IV. PEMODELAN SISTEM A. ASUMSI PERHITUNGAN MODEL
Perencanaan penjadwalan produksi menggunakan beberapa asumsi. Asumsi-asumsi ini merupakan hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan produksi secara keseluruhan. Asumsi-asumsi yang digunakan antara lain :
1. Penjadwalan yang dilakukan mencakup enam jenis produk kopi kemasan
yang menggunakan fasilitas produksi yang berbeda, dalam arti mesin dan tenaga kerja berbeda.
2. Ruang lingkup penjadwalan hanya dalam rentang bulan Januari – Maret
2010.
3. Selama proses produksi berlangsung, mesin-mesin yang digunakan dalam
kondisi baik, sehingga peluang terjadinya kerusakan pada mesin sangat kecil dan dapat diabaikan.
4. Mesin-mesin yang digunakan untuk memproduksi kopi kemasan diasumsikan
aktif. Proses produksi kopi kemasan dilakukan dengan asumsi bahwa selalu tersedia bahan baku dan bahan kemasan seperti gula, kremer, coklat, kardus, plastik kemasan, dan sebagainya.
5. Perhitungan hal-hal yang terdapat dalam model antara lain : jumlah produk
diproduksi, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan hari kerja, dan kebutuhan material.
6. Tenaga kerja selalu tersedia dan tidak ada overtime.
7. Penyusunan jadwal produksi didasarkan pada toleransi masa simpan produk.
B. KONFIGURASI MODEL
Model penjadwalan produksi yang diberi nama GSPS 1.0 (Gasandry
Production Schedule Versi 1.0) merupakan program aplikasi yang berguna untuk
membantu proses penjadwalan produksi di PT.Gasandry. GSPS 1.0 dirancang
untuk membantu pihak terkait dalam mengambil keputusan penjadwalan
produksi yang dapat meminimalkan waktu menganggur (idle time) selama proses
GSPS 1.0 terdiri dari sistem manajemen tabel data, sistem manajemen basis model dan sistem manajemen dialog. Pengembangan model GSPS 1.0
menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 untuk pengembangan
sistem, Microsoft Office Access 2007 untuk pengembangan tabel datanya dan
Adobe Photoshop untuk pengembangan user interface.
C. RANCANGAN MODEL
Untuk membantu proses perencanaan produksi, dikembangkan model penjadwalan produksi. Model penjadwalan produksi digunakan untuk mempermudah pengambilan keputusan mengenai urutan pengerjaan pesanan yang akan dilaksanakan pada bagian produksi sehingga dapat meminimalkan waktu menganggur selama proses produksi. Didalam model penjadwalan ini terdapat model perhitungan kebutuhan produksi yang meliputi perhitungan kebutuhan produk yang diproduksi, kebutuhan material, kebutuhan tenaga kerja serta kebutuhan hari kerja. Selain itu terdapat perhitungan kebutuhan jumlah lini yang terdapat pada model jadwal produksi.
Proses produksi kopi ditentukan oleh ketersediaan bahan baku dan bahan kemasan. Pada penelitian ini hanya bahan kemasan yang diperhitungkan dalam penjadwalan. Pemesanan material dilakukan ketika telah diketahui material yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan produksi, yaitu pada rentang waktu dari data pesanan didapatkan dari distributor hingga pelaksanaan produksi pada periode baru akan dilaksanakan. Sehingga proses produksi dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat.
GSPS 1.0 memiliki 8 tabel utama dalam sistem, yaitu tabel pesanan, tabel master produk, tabel data produk masuk, tabel data produk keluar, tabel data master material, tabel data material masuk, tabel data pesan material dan tabel data hari kerja. Selain tabel data juga terdapat basis model yaitu model kebutuhan produksi, model penjadwalan, model master produk, model master material, model produk masuk, model produk keluar, model material masuk, model pesan material dan model hari kerja.
a. Kerangka Model
Basis model memiliki keterkaitan dalam menganalisis data yang dimasukkan maupun yang terdapat pada tabel data pada penentuan perencanaan perusahaan. Basis model yang dikembangkan yaitu model kebutuhan produksi, model jadwal produksi, model master produk, model master material, model produk masuk, model produk keluar, model pesan material dan model hari kerja.
1. Model Produk Masuk
Model ini digunakan untuk mengetahui jenis dan jumlah produk yang
masuk ke gudang setelah selesai diproduksi. Input dari model ini adalah
nama produk, tanggal masuk gudang, dan jumlah produk yang masuk kedalam gudang.
Output dari model ini adalah jumlah produk yang terdapat digudang. Model ini akan berhubungan dengan model master produk untuk mengetahui jumlah persediaan produk didalam gudang. Diagram alir deskriptif model produk masuk dapat dilihat pada Gambar 5 dibawah ini.
2. Model Produk Keluar
Model ini digunakan untuk mengetahui jenis dan jumlah produk yang keluar dari gudang atau produk yang akan dikirim kepada distributor.
Input dari model ini adalah nama produk, tanggal keluar gudang, dan jumlah produk yang keluar dari gudang.
Output dari model ini adalah jumlah produk yang keluar dari gudang atau telah dikirim. Model ini akan berhubungan dengan model master produk untuk mengetahui jumlah persediaan produk yang tersisa didalam gudang. Diagram alir deskriptif model produk keluar dapat dilihat pada Gambar 6 dibawah ini.
Gambar 6. Diagram Alir Deskriptif Model Produk Keluar
3. Model Master Produk
Model ini berisi informasi mengenai produk serta persediaan produk jadi dalam gudang. Informasi mengenai produk yang terdapat pada model master produk yaitu kode produk,nama produk, bobot per sachet, efisiensi proses, kapasitas mesin penggilingan, mesin pencampuran dan mesin penggilingan yang digunakan, toleransi masa simpan, serta persediaan produk didalam gudang. Persediaan produk didalam gudang ini
didapatkan dari model produk masuk dan model produk keluar. Adapun rumus untuk mengetahui total persediaan produk dalam gudang yaitu : Total Persediaan = Persediaan awal + Jumlah produk masuk – Jumlah
Produk Keluar
Diagram alir deskriptif model master produk dapat dilihat pada Gambar 7 dibawah ini.
Mulai
Input : - Kode Produk - Nama Produk
- Satuan - Persediaan Produk Jadi
- Efisiensi - Bobot/Sachet - Kapasitas Mesin Penggilingan - Kapasitas Mesin Pencampuran - Kapasitas Mesin Pengemasan
- Toleransi Masa Simpan
Model Master Produk
Selesai Output:
Data Produk Baru
- Kode Produk - Nama Produk
- Satuan - Persediaan Produk Jadi
- Efisiensi - Bobot/Sachet - Kapasitas Mesin Penggilingan
- Kapasitas Mesin Pencampuran - Kapasitas Mesin Pengemasan
- Toleransi Masa Simpan
Gambar 7. Diagram Alir Deskriptif Model Master Produk
4. Model Material Masuk
Model ini digunakan untuk mengetahui jenis dan jumlah material
yang masuk ke gudang. Input dari model ini adalah nama produk, jenis
material, tanggal masuk gudang, dan jumlah produk yang masuk kedalam gudang.
Output dari model ini adalah jumlah material yang masuk kegudang dan total persediaan material yang berhubungan dengan model master material. Diagram alir deskriptif model material masuk dapat dilihat pada Gambar 8 dibawah ini.
Gambar 8. Diagram Alir Deskriptif Model Material Masuk
5. Model Master Material
Model ini berisi informasi mengenai jumlah persediaan material yang
ada didalam gudang. Input dari model ini adalah nama produk, jenis
material, kode material dan jumlah material.
Output dari model ini adalah jumlah persediaan material yang terdapat didalam gudang. Model ini berhubungan dengan model material masuk untuk menghitung jumlah persediaan material. Diagram alir deskriptif model master masuk dapat dilihat pada Gambar 9 dibawah ini.
Gambar 9. Diagram Alir Deskriptif Model Master Material
6. Model Kebutuhan Produksi
Model kebutuhan produksi digunakan untuk mengetahui jumlah produk yang akan diproduksi, jumlah kebutuhan hari kerja, jumlah kebutuhan tenaga kerja dan jumlah kebutuhan material. Model kebutuhan produksi ini dihubungkan dengan tabel data master produk, master material dan tabel data pesan material. Tabel data master produk digunakan untuk mengetahui persediaan produk jadi, bobot produk setiap
sachet serta efisiensi proses. Tabel data master material digunakan untuk mengetahui persediaan material sedangkan tabel data pesan material digunakan untuk menyimpan data material yang belum dipesan jika terjadi kekurangan material untuk melaksanakan kegiatan produksi.
Input dari model ini yaitu data nama produk dan jumlah pesanan. Jumlah produk yang akan diproduksi diketahui dengan mengurangi
jumlah pesanan dengan persediaan produk jadi. Input model yaitu data
jumlah persediaan produk jadi menggunakan masukan dari tabel master produk.Adapun rumus perhitungan yang digunakan yaitu :
Total produksi = jumlah pesanan – jumlah persediaan produk
Selain itu masukan dari tabel data master produk juga digunakan untuk mengetahui kapasitas mesin yang dipakai dalam berproduksi
sehingga didapatkan output berupa kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan
hari kerja. Kebutuhan material dihitung berdasarkan jumlah produk yang diproduksi dibagi dengan besarnya nilai konversi masing-masing material. Informasi kebutuhan material ini berguna bagi bagian produksi dan bagian pembelian untuk menentukan jumlah material yang harus disediakan pada periode tiga bulan kedepan.
Perhitungan yang digunakan yaitu :
Satu dus produk kopi jahe susu berisi 120 sachet atau 12 renceng, untuk memproduksi satu dus produk kopi jahe susu memerlukan 12 hanger dan 1260 cm kemasan. Perhitungan kebutuhan material adalah sebagai berikut:
Hanger : Jumlah produk diproduksi (Dus) × 12 hanger (tiap dus) Kemasan : Jumlah produk diproduksi (Dus) × 12,6 m / 1000 m
Pada saat perhitungan kebutuhan material juga dilakukan pengecekan persediaan material. Informasi mengenai persediaan material menggunakan masukan dari tabel data master material. Jika saat pengecekan material terdapat kekurangan jumlah material maka dapat langsung dilakukan pemesanan dan data material yang belum dipesan akan masuk kedalam tabel data pesan material. Hasil perhitungan pada model kebutuhan produksi ini akan disimpan pada tabel data pesanan yang akan menjadi acuan dalam penyusunan jadwal produksi.
Diagram alir deskriptif model kebutuhan produksi dapat dilihat pada Gambar 10 dibawah ini.
Gambar 10. Diagram Alir Deskriptif Model Kebutuhan Produksi
7. Model Penjadwalan
Model penjadwalan produksi digunakan untuk menghasilkan suatu jadwal produksi berdasarkan toleransi masa simpan produk. Model ini menekankan prioritas pengurutan pengerjaan pesanan yang akan dikerjakan terlebih dahulu adalah pesanan yang waktu toleransi masa simpannya lebih lama. Sebelum dilakukan penyusunan penjadwalan produksi, terlebih dahulu akan ditentukan jumlah lini produksi yang dibutuhkan. Penentuan jumlah lini produksi bertujuan untuk menyesuaikan total waktu pengerjaan pesanan dengan jumlah hari yang tersedia sehingga tidak terjadi kekurangan hari kerja.
Selain berdasarkan toleransi masa simpan produk, penyusunan
penjadwalan juga menggunakan teknik Longest Processing Time (LPT).
Teknik LPT merupakan salah satu metode sequencing yang memproses
terlebih dahulu produk yang memiliki waktu pemrosesan terpanjang. Teknik ini digunakan jika terdapat lebih dari satu produk yang memiliki waktu toleransi masa simpan yang sama dengan waktu pemrosesan yang
berbeda. Aturan LPT digunakan untuk meminimumkan waktu penyelesaian produk (make span) dan rata-rata waktu alir (flow time).
Penjadwalan didapatkan setelah melakukan penentuan terhadap bulan dilakukannya produksi. Model menggunakan masukan dari model kebutuhan produksi yaitu data kebutuhan tenaga kerja dan waktu pengerjaan pesanan. Selain itu, model juga menggunakan masukan dari model master hari kerja yang berupa data jumlah hari kerja tersedia pada bulan produksi bersangkutan. Keluaran dari model ini berupa jadwal
produksi yang dihubungkan dengan software Microsoft Excel 2007 yang
berisi informasi mengenai jumlah hari kerja, jumlah tenaga kerja, jumlah lini produksi yang dibutuhkan serta urutan produk yang diproduksi.
Diagram alir deskriptif model penjadwalan dapat dilihat pada Gambar 11.
b. Struktur Basis Data
Basis data adalah kumpulan dari struktur record atau data yang
disimpan dalam media penyimpanan elektronis (Fatansyah, 2004). Basis data pada model terdiri atas beberapa tabel. Tabel data berfungsi sebagai pemasukan, penghapusan, penyimpanan, pengolahan, pengorganisasian, pemanggilan, penyedia data serta sebagai masukan dalam model penjadwalan produksi. Tabel data dalam model program GSPS 1.0 menggunakan
Microsoft Access 2007 untuk pengolahan tabel data. Manajemen tabel data pada program aplikasi GSPS 1.0 mempunyai fasilitas dalam memanipulasi
data seperti input, ubah, simpan, hapus serta mencetak hasil penjadwalan.
Model GSPS 1.0 disusun atas basis data dan basis model. Basis data yang digunakan dalam pengembangan program GSPS 1.0 terdiri atas tabel-tabel data yaitu tabel-tabel data pesanan, tabel-tabel data master produk, tabel-tabel data produk masuk , tabel data produk keluar, tabel data master material, tabel data material masuk, tabel data pesan material,dan tabel data hari kerja.
Dibawah ini merupakan diagram keterkaitan antar tabel (entity relationship
diagram) dalam program GSPS 1.0.
Gambar 12. Entity Relationship GSPS 1.0
jumlah_produk_masuk jumlah_produk_keluar master_hari_kerja produk_masuk bulan nama_produk kode_material nama_material jumlah_material_masuk jumlah_pesan_material nomor_masuk bulan
nama_produk_masuk master_produk tahun
jumlah_hari_kerja tanggal_produk_masuk kode_produk jumlah_produk_masuk produk_keluar nomor_keluar nama_produk_keluar tanggal_produk_keluar jumlah_produk_keluar nama_ rodukp satuan perse iaan_produkd bobot kapasitas_mesin_giling kapasitas_mesin_pencampuran kapasitas_mesin_pengemasan masa_berlaku material_masuk nomor_material_masuk nama_produk jenis_kemasan tanggal_material_masuk jumlah_material_masuk master_material kode_material nama_produk jenis_material jumlah_material ... pesan_material pesanan kode_produksi nomor_input nama_produk nama_produk jenis_material jumlah_pesanan jumlah_pesan_material stok_produk kebutuhan_produksi kebutuhan_tenaga_ke jar kebutuhan_hari_kerja kebutuhan_material
Tabel data penyusun program dibagi menjadi dua yaitu tabel data master dan tabel data transaksi. Tabel data master terdiri atas tabel data master produk, tabel data master material, dan tabel data hari kerja. Untuk tabel data transaksi terdiri atas tabel data produk masuk, tabel data produk keluar, tabel data material masuk, tabel data pesanan, tabel data pesan material. Uraian tabel data adalah sebagai produk :
1. Tabel data produk masuk
Tabel data produk masuk merupakan tabel data yang berisi informasi mengenai jumlah produk yang masuk kedalam gudang setelah selesai diproduksi. Selain itu, terdapat juga informasi mengenai tanggal produk masuk kedalam gudang. Tabel data ini bersifat dinamis sehingga pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan dan pengurangan data.
2. Tabel data produk keluar
Tabel data produk keluar merupakan tabel data yang berisi informasi mengenai jumlah produk yang keluar gudang untuk dikirim kepada distributor. Selain itu, terdapat juga informasi mengenai tanggal produk keluar gudang. Tabel data ini bersifat dinamis sehingga pengguna dapat melakukan penambahan, perubahan dan pengurangan data.
3. Tabel data master produk
Tabel data master produk berisi informasi mengenai jenis produk yang terdapat pada PT.Gasandry serta informasi lain seperti bobot produk per sachet, kapasitas mesin yang digunakan, toleransi masa simpan produk serta jumlah persediaan produk. Informasi mengenai jumlah persediaan produk menggunakan masukan dari tabel data produk masuk dan tabel data produk keluar. Pada tabel data ini dapat dilakukan penambahan,pengurangan serta perubahan data.
4. Tabel data material masuk
Tabel data material masuk merupakan tabel data yang berisi informasi mengenai jumlah material yang masuk kedalam gudang beserta
tanggal masuk material tersebut. Tabel data ini menjadi masukan dalam perhitungan jumlah persediaan material pada tabel data master material. Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan, serta perubahan data.
5. Tabel data master material
Tabel data master material berisi informasi mengenai jumlah persediaan material yang ada digudang. Pada tabel data ini dapat dilakukan penambahan,pengurangan serta perubahan data. Tabel data ini akan menjadi masukan pada tabel data pesanan untuk membandingkan kebutuhan material untuk melakukan kegiatan produksi dengan persediaan material yang ada didalam gudang.
6. Tabel data pesan material
Tabel data pesan material merupakan tabel data yang berisi informasi mengenai material yang belum dipesan. Tabel data ini berhubungan dengan pengecekan material dalam model kebutuhan produksi.
7. Tabel data pesanan
Tabel data pesanan merupakan tabel data yang berhubungan dengan pesanan produk. Tabel data ini berisi informasi mengenai bulan pemesanan, nama produk, jumlah pesanan, jumlah produk diproduksi, kebutuhan material,kebutuhan tenaga kerja, dan kebutuhan hari kerja (waktu pengerjaan produk). Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan, serta perubahan data.
8. Tabel data hari kerja
Tabel data hari kerja berisi informasi mengenai jumlah hari kerja yang tersedia pada bulan tertentu. Tabel data ini berguna dalam penyusunan jadwal produksi dalam model penjadwalan. Tabel data ini dirancang secara dinamis sehingga pengguna dapat melakukan kegiatan penambahan, pengurangan, serta perubahan data.
c. Sistem Manajemen Dialog
Sistem manajemen dialog merupakan fasilitas yang dapat mengatur interaksi antar pengguna dengan program ketika menjalankan program.
Interaksi ini dapat berupa keadaan ketika pengguna memberikan input kepada
program, seperti menambah, mengurangi, atau memodifikasi input di tempat
yang telah disediakan oleh program. Kondisi lainnya adalah ketika pengguna memerintahkan program untuk menjalankan fungsi tertentu, atau ketika
pengguna memperoleh output yang ditampilkan oleh program dengan bahasa
yang mudah dimengerti oleh pengguna, misalnya dalam bentuk tulisan, angka, satuan, tabel , gambar , dan lain-lain.
