6 2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam merancang suatu sistem yang berkualitas terlebih dahulu harus memahami teori konsep dasar sistem. Adapun teori-teori tersebut lebih menekankan pada prosedur dan pendekatan pada elemen-elemen atau komponennya, yaitu:
A. Sistem
Dalam merancang suatu sistem yang berkualitas terlebih dahulu harus memahami teori konsep dasar sistem. Adapun teori-teori tersebut lebih menekankan pada prosedur dan pendekatan pada elemen-elemen atau komponennya, yaitu:
1. Pengertian Sistem
Menurut Sutarman (2012:13), “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”
Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:
a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan.
Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk meneyelesaikan suatu sasaran tertentu.
b. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa “sistem adalah suatu kumpulan bagian-bagian baik manusia atau pun bukan manusia yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
2. Karakteristik Sistem
Untuk memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya. Menurut Ladjamudin (2008:10) “Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem, dimana suatu sistem harus mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu”, yaitu:
1. Komponen Sistem (Component)
Di dalam sebuah sistem, tidak peduli besar atau kecilnya sistem tersebut, pasti mempunyai sejumlah komponen-komponen atau elemen-elemen sistem yang dapat berupa sub sistem atau bagian-bagian dari sistem yang saling berintegrasi dan saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Setiap sub bab sistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalani bagian tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya (environtment). Batas suatu sistem memungkinkan sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Merupakan apapun diluar dari batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem yang dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan karena jika tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem lainnya. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan sub sistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem yang dapat berupa perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah
energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan merupakan sisa pembuangan.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai pengolahan yang dapat merubah masukan menjadi keluaran. Contohnya suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem (Object)
Sebuah sistem pasti memepunyai tujuan (goal) atau sasaran (object), karena suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi yang sistem jalankan tidak akan berguna, karena sasaran dari sistem juga sangat menentukan masukannya yang akan dibutuhkan oleh sistem dan juga keluaran yang dihasilkan oleh sistem.
3. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) mengatakan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut”.
Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak vs Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah system yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak Nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan system yang ada secara fisik.
2. Sistem Alamiah vs Sistem Buatan Manusia
System Alamiah adalah system yang terjadi melalui proses alam, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan system yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem Probabilistik vs Sistem Deterministik
System Deterministik adalah system yang tingkah lakunya dapat diprediksi.
Sedangkan system probabilistic merupakan system yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung Probabilistik.
4. Sistem Tertutup vs Sistem Terbuka
System Terbuka adalah system yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan Sistem Tertutup merupakan system yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
4. Daur Hidup Sistem
Menurut Sutabri (2012:20) “Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer”. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Siklus hidup sistem sering disebut
sebagai pendekatan air terjun (waterfall aproach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Dibawah ini kita akan melihat beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem, yaitu:
a. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, pastilah terlebih dahulu timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasi perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan mengenai kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
b. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Pemasangan Sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, kemudian sistem akan dioperasikan.
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, di mana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan sistem yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
d. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan, ataupun kemajuan tekhnologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.
e. Sistem Menjadi Usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan. Tiba saat di mana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
5. Pengertian Informasi
Menurut McFadden, dkk dalam Kadir (2014:45) mendefinisikan “Informasi sebagai data yang diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut”. Data seringkali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna.
Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan makna si penerima informasi dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar
dibanding biaya untuk mendapatkannya. Oleh karena itu kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal menurut Yakub (2012:9), yaitu:
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (Timelines)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai
3. Relevan (Relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya.
6. Pengertiaan Sistem Informasi
Menurut Susanto dalam Puspitawati, dkk (2011:14) mengemukakan bahwa
“Sistem informasi adalah komponen-komponen dari sub sistem yang saling berhubungan dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi”. Sedangkan menurut Robert A. Laitch dan K.
Roscoe Bavis dalam Kusrini dan Koniyo (2007:8) mendefinisikan sistem informasi sebagai “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan”. Pada intinya sistem informasi dibuat untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dan berguna dalam pengambilan keputusan.
B. Basis Data
Basis data dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : member map pada kumpulan arsip yang akan disimpan, menentukan kelompok arsip, memberikan penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap map, lalu menempatkan arsip-arsip tersebut dengan ututan tertentu dalam lemari.
Menurut Fathansyah (2012:2) menjelaskan bahwa basis data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Menurut Fathansyah (2012:2) sebagai satu kesatuan istilah, Basis Data (Database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang di organisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang salling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulagan (redudancy) yang tidak perlu, untuk memiliki berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
1. Microsoft Access
Microsoft Access atau disebut juga dengan Microsoft Office Access merupakan sebuah program aplikasi berbasis data komputer relasional yang ditujukan untuk komputer dirumah atau perusahaan kecil hingga menengah. Program aplikasi ini menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan penggunanya dalam mengoprasikannya. Selain itu, Microsoft Access juga menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine.
Microsoft Access pertama kali diliris tahun 1992, tepatnya bulan November, dengan versi Microsoft Access 1.0. Setelah itu, muncul versi lanjutan, yakni versi 2.0 pada tahun 1993. Versi 2.0 ini muncul dengan tujuh buah disket floppy berukuran 1.44 megabyte. Aplikasi tersebut bekerja dengan sangat baik pada basis data dengan banyak record. Namun, meski begitu ada beberapa kasus yang menyebutkan bahwa data mengalami kerusakan yang disebabkan oleh driver perangkat yang sudah lama atau konfigurasinya yang tidak sepenuhnya dipasang dengan benar. Selanjutnya, versi Microsoft Access ini berturut-turut semakin berkembang pada tahun 1995, 1997, 1999, 2001, 2003, 2007, dan 2010. Versi terbaru yakni Microsoft Access 2010 telah mengalami banyak perubahan dan penyempurnaan yang semakin memudahkan pengguna dalam pengoprasiannya.
C. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Pada metodologi pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode Waterfall. Menurut (Rosa dan Shalahuddin, 2013:28) “Model SDLC (Software DevelopmentLife Cycle) air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support).
Berikut adalah gambar model air terjun:
Analisis Desain Pengodean Pengujian
Sumber: (Rosa dan Shalahuddin, 2013:29) Gambar 2.1
Ilustrasi Model Waterfall
Berikut penjelasan dari masing-masing ilustrasi model waterfall, sebagai berikut:
1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termaksuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi logik dan fungsional, dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) dan pemeliharaan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat
mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi atau perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
D. TK ( Taman Kanak – Kanak )
Pendidikan anak usia dini adalah suatu upaya pembinaan yang ditujukan kepada anak sejak lahir sampai dengan usia enam tahun yang dilakukan melalui pemberian rangsangan pendidikan untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan jasmani dan rohani agar anak memiliki kesiapan dengan memasuki pendidikan lebih lanjut.
Berkaitan dengan konsep Taman Kanak-kanak, maka terlebih dahulu akan dipaparkan beberapa pengertian tentang Taman Kanak-kanak. Berdasarkan pada Penjelasan Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Pasal 28 Ayat (3) menyebutkan bahwa Taman Kanak-kanak adalah suatu bentuk pendidikan yang diselenggarakan untuk mengembangkan kepribadian dan potensi diri sesuai dengan tahap perkembangan peserta didik. Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0486/U/1992 Bab I Pasal 2 Ayat (1) dinyatakan bahwa “Pendidikan Taman Kanak-kanak merupakan wadah untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan jasmani dan rohani anak didik sesuai dengan sifat-sifat alami anak.”
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 1990 tentang Pendidikan Prasekolah Bab I Pasal 1 Ayat (2) dinyatakan bahwa “Taman Kanak-kanak adalah salah satu bentuk pendidikan prasekolah yang menyediakan program pendidikan dini
bagi anak usia empat tahun sampai memasuki pendidikan dasar.” Taman Kanak- kanak adalah salah satu bentuk satuan pendidikan anak usia dini pada jalur pendidikan formal yang menyelenggarakan program pendidikan bagi anak usia empat tahun sampai enam tahun. Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Taman Kanak-kanak adalah pendidikan usia dini yang bertujuan untuk membina tumbuh kembang anak usia lahir sampai enam tahun secara menyeluruh, yang mencakup aspek fisik dan nonfisik, dengan memberikan rangsangan bagi perkembangan jasmani, rohani, motorik, akal pikiran, emosional, dan sosial yang tepat agar anak dapat tumbuh dan berkembang secara optimal serta menghubungkan antara pendidikan keluarga dengan pendidikan sekolah.
2.2. Teori Pendukung
Dalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat mendukung terciptanya sebuah rancangan sistem. Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan secara tepat arti fisiknya, seperti:
A. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Kendall (2008:263) “Diagram Alir Data (DAD) adalah teknik analisa data terstruktur yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem bisnis”. Diagram ini menggambarkan data yang ditransformasikan
menjadi keluaran melalui serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses akan dilakukan. Diagram ini disusun dalam bentuk simbol- simbol kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam DAD adalah:
1. Kesatuan Luar (External Entity)
Biasa dikenal dengan kesatuan (entitiy) atau terminator di lingkungan luar sistem yang akan memberikan input atau menerima output dan digambarkan dengan kotak rangkap dua.
2. Arus Data (Data Flow)
Merupakan simbol perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian yang lain dari suatu sistem. Simbol ini digambarkan dengan anak panah.
3. Proses (Processing)
Mengembangkan bagian dari sistem yang mentrasformasikan input ke output.
Proses ini digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat.
4. Simpanan Data (Data Store)
Digunakan sebagai sarana pengumpulan data atau sarana data yang disimpan atau diarsipkan. Simbol ini digambarkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka.
Aturan main dalam DAD yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem adalah:
1. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu dengan external entity yang lainnya secara langsung.
2. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
Langkah-langkah atau tahapan-tahapan dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tingkatan konstruksi, yaitu:
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
B. Kamus Data
Suatu kamus data pada dasarnya diterima ke suatu sistem melalui penamaan, klasifikasi, presentasi atau struktur penggunaan dan administrasi dari data. Suatu
kamus data secara umum digunakan untuk menetapkan lokasi dari data dalam suatu database, dan mungkin jalan database yang tepat atau efisien diikuti selama akses pencarian. Ini juga keterangan dalam bentuk laporan, layer, petunjuk, tabel terjemah, record, file atau definisi skema dan keterangan saksi.
Menurut Ladjamudin (2013:7) kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary, adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem data lengkap. Pada tahap analisis, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Berikut adalah fungsi dari kamus data:
a. Alat komunikasi antara user dengan programmer tentang data dalam program.
b. Untuk merancang input atau output, laporan, serta database yang digunakan dalam program.
Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di Diagram Arus Data. Kamus data juga mempunyai bentuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Maka keterangan secara rinci dalam kamus dapat dilihat sebagai berikut:
a. Nama Arus Data
Kamus data berdasakan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga yang membaca DAD dan yang memerlukan penjelasannya dapat langsung mencarinya dengan mudah dikamus data.
b. Alias
Alias ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen dengan yang lain.
c. Bentuk Data
Bentuk dari data perlu dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. Kamus data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan layar monitor akan dihasilkan oleh sistem.
d. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Arus data ini perlu dicatat supaya memudahkan pencarian arus data dalam diagram arus data.
e. Penjelasan
Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
f. Periode
Periode menunjukan kapan terjadi arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengindetifinisikan kapan input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
g. Volume
Volume perlu dicatat dikamus data. Volume tersebut tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifisikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemproses dan alat output.
h. Struktur Data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data dari item-item data apa saja.
C. Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Tabel II.1 Tabel Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap karakter 9 Angka Numeric A Karakter alphabet
Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong . Titik sebagai penulisan ribuan
, Koma sebagai pemecah pecahan - Hypen sebagai tanda penghubung / Slash sebagai tanda pembagi Sumber : Mustakini (2014:370)
2. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2
Tabel Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)
+ AND
[ ] Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data didalam kurung bracket ini)
I Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]
N [ ] M Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)
( ) Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)
*atau** Keterangan setelah tanda ini adalah komentar
@ Indentefier data store Alias Nama lain untuk data Sumber : Mustakini (2014:370)
D. Entity Relationship Diagram
Menurut Ladjamudin (2013:142) “ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak, ERD merupakan model jaringan data yang menekekankan pada strukur-struktur dan relationship data”.
Adapun elemen-elemen diagram ERD antara lain dalah:
1) Entity
Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapatdata. Entitas diberi nama dengan kata benda atau dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama yaitu orang, benda, lokasi, kejadian.
2) Relationship
Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas.
3) Relationship Degree
Relationship degree atau derajat relationship adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu relationship. Jenis derajat relationship antara lain adalah:
a. Unary Relationship
Unary relationship adalah model relationship yang terjadi diantara entity yang berasal dari entity set yang sama.
b. Binary Relationship
Binary relationship adalah model relationship antara instance-instance dari suatu tipe entitas.
c. Ternary Relationship
Ternary relationship merupakan relationship antara instance-instance dari tiga entitas secara sepihak.
4) Atribut
Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship.
5) Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu:
a. One to one
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua atau sebaliknya.
b. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu.
Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat.
c. Many to many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat dari sisi entitas yang pertama, maupun dilihat dari sisi yang kedua.
E. Transformasi diagram ERD ke LRS
Aturan-aturan dalam melakukan transformasi ERD ke logical record structure adalah sebagai berikut:
a. Setiap entity akan diubah kebentuk sebuah kotak dengan nama entity berada di luar kotak dan atribut berada di dalam kotak.
b. Sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entity, kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri.
Aturan pokok di atas akan sangat dipengaruhi oleh elemen yang menjadi titik perhatian utama pada langkah transformasi yaitu cardinality atau kardinalitas.
F. Kunci Elemen Data (Key)
Menurut Ladjamudin (2013:138) menjelaskan bahwa “KEY adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasi setiap entity/record/baris”. Di bawah ini merupakan jenis-jenis key.
a. Candidate Key
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
b. Primary Key
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
c. Alternate Key
Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key.
d. Foreign Key
Satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukkan ke induknya.
G. Pengkodean
Digunakan untuk mengklasifikasikan data, yang dimasukkan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya.
Menurut Mustakini (2014:384) menyimpulkan bahwa “Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengan data tersebut.
kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus.
Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode.”
Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Harus mudah diingat
Dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya, misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah diingat bila ditulis 033- 614-625-035.
2. Harus unik
Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus fleksibel
Sehingga memungkinkan perubahan – perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan luar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus standarisasi
Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.
7. Spasi dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya
8. Hindari karakter yang mirip
Karakter – karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode, misalnya huruf O,I,Z,S, dan huruf V dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.
9. Panjang kode harus sama
Masing – masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode Mnemonik (Mnemonic Code), Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok Urut (Block Code), Kode Chiper, Kode Subset Digit-Signifikan, Urutasn Kode Sederhana.
1. Kode Mnemonik
Kode mnemonic (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.
Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dan item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode “P” untuk mewakili Pria dan kode “W” untuk wanita akan mudah diingat. Contoh lainnya adalah kode
“YG” untuk kode Yogyakarta, “SM” untuk kota Semarang. Kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang.
2. Kode Urut
Kode urut (sequential code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
3. Kode Blok
Kode blok (block code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
4. Kode Group
Kode group (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap- tiap field kode mempunyai arti.
5. Kode Desimal
Kode desimal (decimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka desimal di mulai dari angka nol sampai dengan sembilan atau nol-nol sampai dengan sembilan-sembilan tergantung banyaknya kelompok.
H. HIPO (Herarchy Plus Input-Process-Output)
Menurut Ladjamuddin (2013:211) menjelaskan bahwa “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan sistem pemograman”. HIPO dikembangkan oleh personel IBM yang percaya bahwa dokumentasi sistem pemrogaman yang dibentuk dengan menekankan pada fungsi-fungsi sistem akan mempercepat pencarian prosedur yang akan dimodifikasi, karena HIPO menyediakan fasilitas lokasi dalam bentuk kode dari tiap prosedur dalam suatu sistem.
Hipo dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan macam-macam pemakai yang menggunakan dokumentasi untuk tujuan-tujuan yang berbeda, antara lain sebagai berikut:
a. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem.
b. Seorang programmer aplikasi dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk menentukan fungsi-fungsi program.
c. Seorang programmer pemeliharaan dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang akan dimodifikasi dengan cepat.
Sebagai suatu teknik dokumentasi, HIPO memiliki tiga sasaran utama.
Sasaran pertama adalah untuk menyediakan struktur yang digunakan untuk mengerti fungsi-fungsi sistem. Diagram-diagram diatur secara hirarki, dengan tiap diagram pada suatu level merupakan subset dari diagram pada level di atasnya. Sasaran kedua adalah untuk menentukan sistem-sistem program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi sistem. Sasaran ketiga adalah untuk menyediakan deskripsi
visual dari input yang digunakan dan output yang dihasilkan oleh fungsi-fungsi untuk tiap level diagram.
Paket HIPO terdiri dari dari tiga jenis diagram, yaitu antara lain:
a. Daftar Isi Visual (DIV)
Merupakan diagram pertama dari HIPO yang terdiri dari satu atau lebih diagram hirarki. Diagram ini berisikan nama dan nomor identifikasi dari semua program HIPO untuk diagram ringkas dan rinci secara terstruktur.
b. Diagram Ringkas
Merupakan diagram kedua dari paket HIPO yang menjelaskan fungsi dan refrensi utama yang diperlukan dalam program detail untuk emperluas fungsi sehingga cukup rinci. Diagram ringkas ini menerangkan input, proses dan output dari sistem secara garis besar (yaitu nama file/record input atau output).
c. Diagram Rinci
Berisikan elemen-elemen dasar sistem, menerangkan fungsi-fungsi khusus, menampilkan item-item input dan output secara rinci (yaitu nama field input yang digunakan dan output yang dihasilkan), dan memberikan refrensi terhadap diagram HIPO yang lain seperti flow chart dan tabel keputusan dari logika yang rumit.
