. Pemerintah Indonesia melalui KBRI KL menyikapi serius berbagai isu menyangkut pekerja migran Indonesia (PMI). Adapun isu besar yang menjadi perhatian KBRI KL yaitu masalah deportasi, pemulangan warga yang ada di shelter dan kasus penganiayaan terhadap PMI.
PMI yang tertangkap pada operasi pendatang asing tanpa izin (PATI) tidak semuanya memiliki uang sehingga menjadi faktor biaya pemulangan. Jika dikaitkan dengan dokumen mereka, KBRI tentu bisa membantu dan diupayakan untuk diskusi dengan pemerintah Malaysia membahas masalah deportasi.
C. Strategi Mencapai Adaptif dalam Pelayanan Imigrasi
Strategi mencapai pelayanan imigrasi yang adaptif adalah dengan pemanfaatan sistem imigrasi yang bukan hanya berfungsi administratif, melainkan juga menyangkut dengan keamanan dan wibawa negara, dan adaptif dengan teknologi informasi atau komitmen dengan era revolusi industri 4.0.
Strategi Si-Ancol dan SMS Gateway merupakan strategi yang masuk dalam konsep adaptif. Sehingga semua kantor imigrasi di Indonesia maupun perwakilan di luar negeri menjadi lebih tertib sesuai SOP dalam penerapan pelayanan paspor, SPLP dan visa.
