BAB II
PEMBAHASAN
A. Organisasi Bisnis
Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Area-area bisnis dasar perusahaan seperti keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, dan pemasaran.
Sistem informasi ini dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. SIM dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan. Sstem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan, dan lima sistem informasi ditingkat lebih rendah mencakup kebutuhan-kebutuhan informasi unik dari area-area bisnis tersebut.
Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu, cara bagaimana sumber daya fisik seperti manusia, bahan baku, mesin dan uang dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan, anak perusahaan global, divisi, distrik cabang dan seterusnya. Inovasi-inovasi dibidang teknologi informasi telah memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dilaksanakan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization)
Nama-nama lain divisi atau departemen SIM khususnya teknologi informasi ( IT ) adalah:
1. Sumber daya informasi
Sumber daya informasi yang terdiri atas piranti keras komputer, piranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umunya berlokasi dilayanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief informasiofficer (CIO). Sumber daya informasi yang dapat diarea-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area penguna. Sehubungan dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat tersebut, lima hal mutlak mendapat perhatian para pemakainya dalam organisasi, termasuk organisasi.
b) Kemampuan komputer dewasa ini makin besar dan cara bekerjanya pun jauh lebih cepat dibandingkan dengan komputer yang di ciptakan pada dekade tujuh puluhan.
c) Berbeda dengan situasi masa lalu, ketika pengambilan keputusan dihadapkan kepada kelangkaan informasi sehingga proses pengambilan keputusan sering didasarkan pada intuisi dan pengalaman ,
d) Karena perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat, “usia” satu generasi komputer ternyata semakin pendek, meskipun harga komputer menjadi salah satu pertimbangan dalam pengadaannya. Artinya manajemen perlu mempertimbangkan secara matang berapa besar investasi yang tepat dilakukan untuk pengadaan komputer dengan konfigurasi tertenu dibarengi dengan dugaan sebelumnya bahwa dalam waktu singkat akan dipasarkan jenis komputer yang lebih canggih dan mungkin lebih sesuai dengan keperluan perusahaan.
e) Teknologi informasi ternyata makin mudah penggunaanya atau user friendly, dengan konsekuensi bahwa makin banyak orang dalam perusahaan yang mampu mengakses dan mampu melakukan sendiri pengolahan data bukan hanya untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang sendiri , akan tetapi juga yang dapat digunakan oleh orang lain, termasuk pada manajer.
2. Spesialis informasi
Spesialis informasi dgunakan untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan, spesialis informasi meliputi:
a) Analisis sistem
Spesialis ini bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki sistem-sistem-sistem-sistem yang sudah ada. Analis sistem-sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan mambantu masalah-masalah tersebut.
b) Administrator Basis Data
c) Webmaster
Webmaster bertanggung jawab atas isi dan situs web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahann dan pelanggan dan sekutu bisnisnya selalu terbuka situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Sering kali bawahan webmaster bertanggung jawab dalam membuat gambar-gambar yang tersedia tetap konsisten dan saling mendukung dalam seluruh halaman web. Satu tugas penting dari seorang webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan. Angka statistik ini dapat memberikan informasi penting mengenai keefektifan situs web tersebut.
d) Spesialis jaringan
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi.
Telekomunikasi adalah setiap pemancaran, pengiriman atau penerimaan segala jenis tanda, isyarat tulisan, gambar suara atau berita melalui kawat, radio, secara visual atau melalui sistem elektronik dalam pengertian ini terkandung makna bahwa telekomunikasi pada intinya merupakan pertukaran informasi jarak jauh, peran telekomunikasi dalam pengembangan sistem informasi nasional sangat straegis, terutama dinegara-negara yang memiliki wilayah luas dan tengah bergerak menuju masyarakat modern seperti indonesia.
e) Programer
Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analisis untuk membuat kode programer komputer yang menjadi nformasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
f) Operator
B. Struktur Organsasi Layanan Bisnis
Sepesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT. Spesalis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasi menurut berbagai macam cara, yaitu:
1) Tren dari struktur tersentralisasi ke desentralisasi.
Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi, diilustrasikan pada beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan mengalokasikan mereka ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk seseorang direktur informasi divisi (divisional informational officer —DIO) untuk mengelola sumber daya informasi di area-area tersebut.
Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programmer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programmer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memeberikan kontribusi bagi pengembang maupun pemeliharaan. 2) Struktur organisasi Inovatif
Struktur Organisasi Inovatif, ada 3 yaitu :
Model Sekutu ( partner model ) : layanan informasi yang bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis.
Model Platform ( platform model ) : layanan informasi tidak akan secara aktif mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga informasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis.
Model Terskala ( scalable model) : sumber daya yang harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.
C. Komputasi Pengguna akhir
sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir disebabkan oleh empat pengaruh utama:
a) Dampak pendidikan komputer. Dampak program-program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri atau swasta, perguruan tinggi, dan prusahaan-perusahaan industri mulai terlihat.
b) Antrian layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan oleh komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan mereka selesai dari antrian.
c) Murahnya peranti keras. Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan ditoko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi.
d) Peranti lunak siap pakai. Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan pengguna, memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.
Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir Menyamakan Kemampuan dan tantangan
Mempersempit jarak komunikasi.
Risiko Komputasi Pengguna Akhir Sasaran sistem yang buruk.
Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk.
Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efesien.
Hilangnya Integritas data.
Hilanganya keamanan.
Hilangnya kendali.
D. Kriteria Yang Dibutuhkan Untuk Karier Dibidang Layanan Informasi
Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain. Meskipun pengetahuan informasi tidak membutuhkan pengetahuan komputer secara absolut, keduanya akan saling membantu dalam memberikan alat yang bermanfaat bagi para pemecah masalah. Teori sistem (systems theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif. Proses pengembangan sistem (system development process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk mengembangkan suatu sistem informasi
b) Keahlian Pengembangan Sistem
Dengan cara yang sama kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Keahlian pengembangan sistem meliputi keahlian komukasi dan kemampuan analistis, kreativitas, kepemimpinan.
Keahlian komunikasi (communication skills) melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan, atau gambar.
Kemampuan analistis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan merumuskan respons atau solusi.
Kreativitas (cretivity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru. Kreativitas terutama bermanfaat disaat tidak terdapatnya pengalaman atau pengetahuan yang diperoleh dari mempelajari suatu fenomena yang serupa.
Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksankan tugasnya. Bagi manajemen umum, hal ini mungkin merupakan keahlian yang paling penting, namun juga penting bagi para spesialis informasi karena mereka terlibat dalam pengelolaan suatu proyek pengembangan sistem.
E. Otomatisasi Kantor
ketika IBM memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata. Otomatisasi kantor (office automation-OA)meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke- dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan, salah satu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu satu sama lain.
Pergeseran dan Pemecahaan Masalah Administratif ke Manajerial
Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer dikalangan manajerial dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapat menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Mereka mulai menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya, menggunakan penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas, dan seterusnya.
F. Kantor Maya
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam kegiatan bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan dikantor, sebagai gantinya pekerjaan seperti itu dapat dilakukan dimanapun karyawan berada (kantor maya). Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telekomuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.
Keuntungan kantor maya :
Biaya fasilitas yang lebih rendah. Biaya peralatan yang lebih rendah. Berkuarangnya penghentian pekerjaan. Kontribusi sosial.
Moral yang rendah.
Kekhawatiran akan risiko keamanan
G. Organisasai Maya
Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan sebuah organisasi maya. Disebuah organisasi maya (virtual organization), operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi fisik.
Dampak Sosial Organisasi Maya
Industri-industri yg paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industrri yg membeerikan nilai tambah dalam bentuk informasi,ide,dan kecerdasan (intelligence). Istilah ekonomi tiga 1 (three 1 economy) diberikan untuk menjabarkan industri-industri seperti ini. Contohnya adalah bidang-bidang pendidikan, perawatan, kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga dan konsultasi. Seiring dengan semakin banyaknya industri-industri yang tertarik dengan kantor maya, perubahan yang terjadi mungkin akan mempengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja. Pengaruh ini akan jelas terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota kita. Kantor maya dan organisai maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit dan transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang.
Agar hal seperti ini dapat terjadi setiap orang harus dapat berpartisipasi. Pekerja di semua tingkatan harus tertarik pada pekerjaan-pekerjaan di Ekonomi Tiga 1 dan memiliki pengetahuan serta keahlian yang dibutuhkan untuk berhasil. Tingkat kompetensi yg tinggi seperti ini membutuhkan dedikasi dari pihak lembaga-lembaga pendidikan maupun pemerintah di semua tingkatan untuk mendorong dan memfasilitasi terjadinya perubahan.
H. Menempatkan Pengguna Sistem dan Spesialis Informasi pada Perspektif
Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan. Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.
Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat. Pengetahuan spesialis informasi dan perusahaan adalah suatu sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-Program manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) formal sering kali terdiri atas sistem-sistem yang mengumpulkan, menyimpan, dan memilah-milah pengetahuan.
