SKRI PSI
YUDI SULISTYO H
SISTEM INFORMASI ALAT PRODUKSI DALAM
HUBUNGANNYA DENGAN PERENCANAAN
DAN PENGENDALIAN PRODUKSI UNTUK
MENINGKATKAN EFISIENSI PRODUKSI
PADA PT ” X ” SURABAYA
FAKULTAS EKONOMI UNI VERSI TAS A1RLANGGA
D isetujui dan d iterim a bailc
O l e h :
Surabaya,________________________ 198?
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan yang
Mana Esa, atas berkat dan rahmatNya penulis telah menyele
saikan karya tulis berupa skripsi ini, Dalam kesempatan
ini penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sedalam-
dalamnya kepada :
1. Ibu Dra.Ec. H.Hariati Hamzens,Akuntan selaku do-
sen pembimbing, yang telah banyak meluangkan waktu
dan perhatian untuk memberikan petunjuk dan bim-
bingan dalam penyusunan skripsi ini.
2. Bapak Zaelani dan Bapak Agus selaku pimpinan bagi
an Financial dan Accounting serta Bapak pimpinan
dan karyawan PT "X" yang banyak membantu penulis j
dalam memperoleh data-data yang penulis butuhkan.
3. Bapak dan Ibu staf pengajar yang telah memberikan
bimbingan selama penulis kuliah di Fakultas Ekono-
mi Universitas Airlangga.
4. Bapak dan Ibu sekeluarga yang memberikan motivasi
demi terselesi-i^annya skripsi ini.
5. Rekan-rekan mahasiswa yang turut membantu dan mem
berikan dorongan dalam penyusunan skripsi ini.
Penulis menyadari kekurangan-kekurangan yang terda
pat pada karya tulis ini, untuk itu kritik dan sa-
ran san^kt penulis 'harapkan.
B A B I
P E N D A H U L U A N
1. Pandangan umum
Setiap pimpinan perusahaan mengemban tanggung jawab
untuk melaksanakan rencana dan tujuan perusahaan yang dike
lolanya sesuai dengan ivev/enang yang diberikan padanya. Se
cara umum tujuan perusahaan dapat disimpulkan sebagai ber-
kut ;
- Dapat melaksanakan kegiatan produksi secara efektif.
- Mampu menekan biaya produksi seefisien mungkin.
- Mampu menyelesaikan pembuatan barang dan jasa tepat
pada wsktunya.
- Memperoleh keuntungan seoptimal mungkin.
Salah satu faktor yang terpenting dalam upaya men-
capai tujuan perusahaan seperti tersebut diatas adalah Pe
rencanaan dan Pengendalian Produksi. Adapun perencanaan e.'
yang diraaksud meliputi semua faktor produksi yang diperlu
kan dalam kegiatan produksi. Tanpa adanya perencanaan pro
duksi yang baik, maka tidak mungkin produksi yang dicita-
citakan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Tujuan
lebih jauh dengan adanya perencanaan produksi adalah ke-
mampuan dalam menggunakan fasilitas yang ada seefektif
mungkin, dan juga mampu menciptakan sejumlah pekerjaan
tertentu. Namun demikian, bagaimanapun se/npurnanya suatu
perencanaan belumlah menjamin keberhasilari pelaksanaan ke
yang terjadi selama pelaksanaan produksi, Oleh karena itu
supaya penyimpangan yang terjadi dapat segera diketahui le
bih dini dan kemudian dikembaiikan pada keaudukan sebenar
nya, maka sangat diperlukan .adanya pengendalian dalam ak-
tifitas produksi. Pengendaj.ianndilakukan dengan kesadaran
bahwa rencana itu pada dasarnya mengandung unsur perkiraan.
Dalam proses penyusunan perencanaan dan pengendali
an produksi dipengaruhi oleh besar kecilnya perusahaan,ben
tuk perusahaan maupun jenis kegiatan produksinya.Disamping
itu dipengaruhi juga oleh sifat proses produksinya ,apakah
perusahaan berproduksi secara terus raenerus atau berselin^
an. Walaupun demikian prinsip-prinsip dasar perencanaan
dan pengendalian produksi tidaklah jauh berebeda.Dalam sa
lah satu aspek perencanaan produksi yang efektif,kapasitas
kapasitas alat produksi yang ada harus diefisiensikan pema
kaiannya sehingga tidak ada alat produksi yang menganggur.
Hal ini tidak terlepas dari ada tidaknya sistem informasi
yang tepat dan memadai dalam arti adanya pengolahan dan in
terpretasi data sehingga menghasilkan informasi yang rele-
van dan mudah difahami oleh manajeraen.
2. Pen.jelasan .judul
Pada bagian ini .akan dijelaskan maksud dari kata -
kata yang digunakan dalam judul skripsi ini. Hal ini cukup
penting untuk menghindari terjadinya kesa-iahan interpreta-
si dalam memahami maksud dari judul skripsi. Sstelah itu
Seperti yang tercantum pada sampul depan skripsi ini, pe-
nulis menggunakan judul sebagai berikut :
"SISTEM INFORMASI ALAT PRODUKSI DALAM HUBUNGANNYA DENGAN
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI UNTUK MENINGKATKAN
EFISIENSI PRODUKSI PADA PT "X" SURABAYA" #
Sistem informasi adalah seperangkat manusia dan
sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung-ja
wab atas pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasil
kan informasi yang berguna bagi setiap tingkat manajemen
dalam rangka pengambilan keputusan dibidang perencanaan
dan pengendalian aktifitas-aktifitas organisasi.
Alat produksi atau peralatan produksi adalah fa-
silitas perusahaan yang berupa mesin-mesin dan perlengka^
an lainnya yang digunakan untuk melakukan kegiatan pengo
lahan bahan-bahan baku menjadi barang jadi.
Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan dalam memi-
lih beberapa alternatif, menentukan tujuan serta menetap-
kan kebijaksanaan, program dan prosedur kerja yang akan
dilakukan.
Pengendalian adalah kegiatan pelaksanaan dan eva
luasi baik terhadap kegiatannya maupun terhadap hasil
yang dicapai serta mengadakan koreksi-koreksi yang di-
pandang perlu.
Produksi adalah semua Aegiatan yang menciptakan
faktor-faktor produksi.
Efisiensi adalah perbandiogan yang terbaik antara
suatu upaya dengan hasil yang dicapai. Perbandingan ini
dapat dilihat dari dua segi yaitu :
a* Hasil : dikatakan efisien, jika dengan usaha tertentu
dapat memberikan hasil yang maksimal baik me
ngenai kualitas maupun kuantitas satuan hasil
itu.
b. Usaha : dikatakan efisien jika hasil tertentu dapat di
capai dengan usaha Minimal.
Berdasarkan arti kata-kata yang diuraikan diatas, maka da
pat penuiis jelaskan maksud secara keseluruhan dari judul
skripsi yang penulis pilih. Bahwa dalam rangka peiagambil-
an keputusan, menentuksn tujuan, dan menetapkan kebijaksa
naan, serta pelaksanaan dan efaluasi terhadap kegiatan di
bidang produksi tidak dapat terlepas dari sistem informa
si yang dimiliki perusahaan. Perencanaan dan pengendalian
produksi yang didasarkan pada sistem informasi yang mema-
dai akan memungkinkan untuk mengeliminasi peraborosan da
lam penggunaan biaya produksi serta waktu penyelesaian
produk.
3. Alasan pejnilihan .judul
Alasan penulis dalam memilih judul seperti tercantuia
dimuka adalah seb.gai berikut :
a, Sistem informasi yang :„emadai sangat diperlukan oleh
perencanaan dan pengendalian dibidang apapun termasuk
bidang produksi. Pengarabilan keputusan yang tidak dida
sarkan pada informasi yang tepat dan memadai akan me-
ngakibatkan hasil yang kurang memuaskan bagi perusaha
an itu sendiri.
b. Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan salah
satu faktor.yang penting dalam pencapaian tujuan kegi
atan produksi. Seperti telah dijelaskan dimuka bahwa
tujuan perusahaan antara lain adalah dapat melakukan
kegiatan produksi secara efektif dan juga mampu mene-
kan biaya produksi*seefisien mungkin. Menyadari sema-
kin ketatnya persaingan antara para produsen yang mem
produksi barang sejenis, maka raerfipakan suatu tantan^
an bagi departemen produksi untuk berusaha meningkat -
kan kemampuan dalam mencapai tujuan-tujuan seperti ter
sebut diatas. Dengan adanya perencanaan dan pengendali
an produksi yang memddai akan lebih menjamin perusaha
an dalam menekan biaya produksi dan efisiensi waktu da
lam penyelesaian produk, Hal ini merupakan kunci bagi /
keberhasilan perusahaan dalam menekan harga pokok pro
duksi dan dengan de.iiikian akan meningkatkan kemampuan
perusahaan dalam menekan harga jual dan juga mampu mem
berikan pelayanan dengan waktu secepat mungkin. f
4
. Tu.iuan penyusunanPenyusunan karya tulis berupa skripsi, 6elain mem-
an bagi mahasiswa untuk mencapai gelar kesarjanaan dibi
dang ekonorai, juga bagi penulis merapunyai arti tersendi
ri, yaitu merupakan sarana untuk mencapai tujuan materi
il yang berkaitan erat dengan motivasi penuiisan skrip
si. Adapun tujuan meteriil tersebut antara lain adalah:
- Sebagai kontribusi dalam menerapkan ilmu pengetahu-
an yang berupa teori-teori yang penulis dapatkan se
lama kuliah diperguruan tinggi kedalam dunia prak
tis, Sehubungan dengan hal tersebut, maka penulis
berharap bahwa perusahaan memperoleh raanfaat yang
berupa informasi dan saran yang dapat dipergunakan
sebagai masukan dalam pengambilan keputusan dan pe-
nentuan itebijaksanaan dibidang produksi.
- Sebagai media untuk mengemukakan bidang-bidang pene
litian yang belum banyak memperoleh perhstian dari
penulis-penulis lain, sehingga diharapkan mampu me-
narabah kelengkapan bidang-bidang penelitian ilmiah.
- Disamping manfaat-manfaat diatas, penulis juga mem
peroleh manfaat lain, £aitu berupa kesempatan yang
sangat berharga untuk mengemukakan pendapat kepada
perusahaan yang menjadi obyek penelitian.
5. Slstematika skripsi
Psda setiap penuiisan skripsi harus dilakukan penyu
sunan secara sistematis,sehingga dari bab pertama sampai
dengan bab terakhir dapat diikuti urut-urutannya dengan je
u-tuh. Demikian juga sistematika skripsi ini penulis susun
sebagai berikut :
Bab I* Pendahuluan
Bab ini terdiri dari beberapa sub-bab yang dimu
lai dengan pandangan umum yang berisi ide- ide
yang mendasari penulisan skripsi secara keselu
ruhan. Kemudian penjelasan judul dimaksudkan un
tuk memberikan arti kata demi kata dan maksud
judul secara keseluruhan, alasan pemilihan ju
dul yang berisi faktor-faktor yang menyebabkan
penulis inemilih judul, dan tujuan penyusunan
skripsi yaitu manfaat yang diperoleh dari penu
lisan karya ilmiah bagi penulis, bagi perusaha
an, dan pembaca lain yang berkepentingan. Disam
ping hal-hal diatas, bab ini juga berisi sistem
atika skripsi dan metodologi yang terdiri dari
permasalahan, hipotesa kerja* scope analisa dan
prosedur pengumpulan dan pengolahan data.
Bab II. Landasan teori
Bab ini akan mengetengahkan teori-teori yang
mendasari penulis dalam pemecahan masalah yang
terdapat di perusahaan.Teori yang penulis kete-
ngahkan di sini tentunya yang berkaitan dengan
permasalahan yang ada, yaitu teori mengenai sis
tem informasi terutama yang berkaitan dengan in
men dalam pengambilan keputusan dan penentuan ke
Dijaksanaan mengenai perencanaan dan pengendali
an produksi.
Bab III. Gambaran umum perusahaan.
oab ini merupakan bab yang independen dan bahkan
merupakan bab yang menjadi dasar bagi penyusunan
bab-bab lainnya karena bab ini berisi data dan
informasi mengenai keadaan sesungguhnya pada pe
rusahaan yaitu raencakup sejarah singkat perusaha
an, struktur organisasi dan job description, pro
ses produksi dan fasilitas produksi yang diguna
kan dan lain-lain.
BaD IV, Pembahasan.
Pada bab ini penulis mengadakan analisa dan pem
bahasan mengenai permasalahan yang ada dibanding
kan dengan teori-teori yang berkaitan.
Bab V. Kesimpulan dan saran.
Dab ini akan menyajikan kesimpulan dari pembahas
an dan kemudian rnernberikan saran perbaikannya.
b. Metodologi
b.l. Permasalahan.
Sebagai perusahaan industri, PT "X,r harus mampu
,/,elakukan kegiatan produksinya dengan efektif dan
efisien supaya tujuan yang diharapkan dapat terca
pai. Adapun tujuan perusahaan antara lain adalah
te-pat waktu, dan meraperoleh keuntungan .yang semaksi
mal mungkin. Untuk mencapai tujuan tersebut peru
sahaan harus memiliki perencanaan dan pengendali
an yang memadai. Perusahaan selama ini kurang mem
perhatikan kelemahan dalam perencanaan dan pengen
dalian dibidang produksi, Hal ini disebabkan ti -
dak memadainya sistem informasi yang ada terutama
informasi mengenai kapasitas alat produksi dan la
poran penggunaannya. Akibatnya mesin-mesiri .yang a
da tidak digunakan sepenuhnya. Dilain fihak mesin
mesin tersebut harus bekerja tiga shift, siang ma-
lam. Dengan demikian tentu saja mengakibatkan tim
bulnya permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
- Pemborosan Diaya produksi kanena ketidak te-
patan pembebanan kerja (loading) mesin.
- Penyelesaian produk yang tidak dapat disele-
saikan dengan waktu seefisien mungkin.
Bila hal ini tidak segera mendapatkan perhatian
dari manajemen, maka kemampuan perusahaan untuk
bersaing akan oerkurang. Hal ini sa.igat logis ka
rena perusahaan tidak ^ampu rnenekan harga jual
^roduicnya serta tidak mampu .neraenuhi kebutuhan
penjualan sfecepat mungkin.
Hiuot^sa kerja.
Dengan perbaikan sistem informasi terutama infor
kapa-si tas alat produkkapa-si, manajemen akan dapat mengeva-
luasi perencanaan dan pengendalian produksi, dan
sekaligus dapat mengadakan perbaikan atas perenca
naan serta meningkatkan pengendalian dibidang pro
duksi. Dengan demikian diharapkan tidak ada lagi
pemborosan biaya dan waktu karena tidak dimanfaat-
kannya fasilitas yang dimiliki terutama mesin dan
peralatan lainnya secara optimal.
Perbaikan sistem informasi yang dimaksud antara la
in adalah sebagai berikut :
- Penyediaan informasi dan sistem pelaporan menge
nai kebutuhan mesin-mesin yang digunakan dan ke
butuhan waktu standar.
- Perbaikan sistem pelaporan mengenai penjadwalan
produksi yang didukung dengan data tersedianya
mesin dan laporan kapasitasnya,
Dengan penyempurnaan-penyempurnaan seperti di atas
maka diharapkan permasalahan-perrcasalahan yang ada
dapat diatasi.
6.3* -Scope analisa
Banyak faktor-faktor yang digunakan sebagai pertim
bangan dalam menetapkan perencanaan dan raeningkat-
kan pengendalian dibidang produksi. Tetapi sehu -
bungan dengan permasalahan yang dihadapi perusaha
an, maka pembahasan skripsi ini penulis batasi pa
hubungannya dengan perencanaan dan pengendalian
produksi.
6*4* Prosedur pengumpulan dan pengolahan data.
6.4*1« Survey pendahuluan.
Yaitu dengan mengadakan penelitian pendahu
luan pada PT "X" melalui wawancara dengan
bagian-bagian yang berwfenang dan juga bagi
an lain yang berkaitan. Dari wawancara ini
penulis ingin mengetahui secara jelas per-
masalahan-permasalahan yang dihadapi peru
sahaan.
6.4*2. Survey kepustakaan.
Survey ini penulis lakukan dengan tujuan
untuk mengumpulkan data sekunder dengan ca
ra mempelajari literatur yang erat hubungv
annya dengan permasalahan yang ada diperu-
sahaan.
6.4*3* Questioner,
Yaitu dengan menyusun aaftar pertanyaan
yang terstruktur sesuai dengan data yang
dibutuhkan secara lebih terperinsi.
6.4,4- Observasi.
Yaitu pengumpulan data dengan ikut terjun
langsung melihat obyek penolitian diperusa
an.
Analisa data dilakukan dengan cara
kualita-tif dan juga secara kuantitakualita-tif. Secara ku
litatif, analisa data dilakukan dengan mera-
bandingkan data hasil survey dengan teori-
teori yang berkaitan • Secara kuantitatif
terutama dimaksudkan untuk menunjukkan efi
siensi yang dihasilkan dengan adanya perba
B A B II
LANDASAN TEORI
1. Pengertian Sistem, Data, dam Informasi.
Istilah "sistem" banyak digiinakan dalam berbagai di
siplin ilmu, Hal ini menunjukkan betapa pentingnya suatu
sistem dalam seraua bidang kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling
berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa
maksud dan sasaran. Berarti, sebuah sister bukanlah sepe -
rangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, melainkan
terdiri dari unsur-unsur yang saling berkaitan yang dapat
dikenal dan saling melengkapi karena satunya maksud, tuju
an atau tsasaran. Pengertian ini tidak begbeda dengan pe-
ngertian yang terkandung dalam definisi yang dikemukakan
oleh Winardi yaitu :
" Sebuah sistem terdiri dari sejurnlah komponen-kompo- nen (subsistem-subsistem) yang berkaitan satu sama lain dengan cara tertentu serta yang bersifat ter atur dan yang bersama-sama ingin mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya ".1
Jenis sistem yang perlu dipelajari dalam analisa sistem in
formasi adalah bahwa sistem itu harus berada dibawah pe
ngendalian manusia. Ini dapat dijalankan dengan mengatur
unsur-unsurnya atau aturan-aturan operasi sistemnya.
Model umum sebuah sistem terdiri dari rnasukan,
ngolahan, dan keluaran. Ini tentu saja sangat disederhana-
.:an, karena sebuah sistem mungkin merniliki beberapa masuk-
an dan keluaran. Definisi mengenai sistem dikemukakan juga
oleh i'ieuschel, yang dikutip oleh Cecil Gillespie dalam bu-
ku Accounting System sebagai berikut A system is a net
work of related procedures develoved according to one p scheme for performing a major activity of the business".
Arti dari definisi tersebut kurang lebih adalah bahwa sis
tem terdiri dari rangkaian prosedur-prosedur yang saling
berkaitan satu sama lain dan disusun sesuai dengan suatu
skema yang terintegrasi untuk melalgsanakan suatu kegiatan
atau fungsi utama perusahaan. Sedangkan definisi-definisi
yang dikutip oleh beberapa penulis juga akan penulis kemu
kakan dibawah ini :
D Keuning, dalam bukunya MAlgemene system theory, system
oenadering on organisatie theory" mengemukakan beberapa
definisi yang ia kumpulkan dari berbagai sumber, yang ke-t mudian dikutip oleh Winardi antara lain :
Russel L. Ackof memberikan definidi :
"....a system is any entity, conceptual or physical,
which consist of interdependent part.... H (...*sis
tem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau
fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keada-
an saling tergantung satu sama lain).
2
John A Backet memoerikan definisi :
a sysLera is collection of interacting systems.... "
(....sistem aaalah kumpulan dari sistem-sistem yang ber
interaksi....)
Ludwig Von Bertantly :
"....a system is a set of elements standing in interela
tion among themselves and with the environment...."
(....sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terikat
dalam suatu interelasi diantara unsur-unsur tersebut de
ngan lingkungan....).
Anatol itepaport :
"....a system is collection of entities and sets of re
lation among them...."
(....system adalah suatu kumpulan dari kesatuan dan pe-
rangkat hubungan antara satu saraa lain....). ?
Kesimpulan yang dapat diambil dari beberapa definisi dia-
tas adalah bahwa sistem merupakan kumpulan dari bagian-&a-
gian atau unsur-unsur yang satu sama lain berhubungan sede
mikian rupa sehingga menjadi satu teesatuan yang terpadu un
tuk mencapai suatu tujuan tertentu pula. Mengenai peranan*
pencatatan sangat diperlukan demi Lerselenggarakannya sua
tu sistem yang dikehendaki. Sehubungan dengan hal ini maka
diperlukan sejumlah formulir-formulir yang relevan dan sa
ling mendukung.
Mengenai pengertian istilah "data", tidak ada perbe
daan yang prinsipiil a&tara penulis yang satu dengan penu
lis lain. Pada uasarnya raereka sepakat bahwa data merupa
kan bahan baku yang harus diolah sedemikaian rupa supaya
mempunyai manfaat bagi sipemakai. Sebab sesungguhnya data
tidak mempunyai nilai apa-apa bila tidak bisa dipahami o~
leh sipemakai. Pembahasan mengenai pengertian data tidak
dapat dilepaskan dari pengertian informasi. Hal ini perlu
dipahami sebab anatara kedua istilah tersebut terdapat per
bedaan vkOEsepsional yang cukup prinspiil. Data dapat di*
artikan seuagai kumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumla
yang merupakan raasukan (input) bagi terbentuknya suatu sis
tem informasi. Untuk merubah data menjadi informasi, harus
dilakukan proses pengolahan uata.(Gambar 2-1).
INPUT OUTPUT
Gb. 2-1 : Hubungan data dengan informasi.
_)ari segi pengertian inilah maka fungsi "penciptaan infor
masi" haruc dilihat. Dengan perkataan lain, menciptakan in
formasi tidak dapat dilepaskan dari sumbor-suinbernya. Sum
mer informasi auaiah "input" yang diperoleh dari berbagai
suinocr, seperti kegiatan-kegiatan operasional, dari kegiat
an pcrnolitian dab seoagainya.
Analog! bahan baku terhadap barang jadi memperlihat
dipan-dang sebagai data mentah oleh orang lain, Seperti halnya
barang jadi bagi suatu devisi dalam perusahaan industri a-
kan menjadi bahan baku bagi devisi berikutnya yang aian me
ngolahnya lebih lanjut. Dengan adanya hubungan data dengan
informasi ini, maka kedua kata tersebut seharusnya tidak
saling ditukar pemakaiannya. Nilai informasi oerhubungan
erat dengan pengambilan keputusan. Oleh karenanya bila ti
dak ada pilihan atau keputusan, 'informasi menjadi tidak di
perlukan. Yang dimaksud dengan keputusan tersebut tidak ha
nya berarti keputusan jangka panjang, tetapi juga keputus
an berulang yang diperlukan untuk operasi rutin.
Informasi, dalam lingkup sistem informasi, meralliki
beberapa ciri :
1. Benar atau salah. Hal ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, maka akibatnya sama seper ti yang benar.
2* Baru* Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharji atau membe rikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Xorektif. Informa si dapat menjadi susatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
3* Penegas. Informasi dapat memperte^as. informa si yang telah ada. Ini rnasi:i berguna uarena meningnat kan persepsi penerimanya atas keoenaran infor;.iasi tersebut.
Dari sedikit uraian tersebut jelas uahwa infer,,«asi ^idak
hanya. merupakan sesuatu yang benar tetapi lebiih dari itu,
juga bisa berupa sesuatu yang baru, berupa tambahan, a tau
suatu koreksi terhadap informasi yang sudah ada sebelumnya.
Dalam kaitannya dengan pembahasan sistem informasi
yang akan digunakan untuk penga&bilan keputusan bagi pihak
pemakai, maka informasi yang disajikan seharusnya memenuhi
syarat-syarat tertentu. Kebutuhan-kebutuhan informasi dia-
nalisa serta dispesifikasi dan aigariskan dalam spesifika-
si-spesifikasi pelaksanaan. Diaalamnya dapat dijumpai sya
rat-syarat sehubungan dengan : sifat, isi, bentuk, dan ju
ga ketepatan, kecepatan serta frekuensi dan syarat-syarat
kualitas lainnya. Begitu pula ditetapkan cara distribusi
info ;-;nasi.
Adapun syarat-syarat terpenting adalah sebagai berikut :
- Ketepatan, dapat dipercaya, dan kecermatan;
- integritas (tingkat hingga dimana data yang ada men cerminkan kenyataan), hal mana terutama terutama penting bagi data pribadi sehubungan dengan pemben-
cukan gambaran tentang orang-orang (Privacy);
- kelengkapan (yaitu mampu memasukkan semua aspek yang penting kedalamnya;;
- relevansi dan sasaran yang ingin dica pai (seleksi informasi esensial untu.< para pemaKai, dimana sehu bungan dengan ketepatan serta kecepatan dala;.". pemb
berian informasi, serta mampu memenuhi keinginan- keinginan yang beraneka ragam);
- tidak mengy;idung informasi secara berlebihan diban dingkan dengan apa y a n c diperlukan (mempelajari in forma si oerleoihan akan memerlukan waktu dan ua ng hiugga pe,;icjkai kurang sempat momperhatikan hal-hal
jain yang perlu juga meriQapatkan perhatian);
di-bandingkannya informasi mengharuskan dipenuhinya
sya rat :
- susunan;
- presentasi, m iGa lny a aa lam bentuk laporan, gra fik, statistik, angka pengenal;
- peneta pan waktu penyimpanan (perlu dinyata kan waktu untuk mcmusnah/tan informasi, mengingat ma- kin membeiigkaknya arsip-arsip);
- informasi yang bersifat konfidensial dan membu - tuhkan kerahasiaan perlu diamankan. 5
Dari sedikit uraian mengenai syarat-syarat sua tu informa
si maka jela s diperlukan suatu pengolahan secara sistema
tis terhadap data-data yang tersedia.
2- Arti dan manfaat Sistem informasi Akuntansi.
2.1. Arti Sistem Informasi Akuntansi.
Informasi akuntansi merupakan bagian yang terpen-
■ ting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh
manajemen. Dalam suatu organisasi perusahaan in
formasi akuntansi dihasilita n oleh suatu sistem.
Informasi akuntansi terutama berhubungan dengan da
ta Keuangan dari suatu perusahaan. Agar data keu
angan yang ada dapat di;r.anfaatkan baik oleh pihak
manajemen maujpun oleh pihak luar perusahaan, maka
data tersebut perlu disusun dalam oentuk yang sesu
ai. Untuk dapat inenghasilkan informasi yang sesuai
dan ualam bentuk yant3 sesuai juga, diperlukan sua
tu si*stew yang mengatur arus dan pengolahan data a
kuntansi dalam perusahaan, Informasi akuntansi
yang dihasilKan dari syatu sistem dicedakan menja
di dua, yaitu 1) Informasi ©kuntansi keuangan dan
2) Informasi akuntansi raanejemen. Berikut ini
akan diuraikan masing-masing informasi tersebut.
Akunta nsi keuangan disusun terutama untuk mengha-
silkan informasi, biasanya dalani bentuk laporan ke
uangan, yang ditujukan pada pihak-pihak diluar pe*-
rusahaan. Umumnya laporan keuangan yang dihasilkan
terdiri dari :
a. Neraca
b. Laporan Rugi Laba
c. Laporan perubahan modal (Laporan laba tak diba
gi*
d. Laporan perubahan posisi keuangan,
Laporan-laporan ini merupakan ringkasan' dari kea-
daan perusahaan dan hasil kegiatannya yang dituju-
kan kepada pihak diluar perusahaan yang mempunyai
kepentingan terhadap perusahaah seperti langga nan,
pemegang saham, kreditur, bank, kantor pajak dan
lain-lainnya. Oleh karena laporan ini ditujukan ke
pa da fihak diluar perusahaan, cara penyajian dan
isinya harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang
lazim.
Akunta nsi manajemen disusun teruatama uutuk men£
keputusan oleh manajemen. Biasanya informasi yang
digunakan oleh manajemen terutama oerkisar pada bi
aya, sehingga sering juga disebut dengan akuntan
si bia ya. Seiain data biaya untuk harga pokok, a-
kuntansi manajemen juga membutuhkan data untuk pe-
ngawasan dan analisa biaya yang dibuat dalam ben
tuk biaya standar dan lain-lainnya. Untuk dapat rae
lakukan pengawasan dengan baik, dikembangkan suatu
sistem akuntansi pertanggung jawaban, yaitu suatu
sistem akuntansi yang mengkaitkan tanggung jawab
kepa la bagian, seksi, atau subsistem dengan biaya
atau penghasilan yang dapat diawasinya. Sehingga
dalam hubungannya dengan sistem akuntansi pertamg-
gung ja wabah ini timbul istilah "uncontrollable"
dan"controllable". Yang dimaksud dengan controlla
ble ada lah eleraen (biaya atau penghasilan) yang
dapat dipengaruhi oleh seseorang atau subsistem,se
hingga sistem akuntansi pertanggung jawaban hanya
biaya/ penghasilan yang controllable ^ang perlu di
pertanggung jav/auxan olen suatu Dalian, seksi,atau
subsistem.
Dalam huoungannya dengan akuntansi manaje -
men, pe.abicaraan tidak aapat terlepas .-ari anggar-
an ya ng merupakan alat perencanaan dan-, pengendali
an manajemen. Jeoagai Suata rencana, anggaran menu
jukkan r.egiatan apa saja yang akan dilakukan oleh
merupakan pedoman untuk oertindak bagi pelaksana-
pelaksana dalanr perusahaan. Disamping seuagai sua-s
tu rencana. anggaran juga merupakan alat untim me
lakukan pengawasan, yaitu mengaivasi pelaksanaan,a-
pakah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak.
Ada penyimpangan atau tidak, berapa besarnya pe
nyimpangan itu, dan lain-lainnya yang berguna seoa
gai dasar untuk mengambil tindakan koreksi ya ng
diperlukan.
Untuk raemperoleh pengertian yang lebih jauh
mengenai sistem informasi akuntansi, berikut ini
penulis kutip beberapa definisi dari beberapa ahli
yaitu :
Menurut Moscove yang dikutip oleh Zaki Baridwan :
" Sistem informasi akuntansi adalahiv suatu kompo nen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasi- kan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan. informasi finansial dan decision making yang rele- van kepada pihak diluar pwrusahaan (seperti kanfcor pajak, investor, dan kreditur) dan pihak intern
(terutama manajemen)f M.
Sedangkan Barry Cushing mendefinisiKannya sbb:
" Sistem informasi akuntansi adalah suatu set sum- oer daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang oert ugas untuk menyiapkan informasi Keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegia tan pengumpulan dan pengolanan transaksi lr#6
Sistem informasi akuntansi merupakan subsisted informasi
ya ng ualing banyak menembus .meluas) dan juga sering
ling besar dalam organisasi perusa haan. Informasi
dinyatakan meluas-' bila semua anggota organisasi
berpartisipasi dalam berbagai cara pada pembentuk-
an data transaksi dan semua manajer memanfaatkan
informasi keuangan sesuai dengan kebutuhannya*Da-
lam kebanyakan organisasi, sistem informasi akun -
tansi merupakan satu-satunya sistem informasi yang
dibentuk secara formal. Dalam banyak organisasi
yang benar-benar mempunyai sistem informasi manaje
men yang disusun secara formal, akuntan memegang
peranan penting dalam administrasi dan operasinya.
Jadi suatu pemahaman sistem informasi akuntansi
sangatlah penting untuk menelaah sistem ■ informasi
manajemen dan sebaliknya.
2,2. Manfaat Sistem Informasi Akuntansi.
Sebagaimana telah diketahui mengenai fungsi-fungsi
utama manajemen yaitu perencanaan, pengkoordinasi-
an dan pengendalian berbagai aktifitas perusahaan.
Sedangkan organisasi perusahaan harus menyediakan
informasi untuk kepentingan 'bebera- fihak baik
intern maupun fihak ekstern, Sistem informasi akun
tansi memegang peranan penting dalam penunaian tu-
ga6-tugas tersebut. Kiranya akan sangat berguna bi
la meninjau sistem informasi akuntansi dari sudut
pandangan para pemakai informasi akuntansi yang me
tusan. Dalam halt ini terdapat dua golmngan utama
dari para pemakai informasi akuntansi yaitu :fihak
ekstern organisasi perusahaan dan fihak intern or
ganisasi perusahaan (aanajemen). Banyaknya para pe
makai ekstern dan kepentingan yang berbeda-beda da
pat dipenuhi d‘engan adanya publikasi laporan'keua
ngan dengan tujuan umum yaitu neraca dan perhitung
an rugi laba. Bagian dari akuntansi yang berhubun^
an dengan kebutuhan informasi para pemakai eksten
dikenal dengan sebutan akuntansi keuangan atau fi
nancial accounting.
Para pemakai intern juga cukup banyak dan bervaria
si, tetapi kebutuhan informasi akuntansi benar-be-
nar mencerminkan suatu tujuan yang biasa (common
objective) yaitu untuk mencapai-.nilai ekonomis (la
ba) perusahaan semaksimal mungkin. Akuntansi ma na
jemen adalah bagian dari akuntansi yang berhubung-
an denganrkebutuhan informasi intern dimana infor
masi ini harus dimanfaatkan dalam pengambilan kepu
tusan. Sistem informasi akuntansi menyediakan info
iiiasi bagi para pemakai, oaik intern .;iaupun pemakai
ekstern.
3. Sistem Informasi Produksi.
Kebanyakan organisasi industri mempunyai dua subsis
tem infontiasi ya ng penting until* manajemen produksi,Salah
sedangkan yang kedua menyangkut elernen biaya produksi. Da
lam sistem yang diotomatisasikan dua subsisted ini cende -
rung dijadiKan sati.
Transaksi akuntannsi.
Transaksi-transaksi akuntansi yang menyangkut ope
rasi produksi didalam suatu perusahaan nerupakan
transaksi intern, yang berarti oaiiwa dalam hal ini
tidak terdapat fihak luar turut campur pada tran -
saksi ini. Dua pembukuan jurnal pokok mengikhtisar
kan aktifitas-aktifitas proses produksi. Jurnal
pertama adalah sebagai berikut :
Pembukuan bagian persediaan bahan baku pada umum-
nya dilakukan pada permulaan produksi dari suatu
grup unuit-unit sewaktu bahan-bahan dikeluarkan un
tuk produksi dari ruang penyimpanan/ gudang. Pembu
kuan bagian upah dan gaji dilakukan setiap minggu
atau setiap periode lainnya, tergantung pada bagai
mana frekuensi pembayaran upah/gaji para pegawai
produksi. Pembukuan oagian tarabahan biaya tidak
langsung (overhead) merupakan tambahan biaya yang
dibebankan pada pekerjaan dalam proses bukan tam
bahan biaya tidak langsung yang sesungguhnya terja
di (actual). Hal ini perlu dibedakan karena, biaya Persediaan barang dalam proses
Persediaan bahan baku XXX XXX
XXX XXX Biaya tenaga kerja langsung
ini tidak seperti biaya bahan dan biaya upah, ti
dak bisa ditelusuri (diikuti jajknya) secara lan£
sung pada unit-unit barang dalam proses. Oleh ka
rena itu, biaya overhead pada umumnya dibebanKan
atas dasar tarip standar dengan mempergunakan jam
upah langsung atau jumlah unit yang dihasilkan.
Biaya overhead yang sesungguhnya dicatat oleh de-
pertemen akuntansi pada saat biaya terjadi. Berma
cam-macam perkiraan biaya overhead pabrik, terma-
suk supplies, upah tidak langsung, alat-alat ke
cil, premi lembur, tenaga listrik dan fasilitas
lain, pemeliharaan dan penyusutan,dibukukan debet
untuk biaya-biaya tersebut.Perkiraan overhead
yang terperinci ini diheri kode,baik menurut je-
nis biaya maupun menurut departemen dimana biaya
tersebut terjadi, Pengkreditannya dilakukan pada
utang upah/gaji (untuk upah tidak langsung, premi
lembur dan lain-lain) dan perkiraan-perkiraan la
in seperti depresiasi dan sebagainya.Pada tiap a-
khir periode pelaporan (biasanya bulanan),semua
saldo dalam perkiraan-perkiraan overhead yang ter
perinci ditutup pada perkiraan control overhead
pabrikasi. Saldo bersih yang tinggal dalam ouku
besar overhead pabrikasi s^ telah penutupan bu,.u
tersebut merupakan overhead kelebihan pembebanan
Zf* Organisasi dan Sistem Informasi Akuntansi.
Sebuah organisasi dapat dilihat dari sudut hubung-
an struktural antara fungsi-fungsi atau dari, sudut orang-
orang dalam hubungannya satu dengan lainnya didalam melak
sanakan fungsi-fungsi mereka. Pembagian wewenang dan tang
gung jawab dalam suatu organisasi ditunjukkan dengan ske-
ma organisasi. Suatu pemahaman pola-pola distribusi wewe
nang dan tanggung jawab merupakan hal yang panting bagi
penetapan kebutuhan informasi didalam suatu organisasi.Se
baliknya kebutuhan informasi menentukan struktur aktifi:^
tas pengumpulan dan pengolahan data yang diperlukan dalam
sistem informasi akuntansi. Oleh karena itu, struktur ak*-
tifitaa pengumpulan, pengolahan, dan pelaporan data dida
lam suatu sistem informasi akuntansi harus secara paralel
erat dengan struktur organisasi satuan usaha yang dilayan
inya.
Pemilihan suatu perusahaan atas struktur organisa-
sinya mempunyai implikasi yang penting bagi sistem infor
masi akunjiansinya. Tanggung jawab utama sistem informasi
akuntansi adalah raenyediakan informasi keuangan bagi seti
ap unit organisasi untuk membantu dalam perencanaan dan
pengendalian operasinya. Informasi perencanaan harus mem
bantu manajer unit organisasi dalam pembuatan keputusan
dan pengambilan tindakan untuk pencapaian sub-tujuan.Agar
dapat menyediakan serangkaian informasi keuangan yang par-
ka pembuat desain siistem informasi akuntansi harus memaha
mi 1) struktur organisasi, 2)cara tujuan keseluruhan dib^
gi-bagi kedalam sub-tujuan, 3)jenis keputusan dan tindak-
an yangperlu untuk mencapai berbagai sub-tujuan, dan if)in
formasi yang paling berguna dalam pembuatan keputusan dan
pengambilan tindakan.
Struktiir organisasi yang tepat bagi suatu perusaha
an tidak selalu baik bagi perusahaan yang lain. Perbedaan
struktur organisasi antara berbagai perusahaan disebabkan
oleh berbagai hal seperti jenis, luas perusahaan, banyak-
nya cabang-cabang dan lain-lain. Suatu dasar yang berguna
dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah per-
tirabangan bahwa organisasi itu harus fleksibel, dalam ar-
ti raeraungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa ha -
rus mengadakan perubahan secara keseluruhan, Selain itu
organisasi yang disusun harus dapat menunjukkan garis-ga?*
ris wewenang dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti ja
ngan sampai terjadi adanya overlap fungsi masing-masing
bagian.
Menurut konsepsi organisasi yang terkemuka yang
dikenal sebagai teori kontinjensi, cara terbaik untuk su-
atu perusahaan dalam menyusun struktur organisasi adalah
tergantung (contingent) sejumlah faktor termasuk be-
sarnya, diversitas dan korapleksitas produknya serta pro -
ses produksinya dan tingkat variabilitas lingkungannya.Un
paknya lebih baik daripada yang lain. Tetapi sebenarnya
tidak ada metode umum organisasi yang superior untuk se-
mua jenis perusahaan. Jelas kiranya menurut teori ini ti
dak ada desain uraum untuk suatu sistera informasi akuntan-
si yang superior untuk seraaa jenis perusahaan. Jadi sis-
tern informasi akuntansi harus disusun untuk dapat memenu-
hi kebutuhan yang unik sekalipun. Organisasi kerja yang
baik dalam suatu perusahaan menghendaki adanya organisasi
atau badan yang menentukan tujuan serta menentukan bagai-
rnana dan bilamana sesuatu akan dikerjakan, kemudian meng
hendaki adanya organ atau faadan yang harus meiaksanakan
tugas-tugas tersebut. Oleh karena itu bila dalam perusaha
an terdapat kerjasama antara banyak orang, maka perlu di-
bedakan antara kerja pimpinan dan kerja pelaksana.
Pelitnpahan wewenang kepada bawahan akan meciptakan
suatu tanggung jawab untuk memimpin operasinya dalam sua
tu cara yang akan menghasilkan pencapaian sub-tujuan yang
ditugaskan. Hal ini diikuti dengan suatu tanggung jawab
untuk melapotkan hasilnya kepada atasan. Seorang bawahan
dapat membagi sub-tujuan yang ditugaskan kepadanya keda-
lam sub-tujuan-6ub tujuan yang lebih kecil lagi dan mende
legasikan wewenang untuk raencapai sub-tujuan ini kepada
orang lain, yang menjadi bertangg ng jawab kepadanya. Ja
di pelimpahan wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab
5• Laporan Intern ba»;i Mana.iemen .
Ada kecenderungan yang terjadi pada organisasi-orga
nisasi perusahaan daiam hal penyajian data yaitu dengan me
laporkan data berupa angka-angka dan daftar-daftar semata.
Tidak ada upaya untuk menguraikan, menyarikan, atau mengin
terpretasikan data-data tersebut. Sebenarnya informasi ha
rus disaring dan diperjelas untuk dapat digunakan sebagai
dasar bertindak bagi eksekutif. Fakta-fakta yang ada harus
dapat dipahami oleh pengambil kepetusan dan penentu kebii-
jaksanaan, sehingga pengarabilan keputusan dapat dilakukan
lebih akurat dan terarah.
5-1. Prinsip dasar penyajian laporan.
Ada lima prinsip dasar untuk menyajikan laporan ke
pada manajemen yaitu :
a. Harus diterapkan konsep "Pertanggungjawaban".
Dalam laporan yang berdasarkan konsep pertang gungjawaban, raaka penyebaran fakta-fakta dan angka-angka mengenai penjualan dan biaya akan dihubungkan dengan segmen organisasi yang s e V ' dang disiapkan laporannya. Jadi komunikasi itu adalah inenyangkut biaya dan atau penghasilan yang dapat dikendalikan oleh orang yang sedang disiapkan laporannya atau yang diakibatkan oleh usahanya. Sistem seperti itu wenghindar- kan pengalokasian biaya untuk tujuan-tujuan pe
ngendalian kepada setiap unit organisasi yang tidak mengenualikan-oiaya tersebut, dan tidak dapat diininta agar bertanggungjawab untuk itu.
b. Sedapat mungkin harus diterapkan prinsip "Pe -
ngecualian".
jawab tidak dapat mengawasi, mengechek ,atau' me- ngadakan tindak lanjut atas setiap hal yang sa- ngat kecil/ mencietail. £Dleh karena itu, dalam pelaporan harus dibedakan antara hal-hal yang berjalan secara memuaskan dan hal-hal yang per- lu mendapatkan perhatian, yaitu yang harus dite rapkan prinspp pengecualian (Exeption Principle) Atas dasar tersebut maka situasi-situasi yang notmal atau rutin tidak perlu ditonjolkan, dan eksekutif tidak perlu menghabiskan v/aktu untuk menjajagi Sdluk beluk operasi yang berjalan se- bagairaana mestinya.
c. Secara umum, angka-angka harus dapat diperban -
di ngkan.
Data prestasi pelaksanaan yang sebenarnya saja biasanya kecil artinya. Pelaksaan yang sebenar nya harus dibandingkan dengan suatu target,stan dar, atau pelaksanaan yang lalu.
Sebagai akibatnya, trens dan hubungan yang pen- ting harus diungkapkan. Diperluka'n pertanda- pertanda mengenai apa yang harus dilakukan atau apa yang harus diperhatikan*
d. Data harus semakin ringkas untuk jenjang pimpin an yang semakin tinnggi.
Dengan suatu pertanggungjawaban yang luas, pim- pinan tidak mampu melihat setiap hal-hal yang kecil-kecil pada masing-masing bagian. Sebagai
aturan umum, laporan-laporan untuk jenjang pim- pinan yang makin semakin tinggi harus cenderung memuat informasi seringkas mungkin.
e. Laporan-laporan pada umumnya harus mencakup ko-
mentar interpretatif.
Tujuan utama suatu laporan adalah untuk mengko- munikasikan ide-ide. Setiap orang da.lart profesi akuntansi dapat membaca dengan cepat arti pen- ting dari angka-angka, tetapi tidak demikian halnya dengan orang-ora ng dengan profesi yang lain. Sehingga diperlukan komentar yang dapat mengarahkan perhatian pembaea terhadap kejadian kejadian penting dan memb&ntu mereka memahami
data yang disajikan.7
Kelima prinsip diatas merupakan dasar bagi sistem
pelaporan keuangan yang baik* Disamping itu ada ju
ga faktor lain yang dapat membantu untuk mempermu-
dah pemahaman bagi pembaca laporan. Faktor- faktor
tersebut adalah :
a* Laporan Uarus tepat waktu. Suatu laporan yang ter- larnbat boleh dikatakan tida^ berguna, kerena pe- ngmbilan keputusan sudah dilaksanakan
b* Laporan harus sederhana dan jelas. Laporan-laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga pembaca - nya dapat memperoleh semua fakta yang penting de ngan usaha semaksimal mungkin.
c. Laporan harus dinyatakan dalam bahasa dan istilah yang dikenal oleh pimpinan yang akan raemanfaatkan- nya.
d. Informasi harus disajikan dalam urutan yang logis. Sama seperti suatu peragaan yang berusaha untuk menunjukkan artikel dalam keadaan sesungguhnya, de mikian juga dalam penyajian laporan, contoh yang
logis harus diikuti,
e* Laporan harus akurat. Informasi harus dapat dian-= dalkan dan cukup akurat untuk dapat raemenuhi tuju am laporan.
f* Selalu distandarisasikan, apabila mungkin. Sejauh agar konsisten dengan aturan-aturan lain untuk pe laporan, maka rancangan dan ukuran laporan harus distan-dari sasikan.
g* Laporan harus berguna. ahwa laporan harus bergu na bagi pimpinan uatuk siapa laporan dipersiapkan akan kelihatan dengan jekas.
h. biaya penyiapan laporan harus dipertimbangkan. Da lam keadaan-keaaan biasa penyiapan laporan harus merupakan suatu proses yang lazirn ditempuh dalam pekerjaan akuntansi.7
3*2. .Isi Laporan.
Pada dasarnya isi suatu laporan terganfcung pada ke
butuhan dari situasi. Laporan itu dapat berupa sua
tu laporan rutin per minggu, atau dapat berupa sua
tu laporan khusus mengenai suatu fase tertentu pe
rusahaan. Ada beberapa prinsip yang perlu dikemuka
kan yang mendasari 'isi laporan, yaiiu :
- Isi la poran dibatasi ha nya mengenai fakta-fak-
ta yang esensial.
- Menunjukkan perbandingan-perbandingan atau trend
dan hubungan-hubungan.
- Menunjukkan bidang-bidang yang hrus diperbaiki a
tau diubah.
Syarat pertama tentunya adalah raelaporkan hal-hal'
yang memerlukan pelaporan. Biasanya banyak informa
si yang telah dikumpulkan da lam catatan akuntansi
tetapi tidak dilaporkan secara efektif sehingga se
benarnya sia-sia saja usaha pengumpuian tersebut.
6. Perencanaan dan Penkendalian Produksi.
6.X. Perencanaan Produksi.
Dalam melakukan kegiatan produksi diperlukan fak-
tor produksi. Untuk mencapai efektifitas dan efisi
ensi produksi, maka harus ditetapkan suatu peren
canaan terlebih dahulu, yang merupakan suatu pedom
an bagi perusahaan industri. I'ntuk itu diperlukan
-but, sehingga tidak terjadi kesimpang siuran.
Lawrence Bethel cs. mendefinisikannya sebagai ber
ikut :
” Perencanaan produksi adalah serangkaian aktifi tas yang saling berhubungan dan dikoordinir, yang dilaksanakan oleh beberapa grup departemen,dimana tiap-tiap aktifitas direncanakan untuk menyusun dan mengatur usaha-usaha manufacturing dalam bi- dangnya masing-masing "8
Tanpa adanya perencanaan produksi, rnaka tidak
mungkin produksi yang dicita-citakan dapat dica -
pai dengan efektif dan efisien. Secara singkat tu j>
juan perncanaan produksi adalah raemenuhi tanggal
penyerahan kepada langganan dengan biaya keseluru
han yang seminim mungkin. Secara umum urutan kegi
atan yang terlibat dalam perencanaan produksi da
pat dibagi dalam tiga’ bidang yaitu :
a. Perencanaan operasi atau pengadaan.
b. Pengumpulan informasi.
c. Perencanaan, penjadwalan dan pembebanan.
Urutan ini melibatkan pengumpulan, pemhandingan
seju;nlah besar data faktual, kegiatan rnengeluar-
kan dekumen perencanaan, pemesanan dan pengendali
an. la meliputi pula informasi mengenai penyerah
an, rute, rnetode pperasi dan waktu standar. Jadi
seluruh sistemnya dapat terlibat dengan erat, dan
(6
oleh karenanya harus dipikirkan secara teliti dan
hati-hati, disistematisasikan dengan baik dan
fleksibel terhadap perubahan rencana yang mendadak
a.Perencanaan operasi atau pengadaan.
Ini merupakan tahap pendahuluan dalam perencanaan
produksi. Ini berurusan dengan informasi semi-per
manen yang dibutuhkan untuk mengoperasikan mesin
untuk produksi, agar tenaga kerja beroperasi de
ngan cara yang paling efisien, dan agar bahan da
pat disediakan dengan v/aktu yang tepat.
Jadi tahap ini terdiri dari fungsi berikut :
- Menetapkan metode produksi, serta mengunnunkan -
nya.
- Mengumumkann dan menyetujui waktu untuk operasi.
- Menetapkan rute pekerjaan.
- Menghitung kapasitas mesin dan departemen.
b.Pengumpulan informasi,
Tahap ini merupakan tahap pengumpulan yang hati-
hati dan teliti dari semua informasi yang dibutuh
kan untuk merumuskan rencana produksi. Sfe'kali ke*
putusan dan perhitungan perencanaan pra-produksi
telah dibuat oleh para ahli telaah kerja, pengen-
dali material staf produksi, rnaka disiapkanlah do
kumen untuk kepentingan perencanaan.
Dokumen ini memperhatikan masalah :
- Metode, untuk desain perkakas dan peralatan,spe
- Penetapan v/aktu untuk mesin, tenaga kerja, ren
cana insentif dan pembayaran.
- Kapasitas, untuk masing-masing mesin, untuk ma
sing-masing kelompok mesin, dan faktor efisien
si serta faktor hambatan untuk masing-masing.
c.Perencanaan, penjadwalan dan pembebanan.
Setelah mengumpulkan semua informasi yang menja
di latar belakang bagi perencanaan produksi,
se-laajutnya disusun suatu rencana yang sebenarnya.
Hal-hal yang perlu dicatat sehubungan dengan ren
cana produksi yaitu :
- Rencana ini ditetapkan untuk suatu jangka wak-
tu tertentu, misalnya untuk satu bulan dsb.
- Rencana tersebut disesuaikan pada tiap inter -
val \vaktu tertentu,
- Rencana terdiri atas jadwal pekerjaan, yang me
nunjukkan urutan pelaksanaan pekerjaan terse
but.
- Rencana ini kemudian dipecah lagi menjadi be-?
ban yang lebih terperinci untuk setiap mesin u
tama, yang menunjukkan ueutan operasi yang ter
libat dalam setiap pekerjaan, serta waktu nya-
ta untu^ memuat dan melepas muatannya.
- Rencana ini dianalisa agar terdapat pembebanan
yang merata untuk berbagai macam mesin.
mesin dengan rnemakai satu cara mengukur yang khu-
sus. Dua alat pengukur yang paling banyak dipakai
adalah jam mesin atau jam tenaga kerja, tetapi a-
lat pengukur yang dipilih harus tepat dan merupa-
kan faktor kritis yang berlaku umum pada keseluru
han rencana.
6.2. Pengendalian Produksi.
Untuk memenuhi pencapaian target yang telah dite-
tapkan, maka setelah rencana untuk pekerjaan ter
sebut selesai disusun dan pelaksanaannya telah di
atur dengan baik, diperlukan pengendalian operasi
onalv yang sesuai. Didalara kegiatan pengendalian
termasuk didalamnya tindak--. Ian jut atas pengenda
lian tersebut. Sebab tanpa tindak lantfut, maka pe
ngendalian terseout menjadi tidak ada artinya. Pe
ngendalian operasional dilakUkan berdasarkan kesa
daran, bahvva rencana itu pada dasarnya mengandung
unsur perkiraan. Kemun^'kinan terjadinya penyimpa-
ngan harus selalu diperhitungknan, dan untuk itu
diciptakan cara-cara pengawasah yang sesuai.
Sebelum menguraikan jnengenai pengendalian, terle
bih dahulu diadakan peninjauan nongenai pelaksana
an proses produksi dari barang yang dihasilkan. :ie
bab didalarn pelaksanaan atau penerapan pengendali
an, tidak dapat terlepas dari tipe-tipe proses
mau-pun dari segi standarisasi dari barang yang diha-
silkan.
Adapun pelaksanaan pengendalian yang akan ditera^.
kan pada proses produksi yang bersangkutan amat
tergantung pada :
- tipe proses produksi yang dilaksanakan
~ besarnya perusahaan
- kecakapan pekerja-pekerja dalam pabrik yang di
perlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu.
Perusahaan yang proses produksinya bersifat konti
nyu adalah perusahaan yang raeraproduksikan barang
yang sama terus-menerus. Jadi apa yang diproduksi
atau dikerjakan pada hari ini, itu pula yang akan
diproduksikan esok atau lusa dan seterusnya. Peru
sahaan yang menghasilkan produksi masa adalah me--:-
rlipakan contmh dari perusahaan yang proses produk
sinya bersifat kontinyu.
Ciri-ciri proses produksi yang kontinyu adalah se
bagai berikut :
- Memproduksi barang-barang yang sama dalam jenis
yang sangat sedikit secara terus-menerus.
- Meraproduksi barang-barang se..alu dalarn jumlah
yang besar.
- Memproduksi untuk dibuat persediaan atau untuk
melayani para pembeli atau pemesan yang selalu
Perusahaan yang proses produksinya bersifat terpu
tus-putus adalah perusahaan.yang memproduksi barang
barang menurut pemesan. >ada perusahaan seperti ini
barang yang diproduksi ceroeda antara satu dengan la
lainnya sesuai dengan kehendak pernesan. Denman derni
kian produksi ini semata-:iiata tergantung kepada pe-
tnesan dan oleh karena itu oiasanya lebih sulit un
tuk perencanaannya.Lagi pula setiap pemesan pada u-
mumnya mernerlukan perhatian yang sungguh , agar da
pat mernenuhi pesanan-pesanan tepat pada waktunya
serta kualitas yang
sesuai-a. Flow control.
Flow control digunakan dalam tipe produksi yang
kontinyu.Flow control dipergunakan untuk pabrik
yang direncanakan untuk menghasilkan produk yang
tetap, untuk setiap v/aktu tertentu. Hasil tetap
waktu tertentu ini yang disebut flow-nya (arus).
Tujuan flow control adalah iintuk mempertahankan
tingkat arus yang tetap tersebut.
Da^ara iial ini flow ccr.trol berusaha untuk menga-
dakan penyeimbangan (oalancing) diantara berba -
gai langkah dalam proses produksi. Penyeimbangan
ini dioeriukan karena sering ;cali arus dari tiap
tiap bagi an dalam proses produksi tersebut tidak
sama dengan bagian yang berikutnya, sehingga pro
Bila terjadi kerusakan mesin misalnya, :naka
pengendalian produksi harus segera menyesuaikan
skedul-skedulnya agar tidak terjadi penumpukan
bahan-bahan. . Untuk itu bagian maintenance yang
bertgas memelihara mesin-mesin harus dapat ber-
tindak cepat dan fleksibel, bila sewaktu-waktu
diperlukan.
Flow control tidak banyak memerlukan instruksi
tentang proses produksi, karena dalam flow con
trol produksi berjalan kontinyu, mesin-mesin di
pasang sedemikian ruca untuk waktu jangka pan -
jang.
b. Order control.
Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan
pesanan (job order), maka tipe pengawasannya a-
dalah order control. Produksi dibuat hanya atas
pesanan pembeli atau langganan, sehingga pengii-
langan order tidak lazim terjadi.
Yang menjaui masalah p^kok dari tipe pengav/asan
ini, ialah bagaimana cara-cara yang harus diusa
hakan untuk menyelesaikan setiap pesanan seoaik
baiknya dan tepat pada v/aktu yang telah ditentu
kan. Pada tipe order control ini, pengawasan di
laksanakan Lerhadap setiap pesanan yang masuk
uan sa.rtpai pada penyelesaian atas pesanan terse
B A B III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah singkat perusahaan
Perusahaan industri dan dagang PT "X" didirikan se
jak tahun 1956 dengan skta notaris nomor 100 tahun 1956.
Pada awal fcerdirinya perusahaan ini bergerak dalam bidang
industri pertenunan dan perajutan. Kemudian dengan nama
perusahaan yang tidak berubah, PT "X" pada tahun 1972 rae-
ngadakan perubahan total terhadap bidang operasinya menja
di perusahaan industri yang memproduksi dan menjual pipa
baja, dengan akta notaris nomor 8 tahun 1972 dengan modal
dasar saat itu 'V* 150 juta* Perubahan ini didasarkan pada
pertimbangan bahwa produk pipa baja. banyak diperlukan da
lam bidang konstruksi dan juga perlengkapan rumah tangga.
Perusahaan yang berstatus PMDN ini mulai beroperasi seca
ra komesial sejak tahun 1973.
2. Lokasi perusahaan
Pada awal operasinya ditidang industri pipa baja
ini perusahaan masih menempati lokasi yang sama yaitu di-
jalan Kalibutuh. Alasan pemilihan lokasi disini lebih ba
nyak disebabkan oleh mudahnya faktor transportasi, disam-
ping karena perusahaan ini telah menempati gedung yang t e
lah dimiliki sebelum perubahan bidang operasinya. Tetapi
dengan semakin meningkatnya skala produksi dan juga ada -
nya peraturan pemerintah daerah mengenai lokasi perusaha
kan lokasi pabriknya kedaerah industri di kawasan Rungkut?
dengan kantor masih menempati lokasi yang lama sampai sa-
at ini.
2. Struktur organisasi
Struktur organisasi yang sesuai dengan keadaan pe
rusahaan merupakan faktor yang penting karena hal ini me-
nyangkut wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian
dalam organisasi perusahaan. Struktur organisasi yang di-
gunakan PT "X" adalah struktur organisasi garis yaitu tu-
gas dan perintah dari direktur melalui berbagai pimpinan
bagian dan seterusnya. Setiap bagian dalam organisasi ini
bertanggung jawab sepenuhnya atas semua pekerjaan kepada
atasannya masing-masing. ,
Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggun
jawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi yang
dimiliki oleh PT "X". Perusahaan ini dimiliki oleh lima
pemegang saham yaitu empat pemegang saham perorangan dan
satu badan yaitu Bapindo. Sedangkan dewan direksi terdiri
dari lima orang, masing-masing menjabat sebagai Direktur
utama, Direktur, dan tiga orang komisaris. Dalam kegiatan
perusahaan wewenang pengelolaannya dipercayakan kepada Ku
asa direksi, dimana pejabat ini membawahi bagian Umum, Ac
counting, Produksi, Keuangan, Pemasaran, dan bagian Pembe
lian.
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah seta
a. Kuasa Direksi
- Mengatur, mernimpin, dan mengkoordinir serta membina
seluruh kegiatan perusahaan
- Melakukan pengawasan atas kelancaran jalannya kegiat
an perusahaan secara keseluruhan.
- Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan administerasi
perusahaan.
- Mengembangkan, mengarahkan, menyempurnakan cara ker
ja dalam usaha meningkatkan efisiensi.
- Mengawasi seluruh karyawan yang ada dibawahnya.
- Memelihara hubungan baik dengan instansi pemerintah
dan masyarakat setempat.
- Membina hubungan baik dengan serikat pekerja.
- Mengusahakan agar supaya :
— Terdapat kegairahan dan ketenangan kerja.
— Terjaminnya keamanan personil, instalasi, dan doku
mentasi serta keselamatan kerja.
— Mengusahakan kemajuan dan perkembangan perusahaan.
be Bagian Umum dan Personalia
- Mengkoordinir semua bawahannya supaya mampu bekerja
sama sesuai dengan fungsinya masing-masing.
- Menyelenggarakan administerasi kepegawaian, penggaji
an dan masalah-masalah l^in yang berkaitan.
- Mengusahakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan
persyaratan.
-kat organisasi.
- Bertanggung jawab atas penetapan dan penegakan stari-
dar kesehatan dan keselamatan dalam organisasi.
Eagian Akuntansi
- Mengadakan pengumpulan data, menyelenggarakan penca-
tatan semua aktifitas perusahaan dan mengolah menja-
di informasi yang bermanfaat bagi manajemen.
Bagian Produksi
- Memimpin dan mengkoordinir karyawan produksi, karya
wan gudang, dam karyawan pemeliharaan mesin.
- Bertanggung jawab atas kualitas produk dan juga meng
sahakan untuk memperkecil jumlah kerusakan produk se
lama proses produksi.
- Bertanggung jawab atas kelancaran mesin dan mengopti
malisasi frekuensi pemeliharaan dan perbaikan mesin.
- Bertanggung jawab atas kelancaran proses produksi se
cara keseluruhan sampai barang siap dikirim kebagian
penjualan.
- Berusaha untuk menggunakan fasilitas perusahaan supa
ya tidak ada yang menganggur.
- Mengusahakan kesesuaian antara jam kerja karyawan de
ngan jam hadirnya.
- Mengupayakan penanganan pereediaan baranp. jadi sesu
ai dengan permintaan penjualan.
- Memberikan laporan kemajuan kegiatan produksi sebaga
e. Bagian Keuangan
- Mengatur dan mengadakan pencatatan keuangan perusa-
haari.
- Mempersiapkan laporan keuangan perusahaan baik lapo
ran interim maupun laporan tahunan.
- Bertanggung jawab atas kelancaran pengelolaan dan
pencata.tan kas.
- Bertanggung jawab dan mengatur masalah piutang dan
penagihannya.
- Bertanggung jawab terhadap administrasi fungsi-fung
si yang berada dibawah wewenangnya maupun pengambil
an keputusan dan rekomendasi yang menyangkut aspek-
aspek yang paling penting dari fungsi keuangan, ter
masuk keputusan-keputusan keuangan jangka panjang,
kebijaksanaan deviden, penganggaran modal, manajeme
arus kas jangka panjang dan alokasi sumber-sumber
didalam perusahaan.
- Bertanggung jawab atas penentuan dan evaluasi keru-
gian perusahaan yang diasuransiakan, pemilihan a sura
si yang tepat dan pengurusan berbagai kontrak asu -
ransi perusahaan.
f. Bagian pemasaran
- Melaksanakan usaha-usaha prornosi penjualan.
- Bertanggung jawab atas perencanaan, koordinasi < dan
pengendalian yang efektif dari kegiatan pemasaran.
- Bertanggung jawab atas maju mundurnya penjualan ha-
- Bertanggung jawab atas efektifitas usaha-usaha penju
alan, malkukan perencanaan penjualan.
- Bertanggung jawab atas perencanaan karekteristik je-
nis produk.
- Bertanggung jawab atas kebijaksanaan dan keputusan
yang berhubungan dengan servis kebutuhan langganan
setelah penjualan produk.
- Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengurusan pe
ngumpulan data dan aktifitas analisa staf riset pem£
saran.
g. Bagian Pembelian
- Menyelenggarakan pengadaan tahan baku, bahan pemban^
tu dan bahan lainnya yang dibutuhkan uantuk kelancar
an produksi.
- Menyelenggarakan administrasi pembelian dengan baik
sesuai dengan sistem yang telah ditentukan.
- Mempertahankan hubungan baik dengan semua suplier ba
\
han baku dan bahan pembantu.
- Bertanggung jawab atas optimalisasi penyediaan bahan
baku sesuai dengan juinlah kebutoihan dan cadangan
yang harus ada.
- Bertanggung jawab atas ketepatan waktu dalam melaku-
kan pembelian.
- Bertanggung jawab atas ketepatan pemilihan suplier
dimana perusahaan harus membeli bila suplier utama
STRUKTUR ORGANI SASI PT. " X * SURABAYA
! KOHI SARI S !
: PEME6AN6 BAHAt t [
DI REKSI
! KUASA DI REKSI :•
! ACOUNTI N8 ! I PRODUKSI !
!PERSONALI A ! I TATA USAHAI ! Q. CONTROL ! ! PABRI K !
! KEUAN6AN ! ! PEf l ASARAN ! ! PEMBELI AN
! PENELI HARAAN ! ! PESANAN J ! PEHB. LOKAI
' SECRETARI AT! ! BI RO DATA! ! 0C. SLI TTER! ! SLI TTER! ! 6. B. BAKU!
! SEKURI TY 1 I PEhBUKUAN! ! QC. PI PA ! ! PR. PI PA! ! 6. B. JADI !
QC. 6ALV. ! ! PR. GALVI S. SPARE ! PEMELI HARAAN 1
! QC. T1ANG ! ! P. T1ANG!
Bertanggung jawab atas kualitas bahan baku dan bahan
pembantu yang dibeli.
‘
4. Kegiatan Produksi
4.1. Faktor-faktor produksi yang diguna.kan,
Seperti halnya pada perusahaan industri pada u-
mumunya, faktor-faktor produksi utama adalah terdiri dari
bahan baku dan bahan pembant.u, tenaga kerja dan mesin-me-
sin.
- Bahan baku,
Ada dua jenis bahan baku utama yang digunakan oleh peru
sahaan yaitu :
Baja jenis CRS (Cold Roll Steel),yaitu baja yang diguna
kan sebagai bahan baku untuk memproduksi pipa perabot
atau sering disebut White pipe.
Baja jenis HRS (Hot Roll Steel),yaitu baja yang diguna
kan untuk memproduksi pipa konstruksi atau sering dise
but sebagai Black pipe.
- Tenaga kerja
Jumlah tenaga kerja langsung yang dikaryakan sampai sa-
at ini berjumlah 400 orang, yang terbagi dalam tiga
shift slang_ malam yaitu :
- Shift pertama ; jam 07.00 - 15-00
- Shift kedua ; jam 15.00 - 23.00
- Shift ketiga ; jam 23.00 - 07.00
- Mesin-mesin
mesin mempunyai fungsi yang berbeda sesuai dengan karak
teristik produk yang dihasilkan. Dibawah ini penulis u-
raikan sedikit mengenai jenis mesin-:nesin yang dimiliki
serta penggunaannya.
- Dua unit iftesin pipa perabot, yang digunakan untuk mem
produksi pipa yang diperuntukkan bagi konsumen yang
merakit perabot romah tangga, seperti perusahaan mebe
lair, perakitaB sepeda dan sebagainya. Dalam pelaksa-
nannya, hanya u.esin y a n g dibeli terakhir yang diguna-
kan, sedangkan yang dibeli sebelumnya, karena usianya
yang sudah ciikup lama sudah jarang digunakan.
- Dua unit mesin pipa konstruksi, yang digunakan untuk
memproduksi pipa baja dan pipa tiang besi untuk inela-
yani perusahaan yang bergerak dibidan^ konstruksi, se
perti untuk pipa air, tiang listrik dan sebagainya.
- Satu unit mesin Kannal C, untuk memproduksi pipa yang
berbentuk huruf C bila dilihat dari penampang melin -
tangnya.
Mengenai tahun pewbelian mesin dan kapasitas per
tahun-nya ditunjukkan dibawah ini.
Jenis mesin Tahun pem
oelian Kapasitas teori tis.
1
. M**sin pipa perabot I 1973 5.7592. Mesin pipa perabot II
1981
11.659jj. Mesin pipa baja 1977
18.216
4
. Mesin pipa tiang besi 1981 7.286- Bahan pembantu
Selain bahan baku berupa baja, khusus untuk pipa air ka-
rena harus tahan karat, maka perlu diproses labih lanjut
dengan pelapisan permukaan pipa tersebut dengan bahan-
kimia. Untuk itu diperlukan bahan pembantu berupa bahan
kimia seperti berikut :
- HC1 (asam chlorida)
- Zinc Ammonium Chloride
- Ammonium Chloride
- Z i n c Chloride
* Sodium orthosilicat
- Tawas
- Caustic soda
- Sigba
4.2. Proses produksi
Perusahaan selain berproduksi secara massa,yaitu
melakukan kegiatan proses produksi untuk stock, juga mela
yani permintaan pesanan. Oleh karenanya proses prodeksi
nya adalah proses produksi terus-menerus dan juga berse-
lingan, Tetapi proporsi untuk yang disebut terakhir ters£
but relatif kecil dibanding yang disebut pertama. Berikut
ini penulis uraiakan tahap-tahap yang dilakukan dalam pro
ses produksi mulai dari bahan sampai menjadi produk yang
siap untuk dijual*
4.2.1. Slitter
