MODUL AJAR
MODUL AJAR
KONSENTRASI KEAHLIAN : MAMEJEMEN PERKANTORAN
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Mata Pelajaran : Kosentrasi Keahlian
Elemen : Pengelolaan Rapat/ Pertemuan
Fase/Kelas : Fase F / XI dan XII
Nama Penyusun : Endang Retna Palupi , SPd, MPd Instansi : SMK Negeri 6 Surakarta
LEMBAR PENGESAHAN
MODUL AJAR KELAS XI
PENGELOLAAN RAPAT/ PERTEMUAN KOSENTRASI KEAHLIAN
MANAJEMEN PERKANTORAN TAHUN 2022/2023
HARI : TANGGAL :
Mengesahkan,
Kepala Sekolah, Guru Mapel,
Dwi Titik Irdiyanti, S.Si, M.Pd Endang Retna Palupi, S.Pd, M.Pd.
NIP. 19710423 200501 2 006 NIP. 19720118 199702 2 001
Penyusun : Endang Retna Palupi, SPd, MPd Nama Sekolah : SMK Negeri 6 Surakarta
Tahun Penyusunan : 2022
Tahun Revisi :
Fase /Kelas / Semester : F / XI / 3
Kode Modul :
Elemen 6 : Pengelolaan rapat/pertemuan Alokasi Waktu : 2 X pertemuan
Kompetensi Awal : Peserta didik memahami:
1. Jenis data dan informasi,
2. Prosedur penggunaan menu home page, 3. Dasar-dasar komunikasi lisan dan tulisan, 4. Prosedur komunikasi melalui media elektronik
Profil Pelajar Pancasila : 1. Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berakhlak mulia dalam kegiatan sehari-hari
2. Berfikir kritis dalam menerapkan tugas sebagai Pemandu Wisata.
3. Kreatif untuk bisa memberikan layanan yang terbaik sebagai Pemandu Wisata.
4. Berkebinekaan Global dengan menerima perbedaan budaya antara wisatawan.
5. Gotong royong atau bekerjasama dengan partner atau pasangan kerja selama melakukan pemanduan wisata.
Sarana dan Prasarana : 1. Laptop/smartphone 2. Buku tulis
3. ATK dan kuota internet 4. Buku Paket, modul, google
5. Ruang kelas/Laboratorium/Ruang Praktek/Unit Produksi 6. Ruang Terbuka
Target Peserta Didik : 1. Peserta didik regular/tipikal yang tidak memiliki kesulitan belajara dan memahami materi ajar.
2. Peserta didik dengan kesulitan belajar disesuaikan dengan gaya belajar peserta didik yaitu melalui auditori (dengan media tutorial) visual (dengan panduan handout), dan kinestetik (langsung meninjau ruang praktek/unit produksi di lingkungan sekolah).
3. Peserta didik dengan pencapaian yang tinggi.
Program Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Konsentrasi Keahlian : Manejemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Moda Pembelajaran : Blended Learning
Metode Pembelajaran : Diskusi, simulasi, penugasan, ko kurikuler (tugas mandiri/kelompok)
Capaian Pembelajaran : Prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online maupun offline, menyiapkan bahan/materi presentasi, dan membuat notulen rapat.
A. Tujuan Pembelajaran
: 1. Peserta didik memahami prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
2. Peserta didik mampu menerapkan prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
B. Pembahasan Bermakna
Setelah mempelajari materi ini, peserta didik:
1. Memahami prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
2. Menerapkan prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
C. Pertanyaan Pemantik
: Kegiatan Pembelajaran 1 (Pertemuan 1,2,3,4,) 1. Bagaimana prosedur persiapan kegiatan
rapat/pertemuan yang benar secara online?
2. Media apa saja yang bisa digunakan untuk kegiatan rapat/pertemuan yang benar secara online?
3. Persiapan apa sajakah yang dilkukan untuk kegiatan rapat/pertemuan yang benar secara online?
Kegiatan Pembelajaran 2 (Pertemuan ke 5,6,7,8)
1. Bagaimana kegiatan rapat/pertemuan secara online yang effektif dilakukan?
2. Kelebihan apa saja apabila kita melaksanakankegiatan rapat/pertemuan secara online?
Kegiatan Pembelajaran 1 (Pertemuan ke-1,2, 3, 4)
Tujuan Pembelajaran Menerapkan prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
Materi 1. Memahami prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
2. Menerapkan prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
A. Kegiatan Pendahuluan (15 menit) B. Kegiatan Inti (135 menit) 1. Kegiatan dimulai dengan do’a bersama
2. Guru menyapa peserta didik sekaligus mengecek kehadiran dan kesiapan peserta didik
3. Peserta didik bersama guru membahas kesepakatan yang akan dicapai dalam kegiatan pembelajaran.
4. Guru menyampaikan pertanyaan pemantik untuk materi yang akan dibahas:
- Apa yang diketahui tentang rapat?
- Cara apa saja yang bisa digunakan dalam rapat?
- Apa saja yang perlu dipersiapkan dalam rapat?
- Bagaimana prosedur pelaksanaan rapat?
1. Guru memaparkan tahapan pembelajaran berbasis project dengan tahapan:
- Literasi - Planning - Producing - Presenting - evaluating
2. Guru menyampaikan beberapa bacaan terkait materi yang akan dipelajari. Selain itu, diperlihatkan video tentang rapat.
3. Setelah membaca materi dan menyaksikan video rapat, peserta didik diminta untuk memberikan opininya secara bergantian.
4. Peserta didik diberikan kesempatan untuk menyampaikan pertanyaan dan memberikan kesempatan peserta didik lain untuk menjawab sesuai pendapatnya.
5. Peserta didik melakukan exploring dengan mempergunakan smartphone tentang jjjenis rapat.
6. Hasil exploring didiskusikan bersama dalam kelompok kecil (3-4 orang). Hasil diskusikan bisa dituangkan dalam bentuk powerpoint, gambar ataupun narasi.
7. Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi di depan kelas untuk mendapatkan penilaian dan masukan dari kelompok lain.
8. Guru menyimpulkan hasil exploring siswa yang diperkuat dengan pemaparan materi yang dipelajari.
C. Kegiatan Penutup dan Refleksi (15 menit) D. Refleksi Guru (15 menit) 1. Peserta didik membuat rangkuman terkait
materi yang dipelajari.
2. Peserta didik menjawab soal post test dengan benar.
3. Peserta didik menerima penilaian refleksi hasil kegiatab yang sudah dilaksanakan dengan beberapa pertanyaan:
- Hal apa saja yang menyenangkan pada pembelajaranmu hari ini?
- Apa hal baru yang kalian temukan pada materi ini?
- Apakah pembelajaran hari ini terasa menyenangkan bagi kalian?
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran?
2. Apakah semua peserta didik aktif dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan peserta didik dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran?
4. Apakah peserta didik yang memiliki kesulitan dapat dibantu?
5. Dimanakah level pencapaian rata-rata peserta didik pada pembelajaran hari ini?
6. Apakah seluruh peserta didik telah tuntas pada pembelajaran hari ini?
7. Apa strategi yang akan digunakan agar peserta didik dapat menuntaskan kompetensi tersebut?
E. ASESMEN JENIS
BENTU K Profil Pelajar
Pancasila Tertulis Performa
1. Diagnostik Penilaian Diri Jawaban Singkat
2. Formatif Presentasi Tentang
Pengetahuan rapat
3. Sumatif Presentasi cara
mengadakan rapat
LAMPIRAN F. Pengayaan dan Remedial
Hasil tes formatif diolah kemudian dianalisis agar diperoleh butir soal yang lebih banyak jawaban salahnya dan diketahui peserta didik yang memiliki nilai di bawah KKTP.
1. Pengayaan
Bagi siswa yang nilainya sudah baik (memenuhi atau melebihi nilai KKTP dan hanya memiliki beberapa soal dengan jawaban salah, maka akan diberikan pengayaan dan pembahasan soal yang dijawab salah
2. Remedial
Peserta didik yang memiliki nilai di bawah KKTP akan diberikan pendalaman materi dan tes remedial. Soal-soal yang diberikan untuk mereka jawab adalah soal-soal yang belum mampu mereka tuntaskan pada saat mengikuti penilaian. Nilai yang diberikan sebagai nilai akhir bagi para peserta didik yang menempuh remedial adalah nilai akhir yang berhasil diraih dan dengan pertimbangan lainnya dari guru.
Komunikasi : Proses perpindahan pesan dari komunikator kepada komunikan.
Media : adalah alat saluran komunikasi. Kata media berasal dari bahasa latin yang merupakan bentuk jamak
kata medium. Secara harfiah, media berarti perantara Individu : merupakan unit terkecil pembentuk masyarakat
Kelompok : kumpulan orang-orang yang mempunyai hubungan dan saling berinteraksi satu sama lain, memiliki harapan, tujuan yang sama, serta mempunyai kesadaran diri sebagai anggota kelompok.
1. Arifin, E. Zainal. 1996. Penggunaan Bahasa Indoesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Aksara Pressindo
2. Andry S. 1990. Etika Komunikasi Kantor. Jakarta: PT Darma Karsa Utama 3. Chozanah, Nunung. 2001. Paket Keahlian Sekretaris . Bandung : Armico
4. Departemen Pendidikan Nasional. 2004. Kurikulum 2004. Bidang keahlian Bisnis dan Manajemen, Jakarta : Ditjen Dikdasmen
5. Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Bogor : Graha Ilmu
6. Horiatri, Euis. 2004. Mengaplikasikan Ketrampilan Dasar Komunikasi, Bandung : Armico 7. ---. 2002. Merencanakan dan Melakukan Pertemuan SMK, bandung : Armico 8. Martono, Englabertus. 1993. Ilmu Tatausaha Terapan dalam Praktik Kegiatan
Penyelenggaraan Kesekretarisa. Jakarta; PT. Gramedia
9. Moekijat. 1982. Tata Laksanan Pekantoran dan Penerapannya, Jakarta : Pradya Paramita 10. Purwanto, Djoko. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Airlangga
11. S. Endang R. 2002. Modul Merencanakan dan Mengadakan Pertemuan/Rapat, untuk SMK dan MAK. Jakarta : Erlangga
12. Wursanto. 2000. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Kanisius
13. Widjaja, H.A.W. 1997. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta : Bumi Aksara 14. Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi Offset.
15. Internet
PENGERTIAN PERTEMUAN/RAPAT
Rapat/pertemuan (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan:
a) Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b) Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c) Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d) Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e) Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f) Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
FUNGSI PERTEMUAN/ RAPAT Lima fungsi rapat:
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.
5. Sebagai sarana bernegoisasi.
JENIS-JENIS RAPAT MENURUT SIFATNYA:
1. Rapat resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
2. Rapat tidak resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
3. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:
1. Menurut tujuannya,yaitu:
a. Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b. Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait.
c. Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:
a. Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b. Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.
4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:
a. Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
· TUJUAN PERTEMUAN/RAPAT Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
c. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
d. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
e. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
f. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
g. Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.
SYARAT-SYARAT PERTEMUAN/RAPAT
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat- syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
1. Persiapan rapat.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
a. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
b. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
c. Penentuan tempat.
d. Akomodasi.
e. Konsumsi.
f. Media/peralatan.
2. Pelaksanaan rapat.
a. Suasana rapat berlangsung terbuka.
b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
c. Adanya kendali dari ketua rapat d. Hindarkan debat kusir.
e. Bahasa harus komunikatif.
f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
h. Adanya notulen.
i. Acara rapat.
j. Media rapat.
k. Waktu.
TIPE PEMIMPIN RAPAT
1. Tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. Tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. Tipe laizess-faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Fungsi pemimpin rapat:
1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.
2. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.
TIPE PESERTA RAPAT
1. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
2. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.
3. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.
Fungsi peserta rapat:
1. Sebagai penyumbang data, yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
2. Sebagai perumus kesimpulan, yaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak.
3. Sebagai penerima hasil rapat, yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.
3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat
TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT
Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya
bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.
Rapat akan menjadi efektif bila :
Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.
Cara pelaksanaan rapat :
1. Secara virtual atau daring atau online 2. Secara offline atau tatap muka
1.1 Pelaksanaan rapat secara virtual atau darimg atau on line atau virtual conference
Apa itu Virtual Conference?
Virtual Conference memungkinkan peserta dari jarak jauh atau bahkan dari belahan bumi
yang lain, untuk mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempat masing-masing menggunakan komputer atau perangkat lainnya. Dapat diselenggarakan sepenuhnya melalui Internet atau jaringan telepon dimana peserta tidak perlu berkumpul di ruangan fisik yang sama.
Melalui teknologi informasi yang dirancang khusus untuk pengalaman virtual, peserta dapat bergabung dalam rapat virtual dengan mudah. Selain acara langsung, konferensi virtual mencakup forum diskusi, peluang jaringan, pusat sumber konferensi, kemampuan untuk mencari dan mengobrol dengan peserta konferensi lainnya, dan fitur lainnya. Semua ini dirancang khusus untuk memberikan kesempatan yang sama kepada peserta virtual untuk mendapatkan pengalaman rapat yang sama dengan peserta di tempat.Rapat secara virtual merupakan proses pertemuan antara beberapa pihak secara virtual atau online menggunakan aplikasi tertentu. Rapat ini dilaksanakan karena tidak dapat dilaksanakan secara luring/ tatap muka dikarenakan sesuatu hal, misalnya mendadak, pandemic yang tidak diperkenankan untuk melaksanakan kegiatan tatap muka, maka cara rapat inilah yang tepat digunakan. Rapat online atau meeting virtual adalah salah satu cara efektif untuk memastikan kolaborasi tim tetap berjalan selama kebijakan work from home , misalnya saat diberlakukan sebagai upaya pencegahan virus COVID-19. Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, Virtual Conference semakin banyak digunakan untuk mempertemukan orang- orang di berbagai lokasi sehingga dapat bertemu secara virtual dan melakukan bisn is. Virtual Conference telah menjadi media yang semakin populer dan dapat diterima untuk
mengembangkan dan menjangkau audiens yang lebih besar. Bisnis di berbagai jenis industri telah menyadari bahwa mengadakan konferensi secara virtual jauh lebih murah daripada acara tatap muka.
Prosedur membuat Rapat Online Efektif dan Efisien :
1. Membuat Agenda dan Otomasisasi Prosesnya 2. Memrsiapkan materi rapat dan slide presentasi 3. Mengirim Undangan Rapat
4. Menyiapkan peralatan rapat 5. Menunjuk petutas rapat
6. Memilih alat kolaborasi yang tepat 7. Follow Up dan Share hasil rapat.
Hal- hal yang perlu disiapkan dalam rapat online/ virtual conference
1. Device untuk Akses Teleconference.
2. Koneksi Internet yang Stabil.
3. Software untuk Teleconference.
4. Peralatan Pendukung Audio.
5. Peralatan Pendukung Video.
1. Bagaimana perasaanmu saat ini? Pilih emoji berikut yang mewakili perasaanmu (silang pada gambar tersebut)
2. Apakah yang anda ketahui tentang rapat?
3. Apakah anda tahu cara pelaksanaan rapat?
4. Apakah bedanya rapat online dan offline
5. Apa yang perlu kamu persiapkan jika anda akan melaksanakan rapat secara online?
Keterangan:
- Jika jawaban positif/ya lebih dominan, maka peserta didik memilki kesiapan yang cukup baik untuk mengikuti pembelajaran.
- Jika jawaban negatif/tidak lebih dominan, maka peserta didik membutuhkan pemahaman yang lebih dalam tentang pembelajaran. Ini (bila diperlukan akan dilakukan pendekatan secara personal dengan bantuan dari guru BP/BK).
Tugas Asesmen Formatif :
1. Peserta didik diminta untuk mengeksplore tentang proses, media dan cara pelaksanaan rapat.
2. Peserta didik menyampaikan hasil explore tentang cara pelaksanaan rapat online.
Penilaian didasarkan dari laporan dan presentasi yang dilakukan:
Apabila peserta didik dapat melaporkan:
Pelaksanaan rapat online Bobot Rentang Nilai
Predikat Keterangan 1 sampai 2 point 1 71 – 75 Cukup Perlu literasi lagi 2 sampai 3 point 2 76 – 80 Sangat cukup Lanjut
3 sampai 4 point 3 81 – 95 Baik Lanjut
4 sampai 5 point 4 95
100
– Sangat baik Lanjut Pengayaan
dan
Soal Essay
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas!
1. Apa yang Anda ketahui tentang pertemuan/rapat?
2. Sebutkan tujuan adanya pertemuan/rapat!
3. Sebutkan cara rapat!
4. Jelaskan prosedur rapat online!
5. Kapan rapat online dilakukan?
