PENERAPAN E-PROCUREMENT DALAM LAYANAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
(Studi : Kantor Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) KAB. TOBA SAMOSIR)
SKRIPSI
Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Strata 1 (S-1) Pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Program Studi IImu Administrasi Negara
OLEH:
Erwin M Napitupulu NIM: 120903106
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2017
ABSTRAK
PENERAPAN E-PROCUREMENT DALAM LAYANAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DI KANTOR LAYANAN PENGADAAN SECARA
ELEKTRONIK (LPSE) KAB. TOBA SAMOSIR
Nama : Erwin M Napitupulu
Nim : 120903106
Departemen : Ilmu Administrasi Negara – USU Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik – USU Dosen Pembimbing : Drs. Rasyudin Ginting, M.Si.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses Penerepan E- Procurement Dalam Layanan Pengadaan Barang dan Jasa di Kantor LPSE Kabupaten Toba Samosir dan untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kabupaten Toba Samosir dalam menjalankan wewenangnya dan pola penyelesaian yang diterapkan.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif penelitian dengan menggunakan metode deskriptif adalah penelitian yang diarahkan untuk melihat gejala-gejala, fakta-fakta, atau kejadian - kejadian, secara sistematis dan akurat, mengenai sifat - sifat populasi atau daerah tertentu. Dalam penelitian deskriptif cenderung tidak perlu mencari atau menerangkan saling berhubungan dengan menguji hipotesis.
Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder diperoleh melalui studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknis analisis data yang digunakan adalah pendekatan model dengan reduksi data, penyajian data dan verifikasi data.
Hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa tata cara pelaksanaan e- procurement sesuai Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah dan Peraturan Bupati Toba Samosir Nomor 19 Tahun 2012 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Masalah yang dihadapi yaitu kesulitan mengakses website LPSE Toba Samosir yang disebabkan oleh gangguan koneksi internet ketika banyaknya penawaran yang masuk ke website LPSE sehingga mengakibatkan kurang optimalnya pelaksanaan kebijakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik (E- Procurement) ini.
Kata kunci : E-procurement, Layanan Pengadaan Secara Elektronik, Layanan Pengadaan Pemerintah
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang senantiasa membimbing dan menyertai penulis selama proses pengerjaan skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“Penerapan e-Procurement dalam Layanan Pengadaan Barang dan Jasa di Kantor LPSE Kab. Toba Samosir.
Penulis juga mengucapkan terima kasih banyak ke pada kedua orang tua tersayang Bapak H. Napitupulu dan Nyonya N. Tambunan yang dengan tulus, sabar, dan penuh kasih sayang telah membesarkan, mendidik, membimbing, dan memberikan dukungan yang terbaik baik moril dan material serta yang selalu mendoakan penulis hingga sampai saat ini. Selain itu penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada orang -orang yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak langsung, kepada yang terhormat:
1. Bapak Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si.
2. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dengan penuh kesabaran dalam proses penyelesaian skripsi ini.
3. Kepada dosen-dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU yang telah memberikan begitu banyak ilmu kepada penulis selama masa perkuliahan.
4. Kepada Bapak Kepala Kantor Bagian Pembangunan Setdakab Toba Samosir Bapak Jonny Lubis yang memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian skripsi dan meluangkan waktu dalam melaksanakan wawancara dengan peneliti.
5. Kepada semua pegawai Kantor Bagian Pembangunan Setdakab yang telah membantu memberikan informasi dan data-data yang menyangkut penelitian ini.
6. Kepada informan saya, Husin Gultom, Pak Taufik, kak Novita yang sangat baik memberikan waktunya untuk keperluan penelitian ini. Juga terhadap informan masyarakat yang tidak saya masukkan kedalam penulisan skripsi ini yang memberikan ide-ide, masukan, dan saling berdiskusi terhadap penelitian yang penulis lakukan.
7. Untuk kak Dian Siregar yang baik dan kak Mega Sihaloho yang telah membantu penulis dalam urusan administrasi selama perkuliahan.
8. Terima kasih buat sahabat, Andro, Jonatan, Rio, Roberto, Wahyu, Leo, Novi Aris, Dian, Invoker, Clinkz, Pudge, Slark, dan kawan-kawan lain yang menemani saya baik dalam dota 2 maupun dalam belajar.
Terimakasih atas keseruan yang telah diberikan.
9. Terima kasih juga buat mu skripsi yang membuat MMR saya naik turun, yang membuat saya terus begadang untuk membuat mu sedikit berguna. Semoga apa yang kita kerjakan selama ini tidak sia sia.
10. Terima kasih kepada semua Anak Angkatan 2012. Selamat datang di kesuksesan.
Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih mempunyai banyak kekurangan baik isi maupun bahasanya. Oleh sebab itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan skripsi ini. Terima kasih
Balige, 1 January , 2017
Penulis
Daftar Isi
Abstrak ... ii
Kata Pengantar... iii
Daftar Isi ... v
Bab I Pendahuluan ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 7
1.3 Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Manfaat Penelitian ... 7
1.5 Kerangka Teori ... 8
1.5.1 E-Government ... 9
1.5.1.1 Defenisi E-Government ... 9
1.5.1.2 Manfaat E-Government ... 11
1.5.1.3 Klasifikasi E-Government ... 13
1.5.2 E-procurement ... 16
1.5.2.1 Defenisi E-procurement ... 16
1.5.2.2 Tujuan dan Manfaat E-procurement ... 18
1.5.2.3 Prinsip-prinsip E-procurement ... 20
1.5.2.4 Tahapan Penerapan E-procurement ... 22
1.5.3 Pelayanan Publik ... 24
1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik... 24
1.5.3.2 Asas Pelayanan Publik ... 26
1.5.3.3 Jenis-Jenis Pelayanan Publik ... 26
1.6 Defenisi Konsep ... 28
1.7 Defenisi Operasional ... 29
1.8 Sistematika Penulisan ... 31
Bab II Metode Penelitian ... 32
2.1 Bentuk Penelitian ... 32
2.2 Lokasi Penelitian ... 32
2.3 Informan Penelitian ... 33
2.4 Teknik Pengumpulan Data ... 33
2.5 Teknik Analisis Data ... 34
Bab III Deskripsi Lokasi Penelitian ... 35
3.1 Letak Geografis Lokasi Penelitian ... 35
3.2 Kependudukan KabupatenToba Samosir ... 35
3.3 Sejarah Singkat Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) ... 37
3.4 Pembentukan, Tugas Pokok, dan Fungsi ... 38
3.5 Organisasi ... 40
3.6 Kepegawaian LPSE Toba Samosir ... 44
Bab IV Penyajian Data Hasil Penelitian ... 48
4.1 Hasil Wawancara ... 48
4.1.1 Disclosure ... 48
4.1.2 Registration and Distribution ... 53
4.1.3 Electronic Bidding ... 57
4.1.4 Advanced Support Services ... 62
Bab V Analisis Data ... 63
5.1 Penerapan E-procurement Dalam Layanan Pengadaan Barang dan Jasa di Kantor Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kab. Toba Samosir ... 63
5.1.1 Disclosure………..64
5.1.2 Registration and Distribution………65
5.1.3 Electronic Bidding………66
4.1.4 Advanced Support Services………..67
Bab VI Kesimpulan dan Saran ... 69
6.1 Kesimpulan ... 69
6.2 Saran ... 72
Daftar Pustaka ... 74
Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Di era abad ke 21 perkembangan teknologi berjalan begitu cepat.
Perusahanan perusahaan besar menjadikan teknologi sebagai kebutuhan pokok yang harus terpenuhi. Seiring perkembangan teknologi, aktivitas-aktivitas manusia kini ikut berubah sejalan dengan perkembangan zaman. Hal tersebut ditandai dengan perbuatan-perbuatan yang disinergikan dengan perangkat computer dan internet. Tak terkecuali, pemerintah juga menggunakan teknologi untuk peningkatan kualitas pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
Peningkatan kualitas pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui penggunaan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan lembaga pemerintahan agar mampu mengelola data lebih cepat, memperoleh informasi lebih cepat, melakukan transaksi dengan pihak-pihak yang menjadi mitra dan masih banyak lagi manfaat yang didapatkan dari penerapan E-Government ini.
E-Government bertujuan memberikan pelayanan kepada publik tanpa ada lagi intervensi-intervensi dan mempermudah pelayanan tanpa antrian dan bisa dilakukan dengan lebih sederhana. Perkembangan teknologi komunikasi informasi memudahkan masyarakat untuk memperoleh informasi sehingga akan meredam kemungkinan-kemungkinan upaya korupsi dengan cara meningkatkan akuntabilitas dan transparansi lembaga pemerintahan. Hal ini juga memungkinkan partisipasi masyarakat dalam pengambilan keputusan/kebijakan oleh pemerintah melalui akses langsung di internet. Jurnal
Administrasi Negara Universitas Hasanuddin (2006:18) mengatakan bahwa penerapan E-Government pada negara-negara maju diperuntukkan sebagai sarana untuk memperbaiki manajemen internal dalam rangka meningkatkan pelayanan publik. Tetapi perkembangan E-Government bukan semata-mata karena perubahan lingkungan strategik namun merupakan suatu kebutuhan akan penerapan teknologi.
Pelayanan pemerintah yang birokratis dan terkesan kaku perlahan-lahan digantikan posisinya melalui pemanfaatan E-Government yang menjadikan pelayanan pemerintah lebih fleksibel dan lebih berorientasi pada kepuasan pengguna. E-Government menawarkan pelayanan publik bisa diakses 24 jam, kapan pun dan dimanapun pengguna berada. E-Government juga memungkinkan pelayanan publik tidak dilakukan secara face-to-face sehingga pelayanan menjadi lebih efisien.
Pelayanan Negara terhadap warga negaranya merupakan amanat yang tercantum dalam UUD 1945 dan diperjelas kembali dalam UU No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. UU Pelayanan Publik mengatur prinsip-prinsip pemerintahan yang baik agar fungsi-fungsi pemerintahan berjalan efektif.
Beragam lembaga penyedia layanan publik milik pemerintah hendaknya berkaca dari pengalaman masa lalu, saat banyak kritikan diarahkan untuk perbaikan kualitas pelayanan publik. Lembaga-lembaga pemerintah selalu kedodoran dalam menyediakan pelayanan publik. Pengurusan KTP, Surat Izin Mengemudi (SIM), Izin Mendirikan Bangunan (IMB), sulitnya memperoleh layanan pendidikan yang mudah dan bermutu, layanan kesehatan yang tidak
terjangkau oleh sebagian besar masyarakat, dan sebagainya, merupakan sebagian kecil dari contoh kesemrawutan pelayanan publik oleh pemerintah.
Hal tersebut tentunya bertentangan dengan semangat reformasi yang sudah berjalan selama lebih dari satu dekade.
Indonesia sebagai sebuah negara besar yang sedang membangun, harus menyadari jika kebutuhan pelayanan publik yang baik dan berkualitas adalah mutlak. Di era informasi, pelayanan publik mengahadapi tantangan yang sangat besar. Hal ini berkaitan dengan relasi antara negara dengan pasar, negara dengan warganya, dan pasar dengan warga. Dahulu, negara memposisikan dirinya sebagai pihak yang paling dominan dalam pelayanan publik. Pasar dan warga negara mau tidak mau harus menerima kondisi pelayanan publik yang tersedia. Tidak sedikit warga negara yang merasa kecewa dengan pelayanan publik yang berpihak pada golongan tertentu, komunikasi yang dibangun oleh aparat penyedia layanan tidak ramah dan cenderung berbelit-belit (tidak efektif).
Dalam penerapannya, E-Government menjadi hal yang sangat penting dalam mempermudah proses kerja-kerja lembaga pemerintahan. Banyak pelayanan ataupun hal-hal penting lain yang kemudian menerapkan E- Government dalam pelaksanaannya, salah satu diantaranya adalah pengadaan barang dan jasa secara elektronik (E-Procurement).
Salah satu layanan pemerintah yang saat ini menggunakan teknologi adalah Layanan Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik (LPSE). Sebelumnya layanan pengadaan ini dilakukan dengan cara, peserta lelang bertatap muka
dengan panitia lelang. Hal ini tentu saja tidak efisien dari segi waktu dan biaya, serta dapat juga menimbulkan penyimpangan.
E-Procurement merupakan proses pengadaan barang dan jasa yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik berbasis web/internet (Wijaya, 2010). Seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa pada e-Procurement dilakukan melalui media elektronik, yaitu melalui website pada internet www.inaproc.go.id.
Tujuan e-Procurement diantaranya adalah meningkatkan transparansi dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah;
meningkatkan persaingan yang sehat dalam rangka penyediaan pelayanan publik dan penyelenggaraan pemerintah; meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Negara yang telah sukses dalam mengembangkan sistem e-Procurement adalah Australia dan Skotlandia. Keberhasilan kedua negara itu ikut andil dalam perkembangan sistem e-Procurement di negara lain, termasuk Indonesia.
Negara Australia sebagai salah satu negara pelopor pelaksanaan e- Procurement yang dimulai pada tahun 1990 sebagai salah satu alat dalam efisiensi pengeluaran anggaran serta mempermudah dalam penyediaan barang dan jasa (Review of e-Procurement Project dalam Nightisaba, 2009).
E-Procurement masih hal yang baru dalam perkembangan pemanfaatan E- Government. Pengadaan barang dan jasa yang sekitar akhir tahun 2009 masih menggunakan pelelangan ataupun pembelian barang dan jasa secara manual.
Kini, pelelangan pengadaan barang dan jasa tak lagi dilaksanakan dengan cara
manual tapi melalui E-Procurement dan diterapkan ke dalam LPSE yaitu Layanan Pengadaan Secara Elektronik.
Jika dikaitkan dengan elektronik maka hal yang utama menjadi tujuan pemerintah melaksanakan E-Procurement adalah efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas. Hal ini kemudian menjadi alasan pemerintah dikarenakan dapat menghemat APBN/APBD dalam pengadaan barang dan jasa.
Sebelumnya telah dijelaskan kegunaan dan keuntungan melakukan pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang kemudian dapat membuat segalanya menjadi lebih efisien, efektif, transparan, dan akuntabel. Namun, selalu saja terdapat ketimpangan-ketimpangan yang menjadi alasan tidak berjalan efektifnya hal tersebut. Jika dikaitkan dengan TPK (Tindak Pidana Korupsi) maka akan sangat jelas masalah yang kemudian muncul pada pengadaan barang dan jasa. Berkaca dari jenis perkara yang ditangani KPK pada tahun-tahun sebelumnya, perkara pengadaan barang dan jasa menduduki peringkat pertama sebagai perkara dengan jumlah terbanyak yakni 146 kasus, dari total jumlah 468 kasus lainnya, jauh lebih tinggi dibanding penyalahgunaan anggaran lain. Ini membuktikan bahwa perkara pengadaan barang dan jasa memiliki banyak kekurangan. Terlebih lagi korupsi dengan perkara pengadaan barang dan jasa paling banyak terjadi di instansi kementerian/lembaga. Hal ini membuat penulis menjadi ingin tahu apa-apa saja masalah yang dihadapi dalam pengadaan barang dan jasa secara umum terlebih lagi pengadaan barang dan jasa secara elektronik.
Data di atas sejalan dengan penerapan E-Procurement di Indonesia yang belum berjalan maksimal. Hal ini terjadi karena berbagai sebab. Salah satunya adalah belum adanya ketegasan tentang peraturan hukum yang memayungi proses E-Procurement. Akibatnya belum ada standar baku mengenai tata kelola proses E-Procurement baik dari segi rantai birokrasi, waktu, penggunaan standar teknologi informasi, sumber daya manusia dan sebagainya. Lalu, keharusan memilih barang dan jasa dengan harga terendah membuat banyak departemen/instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah, harus siap menerima barang dan jasa yang tak sesuai standar (portal.pengadaannasionalbappenas.go.id, 2009). Selain itu, masalah yang muncul dalam penerapan ini antara lain, kurang komitmen oleh pimpinan tertinggi maupun jajaran di tingkat menengah, hal ini tentu mangakibatkan kurangnya dukungan politis yang mengakibatkan tindakan korupsi. Kemudian, tantangan dari panitia maupun penyedia dan bahkan dari legislatif, infrastruktur yang sangat terbatas, seperti mahalnya biaya internet.
Berdasarkan beberapa hasil penelitian yang pernah ada setidaknya diperoleh 6 faktor kendala utama yaitu peraturan dan ketentuan hukum dalam memenuhi kebutuhan pelaksanaan E-Procurement, kondisi infrastruktur dan pengaturan sistem pendukung E-Procurement, kemampuan teknologi pengguna dan penyedia jasa, tingkat kemampuan sumber daya manusia, sosialisasi kepada pihak yang terlibat, dan unsur-unsur lain yang berpengaruh terhadap keberhasilan proses E-Procurement.
Berawal dari data di atas, penulis merasa bahwa penelitian tentang penerapan E-Procurement di Toba Samosir khususnya di kantor Layanan Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik (LPSE) Kab. Toba Samosir dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang lebih baik.
Penerapan E-Procurement yang masih belum maksimal di Indonesia khususnya pada instansi Kementerian/Lembaga kemudian menjadi topik yang dianggap menarik oleh penulis untuk diangkat menjadi judul skripsi dalam penelitian dengan judul “Penerapan E-Procurement di Kantor Layanan Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik (LPSE) Kab. Toba Samosir”
1.2 Rumusan masalah
Berdasarkan uraian dari latar belakang menjelaskan beberapa kelemahan- kelemahan dari penerapan E-Procurement yang kemudian menjadi penting untuk diteliti. Adapun Rumusan Masalah pada penelitian ini yaitu: Bagaimana penerapan E-Procurement di Kantor Layanan Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik (LPSE) Kab. Toba Samosir?.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran terkini Penerapan e-Procurement Kantor Layanan Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik (LPSE) di Kab. Toba Samosir.
1.4 Manfaat Penelitian
Disamping tujuan yang hendak dicapai melalui penelitian, penelitian ini juga bermanfaat. Adapun manfaat yang dicapai oleh penulis adalah:
1. Bagi penulis khususnya, penelitian ini bermanfaat untuk mengembangkan kemampuan penulis menulis karya ilmiah, terutama dalam menganalisa permasalahan yang terjadi di masyarakat yang ada kaitannya dengan ilmu yang didapat dalam perkuliahan.
2. Bagi instansi terkait, penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan yang berguna bagi instansi itu sendiri.
3. Bagi Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sumatera Utara, penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk melengkapi ragam penelitian yang telah dilakukan oleh para mahasiswa serta dapat menjadi bahan masukan bagi Fakultas dan diharapkan dapat menjadi salah satu referensi tambahan bagi mahasiswa dimasa yang akan datang.
1.5 Kerangka Teori
Dalam penelitian ini diperlukan adanya kumpulan teori-teori yang akan menjadi landasan teoritis dan menjadi pedoman dalam melaksanakan penelitian. Setelah masalah penelitian dirumuskan maka selanjutnya adalah mencari teori teori, konsep-konsep dan generalisasi-generalisasi hasil penelitian yang dapat dijadikan sebagai landasan teoritis untuk melaksanakan penelitian.
Toeri-teori yang menjadi landasan dalam penelitian ini adalah:
1.5.1 E-Government
1.5.1.1 Defenisi E-Government
Definisi e-Government menurut Lembaga dan Institusi Non-Pemerintah yakni:
Bank Dunia (World Bank) mendefinisikan e-Government sebagai berikut :
E-Government refers to the use by government agencies of information technologies (such as Wide Area Networks, the Internet, and mobile computing) that have the ability to transform relations with citizens, businesses, and other arms of government. (worldbank.org di akses pada tanggal 26 oktober 2014 pukul 08.21)
Menurut UNDP (United Nation Development Programme) (dalam Indrajit 2002:2) E-Government is the applicaton of Information and Communicat-ion Technology (ICT) by government agencies.
Janet Caldow, Direktur dari Institute for Electronic Government (IBM Corporation) (dalam Indrajit 2002:3) memberikan sebuah definisi yang menarik, yaitu Electronic government is nothing short of a fundamental transformation of government and governance at scale we have not witnessed since the beginning of the industrial era.
Definisi menurut beragam Pemerintahan (dalam Indrajit 2002:3) yakni:
Pemerintah Federal Amerika Serikat mendefinisikan e-Government refers to the delivery of government information and services online through the Internet or other digital means.
Sementara, Nevada, salah satu negara bagian di Amerika Serikat, medefinisikan e-Government sebagai: [1] online services that eradicate the traditional barriers that prevent citizens and businesses from using government services and replace those barriers with convenient access; [2] government operations for internal constituencies that simplify the operational demands of government for both agencies and employees.
Pemerintah New Zealand melihat e-Government sebagai sebuah fenomena sebagai berikut: E-Government is a way for governments to use the new technologies to provide people with more convenient acces to government information and services, to improve the quality of the services and to provide greater opportunities to participate in our democratic institutions and processes.
Italy mungkin termasuk salah satu negara yang paling lengkap dan detail dalam mendefinisikan e-Government, yaitu: The use of modem ICT in the modernization of our administration which comprise the following classes of action:
1. Computerization designed to enhance operational efficiency within individual departments and agencies;
2. Computerization of services to citizens and firms, often implyinh intergration among the services of different departments and agencies;
3. Provision of ICT acces to final users of government services and information.
Menurut Clay G. Wescott, E-government is the use of information and communications technology (ICT) to promote more efficient and cost-effective government, facilitate more convenient government services, allowa greater public access to information, and make government more accountable to citizens.
1.5.1.2 Manfaat E-government
Tanpa mengecilkan arti dari beragam contoh definisi yang telah dipaparkan sebelumnya, setidak-tidaknya ada tiga kesamaan karakteristik dari setiap definisi e-Government, yaitu masing-masing adalah:
a. Merupakan suatu mekanisme interaksi baru (modern) antar pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder);dimana
b. Melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet);
dengan tujuan
c. Memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan.
Secara jelas dua negara besar yang terdepan dalam mengimplementasikan konsep e-government, yaitu Amerika dan Inggris melalui Al-Gore dan Tony
Blair (dalam Indrajit 2002:4), telah secara jelas dan terperinci menggambarkan manfaat yang diperoleh dengan diterapkannya konsep e-government bagi suatu negara, antara lain:
a. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder- nya (masyarakat, kalangan bisnis, industry) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara;
b. Meningkatkan transparansi, kontrol dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance;
c. Mengurangi secara signifikan total biaya adinistrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholdenya untuk keperluan aktivitas sehari-hari;
d. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatlan sumber- sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihajk yang berkepentingan; dan
e. Menciptakan lingkungan masyarakat baru yang daoat secara tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada; serta
f. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan public secara nerata dan demokratis.
Dengan kata lain, negara-negara maju memandang bahwa implementasi e- Government yang tepat akan secara signifikan memperbaiki kulitas kehidupan
masyarakat di suatu negara secara khusus, dan masyarakat dunia secara umum.
Oleh karena itu, implementasinya di suatu negara tidak dapat ditunda-tunda, harus pula dilaksanakan secara serius, dibawah suatu kepemimpinan dan kerangka pengembangan yang holistic, yang pada akhirnya akan memberikan/mendatangkan keunggulan kompetitif secara rasional.
1.5.1.3 Klasifikasi E-government
Indrajit (2005) mengatakan ada tiga model penyampaian E-Government, antara lain:
A. Government-to-Citizen / Government-to-Customer (G2C).
Tipe G-to-C ini merupakan aplikasi E-Government yang paling umum, yaitu dimana pemerintah membangun dan menerapkan berbagai portofolio teknologi informasi dengan tujuan utama untuk memperbaiki hubungan interaksi dengan masyarakat (rakyat). Dengan kata lain, tujuan utama dari dibangunnya aplikasi E-Government bertipe G-to-C adalah untuk mendekatkan pemerintah dengan rakyatnya melalui kanal-kanal akses yang beragam agar masyarakat dapat dengan mudah menjangkau pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai kebutuhan pelayanan sehari-hari. Government-to-Citizen adalah penyampaian layanan publik dan informasi satu arah oleh pemerintah ke masyarakat. Memungkinkan pertukaran informasi dan komunikasi antara masyarakat dan pemerintah contohnya G2C : pajak online, mencari pekerjaan, layanan jaminan sosial, dokumen pribadi (kelahiran dan akte perkawinan,
aplikasi paspor, lisensi Pengarah), layanan imigrasi, layanan kesehatan, beasiswa, penanggulangan bencana.
B. Government-to-Business (G2B)
Government-to-Business adalah transaksi-transaksi elektronik dimana pemerintah menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan bagi kalangan bisnis untuk bertransaksi dengan pemerintah. Mengarah kepada pemasaran produk dan jasa ke pemerintah untuk membantu pemerintah menjadi lebih efisien melalui peningkatan proses bisnis dan manajemen data elektronik.
Aplikasi yang memfasilitasi interaksi G2B maupun B2G adalah sistem E- Procurement.
Manfaatnya adalah :
1. Para perusahaan wajib pajak dapat dengan mudah menjalankan aplikasi berbasi web untuk menghitung besarnya pajak yang harus dibayarkan ke pemerintah dan melakukan pembayaran melalui internet;
2. Proses tender proyek-proyek pemerintahan yang melibatkan sejumlah pihak swasta dapat dilakukan melalui website (sehingga menghemat biaya transportasi dan komunikasi), mulai dari proses pengambilan dan pembelian formulir tender, pengambilan formulir informasi TOR (Term of Reference), sampai dengan mekanisme pelaksanaan tender itu sendiri yang berakhir dengan pengumuman pemenang tender;
3. Proses pengadaan dan pembelian barang kebutuhan sehari-hari lembagapemerintahan (misalnya untuk back-office dan administrasi)
dapat dilakukan secara efisien jika konsep semacam E-Procurement diterapkan (menghubungkan antara kantor-kantor pemerintah dengan para supplier-nya);
4. Perusahaan yang ingin melakukan proses semacam merger dan akuisisi dapat dengan mudah berkonsultasi sehubungan dengan aspek-aspek regulasi dan hukumnya dengan berbagai lembaga pemerintahan terkait;
dan lain sebagainya.
C. Government-to-Governments(G2G)
Government-to-Goverments adalah memungkinkan komunikasi dan pertukaran informasi online antar departemen atau lembaga pemerintahan melalui basis data terintegrasi. Contoh : Konsultasi secara online, blogging untuk kalangan legislative, pendidikan secara online, pelayanan kepada masyarakat secara terpadu. Disamping prestasi pemerintah dalam penyelenggaraan pemerintah yang lebih baik sejak reformasi, tentunya penerapan E-Government ini dapat memberikan tambahan manfaat yang lebih kepada masyarakat:
1. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara;
2. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Governance di pemerintahan (bebas KKN);
3. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholder-nya untuk keperluan aktivitas sehari-hari;
4.Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan;
5. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada; dan
6. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis.
1.5.2 E-Procurement
1.5.2.1 Defenisi E-procurement
Melihat model penyampaian e-Government di atas, telah diketahui bahwa e-Procurement merupakan bagian dari e-Government. E-Procurement berada pada model Government-to-Business dimana dijelaskan bahwa pemerintah
menyediakan informasi kepada para pelaku bisnis untuk mengikuti transaksi pengadaan barang dan jasa untuk membantu pemerintah dalam menunjang kerja-kerja organisasi, mulai dari perlengkapan di dalam kantor hingga perlengkapan lapangan.
LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) mengatakan bahwa e-Procurement merupakan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dilakukan secara elektronik terutama berbasis web atau internet. Instrumen ini memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE.
Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun 2012, pasal 37. Pengadaan secara elektronik atau e-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
E-procurement merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberian hak pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004, p309).
E-Procurement adalah suatu aplikasi untuk mengelola data pengadaan barang/jasa yang meliputi data pengadaan berbasis internet yang didesain untuk mencapai suatu proses pengadaan yang efektif, efisien dan terintegrasi (Purwanto,2008).
Berdasarkan beberapa pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa e- Procurement adalah pengadaan barang dan jasa secara elektronik yang seluruh kegiatannya dilakukan secara online melalui website.
1.5.2.2 Tujuan dan Manfaat E-procurement
Maria Avilla dalam jurnalnya (2014:14) mengatakan penerapan e- Procurement berakibat pada terjadinya sejumlah pengurangan, mulai dari harga pembelian barang, waktu proses pembelian, penagihan, dan pembayaran,hingga pengurangan biaya administrasi maupun waktu dari proses pengadaan barang. Selain itu, melalui e-Procurement, proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa menjadi lebih transparan, terbuka, dan menciptakan persaingan yang sehat dengan berkurangnya tatap muka antara panitia pengadaan dengan pihak calon penyedia barang dan jasa, serta meminimalisasi terjadinya penyimpangan maupun persekongkolan tender yang sering terjadi.
Lakota, Ravi dan Robinson (Widjaja, 2009) menyatakan bahwa e- procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (Widjaja, 2009) manfaat e-Procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu : efisien dan efektif. Efisiensi e-Procurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-fungsi procurement sebagai kunci pada sistem back- office. Sedangkan efektivitas eprocurement yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas
pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi. Keuntungan menggunakan eProcurement :
1. Menyederhanakan proses procurement 2. Meningkatkan komunikasi
3. Mempererat hubungan dengan pihak supplier
4. Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan telepon atau fax atau dokumendokumen yang menggunakan kertas
5. Mengurangi waktu pemesanan barang 6. Menyediakan laporan untuk evaluasi 7. Meningkatkan kepuasan user
Tujuan tersebut sebagaimana dijelaskan dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pada Pasal 107, yaitu:
1. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas
2. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat 3. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan
4. Mendukung proses monitoring dan audit
5. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
Adapun manfaat dari e-procurement adalah (Nightisaba, 2009) :
1. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder- nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara.
2. Meningkatkan transparansi, control, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance;
3. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholder nya untuk keperluan aktivitas sehari-hari.
4. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber- sumber pendapatan baru melalui interaksi nya dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
5. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada; serta
6. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan public secara merata dan demokrati
1.5.2.3 Prinsip-prinsip E-procurement
Untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa sehingga hasil yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat dari segi administrasi, teknis, dan keuangan, Maka sesuai dengan Peraturan Presiden No.54 Tahun 2010 Pasal 5 pengadaan barang/jasa menerapkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Efesien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimal untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimal.
b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar besarnya.
c. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang/jasa yang berminat serta oleh masyarakat pada umumnya.
d. Terbuka, berarti pengadaan barang/jasa dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.
e. Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara sebanyak mungkin penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi persyaratan, sehingga dapat diperoleh barang/jasa yang ditawarkan secara kompetitif dan tidak ada intervensi yang mengganggu terciptanya mekanisme pasar dalam pengadaan barang/jasa
f. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama baik kepada semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan tetap memperhatikan kepentingan nasional
g. Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan barang/ jasa sehingg dapat dipertanggungjawabkan.
1.5.2.4 Tahapan Penerapan E-procurement
Tahapan penerapan e-procurement menurut Indrajit yang dikutip oleh Andrianto (2007, h.218) yaitu sebagai sebuah proses digitalisasi tender/lelang pengadaan barang/jasa pemerintah berbantuan internet. Adapun 4 (empat) tahapan penerapan e-procurement, dijelaskannya sebagai berikut:
A. Tahap I: Disclosure
Pada tahap ini, pemerintah mempro- mosikan dan mensosialisasikan dimulainya pilot project e-procurement yang akan mempengaruhi pihak yang terlibat langsung dalam proses tender pemerintah, yaitu pemerintah sebagai pelaksana tender dan pengusaha sebagai peserta
tender. Proses ini merupakan sosialisasi dan penegakan prinsip good corporate governance di lingkungan birokrasi serta untuk mengeliminasi culture shock atas pelaksanaannya.
B. Tahap II: Resgitration and Distribution
Setelah tahap pertama berhasil dilalui, pemerintah mulai memperkenalkan aktivitas otomatisasi dengan menggunakan internet pada proses registrasi dan distribusi. Pemerintah mulai membangun komunikasi satu arah kepada pihak swasta untuk mengirimkan dan menyebarkan pengumuman dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tender yang akan dilakukan. Pada tahap ini, situs e-procurement mendisclose (mengumumkan penawaran lelang proyek beserta spesifi- kasinya) melalui halaman website. Pengumuman lelang elektronik bisa dibuat per satuan kerja atau per spesifikasi proyek yang memudahkan peserta tender untuk memilih proses mana yang akan diikutinya.
Metode elektronik sederhana yang dapat disediakan misalnya adalah downloading process untuk memperoleh formulir-formulir dan dokumendokumen lelang. Proses ini akan mempermudah para peserta lelang karena meniadakan aktivitas ke kantor pemerintah hanya mendapatkan dokumen-dokumen dan form-form yang dibutuhkan.
C. Tahap III: Electronic Bidding
Tahapan berikutnya adalah pendaftaran para peserta lelang secara elektronik. Pada tahapan ini, peserta lelang harus memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan, misalnya berkenaan dengan kelengkapan
administratif, sertifikasi kemampuan pelaksanaan pekerjaan, dan sebagainya melalui media internet. Secara teknologi, dalam aplikasi tingkat ini sudah mulai rumit karena sistem membutuhkan keama-nan tertentu, adanya uang jaminan di bank untuk peraturan tender tertentu dan media penyimpanan file yang cukup besar. Datadata yang masuk akan menjadi pertimbangan bagi panitia lelang selain beberapa aktivitas yang belum dapat digantikan sepenuhnya secara online, misalnya presentasi proyek.
D. Tahap IV: Advanced Support Services
Pada tahapan terakhir ini terjadi proses penawaran secara elektronik atau online melalui internet dengan menghilangkan proses-proses manual dalam tender. Proses yang paling rumit dan canggih ini mampu menghindari tatap muka antara panitia dan peserta tender sehingga meminimalisasi Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN). Dengan proses tender terbuka elektronik ini, maka harga pemenang tender adalah harga yang paling kompetitif (terjangkau dan berkualitas). Pada tahap ini dapat dikatakan bahwa pembangunan e-procurement telah mencapai titik optimal
1.5.3 Pelayanan Publik
1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik
Sinambela (Pasolong, 2007:128) mendefinisikan pelayanan publik sebagai setiap kegiatan yang dilakukan pemerintah terhadap sejunmlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau
kesatuan dan menawarkan kepuasaan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik.
Pelayanan publik menurut Agung Kurniawan (Pasolong, 2007:128) adalah pemberian pelayanan (melayani) keperluan orang lain atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tatacara yang telah ditetapkan.
Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan perundang-undangan. Pada hakekatnya, pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur negara sebagai abdi masyarakat.
Oleh karena itu pelayanan publik diartikan sebagai setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap sejumlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk
secara fisik. Lebih lanjut dikatakan pelayanan publik dapat diartikan, pemberi layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan Departemen Dalam Negeri (www.kemendagri.go.id) menyebutkan bahwa; “Pelayanan Publik adalah Pelayanan Umum”, dan mendefinisikan “Pelayanan Umum adalah suatu proses bantuan kepada orang lain dengan cara-cara tertentu yang memerlukan kepekaan dan hubungan interpersonal tercipta kepuasan dan keberhasilan. Setiap pelayanan menghasilkan produk, baik berupa barang dan jasa”.
1.5.3.2 Asas Pelayanan Publik
Berdasarkan Undang- undang Nomer 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik. Penyelenggaraan pelayanan berasaskan sebagai berikut:
a. kepentingan umum;
b. kepastian hukum;
c. kesamaan hak;
d. keseimbangan hak dan kewajiban;
e. keprofesionalan;
f. partisipatif;
g. persamaan perlakuan/ tidak diskriminatif;
h. keterbukaan;
i. akuntabilitas;
j. fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan;
k. ketepatan waktu; dan
l. kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.
1.5.3.3 Jenis-Jenis Pelayanan Publik
Bentuk pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat dibedakan dalam beberapa jenis pelayanan, yaitu:
a. Pelayanan Administratif
Pelayanan yang diberikan olah unit pelayanan berupa pencatatan, penelitian, dokumentasi dan kegiatan tata usaha lainnya yang secara keseluruhan menghasilkan produk akhir berupa dokumen, misalnya sertifikat, rekomendasi, keterangan, dan lain24 lain. Contoh pelayanan ini, antara lain: Sertifikat tanah, IMB, pelayanan administrasi kependudukan (KTP, akte kelahiran, akte kematian), dan lain sebagainya.
b. Pelayanan Barang
Pelayanan yang diberikan oleh unit pelayanan berupa kegiatan penyediaan dan atau pengolahan bahan berwujud fisik termasuk distribusi termasuk penyampaiannya kepada konsumen langsung (sebagai unit/individu) dalam suatu sistem. Secara keseluruhan kegiatan tersebut menghasilkan produk akhir berwujud benda atau yang dianggap benda yang memberikan nilai tambah secara langsung bagi penggunanya. Contoh pelayanan ini, antara lain:
listrik, pelayanan air bersih, pelayanan telepon, dan lain sebagainya.
c. Pelayanan Jasa
Pelayanan yang diberikan oleh unit pelayanan berupa sarana dan prasarana serta penunjangnya. Pengoperasiannya berdasarkan suatu sistem pengoperasian tertentu dan pasti. Produk akhirnya berupa jasa
yang mendatangkan manfaat bagi penerimanya secara langsung dan habis terpakai dalam jangka waktu tertentu. Contoh pelayanan ini, antara lain : Pelayanan angkutan darat/air/udara, pelayanan kesehatan, perbankan, pos, dan lain sebagainya.
Ketiga jenis pelayanan tersebut, orientasinya adalah pelanggan atau masyarakat (publik). Artinya, kinerja pelayanan publik instansi pemerintah harus berorientasikan publik sehingga dapat mengubah paradigma aparatur dari
“dilayani” menjadi “melayani.
Hakikat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Oleh karena itu, pengembangan kinerja pelayanan publik senantiasa menyangkut tiga unsur pokok, yaitu : unsur kelembagaan penyelenggara pelayanan, proses pelayanan serta sumber daya manusia pemberi layanan. Dalam hubungan ini maka upaya peningkatan kinerja pelayanan publik senantiasa berkenaan dengan pengembang tiga unsur tersebut (Surjadi, 2009 : 9).
1.6 Defenisi Konsep
Konsep adalah istilah atau definisi yang digunakan untuk menggambarkan fenomena yang dirumuskan berdasarkan generasi dari sejumlah kejadian, keadaan kelompok, atau individu yang menajadi pusat penelitian. ( Singarimbun, 1995:31). Maka dalam hal ini penulis mengemukakan definisi dari konsep yang dipergunakan yaitu:
a. E-procurement adalah suatu kegiatan dalam rangka memenuhi atau menyediakan sumber daya (barang atau jasa) pemerintah dengan memanfaatkan internet berbasis web sebagai sarana komunikasi dan informasi.
b. Pelayanan Publik segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang- undangan, yang bersifat terbuka, mudah, dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan serta disediakan secara memadai dan mudah dimengerti oleh semua penerima kebutuhan pelayanan
1.7 Defenisi Operasional
Definisi operasional adalah unsur-unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja sebagai pendukung untuk dianalisa ke dalam variabel-variabel tersebut. Definisi operasional sering juga disebut sebagai suatu proses operasionalisasi konsep. Operasionalisasi konsep berarti
menjadikan konsep yang semula bersifat statis menjadi dinamis. Perumusan definisi operasional ditujukan dalam upaya transformasi konsep kedunia nyata sehingga konsep-konsep penelitian dapat diobservasi. Dalam penelitian ini defnisi operasional diambil dari penjabaran teori yang dikemukakan oleh Richardus Eko Indrajit yang digunakan sebagai acuan dalam penelitian ini.
Yang terdiri dari ::
a. Disclosure
Proses ini merupakan sosialisasi dan penegakan prinsip good corporate governance di lingkungan birokrasi serta untuk mengeliminasi culture shock (terkejut) atas pelaksanaannya. Proses sosialisasi ini dimulai dengan usaha pemerintah untuk mulai menegakkan keinginan menerapkan prinsip Good Corporate Governance di kalangan birokrat.
b. Registration and Distribution
Memperkenalkan sebuah aktivitas otomatisasi dengan menggunakan teknologi informasi (website) pada proses registrasi dan distribusi. Maksud dari registration dan distribution dalam penelitian ini adalah membangun sebuah jalur komunikasi satu arah (memberikan informasi) dari pihak pemerintah sebagai pembeli ke pihak swasta sebagai penjual untuk melakukan proses yang berkaitan dengan pengiriman dan penyebaran pengumuman serta dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan tender yang akan segera dilangsungkan.
Indicator ini dapat dinilai dari :
1. Ketepatan informasi
2. Konsistensi Penyaluran Informasi c. Electronic Bidding
Proses pertukaran data yang dilakukan oleh pemerintah dengan rekanan perusahaan.
Indicator ini dapat diukur dengan : 1. Metode Penawaran
2. Batasan Waktu dan tempat Penawaran 3. Keamanan Data
4. Sistem eprocurement
d. Advanced Support Services
Terjadinya sebuah perubahan besar di masyarakat dengan meninggalkan cara-cara lama, seperti :
1. Layanan menjadi lebih terintegrasi 2. Hubungan Sosial berubah
3. Akuntabilitas menjadi Total dan permanen 1.8 Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut
BAB I : PENDAHULUAN
Berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerangka teori, definisi konsep dan sistematika penulisan.
BAB II : METODE PENELITIAN
Berisikan bentuk penelitian, lokasi penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data, teknik analisis data.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Berisikan gambaran umum mengenai lokasi penelitian.
BAB IV : PENYAJIAN DATA
Pokok bahasan penelitian yang berisikan penyajian data yang didapat dan berkaitan dengan permasalahan penelitian.
BAB V : ANALISIS DATA
Berisikan uraian data-data yang diperoleh setelah melakukan penelitian.
BAB VI : PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran yang bermanfaat sehubungan dengan penelitian yang akan dilakukan.
Bab II Metode Penelitian
2.1 Bentuk Penelitian
Jenis Penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif, yang bertujuan memahami fenomena sosial melalui gambaran holistik dan memperbanyak pemahaman mendalam tentang bagaimana Penerapan E-procurement dalam Layanan Pengadaan secara elektronik di Kantor LPSE Kab. Toba Samosir. Metode Penelitian Kualitatif (Sugiyono, 2010) adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengambilan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualititatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Penelitian deskripti kualitatif (Silalahi, Ulber, 2010) semata-mata mengacu pada identifikasi sifat-sifat yang membedakan karakteristik sekelompok manusia, benda atau peristiwa.
2.2 Lokasi Penelitian
LPSE KABUPATEN TOBA SAMOSIR Bagian Pembangunan Setdakab Toba Samosir Komplek Perkantoran Simanjalo Jl. AB. Silalahi Desa Sihailhail Kec. Balige, Kab. Toba Samosir.
2.3 Informan Penelitian
Informan adalah narasumber yang memberikan keterangan melalui wawancara mendalam, yang terdiri dari:
a. Informan Utama yaitu mereka yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang diperlukan dalam penelitian. Kepala LPSE Kab.
Toba Samosir Bapak Bernando Saragih dan Sekretaris LPSE Kab.
Toba Samosir Bapak Husin Gultom.
b. Informan Sekunder , yaitu mereka yang terlibat secara langsung dalam interaksi sosial yang diteliti.
2.4 Teknik Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang akan peneliti gunakan adalah:
1. Teknik Pengumpulan Data Primer
Teknik pengumpulan data primer adalah pengumpulan data yang dilakukan secara langsung di lokasi penelitian. Pengumpulan data primer dapat dilakukan dengan cara:
a. Wawancara.
b. Pengamatan atau observasi
2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder
Teknik pengumpulan data sekunder merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui pengumpulan bahan kepustakaan yang dapat
mendukung data primer. Teknik pengumpulan data sekunder dapat dilakukan dengan menggunakan instrumen sebagai berikut:
1. Studi Dokumentasi 2. Studi Kepustakaan.
2.5 Teknik Analisis Data
Menurut Miles dan Huberman (Sugiyono 2009:246) terdapat 3 jalur analisis data kualitatif, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyerdahanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Penyajian data adalah kegiatan ketika sekumpulan informasi disusun, sehingga memberi kemungkinan akan adanya penarikan dan pengambilan tindakan. Sedangkan kesimpulan, peneliti sudah memulainya sejak pengumpulan data.
BAB III
Deskripsi Lokasi Penelitian
3.1 Letak Geografis Kabupaten Toba Samosir
Secara geografis letak wilayah Kabupaten Toba Samosir berada diantara 2º 15′ LS – 2º 21′ Lintang Utara dan 99º 00′ – 99º 11′ Bujur Timur. Dengan luas Wilayah 2.021.80 km², serta memiliki batas-batas wilayah sebagai berikut:
Sebelah Utara berbatasan dengan Kabupaten Simalungun
Sebelah Selatan berbatasan dengan Kabupaten Tapanuli Utara
Sebelah Timur berbatasan dengan Kabupaten Asahan dan Labuhan Batu
Sebelah Barat berbatasan dengan Kabupaten Samosir.
Kabupaten Toba Samosir berada di Dataran Tinggi Bukit Barisan dengan ketinggian 2.200 m di atas permukaan laut, dengan topografi dan konten tanah yang beraneka ragam, yaitu datar, landai, miring dan terjal.
Struktur tanahnya lebih labil dan berada pada wilayah gempa tektonik dan vulkanik.
3.2 Kependudukan Kabupaten Toba Samosir
Jumlah penduduk Kabupaten Toba Samosir pada tahun 2013 adalah sebanyak 175.069 jiwa dengan jumlah rumah tangga sebanyak 43.496. Dengan
luas wilayah daratan 2.021,8 Km², tingkat kepadatan penduduk Kabupaten Toba Samosir tahun 2013 sebesar 86,59 jiwa/km². Kecamatan Balige yang merupakan ibukota kabupaten, pusat perdagangan dan pusat pemerintahan adalah kecamatan dengan jumlah penduduk terbanyak dan dengan tingkat kepadatan sebesar 407,08 jiwa/km². Kemudian diikuti oleh Kecamatan Porsea dengan tingkat kepadatan sebesar 357,15 jiwa/km².
Sedangkan Nassau merupakan kecamatan dengan tingkat kepadatan yang terkecil, yaitu hanya 21,74 jiwa/km².
Suku yang mendiami Kabupaten Toba Samosir pada umumnya adalah Batak Toba. Selain Batak Toba, ada juga etnis lain seperti Simalungun, Karo, Melayu, Mandailing, dan lain sebagainya. Ada juga etnis pendatang seberti Jawa, Minangkabau, dan Tionghoa.
Agama Kristen Protestan dan Katolik pada umumnya dianut oleh suku Batak Toba, Simalungun, dan Karo. Agama Islam pada umumnya dianut oleh suku Jawa, Minangkabau, dan Mandailing. Sedangkan keturunan Tionghoa pada umumnya menganut agama Buddha. Parmalim dipeluk oleh sebagian masyarakat Batak yang berpusat di Huta Tinggi, Kecamatan Laguboti. Jumlah rumah ibadah menurut jenis rumah ibadah tahun 2013 di Kabupaten Toba Samosir sebagai berikut : gereja Protestan sebanyak 312 gereja, gereja Katolik sebanyak 66 gereja, dan 38 masjid.
Sebagian besar penduduk Kabupaten Toba Samosir menggantungkan hidupnya pada sektor pertanian. Hal ini dapat dilihat dari luas lahan pertanian, khususnya lahan persawahan. Pertanian menjadi sektor andalan bagi
Kabupaten Toba Samosir dalam menggerakan perekonomian daerah.
Tahun 2013 sektor ini memberi kontribusi yang cukup besar dalam pembentukan PDRB Kabupaten Toba Samosir, yaitu sekitar 22,53 persen terhadap total PDRB (Toba Samosir Dalam Angka, 2014).
3.3 Sejarah Singkat Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/lnstitusi Lainnya (K/L/D/I) untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik serta memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat kedudukannya untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik. Selain memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik LPSE juga melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan
Pengadaan barang/jasa secara elektronik akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses monitoring dan audit dan memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time guna mewujudkan clean and good government dalam pengadaan barang/jasa pemerintah
Dasar hukum pembentukan LPSE adalah Pasal 111 Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik juga wajib memenuhi persyaratan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
Layanan yang tersedia dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik saat ini adalah e-tendering yang ketentuan teknis operasionalnya diatur dengan Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering.
Selain itu LKPP juga menyediakan fasilitas Katalog Elektronik (e-Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik yang memuat daftar,jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah, proses audit secara online (e-Audit), dan tata cara pembelian barang/jasa melalui katalog elektronik (e-Purchasing).
3.4 Pembentukan, Tugas Pokok dan Fungsi
1. Pembentukan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Pemerintah Daerah membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP (Unit Layanan Pengadaan) dalam melaksanakan pengadaan barang atau jasa secara elektronik.
2. Tugas Pokok dan Fungsi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kabupaten Toba Samosir. Tugas pokok Layanan Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE) sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Toba Samosir Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik (e-Procurement) adalah
1. LPSE mempunyai tugas meliputi:
a. Memfasilitasi PA/KPA mengumumkan rencana umum pengadaan;
b. Memfasilitasi ULP menayangkan pengumuman pelaksanaan pengadaan;
c. Memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa secara elektronik;
d. Memfasilitasi Penyedia Barang/Jasa dan pihak-pihak yang berkepentingan menjadi pengguna SPSE; dan
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
2. LPSE dapat melayani kebutuhan BUMN/BUMD/Organisasi Non Pemerintah untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik;
3. LPSE tidak melaksanakan dan tidak bertanggung jawab terhadap pembuatan paket pengadaan barang/jasa pemerintah, penentuan metode dan persyaratan pengadaan, penyusunan jadwal pengadaan dan perubahannya isi dokumen pengadaan beserta adendumnya, isi pengumuman, isian data kualifikasi dari penyedia barang dan jasa, berita acara pemberian penjelasan, isi dokumen penawaran, hasil
evaluasi, berita acara hasil pelelangan/ seleksi/ pemilihan langsung, penetapan pemenang dan pengumuman, serta isi sanggahan dan jawaban.
Dalam melaksanakan tugas, LPSE menyelenggarakan fungsi meliputi:
a. Penyusunan program kegiatan, ketatausahaan, evaluasi dan pelaporan pengelolaan pengadaan barang/jasa secara elektronik di lingkungan Pemerintah Daerah;
b. Pengelolaan LPSE dan infrastrukturnya;
c. Pelaksanaan registrasi dan verifikasi Pengguna SPSE;
d. Pelaksanaan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian SPSE.
3.5 Organisasi
1. Bentuk Organisasi
Bentuk organisasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Nomor 19 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa secara elektronik adalah
a. LSPE bersifat ad hoc.
b. Dalam pelaksanaan kegiatannya, LPSE dibawah koordinasi Bagian Administrasi Pembangunan Setdakab Toba Samosir.
c. Unit kerja yang melaksanakan fungsi LPSE harus dipisahkan dengan unit kerja yang melaksanakan fungsi ULP untuk menghindari pertentangan kepentingan.
2. Perangkat Organisasi
Susunan Organisasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Toba Samosir Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa Pemerintah Secara Elektronik (e-procurement) meliputi:
a. Kepala;
b. Sekretaris;
c. Trainer
d. Verifikator/Helpdesk e. Staf Pendukung f. Staf Sekretariat
Untuk lebih jelasnya tentang gambaran struktur LPSE Toba Samosir dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi LPSE Toba samosir
Sumber : Lpse Kab. Toba samosir 3. Uraian Tugas Perangkat organisasi
Berdasarkan Peraturan Bupati Toba Samosir nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik (e-procurement) adalah sebagai berikut :
1. Kepala LPSE mempunyai tugas mempimpin LPSE dalam menjalankan tugas dan fungsi LPSE.
2. Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, ketatausahaan, pembinaan dan pengendalian terhadap program, kegiatan, administrasi dan sumber daya di lingkungan LPSE.
Dalam melaksanakan tugas, secretariat menyelenggarakan fungsi:
a. Koordinasi kegiatan di lingkukan LPSE dan lembaga terkait;
b. Penyelenggaraan ketatausahaan dan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi LPSE;
c. Pengelolaan sarana, prasarana dan sumber daya;
d. Pengendalian, evaluasi dan pelaporan kegiatan;
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala LPSE sesuai dengan tugas dan fungsi.
3. Bidang Trainer mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pelatihan dan dukungan teknis pengoperasian aplikasi SPSE.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana, Bidang trainer menyelenggarakan fungsi :
a. Pemberian layanan konsultasi mengenai proses pengadaan barang/jasa secara elektronik;
b. Pemberian informasi tentang fasilitas dan fitur aplikasi SPSE;
c. Penanganan keluhan tentang pelayanan LSPE;
d. Pelayanan pelatihan penggunaan aplikasi SPSE.
Dilingkungan LPSE dapat ditetapkan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Bidang Verifikator/Helpdesk mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan registrasi dan verifikasi. Dalam menjalan tugas, bidang verifikator/helpdesk menyelenggarakan fungsi :
a. Pelayanan pendaftaran pengguna SPSE;
b. Penyampaian informasi kepada calon pengguna SPSE tentang kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan;
c. Verifikasi seluruh dokumen dan informasi sebagai persyaratan pendaftaran pengguna SPSE;
d. Pengelolaan arsip dokumen pengguna SPSE.
Bidang Verifikasi/Helpdesk berhak untuk menyetujui atau menolak pendaftaran pengguna SPSE dan juga menononaktifkan User ID dan Password pengguna SPSE apabila ditemukan pelanggaran terhadap persyaratan ketentuan penggunaan SPSE atas permintaan dari PA/KPA/PPK dan ULP/ Pejabat Pengadaan berkaitan dengan blacklist.
3.6 Pegawai LPSE Toba Samosir
Pegawai LPSE Berdasarkan Keputusan Bupati Toba Samosir nomor 34 tahun 2016 tentang Penetapan Tim Layanan Pengadaan Secara Elektronik Kabupaten Toba Samosir Tahun Anggaran 2016 adalah sebagai berikut :
a. Pegawai LPSE adalah pegawai negeri sipil daerah atau non pegawai negeri yang ditugaskan menjalankan tugas dan fungsi LPSE.
b. Pegawai LPSE wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:
Memiliki kualifikasi teknis dan manajerial;
Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggungjawab
dalam melaksanakan tugas.
c. Pegawai LPSE tidak wajib memiliki sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/jasa.
d. Pegawai LPSE yang memiliki sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa, dapat menjadi PPK/ULP/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan secara manual atau non- eprocurement.
Berikut ini data pegawai LPSE Kabupaten Toba Samosir
NO KEDUDUKAN DALAM TIM KETERANGAN
I TIM PEMBINA/PENGARAH
1 Pembina Bupati Toba Samosir
2 Penasehat/Penanggung Jawab Wakil Bupati Toba Samosir
3 Ketua Sekretaris Daerah
4 Wakil Ketua Staf Ahli Bupati Bidang Pembangunan
5 Sekretaris Asisten Ekonomi Pembangunan
Setdakab Toba Samosir
6 Anggota Kepala Bagian Administrasi
Pembangunan Setdakab Toba Samosir II TIM TEKNIS/PELAKSANA
1 Kepala LPSE/Admin PPE Bernando Saragih, S.Kom
2 Sekretaris Husin Gultom, SP.
3 Trainer Hamres Butar-butar, SH.
Hermanto Sitorus, ST.
4 Verifikator / Helpdesk Marisi Duma Tamba, S.IP.
Nixon Pardede, ST.
5 Staf Pendukung
Ananda P. Tampubolon, A.
Md.
Rohayani Situmorang 6 Staf Sekretariat
Rohani Batubara / Staf pada Bagian Administrasi Pembangunan Setdakab Toba Samosir
Tabel 3.1 Susunan pegawai berdasarkan kedudukan Sumber: LPSE Toba Samosir
NO Strata Pendidikan Jumlah/Orang
1 S1 6
2 D3 1
3 SMA 2
Jumlah 9
Tabel 3.2 Susunan kepegawaian menurut strata Pendidikan Sumber:LPSE. Toba samosir
