1.1. Latar Belakang Masalah
Bidang usaha pelayanan jasa makanan atau restoran merupakan salah satu usaha yang banyak diminati oleh para pengusaha saat ini. Di kota Makassar, usaha tersebut merupakan salah satu usaha yang sedang marak berkembang. Dengan semakin ketatnya persaingan, memacu setiap restoran untuk selalu memberikan layanan yang terbaik dalam memuaskan konsumen, baik dalam menyajikan makanan dengan sajian yang menarik dan citarasa yang tinggi maupun pelayanan yang cepat dan terkontrol dengan baik.
Restoran Sari Rasa berdiri pada tahun 2005, didirikan oleh ibu Ho Cen Sen. Restoran ini terletak sangat strategis di Jl. Boulevard 60, Makassar. Pada saat ini Restoran ini telah memperkerjakan pegawai sebanyak 23 orang. Restoran ini menawarkan berbagai macam makanan khas Indonesia dan makanan khas Tionghoa yang banyak diminati oleh masyarakat disana, juga memberikan layanan karaoke. Ruang VIP dengan fasilitas karaoke khusus ditawarkan bagi pelanggan dengan total pemesanan minimum Rp. 500.000,00 sebelum kena pajak, apabila ruang VIP sedang kosong. Selain itu, restoran ini juga menawarkan layan antar di tempat. Restoran ini memiliki 3 (tiga) dapur, dimana terdiri dari dapur untuk masakan utama, dapur untuk pastry, dan dapur untuk membuat minuman yang biasa disebut bar.
Sistem administrasi yang digunakan oleh restoran tersebut masih menggunakan sistem yang manual, dimana semua pemesanan ditulis pada kertas, dan diberikan kepada bagian dapur yang bersangkutan dan bagian kasir. Dengan menggunakan catatan kertas, banyak kesalahan yang terjadi, diantaranya adalah bagaimana mengatur prioritas pemesanan dari pelanggan serta seringnya terjadi pemesanan yang hilang akibat kertas yang hilang,
Sistem pengaturan inventori pada restoran ini masih belum terkontrol dengan sempurna. Dimana jika pada masing-masing dapur memerlukan bahan
baku, maka pada bagian dapur tersebut akan meminta barang tersebut pada bagian inventori, dan akan dicatat pada pengeluaran inventori.
Dengan semakin ramainya konsumen dan berkembangnya teknologi informasi pada saat ini, membuat restoran ini perlu untuk mengubah sistem administrasi yang digunakan dari manual menjadi sistem komputerisasi yang terstruktur, dimana sistem komputerisasi ini dapat mengontrol kegiatan bisnis dan mengontrol inventori yang akan digunakan, serta memberikan laporan yang berguna. Sistem komputerisasi ini sangat berguna dalam mengontrol kegiatan bisnis yang terjadi serta penting dalam perkembangan kegiatan bisnis yang terjadi, hal ini dikarenakan sebab dalam mengambil suatu keputusan diperlukan banyak informasi dari luar maupun dari dalam restoran itu sendiri. Sistem administrasi yang terkomputerisasi ini juga sangat berguna untuk memperlancar transaksi yang terjadi pada restoran tersebut sehingga diharapkan tidak terjadi pemesanan yang hilang.
Dengan pembuatan Tugas Akhir ini, penulis berharap dapat membuat suatu sistem administrasi restoran yang dapat diandalkan oleh Restoran Sari Rasa dalam mengatasi kendala yang dihadapi saat ini.
1.2. Perumusan Masalah
Dengan adanya masalah yang dihadapi oleh restoran tersebut, maka perlu dirancang suatu perangkat lunak, yang mempunyai fungsi utama untuk dapat mengatur transakasi serta inventori barang yang terjadi pada restoran tersebut.
Proses pemesan makanan yang akan dirancang adalah dimana pelayan akan mencatat pesanan secara manual lalu memasukannya data pesanan kedalam sistem perangkat lunak yang akan dibuat. Setelah memasukkan data pesanan tersebut, maka data tersebut akan diteruskan kepada bagian kasir dan bagian dapur yang bersangkutan serta bagian bar untuk diproses lebih lanjut. Bagian dapur dan bar akan memproses pemesanan yang terjadi sesuai urutan yang telah diatur oleh sistem perangkat lunak tersebut, sedangkan bagian kasir akan mencatat semua pemesanan yang terjadi dan secara otomatis akan membuat tagihan serta memproses tagihan yang terjadi. Data transaksi ini akan disimpan pada server dan
akan diproses untuk membuat laporan laba rugi yang dibutuhkan restoran tersebut setiap periode tertentu.
Selain pemesanan makanan, sistem ini juga akan mencatat pemesanan tempat ataupun ruangan khusus yang telah disediakan oleh restoran tersebut.
Pemesanan tempat ini dapat dilakukan melalui telepon ataupun datang ke tempat.
Sistem ini juga akan memberikan fasilitas proses pengaturan inventori yang dirancang agar dapat menentukan inventori yang mana kira-kira harus disiapkan sesuai dengan kebutuhan resep yang telah dimasukkan data inventori kedalam sistem ini berdasarkan berapa porsi stok yang akan disediakan oleh restoran ini. Menu makanan yang akan disediakan oleh restoran ini akan diputuskan oleh manager dengan mempertimbangkan menu yang sering dipesan serta menu baru yang ada dengan variasi yang berbeda.
Masalah yang ada dalam implementasi:
1. Bagaimana merancang alur sistem administrasi komputerisasi pada restoran agar dapat memperlancar proses transaksi yang terjadi?
2. Bagaimana mengatur urutan pemesanan agar pembuatan makanan dan minuman dilakukan sesuai dengan urutan?
3. Bagaimana menghubungkan data komputer pada kasir dengan informasi ke dapur, sehingga memberikan informasi yang cepat dan tepat?
4. Bagaimana mengatur inventori agar hampir sesuai dengan resep yang digunakan pada tiap-tiap sajian menu makanan?
5. Bagaimana memberikan informasi inventori bahan baku yang akan dibutuhkan?
6. Bagaimana mengatur pemesanan tempat oleh para pelanggan?
7. Bagaimana membuat laporan pemasukan dan pengeluaran tiap harinya pada restoran tersebut?
8. Bagaimana membuat laporan rugi laba tiap bulan pada restoran tersebut?
1.3. Ruang Lingkup
Dengan adanya permasalahan diatas, maka dibuatlah suatu sistem perangkat lunak untuk menangani permasalahan tersebut dengan ruang lingkup yang telah dibatasi pada:
1. Fitur pencatatan pemesanan
• Tempat & Ruangan
• Makanan & minuman
2. Hubungan antara pelayan, kasir dan dapur secara online.
3. Fitur penagihan.
4. Fitur pembatalan pemesanan.
5. Fitur pemasukan komposisi resep untuk mengontrol inventori.
6. Fitur informasi inventori yang akan dibutuhkan.
7. Fitur Laporan Laba Rugi setiap bulan.
1.4. Tujuan Tugas Akhir
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah merancang dan membuat suatu sistem informasi administrasi yang dibutuhkan restoran tersebut sehingga dapat membantu memperlancar dan mempercepat proses transaksi serta memajukan usaha bisnis yang terjadi.
1.5. Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Studi literatur tentang :
• Borland Delphi 7.0, untuk pembuatan program.
• MySQL, untuk pembuatan database.
• Bagaimana sistem administrasi yang terjadi pada restoran yang telah ada.
2. Pengumpulan Data
• Observasi
Melakukan penelitian, pengamatan dan mempelajari setiap alur informasi yang terjadi di Restoran Sari Rasa.
• Wawancara
Melakukan wawancara terhadap pihak pemilik, karyawan ataupun pengunjung dari Restoran Sari Rasa yang berkaitan dengan permasalahan-permasalahan apa yang sering terjadi.
3. Analisis dan Desain sistem
Melakukan perancangan Data Flow Diagram (DFD) serta pembuatan database.
4. Perencanaan dan Pembuatan Perangkat Lunak.
5. Pengujian dan Analisis Perangkat Lunak, untuk mengetahui keberhasilan program sekaligus mengetahui kelebihan dan kekurangan dari program yang telah dibuat ini.
6. Pembuatan laporan dan pengambilan kesimpulan.
1.6. Sistematika Penulisan Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan, perumusan masalah dan ruang lingkup, tujuan Tugas Akhir, penelaahan studi (tinjauan pustaka), metodologi yang digunakan untuk pembuatan Tugas Akhir dan sistematika penulisan.
Bab II : Teori Penunjang
Bab ini berisi tentang teori dan prinsip-prinsip yang menunjang pembuatan Tugas Akhir.
Bab III : Analisis dan Desain Sistem
Bab ini berisi tentang analisis dan sistem administrasi pada restoran.
Bab IV : Implementasi Sistem
Bab ini berisi pembuatan program yang menggunakan Borland Delphi 7.0 dan MySQL.
Bab V : Pengujian Sistem
Bab ini berisi tentang pengujian program yang telah dibuat secara keseluruhan.
Bab VI : Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari program yang telah diselesaikan dan saran-saran pengembangan.
