• Tidak ada hasil yang ditemukan

Manajemen Sistem Informasi Administrasi Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Jasa Pendidikan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "Manajemen Sistem Informasi Administrasi Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Jasa Pendidikan"

Copied!
8
0
0

Teks penuh

(1)

Sebagai Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan

Jasa Pendidikan

Kadek Rai Suwena

a,*

, Lulup Endah Tripalupi

b

abUniversitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia *(kadek_suwena@yahoo.co.id)

ABSTRAK

Sistem informasi administrasi akademik merupakan bagian dari administrasi perguruan tinggi. Keberadaan sistem informasi administrasi akademik dalam pengelolaan program pendidikan bukan merupakan suatu tujuan, tetapi sebagai alat atau sarana pendukung agar program pendidikan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar. Hasil pengamatan (observasi) yang telah dilakukan oleh peneliti, bahwa pada tampilan fisik, layanan jasa pendidikan kurang didukung oleh sarana prasarana dan basis data yang cukup. Basis data dalam hal ini berkaitan dengan informasi-informasi pendukung kegiatan proses belajar mengajar yang dibutuhkan mahasiswa. Hasil pengamatan ini mengindikasikan bahwa bukan berarti layanan jasa pendidikan yang telah diberikan berada dalam kategori baik, tidak serta merta memuaskan apa yang diinginkan oleh pengguna. Keberadaan basis data yang memadai sehingga setiap informasi-informasi yang penting pendukung proses belajar mengajar dapat diperoleh dengan baik oleh pengguna. Dengan kata lain melalui penyelenggaraan sistem informasi administrasi akademik yang baik diharapkan dapat tercipta penyelenggaraan pendidikan yang efektif dan efisien.

Kata kunci:sistem informasi, pelayanan, pendidikan

PENDAHULUAN

Tuntutan terhadap perguruan

tinggi dewasa ini bukan hanya

sebatas kemampuan untuk

menghasilkan lulusan yang diukur

secara akademik, melainkan

keseluruhan program dan

lembaga-lembaga perguruan tinggi harus

mampu membuktikan kualitas yang

tinggi didukung oleh akuntabilitas.

Faktor yang menentukan tingkat

keberhasilan dan kualitas suatu

perguruan tinggi adalah kemampuan

dosen dalam melaksanakan tugas tri

darma perguruan tingginya.

Keberhasilan suatu perguruan

tinggi dalam menyelenggarakan tri

darma perguruan tinggi memerlukan

berbagai sarana pendukung, satu

diantaranya adalah sistem informasi

administrasi akademik. Kebutuhan

akan sistem informasi administrasi

akademik yang memadai bertujuan

agar program-program pendidikan

yang sudah direncanakan dapat

(2)

Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …

57

dan efisien. Sistem informasi

administrasi akademik merupakan

bagian dari administrasi perguruan

tinggi. Keberadaan sistem informasi

administrasi akademik dalam

pengelolaan program pendidikan

bukan merupakan suatu tujuan,

tetapi sebagai alat atau sarana

pendukung agar program pendidikan

dapat terlaksana dengan tertib dan

lancar. Rochaety, dkk (2005: 14)

mengemukakan bahwa dalam dunia

pendidikan, keberadaan sistem

informasi administrasi akademik

merupakan salah satu komponen

yang tidak dapat dipisahkan dari

aktivitas pendidikan itu sendiri.

Kedua domain ini memiliki tingkat

ketergantungan yang cukup tinggi

dalam membentuk karakteristik

pengelolaan sistem informasi

administrasi akademik.

Sistem informasi administrasi

akademik terdiri dari komponen

-komponen pendukung lembaga

pendidikan untuk menyediakan

informasi yang dibutuhkan pihak

pengambil keputusan saat melakukan

saat melakukan aktivitas pendidikan.

Sistem informasi terbentuk dari

komponen - komponen perangkat

keras (hardware), perangkat lunak

(software), dan perangkat manusia

(brainware). Banyak pendapat

mengatakan bahwa teknologi

informasi merupakan salah satu

senjata persaingan. Hal ini tidak perlu

diragukan lagi karena saat ini

teknologi informasi telah menjadi

salah satu alat untuk meningkatkan

efisiensi aktivitas operasional lembaga

pendidikan. Melalui sistem informasi

administrasi akademik yang mantap,

yang dapat memberikan dukungan

pelayanan terhadap keseluruhan

pelaksanaan program pendidikan,

diharapkan dapat tercipta tertib

akademik, yang ditandai dengan

keadaan disiplin, partisipasi,

loyalitas, kepatuhan, komitmen

dikalangan civitas akademika.

Dengan kata lain melalui

penyelenggaraan sistem informasi

administrasi akademik yang baik

diharapkan dapat tercipta

penyelenggaraan pendidikan yang

efektif dan efisien. Oleh karena itu

kelancaran administrasi yang efisien

dan efektif, pelayanan yang baik,

peraturan akademik yang jelas dan

dilaksanakan dengan baik,

kelengkapan sarana dan prasarana

yang baik, pelayanan yang baik akan

menghasilkan keberhasilan kegiatan

akademik di suatu perguruan tinggi.

Untuk dapat mendeskripsikan

keberhasilan kegiatan akademik di

suatu perguruan tinggi diperlukan

persepsi pengguna berkaitan dengan

(3)

diberikan dengan menggunakan alat

ukur berupa checklist yang

memfokuskan perhatian pada fungsi

manajerial (administrasi) yang

berkaitan dengan berbagai pelayanan

untuk kebutuhan mahasiswa dilihat

dari dimensi tangible, reliability,

responsivenes, assurance, dan

empathy. Dari persepsi yang

diberikan tersebut, dijadikan dasar

untuk merencanakan sistem

informasi administrasi dalam

menunjang proses kegiatannya.

METODE

Dilihat dari pendekatannya,

penelitian ini menggunakan

pendekatan empirik (ex-post facto)

yang merupakan suatu penelitian

yang dilakukan untuk meneliti

peristiwa yang telah terjadi dan

kemudian menurut ke belakang

untuk mengetahui faktor-faktor yang

dapat menimbulkan kejadian tersebut

(Sugiyono, 2005: 7). Orientasi dari

penelitian ini adalah persepsi tentang

layanan administrasi yang digunakan

sebagai dasar untuk penyusunan

sebuah Sistem Informasi Akademik,

sehingga dapat menciptakan sebuah

sistem informasi administrasi dalam

bentuk WEB yang terintegrasi dengan

sistem informasi manajemen lembaga

dalam hal ini Universitas Pendidikan

Ganesha.

Kualitas Pelayanan pada Jasa

Pendidikan

Kualitas jasa pendidikan dapat

diketahui dengan cara

membandingkan persepsi pelanggan

atas pelayanan yang diperoleh atau

diterima secara nyata oleh mereka

dengan pelayanan yang

sesungguhnya diharapkan. Jika

kenyataan lebih dari yang

diharapkan, pelayanan dapat

dikatakan bermutu. Sebaliknya jika

kenyataan kurang dari yang

diharapkan, pelayanan dapat

dikatakan tidak bermutu. Namun

apabila kenyataan sama dengan

harapan, maka kualitas pelayanan

disebut memuaskan. Dengan

demikian, kualitas pelayanan dapat

didefinisikan seberapa jauh

perbedaan antara kenyataan dan

harapan para pelanggan atas layanan

yang diterima. (Rochaety, 2005: 105).

Salah satu faktor yang menentukan

tingkat keberhasilan dan kualitas

perusahaan/ organisasi menurut

Jhon Sviokla dalam Lupiyoadi (2001 :

147) adalah kemampuan organisasi

memberikan pelayanan yang

berkualitas kepada pelanggannya.

Gaspersz (2005 : 240) mendefinisikan

manajemen kualitas pelayanan

sebagai suatu studi tentang

bagaimana pemasaran dan

(4)

Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …

59 teknologi dan orang-orang mampu

merencanakan, menciptakan, dan

menyerahkan suatu paket yang

bermakna bagi pelanggan dan

kaitannya dengan pelayanan mereka.

Terdapat kesulitan pelanggan dalam

mengevaluasi kualitas pelayanan,

sehingga dalam hal ini manajemen

industri jasa yang berorientasi pada

kepuasan pelanggan membutuhkan

komitmen dan tindakan nyata dalam

memberikan pelayanan prima kepada

pelanggan.

Pelayanan yang berkualitas,

merupakan harapan setiap pengguna.

Dari penelitian yang telah

dilaksanakan diperoleh hasil bahwa

pengguna kualitas pelayanan jasa

pendidikan menurut pengguna

menunjukkan nilai sebesar 67% yang

berada pada rentang skor 61 – 80

dalam kategori baik. Selain temuan

yang diperoleh dari penyebaran

kuesioner kepada mahasiswa, juga

diperoleh data dari observasi yang

secara langsung dilakukan peneliti

dan hasil wawancara kepada

beberapa orang mahasiswa yang

sempat ditemui peneliti. Diadakannya

observasi dan wawancara bertujuan

untuk melengkapi data yang telah

diperoleh malalui kuesioner.

Hasil pengamatan (observasi) yang

telah dilakukan oleh peneliti, bahwa

pada tampilan fisik, layanan jasa

pendidikan kurang didukung oleh

sarana prasarana dan basis data yang

cukup. Basis data dalam hal ini

berkaitan dengan informasi-informasi

pendukung kegiatan proses belajar

mengajar yang dibutuhkan

mahasiswa. Hasil pengamatan ini

mengindikasikan bahwa bukan

berarti layanan jasa pendidikan yang

telah diberikan berada dalam kategori

baik, tidak serta merta memuaskan

apa yang diinginkan oleh pengguna.

Untuk itu dalam upaya memberikan

layanan jasa pendidikan yang

berkualitas melalui sistem informasi

administrasi tidak cukup hanya

melihat tampilan dari pada layanan

yang diberikan, sangat penting

keberadaan basis data yang memadai

sehingga setiap informasi-informasi

yang penting pendukung proses

belajar mengajar dapat diperoleh

dengan baik oleh peserta.

Sistem Informasi Manajemen

sebagai Upaya Perbaikan Layanan

Administrasi Pada Lembaga

Pendidikan

Pendidikan (education)

merupakan jenis jasa yang diciptakan

oleh penyedia jasa untuk

disampaikan secara langsung pada

pola pikir seseorang (people mind)

dalam hal ini adalah mahasiswa dan

(5)

dapat diuraikan bahwa jasa

pendidikan disajikan untuk mengisi

pola pikir seseorang. Oleh karena itu,

operasi jasa pendidikan lebih

menekankan pada bagaimana

menyajikan jasa pendidikan agar

dapat diterima dengan cepat dan

mudah oleh pengguna layanan

pendidikan (mahasiswa dan dosen)

Upaya perbaikan layanan

administrasi pada lembaga

pendidikan tidak sesederhana yang

dipikirkan karena masalah layanan

administrasi yang tampak belum

tentu merupakan masalah yang

sebenarnya. Bisa jadi persoalan yang

tampak hanya merupakan gejala dari

persoalan lain yang tidak tampak.

Hope dalam Rochaety, 2005: 172

menyatakan bahwa proses

transformasi layanan jasa pendidikan

(administrasi) dari penyedia jasa

pendidikan (perguruan tinggi) berawal

kurikulum, pedoman studi,

perlengkapan sistem, tenaga

kependidikan, dan standar

operasional prosedur (SOP). Semua

input diproses dan terjadi

transformasi dari pengelola kepada

pengguna (mahasiswa dan dosen)

yang akan menghasilkan output

berupa kepuasan pengguna. Sudah

barang tentu kepuasan pengguna

akan tercapai jika apa yang menjadi

keinginan/harapan para pengguna

dapat terpenuhi. Proses transformasi

disebut juga manajemen operasi jasa

karena dalam tahap ini terjadi proses

penyajian layanan jasa pendidikan

kemudian ditransformasikan dari

pengelola kepada pengguna

(mahasiswa dan dosen). Proses

transformasi layanan jasa sistem

informasi administrasi digambarkan

seperti gambar berikut.

Gambar 1. Proses Transformasi Layanan Jasa Pendidikan (Administrasi)

(6)

Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …

61

Untuk memperlancar kegiatan

transformasi layanan jasa pendidikan

(administrasi) serta agar dapat

menyajikan layanan jasa pendidikan

yang berkualitas dan sesuai dengan

tujuan pendidikan dan apa yang

menjadi harapan dari pengguna

maka, dibutuhkan sistem informasi

layanan jasa pendidikan

(administrasi) sebagai sistem

pendukung keputusan dalam

memecahkan permasalahan layanan

jasa pendidikan yang dihadapi. Hal

ini dapat dilakukan dengan

menciptakan model sistem informasi

layanan jasa pendidikan seperti

gambar 2.

Dari gambar 2 dapat dijelaskan

bahwa sebuah sistem informasi

administrasi layanan jasa pendidikan

berawal dari subsistem input yang

terdiri dari sumber internal dan

sumber lingkungan berupa sistem

informasi akuntansi, subsistem

infrastruktur untuk menyajikan

layanan jasa pendidikan dan

subsistem penyelidikan operasi

berupa fenomena aktual dilapangan.

Dari sumber internal dan lingkungan

dibuat database, sebagai dasar

pengambilan keputusan yang

diwujudkan dalam subsistem output

operasi dibantu oleh tenaga

pendidikan selaku pengelola yang

menghasilkan kualitas layanan yang

diintegrasikan dengan biaya operasi.

Efektivitas kegiatan transformasi

sistem informasi administrasi

pendidikan akan sangat tergantung

kepada kualitas informasi yang

digunakan untuk menyusun berbagai

program kegiatan tersebut. Banyak

lembaga pendidikan telah menyadari

pentingnya pemenuhan kebutuhan

sistem informasi akademik. Lembaga

pendidikan tersebut mengembangkan

sistem informasi akademik dengan

(7)

serta mendukung program dalam

rangka menciptakan kepuasan bagi

pihak - pihak yang berkepentingan.

PENUTUP

Keberhasilan

suatu

perguruan

tinggi dalam menyelenggarakan tri

darma

perguruan

tinggi

memerlukan

berbagai

sarana

pendukung,

satu

diantaranya

adalah

sistem

informasi

administrasi

akademik.

Melalui

sistem

informasi

administrasi

akademik yang mantap, yang dapat

memberikan dukungan pelayanan

terhadap keseluruhan pelaksanaan

program pendidikan, diharapkan

dapat tercipta tertib akademik, yang

ditandai dengan keadaan disiplin,

partisipasi, loyalitas, kepatuhan,

komitmen

dikalangan

civitas

akademika.

Dengan

kata

lain

melalui

penyelenggaraan

sistem

informasi administrasi akademik

DA

Subsistem Input Subsistem Output

(8)

Suwena, Tripalupi– Manajemen Sistem Informasi Administrasi sebagai …

63

yang baik diharapkan dapat tercipta

penyelenggaraan pendidikan yang

efektif dan efisien.

REFERENSI

Ariani, Dorothea Wahyu. 2002.

Manajemen

Kualitas

Pendekatan Sisi Kualitatif.

Yogyakarta:

Ghalia

Indonesia.

Arikunto,

Suharsini.

2003.

Manajemen

Penelitian.

Cetakan Keenam. Jakarta:

PT. Rineka Cipta.

Darmawan,

dkk.

2013.

Sistem

Informasi

Manajemen.

Cetakan

Pertama.

Bandung:

PT.

Remaja

Rosdakarya.

Engkoswara, H. 2010. Administrasi

Pendidikan.

Bandung:

Penerbit Alfabeta.

Fernandes, H.J.X. 1984. Testing

and Measurement. Jakarta:

National

Education

Planning, Evaluation and

Curriculum Development.

Gaspersz, Vincevt. 2003. Metode

Analisis Untuk Peningkatan

Kualitas.

Jakarta

:

PT.

Gramedia Pustaka Utama.

Gaspersz,

Vincevt.

2005.

Total

Quality

Management.

Jakarta : PT. Gramedia

Pustaka Utama

Lupiyoadi,

Rambat.

2001.

Manajemen

Pemasaran

Jasa: Teori

dan Praktik.

Jakarta : Salemba Empat

Sugiyono. 2010. Metode Penelitian

Bisnis. Cetakan Pertama.

Bandung: CV. Alfabeta.

Tjiptono, Fandy. 1996. Manajemen

Jasa. Yogyakarta : Andi

Gambar

Gambar 1. Proses Transformasi Layanan Jasa Pendidikan (Administrasi)
Gambar 2. Model Sistem Informasi Administrasi Layanan JasaPendidikan Berbasis Pengguna

Referensi

Dokumen terkait

33 yang saat ini sedang dalam proses penyusunan adalah: (1) PP tentang Pedoman Pengelolaan Kawasan Perkotaan; (2) PP tentang Pengangkatan Sekretaris Desa menjadi PNS; (3) PP

Untuk memberikan gambaran atas pelaksanaan duopoli yang berlangsung saat ini serta rekomendasi bagi penyusunan kebijakan kompetisi, pada kajian dilakukan identifikasi dan

Hasil pengamatan di ke empat lokasi menunjukkan tingkat kepadatan bangunan yang sangat tinggi pada permukiman penduduk, beberapa lokasi hanya dapat diakses dengan

Seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi dan informasi, maka dibangunlah sebuah Sistem Informasi Bengkel Sepeda Motor berbasis web untuk meningkatkan keefektifan

Jual Wallpaper Dinding Murah memang banyak orang yang mencari sebab orang Indonesia sendiri memang itu yang di cari tetapi apakah ada wallpaper yang berkualitas bagus di Jual

Diterapkannya Manajemen Kelas Manajemen Kelas Melalui Beberapa Aspek dalam Pembelajaran Fiqh di MA Darul Huda Wonodadi

Gesang kawula, Gusti, lumados mring Paduka Saben kula makarti, Paduka kang makarya.. Gesang kawula, Gusti, lumados mring Paduka Saben kula makarti, Paduka