Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan
Jasa Pendidikan
Kadek Rai Suwena
a,*, Lulup Endah Tripalupi
babUniversitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia *(kadek_suwena@yahoo.co.id)
ABSTRAK
Sistem informasi administrasi akademik merupakan bagian dari administrasi perguruan tinggi. Keberadaan sistem informasi administrasi akademik dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sebagai alat atau sarana pendukung agar program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar. Hasil pengamatan (observasi) yang telah dilakukan oleh peneliti, bahwa pada tampilan fisik, layanan jasa pendidikan kurang didukung oleh sarana prasarana dan basis data yang cukup. Basis data dalam hal ini berkaitan dengan informasi-informasi pendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dibutuhkan mahasiswa. Hasil pengamatan ini mengindikasikan bahwa bukan berarti layanan jasa pendidikan yang telah diberikan berada dalam kategori baik, tidak serta merta memuaskan apa yang diinginkan oleh pengguna. Keberadaan basis data yang memadai sehingga setiap informasi-informasi yang penting pendukung proses belajar mengajar dapat diperoleh dengan baik oleh pengguna. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem informasi administrasi akademik yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien.
Kata kunci:sistem informasi, pelayanan, pendidikan
PENDAHULUAN
Tuntutan terhadap perguruan
tinggi dewasa ini bukan hanya
sebatas kemampuan untuk
menghasilkan lulusan yang diukur
secara akademik, melainkan
keseluruhan program dan
lembaga-lembaga perguruan tinggi harus
mampu membuktikan kualitas yang
tinggi didukung oleh akuntabilitas.
Faktor yang menentukan tingkat
keberhasilan dan kualitas suatu
perguruan tinggi adalah kemampuan
dosen dalam melaksanakan tugas tri
darma perguruan tingginya.
Keberhasilan suatu perguruan
tinggi dalam menyelenggarakan tri
darma perguruan tinggi memerlukan
berbagai sarana pendukung, satu
diantaranya adalah sistem informasi
administrasi akademik. Kebutuhan
akan sistem informasi administrasi
akademik yang memadai bertujuan
agar program-program pendidikan
yang sudah direncanakan dapat
Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
57
dan efisien. Sistem informasi
administrasi akademik merupakan
bagian dari administrasi perguruan
tinggi. Keberadaan sistem informasi
administrasi akademik dalam
pengelolaan program pendidikan
bukan merupakan suatu tujuan,
tetapi sebagai alat atau sarana
pendukung agar program pendidikan
dapat terlaksana dengan tertib dan
lancar. Rochaety, dkk (2005: 14)
mengemukakan bahwa dalam dunia
pendidikan, keberadaan sistem
informasi administrasi akademik
merupakan salah satu komponen
yang tidak dapat dipisahkan dari
aktivitas pendidikan itu sendiri.
Kedua domain ini memiliki tingkat
ketergantungan yang cukup tinggi
dalam membentuk karakteristik
pengelolaan sistem informasi
administrasi akademik.
Sistem informasi administrasi
akademik terdiri dari komponen
-komponen pendukung lembaga
pendidikan untuk menyediakan
informasi yang dibutuhkan pihak
pengambil keputusan saat melakukan
saat melakukan aktivitas pendidikan.
Sistem informasi terbentuk dari
komponen - komponen perangkat
keras (hardware), perangkat lunak
(software), dan perangkat manusia
(brainware). Banyak pendapat
mengatakan bahwa teknologi
informasi merupakan salah satu
senjata persaingan. Hal ini tidak perlu
diragukan lagi karena saat ini
teknologi informasi telah menjadi
salah satu alat untuk meningkatkan
efisiensi aktivitas operasional lembaga
pendidikan. Melalui sistem informasi
administrasi akademik yang mantap,
yang dapat memberikan dukungan
pelayanan terhadap keseluruhan
pelaksanaan program pendidikan,
diharapkan dapat tercipta tertib
akademik, yang ditandai dengan
keadaan disiplin, partisipasi,
loyalitas, kepatuhan, komitmen
dikalangan civitas akademika.
Dengan kata lain melalui
penyelenggaraan sistem informasi
administrasi akademik yang baik
diharapkan dapat tercipta
penyelenggaraan pendidikan yang
efektif dan efisien. Oleh karena itu
kelancaran administrasi yang efisien
dan efektif, pelayanan yang baik,
peraturan akademik yang jelas dan
dilaksanakan dengan baik,
kelengkapan sarana dan prasarana
yang baik, pelayanan yang baik akan
menghasilkan keberhasilan kegiatan
akademik di suatu perguruan tinggi.
Untuk dapat mendeskripsikan
keberhasilan kegiatan akademik di
suatu perguruan tinggi diperlukan
persepsi pengguna berkaitan dengan
diberikan dengan menggunakan alat
ukur berupa checklist yang
memfokuskan perhatian pada fungsi
manajerial (administrasi) yang
berkaitan dengan berbagai pelayanan
untuk kebutuhan mahasiswa dilihat
dari dimensi tangible, reliability,
responsivenes, assurance, dan
empathy. Dari persepsi yang
diberikan tersebut, dijadikan dasar
untuk merencanakan sistem
informasi administrasi dalam
menunjang proses kegiatannya.
METODE
Dilihat dari pendekatannya,
penelitian ini menggunakan
pendekatan empirik (ex-post facto)
yang merupakan suatu penelitian
yang dilakukan untuk meneliti
peristiwa yang telah terjadi dan
kemudian menurut ke belakang
untuk mengetahui faktor-faktor yang
dapat menimbulkan kejadian tersebut
(Sugiyono, 2005: 7). Orientasi dari
penelitian ini adalah persepsi tentang
layanan administrasi yang digunakan
sebagai dasar untuk penyusunan
sebuah Sistem Informasi Akademik,
sehingga dapat menciptakan sebuah
sistem informasi administrasi dalam
bentuk WEB yang terintegrasi dengan
sistem informasi manajemen lembaga
dalam hal ini Universitas Pendidikan
Ganesha.
Kualitas Pelayanan pada Jasa
Pendidikan
Kualitas jasa pendidikan dapat
diketahui dengan cara
membandingkan persepsi pelanggan
atas pelayanan yang diperoleh atau
diterima secara nyata oleh mereka
dengan pelayanan yang
sesungguhnya diharapkan. Jika
kenyataan lebih dari yang
diharapkan, pelayanan dapat
dikatakan bermutu. Sebaliknya jika
kenyataan kurang dari yang
diharapkan, pelayanan dapat
dikatakan tidak bermutu. Namun
apabila kenyataan sama dengan
harapan, maka kualitas pelayanan
disebut memuaskan. Dengan
demikian, kualitas pelayanan dapat
didefinisikan seberapa jauh
perbedaan antara kenyataan dan
harapan para pelanggan atas layanan
yang diterima. (Rochaety, 2005: 105).
Salah satu faktor yang menentukan
tingkat keberhasilan dan kualitas
perusahaan/ organisasi menurut
Jhon Sviokla dalam Lupiyoadi (2001 :
147) adalah kemampuan organisasi
memberikan pelayanan yang
berkualitas kepada pelanggannya.
Gaspersz (2005 : 240) mendefinisikan
manajemen kualitas pelayanan
sebagai suatu studi tentang
bagaimana pemasaran dan
Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
59 teknologi dan orang-orang mampu
merencanakan, menciptakan, dan
menyerahkan suatu paket yang
bermakna bagi pelanggan dan
kaitannya dengan pelayanan mereka.
Terdapat kesulitan pelanggan dalam
mengevaluasi kualitas pelayanan,
sehingga dalam hal ini manajemen
industri jasa yang berorientasi pada
kepuasan pelanggan membutuhkan
komitmen dan tindakan nyata dalam
memberikan pelayanan prima kepada
pelanggan.
Pelayanan yang berkualitas,
merupakan harapan setiap pengguna.
Dari penelitian yang telah
dilaksanakan diperoleh hasil bahwa
pengguna kualitas pelayanan jasa
pendidikan menurut pengguna
menunjukkan nilai sebesar 67% yang
berada pada rentang skor 61 – 80
dalam kategori baik. Selain temuan
yang diperoleh dari penyebaran
kuesioner kepada mahasiswa, juga
diperoleh data dari observasi yang
secara langsung dilakukan peneliti
dan hasil wawancara kepada
beberapa orang mahasiswa yang
sempat ditemui peneliti. Diadakannya
observasi dan wawancara bertujuan
untuk melengkapi data yang telah
diperoleh malalui kuesioner.
Hasil pengamatan (observasi) yang
telah dilakukan oleh peneliti, bahwa
pada tampilan fisik, layanan jasa
pendidikan kurang didukung oleh
sarana prasarana dan basis data yang
cukup. Basis data dalam hal ini
berkaitan dengan informasi-informasi
pendukung kegiatan proses belajar
mengajar yang dibutuhkan
mahasiswa. Hasil pengamatan ini
mengindikasikan bahwa bukan
berarti layanan jasa pendidikan yang
telah diberikan berada dalam kategori
baik, tidak serta merta memuaskan
apa yang diinginkan oleh pengguna.
Untuk itu dalam upaya memberikan
layanan jasa pendidikan yang
berkualitas melalui sistem informasi
administrasi tidak cukup hanya
melihat tampilan dari pada layanan
yang diberikan, sangat penting
keberadaan basis data yang memadai
sehingga setiap informasi-informasi
yang penting pendukung proses
belajar mengajar dapat diperoleh
dengan baik oleh peserta.
Sistem Informasi Manajemen
sebagai Upaya Perbaikan Layanan
Administrasi Pada Lembaga
Pendidikan
Pendidikan (education)
merupakan jenis jasa yang diciptakan
oleh penyedia jasa untuk
disampaikan secara langsung pada
pola pikir seseorang (people mind)
dalam hal ini adalah mahasiswa dan
dapat diuraikan bahwa jasa
pendidikan disajikan untuk mengisi
pola pikir seseorang. Oleh karena itu,
operasi jasa pendidikan lebih
menekankan pada bagaimana
menyajikan jasa pendidikan agar
dapat diterima dengan cepat dan
mudah oleh pengguna layanan
pendidikan (mahasiswa dan dosen)
Upaya perbaikan layanan
administrasi pada lembaga
pendidikan tidak sesederhana yang
dipikirkan karena masalah layanan
administrasi yang tampak belum
tentu merupakan masalah yang
sebenarnya. Bisa jadi persoalan yang
tampak hanya merupakan gejala dari
persoalan lain yang tidak tampak.
Hope dalam Rochaety, 2005: 172
menyatakan bahwa proses
transformasi layanan jasa pendidikan
(administrasi) dari penyedia jasa
pendidikan (perguruan tinggi) berawal
kurikulum, pedoman studi,
perlengkapan sistem, tenaga
kependidikan, dan standar
operasional prosedur (SOP). Semua
input diproses dan terjadi
transformasi dari pengelola kepada
pengguna (mahasiswa dan dosen)
yang akan menghasilkan output
berupa kepuasan pengguna. Sudah
barang tentu kepuasan pengguna
akan tercapai jika apa yang menjadi
keinginan/harapan para pengguna
dapat terpenuhi. Proses transformasi
disebut juga manajemen operasi jasa
karena dalam tahap ini terjadi proses
penyajian layanan jasa pendidikan
kemudian ditransformasikan dari
pengelola kepada pengguna
(mahasiswa dan dosen). Proses
transformasi layanan jasa sistem
informasi administrasi digambarkan
seperti gambar berikut.
Gambar 1. Proses Transformasi Layanan Jasa Pendidikan (Administrasi)
Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
61
Untuk memperlancar kegiatan
transformasi layanan jasa pendidikan
(administrasi) serta agar dapat
menyajikan layanan jasa pendidikan
yang berkualitas dan sesuai dengan
tujuan pendidikan dan apa yang
menjadi harapan dari pengguna
maka, dibutuhkan sistem informasi
layanan jasa pendidikan
(administrasi) sebagai sistem
pendukung keputusan dalam
memecahkan permasalahan layanan
jasa pendidikan yang dihadapi. Hal
ini dapat dilakukan dengan
menciptakan model sistem informasi
layanan jasa pendidikan seperti
gambar 2.
Dari gambar 2 dapat dijelaskan
bahwa sebuah sistem informasi
administrasi layanan jasa pendidikan
berawal dari subsistem input yang
terdiri dari sumber internal dan
sumber lingkungan berupa sistem
informasi akuntansi, subsistem
infrastruktur untuk menyajikan
layanan jasa pendidikan dan
subsistem penyelidikan operasi
berupa fenomena aktual dilapangan.
Dari sumber internal dan lingkungan
dibuat database, sebagai dasar
pengambilan keputusan yang
diwujudkan dalam subsistem output
operasi dibantu oleh tenaga
pendidikan selaku pengelola yang
menghasilkan kualitas layanan yang
diintegrasikan dengan biaya operasi.
Efektivitas kegiatan transformasi
sistem informasi administrasi
pendidikan akan sangat tergantung
kepada kualitas informasi yang
digunakan untuk menyusun berbagai
program kegiatan tersebut. Banyak
lembaga pendidikan telah menyadari
pentingnya pemenuhan kebutuhan
sistem informasi akademik. Lembaga
pendidikan tersebut mengembangkan
sistem informasi akademik dengan
serta mendukung program dalam
rangka menciptakan kepuasan bagi
pihak - pihak yang berkepentingan.
PENUTUP
Keberhasilan
suatu
perguruan
tinggi dalam menyelenggarakan tri
darma
perguruan
tinggi
memerlukan
berbagai
sarana
pendukung,
satu
diantaranya
adalah
sistem
informasi
administrasi
akademik.
Melalui
sistem
informasi
administrasi
akademik yang mantap, yang dapat
memberikan dukungan pelayanan
terhadap keseluruhan pelaksanaan
program pendidikan, diharapkan
dapat tercipta tertib akademik, yang
ditandai dengan keadaan disiplin,
partisipasi, loyalitas, kepatuhan,
komitmen
dikalangan
civitas
akademika.
Dengan
kata
lain
melalui
penyelenggaraan
sistem
informasi administrasi akademik
DA
Subsistem Input Subsistem Output
Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …
63