Fakultas Ilmu Komputer
Pengembangan Aplikasi Frontdesk Berbasis Web (Studi Kasus : LPPM UB)
Mohammad Alfan Iqbal Aknaf1, Welly Purnomo2, Djoko Pramono3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Email: 1mohalfan8@gmail.com, 2wepe@ub.ac.id, 3djoko.jalin@ub.ac.id Abstrak
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Brawijaya merupakan unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Universitas Brawijaya di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam menjalankan tugasnya, para pimpinan LPPM dibantu oleh seorang sekretaris. Adapun beberapa tugas dari sekretaris ialah melakukan penjadwalan acara, penjadwalan peminjaman ruang dan penjadwalan appointment pimpinan. Selama ini tugas tersebut masih dilakukan secara manual, saat ini solusi yang diterapkan masih menggunakan file excel dan layanan google
calendar sehingga menyebabkan tidak adanya integrasi antara satu data dengan data yang lainnya
sedangkan ketiga data penjadwalan tersebut memiliki hubungan satu sama lain. Berdasarkan permasalahan tersebut dibuatlah Aplikasi Frontdesk yang dapat digunakan sekretaris pimpinan maupun resepsionis LPPM untuk melayani pengajuan penjadwalan acara, penjadwalan peminjaman ruang, serta penjadwalan appointment pimpinan. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi ini yaitu waterfall model. Selanjutnya, untuk menguji hasil implementasi dari fungsi membuat jadwal acara, jadwal peminjaman ruangan, dan jadwal appointment pimpinan, akan dilakukan validation testing dan user acceptance testing. Dari tahap pengujian, diperoleh hasil sebesar 74.88% yang menunjukkan bahwa aplikasi yang dibangun dapat membantu pengguna dalam mencatat data penjadwalan dan juga sudah dapat diterima oleh pengguna.
Kata kunci: integrasi, aplikasi, frontdesk, appointment. Abstract
Institute of Research and Community Services (LPPM) Brawijaya University is a unit that carries out the main tasks and functions of Brawijaya University in the sector of research and community service. In carrying out their duties, LPPM leaders are assisted by a secretary. The several tasks of the secretary are events scheduling, loan room scheduling, and leader’s appointment scheduling. During this time the task is still done manually, now the solution that is applied is still using excel files and google calendar service, so there is no integration between one data with the other data, while the three scheduling data have relationship with each other. Based on these problems the frontdesk application was made which can be used by secretary and receptionist of LPPM to serve event scheduling, loan room scheduling, and leaders appointment scheduling. Furthermore, to test the implementation result of the making event schedule, making loan room schedule, and making leaders appointment function, validation and user acceptance testing were performed. From the testing phase, the result obtained 74.88% which indicates thet the application built can help users in recording scheduling data and also the application can be accepted and approved by the user.
Keywords: integration, application, frontdesk, appointment.
1. PENDAHULUAN
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Universitas Brawijaya di bidang Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. Dalam
melakukan tugasnya, para pimpinan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) dibantu oleh seorang sekretaris pimpinan. Adapun tugas sekretaris adalah melakukan pembukuan atau pencatatan jadwal acara, dan melayani ketika ada tamu yang ingin mengajukan janji bertemu dengan pimpinan LPPM. Selain itu di LPPM juga ada bagian
resepsionis dimana bertugas untuk melakukan pembukuan peminjaman ruang yang ada di LPPM dan melayani ketika ada tamu yang datang ke LPPM.
Akan tetapi ada beberapa tugas dari sekretaris pimpinan LPPM tersebut saat ini masih dilakukan secara manual. Selama ini pembukuan atau pencatatan jadwal acara dan jadwal peminjaman ruang masih dicatat menggunakan file excel, sedangkan untuk jadwal agenda pimpinan disimpan dengan menggunakan layanan google calendar. Dari tempat penyimpanan data yang berbeda tersebut, mengakibatkan satu data dengan data yang lainnya tidak terintegrasi sedangkan ketiga data penjadwalan tersebut memiliki hubungan satu sama lain.
Permasalahan muncul ketika sekretaris pimpinan akan mencatat sebuah jadwal acara pada suatu waktu maka sekretaris pimpinan harus mengecek satu persatu waktu dan tempat jadwal acara yang sudah pernah dijadwalkan sebelumnya serta jadwal agenda dari pimpinan yang diundang pada acara tersebut, guna menghindari adanya jadwal acara pada satu waktu dan ruangan yang sama. Selain itu juga tidak adanya integrasi antara ketiga data penjadwalan memungkinkan data pencatatan ganda dari sebuah penjadwalan yang diajukan, hal tersebut dikarenakan ketika selesai melakukan reschedule jadwal dan diajukan kembali, data lama dari jadwal yang diajukan tersebut masih belum dihapus dan jadwal yang di reschedule langsung dicatatat kembali.
Dari permasalahan diatas penulis mengembangkan aplikasi frontdesk untuk membantu sekretaris pimpinan LPPM dalam melakukan pencatatan jadwal acara, pencatatan jadwal peminjaman ruang, dan pencatatan jadwal agenda pimpinan.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Tahapan-tahapan yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari beberapa proses, dimulai dari proses pengumpulan data yang dilakukan dengan cara wawancara, lalu melakukan studi pustaka, setelah itu dilakukan proses pengembangan sistem dan yang terakhir adalah penarikan kesimpulan dan saran. Metode pengembangan yang digunakan pada penelitian ini yaitu metode SDLC Waterfall Model. Gambar 1 menunjukkan diagram alir dari tahapan-tahapan yang dilakukan pada penelitian ini.
Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian 2.1. Waterfall Model
Waterfall Model yaitu salah satu model
siklus hidup pengembangan sistem yang mencakup beberapa tahapan tahapan. Mulai dari tahap analysis, design, implementation, testing dan maintenance yang dilakukan secara berurutan hingga proses pengembangan selesai dan tidak akan berlanjut ke tahap berikutnya apabila fase sebelumnya belum selesai (Mishra & Dubey, 2013). Pada gambar 2 berikut ini adalah tahapan-tahapan dari waterfall model, namun pada penelitian ini hanya dilakukan sampai fase testing saja.
2.2. Framework Code Igniter
Code igniter adalah kerangka aplikasi
berbasis web yang open source yang digunakan untuk membangun aplikasi PHP dinamis. Tujuannya untuk mempermudah developer dalam mengembangkan perangkat lunak atau aplikasi (Hustinawati, 2014).
2.3. Validation Testing
Validation Testing merupakan teknik uji
coba sistem yang berfokus pada validasi aksi-aksi yang dapat dilihat oleh pengguna serta keluaran dari sistem yang dikenali oleh pengguna (Pressman, 2010). Maksud dari pengujian validasi yaitu untuk mengetahui fitur-fitur yang disediakan oleh sistem dapat berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan pengguna. Validasi sistem dilakukan dengan cara melakukan serangkaian skenario percobaan, tujuannya adalah untuk memastikan kesesuaian fitur yang disediakan oleh sistem dengan hasil penjabaran kebutuhan sistem.
2.4. User Acceptance Testing
User Acceptance Testing (UAT) adalah
metode pengujian sistem dari perspektif pengguna dan pemangku kepentingan yang lain. Fokus dari UAT ini adalah apakah perangkat lunak yang dikembangkan dapat memberikan manfaat bisnis yang diharapkan ketika digunakan oleh pengguna. Dalam hal ini UAT tidak dilakukan untuk menguji perangkat lunak dengan cara acak, namun memerlukan pengguna untuk melakukan skenario pengujian guna mendapatkan hasil atau nilai dari perangkat lunak yang dikembangkan dalam menunjang proses bisnis.
3. ANALISIS KEBUTUHAN
Tahap analisis kebutuhan dimulai dengan menganalisis masalah yang dialamin oleh stakeholder yang didapatkan dari hasil wawancara. Berdasarkan hasil wawancara didapatkan informasi mengenai permasalahan yang dialami serta kebutuhan dari sistem berdasarkan permasalahan yang dijelaskan pada tabel 1 berikut ini.
Tabel 1. Analisis Permasalahan
Masalah 1. Tidak ada integrasi data
antara jadwal acara dengan jadwal peminjaman ruang serta jadwal agenda pimpinan sehingga sekretaris harus
melakukan pengecekan terhadap ketiga macam data tersebut.
2. Sekretaris pimpinan melakukan pengecekan satu persatu data penjadwalan ketika melayani pengajuan penjadwalan acara ataupun
appointment pimpinan. Mempengaruhi - Kinerja dari sekretaris atau
resepsionis dalam melakukan penjadwalan.
Dampak 1. Kurangnya koordinasi antar
pegawai kesekretariatan. 2. Sekretaris pimpinan harus
melayani pengajuan
penjadwalan yang sama berulang kali ketika jadwal yang diajukan memiliki kesamaan waktu dan tempat.
Solusi 1. Membangun sistem informasi
yang dapat digunakan oleh civitas LPPM dalam hal ini adalah sekretaris pimpinan LPPM untuk melakukan
penjadwalan acara,
penjadwalan peminjaman ruang, dan juga penjadwalan agenda pimpinan sekaligus. 2. Membangun sistem informasi
untuk menampilkan
informasi terkait jadwal acara, jadwal peminjaman ruang, dan juga jadwal agenda pimpinan.
Setelah dilakukan analisis permasalahan, tahapan selanjutnya dilakukan proses penentuan aktor yang bertujuan untuk mendefinisikan pengguna yang akan menggunakan sistem. Berikut ini pada tabel 2 menunjukkan hasil dari proses identifikasi aktor.
Tabel 2. Identifikasi Aktor
Aktor Deskripsi
Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan merupakan aktor dari bagian staff tata usaha LPPM UB yang bertugas mencatat jadwal acara, dan mencatat jadwal agenda pimpinan.
Pimpinan LPPM
Pimpinan LPPM merupakan aktor dari para petinggi yang ada di LPPM diantaranya, Ketua, Sekretaris, KKJF Penelitian, KKJF Pengabdian kepada masyarakat, dan kepala tata usaha. Resepsionis Resepsionis merupakan aktor dari
bagian staff tata usaha LPPM UB yang bertugas untuk melakukan
pencatatan peminjaman ruangan dan menerima tamu di LPPM.
Setelah aktor yang akan menggunakan sistem didapatkan, dilakukan pemodelan kebutuhan kedalam bentuk use case diagram. Berikut ini pada gambar 3 menunjukkan hasil pemodelan kebutuhan kedalam bentuk use case
diagram.
Gambar 3. Use Case Diagram
4. PERANCANGAN SISTEM
Pada tahap ini dilakukan pemodelan kebutuhan kedalam bentuk diagram-diagram. Pemodelan kebutuhan pada tahap ini menggunakan Unified Modelling Language (UML). Perancangan dilakukan agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan yang sudah didapatkan. Adapun diagram diagram yang dimodelkan pada bagian ini antara lain
sequence diagram yang menggambarkan alur
yang terjadi didalam sistem, class diagram, dan
physical data model yang menggambarkan
desain dari basis data sistem 4.1. Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan proses
yang terjadi didalam sistem. Pada gambar 4 berikut ini merupakan sequence diagram dari proses membuat jadwal acara yang menggambarkan proses yang terjadi didalam sistem ketika sekretaris pimpinan melayani pengajuan penjadwalan acara
Sequence diagram membuat jadwal acara
terdiri dari 8 objek yaitu objek sekretaris sebagai
actor, lalu ada objek dashboard, eventscheduleadd, dan eventschedulelist sebagai
boundary, setelah itu ada objek EventScheduleController sebagai controller,
dan yang terakhir ada objek Agenda, Reservation, Event sebagai entity. Sedangkan
untuk sequence diagram dari proses membuat jadwal agenda ditunjukkan oleh gambar 5 berikut ini.
Gambar 5. Sequence Diagram Membuat Jadwal Agenda Pimpinan
Sequence diagram membuat jadwal agenda
pimpinan terdiri dari 6 objek yaitu objek sekretaris sebagai actor, lalu ada objek dashboard dan appointment sebagai boundary, setelah itu ada objek AppointmentController sebagai controller, dan yang terakhir ada objek Agenda dan EventAgenda sebagai entity. 4.2. Class Diagram
Ada dua macam class diagram yaitu class
diagram controller dan yang kedua yaitu class diagram model.
Gambar 6. Class Diagram Controller
Class diagram controller memiliki 6 class
turunan antara lain class LoginController, AdminController, AppointmentController, ReservationController, DashboardController, dan EventScheduleController. Sedangkan untuk
class diagram model di tunjukkan oleh gambar 7
berikut ini.
Gambar 7. Class Diagram Model
Class diagram model memiliki 8 class
turunan antara lain class Agenda, EventAgenda, Event, Reservation, User, Login, Room, dan yang terakhir EventArchive.
4.3. Physical Data Model
Physical data model digunakan untuk
memodelkan desain database aplikasi frontdesk. Berikut pada gambar 8 menunjukkan physical
data model dari aplikasi frontdesk yang dibuat.
Gambar 8. Desain Basis Data Aplikasi Frontdesk
5. IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bagian implementasi menjelaskan algoritma dua fitur perwakilan. Algoritma dari dua fungsi tersebut dijelaskan dengan menggunakan pseudocode. Berikut ini pada tabel 3 merupakan pseudocode dari fungsi membuat jadwal acara.
Tabel 3. Pseudocode Membuat Jadwal Acara
No Pseudocode Membuat Jadwal Acara 1 2 3 4 5 6 7 8
Jika data waktu dan tempat acara yang dimasukkan sama atau beririsan
Menampilkan halaman form tambah jadwal acara
Tampilkan pesan gagal Selain itu
Menyimpan data yang dimasukkan pada form kedalam array
Menyimpan data array kedalam basis data
Mengirim data jadwal acara melalui email sebagai undangan kepada pimpinan yang diundang Kembali ke halaman daftar jadwal acara
Sedangkan berikut ini pada tabel 4 merupaka pseudocode dari fungsi membuat jadwal agenda pimpinan.
Tabel 4. Pseudocode Membuat Jadwal Agenda Pimpinan
No Pseudocode Membuat Jadwal Agenda Pimpinan
1
2
3
Menyimpan data yang dimasukkan pada form kedalam array
Menyimpan data array kedalam basis data
Kembali ke halaman daftar agenda pimpinan
6. PENGUJIAN SISTEM
Pada bagian ini dijelaskan tentang hasil pengujian perangkat lunak dimana pengujian dilakukan dengan menggunakan metode pengujian validasi dan user acceptance testing. 6.1. Validation Testing
Validation testing dijalankan dengan
melakukan serangkaian prosedur uji oleh
developer pada fitur yang akan diuji. Berikut ini
pada tabel 5 merupakan fungsi yang diuji beserta hasil pengujiannya.
Tabel 5. Hasil Validation Testing
Fungsionalitas Sistem Hasil
(Valid/Tidak Valid)
Membuat Jadwal Acara Valid
Melihat Daftar Jadwal Acara Valid
Membuat Jadwal Peminjaman Ruang Valid
Melihat Jadwal Peminjaman Ruang Valid
Melihat Jadwal Agenda Pimpinan Valid
Membuat Jadwal Agenda Pimpinan Valid
Mengirim Undangan Acara Valid
Menambah Berkas Lampiran Acara Valid
6.2. User Acceptance Testing
User acceptance testing yaitu teknik
pengujian yang dilakukan untuk memastikan sitem yang telah dibangun bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Pengujian UAT dilakukan kepada para stakeholder yaitu sekretaris pimpinan LPPM, pimpinan LPPM, dan resepsionis LPPM. Dari pengujian UAT yang dilakukan didapatkan beberapa kesimpulan antara lain:
1. Pengujian UAT dengan responden sekretaris didapatkan hasil nilai persentase sebesar 76,66% dimana jumlah responden sekretaris sejumlah 1 pengguna.
2. Pengujian UAT dengan responden resepsionis didapatkan hasil nilai persentase sebesar 72% dimana jumlah responden resepsionis sejumlah 1 pengguna.
3. Pengujian UAT dengan responden pimpinan didapatkan hasil nilai persentase sebesar 76% dimana jumlah responden pimpinan sejumlah 1 pengguna.
Berdasarkan nilai persentase pengujian tersebut, dilakukan perhitungan rata-rata nilai persentase seluruh responden pengujian UAT dan didapatkan nilai persentase sebesar 74.88% dimana angka tersebut menunjukkan bahwa para responden menyetujui sistem yang dibuat telah memenuhi kebutuhan pengguna.
7. KESIMPULAN DAN SARAN
Dari keseluruhan penelitian yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada tahap analisis kebutuhan didapatkan 22 kebutuhan fungsional dan 3 non-fungsional. Selain itu juga dari tahap analisis kebutuhan didapatkan 3 macam pengguna yang akan menggunakan dengan sistem.
2. Perancangan aplikasi frontdesk dimulai dari pemodelan sequence diagram dari 7 fitur utama, dimana pemodelan ini berfungsi untuk menjabarkan alur dari setiap fitur. Kemudian dilakukan perancangan class
diagram yang menghasilkan 2 class utama
dan 14 class turunan. Setelah itu dilakukan perancangan basis data dengan menggunakan Physical Data Model,
menghasilkan 7 tabel. Dan yang terakhir yaitu perancangan antarmuka untuk menggambarkan rancangan user interface dari aplikasi yang dikembangkan.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun perangkat lunak yaitu Bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan framework Code Igniter v3.1.9 dan MySQL v10.1.38 sebagai
database management system. Pada tahap
implementasi ini dilakukan pendefinisian fungsi yang telah dijabarkan sebelumnya dengan menggunakan kode program. Kemudian hasil dari implementasi ditunjukkan dengan hasil screenshot
tampilan sistem dari hasil penulisan source
code.
4. Pengujian sistem yang dilakukan pada penelitian kali ini dilakukan dengan menggunakan metode pengujian validasi dan User Acceptance Testing. Pengujian validasi yang dilakukan pada penelitian ini menguji fitur-fitur yang telah didefinisikan dan menghasilkan kesimpulan bahwa semua fitur yang diuji sudah valid. User
acceptance testing dilakukan untuk mendapatkan hasil bahwa aplikasi dapat diterima oleh pengguna. Pengujian UAT yang dilakukan menunjukkan nilai rata-rata sebesar 74.88% dimana angka tersebut menunjukkan bahwa sistem dapat diterima oleh pengguna.
8. DAFTAR PUSTAKA
Hambling, B. & Goethem, P, V., 2013. User
Acceptance Testing: A step-by-step Guide. Swindon: BCS Learning &
Development Limited.
Hustinawati, Himawan, A. K. & Latifah, 2014.
Performance Analysis Framework Codeigniter and CakePHP in Website Creation. International Journal of
Computer Applications, volume 94, p.6. Mishra, A. & Dubey, D., 2013. A Comparative Study of Different Software Development Life Cycle Models in Different Scenarios. International Journal of Advance Research in
Studies, p. 6.
Pressman, Roger S. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak. Edisi ke 7. Diterjemahkan oleh : Adi Nugroho. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sommerville, Ian. 2011. Software Engeneering,
Ninth Edition. New York: AddisonWesley. Susanto, Azhar. 2004.
Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Linggar Jaya.
