1
TUGAS AKHIR
PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN ARSIP PADA KANTOR BADAN PENGELOLA PAJAK DAN RETRIBUSI DAERAH
KOTA MEDAN
OLEH :
ZAHRA CHAIRANI NASUTION 152103011
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : ZAHRA CHAIRANI NASUTION
NIM : 152103011
PROGRAM STUDI : D III KESEKRETARIATAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN
ARSIP PADA KANTOR BADAN PENGELOLA PAJAK DAN RETRIBUSI DAERAH KOTA MEDAN
Tanggal: ... DOSEN PEMBIMBING
Yasmin Chairunisa Muchtar, SP., MBA NIP. 19780930 200812 2 001
Tanggal: ... DOSEN PENGUJI
Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si NIP. 19591229 198903 1 002
Tanggal: ... KETUA PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN
Dra. Marhayanie, M.Si NIP. 19580427 198503 2 002 Tanggal: ... DEKAN FAKULTAS EKONOMI
DAN BISNIS
Prof. Dr. Ramli, SE., MS
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadiran Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan”. Tugas Akhir merupakan syarat wajib bagi mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam Penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA, selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran serta masukan dan bimbingan kepada penulis.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, yaitu Ayahanda tercinta Drs.
H. Abd. Hamid Nasution dan Ibunda tercinta Hj. Rosmawati yang telah senantiasa mendoakan juga memberikan dukungan dan motivasi.
8. Terimakasih untuk kakak dan abang penulis Kak Ida, Kak Ara, Kak Ana, Bang Inul, Bang Ami yang selalu memberikan saran dan dukungan kepada penulis.
9. Terkhusus kepada sahabat dan teman-teman Kak Ria, Tami, Puspa, Anggi, Fira, Siti, Cici, Ida, Dewi, Nova, Alya yang telah sama-sama berjuang dan saling memotivasi selama ini.
10. Kepada teman-teman seperjuangan penulis D-III Kesekretariatan stambuk 2015, terutama grup A. Terima kasih untuk kebersamaannya selama diperkuliahan.
Penulis mengucapkan terima kasih atas bantuan dan dorongan selama ini, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, 2018 Penulis
Zahra Chairani Nasution 152103011
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan Penelitian ... 3
1.4. Manfaat Penelitian ... 3
1.5. Jadwal Kegiatan ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat BPPRD Kota Medan ... 6
2.2. Visi, Misi BPPRD Kota Medan ... 8
2.3. Struktur Organisasi BPPRD Kota Medan ... 9
2.4. Job Description ... 11
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan ... 32
2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 32
2.7. Rencana Kegiatan ... 33
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Arsip ... 35
3.2. Tujuan Kearsipan ... 36
3.3. Jenis-Jenis Arsip ... 38
3.4. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip ... 39
3.5. Syarat-Syarat Petugas Kearsipan ... 41
3.6. Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Arsip ... 42
3.7. Sistem Penyimpanan Arsip ... 46
3.8. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Kantor BPPRD Kota Medan ... 48
3.8.1.Pemeliharaan Arsip ... 48
3.8.2. Pengamanan Arsip ... 50
3.9. Metode Penelitian ... 54
3.10. Pengumpulan Data Kuesioner ... 56
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 61
4.2. Saran ... 62
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4 3.1 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Peralatan dan
Perlengkapan Pemeliharaan Arsip ... 56 3.2 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Jenis Arsip ... 56 3.3 Tabel Kuesioner Responden Tentang Keterampilan Yang
Diperlukan Bagi Petugas Arsip ... 57 3.4 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Pengaturan
Ruangan... 57 3.5 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Jumlah Ruangan
Arsip ... 58 3.6 Tabel Kuesioner Jawaban Tentang Cara Menjaga Kebersihan
Arsip ... 58 3.7 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Alat Keamanan ... 59 3.8 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Fasilitas Arsip
Yang Dimiliki Untuk Menjamin Kondisi Arsip... 59 3.9 Tabel Kuesioner Jawaban Responden Tentang Penyebab
Kerusakan Arsip ... 59 3.10 Tabel Kuesioner Jawaban Tentang Cara Pengamanan Arsip ... 60
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman 1. Kuesioner Penelitian ... 64 2. Surat Riset ... 66
Era globalisasi ditandai dengan perkembangan teknologi yang semakin maju yang berdampak pada semua aspek kehidupan tak terkecuali, yang mengakibatkan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. Dalam setiap organisasi, Informasi merupakan hal yang sangat penting karena informasi dianggap sebagai hal yang mendasar dalam pelaksanaan kegiatan karena setiap kegiatan membutuhkan informasi baik secara langsung maupun tidak langsung.
Adanya peningkatan kebutuhan akan informasi sehingga menuntut ketersediaan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Setiap organisasi akan menghasilkan sebuah informasi yakni arsip berupa dokumen yang dapat dijadikan bukti keberadaan suatu organisasi.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan administrasi. Informasi dapat diperoleh dari berbagai dokumen yang dikenal dengan istilah arsip. Menurut pasal 1 ayat 2 undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2
Menurut Nuraida (2012:92) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Untuk menangani arsip tersebut dengan baik, maka diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik pula meliputi pemeliharaan dan pengamanan arsip. Akan tetapi masih banyak di kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang tidak melakukan upaya pemeliharaan dan pengamanan terhadap arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan. Mereka menganggap bahwa menyimpan arsip dengan sistem kearsipan saja sudah cukup.
Padahal arsip masih membutuhkan pemeliharaan dan pengamanan khusus agar tidak rusak serta informasinya tetap terjaga.
Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan merupakan salah satu instansi pemerintah yang bertugas melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan dibidang Pendapatan Daerah. Dengan demikian instansi ini memiliki peranan penting dalam bidang penagihan pajak, retribusi, dan pendapatan daerah lainnya.
Untuk menangani tugas-tugas tersebut, Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan tentunya memiliki arsip-arsip wajib pajak. Arsip yang tercipta di Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan tentunya sangat penting, karena arsip yang tercipta berkaitan dengan data-data pajak dari wajib pajak yang ada di Kota Medan. Dengan berjalannya waktu data wajib pajak semakin bertambah, semakin banyak arsip maka akan semakin besar ruang penyimpanan yang dibutuhkan.
Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan memiliki ruang penyimpanan dan peralatan kearsipan yang terbatas, sehingga dokumen-dokumen wajib pajak masih banyak bertumpuk disembarang tempat seperti dilantai, dipojok ruangan, bahkan dibawah meja. Pada saat dibutuhkan kembali dokumen-dokumen wajib pajak terkadang hilang, rusak, maupun kotor.
Berdasarkan uraian diatas, peneliti memilih judul “Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan”.
1.2. Rumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
Bagi Peneliti
Untuk menambah wawasan berfikir dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
4
Bagi Instansi
untuk sebagai bahan masukan yang dapat dipergunakan sebagai penyempurnaan pemeliharaan dan pengamanan arsip bagi Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
Bagi Pihak Lain
untuk menambah pengetahuan, wawasan, dan referensi tentang pemeliharaan dan pengamanan arsip.
1.5. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1. Pengumpulan data dan penyusunan laporan Penelitian dilakukan berlangsung mulai 26 Februari s/d 20 April 2018. Penelitian dilakukan Pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Sumber: Penulis (2018)
NO. KEGIATAN
April Mei Juni
Minggu
Ke - Minggu Ke - Minggu Ke -
3 4 1 2 3 4 1 2
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Tugas Akhir
1.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah:
BAB I: PENDAHULUAN
Pada bab ini, peneliti menguraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan, sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Pada bab ini, peneliti menguraikan tentang sejarah instansi, visi dan misi instansi, strtuktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
BAB III: PEMBAHASAN
Pada bab ini, berisi tentang Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini, peneliti akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip bagi Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah
Dinas Pendapatan Daerah (Dispenda) telah berevolusi menjadi Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah (BPPRD). Revolusi ini terjadi sejak terbitnya Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2016pada tanggal 20 Desember 2016 dan Peraturan Gubernur Nomor 39 Tahun 2016 pada tanggal 27 Desember 2016, Dinas Pendapatan Provinsi Sumatera Utara telah resmi berganti nama menjadi Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah yang selanjutnya disingkat dengan nama BPPRD.
Perubahan nama ini dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Pasal 3 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah, sehingga perlu menetapkan Peraturan Daerah tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara. BPPRD tetap menjalankan fungsi dan tugasnya seperti Dispenda dimasa lalu, yakni menjadi penyelenggara fungsi penunjang bidang keuangan pada sub bidang Pengelolaan Pajak dan Restribusi Daerah.
Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan (BPPRD) di dirikan pada tahun 1978, akan tetapi pada masa itu Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan hanya satu unit kerja yang kecil yaitu subbagian penerimaan pada bagian keuangan dengan tugas pokoknya mengelolaan bidang penerimaan/ pendapatan daerah. Mengingat pada saat itu wajib pajak (WP) yang berdomisili di daerah Kota Medan belum begitu banyak.
Dengan semakin meningkatnya laju pembangunan dan pertumbuhan di kota Medan melalui peraturan daerah sub-bagian keuangan di ubah menjadi bagian pendapatan dengan nama bagian IX yang tugas pokoknya mengelola penerimaan dan pendapatan daerah. Pada bagian pendapatan dibentuklah beberapa seksi yang mengelola penerimaan pajak dan retribusi daerah yang termasuk dalam ruang lingkup kota medan, yang terdiri dari 21 kecamatan diantaranya kecamatan Medan Tuntungan, Medan Johor, Medan Amplas, Medan Denai, Medan Tembung, Medan Kota, Medan Area, Medan Baru, Medan Polonia, Medan Maimun, Medan Selayang, Medan Barat, Medan Belawan, Medan Deli, Medan Helvetia, Medan Labuhan, Medan Marelan, Medan Perjuangan, Medan Petisah, Medan Sunggal, Medan Timur.
Dalam perkembangan selanjutnya dengan keputusan Menteri dalam Negeri dan otonomi Daerah Nomor 50 tahun 2000, tentang pedoman susunan organisasi dan tata kerja perangkat daerah Kabupaten/kota, maka pemerintah Kota medan membentuk organisasi dan tata kerja dinas-dinas daerah lingkungan pemerintah kota medan sebagaimana diatur dan ditetapkan dalam peraturan daerah kota medan Nomor 4 tahun 2001, sehingga perturan daerah kota madya daerah TK.II Medan Nomor 16 tahun 1990 dinyatakan tidak berlaku dan diganti dengan SK walikota medan Nomor 25 tahun 2002 tentang susunan organisasi Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan. Sebagai unsur pelaksana pemerintah kota medan dalam bidang pungutan pajak, retribusi daerah dan pendapatan daerah lainnya. Badan pengelolaan pajak dan retribusi daerah dipimpin oleh seorang kepala dinas yang berada dan bertanggung jawab kepada
8
kepala daerah melalui sekretaris daerah, yang terdiri dari 1 (satu). Bagian tata usaha dengan 4 (empat) sub bagian dan 5 (lima) sub dinas dengan masing-masing 4 (empat) seksi serta kelompok jabatan fungsional.
2.2. VisidanMisiKantorBadan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Visi
Visi Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan adalahTerwujudnya Pendapatan Daerah Sebagai Andalan Pembiayaan PembangunanDaerah.
Misi
Misi dari Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan adalah:
a. Meningkatkan target pajak daerah sesuai dengan potensi yang dimiliki.
b. Meningkatkan kualitas sistem administrasi pajak daerah.
c. Mengembangkan pengelolaan pajak daerah berbasis elektronik (IT).
d. Membangun budaya sadar dan patuh Pajak Daerahsarana dan prasarana dinas.
2.3. Struktur Organisasi Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Untuk menunjang seluruh kegiatan dari BPPRD maka dibuatlah struktur organisasi untuk memberikan batasan wewenang dan tanggungjawab dari masing- masing seksi sehingga akan menciptakan garis koordinasi dan komando dari pimpinan kepada seksi maupun antar sesama seksi. Dengan adanya struktur organisasi maka kinerja BPPRD akan lebih terkoordinir dengan baik sebab masing-masing seksi memiliki tugas berbeda dan lebih fokus sehingga dapat mencapai target yang telah direncanakan. Struktur organisasi yang digunakan oleh BPPRD Kota Medan adalah bentuk struktur organisasi dimana pimpinan tertinggi memiliki garis komando kepada semua seksi di bawahnya dan seksi memiliki garis koordinasi dengan seksi lainnya. Adapun struktur organisasi BPPRD berdasarkan keputusan Walikota Medan Nomor 1 tahun 2010, pasal 2 tentang rincian tugas pokok dan fungsi dari BPPRD Kota Medan. Struktur Organisasi Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan dapat dilihat pada Gambar berikut ini:
LAMPIRAN XXXIII PERATURAN WALI KOTA MEDAN BAGAN ORGANISASI
NOMOR I TAHUN 2017 BADAN PENGELOLA PAJAK DAN RETRIBUSI DAERAH
TENTANG
KEDUDUKAN, SUSUNAN ORGANISASI , TUGAS DAN FUNGSI DAN TATA KERJA PERATURAN DAERAH
Sumber: Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan (2018)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan
KEPALA BADAN
SEKRETARIS
SUB BAGIAN UMUM
SUB BAGIAN KEUANGAN
SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM
BIDANG PARKIR,REKLAME, PENERANGAN JALAN, AIR TANAH, SARANG BURUNG WALET
DAN RETRIBUSI
BIDANG PENGEMBANGAN DAN PENGENDALIAN PAJAK DAN
RETRIBUSI DAERAH
SUB BIDANG PARKIR,REKLAME, PENERANGAN JALAN, AIR TANAH, SARANG BURUNG WALET
DAN RETRIBUSI
SUB BIDANG PERENCANAAN, PENGEMBANGAN DAN EVALUASI
PAJAK DAERAH
SUB BIDANG KEBERATAN DAN SENGKETA
SUB BIDANG PEMBUKUAN DAN PELAPORAN
SUB BIDANG PERENCANAAN, PENGEMBANGAN, DAN EVALUASI
RETRIBUSIDAERAH
SUB BIDANG HUKUM DAN PUBLIKASI PAJAK DAN
RETRIBUSI DAERAH BIDANG BEA PEROLEHAN HAK
ATAS TANAH DAN BANGUNAN PAJAK BUMI DAN BANGUNAN
BIDANG HOTEL, RESTORAN DAN HIBURAN
SUB BIDANG BEA PEROLEHAN HAK ATAS TANAH DAN BANGUNAN DAN PAJAK BUMI
SUB BIDANG KEBERATAN DAN SENGKETA
SUB BIDANG PEMBUKUAN DAN PELAPORAN
SUB BIDANG TEKNIS HOTEL, RESTORAN DAN HIBURAN
SUB BIDANG KEBERATAN DAN SENGKETA
SUB BIDANG PEMBUKUAN DAN PELAPORAN
UPT
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL DAN PELAKSANA
2.4. Job Description Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah 1. Badan
Badan merupakan unsur pelaksana Otonomi Daerah, yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Badan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah di bidang pendapatan pajak daerah dan retribusi daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.Dalam melaksanakan tugas pokok, Badan mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang pendapatan pajak daerah dan retribusi daerah
b. Penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum di bidang pendapatan pajak daerah dan retribusi daerah
c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya
2. Sekretariat
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup kesekretariatan meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program. Sekretaris mempunyai fungsi yaitu:
a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Badan
12
c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan Badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan Badan
d. Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, ketatalaksanaan
Bagian Sekretariat terdiri dari beberapa sub dan tugas-tugas pokok, yaitu:
a. Sub Bagian Umum
Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas sekretaris lingkup administrasi umum. Sub Bagian Umum memiliki fungsi yaitu:
1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Umum 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi
umum
3. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah, penataan, kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan kerumahtanggaan Badan
b. Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas sekretariat lingkup pengelolaan administrasi keuangan.
Sub Bagian Keuangan memiliki fungsi yaitu:
1. rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Keuangan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi Keuangan
3. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi
4. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuanganPenyusunan laporan keuangan Badan
5. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian 6. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya
c. Sub Bagian Penyusunan Program
Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas sekretariat lingkup penyusunan program dan pelaporan. Sub Bagain Penyusunan Program memiliki fungsi yaitu:
1. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program
2. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Badan
3. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan 4. Penyiapan bahan pembinaan pengawasan, dan pengendalian 5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
14
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya
3. Bidang Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
Bidang Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepada Badan. Bidang ini mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas badan lingkup pendataan, pendaftaran, pemeriksaan, penetapan, penagihan, keberatan dan sengketa, pembukuan dan pelaporan Pajak Hotel, Pajak Restoran dan Pajak Hiburan. Bidang ini memiliki fungsi yaitu:
a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
b. Penyusunan petunjuk teknis pemungutan Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
c. Melaksanakan pendaftaran dan pendataan seluruh wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
d. Pelaksanaan proses pemeriksaan, penetapan dan penagihan Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
e. Pelaksanaan proses penyelesaian keberatan dan sengketa Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
f. Pelaksanaan penatausahaan dan pelaporan pajak hotel, pajak restoran dan pajak hiburan
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Bidang Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan terdiri dari beberapa sub bidang dan tugas-tugas pokok, yaitu:
a. Sub Bidang Teknis Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan lingkup pendataan dan pendataran, pemeriksaan, penetapan dan penagihan Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Teknis Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pemungutan Sub Bidang Teknis Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
3. Pelaksanaan pendataan dan pendaftaran objek Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan melalui Surat Pemberitahuan Pajak Daerah (SPTPD) dan formulir pendaftaran
4. Penyiapan, pendistribusian, pemberian Nomor Pokok Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan serta penyimpanan surat pendaftaran dan pendataan
5. Penyiapan rencana pemeriksaan dan pembahasan laporan hasil pemeriksaan Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
16
6. Penyiapan bahan dan data perhitungan penetapan pokok pajak dan denda pajak yang dituangkan ke dalam SKPD-KB, SKPD-KBT, SKPDN Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
7. Pelaksanaan penagihan atas dasar surat tagihan pajak (STP) kepada Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
b. Sub Bidang Keberatan Dan Sengketa Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Keberatan Dan Sengketa Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan lingkup keberatan dan sengketa. Sub bidang ini memiliki fungsi:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Keberatan Dan Sengketa Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup keberatan dan sengketa Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
3. Penerimaan permohonan dan pemrosesan keberatan dan sengketa atas hasil pemeriksaan dari Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
4. Pembuatan pertimbangan atas surat keberatan dan penyiapan bahan dan data serta penerbitan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang persetujuan atau penolakan atas keberatan dari Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
5. Penerimaan permohonan angsuran dari Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan dan pemrosesan permohonan angsuran serta penerbitan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang pembayaran angsuran atau penolakan
6. Penerimaan permohonan restitusi dari Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan dan penelitian kelebihan pembayaran serta penyiapan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang pemberian restitusi penolakan
7. Penyampaian dan pendistribusian serta penyimpanan arsip surat keputusan tentang sengketa dan keberatan Wajib Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
8. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas
c. Sub Bidang Pembukuan Dan Pelaporan Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan lingkup pembukuan dan pelaporan. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Pembukuan dan Pelaporan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Sub Bidang Pembukuan dan Pelaporan
18
3. Pelaksanan pembukuan dan pelaporan atas pendapatan dan penerimaan Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
4. Penyiapan bahan dan pengarsipan data laporan tentang realisasi penerimaan dan tunggakan Pajak Hotel, Pajak Restoran Dan Pajak Hiburan
5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
4. Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
Bidang ini dipimpin oleh Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Memiliki tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pendataan, pendaftaran, pemeriksaan, penetapan, penagihan, keberatan dan sengketa, pembukuan dan pelaporan Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah. Bidang ini memiliki fungsi yaitu:
a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
b. Penyusunan petunjuk teknis pemungutan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
c. Melaksanakan pendaftaran dan pendataan seluruh Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
d. Pelaksanaan proses pemeriksaan, penetapan dan penagihan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
e. Pelaksanaan proses penyelesaian keberatan dan sengketa Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
f. Pelaksanaan penatausahaan dan pelaporan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Bidang Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Daerah terdiri dari beberapa sub bidang dan tugas-tugas pokok, yaitu:
a. Sub Bidang Teknis Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusilingkup pendataan dan pendaftaran,
20
pemeriksaan, penetapan dan penagihan. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu :
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Teknis Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pemungutan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
3. Pelaksanaan pendataan dan pendaftaran objek Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi melalui Surat Pemberitahuan Pajak Daerah (SPTPD) dan formulir pendaftaran
4. Penyiapan, pendistribusian, pemberian Nomor Pokok Wajib Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi serta penyimpanan surta pendaftaran dan pendataa
5. Penyiapan Rencana Pemeriksaan dan pembahasan laporan hasil pemeriksaan wajib Pajak Parkir Dan Pajak Penerangan Jalan Dan Pajak Sarang Burung Walet
6. Penyiapan bahan dan data perhitungan penetapan pokok pajak dan denda pajak yang dituangkan ke dalam SKPD-KB, SKPD-KBT, SKPDN Pajak Parkir Dan Pajak Penerangan Jalan Dan Pajak Sarang Burung Walet
7. Penyiapan bahan dan nota perhitungan penetapan pokok pajak dan penerbitan surat ketetapan Pajak Reklame Dan Pajak Air Tanah
8. Penyiapan bahan dan nota perhitungan penetapan retribusi daerah dan penerbitan surat ketetapan
9. Pelaksanaan penagihan atas dasar Surat Tagihan Pajak / Retribusi (STP/R) kepada wajib Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi 10. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas 11. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai
dengan tugas dan fungsinya
b. Sub Bidang Keberatan dan Sengketa Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi lingkup keberatan dan sengketa. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Keberatan dan Sengketa Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Keberatan Dan Sengketa Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
22
3. Penerimaan permohonan dan pemrosesan keberatan dan sengketa atas hasil pemeriksaan dari wajib Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
4. Pembuatan pertimbangan atas surat keberatan dan penyiapan bahan dan data serta penerbitan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang persetujuan atau penolakan atas keberatan dari Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
5. Penerimaan Permohonan angsuran dari wajib Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi dan pemrosesan permohonan angsuran serta penerbitan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang pembayaran angsuran atau penolakan
6. Penerimaan permohonan restitusi dari wajib Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi dan penelitian kelebihan pembayaran serta penyiapan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang pemberian restitusi penolakan
7. Penyampaian dan pendistribusian serta penyimpanan arsip surat keputusan tentang sengketa dan keberatan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
8. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
c. Sub Bidang Pembukuan Dan Pelaporan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi lingkup pembukuan dan pelaporan.
Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Pembukuan Dan Pelaporan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Sub Bidang Pembukuan Dan Pelaporan
3. Pelaksanaan pembukuan dan pelaporan atas penetapan dan penerimaan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
4. Penyiapan bahan dan pengarsipan data laporan tentang realisasi penerimaan dan tunggakan Pajak Parkir, Pajak Reklame, Pajak Penerangan Jalan, Pajak Air Tanah, Pajak Sarang Burung Walet dan Retribusi
24
5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
5. Bidang BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan
Bidang BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan dipimpin oleh Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan. Bidang BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan mempunyai tugas pokok yaitu:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan.
b. Penyusunan petunjuk teknis pemungutan BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan.
c. Melaksanakan pendataan dan penilaian BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan.
d. Pelaksanaan proses pemeriksaan, penetapan, dan penagihan BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan.
e. Pelaksanaan proses penyelesaian keberatan dan sengketa BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan.
f. Pelaksanaaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bidang BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan terdiri dari beberapa sub bidang dan tugas-tugas pokok, yaitu:
a. Sub Bidang Teknis BPHTB, Pajak Bumi dan Bangunan
Melaksanakan sebagian tugas bidang BPHTB dan Pajak Bumi dan Bangunan lingkup pendataan, penilaian, penetapan dan penagihan. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program dan kegiatan subbidang BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis pemungutan BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
3. Pelaksanaan pendataan dan penilaian objek pajak bumi bangunan melalui surat pemberitahuan objek pajak daerah (SPOPD) dan formulir pendaftaran
4. Pencetakan, pendistribusian, daftar himpunan ketetapan Pajak Bumi Dan Bangunan (DHKP PBB) dan SPPT Pajak Bumi Dan Bangunan 5. Pelaksanaan penagihan PBB dan SPPT Pajak Bumi Bangunan
6. Pelaksanaan verifikasi SSB BPHTB beserta dokumen kelengkapan berkas dan verifikasi lapangan objek BPHTB
7. Pelaksanaan penagihan atas dasar Surat Tagihan Pajak (SIP) kepada wajib pajak BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
8. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
26
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
b. Sub Bidang Keberatan dan Sengketa BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
Melaksanakan sebagian tugas bidang pajak BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan lingkup keberatan dan sengketa. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu :
1. Penyiapan rencana, program,dan kegiatan sub bidang BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lengkap keberatan dan sengketa BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
3. Penerimaan permohonan dan pemrosesan keberatan sengketa dari wajib pajak BPHTB hasil verifikasi
4. Penerimaan permohonan dan pemrosesan keberatan dari wajib pajak PBB atas penetapan
5. Pembuatan pertimbangan atas surat keberatan dan penyiapan bahan dan data serta penertiban konsep surat keputusan Kepala Badan tentang persetujuan dan penolakan atas keberatan dari pajak BPHTB dan pajak bumi bangunan
6. Penerimaan permohonan angsuran dari wajib pajak BPHTB dan pajak bumi bangunan dan pemrosesan permohonan angsuran serta penerbitan konsep keputusan Kepala Badan tentang pembayaran angsuran atau penolakan
7. Penerimaan permohonan restitusi dari wajib pajak BPHTB Dan Pajak Bumi Bangunan dan penelitian kelebihan pembayaran serta penyiapan konsep surat keputusan Kepala Badan tentang pemberian restitusi atau penolakan
8. Penyampaian pendistribusian serta penyimpanan arsip surat keputusan tentang sengketa dan keberatan wajib pajak BPHTB Dan Pajak Bumi Bangunan
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
c. Sub Bidang Pembukuan dan Pelaporan BPHTB dan Pajak Bumi Bangunan
Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pajak BPHTB dan pajak bumi bangunan lingkup pembukuan dan pelaporan. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan sub bidang pembukuan dan pelaporan
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup sub bidang pembukuan dan pelaporan
3. Pelaksanaan pembukuan dan pelaporan atas penetapan dan penerimaan BPHTB Dan Pajak Bumi Bangunan
4. Penyiapan bahan dan pengarsipan data laporan tentang realisasi penerimaan dalam tunggakan BPHTB dan pajak bumi bangunan
28
5. Penyiapan bahan mentoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
6. Bidang Pengembangan, Pengendalian Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
Bidang ini dipimpin oleh Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan. Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan lingkup pengembangan, pengendalian pajak daerah dan retribusi daerah. Bidang ini memiliki fungsi yaitu:
a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan Bidang Pengembangan, Pengendalian Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Pengembangan, Pengendalian Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
c. Pelaksanaan Pengembangan, Pengendalian Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
d. Pelaksanaan pengkajian potensi Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah e. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan dari Bidang Teknis
Pengelola Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah
f. Pelaksanaan penyusunan dan evaluasi produk peraturan perundang- undangan Pajak Dan Retribusi Daerah
g. Pelaksanaan publikasi dan sosialisasi Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
Bidang Pengembangan, Pengendalian Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah terdiri dari beberapa sub bidang dan tugas-tugas pokok yaitu:
a. Sub Bidang Perencanaan, Pengembangan dan Evaluasi Pajak Daerah
Melaksanakan sebagian tugas Bidang Perencanaan, Pengembangan, Pengendalian Pajak Dan Retribusi Daerah. Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Perencanaan, Pengembangan dan Evaluasi Retribusi Pajak Daerah 2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Perencanaan,
Pengembangan, Dan Evaluasi Pajak Daerah
3. Penyiapan bahan pengkajian dan data penyusunan potensi pajak daerah
4. Melakukan evaluasi kinerja terhadap seluruh proses pemungutan pajak daerah baik dari proses pendataan wajib pajak serta kinerja petugas pemungutan pajak daerah
5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
30
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
b. Sub Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Evaluasi Retribusi Daerah
Melaksanakan sebagian tugas bidang perencanaan, pengembangan, pengendalian pajak dan retribusi daerah. Sub bidang ini memiliki fungsi:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan sub bidang perencanaan, pengembangan dan evaluasi retribusi daerah
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup perencanaan, pengembangan, dan evaluasi retribusi daerah
3. Penyiapan bahan pengkajian dan data penyusunan potensi retribusi daerah
4. Melakukan evaluasi kinerja terhadap seluruh proses pemungutan retribusi daerah baik dari proses pendataan wajib pajak retribusi serta kinerja petugas pemungutan retribusi daerah
5. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya
c. Sub Bidang Hukum Dan Publikasi Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
Mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bidang Pengembangan, Pengendalian Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah.
Sub bidang ini memiliki fungsi yaitu:
1. Penyiapan rencana, program, dan kegiatan Sub Bidang Hukum Dan Publikasi Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
2. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Hukum Dan Publikasi Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah
3. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan koordinasi dengan unit terkait tentang pelaksanaan Hukum Dan Publikasi Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah
4. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi Hukum Dan Publikasi Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah
7. Unit Pelaksana Tugas (UPT)
Pembentukan, nomenklatur, tugas pokok dan fungsi unit pelaksana teknis ditetapkan lebih lanjut dengan peraturan Walikota.
8. Kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksana
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
a. Kelompok Jabatan Fungsional, terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan
32
b. Setiap Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), di pimpin oleh Tenaga Fungsional Senior yang ditunjuk c. Jumlah Tenaga Fungsional sebagaimana dimaksud pada Ayat (1),
ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja
d. Jenis dan Jenjang Jabatan Fungsional sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan
Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan dalam bidang pungutan pajak, retribusi daerah dan pendapatan daerah yang dipimpin oleh Seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga daerah dalam bidang pungutan pajak, retribusi daerah serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang dan tugasnya.
2.6. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi atau perusahaan memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja begitu juga pada Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan adalah menyelenggarakan program peningkatan dan pengembangan pengelolaan
keuangan daerah, program pengembangan data dan informasi, program penataan perundang-undangan.
2.7. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja Badan Pengelola Pajak Dan Retribusi Daerah Kota Medan menyusun beberapa kegiatan sebagai berikut:
1. Program peningkatan dan pengembangan pengelolaan keuangan daerah
a. Pekan panutan pembayaran PBB Kota Medan
b. Pengelolaan pajak daerah dan pemungutan PBB UPT BPPRD Kota Medan
c. Penegakan peraturan daerah terhadap tempat-tempat usaha dalam rangka peningkatan PAD
d. Intensifikasi dan ekstensifikasi serta perhitungan potensi pajak daerah dan retribusi daerah
e. Penyampaian surat teguran SPTPD ke wajib pajak f. Operasional penagihan pajak parkir
g. Operasional penagihan pajak air tanah
h. Pertemuan dengan WP PBB potensial di kota Medan i. Pengawasan dan monitoring pajak daerah
j. Operasional tim penyelesaian keberatan pajak daerah k. Operasional penagihan tunggakan pajak daerah l. Intensifikasi penerimaan PBB
m. Fasilitas dan koordinasi retribusi daerah
34
n. Pemungutan sistem aplikasi SPTPD Online (e-SPTPD) dan pendaftaran wajib pajak online
o. Penyampaian SPTPD dan teguran SPTPD kepada wajib pajak p. Kampanye gerakan sadar dan patuh pajak daerah
q. Sosialisasi pajak daerah
2. Program pengembangan data dan informasi 3. Program penataan perundang-undangan
a. Revisi perda dan perwal pajak daerah b. Pembuatan media informasi pajak daerah c. Revisi SOP pengelolaan pajak daerah
Di Belanda, arsip dikenal dengan istilah archief, di Inggris dikenal dengan istilah records, di Yunani dikenal dengan istilah arche, di Prancis dikenal dengsn istilah archives, dan di Amerika dikenal dengan istilah records atau archives.
Kata-kata tersebut mengandung arti yang sama, yaitu catatan tertulis yang disimpan (Muhidin, 2016:1).
Dimana pada umumnya, arsip adalah suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting yang baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, seperti yang dikutip oleh Sugiarto (2014:24) arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat disebut arsip apabila masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Menurut Weisinger (2011:10) arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau telah dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi
36
informasi tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam organisasi.
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 (Sayuti 2013:153) yang berbunyi:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perseorangan dalam bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Kearsipan merupakan suatu kegiatan menempatkan dan menyimpan dokumen-dokumen penting dalam suatu organisasi baik perusahaan maupun instansi yang bertujuan untuk menjamin keselamatan suatu organisasi sebagai barang bukti tertulis baik itu dalam bentuk gambar dan sebagainya.
3.2. TujuanKearsipan
Menurut Barthos (2012:12)mengatakan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagian kegiatan Pemerintah.
Tujuan kearsipan menurut Pasal 3 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan yang berbunyi:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakan, danperseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggaraan kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersedian arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perudang-undangan.
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
38
3.3. Jenis-Jenis Arsip
Menurut Haryadi (2009:43), jenis-jenis arsip antara lain:
1. Arsip menurut subyek atau isinya
Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji, atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran dan surat pengangkatan pegawai.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya seperti naskah perjanjian, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita acara, bon penjualan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai kegunaan administrasi, seperti ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hukum,seperti akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan-peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara dan keputusan peradilan.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip non-esensial, seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji. Selain itu, ada juga arsip vital, seperti akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai dan dokumen kepemilikan tanah.
5. Arsip menurut fungsinya
Arsip menurut fungsinya terdiri dari dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional pusat atau arsip nasional daerah.
b. Arsip menurut keasliannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan,arsip salinan dan arsip petikan.
3.4. Peralatan dan Perlengkapan dalam Penyimpanan Arsip
Penanganan arsip yang baik menyangkut arsip yang diterima ataupun yang dikeluarkan tentunya salah satu hal yang harus dipikirkan yaitu bagaimana cara menyimpanan, serta perlengkapan apakah yang diperlukan untuk menangani arsip sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Perlengkapan yang penting dan diperlukan untuk menyimpan arsip menurut Dewi (2011:156) yaitu:
40
a. Lemari arsip
Lemari untuk menyimpan arsip biasanya disesuaikan dengan luasruang kearsipan, juga keinginan dari oganisasi yang bersangkutan.
b. Filing cabinet
Dipergunakan untuk menyimpan arsip, dilakukan secara vertikal artinya arsip disimpan disusun dari atas kebawah. Filing cabinet terbuat dari bahan baja/aluminium yang tahan api.
c. Lateral filing cabinet
Jumlah arsip yang dapat disimpan pada lemari ini lebih banyak dibanding penyimpanan dalam filing cabinet. Dan juga akan tampak lebih rapi karena map arsp dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai paling bawah. Lemari ini terbuat dari baja/aluminium yang juga tahan api.
d. Tanda sekat/guide
Apabila surat-surat dalam map disimpan dalam lemari arsip tanpa mempunyai sandaran, maka guide atau sekat harus disediakan.
e. Map arsip/folder
Berguna menyimpan berkas arsip/surat map ini terbuat dari kertas karton.
3.5. Syarat-Syarat Petugas Kearsipan
Seorang petugas kearsipan dituntut suatu persyaratan tertentu,karena arsip adalah bahan-bahan informasi yang erat sekali dengankeputusan-keputusan yangharus diambil oleh pimpinan. Untukmelayani tiga unsur pokok kearsipan yangmeliputi penyimpanan,penempatan, dan penemuan kembali, para petugas kearsipan harusmemenuhi syarat-syarat tertentu. Berikut syarat-syarat yang harusdipenuhi ataupun dimiliki oleh petugas kearsipan menurut Burhan danLisnini (2014:30) yaitu:
a. Keterampilan
Seorang petugas kearsipan harus cekatan dalammenempatkan dan menemukan kembali arsip serta harus trampildalam memilah-milah golongan-golongan arsip. Dengankecekatannya, seorang petugas arsip dapat menyajikan data tepatpada waktu yang diperlukan.
b. Ketelitian
Petugas kearsipan dituntut harus mempunyai kecermatanyang tinggi, sehingga dapat membeda-bedakan secara pasti, kata-kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama. Demikianpula harus secara teliti menentukan deretan angka-angka sehingga tidak salah dalam menyajikan informasi dari sumberdata kearsipan.
c. Kerapian
Yang dihadapi oleh seorang petugas kearsipan adalah warkat-warkat yang harus diatur sedemikian rupa sehingga sewaktu waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.Kerapian dalam menempatkan
42
warkat-warkat tentu akanmembantu kemudahan kecepatan dalam memberikan informasiyang diperlukan, sehingga Management Information System(MIS) dapat berjalan dengan lancar.
d. Kecerdasan
Cerdas bukan harus berpendidikan tinggi, tetapi mempunyaitingkat pemahaman yang sesuai dengan porsinya. Seorang yang cerdas dapat menguraikan masalah-masalah yang ditangani secaratepat. Seorang yang cerdas mempunyai daya pikir yang cukuptajam, sehingga apa yang pernah diingat, apa yang dihadapi,mereka dapat membuat suatu perhitungan yang tepat untuk hal- hal yang akanterjadi.
3.6. Faktor-FaktorPenyebabKerusakanArsip
Kerusakan atau musnahnya arsip dapat merugikan organisasi, terlebih arsip-arsipyang harus dilindungi dan diamankan demi kepentingan organisasi.Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor Fisika, Kimia dan Biota jugaBencana Alam dan Manusia kerusakan dan musnahnya arsip bisa disebabkan olehberbagai faktor yang berasal dari lingkungan internal dan eksternal di mana arsiptersebut digunakan dan disimpan Widodo (2013:1).
1. Faktor Fisika a. Cahaya
Sinar matahari akan membuat arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan, rapuh dan rusak. Sinar ultra violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.
b. Suhu dan Kelembaban
Diperlukan suhu dan kelembaban yang disesuaikan dengan kelayakan untuk menyimpan dan memelihara arsip. Suhu yang tinggi mengakibatkan kelembaban menurun yang dapat berakibat pada rapuhnya arsip.
Kelembaban udara yang tinggi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi lembab dan menyebabkan jamur (mikro organisme)
c. Debu
Partikel debu dan logam kelamaan akan mengakibatkan faktorkimia, yaitu tingkat keasaman kertas tinggi, arsip akan mudah rapuh dan rusak. Debu dan logam yang bercampur dengan kelembaban akan mengakibatkan munculnya jamur. Oleh karena itu, arsip harus ditempatkan pada lokasi yang bersih dan terhindar dari masuknya debu.
2. Faktor Biota
Yang dimaksud biota adalah mikro organisme yang melekat pada arsip, seperti:
a. Ikan Perak (SilverFish). Merupakan nama dari semua jenis serangga yang melakukan aktifitasnya pada malam hari, berbentuk ramping, tidak bersayap, abu-abu, makan dari serat atau perekat buku, hidup di lingkungan gelap, di celah-celah buku, rak dan almari.
b. Serangga: kecoa, kutu buku, rayap, kumbang, ngengat yang memakan kertas atau arsip.
c. Binatang Pengerat: misalnya tikus dan cicurut. Sasaran binatang ini kertas, buku, dll.
44
d. Jamur (fungi). Kertas atau buku yang berdebu adalah tempat yang ideal bagi berkembangnya mikro organisme ini, apalagi tingkat kelembaban udara ke atas atau temperatur di atas C.
3. Faktor Kimia
Faktor kimia merupakan faktor penyebab kerusakan kertas akibat reaksi dari senyawa-senyawa kimia, seperti:
a. Kertas
Kandungan asam pada kertas akan mempercepat kerusakan kertas, karena asam akan memperceoat reaksi hidrolis (reaksi kimia karena adanya H2O/kandungan air yang mengakibatkan putusnya atau mengurangi kekuatan rantai polimer serat kertas) yang mengakibatkan susunan kertas yang terdiri dari senyawa-senyawa kimia terurai.
b. Tinta
Tinta merupakan sumber terbentuknya asam pada kertas yang berujung pada kerusakan kertas. Tinta lama kelamaan dapat memudar.
4. Faktor Bencana
Bencana bisa datang tiba-tiba tanpa diketahui, sementara memperkirakan datangnya bencana tidak mudah. Bencana bisa disebabkan oleh pola hidup manusia itu sendiri namun dapat mengakibatkan gangguan terhadap kehidupan manusia, seperti:
1. Bencana Alam Akibat Peristiwa Alam merupakan bencana yang disebabkan oleh faktor-faktor alami yang terkandung di dalam dan di sekitar bumi sehingga mengakibatkan kerusakan pada seluruh permukaan bumi:
a. Gempa Bumi b. Gunung Berapi c. Gelombang Tsunami d. Angin Topan
e. Badai Gurun
2. Bencana Alam Akibat Ulah Manusia, dikarenakan sebagai akibat dari ulah manusia yang menyebabkan kerusakan pada alam sekitarnya:
a. Perang b. Banjir c. Kebakaran 5. Faktor Manusia
Manusia merupakan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan arsip dan merupakan salahsatu faktor internal kerusakan arsip karena perannya dalam mengelola, menyajikan, membawa dan menyimpan arsip. Oleh karenanya, ketika arsip masih aktif digunakan oleh organisasi, maka manusia akan senantiasa bersinggungan dengan arsip dan dimungkinkan arsip tersebut akan rusak yang diakibatkan oleh:
a. Ketidaktahuan dalam memperlakukan arsip dengan baik
46
b. Kelalaian atau kecerobohan dalam mendayagunakan arsip, baik dalam menyimpan, menata,
c. mengambil, memindahkan denganketidak hati-hatian
d. Kesengajaan, merupakan tindakan sengaja merusak arsip, misalnya:
menyobek, mencorat-coret 3.7. Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Barthos (2014:33)Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan- bahan tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap kali diperlukan.
Menurut Serdamayanti (2016:89) ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dari kata nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan.
2. Sistem Kronologis (Cronological Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu dikirim keluar mengenai hari, tanggal, bulan dan tahun yang tertulis dalam surat. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena susunannya sama-sama didahului dengan pencarian informasi mengenai warkat surat diterima melalui buku agenda.
3. Sistem Geografis (Geograpich Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat.
Nama tempat yang digunakan dapat berupa pembagian yang umum seperti pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa pembagian-pembagian khusus dari instansi masing-masing.
4. Sistem Subjek (Subject Filing System), adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini cocok digunakan untuk arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah.
5. Sistem Nomor (Numeric Filing System), adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Sistem nomor termasuk kedalam sistem kearsipan tidak langsung karena menemukan dokumen dibantu oleh alat bantu kartu indeks, daftar indeks, dan buku arsip.
48
3.8. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan
3.8.1. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Menurut Serdamayanti (2016:110) pemeliharan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab.
Berdasarkan hasil daripenelitian yang saya lakukan pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan. Berikut ini adalah Sistem Pemeliharaan Arsip pada Kantor Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kota Medan.
1. Pengaturan ruangan
yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
a. Ac yang digunakan c ruangan harus terang.
b. Arsip aktif disimpan di dalam ruangan pegawai yang bertugas mengurus arsip
c. Lokasi ruangan penyimpanan arsip inaktiftidak jauh dari ruangan pegawai yang bertugas mengurus arsip.
