TATAP MUKA
14
MODUL PERKULIAHAN
Pengantar Manajemen
Bab 14 – Sistem Informasi Manajemen
Disusun oleh: Kode Mata Kuliah: IT-021245
Ardiprawiro, SE., MMSI Fakultas: S1 – Ekonomi
ABSTRAK TUJUAN Saat ini pengetahuan sistem informasi
manajemen begitu penting bagi para pengelola organisasi terutama manajer di dalam perusahaan. Hal ini berkaitan dengan terjadinya perubahan-perubahan yang sangat kuat yang mengubah lingkungan dunia bisnis yang semakin kompetitif dan lahirnya teknologi digital yang mampu melayani berbagai kegiatan secara cepat dan efisien.
Setelah membaca modul ini, mahasiswa diharapkan mampu untuk:
Mengetahui cara pengelolaan informasi yang baik dengan mengerti sistem informasi manajemen, implementasi dan keamanan informasi manajemen dan teknik menggunakan komputer sebagai alat bantu.
BAB 14
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Apabila memperhatikan secara saksama mengenai anatomi tubuh maka kita dapat menyebutkan bagian-bagian dari tubuh, mulai dari rambut, kepala, bulu alis, mata, hidung, telinga, mulut, lengan, tangan, jari-jemari sampai ke kaki. Bayangkan jika salah satu dari anggota tubuh tersebut tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya gerakan tubuh tidak sempurna. Dari bagian-bagian tubuh yang disebutkan tadi, masih terdapat bagian tubuh yang terletak di bagian dalam, seperti bagian otak, pernafasan, jantung, darah yang mengalir ke seluruh tubuh, paru-paru, hati, ginjal, tulang, kulit. Semua organ tubuh atau bagian tubuh tersebut mempunyai fungsi dan tugas masing-masing dan mekanisme kerjanya tidak dapat berdiri sendiri, tetapi saling berhubungan, saling ketergantungan satu sama lainnya secara terpadu sehingga tubuh kita hidup dan bergerak secara sempurna.
Dari setiap organ tubuh pun terdapat subbagian tubuh, seperti struktur pernafasan yang terdiri dari hidung, tenggorokan, paru-paru, pembuluh darah, dan darah. Setiap unsur dari struktur pernafasan tersebut memiliki fungsi tertentu dan bekerja dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan dari sistem pernafasan.
Selain hal itu, ada suatu komponen abstrak yang turut menggerakkan setiap bagian atau subbagian dari tubuh kita yang tidak tampak, tetapi dapat dirasakan, misalnya mata melihat makanan otak memberikan informasi pada tangan untuk mengambil dan memasukkan ke dalam mulut, selanjutnya otak memberikan perintah untuk mengunyah makanan tersebut. Dari contoh ini, dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem tentunya terdiri dari struktur dan proses.
Struktur sistem merupakan komponen-komponen yang membentuk sistem itu sendiri, sedangkan proses merupakan uraian prosedur kerja setiap komponen dalam mencapai tujuan dari sistem.
Ilustrasi ini memberikan gambaran bahwa kegiatan kecil maupun besar menggunakan sistem dalam melakukan tugas dan fungsinya untuk mencapai tujuan tertentu. Demikian pula kegiatan dalam suatu organisasi tidak terlepas dari sistem dan informasi untuk mencapai tujuannya.
Sebagian besar kegiatan organisasi, saat ini banyak menggunakan sistem informasi, jaringan, dan teknologi internet dalam melakukan pekerjaannya. Hal ini dilakukan dalam rangka efisiensi pekerjaan, meningkatkan daya saing, dan meningkatkan profit. Oleh karena itu, pengetahuan sistem informasi bagi pengelola organisasi menjadi sangat penting dalam memperluas jangkauan, mendapatkan masukan, mengikuti perkembangan baru berkenaan kegiatan yang dijalankan, serta kemungkinan juga dapat mengubah pola berpikirnya.
Sistem informasi manajemen menjadi sangat penting dalam suatu organisasi dikarenakan terjadinya perubahan-perubahan yang sangat cepat dari informasi konvensional ke informasi yang serba digital sehingga dengan mudah, akurat, dan cepat pertukaran arus informasi apa pun dapat diakses oleh setiap orang di mana saja berada. Dengan adanya kemajuan teknologi
informasi dan telekomunikasi, memungkinkan diterapkannya cara-cara baru yang lebih efisien untuk produksi, distribusi, serta konsumsi barang dan jasa. Proses inilah yang membawa manusia ke masyarakat ekonomi informasi. Demikian pula, pergeseran terjadi dalam dunia pendidikan dari pendidikan tatap muka yang konvensional ke arah pendidikan yang lebih terbuka, seperti melalui jaringan web atau penggunaan program software.
Untuk memahami lebih dalam dan runut mengenai sistem informasi manajemen maka kita pahami lebih dahulu konsep-konsep di bawah ini.
14.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Kemunculan komputer telah memberikan sumbangsih yang besar bagi pengelolaan informasi dengan mengintegrasikan ke sebuah sistem informasi yang canggih dan terandalkan. Implikasi serta dampak penggunaan komputer untuk pengelolaan informasi terlihat dari perbedaan pengelolaan informasi dengan menggunakan sistem-sistem secara manual. Tendensi meninggalkan penggunaan sistem-sistem secara manual. Tendensi meninggalkan penggunaan sistem secara manual terlihat pada penggunaan sistem informasi manajemen yang semakin berkembang pada lini perusahaan dan organisasi. Hal ini disadari sebagai representatif dari kemajuan teknologi informasi yang semakin berkembang dan semakin terstandarisasi. Gaol (2008) mengatakan sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang terdapat pada sebuah organisasi sebagai alternatif dalam melakukan tindakan proses konfigurasi manajemen dengan menggabungkan sistem manusia dan mesin. Sistem informasi manajemen dapat digambarkan melalui sebuah susunan piramida yang terdiri dari empat tingkatan. Berikut ini ditampilkan gambar piramida dengan empat tingkatan sistem informasi manajemen.
Gambar 14.1 Tingkatan Sistem Informasi Manajemen
Menurut (O’Brien dan Marakas, 2013), sistem informasi manajemen merupakan sekumpulan komponen dalam sistem informasi dengan mengekstrak data menjadi informasi dengan mengintegrasikan komponen sistem informasi berupa people, hardware, software, communication network, dan data resources. Sistem informasi manajemen (SIM) menyediakan
informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada manajer dapat menggunakan komputer dan browser web jaringan untuk menerima secara instan laporan analisis penjualan harian yang kemudian akan dievaluasi penjualannya oleh setiap tenaga penjualan (Kahraman, Kaya dan Cevikcan, 2011). Selain itu sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai bagian dari pengendalian internal suatu organisasi maupun perusahaan bisnis yang dilakukan terorganisasi yang kemudian membentuk sistem perencanaan antara manusia dengan teknologi berdasarkan prinsip-prinsip manajemen dan prosedur akuntansi sebagai salah satu alternatif dalam pemecahan suatu masalah seperti halnya yang bersifat bisnis misalnya pelayanan, inovasi produk, maupun strategi bisnis lainnya (Nugroho, 2018).
14.2 Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Saat ini, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengumpulkan, mengatur, menyimpan dan menyebarkan dara seperti audio, video, teks atau angka melalui komputer dan telekomunikasi peralatan adalah sumber dari kekuatan dalam organisasi dan merupakan bagian dari faktor dalam menciptakan dan meningkatkan organisasi belajar (Onyeiwu, 2015).
Organisasi seperti bisnis dan lembaga pemerintah adalah contoh yang baik dari sistem dalam masyarakat, yang merupakan lingkungan mereka. Organisasi itu sendiri terdiri dari banyak subsistem, seperti departemen, divisi, memproses tim, dan kelompok kerja lainnya. Organisasi adalah contoh terbuka sistem karena mereka berinteraksi dengan sistem lain di lingkungan mereka.
Fungsi utama yang diterapkan pada sistem informasi manajemen dalam suatu organisasi (Nugroho, 2018) adalah sebagai berikut:
1) Sebagai salah satu instrumen dalam mempermudah pihak manajemen dalam melakukan fungsi manajemen yang terdiri dari planning, organizing, actuating, dan controlling.
2) Terciptanya sistem organisasi yang akurat dan tepat waktu berdasarkan orientasi dari penggunaan data yang efektif dan efisien.
3) Membentuk suatu pola kreativitas dalam organisasi dengan berorientasi pada daya produktivitas dan penghematan biaya penggunaan sumber daya organisasi.
4) Terbentuknya sistem kerja yang terkoordinasi dan terorganisasi sehingga dapat membentuk karakter sumber daya manusia yang memiliki kualitas.
Akhirnya, organisasi adalah contoh dari sistem adaptif karena mereka dapat memodifikasi diri mereka sendiri untuk memenuhi tuntutan lingkungan yang berubah. Ketika aplikasi sistem informasi fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh manajer, mereka disebut sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan oleh semua jenis manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang kompleks.
14.3 Tujuan dan Peran Sistem Informasi Manajemen
Penggunaan teknologi informasi sangat penting dalam industri untuk mengurangi risiko dan mengelola urusan, dan industri ini perlu dilengkapi dengan teknologi informasi agar tetap kompetitif. Di dalam hal ini, mengidentifikasi hambatan untuk penggunaan teknologi informasi di industri khususnya industri asuransi dapat memberikan peluang besar untuk meningkatkan
kinerja dan membantu mengembangkan perusahaan sesuai dengan strategi (Raadabadi et al., 2018). Tujuan utama sistem informasi adalah sebagai landasan dalam konfigurasi sistem manajemen pada suatu organisasi. Pembuatan keputusan terkait pengelolaan informasi yang baik dan benar perlu perencanaan yang matang sehingga diharapkan dapat mengendalikan operasi subsistem dari perusahaan dalam memberikan sebuah sinergi dalam prosesnya.
Menurut Murdick, Ross, dan Clagget (2005) menyampaikan bahwa ada tiga tujuan yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen, antara lain:
1) Sistem sosial yang disebut dengan organisasi.
2) Sistem manajemen yang digunakan organisasi dan subsistemnya dalam rangka meningkatkan praktik dari operasi-operasi dan produktivitas.
3) Sistem informasi manajemen merupakan komponen dari proses manajemen pada organisasi yang berfungsi sebagai penyelenggaraan informasi yang memiliki nilai-nilai integritas dalam pengambilan keputusan.
Umumnya istilah sistem informasi manajemen secara implisit masuk pada kategori kelompok yang berorientasi pada manajemen informasi dengan sistem bertalian dengan dukungan terhadap proses pengambilan keputusan manusia. Implementasi sistem informasi manajemen akan tercapai dengan efektif jika ada keterkaitan hubungan di antara komponen subsistem informasi. Keterpaduan sistem informasi tersebut memiliki peranan utama dalam sistem informasi (Nugroho, 2018), antara lain adalah sebagai berikut:
a) Sistem Informasi untuk Keunggulan Kompetitif
Pada umumnya setiap perusahaan yang ingin berkembang berupaya melakukan inovasi dalam menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan oleh pelanggannya.
Untuk mencapai hal ini, maka diperlukan berbagai strategi, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga lebih murah dengan mempertimbangkan keterjaminan aspek kualitas.
b) Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan
Setiap perusahaan mempunyai seorang manajer dalam menjalankan proses pengambilan keputusan untuk mencari solusi atas permasalahan. Respons atas pemecahan masalah sangatlah penting untuk dicermati oleh setiap perusahaan agar dapat meminimalisir kerugian perusahaan dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang. Selama proses pemecahan masalah, setiap manajer pada umumnya akan dihadapkan dengan beberapa alternatif pengambilan keputusan sebagai solusi untuk memecahkan masalah yang tengah dihadapi. Secara umum proses alternatif pemecahan masalah dapat dilakukan dengan mekanisme seperti solusi alternatif, penggunaan standar dan batasan dalam pengelolaan informasi.
c) Penggunaan Teknologi Informasi dalam Penggunaan E-Commerce
Saat ini penggunaan akses teknologi informasi banyak digunakan oleh para pelaku e- commerce sebagai salah satu bentuk representatif dari sarana dan prasarana kegiatan operasionalisasi perusahaan, baik yang ditinjau dari aspek internal dan eksternal. Salah
satunya penerapan kecepatan akses informasi pada lingkup kegiatan transaksi digital untuk jenis business-to business (B2B) dan business-to-customer (B2C) (Budiarta, Ginting, dan Janner Simarmata, 2020).
Implikasi penyediaan sistem informasi dengan sistem yang lain berorientasi pada sistem informasi untuk proses pengambilan keputusan yang efektif yang dilakukan tingkat manajemen menengah seperti manajer. Secara umum, para manajer berperan sebagai ujung tombak pengambilan keputusan bagi perusahaan yang biasa disebut dengan sistem pendukung manajemen. Urgensi dari kehadiran para manajer dalam proses pengambilan keputusan perlu didukung dengan informasi yang akurat dan terpercaya guna mengambil keputusan yang objektif. Manajer membutuhkan sistem informasi yang akurat dan tepat dalam bentuk laporan dengan berbagai informasi yang relevan guna menentukan sikap ataupun kebijakan dalam proses pengambilan keputusan. Representatif bentuk umum dari sistem informasi dalam suatu organisasi yang paling banyak digunakan adalah sistem informasi manajemen. Akselerasi penggunaan sistem informasi manajemen dalam suatu perusahaan atau organisasi dapat terlaksana dengan efektif jika ada keterkaitan hubungan di antara komponen sub sistem informasi. Komponen tersebut terintegrasi antar subsistem sehingga menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan proses penyelenggaraan manajemen. Lebih lanjut, (O’Brien dan Marakas, 2013) menggambarkan peran sistem informasi manajemen dalam bisnis adalah sebagai berikut.
Gambar 14.2 Peran Sistem Informasi Manajemen dalam Bisnis
14.4 Implementasi Sistem Informasi Manajemen dengan Komputer dan Keamanan Sistem informasi merupakan suatu kebutuhan bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.
Kelangsungan hidup organisasi sangatlah sulit tanpa penggunaan teknologi sistem informasi terutama dalam hal keamanan.
Keamanan data dan informasi merupakan hal yang sangat vital dalam sebuah organisasi karena informasi adalah aset penting bagi sebuah organisasi. Jika sistem informasi manajemen dapat diterapkan dengan baik di suatu perusahaan maka akan mengurangi risiko dan semakin banyak data informasi yang disimpan tentu hal itu akan lebih rawan terjadi kerusakan.
Keamanan informasi akan diperoleh dengan mengimplementasi seperangkat alat kontrol yang layak, yang dapat berupa kebijakan-kebijakan, praktik-praktik, prosedur-prosedur, struktur- struktur organisasi dan perangkat lunak.
14.5 Pemakaian Komputer oleh Pengguna Akhir
Di akhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna, pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer.
Komputasi pengguna akhir (end-user computing/ECU), oleh karenanya berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama:
1) Dampak pendidikan komputer
Selama awal tahun 1980-an, dampak program-program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.
2) Antrean layanan informasi
Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980-an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan antrean mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer.
3) Murahnya peranti keras
Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi.
4) Peranti lunak siap pakai
Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengembalian keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.
1. Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir
EUC memberikan dua manfaat utama:
a) Menyamakan kemampuan dan tantangan
Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut. Spesialis juga memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk memelihara sistem yang sudah ada, bidang tanggung jawab yang cukup penting.
b) Mempersempit jarak komunikasi
Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi, karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangkan sebagai dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit.
2. Risiko Komputasi Pengguna Akhir
Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan mendapatkan perusahaan kepada sejumlah risiko:
1) Sasaran sistem yang buruk
Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.
2) Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk
Para pengguna akhir, meskipun mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak akan dapat menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perancangan sistem. Begitu pula ketika pengguna akhir tergesa-gesa dalam menyiapkan dan menjalankan sistem, mereka cenderung mengabaikan kebutuhan untuk mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak dapat dipelihara.
3) Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien
Ketika tidak terdapat kendali pusat atas akuisisi peranti keras dan peranti lunak, perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan. Pengguna akhir dapat pula “melakukan pengulangan” dengan mengembangkan sistem yang belum pernah dikembangkan oleh layanan informasi atau pengguna akhir yang lain.
4) Hilangnya integritas data
Pengguna akhir bisa jadi tidak menjalankan kehatian-hatian yang diperlukan dalam memasukkan data ke dalam basis data perusahaan. Pengguna-pengguna lain kemudian menggunakan data yang salah ini, dengan berasumsi data tersebut akurat. Hasilnya adalah output yang terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer mengambil keputusan yang salah.
5) Hilangnya keamanan
Pengguna akhir tidak dapat menjaga data dan peranti lunak mereka. Penjahat komputer dapat memperoleh akses ke sistem dan merugikan perusahaan dalam banyak hal.
Meningkatnya penggunaan jaringan menjadikan keamanan semakin penting artinya.
6) Hilangkan kendali
Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan komputer bagi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Mukhyi, M.A., & Saputro, I.H. 1995. Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE), Depok:
Penerbit Gunadarma
2. Priyono. 2007. Pengantar Manajemen, Sidoarjo: Zifatama
3. Krisnandi, H., Efendi, S., & Sugiono, E. 2019. Pengantar Manajemen, Jakarta: LPU-UNAS 4. Pratama, R. 2020. Pengantar Manajemen, Sleman: Penerbit Deepublish
5. Sadikin, A., Misra, I., & Sholeh H, M. 2020. Pengantar Manajemen dan Bisnis, Yogyakarta:
Penerbit K-Media
6. Silalahi, Marto., dkk. 2020. Dasar-Dasar Manajemen dan Bisnis, Medan: Yayasan Kita Menulis
7. http://etheses.iainkediri.ac.id/1455/3/932113615%20-%20BAB%20II.pdf, diakses pada 26 Februari 2022 pukul 07.00.
8. https://accurate.id/marketing-manajemen/bcg-matrix/, diakses pada 27 Februari 2022 pukul 07.00.
9. Kusworo. 2019. Manajemen Konflik dan Perubahan dalam Organisasi, Bandung: Alqaprint Jatinangor
