MANAJEMEN REKAM MEDIS DALAM TEMU KEMBALI DOKUMEN DI RUMAH SAKIT HAJI MEDAN
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH:
MUHAMMAD RASYAD GHAZALI SARAAN NIM: 090709040
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI MEDAN
2013
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Pasien Di Rumah Sakit Haji Medan
Oleh : Muhammad Rasyad Ghazali Saraan
NIM : 090709040
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua Jurusan : Dr. Irawati A. Kahar., M. Pd.
Tanda Tangan :
:
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan :
:
Tanggal :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Di Rumah Sakit Haji Medan
Oleh : Muhammad Rasyad Ghazali Saraan
NIM : 090709040
Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.
Tanda Tangan :
:
Tanggal :
Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom.
Tanda Tangan :
:
Tanggal :
LEMBAR ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai salah satu penelitian untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Peneliti membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan peneliti dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari peneliti dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, 2013.
Peneliti,
Muhammad Rasyad Ghazali Saraan NIM: 090709040
i ABSTRAK
Saraan, Muhammad Rasyad Ghazali. 2013. Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Pasien Di Rumah Sakit Haji Medan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengelolaan dan
penyimpanan rekam medis serta penemuan kembali dokumen (retrieval) di
Rumah Sakit Haji Medan. Penelitian dilakukan pada Sub Bagian Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Haji Medan. Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara. Sumber utama yang digunakan adalah Kepala Rekam Medis dan satu orang Staf Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan.
Dari hasil penelitian diperoleh bahwa alur kerja pengelolaan Rekam Medis pada Rumah Sakit Haji Medan telah dilaksanakan berdasarkan buku pedoman yang dikeluarkan Rumah Sakit Haji Medan, sistem penomoran Rekam Medis
pada Rumah Sakit Haji Medan berdasarkan pada unit numbering system yang
terdiri dari 6 digit, sistem penyimpanan dilakukan secara sentralisasi. Sistem penjajaran menggunakan sistem angka nomor langsung, namun sekarang penyusunannya hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan saja. Pendistribusian rekam medis masih dilakukan secara manual, peminjaman dilakukan secara tertutup, kemudian proses penemuan kembali rekam medis dilakukan berdasarkan kartu berobat atau data yang sudah tersimpan dalam komputer. Pada Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan juga melakukan pemusnahan yang dilakukan 10 tahun sekali untuk rekam medis pasien yang sudah tidak aktif lagi. Dari hasil analisa pada fasilitas yang tersedia pada Unit Rekam Medis masih minim dan akan menghambat produktivitas kerja pegawai rekam medis, juga diperlukan penambahan pegawai rekam medis terutama yang memiliki latar belakang pendidikan rekam medis.
Kata kunci : Temu Kembali Rekod, Manajemen Rekam Medis
-
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan
skripsi yang berjudul “Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali
Dokumen Di Rumah Sakit Haji Medan ”
Selama penulisan skripsi, peneliti banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang sangat mendukung untuk terselesaikannya tulisan ini, pertama dan yang terutama kepada Pembimbing I. Sebagai rasa syukur peneliti mengucapkan terima kasih yang tulus kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, selaku ketua Program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi dan sekaligus sebagai dosen mata kuliah Statistik.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku dosen Pembimbing I dan ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.kom selaku pembimbing II yang telah membimbing dan memberikan pengarahan demi kelancaran penelitian ini.
4. Seluruh Dosen Jurusan Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, selaku staf pengajar yang telah mendidik peneliti.
5. Kepada Staf Sub Unit Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan, yang telah memberikan bantuan dan informasi yang dibutuhkan dalam penyelesaian penelitian ini.
6. Kepada Ayah dan Ibu tercinta Drs. A. Manan Saraan, Msp, Rosnita Deliana Saragih, Amd , yang telah banyak berkorban untuk membesarkan, mendidik dan mendoakan peneliti, serta kakak dan adikku tersayang M. Arief Bukhari Saraan, M. Imanuddin Kandias Saraan yang telah memberikan dorongan motivasi, semangat dan do’a selama mengikuti pendidikan sampai selesai skripsi ini
7. Kepada semua teman-teman stambuk 2009 terutama Londur Family Habibi, Hidayatullah, Bisma, khairul, Rahmat, Miranti, Miralda, Esilia, Hafiani,
iii
Arianiansyah, Ayu yang selalu membatu dalam pembuatan skripsi ini dan memberikan kenangan yang indah selama masa perkuliahan.
8. Kepada semua teman-teman stambuk 2009 Pargo, Heroplin, Indra, Rumi, Khalida, Astika, Lentina, Margaret, Dian, Melati, Aisyah, Fahmi, Ramson, Andi, Samuel yang telah bersama-sama selama masa perkuliahan.
9. Kepada kakak-kakak senior Bg Ricky, Bg Arya, Bg zuki dan Bg Isva Serta Bg Yudi yang telah banyak membantu dalam memberikan saran dalam penyelesain skripsi ini.
10. kepada adik-adik stambuk 2010 Gally, Romy, Auli A Rahman dan Dwi Ginanty yang selalu meberikan dukungannya, serta semua pihak yang telah membantu peneliti yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Akhirnya penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya, namun demikian harapan penulis skripsi ini dapat kiranya menambah khazanah ilmu dan bermanfaat bagi semua.
Medan, 15 April 2013
M. Rasyad 090709040
iv
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
BAB IITINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Manajemen Rekod ... 7
2.1.1 Nilai Guna Rekod ... 7
2.1.2 Siklus Hidup Rekod ... 8
2.2 Rekam Medis ... 10
2.2.1 Pengertian Rekam Medis ... 10
2.2.2 Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis ... 11
2.2.3 Manfaat Rekam Medis ... 12
2.2.4 Bentuk Pelayanan Rekam Medis ... 13
2.3 Sistem Pengelolaan Rekam Medis ... 14
2.3.1 Sistem Penamaan Rekam Medis ... 14
2.3.2 Sistem Penomoran Rekam Medis ... 14
2.3.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ... 16
2.3.3.1 Sentralisasi ... 16
2.3.3.2 Desentralisasi ... 17
2.3.4 Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor ... 17
2.3.4.1 Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit filing system ) ... 18
2.3.4.2 Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filing system ) ... 19
v
2.3.4.3 Sistem Angka Langsung ( Straight Numerical Filing System ) ... 20
2.3.5 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ... 20
2.3.6 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis ... 21
2.4 Sistem Temu Balik Rekam Medis ... 22
2.4.1 Pengertian Temu Balik Informasi ... 22
2.4.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu kembali Informasi ... 23
2.4.3 Komponen Sistem Temu-kembali Informasi ... 24
BAB IIIMETODE PENELITIAN ... 26
3.1 Jenis Penelitian ... 26
3.2 Lokasi Penelitian ... 26
3.3 Proses Penelitian ... 26
3.3.1 Mengidentifikasi Informan ... 26
3.3.2 Teknik Pengumpulan Data ... 27
3.4 Jenis Dan Sumber Data ... 28
3.5 Instrumen Penelitian ... 28
3.6 Analisis Data ... 29
3.7 Keabsahan Data ... 29
BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN ... 30
4.1. Karakteristik Informan ... 30
4.2. Kategori ... 31
4.2.1. Pengadaan Rekam Medis ... 31
4.2.2. Sistem Penomoran Rekam Medis ... 37
4.2.3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ... 38
4.2.4. Sistem Pengolahan Rekam Medis ... 42
4.2.5. Distribusi Rekam Medis ... 43
4.2.6. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ... 44
4.2.7. Proses Penemuan Kembali Rekam Medis ... 46
4.2.8. Proses Pemusnahan Rekam Medis ... 46
BAB VKESIMPULAN DAN SARAN ... 48
5.1 Kesimpulan ... 48
5.2 Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA ... 51
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 : Siklus Hidup Rekod ... 10
Gambar 2.2 : Sistem Temu Balik Informasi ( Information Retrieval system) ... 23
Gambar 4.1 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan ... 34 Gambar 4.2 : Alur Rekam Medik Rawat Inap...38
vii
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Hasil Dokumentasi ... 54 LAMPIRAN 2 Pedoman Wawancara ... 61 LAMPIRAN 3 Transkrip Wawancara ... 62
