PROSEDUR PROGRAM/PENGAJAR. PK.UiTM.CNS.HEA (O).04

(1)

PROSEDUR

PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

PROGRAM/PENGAJAR

PK.UiTM.CNS.HEA (O).04

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

T/tangan

Nama

Nurul Aityqah Yaacob Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli

Prof Dr Nasrudin Mohammed

Jawatan

Pengerusi Jawatankuasa

Jadual Waktu Wakil Pengurusan Rektor

(2)

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Para Muka Surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

05/10/05 01/00 05/10/05

03/10/08 02/00 Pindaan melebihi 50% 03/10/08 11/02/12 03/00 Pindaan melebihi 50% 11/02/12 23/10/13 03/01 6 dan 8 Pindaan kurang dari

50% 23/10/12

Lampiran Pindaan Borang Perubahan JW 29/07/13 03/02 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13

28/08/13 03/03 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa

(3)

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Para Muka Surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

11/11/14 03/04 Muka hadapan Semua Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus Perubahan tarikh kuatkuasa 11/11/14 16/02/16 03/05 Muka hadapan Lampiran Perubahan Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu Borang Perubahan Jadual Waktu Terkini

(4)

Bil Isi Kandungan Muka Surat

1.0 Objektif 5

2.0 Skop 5

3.0 Definisi 5

4.0 Singkatan 6

5.0 Dokumen Rujukan 7

6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7

7.0 Carta Alir 10

8.0 Rekod Kualiti 14

(5)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyediaan jadual waktu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti UiTM Cawangan Negeri Sembilan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Jadual Waktu UiTM Cawangan Negeri Sembilan untuk memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh staf di UiTM Cawangan Negeri Sembilan.

3.0 DEFINISI

3.1 Jawatankuasa Jadual Waktu

Kumpulan yang dipertanggungjawabkan ke atas penyediaan jadual waktu pensyarah, bilik kuliah/makmal dan pelajar.

3.2 Kuliah

Proses pengajaran yang berkaitan kursus yang ditugaskan dalam bentuk teori di bilik kuliah.

3.3 Pensyarah

Pensyarah tetap, kontrak, sambilan sepenuh masa dan sambilan UiTM Cawangan Negeri Sembilan.

3.3 Jadual Waktu

(6)

4.0 SINGKATAN

UiTMCNS - Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan

RK - Rektor

TR HEA - Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik KPP - Ketua Pusat Pengajian

KK - Koordinator Kursus

JW - Jadual Waktu

PJJW - Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu AJK JW - Ahli Jawatankuasa Jadual Waktu

PP HEA - Penolong Pendaftar Hal Ehwal Akademik ATS - Amanah Tugas Syarahan

HEA - Hal Ehwal Akademik

(7)

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

5.1 Manual Kualiti

 Pengendalian Kuliah

 Perancangan bagi Penzahiran Produk

 Kawalan Proses

Bilik Kualiti MK.UiTM.CNS.01

 Seksyen 3.3.3

 Seksyen 7.1

 Seksyen 7.5.1

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

TR HEA 1. Memberikan taklimat awal kepada KPP dan KK

mengenai agihan kumpulan pelajar bagi setiap program untuk semester akan datang dalam satu mesyuarat.

2. Mengarahkan KPP dan KK menyediakan ATS pensyarah berdasarkan agihan kumpulan pelajar yang dipersetujui.

3. Mengarahkan KPP/KK menetapkan penamaan kumpulan wujud untuk semua program.

4. Memaklumkan kepada semua KPP/KK senarai kumpulan wujud untuk semua program.

KPP, KK 5. Menyediakan ATS pensyarah mengikut agihan

kumpulan pelajar yang ditetapkan dan menyerahkannya kepadaTR HEA.

TR HEA 6. Mengarahkan PJJW menyediakan JW berdasarkan

(8)

PJJW 7. Memaklumkan kepada AJK JW, KPP dan KK dalam

satu taklimat tentang syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA.

8. Menetapkan dan memaklumkan tarikh pelaksanaan bengkel penyediaan JW kepada semua AJK JW.

AJK JW 9. Menyediakan JW mengikut ATS yang disediakan

dengan menggunakan sistem ICReSS semasa bengkel penyediaan JW.

10. Memastikan tidak ada pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal.

11. Memastikan JW yang disediakan adalah mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh HEA.

PJJW 12. Menyemak pertindihan bilik kuliah/ makmal.

13. Menyemak syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh HEA dipatuhi.

AJK JW 14. Memberikan nama pensyarah, kumpulan dan makmal

unit masing-masing untuk cetakan JW.

PJJW 15. Memberikan senarai nama pensyarah dan kumpulan

untuk dicetak oleh PP HEA.

PP HEA 16. Mencetak JW yang telah disediakan oleh AJK JW.

17. Menyerahkan JW kepada TR HEA untuk ditandatangani.

(9)

TR HEA 18. Mengesahkan JW yang telah dicetak dan

memaklumkan kepada pensyarah bahawa JW boleh disemak di dalam sistem ICReSS.

PP HEA 19. Mengedarkan salinan JW yang telah disahkan dengan

tarikh terkini kepada pensyarah dan memaparkan JW pelajar dan bilik kuliah/makmal di papan kenyataan dan bilik kuliah/makmal.

Pensyarah 20. Mengisi borang permohonan perubahan JW.

TR HEA 21. Mempertimbangkan dan meluluskan perubahan JW

pensyarah berdasarkan sebab-sebab yang munasabah.

22. Memberikan borang perubahan JW yang telah ditandatangani kepada PJJW untuk tindakan.

PJJW 23. Memaklumkan AJKJW untuk membuat perubahan JW

di ICRESS.

24. Memaklumkan PP HEA untuk mencetak JW baru untuk pensyarah, bilik kuliah dan kumpulan terlibat.

PP HEA 25. Mencetak JW baru.

26. Menyerahkan JW baru kepada TRHEA untuk ditandatangani.

27. Mengedarkan JW baru kepada pensyarah, 28. Memaklumkan JW baru kepada pelajar. 29. Memfailkan JW baru.

(10)

7.0 CARTA ALIR

Tanggung Jawab

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod

MULA

TR HEA Berikan taklimat awal kepada KPP

dan KK mengenai agihan kumpulan pelajar bagi setiap program dalam satu mesyuarat.

Arahkan KPP dan KK sediakan ATS pensyarah berdasarkan agihan kumpulan pelajar.

Arahkan KPP/KK menetapkan penamaan kumpulan wujud untuk semua program.

Maklumkan KPP/KK kumpulan wujud untuk semua program.

Surat/memo/email

KPP, KK Sediakan ATS pensyarah mengikut _agihan _kumpulan _pelajar _yang

ditetapkan dan serahkan kepada TR HEA.

Surat/ memo/email

TR HEA Arahkan PJJW untuk menyediakan _{JW berdasarkan ATS yang diberi oleh}

KPP dan KK.

Surat/memo/email

(11)

PJJW Maklumkan kepada AJK JW, KPP dan

KK dalam satu taklimat tentang syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. Tetapkan dan maklumkan tarikh pelaksanaan bengkel penyediaan JW kepada semua AJK JW.

Surat/memo/email

AJK JW Sediakan JW mengikut ATS yang _disediakan _dengan _menggunakan

sistem ICReSS semasa bengkel penyediaan JW.

Pastikan tidak ada pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal.

Pastikan JW yang disediakan mengikut syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA.

Membuat perubahan jika terdapat pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal dan mengikut syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA.

JW pensyarah, JW pelajar,

JW bilik kuliah/ makmal

PJJW Semak _{makmal dan syarat-syarat penyediaan}pertindihan bilik kuliah/

jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal A B Tidak Ya

(12)

AJK JW Beri nama pensyarah, kumpulan dan _{makmal unit masing-masing untuk}

cetakan JW.

JW makmal

PP HEA Cetak JW dan serahkan JW _{kepadaTR HEA untuk ditandatangani.}

TR HEA Sahkan JW yang telah dicetak dan _maklumkan _kepada _pensyarah

bahawa JW boleh disemak di dalam sistem ICReSS.

Surat/memo/email

PP HEA Edarkan salinan JW yang telah

disahkan dengan tarikh terkini kepada pensyarah dan paparkan JW pelajar dan bilik kuliah/makmal di papan kenyataan dan bilik kuliah/makmal.

Pensyarah Isi borang permohonan perubahan _JW. Borang perubahan _JW

B

(13)

TR HEA

Pertimbangkan dan luluskan perubahan JW pensyarah berdasarkan sebab-sebab yang munasabah.

Berikan borang perubahan JW yang telah ditandatangani kepada PJJW.

PJJW

Maklumkan AJKJW untuk membuat perubahan JW di ICReSS.

Maklumkan PP HEA untuk cetak JW baru pensyarah, bilik kuliah dan kumpulan.

PP HEA Cetak JW baru. _{Serah JW baru kepadaTR HEA untuk}

ditandatangani.

Edar JW baru kepada pensyarah dengan tarikh terkini.

Maklumkan JW baru kepada pelajar. Failkan JW baru. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal TAMAT C

(14)

8.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Simpanan 8.1 Fail Jadual Waktu Sesi Nov 2011-

Mac 2012  Unjuran  Memo  Senarai kursus  ATS  JW pensyarah  JW pelajar  JW bilik kuliah/makmal

Pejabat HEA 1 tahun

9.0 LAMPIRAN

Bil Nama Lampiran No Lampiran

9.1 Contoh maklumat ATS yang lengkap 1

9.2 Contoh JW pensyarah, JW pelajar dan JW bilik kuliah/makmal 2